2022年分公司辦事處工作規(guī)章制度

1、分公司辦事處工作規(guī)章制度 _ 整理：龍行天下 17.0 17.1 管理大綱總公司的規(guī)章制度為駐外機(jī)構(gòu)員工作業(yè)的基礎(chǔ)，駐外機(jī)構(gòu)章程是該員工的行為指南，各員工通過認(rèn)真學(xué)習(xí)，從而使得業(yè)務(wù)操作正規(guī)化、工作條理化，樹立公司良好的的公眾形象。17.1.1 負(fù)責(zé)人職守a 嚴(yán)于律已，做好表率；b 心胸寬大，悉心聽取意見；c 善于團(tuán)結(jié)員工，做好引導(dǎo)工作；d 辦事公正，職責(zé)分明；e 注重業(yè)績，重視開拓，做好市場管理工作；f 要敢于承擔(dān)責(zé)任。17.1.2 財(cái)務(wù)運(yùn)作（實(shí)行電算化管理）a 資金流轉(zhuǎn)：用款先申請后使用，資金回籠及時(shí)； 貨款管理：貨款管理：全部轉(zhuǎn)入總公司帳上，不得當(dāng)?shù)乜哿?；?yīng)收帳款管理：對應(yīng)收帳要每月定期核

2、對，及時(shí)催收，業(yè)務(wù)員要做好清理工作。 備用金管理：固定費(fèi)用：書面形式向總部傳真申請，由總公司負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，由總部匯出；辦公費(fèi)用：由總公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后報(bào)銷，每月末由總公司財(cái)務(wù)部處理； 采購費(fèi)用：小批量元件采購費(fèi)用管理，采購人員按獲總部批準(zhǔn)的額度填寫資金使 用申請單，由總公司會計(jì)審批，并支付貨款即可當(dāng)?shù)貓?zhí)行；b 物流監(jiān)控：做到“ 嚴(yán)格、準(zhǔn)確、安全、迅捷” 每個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)必須無一遺漏，貨物進(jìn)出 倉庫必須憑有效的單據(jù)，做到“ 貨到有單，貨走單隨“ 。 本公司產(chǎn)品（詳見倉管員職責(zé)）向總部申請發(fā)貨或通知收貨；發(fā)貨：銷售發(fā)貨；樣品發(fā)貨；退貨：客戶退貨回分公司或總公司；辦事處退貨回總公司； 當(dāng)?shù)赝赓徫锲?辦公

3、用品：集中統(tǒng)一購買，歸倉庫保管，領(lǐng)用時(shí)填寫領(lǐng)用單；生產(chǎn)用貨物品：原則上是需要時(shí)購買。17.1.3 業(yè)務(wù)管理 a 銷售業(yè)務(wù) 市場人員：嚴(yán)格業(yè)務(wù)作風(fēng)，培養(yǎng)技術(shù)型銷售工程師，控制業(yè)務(wù)費(fèi)用，每位業(yè)務(wù)必須 掌握 35 個(gè)長期客戶；市場鞏固及開拓：對原有市場的鞏固和分析，開拓新的市場；市場信息收集及反饋：建立客戶源庫，做到行業(yè)資源共享，分析行業(yè)特點(diǎn)，便于市場定 位，并及時(shí)反饋總部；建立權(quán)威雜志檔庫，同行業(yè)商家情報(bào)文檔庫，技術(shù)支持文樣庫；業(yè)務(wù)研討會， 總結(jié)業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)， 對暴露出問題應(yīng)及時(shí)反饋并解決，制定計(jì)劃（日、周、月）；業(yè)務(wù)每日晚匯報(bào)當(dāng)天工作情況，集體參考，并作出下一步計(jì)劃，由經(jīng)理安排下日的工作；對疑難案例

