公文寫作格式及排版要求培訓(xùn)課件(PPT-46張)

1、格式及排版要求培訓(xùn)培訓(xùn)前：什么是公文公文，“公”：公務(wù)、公事；“文”：文書，即公務(wù)文書。公文，是公務(wù)活動(dòng)中所形成和使用的文字材料，是方針、政策、法規(guī)、政令和信息、情況的表現(xiàn)者、運(yùn)載者，是機(jī)關(guān)實(shí)施管理的基本手段和重要工具，發(fā)揮著上令下達(dá)、下情上報(bào)和信息溝通的重要作用。培訓(xùn)前：公文的分類 1規(guī)范性公文。有命令、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要等種類。 2非規(guī)范性通用公文。有調(diào)查報(bào)告、工作計(jì)劃、工作總結(jié)類、講話稿、簡(jiǎn)報(bào)信息、書信、啟事、大事記等等。 3常見(jiàn)學(xué)生干部公文包括策劃書、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、工作方案、新聞稿、通知、講話稿，會(huì)議記錄，會(huì)議議程等。 4其他

2、類。借條、公務(wù)短信通知和公務(wù)微博博文。培訓(xùn)前：公文的行文關(guān)系下行文：上級(jí)向下級(jí)行文，如命令、批復(fù)、指示等 行文方式：逐級(jí)行文、多級(jí)行文。上行文：下級(jí)向上級(jí)行文，如請(qǐng)示、報(bào)告等。 行文方式：逐級(jí)行文、不得越級(jí)行文。平行文：不相隸屬的同級(jí)機(jī)關(guān)或部門之間的行文，如函等。培訓(xùn)前：公文寫作需準(zhǔn)備的軟件及字體基本軟件：Word2003、Word2007 Word2010、Word2013 WPS2013 Excel、Powerpoint 字體管家基本字體：方正小標(biāo)宋簡(jiǎn)體、仿宋GB2312 楷體GB2312、黑體、宋體培訓(xùn)前：公文寫作的基本要求1主題明確2內(nèi)容真實(shí)3結(jié)構(gòu)清晰 4寫作規(guī)范5語(yǔ)言精煉美觀，規(guī)范，

3、簡(jiǎn)潔培訓(xùn)內(nèi)容一、工作計(jì)劃二、活動(dòng)策劃三、活動(dòng)總結(jié)四、紅頭文件五、其他文書培訓(xùn)內(nèi)容一、工作計(jì)劃二、活動(dòng)策劃三、活動(dòng)總結(jié)四、紅頭文件五、其他文書工作計(jì)劃：定義和結(jié)構(gòu)1定義：是反映學(xué)生組織一定時(shí)期、一定工作安排的公文。2結(jié)構(gòu)： （1）標(biāo)題 （2）前言 （3）目標(biāo)（經(jīng)常和前言并在一起） （4）措施 （5）效果 （6）落款 標(biāo)題：?jiǎn)挝?+ 時(shí)間段 + 計(jì)劃內(nèi)容 + 文種 例：江西師范大學(xué)2014-2015年度團(tuán)學(xué)工作計(jì)劃工作計(jì)劃：標(biāo)題正文：前言+三要素 1前言：為什么（做計(jì)劃） 2三要素 （1）做什么（目標(biāo)） （2）怎么做（措施） （3）要做得如何（要達(dá)到的具體效果）工作計(jì)劃：正文看一下： 江西師范大學(xué)

