工作效率和時(shí)間管理-PPT課件

1、工作效率與時(shí)間管理 德國(guó) 埃森州立大學(xué) ULUM 研究院 DID 工業(yè)設(shè)計(jì)博士 德國(guó)國(guó)家行銷指導(dǎo)經(jīng)營(yíng)管理學(xué)會(huì) SUPD 研修認(rèn)証 日本電通廣告行銷創(chuàng)意激盪 POPAS 海外訓(xùn)練研習(xí)認(rèn)証 美國(guó)商業(yè)經(jīng)營(yíng)管理協(xié)會(huì) AMA 研習(xí)認(rèn)証 全球商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力組織 I . C . M . A 認(rèn)証 G. I. M 資格 （亞洲六位之一） 美國(guó)商業(yè)管理教育協(xié)會(huì) A. A. B. E 商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)戰(zhàn)略研究員 (臺(tái)灣)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理顧問協(xié)會(huì) 教委會(huì)主委 (臺(tái)灣)產(chǎn)品科技昇級(jí)協(xié)會(huì) 秘書長(zhǎng) 全國(guó)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力發(fā)展機(jī)構(gòu) 首席顧問 首席資深講師 臺(tái)北市兩岸四地文教經(jīng)貿(mào)交流協(xié)會(huì) 常務(wù)理事 上海市政府中小企業(yè)服務(wù)中心 整體企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力規(guī)劃顧問

2、 新加坡生產(chǎn)力中心 SPC 資深輔導(dǎo)顧問 (臺(tái)灣)經(jīng)濟(jì)部中小企業(yè)產(chǎn)業(yè)顧問團(tuán) 資深輔導(dǎo)顧問 加拿大國(guó)立皇家大學(xué)（RRU）企研所 MBA教授 國(guó)務(wù)院全國(guó)市長(zhǎng)講座 G. I. M主講師 福建省閩西南五市企業(yè)協(xié)作網(wǎng) 企業(yè)顧問團(tuán) 首席顧問 中國(guó)國(guó)際商務(wù)諮詢顧問師評(píng)價(jià)委員會(huì)( IBCAC) 評(píng)審委員 講師：左 鳳 山 清人文嘉今日歌今日復(fù)今日， 今日何其少今日又不為， 此事何時(shí)了人生百年幾今日，今日不為真可惜若言姑待明朝至，明朝又有明朝事為君聊賦今日詩(shī)，努力請(qǐng)從今日始魯迅用“分”來計(jì)算時(shí)間的人比用“時(shí)”來計(jì)算時(shí)間的人時(shí)間多5倍 朱自清 洗手的時(shí)候，日子從水盆里過去，吃飯的時(shí)候，日子從飯碗里過去，默默時(shí)便從

3、茫然的雙眼前過去，我覺察它去的匆匆了，伸出手遮掩時(shí)，他又遮掩著從手邊過去，天黑時(shí)，我躺在床上，它便伶伶俐俐地從我身上跨過，從我的腳邊飛過去了，等我睜開眼睛和太陽再見，這又算溜走了一日。我掩面嘆息，但是新來的日子因而又開始嘆息地散過去了 壹. 時(shí)間的真諦(一).時(shí)間管理的意義席勒說：時(shí)間的步伐有三種：未來姍姍來遲，現(xiàn)在像箭一般飛逝，過去永遠(yuǎn)靜立不動(dòng)。美國(guó)管理學(xué)會(huì)主席吉姆海斯說：一個(gè)人可以學(xué)會(huì)更有效地使用多種管理工具，以便在同樣多的時(shí)間里使自己更加富有成效。陶淵明說： 盛年不再來，一日難再晨，及時(shí)宜自勉，歲月不待人。 我國(guó)諺語作出了對(duì)時(shí)間最準(zhǔn)確的結(jié)論 一寸光陰一寸金寸金難買寸光陰 在某些情況下，時(shí)

