第六講_秘書的會(huì)務(wù)

1、第六講 秘書的會(huì)務(wù)工作 1第一節(jié) 會(huì)議概述一、會(huì)議的涵義與作用（一）會(huì)議的涵義與分類（二）會(huì)議的作用二、會(huì)議的要素（六要素）1、與會(huì)者：必要性、重要性、合法性2、主持人：兩種情況當(dāng)然主持人、臨時(shí)主持人3、議題：必要性、重要性、明確性、可行性、合法性4、名稱：會(huì)議名稱要求能概括并能顯示會(huì)議的內(nèi)容、性質(zhì)、參加對(duì)象、主辦單位或組織、時(shí)間、屆次、地點(diǎn)或地區(qū)、范圍、規(guī)模等。 確切、規(guī)范5、時(shí)間：三種含義6、地點(diǎn)：環(huán)境、會(huì)場設(shè)施、交通條件、安全保衛(wèi)、氣候等2第二節(jié) 會(huì)前準(zhǔn)備一、會(huì)議計(jì)劃和成本預(yù)算1、會(huì)議計(jì)劃（1）明確會(huì)議六要素（2）明確會(huì)議應(yīng)做的準(zhǔn)備工作2、會(huì)議成本預(yù)算會(huì)議成本=X2JNT二、文件準(zhǔn)備開幕

2、詞工作報(bào)告發(fā)言稿其他會(huì)議文書：會(huì)議通知、議程表、日程表、會(huì)議須知、作息時(shí)間表、與會(huì)人員名單、通訊錄、分組名單、住房安排、工作人員名單、車輛調(diào)度表等。3第二節(jié) 會(huì)前準(zhǔn)備三、會(huì)場準(zhǔn)備1、會(huì)場布置2、主席臺(tái)席位3、會(huì)場設(shè)施4、其他準(zhǔn)備四、會(huì)議議程、程序的擬定1、議程2、程序3、日程表與作息時(shí)間表 會(huì)議指南4第二節(jié) 會(huì)前準(zhǔn)備五、會(huì)議通知的發(fā)放會(huì)議通知 茲定于2009年5月8日至5月11日在上海大學(xué)召開第四次全國秘書學(xué)學(xué)術(shù)討論會(huì)。內(nèi)容如下： 1、交流秘書學(xué)教學(xué)研究中的新經(jīng)驗(yàn)、新信息； 2、討論當(dāng)前秘書工作的新形勢(shì)、新問題； 3、研究涉外秘書人才的培養(yǎng)問題。 請(qǐng)接到本通知的專家、學(xué)者做好準(zhǔn)備、準(zhǔn)時(shí)參加。

3、高等院校秘書學(xué)學(xué)會(huì)秘書處 二00九年四月一日 附：報(bào)到時(shí)間： 機(jī)場、火車站、碼頭均由人接站。 回執(zhí)：請(qǐng)于5月1日前寄回5會(huì)場布置會(huì)場布置的好與壞對(duì)會(huì)議能否成功召開起了不可磨滅的作用,所以我們要重視會(huì)場布置,不可草率,下面為本次會(huì)場布置方案:一、會(huì)場準(zhǔn)備 會(huì)場前期準(zhǔn)備十分必要，所以要提前將會(huì)場的衛(wèi)生打掃干凈，以保證此次會(huì)議在干凈，整潔，明亮的情況下進(jìn)行。 會(huì)場選在長清校區(qū)一號(hào)教學(xué)樓A303教室。在12月6日晚將教室衛(wèi)生打掃干凈，擦好黑板，教室講臺(tái)布置成主席臺(tái)。以上工作由第一小組負(fù)責(zé)，組長韓俊杰，組員趙成安、安峰、王猛、王建、潘萍萍、陳兆楠、張偉娜。 二、會(huì)議標(biāo)題布置 會(huì)標(biāo)為“公事052專業(yè)見習(xí)實(shí)