4、2013年教學(xué)工作計(jì)劃 為加強(qiáng)我校素質(zhì)隊(duì)伍建設(shè)，圓滿完成“教學(xué)、科研、管理一體化”的教學(xué)任務(wù)，做好學(xué)生培訓(xùn)工作，根據(jù)學(xué)校在新形勢(shì)下深化改革方案的精神，借鑒有關(guān)兄弟學(xué)校的成功經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合我校的實(shí)際情況，經(jīng)與市人事局錄用培訓(xùn)處多次協(xié)商，對(duì)2013年的教學(xué)、工作提出如下計(jì)劃： 一、工作目標(biāo) 為更好做好我校。 1公務(wù)員專業(yè)知識(shí)課“行政決策”培訓(xùn)班。(一段話，略) 2公務(wù)員任職資格培訓(xùn)班。 (一段話，略) 二、工作措施 為保證公務(wù)員培訓(xùn)工作能順利進(jìn)行，特提出如下措施： 1(略) 2(略) 三、工作效果（要求）江西師范大學(xué)2013年11月8日培訓(xùn)內(nèi)容一、工作計(jì)劃二、活動(dòng)策劃三、活動(dòng)總結(jié)四、紅頭文件五、其他文

5、書活動(dòng)策劃：定義和結(jié)構(gòu)1定義。是在活動(dòng)開(kāi)展前，為了明確任務(wù)、提高質(zhì)量，對(duì)將要舉行的活動(dòng)總體安排的書面材料。2結(jié)構(gòu)。 （1）標(biāo)題 標(biāo)題要清晰明顯，避免過(guò)于籠統(tǒng)，點(diǎn)清文種。 （2）正文 基本工整排列，需詳細(xì)展開(kāi) （3）落款與日期 左進(jìn)4個(gè)字；用2012版國(guó)標(biāo) （4）附件 先落款，后附件活動(dòng)策劃：關(guān)于標(biāo)題1寫出活動(dòng)的具體名稱，置于頁(yè)面中央；2有時(shí)候正標(biāo)題后，可以有副標(biāo)題緊附；3方正小標(biāo)宋簡(jiǎn)體二號(hào)字（校級(jí)），居中不加粗；4合理斷標(biāo)題；5下標(biāo)題斷后一行（美觀）。活動(dòng)策劃：關(guān)于正文1活動(dòng)背景（為什么要舉辦這個(gè)活動(dòng)？）2活動(dòng)目的（能學(xué)到什么？要達(dá)到什么目的？有什么意義？）3活動(dòng)名稱（突出品牌，便于匯報(bào)工作和

6、進(jìn)一步推廣）4活動(dòng)主題（能代表活動(dòng)精髓）5時(shí)間地點(diǎn)（具體到年份，看實(shí)例）6活動(dòng)對(duì)象（為誰(shuí)服務(wù)？可以是人、集體單位）7組織單位（主辦、承辦、協(xié)辦、媒體，捐贈(zèng)等，要負(fù)責(zé)任）8活動(dòng)內(nèi)容（簡(jiǎn)單排列，一目了然，詳細(xì)附后）9活動(dòng)流程（活動(dòng)的大致方向和流線概況，按時(shí)間順序依次安排）10宣傳方式（是否要做宣傳，怎樣做宣傳？線上線下分開(kāi)布置）11經(jīng)費(fèi)預(yù)算（列表展開(kāi)，越具體越好，活動(dòng)大的時(shí)候，經(jīng)費(fèi)預(yù)算可另附）12注意事項(xiàng)（會(huì)出那些意外？對(duì)應(yīng)措施是什么？） 注：有些時(shí)候，也會(huì)看到可行性分析，任務(wù)分配。活動(dòng)策劃：實(shí)例重溫見(jiàn)word文檔活動(dòng)策劃：關(guān)于落款、附件及其他附件說(shuō)明在落款前，附件正文在落款后；附件標(biāo)題排列（怎么

7、放？怎么斷？）附件內(nèi)容（黑體三號(hào)左上角，標(biāo)題方正居中小二號(hào)）落款和時(shí)間方式（左進(jìn)4個(gè)字，阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，times字體）用章注意（墊，正，中）頁(yè)碼布置（頁(yè)腳外側(cè)，置于版心外，當(dāng)場(chǎng)演示）附件中的word表格注意事項(xiàng)全角和半角點(diǎn)和頓號(hào);分號(hào)、冒號(hào)和句號(hào)四級(jí)標(biāo)題怎么用其他：關(guān)于四級(jí)公文標(biāo)題公文的標(biāo)題的四個(gè)層級(jí)一級(jí)標(biāo)題一、二、三、四、二級(jí)標(biāo)題（一）（二）（三）（四）三級(jí)標(biāo)題1234四級(jí)標(biāo)題（1）（2）（3）（4） 附件公文包含附件的。在正文下空1行左空2字位置編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱；附件順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字，后標(biāo)一個(gè)全角點(diǎn)；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，如名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)與上一行附件名稱