4、當(dāng)日填寫疑難案例反饋表傳回總部，總部產(chǎn)品部參考后作出方案，指導(dǎo) 業(yè)務(wù)員的下一步行動。b 執(zhí)行 XXX 科技銷售人員職責(zé)。17.1.4 內(nèi)務(wù)管理 a、宿舍管理：見宿舍管理規(guī)定；b、考勤管理及人事考核，詳見辦事處工作規(guī)章制度。17.1.5 表格管理：因?yàn)楣芾砗徒y(tǒng)計(jì)的需要，制訂以下一套表格，各有關(guān)人員按要求填寫；a、每月財(cái)務(wù)部會計(jì)要完成各種表格的填寫，包括對外報(bào)送的各種稅務(wù)報(bào)表和內(nèi)部統(tǒng)計(jì)表格（月度費(fèi)用統(tǒng)計(jì)報(bào)表、銷售回款情況統(tǒng)計(jì)表） ；b、出納員要填寫：存貨日報(bào)表、現(xiàn)金日報(bào)表 月末填寫）；（每日填寫）、進(jìn)銷存表、物料倉庫差異清單 （每c、業(yè)務(wù)人員填寫：業(yè)務(wù)員銷售、回款情況統(tǒng)計(jì)表（每月）、一周工作總結(jié)樣

5、品外借、收回情況統(tǒng)計(jì)、新客戶業(yè)務(wù)處理反饋單。17.1.6 駐外機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)直接受總公司的管理與監(jiān)督。17.2 駐外機(jī)構(gòu)倉庫職責(zé)17.2.1 對庫存物進(jìn)行妥善保管，保證物料堆放整齊，不混雜、不變質(zhì)，有明確的名稱、存放地和記錄物量的收發(fā)卡；17.2.2 對物料實(shí)施“ 先進(jìn)先出” 式的管理方法，入庫顏色按春夏秋冬四種顏色警示。超過三個(gè)月的物品應(yīng)重新檢測，重新將當(dāng)季顏色貼在盒子上，有問題的應(yīng)及時(shí)返回總公司；17.2.3 區(qū)分不同出入庫方式，向總部申請收貨，銷售發(fā)貨、樣品發(fā)貨、客戶退貨回辦事處，辦事處退貨回總公司、 當(dāng)?shù)夭少徣霂斓雀鞣N記錄出入庫憑證，保證憑單據(jù)出入庫，按憑證入帳。具體操作：a、 以總部標(biāo)準(zhǔn)

6、品的安全量為參照，實(shí)行安全庫存量（各地根據(jù)具體情況制定）調(diào)度管理，具體樣例附后；b、 財(cái)務(wù)部出納兼?zhèn)}管員，出入庫單據(jù)實(shí)行電腦管理，電腦打單，會計(jì)負(fù)責(zé)打單。c 、中小客戶貨品物流控制：業(yè)務(wù)員遞交正規(guī)合同財(cái)務(wù)部審批分公司經(jīng)理審財(cái)務(wù)部開具出庫單業(yè)務(wù)員或客戶簽單出庫財(cái)務(wù)部審批分公司經(jīng)理審批總d 大宗貨品物流控制：業(yè)務(wù)員遞交正規(guī)合同部審批財(cái)務(wù)部開具出庫單業(yè)務(wù)員或客戶簽單出庫e、 新產(chǎn)品（ OEM）及庫虛產(chǎn)品物流控制：需求 加工意向客戶業(yè)務(wù)員分公司經(jīng)理審批總部產(chǎn)品部審批轉(zhuǎn)60%定金、 全額財(cái)務(wù)部開具出庫單工廠生產(chǎn)或倉庫（總部）備貨業(yè)務(wù)員或客戶簽單 出庫 f、當(dāng)?shù)夭少徫锪骺刂疲翰少徤暾垎畏止窘?jīng)理審批總部采

