采購部門的組織設(shè)置要點課件(PPT 54頁)

1、采購與供應(yīng)部門的組織設(shè)置1 采購與供應(yīng)部門的設(shè)置2 采購與供應(yīng)部門的崗位設(shè)置3 采購團隊的建設(shè)4 采購控制第1頁，共54頁。1采購與供應(yīng)部門的設(shè)置1、要思考的問題應(yīng)該做什么？（部門職責）應(yīng)該建在什么地方？（在組織結(jié)構(gòu)中的位置）內(nèi)部應(yīng)該如何構(gòu)建？要考慮哪些因素？需要哪些資源？ 第2頁，共54頁。2、影響采購組織設(shè)置的因素第3頁，共54頁。1）采購與供應(yīng)職能的重要性影響管理層對采購職能的認識與期望；取決于下列方面對公司的重要性： 產(chǎn)品創(chuàng)新與設(shè)計 對市場變化做出快速反應(yīng)的支持 避免生產(chǎn)停頓 質(zhì)量保證 促使成本降低 各種項目需要獲得的裝備、服務(wù)與供應(yīng)品 采購支出占總營業(yè)額的百分比 供應(yīng)風險水平。第4頁

2、，共54頁。第5頁，共54頁。怎樣提高采購與供應(yīng)職能的形象？ 與管理者溝通他的重要性，并且強調(diào)部門為降低成本能夠做些什么； 積極宣傳良好的供應(yīng)商能夠?qū)M織產(chǎn)生的影響； 展示無效率的供應(yīng)鏈或低水平服務(wù)將導致的機會成本和銷售損失； 招募高素質(zhì)的員工；第6頁，共54頁。2）集權(quán)化決策還是分權(quán)決策集中采購與分散采購集中采購：企業(yè)在核心管理層建立專門的采購管理機構(gòu)，統(tǒng)一組織企業(yè)所需物品的采購業(yè)務(wù)。它具有較大的采購部門、更復雜的結(jié)構(gòu)，采購活動由專家管理。第7頁，共54頁。集中采購的優(yōu)點： 合并需求，獲得規(guī)模經(jīng)濟，提高買方地位； 有利于降低采購成本（獲得折扣、降低運費）； 較容易實現(xiàn)物料的標準化； 減少管理

3、上的重復設(shè)置，統(tǒng)一采購規(guī)范； 集中采購責任重大，多采用公開招標、集體決策的方式，可以對采購活動進行更有效的控制； 更有效的庫存控制和材料利用； 簡化供應(yīng)商的聯(lián)系； 易于穩(wěn)定本企業(yè)同供應(yīng)商之間的關(guān)系； 更利于專業(yè)分工和專業(yè)技能的發(fā)展。降低成本，規(guī)范過程，穩(wěn)定關(guān)系第8頁，共54頁。但是：集中采購可能對客戶需求的變化反應(yīng)較緩慢，過分的集權(quán)化可能導致采購管理效率低下。第9頁，共54頁。集中采購適用的主體 集團范圍實施的采購活動； 跨國公司的采購； 連鎖經(jīng)營、特許經(jīng)營企業(yè)的采購； 廠商的采購。第10頁，共54頁。集中采購的適用范圍 大宗物品、批量物品、價值高或總價多的物品； 關(guān)鍵零部件、原材料或其他戰(zhàn)略

4、資源； 共性要求的物品，如辦公用品； 定期采購的物品； 地理位置的分布； 降低成本的潛力； 專業(yè)技能的要求 價格浮動的影響。如金屬、油品、紙品、橡膠、大米等對政治、經(jīng)濟環(huán)境非常敏感，宜于集中采購。第11頁，共54頁。 選擇集中采購應(yīng)遵循的原則 有利于資源的綜合配置 有利于減少層次，加速周轉(zhuǎn)，簡化手續(xù)； 有利于節(jié)約物品，提高綜合利用率； 有利于加強管理，提高經(jīng)濟效益。哪些企業(yè)是通過集中采購取得競爭優(yōu)勢？ 第12頁，共54頁。分散采購分散采購：由使用者（企業(yè)下屬個單位如子公司、分廠、分店等）自行管理采購工作，它是集中采購的完善與補充。 基本特點： 批量小、價值低或開支小； 過程短、手續(xù)簡、決策層次

