X公司會計(jì)檔案管理辦法(試行)

1、X公司會計(jì)檔案管理方法（試行）第一章總那么第一條為了加強(qiáng)會計(jì)檔案管理，有效保護(hù)和利用會計(jì)檔 案，根據(jù)中華人民共和國會計(jì)法中華人民共和國檔案法 等有關(guān)法律和行政法規(guī),制定本方法。第二條本方法所稱公司指省公司及下屬分、子公司。第三條本方法所稱會計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會計(jì)核算 等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的， 具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計(jì)資料，包括通 過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計(jì)檔案。第四條 公司應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)會計(jì)檔案管理工作，建立和完善會 計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度， 采取可靠的平安防護(hù)技術(shù)和措施，保證會計(jì)檔案的真實(shí)、完 整、可用、平

2、安。第五條公司的財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)管理本單位的會計(jì)檔案。第二章會計(jì)檔案歸檔第六條以下會計(jì)資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔：（一）會計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證。（二）會計(jì)賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資 產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。（三）財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告，包括月度、季度、半年度、年度 財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告及其他財(cái)務(wù)報(bào)告。（四）稅收資料，稅收減免批復(fù)及申報(bào)文件、所得稅匯 算納稅申報(bào)表、發(fā)票存根、抵扣依據(jù)、認(rèn)證手續(xù)等。（五）其他會計(jì)資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行 對賬單、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案 銷毀清冊、會計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計(jì) 資料。第三章電子會計(jì)檔案第七條同時滿足以下條件的，公司

3、內(nèi)部形成的屬于歸檔 范圍的電子會計(jì)資料可僅以電子形式保存，形成電子會計(jì)檔 案：（一）形成的電子會計(jì)資料來源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電 子設(shè)備形成和傳輸。（二）使用的會計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和 讀取電子會計(jì)資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計(jì) 憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)表等會計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、 審核、審批等必要的審簽程序。（三）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利 用電子會計(jì)檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了 電子會計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計(jì)檔案的檢索關(guān)系。（四）采取有效措施，防止電子會計(jì)檔案被篡改。（五）建立電子會計(jì)檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi) 害、意外事故

4、和人為破壞的影響。（六）形成的電子會計(jì)資料不屬于具有永久保存價值或 者其他重要保存價值的會計(jì)檔案。第八條滿足本方法第七條規(guī)定條件，公司從外部接收的 電子會計(jì)資料附有符合中華人民共和國電子簽名法規(guī)定 的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計(jì)檔 案。第四章會計(jì)檔案的整理和歸檔第九條公司每年形成的會計(jì)檔案，由公司財(cái)務(wù)部門按照 歸檔范圍和歸檔要求定期整理、裝訂、立卷成冊，編制會計(jì) 檔案保管清冊。第十條憑證類的會計(jì)檔案公司實(shí)行電算化，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在會計(jì)月度結(jié)束后10個 工作日內(nèi)完成會計(jì)憑證的整理。（一）應(yīng)按序號完整打印該月記賬憑證、有序整理記賬 憑證、原始憑證后裝訂成冊。（二）定本成冊的會計(jì)憑證

5、造冊簽字或蓋章后作為檔案 資料管理。第十一條 賬本類的會計(jì)檔案財(cái)務(wù)部門應(yīng)在年度會計(jì)決算報(bào)表報(bào)出后30個工作日內(nèi) 完成會計(jì)賬簿整理。（一）完整打印各類賬頁、裝訂成紙質(zhì)賬本。（二）在首頁簽字蓋章后作為檔案資料管理。第十二條 財(cái)務(wù)報(bào)告類的會計(jì)檔案財(cái)務(wù)部門應(yīng)在年度會計(jì)決算報(bào)表報(bào)出后30個工作日內(nèi) 將該年度內(nèi)所有會計(jì)報(bào)表資料整理并作為檔案資料管理。第十三條其他會計(jì)檔案公司具體經(jīng)辦的財(cái)務(wù)人員應(yīng)在財(cái)務(wù)事項(xiàng)工作完結(jié)后15 個工作日內(nèi)將已操作完畢的其他財(cái)務(wù)資料整理、編號后作為 檔案資料管理。第十四條 紙質(zhì)會計(jì)檔案移交時應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。 電子會計(jì)檔案移交時應(yīng)當(dāng)將電子會計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并 移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)

6、符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊 格式的電子會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。第十五條 財(cái)務(wù)部門的檔案管理人員在接收電子會計(jì)檔 案時，應(yīng)當(dāng)對電子會計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安 全性進(jìn)行檢測，符合要求的才能接收。第五章會計(jì)檔案的保管第十六條 會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。 定期保管期限一般分為10年和30年。會計(jì)檔案的保管期限, 從會計(jì)年度終了后的第一天算起。第十七條各類會計(jì)檔案的保管期限原那么上應(yīng)當(dāng)按照本 方法附表執(zhí)行，本方法規(guī)定的會計(jì)檔案保管期限為最低保管 期限。公司會計(jì)檔案的具體名稱如有同本方法附表所列檔案 名稱不相符的，應(yīng)當(dāng)比照類似檔案的保管期限辦理。第十八條會計(jì)檔案資料應(yīng)

