紫色商務(wù)高效會議管理培訓(xùn)課件PPT模板

1、20XX BUSINESS高效會議管理Efficient Meeting Management主講人：XX培訓(xùn)部日期：20XX-xx-xx目 錄CONTENTS會議的目的Purpose of the meeting會議的現(xiàn)狀Status of the conference高效會議技巧Effective Meeting Skills01.02.03.會議的目的Purpose of the meetingPART 01為什么要開會集思廣益頭腦風(fēng)暴問題討論產(chǎn)生決策聽取匯報(bào)分配任務(wù)融合意見達(dá)成共識資訊分享政策宣傳表彰先進(jìn)激勵(lì)土氣010203040506會議的目的會議的現(xiàn)狀Status of the c

2、onferencePART 031.很多會議未事先準(zhǔn)備材料；已準(zhǔn)備材料的會議，有多數(shù)人會前未閱讀；2.有多數(shù)參會者不知會議議題、目標(biāo)、不知應(yīng)否參加會議；3.多數(shù)會議不能準(zhǔn)時(shí)召開，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束；4.有不少人人到心不到，或忙于接/打電話，或忙于自己的其他工作，或閉目養(yǎng)神，或做局外人，一言不發(fā)。5.有不少人在開大會時(shí)開小會，對他人的發(fā)言置之不理或無理打斷；6.有不少人開會不做記錄；會議的現(xiàn)狀7.會議氣氛極差，爭吵、推卸、指責(zé)頻頻發(fā)生，反而對會議議題不感興趣。8.對會議中涉及的問題、責(zé)任等，不能正確對待。9.會議中涉及的工作往往分配給未參加會議的人。10.有多數(shù)會議的決議時(shí)在會議結(jié)束前的很短一段時(shí)間內(nèi)做出

3、的。（因急于結(jié)束、休息，故草草了結(jié)）11.多數(shù)會議毫無效果，議而不決，決而不行，行而不通。12.不少與會者，離場時(shí)不能保持會議室整潔。會議的現(xiàn)狀哈佛商業(yè)評論05年第7期中有這樣的一句話：任何會議都是要么富有成效，要么純粹浪費(fèi)時(shí)間，二者必居其一。無效的會議不僅是一種管理成本的浪費(fèi)，而且也會引起與會者對會議和公司管理現(xiàn)狀的不滿，使大家心生倦怠感，從而降低團(tuán)隊(duì)的凝聚力。會議的現(xiàn)狀高效會議技巧Effective Meeting SkillsPART 03低效會議原因是什么？沒有提前準(zhǔn)備好會場、開會設(shè)施（比如電腦、投影儀、麥克風(fēng)、白板、白板筆、激光筆）、會議討論材料、會議簽到表等。沒有提前準(zhǔn)備好會議議題

4、、議程、會議材料、參與人、主持人、記錄人等開會前沒有提前通知與會者相關(guān)事宜及會議材料學(xué)習(xí)；1.會議前缺乏準(zhǔn)備高效會議技巧2.會議中缺乏控制03.議而不決，沒有形成有效的決策。04.沒有嚴(yán)格按照會議的議程進(jìn)行01.未能很好地控制時(shí)間，如未能及時(shí)開始或拖沓、冗長，未能及時(shí)結(jié)束。05.氣氛緊張、壓抑，未能很好地鼓勵(lì)大家積極發(fā)言；或領(lǐng)導(dǎo)者一言堂，沒有發(fā)掘出全體與會人員的智慧。02.與會者相互間爭吵的厲害，未能很好地尊重相互的意見，甚至出現(xiàn)人身攻擊的現(xiàn)象。06.未能很好地圍繞主題進(jìn)行討論或發(fā)言，出現(xiàn)閑談或跑題現(xiàn)象。高效會議技巧3.會議后缺乏跟蹤會議結(jié)束后，未對形成的決策或待完成的工作指定責(zé)任人、時(shí)限并進(jìn)

