監(jiān)理工作進(jìn)行有效溝通的探討

1、監(jiān)理工作進(jìn)行有效溝通的探討云南凱勝電力監(jiān)理咨詢有限公司 周映前言 在監(jiān)理活動(dòng)的過程中，為使監(jiān)理工作順利開展，促使項(xiàng)目成功，項(xiàng)目監(jiān)理人員往往需要與建設(shè)、業(yè)主、設(shè)計(jì)單位及多個(gè)不同的承包、物資供應(yīng)、驗(yàn)收單位人員及監(jiān)理人員等多個(gè)項(xiàng)目干系人進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通。而且協(xié)調(diào)溝通成果的好壞，直接影響到監(jiān)理工作是否能順利開展，項(xiàng)目監(jiān)理工作的目標(biāo)是否能完成。 現(xiàn)代管理學(xué)認(rèn)為：項(xiàng)目經(jīng)理的大多數(shù)時(shí)間都用在與團(tuán)隊(duì)成員和其他干系人的溝通上，無(wú)論這些成員和干系人是來(lái)自組織內(nèi)部（位于組織的各個(gè)層級(jí)上）還是組織外部，有效的溝通能在各項(xiàng)目干系人之間架起一座橋梁，把具有不同文化和組織背景、不同技能水平以及對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行或結(jié)果有不同觀點(diǎn)和利益的

2、干系人聯(lián)系起來(lái)。有效的溝能確保信息可靠有效的傳遞，是合理決策的基礎(chǔ)。 在監(jiān)理工作中如何開展有效的溝通，筆者結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)認(rèn)為，應(yīng)做好如下幾點(diǎn)：一、及早識(shí)別分析監(jiān)理工作中的項(xiàng)目干系人項(xiàng)目干系人是指積極參與項(xiàng)目或其利益可能受項(xiàng)目實(shí)施過程所影響的個(gè)人和組織，該影響可能是積極的或者是消極的。監(jiān)理工作中的干系人包括：建設(shè)單位、業(yè)主人員、承包單位人員、物資供應(yīng)單位人員、勘察設(shè)計(jì)單位人員、參加驗(yàn)收的運(yùn)行單位人員、質(zhì)監(jiān)人員等。識(shí)別干系人，就是要認(rèn)真、徹底、全面并分析他們的利益、期望、重要性和影響力。就監(jiān)理工作而言，需要收集的主要干系人利益期望如下：1、建設(shè)、業(yè)主單位：對(duì)本工程的期望目標(biāo)，即建設(shè)本工程的真正目

3、的、質(zhì)量是否要求創(chuàng)優(yōu)、工期提前的既得利于、工期延后對(duì)建設(shè)、業(yè)主單位造成的直接及間接損失等；對(duì)監(jiān)理的期望目標(biāo)，即對(duì)監(jiān)理的實(shí)際授權(quán)的態(tài)度、與監(jiān)理合作的意愿（是真心誠(chéng)意請(qǐng)監(jiān)理來(lái)為其服務(wù)還是僅只滿足合法手續(xù)要求）；建設(shè)、業(yè)主單位工程管理人員對(duì)工程建設(shè)法規(guī)程序及技術(shù)專業(yè)的熟悉程度等內(nèi)容。2、承包單位：對(duì)承包單位是低價(jià)中標(biāo)還是合理價(jià)中標(biāo)、承包單位同類工程的業(yè)績(jī)、項(xiàng)目經(jīng)理的業(yè)績(jī)、擬分包工程的部位、工程量的大小，分包方與承包單位的合作關(guān)系、分包方愿意投入本工程技術(shù)熟練工人所占的比例，承包單位投標(biāo)大綱中承諾投入的人力、物力資源與愿意實(shí)際投入的差別，施工方主要管理人員如安全員、項(xiàng)目總工、質(zhì)檢員、資料員的專業(yè)技術(shù)水

