文件編制規(guī)范

1、四 川 什 邡 市 三 高 生 化 實 業(yè) 有 限 公 司SICHUAN SHIFANG SANGAO BIOCHEMICAL INDUSTRIAL CO.,LTD文件編制規(guī)范受控狀態(tài)：文件編號：SG/ZL-GL-00-01修訂狀態(tài)： 00分 發(fā) 號：2017-06-01發(fā)布 2017-07-01實施編制：廖邦君 審核： 批準：日期：2017.05.20 日期： 日期：會簽與修訂頁：會簽頁:部 門簽 名日 期備 注會 簽行政部會 簽質量部會 簽研發(fā)部會 簽生產部會 簽采購部會 簽財務部會 簽市場部會 簽設動部會 簽環(huán)安辦會 簽修訂記錄:修訂狀態(tài)修訂日期生效日期更 改 內 容修訂人1 目的對公司

2、質量管理體系文件的編號（除技術性文件）及編寫格式加以規(guī)定，使其規(guī)范化。2 適用范圍編號適用于除了技術性文件外的其他文件的編寫，文件格式適用于所有文件的編寫。3 職責3.1 管理部負責除技術性文件外其他文件的編號管理及所有文件格式的審核。3.2 各文件編制部門的負責人負責對本部門所編制文件的內容進行審核或批準。4 工作程序4.1 文件編號管理4.1.1部門代碼及分發(fā)號說明(部門代碼是部門名稱兩個漢字拼音的簡寫)部 門 名稱代 碼分發(fā)號總經(jīng)理GM01行政部XZ02生產部SC03供應部GY04質量部ZL05財務部CW06研發(fā)部YF07市場部YX08設動部SD09環(huán)安辦HA10以上部門代碼只適用于常州

3、恒立流體技術有限公司。4.1.2文件類別代號說明層級文件類型文件代碼層級文件類型文件代碼一級質量手冊QMS三級外來文件WL公文內部公文GW二級程序文件CX傳真文件CZ三級管理性作業(yè)文件ZY會議紀要HY崗位職責說明書GZ四級記錄JL注：公文是指公司正式印發(fā)的各類請示、通知、通報、決定、函、傳真、會議紀要等文件，請示、通知、通報統(tǒng)一用內部公文格式，決定和函不作要求。4.1.3 文件編號規(guī)則4.1.3.1 文件編號禁止使用字母O和I，以免造成辨識上的困難。4.1.3.2 QMS管理手冊編號：SG/ QMS- AA-YYYY 發(fā)布年號 修訂狀態(tài)（即版本號和修訂次數(shù)，如A0） 質量手冊代碼 四川什邡三高

4、代碼如：HL/QMS A0-2016表示2016年發(fā)布的質量手冊。4.1.3.3 程序文件編號：SG/CX-AA-BB-YYYY 發(fā)布年號 修訂狀態(tài)（即版本號和修訂次數(shù)，如A0） 文件號，用兩位數(shù)字表示，從“01”開始 四川什邡三高程序文件代碼如： SG/CX-01-A0-2016表示2016年發(fā)布的01號程序文件，版本號為A0。4.1.3.4 管理性作業(yè)文件、崗位職責說明書及外來文件編號：SG/AA-BB-YY-ZZ 文件號，用兩位數(shù)字表示，從“01”開始修訂狀態(tài)（即版本號和修訂次數(shù)，如A0）部門代碼文件類型代碼（ZY：管理作業(yè)文件；GZ：崗位職責說明書；WL：外來文件）如：SG/ZY-GL

5、-A0-01表示管理部編寫的A0版作業(yè)文件，順序號為01。4.1.3.5 公文編號SG/AA-BB-YYYYMMDDXX 當日發(fā)布的文件流水號，用兩位數(shù)字表示，從“01”開始表示年月日，如20160623表示2016年6月23日 部門代碼 文件類型代碼（GW：內部公文；CZ：傳真；HY：會議紀要）如：SG/GW-GY-2016051002表示供應部2016年5月10日發(fā)布的第2個公文文件。SG/CZ-YX-2016061201表示市場部2016年6月12日發(fā)出的第1個傳真文件。會議紀要統(tǒng)一編號為 HL/HY-GM-001；會議簽到表統(tǒng)一編號為HL/HY-GM-002。4.1.3.6 記錄編號：

6、HL/AA-BB-YY-JLZZZ 記錄順序號，用三位數(shù)字表示，從“001”開始對應三級文件序號部門代碼文件類型代碼（ZY：管理作業(yè)文件；GZ：崗位職責說明書；WL：外來文件）說明：記錄表單用于支持某個文件，因此記錄表單從屬于這個文件，編號時前面為文件標識（此處省略修訂狀態(tài)和發(fā)布年號，即為支持這個文件的有效版本，避免因文件的變動而導致的諸多記錄編號的變更），后面為支持這個文件的記錄順序號，程序文件下的記錄省略部門代碼。如：SG/ZY-ZL-01-JL001表示質量部編寫的01號作業(yè)文件下的記錄，順序號為001；SG/CX-01-JL002表示01號程序文件下的記錄，順序號為002。4.1.3.

7、7 記錄流水號（當同一編號的記錄表格數(shù)2時，部門可使用流水號加以控制）：AA-YYYYMMDDBB 每日記錄流水號，用兩位數(shù)字表示，從“01”開始 年月日，如20100506表示2010年5月6日 部門代碼4.1.3.8 技術性作業(yè)文件編號按技術標準的編號規(guī)則執(zhí)行。4.1.3.9 產品圖紙編號按產品圖紙圖號編制管理規(guī)定執(zhí)行。4.1.3.10 物料編號按ERP系統(tǒng)編碼規(guī)則執(zhí)行。4.2 文件編寫規(guī)定4.2.1 程序文件和管理性文件正文中須有目的、適用范圍、職責、工作程序、相關文件、相關記錄、附錄等項目。4.2.2 文件格式4.2.2.1 文件主要中文字號、字體：頁眉文件名稱：三號黑體；頁眉右上角部

8、分：五號宋體；封面文件名稱：小初號宋體加粗；封面中心：小二號宋體；公司名稱：三號宋體加粗；正文：小四號宋體；章節(jié)名稱小四號宋體加粗；其他見范本。4.2.2.2 英文：公司名稱：四號Times New Roman；正文內容：Times New Roman。4.2.2.3 字符間距：標準。4.2.2.4 段落行距：1.5倍行距。4.2.2.5 頁邊距：上下邊距1.8厘米，左邊距2.2厘米，右邊距2厘米。4.2.2.6 紙張大?。篈4。4.2.2.7 公司Logo按照正比例縮放，以防變形。4.2.3 各類文件編制格式公司所有文件格式均按照以下格式執(zhí)行：a)程序文件和一般管理性文件格式見通用文件格式；b)內部公文格式見內部公文格式；c)傳真文件格式見傳真格式；d)記錄格式見記錄格式（Word、Excel）；e)會議紀要格式見會議紀要；f)會議簽到表格式見會議簽到表；g)報告/匯報格式見報告/匯報格式；h)紅頭文件格式見紅頭文件格式4.3 文件管理文件管理規(guī)定按文件控制程序和記錄控制程序執(zhí)行，內部公文及傳