7、購部審批總公司財(cái)務(wù)審批分公司采購驗(yàn)收入庫保存完整的出庫憑證；17.2.4 對出入庫的物料進(jìn)行數(shù)量和品質(zhì)上的核查；17.2.5 進(jìn)行每月一次的月底盤存工作，核查帳、卡、物是否相符，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向財(cái)務(wù)部匯 報(bào)并查明原因；17.2.6 對倉庫進(jìn)行定期清理，針對死庫存、庫存過大或少的情況向分公司經(jīng)理及時(shí)的反映，使庫存趨于合理。根據(jù)周轉(zhuǎn)時(shí)間，設(shè)置合理間段，采用經(jīng)黃牌報(bào)警。（紅牌返回總公 司，黃牌抓緊出售）；17.2.7 每月末配合總部財(cái)務(wù)部進(jìn)行盤點(diǎn)，盤盈盤虧及時(shí)查明原因，并拿出處理意見交審計(jì)；17.2.8 對出入庫單的記錄要求有明確的物料來源（供應(yīng)商）存完整的出庫憑證；、去向（用戶）及其他標(biāo)注，并保17

8、.2.9 外借樣品返回時(shí)，須檢查配件說明書是否齊全，是否有損壞等不良情況，產(chǎn)品配件 說明書不齊全者，存放倉庫暫存區(qū)并督促經(jīng)辦人打欠條。外借或外購產(chǎn)品無技術(shù)部 簽字時(shí)，不得辦理正式入庫手續(xù)（可停放暫存區(qū)）；17.2.10 設(shè)立樣品專柜，每種產(chǎn)品至少需保存樣品一塊，貼“ 樣品” 標(biāo)簽，并有技術(shù)部人員加貼 的“ 合格” 標(biāo)志。17.2.11對出入庫的物品須做全面的開箱檢查；17.2.12 對元器件的存放應(yīng)注意同一品種的單件包裝數(shù)量要一致；17.2.13 物品出入庫必須有書面憑證，內(nèi)部領(lǐng)用填寫借貨單，銷售人員借貨必須有財(cái)務(wù)部的單 據(jù)，退貨時(shí)必須有合同；17.2.14 出貨單處理：a 送貨上門的業(yè)務(wù)情況

9、 分公司會計(jì)據(jù)經(jīng)審批的銷售合同打印一式五聯(lián)出貨單，并由分公司經(jīng)理據(jù)合同驗(yàn)單簽名后將單據(jù)交給倉管員，倉管員對一式五聯(lián)的出貨單確認(rèn)并簽字認(rèn)可，一聯(lián)返回財(cái)務(wù) 存根，四聯(lián)隨貨交付發(fā)貨員，發(fā)貨員對于接收的貨物清點(diǎn)確認(rèn)無誤后在出貨單簽字認(rèn) 可，其中一聯(lián)返還倉管，三聯(lián)隨貨同行，要求客戶簽名蓋章后，一聯(lián)返回財(cái)務(wù)做帳，一聯(lián)發(fā)貨員留存，一聯(lián)給客戶。b 通過貨運(yùn)公司的業(yè)務(wù) 辦事處經(jīng)理據(jù)經(jīng)審批的銷售合同打印一式五聯(lián)出貨單，并由分公司以理據(jù)合同驗(yàn)單簽名后將單據(jù)交給倉管員，倉管員對一式五聯(lián)的出貨單確認(rèn)并簽字認(rèn)可，二聯(lián)返回財(cái)務(wù)（其中一聯(lián)為存根，一聯(lián)做帳） ，三聯(lián)隨貨交付發(fā)貨員，發(fā)貨員對于接收的貨物清點(diǎn)確 認(rèn)無誤后在出貨單上

10、簽字認(rèn)可，其中一聯(lián)返回給倉管員，自己留存一聯(lián)，一聯(lián)隨貨同行。隨貨同行聯(lián)要求客戶簽字蓋章后傳真回公司。若在發(fā)貨 10 天內(nèi)還沒收到由客戶簽名蓋章的出貨單傳真件，由發(fā)貨員打電話確認(rèn)客戶是否已收到貨物，發(fā)貨員在電話確 認(rèn)客戶收到貨物后， 在出貨單上寫明何時(shí)打電話確認(rèn)并簽字認(rèn)可，將此單復(fù)印交財(cái)務(wù)。若客戶未收到貨應(yīng)與貨運(yùn)公司聯(lián)系并查實(shí)貨物下落情況。17.2.15 對于無入庫單的貨物不得入庫，禁止倉管員不允許私自存放任何物品。17.2.16 貨物發(fā)運(yùn)時(shí)要保單價(jià)的80%以上，否則后果誰辦誰負(fù)責(zé)。17.3 辦公區(qū)域劃分和職能機(jī)構(gòu)設(shè)置外人員組成 17.3.1 辦公區(qū)域劃分 a 接待區(qū)、展示區(qū)（內(nèi)墻貼裝公司形象燈

