注意合同預(yù)算“負變更”

1、注意合同預(yù)算“負變更”！作者：明源地產(chǎn)研究院 王勇負變更也就是合同預(yù)算減少的一種變更，但管理中預(yù)算責(zé)任施工方常常不會積極上報或是漏報，造成房企成本多付，形成成本管理黑洞。要堵住這個黑洞，關(guān)鍵看兩招：明確主責(zé)管理部門和解決流程割裂。負變更也就是我們所說的“減預(yù)算變更”，即通常是在甲方按照施工圖或合同清單簽署施工合同后，由于材料調(diào)差（降級）或工程量減少等因素引發(fā)合同預(yù)算減少的一種變更。常見的減預(yù)算有兩種情況：第一種是甲方與乙方簽署一份施工合同后，單獨對合同預(yù)算進行扣減，對于甲方來說意味著節(jié)省了成本；第二種情況是甲方分別和供應(yīng)商A、供應(yīng)商B簽署了施工合同，由于供應(yīng)商A的施工問題，導(dǎo)致供應(yīng)商B工程量增

2、加，需要對供應(yīng)商B增加預(yù)算，再從供應(yīng)商A處將預(yù)算扣回。這種情況對于甲方來說成本不變，是供應(yīng)商與供應(yīng)商之間的預(yù)算調(diào)整，部分企業(yè)也稱為有責(zé)任單位的預(yù)算扣減。以上兩種預(yù)算扣減和調(diào)整的共同特征是預(yù)算責(zé)任施工方不會積極上報，非常容易遺漏。 L企在2012年的巡檢中發(fā)現(xiàn)，全集團各項目下變更金額平均占工程合同總額的6%，其中直接減預(yù)算(含有責(zé)任單位的預(yù)算扣減金額)占總體變更額的41%。其中某個項目的工程成本13億，減預(yù)算甚至達到了3千萬，占整體變更額的70%。但在各項目實地巡檢中發(fā)現(xiàn)，減預(yù)算管控中存在重大漏洞，有很多工程是要取消或者要對責(zé)任單位預(yù)算扣減的，竟然沒有發(fā)起減預(yù)算流程，施工方對減預(yù)算的變更也不會積

3、極上報，造成了大量的成本多付。就因為這種漏洞，即便項目上做了大量的設(shè)計優(yōu)化來節(jié)約成本，但結(jié)果很可能是應(yīng)該節(jié)約的成本不一定能省下來。負變更成了不可忽視的成本黑洞，如何能夠很好地監(jiān)控減預(yù)算漏報，防止成本多付？這是堵住負變更管理黑洞的關(guān)鍵。一、負變更管控黑洞的源頭如果要挖掘黑洞源頭，就需要首先對L企目前引發(fā)減預(yù)算的場景進行分析。在2012年減預(yù)算（含責(zé)任扣減）變更構(gòu)成中，設(shè)計優(yōu)化占58%，現(xiàn)場確認、取消施工占33%，發(fā)包范圍調(diào)整、委托施工占6%，其它類占3%。從這組數(shù)據(jù)可以看出設(shè)計優(yōu)化和現(xiàn)場確認、取消施工類直接減預(yù)算就占到了91%，是治理的重點。那么這些變更是怎樣形成黑洞的呢？1.組織層面：三不管，

4、主責(zé)部門不清成本部在變更管理上的主責(zé)是對設(shè)計、項目部提交的變更進行成本造價影響評估與審批，并按月度上報經(jīng)營例會；設(shè)計部主責(zé)是設(shè)計需求收集與設(shè)計方案修改，并對設(shè)計方案對合同的影響進行拆分后分別發(fā)起審批；項目部主要是工程施工管理與變更實施執(zhí)行。對這三個相關(guān)部門職責(zé)梳理后發(fā)現(xiàn)，在減預(yù)算管理中，三個部門屬于“鐵路警察各管一段”，沒有一個明確的主責(zé)部門，存在“三不管地帶”。變更對成本的影響以及對哪些合同會產(chǎn)生影響，如果設(shè)計部與項目部是不清楚的，那么他們在提交減預(yù)算變更申報時就容易漏報或錯報，而成本部也只能是對這兩個部門提交的申報進行造價影響評估并審批，無從監(jiān)控源頭。2.流程層面：管控流程割裂，為變更執(zhí)行

5、埋下隱患流程上的問題在于將一個完整的變更業(yè)務(wù)流程分別在不同的系統(tǒng)中分段完成，導(dǎo)致流程嚴重割裂，為變更執(zhí)行環(huán)節(jié)埋下隱患。拿設(shè)計變更來舉例，正常的設(shè)計變更審批分為3步，即設(shè)計變更審批、工程指令的審批及發(fā)出、施工完成后進行變更金額確認審批。L企的實際情況是，第一步，設(shè)計變更審批在OA里審批完成；第二步，由設(shè)計部將設(shè)計方案拆分到明源成本管理系統(tǒng)中，形成合同變更，然后再發(fā)起變更申報審批；第三步，各個合同下的變更申報審批完成后，項目部在另一套第三方系統(tǒng)中發(fā)起工程指令單的審批；第四步，在變更施工完成后，再回到明源成本管理系統(tǒng)發(fā)起變更金額確認審批，這就將一個完整的流程嚴重割裂。3.業(yè)務(wù)層面：申報難、執(zhí)行難、監(jiān)