4、間資源所獲得的收益比資本和勞動(dòng)力兩項(xiàng)資源所能獲得的收益要大得多、重要得多！ (二).時(shí)間與生命價(jià)值生命的意義不在于長(zhǎng)度，而在于是否有深度 如果我們用心去經(jīng)營(yíng)，把每一個(gè)時(shí)段將會(huì)很有價(jià)值的產(chǎn)生效率，也就是在你的一生成就中產(chǎn)生關(guān)鍵力量，這就是時(shí)間的價(jià)值，也是有深度的時(shí)間觀 時(shí)間對(duì)每個(gè)人都是公平的，有的人能成就大事，有人一事無成，區(qū)別在于時(shí)間的利用率不同 時(shí)間不可以缺少時(shí)間不可以替代時(shí)間不可以存儲(chǔ)時(shí)間不可以增減但時(shí)間可以管理時(shí)間效率本身是無法管理的，因?yàn)樗皇莻€(gè)行為模式，換句話說效率與時(shí)間的管理就是生活模式的實(shí)踐 時(shí)間是最貴而有限的資源，若不善加管理，一切失之于惘然，評(píng)估一個(gè)人日行成效，最容易的做法就

5、是考核其對(duì)時(shí)間管理及應(yīng)用世界管理大師彼德.杜拉克想體會(huì)一年有多少價(jià)值想體會(huì)一月有多少價(jià)值去問失敗重修的學(xué)生去問不幸早產(chǎn)的母親想體會(huì)一周有多少價(jià)值去問定期周刊的編輯想體會(huì)一小時(shí)有多少價(jià)值去問等待相距的戀人想體會(huì)一分鐘有多少價(jià)值想體會(huì)一秒鐘有多少價(jià)值去問錯(cuò)過火車的旅人去問死里逃生的幸運(yùn)人想體會(huì)一毫秒有多少價(jià)值去問錯(cuò)失金牌的運(yùn)動(dòng)員(三).不同的民族有不同的態(tài)度中國(guó)人比較隨性，大而化之，例如喜宴遲到 、工作時(shí)隨性；興致來了就特別有勁、加班 、干勁十足，感覺很重要日本人分秒必爭(zhēng)，可以相同的一件事做十幾 年，但其態(tài)度嚴(yán)謹(jǐn)，一就是一，二就是二， 非常執(zhí)著，只有公司，沒有個(gè)人美國(guó)人是契約式的工作精神，訂好游戲

6、規(guī)則 就依規(guī)則進(jìn)行，下班時(shí)間一到，立即消失， 不見人影，非常注重個(gè)人德國(guó)人、印尼人 拉丁系人（意大利、法國(guó)、西班牙、葡萄牙）(四).時(shí)間運(yùn)用誤區(qū)管理時(shí)間的經(jīng)驗(yàn)法則墨菲定律： 任何事情都不像它表面所見的那么簡(jiǎn)單 每件事情做起來都比想象中要耗時(shí)間 某些事情的出錯(cuò)是無可避免的 工作永遠(yuǎn)太多而時(shí)間永遠(yuǎn)太少 又譬如80/20定律告訴我們，常常是20的關(guān) 鍵努力產(chǎn)生80的績(jī)效。有80的工作時(shí)間與付出 是浪費(fèi)的。公司80的業(yè)務(wù)來自20的客戶，80 可以用的資料集中在20的檔案中，80的電話來 自認(rèn)識(shí)的20的人。因此，這些20就是掌握關(guān)鍵 。例如你的工作可能十幾項(xiàng)或二十項(xiàng)，但關(guān)鍵的工 作可能只有三、四項(xiàng)主管人

7、員時(shí)間管理的迷思 能者多勞，有事找他準(zhǔn)沒錯(cuò)（變相懲罰了時(shí)間高手） 最活躍的管理人員完成的工作最多 推遲決策（仔細(xì)思考）會(huì)提高品質(zhì)與績(jī)效 授權(quán)可以節(jié)省時(shí)間（所托得人才會(huì)有效果） 自己去干，工作會(huì)完成的更好（不敢授權(quán)） 效率取代效能，只知 do the thing right 而非 do the right thing 工作越辛苦，完成的工作就越多 只要去做，就會(huì)有績(jī)效 每天累慘才算工作有績(jī)效我同情那些疲勞不堪毫無事務(wù)組織的殉職者只贊揚(yáng)他們的責(zé)任心 克拉倫斯蘭德爾貳.時(shí)間管理重要的觀念(一).時(shí)間的投資與花費(fèi) 有人曾統(tǒng)計(jì)過，一個(gè)活到72歲的美國(guó)人 一生的時(shí)間分配： 睡覺21年 工作14年 個(gè)人衛(wèi)生