7、分類存放，會計(jì)檔案管理員 編制財(cái)務(wù)檔案存放索引表以便查找。第十九條會計(jì)檔案資料存放地必須保障其平安性，保 管人員交接時須移交所有相關(guān)鑰匙或必要時進(jìn)行換鎖。第二十條 會計(jì)檔案應(yīng)妥善保管，存放有序，查找方便， 嚴(yán)格執(zhí)行平安和保密制度，不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損、散失 和泄密。第二十一條對于電腦存儲的財(cái)務(wù)檔案資料，其重要程 度及管理責(zé)任等同于紙質(zhì)檔案資料。對于電腦中存儲的財(cái)務(wù) 檔案資料，必須設(shè)置由財(cái)務(wù)人員專管的查詢密碼或開機(jī)的口 令。第六章會計(jì)檔案的借閱第二十二條會計(jì)檔案的借閱使用1、財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立會計(jì)檔案清冊和借閱登記清冊。2、凡需借閱會計(jì)檔案的人員，須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或單位 負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理調(diào)閱手

8、續(xù)。3、借閱會計(jì)檔案的人員，不得在案卷中標(biāo)畫，不得拆 散原卷冊，更不得抽換，嚴(yán)禁篡改和損壞。4、借閱會計(jì)檔案的人員，不得將會計(jì)檔案攜帶出外， 特殊情況，須經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。第二十三條需要復(fù)制會計(jì)檔案的，須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可復(fù)制。第六章會計(jì)檔案的銷毀和移交第二十四條 公司應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會計(jì)檔案 進(jìn)行鑒定，并形成會計(jì)檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保 存的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限；對保管期滿，確無 保存價值的會計(jì)檔案，可以銷毀。第二十五條 會計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由財(cái)務(wù)部門牽頭, 組織單位審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行。第二十六條 經(jīng)鑒定可以銷毀的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)編制

9、會 計(jì)檔案銷毀清冊，報(bào)經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)后，方可銷毀。分、 子公司不得自行銷毀任何財(cái)務(wù)檔案資料，分、子公司會計(jì)檔 案銷毀須向省公司提出書面申請并得到批復(fù)后實(shí)施。第二十七條按規(guī)定銷毀會計(jì)檔案時，應(yīng)由財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門等機(jī)構(gòu)共同派人監(jiān)銷。第二十八條 經(jīng)鑒定可以銷毀的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照以 下程序銷毀：（-）財(cái)務(wù)部門編制會計(jì)檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計(jì) 檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期 限、已保管期限和銷毀時間等內(nèi)容。（二）單位負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門經(jīng)辦人在 會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。（三）監(jiān)銷人在會計(jì)檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀 清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)

10、核對；在會計(jì)檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會 計(jì)檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。電子會計(jì)檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的 規(guī)定，并由財(cái)務(wù)部門和信息系統(tǒng)管理部門共同派員監(jiān)銷。第二十九條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會計(jì)憑證和 涉及其他未了事項(xiàng)的會計(jì)憑證不得銷毀，紙質(zhì)會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng) 單獨(dú)抽出立卷，電子會計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存，保管到未了事項(xiàng)完 結(jié)時為止。第三十條 單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會 計(jì)檔案鑒定意見書、會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊 中列明。第三十一條 分公司撤銷、解散或其他原因終止經(jīng)營的, 在終止或辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計(jì)檔案移交給上 一級公司財(cái)務(wù)部門管理。子公司解散、破產(chǎn)或其他原因終止 經(jīng)營

11、的，在終止或辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計(jì)檔案移 交給省公司財(cái)務(wù)部門管理。第三十二條 單位之間交接會計(jì)檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng) 辦理會計(jì)檔案交接手續(xù)。（一）移交會計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會計(jì)檔案移交清 冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計(jì)檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、 檔案編號、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容。（二）交接會計(jì)檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案移 交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位有關(guān)負(fù)責(zé)人 負(fù)責(zé)監(jiān)督。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當(dāng)在會 計(jì)檔案移交清冊上簽名或蓋章。（三）電子會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格 式的電子會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。檔案接受單 位應(yīng)當(dāng)對保存電子會計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)， 確保所接收電子會計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和平安。第七章附那么第三十三條本方法未涉及的會計(jì)檔案管理情況按國家有 關(guān)規(guī)定處理。第三十四條本方法由省公司財(cái)務(wù)中心負(fù)責(zé)解釋。第三十五條本方法自發(fā)文之日起執(zhí)行。附表：企業(yè)會計(jì)檔案保管期限表企業(yè)會計(jì)檔案保管期限表序號檔案名稱保管期限備注會計(jì)憑證1原始憑證30年2記賬憑證30年二會計(jì)