8、的首字對(duì)齊。 附件應(yīng)與公文正文一起裝訂。附件標(biāo)題居中編排在版心第3行。頁(yè)碼，一般用四號(hào)半角 宋體阿拉伯?dāng)?shù)字編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁(yè)碼居右空1字，雙頁(yè)碼居左空1字。如： 30 31 特別注意：關(guān)于頁(yè)碼培訓(xùn)內(nèi)容一、工作計(jì)劃二、活動(dòng)策劃三、活動(dòng)總結(jié)四、紅頭文件五、其他文書六、紅頭文件活動(dòng)總結(jié)：定義和結(jié)構(gòu)1定義。是對(duì)前一段的實(shí)踐活動(dòng)進(jìn)行回顧、檢查、分析和研究，從中找出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和規(guī)律性的認(rèn)識(shí)，以指導(dǎo)今后活動(dòng)而寫的應(yīng)用文書。2內(nèi)容框架。 （1）已經(jīng)做了什么； （2）如何做的； （3）做到了什么程度； （4）有什么經(jīng)驗(yàn)和不足； （5）今后要怎么做。

9、注：文末寫明總結(jié)的單位和日期。活動(dòng)總結(jié)：標(biāo)題類別： 1綜合總結(jié) 2部門總結(jié) 3活動(dòng)總結(jié)例如： 江西師范大學(xué)2014度團(tuán)學(xué)工作總結(jié) 江西師范大學(xué)學(xué)生會(huì)文藝部2014年工作總結(jié) 江西師范大學(xué)2014年迎新晚會(huì)工作總結(jié)活動(dòng)總結(jié)：正文 正文=前言+主體 1前言： 指導(dǎo)思想+取得的成績(jī)（概括性的） 2主體：（1）基本情況（完成的任務(wù)和取得的成績(jī)） （2）經(jīng)驗(yàn)體會(huì) （3）存在的問(wèn)題（教訓(xùn)和失誤） （4）今后工作打算（簡(jiǎn)單） 與總結(jié)密切相關(guān)的一些材料，如照片、圖表等作為附件在最后。 注：要掌握全面情況和進(jìn)程，如實(shí)反映情況。對(duì)成績(jī)不夸大，對(duì)缺點(diǎn)不掩飾。文字簡(jiǎn)明扼要，材料剪裁得體，分清主次側(cè)重，條理要清楚?；顒?dòng)

10、總結(jié)：如何寫好總結(jié) 活動(dòng)各種各樣，但總結(jié)萬(wàn)變不離其宗。要寫一篇總結(jié)，主要有以下一些步驟。大同小異，基本通用。 首先，介紹活動(dòng)的基本情況是怎樣的。將活動(dòng)的準(zhǔn)備過(guò)程及具體的實(shí)施過(guò)程描述清楚。 其次，本次活動(dòng)主要針對(duì)目標(biāo)或結(jié)果實(shí)行了怎樣的措施。 第三，說(shuō)成效。組辦了本次活動(dòng)取得了怎樣的成效。是否達(dá)到預(yù)期效果,效果如何。 第四，活動(dòng)的特別之處。與其他活動(dòng)，或者往次活動(dòng)的不同之處。有何特點(diǎn)。 第五，總結(jié)活動(dòng)中存在的問(wèn)題和不足?；I備中、或組織上、或舉辦的過(guò)程中有任何的不足之處、不完善之處。 第六，下一步如何打算，或者在以后的活動(dòng)中，打算怎樣更好的組織。 按這樣的步驟，基本上一個(gè)全面的活動(dòng)總結(jié)就出來(lái)了。根據(jù)