4、平及管理經(jīng)驗(yàn)等內(nèi)容。3、勘察設(shè)計(jì)單位：建設(shè)單位、業(yè)主選擇勘察設(shè)計(jì)單位的原因、主設(shè)人員的技術(shù)專業(yè)水平、同類工程的設(shè)計(jì)業(yè)績(jī)、勘察設(shè)計(jì)單位重視本工程的程度等內(nèi)容。4、對(duì)生產(chǎn)項(xiàng)目，運(yùn)行單位利益期望包括：運(yùn)行單位與建設(shè)、業(yè)主之間的關(guān)系（是隸屬還是委托關(guān)系）、運(yùn)行單位運(yùn)行作業(yè)習(xí)慣、運(yùn)行規(guī)程與驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的差異等內(nèi)容。此外還應(yīng)對(duì)項(xiàng)目所在地影響項(xiàng)目的地方部門管理規(guī)定、周圍居民對(duì)本工程的支持態(tài)度、相關(guān)的環(huán)境保護(hù)、水土保持要求、項(xiàng)目監(jiān)理成員家屬對(duì)其工作的支持態(tài)度及程度等內(nèi)容及時(shí)進(jìn)行收集匯總。 在監(jiān)理工作中，應(yīng)及早與各干系人及時(shí)進(jìn)行有效溝通，充分了解各干系人的利益及對(duì)工程的支持程度，是制定有效的不同干系人的管理溝通策略

5、、積極影響負(fù)面干系人、提高干系人滿意度的基礎(chǔ)。對(duì)各干系人的信息在早期越得到充分溝通了解越有利于項(xiàng)目的成功。反之，對(duì)各干系人的相關(guān)信息了解得越晚，項(xiàng)目成功的風(fēng)險(xiǎn)及困難就越大。如電力生產(chǎn)項(xiàng)目，若不在早期收集運(yùn)行單位運(yùn)行規(guī)程與合同驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)差異的相關(guān)信息，只到在驗(yàn)收時(shí)才去協(xié)調(diào)，將可能導(dǎo)致整個(gè)工程無(wú)法通過運(yùn)行單位驗(yàn)收，或工程效益大打折扣。再如，若沒有及早了解到項(xiàng)目監(jiān)理成員家屬對(duì)其監(jiān)理工作埋怨、經(jīng)常不支持的信息，將可能導(dǎo)致關(guān)鍵崗位監(jiān)理成員在項(xiàng)目總監(jiān)未對(duì)人員做好調(diào)整安排的情況下突然提出辭職，而使項(xiàng)目監(jiān)理工作陷入被動(dòng)。二、結(jié)合實(shí)際合理使用各種溝通技術(shù)及方法、促使溝通暢通有效在監(jiān)理工作中，總監(jiān)應(yīng)結(jié)合溝通的性質(zhì)、

6、各關(guān)系人的特點(diǎn)、人際關(guān)系的協(xié)調(diào)程度等因素選擇合理的溝通方法，達(dá)到預(yù)期的溝通效果。1、項(xiàng)目監(jiān)理內(nèi)部人員之間的溝通協(xié)調(diào)以全通道的溝通為主。項(xiàng)目監(jiān)理成員相對(duì)較少，且彼此了解。此種方法由于溝通渠道較多，項(xiàng)目監(jiān)理成員之間的滿意程度較高，對(duì)增強(qiáng)項(xiàng)目監(jiān)理團(tuán)隊(duì)合作精神，提高項(xiàng)目經(jīng)理組成員士氣均有很大作用。由于一個(gè)項(xiàng)目監(jiān)理部往往須面對(duì)眾多的、各種各樣的項(xiàng)目關(guān)系人，所解決的問題往往在各專業(yè)間交叉、所面臨的困難復(fù)雜而多變，為保證決策的準(zhǔn)確性、及時(shí)性及項(xiàng)目監(jiān)理目標(biāo)的完成，在日常工作中項(xiàng)目監(jiān)理成員之間非常有必要采取全通道的溝通，就遇到的問題進(jìn)行充分的交流討論。如監(jiān)理工作中土建專業(yè)監(jiān)理工程師往往會(huì)遇到與給排水、暖通、電氣

