全宗卷的整理

1、全宗卷的整理全宗卷是單位檔案室在管理單位檔案過(guò)程中形成的，能夠說(shuō)明該單位檔案歷史情況的有 關(guān)文件材料所組成的專(zhuān)門(mén)案卷。全宗卷內(nèi)文件材料是隨著全宗管理的延續(xù)而逐漸增加的，平 時(shí)必須注意積累，把全宗管理中產(chǎn)生的文件材料，先歸入預(yù)設(shè)的卷夾內(nèi)，文件材料積累到一 定數(shù)量時(shí)，及時(shí)進(jìn)行整理組卷。整理組卷時(shí)，必須認(rèn)真檢查、鑒定文字材料的完整程度及其 保存價(jià)值，對(duì)于有重要遺缺或無(wú)保存價(jià)值的應(yīng)予以補(bǔ)齊或剔除。具體步驟為：（一）裝訂。文件材料以件為單位進(jìn)行裝訂。（二）分類(lèi)。屬于同一全宗卷的文件材料，按附件 1內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)。（三）排序。文件材料分入不同類(lèi)目后，按形成時(shí)間順序排列。新增文件材料插入相關(guān) 類(lèi)目，向后接續(xù)排

2、列。（四）編號(hào)。在文件材料首頁(yè)上方的空白處進(jìn)行編號(hào)。文件材料的編號(hào)由全宗號(hào)一類(lèi)號(hào) 一件號(hào)三部分組成。全宗號(hào)填寫(xiě)文件材料所屬全宗的編號(hào)。類(lèi)號(hào)填寫(xiě)1 8條的序號(hào)。件號(hào)填寫(xiě)文件材料在相關(guān)類(lèi)目中的流水排列序號(hào)。編號(hào)舉例：741一2 （檔案局全宗號(hào)，全宗介紹類(lèi)，第2件）（五）編目。全宗卷中的文件材料，分類(lèi)別，以件為單位，按照排列順序編制文件目錄。 目錄格式附件2。新增文件材料在相關(guān)類(lèi)目中接續(xù)編制目錄。當(dāng)相同材料出現(xiàn)新舊幾種版本 時(shí)，應(yīng)在目錄備注欄中，注明新版本文件替代舊版本文件的名稱(chēng)和時(shí)間。（六）裝盒。全宗卷文件材料按照分類(lèi)編號(hào)順序裝盒。文件材料較多，一盒裝不下，可 按分類(lèi)編號(hào)順序裝入數(shù)盒。裝有文件材料

3、的全宗卷應(yīng)填寫(xiě)卷盒封面和脊背。卷盒式樣附件3。附件1全宗卷內(nèi)容分類(lèi)1、全宗介紹類(lèi)（1）全宗介紹；（2）成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組文件材料；（3）成立綜合檔案室對(duì)本單位 各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理文件材料；（4）明確分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)及其崗位職責(zé)文件材料；（5）明確分管檔案工作的部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)及其崗位職責(zé)文件材料；（6）明確檔案工作機(jī)構(gòu)（檔案工作）人員及其崗位職責(zé)文件材料；（7）歷年專(zhuān)兼職檔案人員名冊(cè)和文書(shū)處理人員名冊(cè)；（8）檔案管理組織示意圖；（9）檔案工作網(wǎng)絡(luò)管理體系圖；（10）檔案工 作制度；（11）大事記；（12）機(jī)構(gòu)沿革；（13）基礎(chǔ)數(shù)字匯編；（14）歷年機(jī)關(guān)檔案工作 基本情況報(bào)表。2

4、、檔案收集類(lèi)：（1）檔案收集和征集工作的制度、辦法、標(biāo)準(zhǔn)；（2）檔案收集和征集檔案記錄；（3） 檔案（資料）交接文據(jù)（包括各種門(mén)類(lèi)如文書(shū)、會(huì)計(jì)、基建、照片檔案的移交表等）及相關(guān) 目錄；（4）檔案來(lái)源和檔案歷史轉(zhuǎn)移過(guò)程說(shuō)明材料等3、檔案整理類(lèi)：（1）檔案分類(lèi)大綱、分類(lèi)方案（包括檔號(hào)編制說(shuō)明或立卷歸檔類(lèi)目）、歸檔范圍和保管 期限規(guī)定；（2）各門(mén)類(lèi)檔案歸檔整理工作流程；（3）檔案檢索工具（案卷目錄、全引目錄、 歸檔文件目錄、專(zhuān)題目錄、文號(hào)索引、人名索引、全宗介紹等）的編制情況及說(shuō)明；（4）檔案整理工作方案（計(jì)劃）、整理工作說(shuō)明和小結(jié)等。4、檔案鑒定類(lèi)：（1）檔案保管期限鑒定、檔案開(kāi)放鑒定、檔案分級(jí)鑒

5、定、檔案銷(xiāo)毀鑒定、珍貴檔案考證 鑒定等鑒定工作的制度、組織、方案和標(biāo)準(zhǔn)；（2）檔案鑒定、銷(xiāo)毀工作小組成員名單及成立 或調(diào)整檔案鑒定、銷(xiāo)毀工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員的文件材料；（3）檔案鑒定、銷(xiāo)毀工作形成的報(bào)告、 請(qǐng)示及批復(fù)；（4）檔案鑒定、銷(xiāo)毀處置檔案的目錄（清冊(cè)）；（5）各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案 保管期限表。5、檔案保管類(lèi)：（1）檔案保管工作制度；（2）檔案安全檢查、檔案破損情況調(diào)查與修復(fù)（搶救）、重 點(diǎn)檔案保護(hù)、珍貴檔案仿真復(fù)制件制作等工作的記錄和說(shuō)明材料；（3）檔案保管狀況分析和工作總結(jié)、報(bào)告等；（4）檔案、資料清查記錄和清查報(bào)告；（5）檔案庫(kù)房溫濕度登記（或 記錄）；（6）檔案庫(kù)房“九防”措施、制度

6、和記錄6、檔案統(tǒng)計(jì)類(lèi)：（1）檔案統(tǒng)計(jì)制度、辦法；（2）機(jī)關(guān)檔案室基本情況登記表（統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳）；（3）檔案 分類(lèi)統(tǒng)計(jì)表及分析報(bào)告；（4）檔案復(fù)制、搶救情況統(tǒng)計(jì)；（5）檔案收進(jìn)（移出）登記、審 批手續(xù)及情況統(tǒng)計(jì)；（6）重要的利用統(tǒng)計(jì)表；（7）檔案工作統(tǒng)計(jì)分析材料；（8）檔案、資 精選資料，歡迎下載料、檢索工具、編研成果等統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬。7、檔案利用類(lèi)：（1）檔案利用制度；（2）檔案編研材料（大事記、組織沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、專(zhuān)題概 要、發(fā)文匯集、專(zhuān)題文件匯編）的編制情況；（3）檔案開(kāi)放利用和控制使用范圍說(shuō)明；（4） 檔案匯編和公布出版情況及報(bào)批文件；（5）檔案展覽與公布情況；（6）珍貴檔案介紹；（7）檔案利用事例刊登報(bào)道材料；（8）;檔案查、借閱登記記錄及分析（9）檔案利用效果登記 分析；（10）檔案利用效果典型事例匯編。8、新技術(shù)的應(yīng)用類(lèi)：（1）應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)管理檔案的情況記錄、工作報(bào)告及說(shuō)明材料（如計(jì)算機(jī)輔助管理的文 字說(shuō)明材料、計(jì)算機(jī)軟件安裝及使用說(shuō)明情況、計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)盤(pán)等）；（2）檔案信息化和數(shù)