11、活動(dòng)的主題或者內(nèi)容不同，也可以有相應(yīng)的變化、增減。辨析：計(jì)劃與總結(jié)1時(shí)間上來(lái)看 計(jì)劃是在工作之前制定的； 總結(jié)則是在工作到一定階段或計(jì)劃完成后進(jìn)行的。2內(nèi)容上來(lái)看 計(jì)劃是為完成某設(shè)想的步驟、方法和措施，重在敘述說(shuō)明； 總結(jié)則是對(duì)工作做出的總分析、總評(píng)價(jià)，重在抽出有規(guī)律性的東西，做出理論概括。3從意義上來(lái)看 計(jì)劃所要回答的問(wèn)題是做什么，怎樣做，做到什么程度； 總結(jié)要回答的問(wèn)題則是做了什么，做得怎樣，有何工作規(guī)律。培訓(xùn)內(nèi)容一、工作計(jì)劃二、活動(dòng)策劃三、活動(dòng)總結(jié)四、紅頭文件五、其他文書紅頭文件：結(jié)構(gòu)1結(jié)構(gòu)。版頭 + 主體 + 版記2版頭。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)（紅頭）和發(fā)文字號(hào)3主體。標(biāo)題、正文、附件、時(shí)間印章

12、4主送機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱，編排于標(biāo)題下空1行位置，居左頂格（回行時(shí)仍頂格），最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。5 四級(jí)標(biāo)題、引用、附件、落款、時(shí)間、用章、抄報(bào)抄送，頁(yè)碼等。紅頭文件：印章用印原則：（1）印章用紅色。（2）上行文，一定要加蓋印章。（3）有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文可不加蓋印章。（4）紀(jì)要不加蓋印章。（5）聯(lián)合上行文，發(fā)文機(jī)關(guān)署名只有主辦機(jī)關(guān)時(shí)，可以只加蓋主辦機(jī)關(guān)印章；聯(lián)合下行文，所有聯(lián)署機(jī)關(guān)均須加蓋印章。印章位置：（1）單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)上距正文（或

13、附件說(shuō)明）1行之內(nèi)。紅頭文件：常見(jiàn)常用1公文用紙采用GB/T 148中規(guī)定的A4型紙，豎向。2公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37 mm1 mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm1mm，版心尺寸為156 mm225 mm。3如無(wú)特殊說(shuō)明，公文格式各要素一般用三號(hào)仿宋GB2312體字。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。一般每面排22行，每行排28個(gè)字，并撐滿版心。行間距一般是2895磅。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm版頭中的分隔線發(fā)文字號(hào)之下4 mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。紅頭文件：常見(jiàn)常用1標(biāo)題。一般用二號(hào)方正小標(biāo)宋簡(jiǎn)體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分

14、一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。2主送機(jī)關(guān)。編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。3正文。公文首頁(yè)必須顯示正文。一般用3號(hào)仿宋GB2312體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次用一、（一）1（1）標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體GB2312字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注，可越級(jí)使用。紅頭文件：常見(jiàn)常用 如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1 XXXXX”

15、）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。 成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。 單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）1行之內(nèi)。紅頭文件：常見(jiàn)常用附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱?hào)用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說(shuō)明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，

16、應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號(hào)。頁(yè)碼一般用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7 mm。單頁(yè)碼居右空一字，雙頁(yè)碼居左空一字。公文的版記頁(yè)前有空白頁(yè)的，空白頁(yè)和版記頁(yè)均不編排頁(yè)碼。公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁(yè)碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。 公文中的橫排表格A4紙型的表格橫排時(shí)，頁(yè)碼位置與公文其他頁(yè)碼保持一致，單頁(yè)碼表頭在訂口一邊，雙頁(yè)碼表頭在切口一邊。發(fā)文機(jī)關(guān)署名單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)署名在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排； 發(fā)文機(jī)關(guān)署名聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)