5、低； 問題反饋快，方便靈活； 第13頁，共54頁。分散采購的優(yōu)點： 更好地滿足各地個性化的需求； 更快地對需求作出反應(yīng)； 保持同供應(yīng)商的密切聯(lián)系； 便于對采購活動進行控制。分散采購適用的主體： 子公司、分廠、車間； 離主廠區(qū)或集團供應(yīng)基地較遠，其本地供應(yīng)成本低于集中采購成本的情況； 異國、異地供應(yīng)的情況。 第14頁，共54頁。集中/分散采購：在總部設(shè)置中央采購部，分部也設(shè)有采購部門，它綜合考慮了集中采購和分散采購的優(yōu)點。集中采購和分散采購誰哪個好？第15頁，共54頁。3）與其他部門的關(guān)系 采購部門與生產(chǎn)、產(chǎn)品設(shè)計、營銷、財務(wù)等部門有密切的關(guān)系。第16頁，共54頁。責任！義務(wù)！第17頁，共54頁

6、。3、采購與供應(yīng)部門的組織模式 采購職能從屬其他部門，向部門經(jīng)理匯報。第18頁，共54頁。設(shè)置單一采購部門，并直接向總經(jīng)理匯報工作。第19頁，共54頁。設(shè)置獨立的采購部門體系，并向副總經(jīng)理匯報工作。第20頁，共54頁。集中采購設(shè)置模式，即總部設(shè)置采購部。第21頁，共54頁。最常見：集中與分散模式集中與分散相結(jié)合的采購設(shè)置模式，即總部設(shè)置中央采購部，分部設(shè)置采購部。第22頁，共54頁。中央采購部的職責： 制定采購政策、流程與控制系統(tǒng)、標準； 人員的招聘與培訓； 采購法律事務(wù)； 協(xié)調(diào)常用項目的采購； 協(xié)調(diào)重要設(shè)備的采購； 集團庫存的協(xié)調(diào)； 審查采購部門績效。第23頁，共54頁。集中與分散相結(jié)合的采

7、購模式適用于： 多分廠/多事業(yè)部組織內(nèi)的采購部門設(shè)置 聯(lián)合大型企業(yè)內(nèi)的采購部門設(shè)置案例：大型超市商品采購的模式 第24頁，共54頁。案例：沃爾瑪?shù)牟少從Ｊ降?5頁，共54頁。2 采購部門的崗位設(shè)置1、專業(yè)分工采購和談判：根據(jù)需求確定采購計劃、評價、選擇和確定供應(yīng)商，商務(wù)談判，確定合同條款。跟蹤和催貨：負責采購合同的實施，并監(jiān)督供應(yīng)商對合同的執(zhí)行情況。行政管理：處理正式采購文件、日常文書工作、采購數(shù)據(jù)處理與分析、采購資料管理等。采購研究：收集、分析采購市場信息，對價格和供應(yīng)商進行預測，參與采購決策，開發(fā)供應(yīng)商績效評價體系等。第26頁，共54頁。2、崗位設(shè)置首席采購官（ ）:采購經(jīng)理、采購主管、采

8、購副總裁、物料經(jīng)理、物料主管、物料副總裁、第27頁，共54頁。第28頁，共54頁。第29頁，共54頁。第30頁，共54頁。A根據(jù)產(chǎn)品種類設(shè)置崗位第31頁，共54頁。B根據(jù)業(yè)務(wù)分工設(shè)置崗位第32頁，共54頁。C 綜合考慮種類和分工自學：商品采購的職責劃分 還有其他劃分方法：比如按照地域、按照經(jīng)營習慣第33頁，共54頁。4、為采購部門配備資源人員；通訊工具；應(yīng)用軟件。第34頁，共54頁。 組織結(jié)構(gòu)與人員配置總部案例：九州通的采購崗位設(shè)置第35頁，共54頁。組織結(jié)構(gòu)與人員配置二級公司組織結(jié)構(gòu)與人員配置二級公司第36頁，共54頁。第37頁，共54頁。3 采購團隊的建設(shè)1、采購團隊的主要目標共同開發(fā)公司