4、習(xí)總結(jié)匯報(bào)大會(huì)” ，會(huì)議標(biāo)題用正楷書寫，黃紙紅字，呈菱形粘貼在紅色橫幅上。要求把會(huì)議的標(biāo)題寫好，字跡要工整。會(huì)議標(biāo)題書寫由趙勝欣負(fù)責(zé)，會(huì)標(biāo)懸掛在黑板上方，成一字排開。會(huì)議標(biāo)題的書寫與懸掛由第二組負(fù)責(zé)，組長苗吉陽，組員李勇寧、王曉光、閆杰、王麗、趙勝欣、張坤、趙越。 6三、會(huì)場環(huán)境布置1、在黑板周圍掛一些彩色氣球，掛一些彩帶，在講話臺(tái)上放置一些鮮花。 2、會(huì)場內(nèi)制造良好的光線,可利用自然光源，也可使用人造光源。利用自然光源即陽光，應(yīng)備有窗紗，以防強(qiáng)光刺目；使用人造光源時(shí),可以在燈具上纏一些彩紙,使光線盡量柔和一些。此次會(huì)議以人造光源為主。 3、做好通風(fēng)工作，保持會(huì)議室內(nèi)良好的環(huán)境。 以上工作由第

5、一小組負(fù)責(zé)。四、 主席臺(tái)布置 1、主席臺(tái)由8張小桌子一字排開組成，底下有講臺(tái)組成，桌子上鋪蓋綠色的臺(tái)布。2、會(huì)議桌上（座位上）擺置臺(tái)簽，注明發(fā)言同學(xué)姓名，以便發(fā)言同學(xué)按序入座。3、在會(huì)桌上，每人面前放置一個(gè)茶杯或一瓶礦泉水以便發(fā)言者使用。 以上由第一小組韓俊杰負(fù)責(zé)。7五、聽眾席布置 1、教室兩側(cè)前三排坐會(huì)議記錄人員。2、中間前三排坐與會(huì)老師，并在前兩排擺好茶具以便招待與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)和老師。3、其余座位由會(huì)議組織者（第一小組）安排同學(xué)按序入座。六、 其它設(shè)施的布置會(huì)場的附屬性布置如會(huì)場的音響、錄音設(shè)備籌備與安放，照明、通信、衛(wèi)生設(shè)施（設(shè)備）等的布置等。這些都應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，考慮周到，布置妥善，注意搞好

6、屏幕、燈光、傳聲等設(shè)備的布置。以上工作有第一小組妥善安排。會(huì)議設(shè)置四個(gè)擴(kuò)音器，1個(gè)音箱。一個(gè)無線話筒可在主席臺(tái)范圍內(nèi)移動(dòng)，以便領(lǐng)導(dǎo)與老師講話時(shí)使用。另一個(gè)無線話筒可在同學(xué)們中間自由移動(dòng)；一個(gè)在發(fā)言臺(tái)固定，剩余一個(gè)為備用。同時(shí)擺放好音響設(shè)備并保證音響效果。附：參加會(huì)議的同學(xué)主席臺(tái)（8名發(fā)言人）、會(huì)議記錄員、與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)和老師、會(huì)議記錄員、主持人和發(fā)言臺(tái)、主席臺(tái)、門口、黑板、會(huì)議標(biāo)題8案例：會(huì)務(wù)準(zhǔn)備一次某地黨代會(huì)的開幕式上，會(huì)務(wù)人員未能按大會(huì)主持人宣布的程序播放國際歌，雖然得到補(bǔ)救，但終是一件憾事，并受到批評(píng)。事情發(fā)生的過程是，會(huì)務(wù)組會(huì)前起草的“大會(huì)開幕式程序（送審稿）”中列有“奏（或者播放）國際歌”的一項(xiàng)。大會(huì)秘書處一位負(fù)責(zé)人審稿時(shí)，擬把此項(xiàng)放在大會(huì)閉幕式進(jìn)行，于是把此一項(xiàng)目在開幕式的程序中刪掉了。后來大會(huì)秘書處主要負(fù)責(zé)人定稿時(shí)，又把該項(xiàng)圈了回來。會(huì)務(wù)組的同志憑印象只記住已刪掉了奏國歌此項(xiàng)程序，而對(duì)后來又被圈回來一事未加注意，因此對(duì)于在大會(huì)開幕式上奏國際歌一項(xiàng)事前未做準(zhǔn)備，當(dāng)主持人在大會(huì)上宣布“奏國際歌”時(shí)，無法