6、控難申報難：主要表現(xiàn)為設(shè)計審批與成本脫離，設(shè)計優(yōu)化帶來的減預(yù)算易漏報、錯報，且流程重復(fù)。如果設(shè)計部門要進行設(shè)計變更，就需要先在OA系統(tǒng)中審批，但無法直接將對應(yīng)的成本拆分到合同中。在OA系統(tǒng)中審批完成后，設(shè)計部會拆分錄入明源成本管理系統(tǒng)中的相應(yīng)合同下。在這個環(huán)節(jié)，設(shè)計部對“設(shè)計變更影響哪些合同以及每個合同的影響造價”并不清楚，所以存在拆分錯誤與遺漏，尤其是減預(yù)算容易出現(xiàn)漏報或錯報。此外，設(shè)計方案審批流程存在重復(fù)審批，大大降低了工作效率。執(zhí)行難：變更執(zhí)行脫離成本管理系統(tǒng)，是否執(zhí)行難以監(jiān)控。工程聯(lián)系單游離于系統(tǒng)外，無法監(jiān)控施工指令，存在變更執(zhí)行遺漏或延誤，合同結(jié)算時也容易與施工方發(fā)生分歧。監(jiān)控難：合

7、同變更申報與上下游環(huán)節(jié)脫離，減預(yù)算漏報難監(jiān)控。成本部對于來自設(shè)計優(yōu)化和工程變更引起的減預(yù)算過程中的漏報、錯報、瞞報與內(nèi)部管理交接不到位現(xiàn)象難以監(jiān)控。二、兩招堵住負變更管理黑洞要堵住負變更管理黑洞，主要有兩招：一是明確主責(zé)部門；二是解決業(yè)務(wù)流程割裂及業(yè)務(wù)執(zhí)行各階段的不規(guī)范問題，從設(shè)計到成本實現(xiàn)完整監(jiān)控核減預(yù)算的執(zhí)行情況，保障核減預(yù)算業(yè)務(wù)的透明規(guī)范。第一招，明確主責(zé)管理部門明確變更管控主體，并授予監(jiān)督核查權(quán)利，是提升變更業(yè)務(wù)管控力度的首要條件。L企對管理權(quán)責(zé)進行了梳理，明確變更管控主體為成本部，授予監(jiān)控核查權(quán)利，除了進行設(shè)計變更、工程變更的成本造價預(yù)估外，主責(zé)全過程減預(yù)算的監(jiān)控，現(xiàn)場巡檢并上報經(jīng)營

8、例會通報作為考核指標。而項目部負責(zé)施工管理與變更申報；設(shè)計部負責(zé)設(shè)計需求收集與設(shè)計方案的審批與申報。第二招，統(tǒng)一管理平臺，解決流程割裂，實現(xiàn)三位一體的管理與協(xié)作將變更業(yè)務(wù)統(tǒng)一納入成本系統(tǒng)，變更業(yè)務(wù)中的設(shè)計方案審批、變更成本申報、工程施工執(zhí)行的聯(lián)系單都在同一個系統(tǒng)里完成，解決流程割裂問題，實現(xiàn)設(shè)計、成本、工程三位一體的管理支撐，即達到對設(shè)計方案審批與成本結(jié)合；成本變更申報與施工執(zhí)行的結(jié)合。管控設(shè)計方案，解決成本部與設(shè)計部協(xié)作問題：成本部與設(shè)計部的協(xié)作問題核心是設(shè)計方案對合同變更的拆分，優(yōu)化后的管理流程是由設(shè)計部直接從成本管理系統(tǒng)中錄入設(shè)計方案并發(fā)起審批，在審批過程中由成本部對設(shè)計方案影響的合同及

9、造價影響進行準確關(guān)聯(lián)與拆分，待設(shè)計方案的審批完成后，直接在相應(yīng)合同下生成正式變更。這樣的管理流程解決了兩個問題，一是從源頭上解決了因原來設(shè)計部把設(shè)計方案拆分到合同下，造成的變更申報（尤其是減預(yù)算變更）會遺漏與拆分錯誤的問題；二是解決了設(shè)計方案需要在兩套系統(tǒng)中重復(fù)審批的問題。管控工程指令，解決成本部與項目部協(xié)作問題：成本部與項目部的協(xié)作問題核心是現(xiàn)場變更施工不受控，施工與變更成本申報脫離，所以管控工程指令就非常關(guān)鍵。L企是設(shè)計變更審批完成后系統(tǒng)給相應(yīng)合同下自動生成正式變更，如果是工程變更申報則在審批完成后，由項目部工程師從系統(tǒng)中生成工程指令并打印。對工程指令單的管控就解決了成本部與項目部的協(xié)作問題，避免在設(shè)計圖紙出來后直接給項目部施工，而不進行成本申報，要求成本申報與執(zhí)行不能脫離。這樣就解決了后面兩個問題，第一個問題就是對變更實施前的一單一估管理徹底落地實現(xiàn)，對于緊急施工可在系統(tǒng)中授權(quán)后先錄入并打印工程指令，并在限定日期內(nèi)完成成本申報。第二個問題是設(shè)