7、交叉的涉及質(zhì)量、進(jìn)度、安全等方面的諸如調(diào)整水電、暖通埋管等方面的問題，則此時(shí)應(yīng)由總監(jiān)及時(shí)組織土建、暖通、電氣及技經(jīng)相關(guān)專業(yè)的監(jiān)理工程師就此問題進(jìn)行全方位的分析匯總，平衡各方面的利益，方能作出正確的決策。同時(shí)，電氣監(jiān)理工程師也應(yīng)當(dāng)就由于承包單位電氣設(shè)備安裝不合格返工造成的土建成品損壞、進(jìn)度延后等問題與總監(jiān)、土建監(jiān)理工程師進(jìn)行充分的溝通。2、在于各項(xiàng)目關(guān)系人溝通過程中充分利用非正式溝通，以便有效推進(jìn)監(jiān)理工作。非正式溝通有形式不拘、直接明了、速度快，在過程中能處理好人際關(guān)系的特點(diǎn)，在監(jiān)理工作過程中應(yīng)進(jìn)行有效充分利用。在對(duì)承包方上報(bào)監(jiān)理審核的施工組織設(shè)計(jì)、作業(yè)指導(dǎo)書、施工方案、分包單位報(bào)審等作業(yè)文件審

8、核及下發(fā)監(jiān)理工程師通知單、工程暫停令等監(jiān)理指令過程中，在正式簽發(fā)審核意見及下發(fā)監(jiān)理指令之前，應(yīng)就監(jiān)理方審核中發(fā)現(xiàn)的問題及不足、提出此問題的依據(jù)、問題如不及時(shí)整改所將面臨的風(fēng)險(xiǎn)、整改期限、整改要求等與承包方詳細(xì)闡述并充分溝通。以便于承包方準(zhǔn)確理解監(jiān)理方意圖，及時(shí)全面按監(jiān)理方要求進(jìn)行整改。同時(shí)，監(jiān)理方還應(yīng)所將簽署的報(bào)審意見、指令及時(shí)與建設(shè)（業(yè)主）單位進(jìn)行匯報(bào)溝通，以取得建設(shè)（業(yè)主）單位的支持。工作中獲得更大的主動(dòng)。 監(jiān)理工作過程中，出于各自不同的利益的需要，承包單位往往上報(bào)額外的工程量要求監(jiān)理工程師簽署以增加費(fèi)用。此時(shí)為保證決策的正確性，監(jiān)理工程師在簽署意見前應(yīng)結(jié)合施工合同、相關(guān)法規(guī)要求及時(shí)與技經(jīng)

9、監(jiān)理工程師、設(shè)計(jì)方技經(jīng)人員、建設(shè)（業(yè)主）單位技經(jīng)人員、建設(shè)（業(yè)主）單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人就上報(bào)的工程量設(shè)計(jì)有沒有在概預(yù)算中計(jì)列該費(fèi)用、施工合同簽訂過程中施工方的承諾及建設(shè)（業(yè)主）單位的要求等因素進(jìn)行充分的溝通交流，獲取全面準(zhǔn)確的信息，方能下筆簽署意見。否則，所簽署的意見將不會(huì)準(zhǔn)確、全面甚至錯(cuò)誤，給監(jiān)理工作帶來(lái)極大的被動(dòng)。再如，在召開監(jiān)理列會(huì)之前，為確保工程進(jìn)度情況分析的準(zhǔn)確及時(shí)有效。監(jiān)理工程師應(yīng)適時(shí)與物資供應(yīng)單位就設(shè)備物資生產(chǎn)進(jìn)度狀況、何時(shí)能夠出廠、何時(shí)能夠進(jìn)場(chǎng)等問題進(jìn)行充分交流；與設(shè)計(jì)單位就施工圖進(jìn)度狀況、預(yù)計(jì)校審?fù)瓿蓵r(shí)間等進(jìn)行充分交流；與建設(shè)（業(yè)主）單位就資金到位情況、外圍相關(guān)協(xié)調(diào)事宜的辦理情況等進(jìn)行充分交流；與承包單位就下階段人員安排計(jì)劃、材料設(shè)備計(jì)劃等進(jìn)行充分交流。在全面獲取相關(guān)信息后，方能在例會(huì)中綜合各種因素對(duì)工程進(jìn)度作出合理的正確的評(píng)價(jià)及安排。三、結(jié)束語(yǔ)由于監(jiān)理人員大多以前從事于施工、設(shè)計(jì)或調(diào)試技術(shù)工作，對(duì)溝通協(xié)調(diào)工作未具備太多的理論和實(shí)踐。在監(jiān)理工作開展過程中，一定要高度重視溝通協(xié)調(diào)工作，善于使用、學(xué)習(xí)各種溝通方法，結(jié)合監(jiān)理工作實(shí)際應(yīng)用不同的溝通方法及溝通技巧，就能有效處理各種復(fù)雜多變的問題、提高監(jiān)理工作績(jī)效，