17、位置，并使印章加蓋其上。 抄送抄送機(jī)關(guān)是指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，可以是上級(jí)、平級(jí)、下級(jí)及不相隸屬機(jī)關(guān)。一般用四號(hào)仿宋GB2312，編排在公文最后一頁(yè)的下方，左右各空1字。“抄送”2字后標(biāo)全角冒號(hào)，轉(zhuǎn)行對(duì)齊上一行抄送機(jī)關(guān)，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào)。培訓(xùn)內(nèi)容一、工作計(jì)劃二、活動(dòng)策劃三、活動(dòng)總結(jié)四、紅頭文件五、其他文書From:張昕昀 【通知】全體學(xué)干：請(qǐng)于下周日（10月11日）下午2：30來(lái)第二教學(xué)樓2303參加學(xué)干公文格式及排版要求培訓(xùn)；另，例會(huì)后會(huì)有一個(gè)簡(jiǎn)單測(cè)試，請(qǐng)大家不要急切離場(chǎng)。 （學(xué)生會(huì)辦公室，10月8日）其他文書（1）：公務(wù)短信其他文書（2）：會(huì)議議程見(jiàn)實(shí)

18、例見(jiàn)實(shí)例其他文書（3）：會(huì)議記錄其他文書（4）：會(huì)議紀(jì)要1定義。用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的法定公文。2特點(diǎn)。 （1）內(nèi)容的紀(jì)實(shí)性。會(huì)議后期或會(huì)后根據(jù)會(huì)議記錄及各種會(huì)議材料整理而成。 （2）表述的紀(jì)要性。只是對(duì)會(huì)議結(jié)果的摘要?dú)w納。 （3）作用的受限性。只對(duì)與會(huì)單位、與會(huì)人員有一定的約束力，有些重要會(huì)議，可以用決議、決定等公文發(fā)布，或以“通知”的附件下發(fā)。 （4）拿實(shí)例說(shuō)。會(huì)議紀(jì)要不加蓋公章。1定義。 借條是人們彼此之間為處理財(cái)務(wù)、物資或事務(wù)來(lái)往，寫給對(duì)方作為憑據(jù)或有所說(shuō)明的條據(jù)。 其他文書（5）：借條借條格式標(biāo)題：借條上款：頂格寫單位名稱或老師名字【尊敬的校團(tuán)委老師】正文：寫明事由或事實(shí)

19、【因什么原因向誰(shuí)借什么東西，何時(shí)歸還要寫清楚】 望批準(zhǔn)。望支持。當(dāng)否，請(qǐng)批示！署名和日期：一些建議（1）保存和收集一些材料，以備不時(shí)之需（2）利用網(wǎng)絡(luò)資源，提高寫作水準(zhǔn)（3）多看相關(guān)的公文，善于借鑒和模仿（4）掌握公文寫作的基本要求，多寫無(wú)妨（5）不必墨守成規(guī)，創(chuàng)新思維自成風(fēng)格（6）用心寫，耐心修改，細(xì)心檢查1、聰明的人有長(zhǎng)的耳朵和短的舌頭。 弗萊格 2、重復(fù)是學(xué)習(xí)之母。 狄慈根 3、當(dāng)你還不能對(duì)自己說(shuō)今天學(xué)到了什么東西時(shí)，你就不要去睡覺(jué)。 利希頓堡 4、人天天都學(xué)到一點(diǎn)東西，而往往所學(xué)到的是發(fā)現(xiàn)昨日學(xué)到的是錯(cuò)的。 B.V 5、學(xué)到很多東西的訣竅，就是一下子不要學(xué)很多。 洛 克 6、學(xué)問(wèn)是異常珍貴的東西，從任何源泉吸收都不可恥。 阿卜日法拉茲 7、學(xué)習(xí)是勞動(dòng)，是充滿思想的勞動(dòng)。 烏申斯基 8、聰明出于勤奮，天才在于積累 華羅庚 9、好學(xué)而不勤問(wèn)非真好學(xué)者。 10、書山有路勤為徑，學(xué)海無(wú)涯苦作舟。 11、人的大腦和肢體一樣，多用