8、7年 吃飯6年 旅游6年 排隊(duì)5年 學(xué)習(xí)4年 開會(huì)3年 打電話2年 找東西1年 其他3年 使用金錢有兩種方式 當(dāng)費(fèi)用花掉、當(dāng)投資理財(cái)，同樣時(shí)間 也是如利用金錢一樣，將固定收入做有效分配 ，把時(shí)間當(dāng)金錢的比喻投資，雖然時(shí)間不會(huì)回 顧，但對(duì)有限的時(shí)間也能轉(zhuǎn)化為內(nèi)在價(jià)值。轉(zhuǎn)化時(shí)間的投資觀念知識(shí)，經(jīng)驗(yàn)，能力成就 一周總時(shí)間：24 7 168hr 扣掉睡覺、吃飯 70h (每天10hr) 還有98hr在作什么？生產(chǎn)、休閑、打發(fā)時(shí)間 統(tǒng)計(jì)每周用在生產(chǎn)的時(shí)間，8hr 5日 40hr 據(jù)統(tǒng)計(jì)40hr中扣除莫名其妙的浪費(fèi)(感覺很忙)， 剩下真正工作有效的時(shí)間只有60， 亦即 40hr 60 24hr 你的成就、

9、經(jīng)驗(yàn)、能力主要來源就來自于此24小 時(shí)（每周）人生成就奠基主要看 20至30歲 每年約有52周，亦即 24hr 52周 1248hr 一生中你最主要的時(shí)間 1248hr 10年 12480 hr 每月工資與時(shí)間投資價(jià)值公式 （每小時(shí)價(jià)值工資） 每月工資 40hr （每分鐘價(jià)值工資） （每小時(shí)價(jià)值工資） 60分 讓我們算一下時(shí)間工資帳 ?(二).造成時(shí)間浪費(fèi)的重要因素一.浪費(fèi)時(shí)間的案例 電話又響了，急事的、請(qǐng)示的、投訴的、朋友聊 天的都是不得不接的電話?？墒?，手頭上正 在寫的一個(gè)計(jì)劃，一個(gè)上午了，還沒寫幾個(gè)字 會(huì)議已經(jīng)開了兩天了，還沒有什么結(jié)果，東一句 西一句，說著說著就跑題了。有的人在會(huì)上長(zhǎng)篇

10、 大論、表?yè)P(yáng)與自我表?yè)P(yáng)；有的人開了半天會(huì)，還 不知來干什么；還有的，把開會(huì)當(dāng)休息，閉目養(yǎng) 神，你們愛發(fā)言發(fā)言、愛爭(zhēng)吵爭(zhēng)吵吧 整天就如救火車、哪里有火情就馬上趕到哪里。 可是這里也救火、那里也救火，天天忙救火，就 沒有時(shí)間靜下來想想，”火災(zāi)”是從哪里來的？二.中階主管常發(fā)生浪費(fèi)時(shí)間的情形 做事無輕重緩急和主次之分，經(jīng)常本末倒置 ，終日埋頭于無關(guān)重要的事務(wù)上 喜歡下屬事事請(qǐng)示和匯報(bào)的官僚作風(fēng)，浪費(fèi) 自己的時(shí)間 對(duì)下屬工作不放心，替下屬做工作，結(jié)果整 天被埋在事務(wù)性的工作里 上司不定期的召見使中層經(jīng) 理的時(shí)間具有很大的隨意性 對(duì)自己熟悉和喜歡的事情盡 快做完，對(duì)于棘手的事情拖 延進(jìn)行，只有通過加班完

11、成 客觀原因 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)浪費(fèi)時(shí)間 （開會(huì)、等命令、不懂授權(quán)、政策搖擺） 工作系統(tǒng)浪費(fèi)時(shí)間 （訪客、官樣文件、審批程序、流程效率 、溝通出錯(cuò)、不知運(yùn)用工具） 生活條件浪費(fèi)時(shí)間 （通訊、環(huán)境、交通、朋友閑聊、家住郊 區(qū)、無目標(biāo)打發(fā)時(shí)間、環(huán)境混亂 ） 三.一般浪費(fèi)時(shí)間的情形缺乏明確的目標(biāo)拖延缺乏優(yōu)先順序想做的事情太多，而且有頭無尾缺乏條理與整潔不懂授權(quán)不會(huì)拒絕別人的請(qǐng)求倉(cāng)促?zèng)Q策懶惰與心理消極行動(dòng)緩慢作事拖拉 會(huì)議冗長(zhǎng) 不速之客闖入 話干擾 經(jīng)常加班加點(diǎn) 窮于應(yīng)付突發(fā)事件漫談、聊天 交待不清，事情做錯(cuò) 不敢拍板，等指示 考慮事情過于復(fù)雜 管事必親躬 完美主義辦事 憑記憶辦事 主辦人員遲到參. 事務(wù)特性與