5、行追蹤，這樣的會議也幾乎是無任何意義的！高效會議技巧低效會議有哪些成本？ 一家公司會不會開會，決定了該公司的競爭優(yōu)勢。一家公司開會的效率與執(zhí)行，決定了該公司全面管理的效率與執(zhí)行。會議是公司管理的必備工具。而會議的成本則常常被忽略。高效會議技巧（1）只在必要時(shí)召開 （2）事先對時(shí)間、地點(diǎn)、會場等進(jìn)行了認(rèn)真的籌劃（3）擬定和分發(fā)了議程表，按時(shí)開始，按時(shí)結(jié)束（4）請到了有經(jīng)驗(yàn)和能力的人參與 （5）與會者積極參與，主持人準(zhǔn)確引導(dǎo)、控制會議進(jìn)程與方向（6）通過研究、討論、歸納形成了鮮明的結(jié)論和成果 （7）清晰記錄了所有建議、決定及執(zhí)行責(zé)任人 （8）會后跟蹤并依據(jù)完善的報(bào)告流程監(jiān)控（9）持續(xù)改進(jìn)高效會議的

6、表現(xiàn)高效會議技巧提高決策效率降低運(yùn)作成本改善組織氣氛對于公司來說，高效的會議可以增加團(tuán)隊(duì)凝聚力增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)執(zhí)行力提高決策效率對于管理者來說，高效的會議可以高效會議的好處高效會議技巧在所有會議開始之前，先問一下這是不是必須要開的會議原則一廢除不必要的會議原則二排除不需要參加的人員只找那些有必要傾聽的人和可以提供有效建議的人，讓有效的會議在有效的范圍內(nèi)發(fā)生，排除不必要參加會議的人員原則三會議準(zhǔn)時(shí)開始準(zhǔn)時(shí)結(jié)束 讓會議準(zhǔn)時(shí)開始時(shí)結(jié)束，壓縮會的時(shí)間，三個(gè)小的會一個(gè)小時(shí)可以開完原則四重視開會的結(jié)論 議而不決不如不開，沒有結(jié)論的會不如不開，如果沒有產(chǎn)生決議那么這個(gè)會議就不能散高效會議四個(gè)主要原則高效會議技巧無需

7、開會的五個(gè)如果已經(jīng)按慣例每周聚會沒什么特別的事情要討論你是唯一做決策并且知道該怎么做的人（開會讓他人參與只能把問題弄糟）會議成本太大還有比開會更好的方法高效會議技巧必需開會的五個(gè)如果必須把信息同時(shí)傳達(dá)給很多人聽取部門匯報(bào)工作給小組委派任務(wù)有些事情需要當(dāng)眾表揚(yáng)或批評要讓別人參與決策以集思廣益高效會議技巧246135會議名稱和目的召開日期、開始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間參加者名單會議主題、討論項(xiàng)目和會議類型召開地點(diǎn)其他（參加者事前必須準(zhǔn)備的資料）1.1.會前準(zhǔn)備（會議通知）如果必須召開會議，就應(yīng)當(dāng)在3天之前，至少在1天之前預(yù)先通知，以便做好會議事項(xiàng)的準(zhǔn)備工作。應(yīng)當(dāng)記入事前通知的項(xiàng)目：高效會議技巧讓具有決定權(quán)的

8、人參加讓對會議主題存在強(qiáng)烈疑問的人參加讓能夠正確表達(dá)自己意見的人參加即使是其他部門的人，如果與會議有關(guān)系，也讓其參加讓與會議主題有關(guān)的專家參加1.2.會前準(zhǔn)備（選擇參會人員）如何能夠僅讓必要的人員參加會議呢？對會議參加者進(jìn)行選擇的條件：15432高效會議技巧1.3.會前準(zhǔn)備（準(zhǔn)備會議資料） 為了開成意見紛呈的會議，就應(yīng)當(dāng)將事先傳達(dá)議題并盡可能提前分發(fā)討論資料作為堅(jiān)定不移的原則。理想的情況是，對于定期召開的會議的既定議題，其討論資料的事前分發(fā)工作也要在給出的日期之內(nèi)確定并執(zhí)行。高效會議技巧2.1.會中準(zhǔn)備（時(shí)間管理技巧）這是解決會議拖延問題比較有效的措施 太短不利于充分溝通達(dá)成最佳結(jié)論；太長也影