11、片；設(shè)立展示架）b 業(yè)務(wù)區(qū)、辦公室 c 經(jīng)理室 d OQC 區(qū) e 倉庫區(qū) 17.3.2 職能機(jī)構(gòu)設(shè)置及人員組成（見職能機(jī)構(gòu)圖）17.4 分公司辦事處經(jīng)理職責(zé) 17.4.1 對公司的發(fā)展方向，以經(jīng)營方針進(jìn)行分析總結(jié)并交公司總經(jīng)理過行決策；17.4.2 推行公司制定的政策及相關(guān)的制度，使之落到實(shí)處；17.4.3 每日晚聽取各部門人員的工作匯報(bào)，每周六上午召開市場會議，中午 12：00 將情況傳回總部，并保持對他們工作的指派和監(jiān)察；17.4.4 具有對公司人員的考察權(quán)，可把人事任免計(jì)劃提交總經(jīng)理批示；17.4.5 對轄區(qū)范圍的市場環(huán)境分析并提出開拓方案；17.4.6 主管辦事處的重大外交事務(wù)；17

12、.4.7 協(xié)調(diào)各部門的運(yùn)作關(guān)系；17.4.8 處理內(nèi)外的重大突發(fā)事件；17.4.9 有隨時(shí)召集召開各部門會議的權(quán)力，并作出會議記錄；17.4.10 負(fù)責(zé)市場人員也差情況的安排并對出差時(shí)限審批；17.4.11 負(fù)責(zé)客戶投訴處理；17.4.12 處理一些特殊訂單（低價(jià)單、大客戶、特殊行業(yè)用戶、特殊行業(yè)貿(mào)易）17.4.13 質(zhì)量、防火第一責(zé)任人；17.4.14 對公司的人、財(cái)、物負(fù)全面責(zé)任；17.4.15 負(fù)責(zé)所有管理表格（月度費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表格、銷售回款統(tǒng)計(jì)表、三天內(nèi)預(yù)計(jì)四項(xiàng)計(jì)劃、存 貨日報(bào)表、進(jìn)銷存表、業(yè)務(wù)員銷售回款情況統(tǒng)計(jì)表、一周工作總結(jié)、新客戶業(yè)務(wù)處理反饋清單、樣品外借、收回情況統(tǒng)計(jì)表）的審核和按

13、時(shí)傳回總公司；17.4.16 每月 15、30 日檢查倉庫壞品區(qū)，對壞品交加回總部處理。17.5 辦事處技術(shù)部職責(zé)17.5.1 負(fù)責(zé)處理公司對客戶的技術(shù)支持；a 客戶購買公司產(chǎn)品后，不會使用；b 客戶使用公司產(chǎn)品時(shí)，出現(xiàn)技術(shù)問題；17.5.2 負(fù)責(zé)處理對辦事處內(nèi)部的技術(shù)支持；a 臨時(shí)性的整機(jī)裝配；b 對外購品的入庫檢測；c 客戶退貨品由業(yè)務(wù)員和技術(shù)人員共同判斷是否為本公司產(chǎn)品，對屬于本公司的產(chǎn)品 進(jìn)檢測。17.5.3 銷售業(yè)務(wù) 市場人員：嚴(yán)格業(yè)務(wù)作風(fēng)，培養(yǎng)技術(shù)型銷售工程師，控制業(yè)務(wù)費(fèi)用，每位業(yè)務(wù)必須 掌握 35 個(gè)長期客戶；市場鞏固及開拓：對原有市場的鞏固和分析，開拓新的市場；市場信息收集及反饋：建立客戶源庫，做到行業(yè)資源共享，分析行業(yè)特點(diǎn)，