12、時(shí)間管理分析(一).時(shí)間管理象限座標(biāo)圖急迫不急迫重要象限象限不重要象限象限象限 既重要又急迫 危機(jī)處理、三點(diǎn)半、老板象限 很重要但不那么急 預(yù)算、企劃、目標(biāo)、健檢進(jìn)行象限 不重要但急迫 電話、會(huì)議、不速之客、臨時(shí)被指派象限 不重要又不急迫 閑聊、逛街、連續(xù)劇、倒垃圾急迫不急迫重要象限象限不重要象限象限拖延是造成工作無效，因?yàn)樵瓟[在第二象限的重要事，原本可以從容有序的完成，但因姑息、拖延而變成第一象限，造成第一象限壓力太大，許多事情因急迫、壓力乃草草了事(品質(zhì)、效率下降)，再加上第三象限把時(shí)間消耗掉了，每天忙到好不容易喘一口氣，又往第四象限偷懶，如此惡性循環(huán)，也就造成我們都感到時(shí)間不夠用，覺得好

13、忙好忙，但又忙的沒有結(jié)果、沒有效率。急迫不急迫重要象限象限不重要象限象限拖延偷懶(二).浪費(fèi)時(shí)間的錯(cuò)誤的決定方式一般人大部分是以 1342 處理事情時(shí)間觀念稍為好的次序是1324既重要又急迫 不重要但急迫 不重要又不急迫 很重要但不那么急既重要又急迫 不重要但急迫 很重要但不那么急 不重要又不急迫(三).時(shí)間管理下的正確決定方式成功者會(huì)抓第象限提早完成，時(shí)間管理優(yōu)先順序： 1234重要緊急的事馬上做，例如考試、趕三點(diǎn)半和急病求醫(yī)等，做完之后檢討是不是能預(yù)防 以后不要發(fā)生的這么突然，因?yàn)樘?常發(fā)生，壓力太大，對(duì)健康很傷。第1優(yōu)先是重要且緊急的事第2優(yōu)先是重要但較不緊急的事第3優(yōu)先較不重要但卻緊急

14、的事第4優(yōu)先較不重要且并不緊急的例行工作真正能作好時(shí)間管理的模式 其次是做重要而不緊急的事，這類事情影響深遠(yuǎn)，如做身體 健康檢查和學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技能等，這類事情的效益是中長(zhǎng) 期的，如果一再拖延，會(huì)變成重要又緊急的事，所以應(yīng)該擬 定具體目標(biāo)和化整為零的計(jì)劃，按時(shí)完成。 第三是緊急但不重要的事，如沒有事先約的訪客或打來閑聊 的電話，則長(zhǎng)話短說，或每天留些空白時(shí)間來處理這類的事 ，或以替代方式處理。 最后一類是不重要也不緊急的事，如閑逛街或閑聊或無目的 看電視等等，偶而為之，但限時(shí)結(jié)束；或者提升層次，逛街 提升為對(duì)流行的觀察或人的觀察，閑聊提升為討論或主題交 流，看電視提升為有目的的新信息的接收。肆

15、. 轉(zhuǎn)變時(shí)間價(jià)值觀念的方法(一).自我心靈思想重建方法心靈思想重建是在主導(dǎo)個(gè)人價(jià)值觀系統(tǒng)的建立，來正確評(píng)估并決定你的目標(biāo)、方向(你的夢(mèng)想)將想法具體化，訂定達(dá)成目標(biāo)的行動(dòng)方案與期限有貫徹到底的堅(jiān)強(qiáng)決心具體目標(biāo)行動(dòng)方案行動(dòng)期限堅(jiān)強(qiáng)決心個(gè)人價(jià)值觀系統(tǒng)(二).自我行為習(xí)慣轉(zhuǎn)化方法行為習(xí)慣轉(zhuǎn)化是在建立立刻去做的行動(dòng)力確定工作的優(yōu)先順序能時(shí)常自我檢討改進(jìn)(三).自我目標(biāo)計(jì)劃操作方法 目標(biāo)計(jì)劃操作是在厘清目標(biāo)清單確定自己人生的階段方向作一份平日常浪費(fèi)時(shí)間的檢討表，隨時(shí)提醒自己伍. 時(shí)間管理控制因素及技巧(一).時(shí)間管理效率的改善方法一.克服拖延的的習(xí)慣 由重要的事情開始著手工作 建立時(shí)間運(yùn)用計(jì)劃表 培養(yǎng)時(shí)