9、響效率 比較容易取得成效 可電話通知 會議盡量安排在下班前召開會議時(shí)間一般需計(jì)劃和控制在半小時(shí)到兩小時(shí)重要的事項(xiàng)安排在會議前階段 處理突發(fā)事件，隨時(shí)快速組織高效會議技巧1.按時(shí)開始，按時(shí)結(jié)束 2.主持人在會議開始重申會議議程3.發(fā)言者事先準(zhǔn)備，簡潔明了4.一個(gè)議題討論基本成型之后，主持人要迅速總結(jié)，并迅速將會議導(dǎo)入下一個(gè)階段。時(shí)間 1.按順序發(fā)言，自由發(fā)言應(yīng)控制時(shí)間與方向2.將未解決的問題，開進(jìn)“停車場”3.對有創(chuàng)造性但不成熟的發(fā)言，鼓勵(lì)其會后完善4.不要重復(fù)別人的觀點(diǎn)和提出的問題5.及時(shí)糾正跑題，制止開小會流程 2.2.會中準(zhǔn)備（議程控制）高效會議技巧按照議程進(jìn)行，營造和諧氣氛正確總結(jié)討論內(nèi)

10、容引導(dǎo)發(fā)言者，解釋使人困惑的發(fā)言尊重別人，避免意見一邊倒的情況減少與議題無關(guān)的爭辯和討論 保證中立態(tài)度 主持人責(zé)任 個(gè)人行為有準(zhǔn)備而來 準(zhǔn)時(shí)到會 全神貫注 不要開小會 ，尊重他人意見關(guān)掉手機(jī)或調(diào)至“靜音” 發(fā)言富有建設(shè)性和從效果出發(fā)暢所欲言 2.3.會中準(zhǔn)備（會議氛圍）高效的會議是全體與會人員的責(zé)任高效會議技巧2.4.會中準(zhǔn)備（監(jiān)視會議成果）時(shí)刻檢視：會議是否在為既定的目標(biāo)服務(wù)每一項(xiàng)議題討論結(jié)束，將討論結(jié)果及時(shí)整理，形成記錄 如果時(shí)間允許，對于“停車場”內(nèi)的內(nèi)容進(jìn)行處理對于所有執(zhí)行性的決議，都要明確責(zé)任人和完成時(shí)間會議結(jié)束之前，回顧會議議程，看是否主要問題都得到了解決如有必要，確定下次會議的大

11、體時(shí)間 高效會議技巧3.會后跟進(jìn)組織者需要如何 盡快向每個(gè)與會者下發(fā)會議紀(jì)要將會議精神迅速傳達(dá)到當(dāng)事部門對會上確定的任務(wù)承擔(dān)者，詢問需要的資源和支持，給予鼓勵(lì)對于會上沒有解決的問題，找到原因，組織新的會議解決總結(jié)會議成功或失敗的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)，持續(xù)改進(jìn)參會者的會后跟蹤 拿到會議記錄以后要細(xì)讀考慮自己任務(wù)的完成方法了解其他參會者的想法會議事項(xiàng)的督辦：安排專人跟進(jìn)會議決議的落實(shí)情況并及時(shí)公布，將會議決議的落實(shí)和執(zhí)行結(jié)果作為對相關(guān)責(zé)任者的考評指標(biāo)之一 高效會議技巧3.1.會后三大追蹤行動追蹤行動項(xiàng)目是確定的，這個(gè)事誰來做、何時(shí)做、怎么做、在哪做執(zhí)行人追蹤行動落到具體人的身上完成時(shí)間追蹤保證決議定下的事情

12、按時(shí)完成010203高效會議技巧傾聽比訴說更重要、思考比傾聽更重要議而不決不如不議有好的結(jié)果的會議就是好的會議如果批評就一定要有建議會議是為了建設(shè)不是為了破壞否定一件事情要比建設(shè)一件事情容易上百倍上千倍好創(chuàng)意不是一個(gè)人形成的好創(chuàng)意不可能第一次就提對高效會議技巧20XX BUSINESS培訓(xùn)結(jié)束，謝謝Efficient Meeting Management主講人：XX培訓(xùn)部日期：20XX-xx-xx感謝您的下載，本PPT模板內(nèi)容均可自由替換和編輯。Thank you for downloading, the PPT content can be freely replaced and edited.本PPT模板經(jīng)過精心編排，使用者可根據(jù)實(shí)際情況需要自由替換和編輯，再次感謝您的下載，有您的支持，是我們不斷進(jìn)步的動力與源泉。This PPT has been carefully arranged. Users can freely replace and edit it according to the actual situation. Thank you again for your download. With your support, it is the driving force and