9、的采購戰(zhàn)略加速新產(chǎn)品開發(fā)，降低開發(fā)成本 強化對供應(yīng)商評估、選擇與管理 提高采購效率降低公司總成本 第38頁，共54頁。2、采購團隊的類型1）跨職能采購團隊至少由來自三個不同職能部門的人員組成主要目的： 縮短采購時間 有利于解決采購問題 推動產(chǎn)品革新和協(xié)作 推進組織目標的實現(xiàn) 利于團隊成員的職業(yè)發(fā)展?第39頁，共54頁。2）有供應(yīng)商參加的團隊 有利于同供應(yīng)商之間的信息交流 有利于對供應(yīng)商進行管理 能得到供應(yīng)商更多的幫助 推動新產(chǎn)品開發(fā)。第40頁，共54頁。3）有顧客參加的團隊 更好地及時了解顧客需求，方便采購部門及時制訂和修正采購計劃第41頁，共54頁。4）供應(yīng)商委員會 由關(guān)鍵供應(yīng)商組成，集中進

10、行有利于成本削減的活動，如縮短采購提前期、消除浪費、開發(fā)更有效的程序等。第42頁，共54頁。5）采購委員會 由采購經(jīng)理、采購員骨干及相關(guān)部門的主管組成，集中進行采購預算的制定、重大采購活動的決策、供應(yīng)商關(guān)系開發(fā)等活動。第43頁，共54頁。3、組建采購團隊的流程組建采購團隊特別是跨職能團隊要考慮許多因素： 團隊成員：多專業(yè)組合、允許觀點不同； 成員角色：明確團隊任務(wù)及職責分工，確定個人在團隊中的角色； 建立團隊績效目標、制定團隊紀律； 身份地位：應(yīng)盡量消除任何部門或等級觀念，保證團隊的整體性； 工作間布置：要使團隊取得最佳效果，成員應(yīng)當在一起工作； 報酬獎勵：團隊集體獎。第44頁，共54頁。4

11、采購控制有效的采購控制系統(tǒng)應(yīng)當是： 工作過程透明； 權(quán)力不能過于集中； 采購記錄完整、準確、清晰； 有相應(yīng)的控制制度。四要素：分類控制、制度控制、過程控制、審計控制第45頁，共54頁。1、采購的分類控制生產(chǎn)型采購通用型采購客戶服務(wù)型采購對象不同，采購人員、控制程度不同第46頁，共54頁。2、采購制度控制建立請購控制制度；采購決策合理化，如： 四分開：申請人、采購人、付款人和收貨人分開； 逐級授權(quán)； 崗位輪換； 財務(wù)、審計雙管齊下；實物、信息同步；徹底保證采購質(zhì)量以求防患未然； 謹防回扣中的賣方欺詐。第47頁，共54頁。3、過程控制應(yīng)在采購控制系統(tǒng)中，對審批、簽約、登記、承付、驗收、審核、記帳等

12、環(huán)節(jié)進行嚴格控制與審核。 請購的控制：要明確請購人、審批人、審核人、請購規(guī)范等。 訂購的控制：訂單的審批與核查、復查訂單的編制過程與內(nèi)容、將訂單副本送驗收部門和財務(wù)部門，作為貨物驗收和支付的憑據(jù)。 驗收的控制：明確驗收的組織及人員組成、確定驗收的質(zhì)量體系、制定健全的驗收制度、確定對不合格采購品的處置制度。第48頁，共54頁。4、采購審計保證采購業(yè)務(wù)合法有效保證所購材料價廉物美保證采購成本核算正確保證采購記錄真實完整。第49頁，共54頁。采購中常見的舞弊手段 虛列采購 押金抵物 有單無貨 涂改發(fā)票單價。第50頁，共54頁。供應(yīng)商欺詐的審計線索 采購方員工的奢侈的生活方式 對供應(yīng)商欺詐沒有良好的防范制度 不正當?shù)膯我磺拦?yīng)商 其它供應(yīng)商的抱怨和申訴 供應(yīng)商與采購方員工親密的關(guān)系 經(jīng)常發(fā)生但未得到解決的對供應(yīng)商產(chǎn)品的投訴 第51頁，共54頁。采購組織設(shè)置 沒有簡單的答案； 企業(yè)采用哪種模式，要視企業(yè)的規(guī)模和采購的性質(zhì)而定； 部門的規(guī)