16、間價(jià)值的意識(shí) 加快工作的節(jié)奏感 日本人就把快食、快便、快便、快行、快思、快說的六快之人，稱為人中之杰一旦開始，不要因懶而借故停止從最糟的浪費(fèi)時(shí)間項(xiàng)目開始改善詳細(xì)的工作階段計(jì)劃時(shí)間浪費(fèi)發(fā)生不可找借口任何工作應(yīng)設(shè)定截止期限二.提高生產(chǎn)力 在一天最有效率的時(shí)段中，作計(jì)劃中最重要的事每天至少要有半小時(shí)到1小時(shí)的不被干擾時(shí)間養(yǎng)成環(huán)境及桌面整潔的習(xí)慣；專注工作焦點(diǎn)，專心工作 要有堅(jiān)忍毅力，一氣呵成；一次處理完才不會(huì)浪費(fèi)時(shí)間 同一類的事情最好一次把它做完 把零碎時(shí)間用來從事零碎的工作 觀察每天因被干擾而形成的時(shí)間段 工作中斷時(shí)，要有回去工作的驅(qū)動(dòng)力 要有完成工作、結(jié)束工作的強(qiáng)制力：不要每件事都只作 一半而無

17、結(jié)果 表現(xiàn)出很有精神的樣子，如此生產(chǎn)力自然會(huì)提高 應(yīng)設(shè)定完成工作的期限(二).主管人員的時(shí)間管理方法一.授權(quán) 懂得分工授權(quán)，明白下屬可以幫您處理許多煩瑣事務(wù)，花很 多時(shí)間處理小事情是非常不明智的 要培養(yǎng)下屬成為有解決事務(wù)能力的人 要教導(dǎo)部屬，如何做所交辦的工作，以免出錯(cuò)重來 凡事不拖拉，今日事今天畢，讓下屬知道您的習(xí)慣 要向外界爭(zhēng)取資源協(xié)助您 要為下屬形成一些習(xí)慣和程序，讓他們知道什么時(shí)候該做什 么和不做的后果，根本不需要您的催促 避免令自己成為浪費(fèi)部屬時(shí)間的主要因素二.善用節(jié)省時(shí)間的工具 通訊電話、電郵、傳真、語音系統(tǒng)，運(yùn)用辦公自動(dòng)化設(shè)備 交通工具 電腦檔案管理 利用記事本、通訊錄、臺(tái)歷等有

18、助于您有計(jì)劃地利用時(shí)間三.討論與會(huì)談 話要說在前面，任何討論要先向?qū)Ψ阶鲿r(shí)間的暗示 在拒絕別人的時(shí)候，附以理由并提供其他途徑 要避免開頭的無聊題外話 您與下屬或上司的溝通，要弄清楚您主題是什么 注意時(shí)間尾數(shù)：開會(huì)訂在 4：00時(shí)， 不如訂在4：15 ，則遲到的時(shí)間會(huì)減 少。另外應(yīng)事先訂好散會(huì)時(shí)間 盡量將不緊急性的電話集中，打電話 前先準(zhǔn)備好有關(guān)的資料 籌備會(huì)議之前，是否先探尋取代會(huì)議的各種可行途徑 開會(huì)時(shí)我是否講求技巧以增進(jìn)會(huì)議的效率與效能四.計(jì)劃與生產(chǎn)力 明訂目標(biāo)及日程計(jì)劃，列出重要度與完成期限， 避免拖延 每天(挪15分鐘安排)有效日計(jì)劃，確認(rèn) 每天所能完成的最大能量 列出工作項(xiàng)目排出優(yōu)先順序，排定行事歷 將待完成的事項(xiàng)，寫在隨時(shí)可見的地方 確實(shí)執(zhí)行，主動(dòng)排除干擾 當(dāng)日因故未能完成事項(xiàng)，應(yīng)