秘書實務(wù)第三章課件

1、秘書實務(wù)第二章文字工作第一節(jié) 文字工作概述一、文字與文字工作這里的文字，指的是語言的書面表達(dá)形式，即文書或者文章的意思。而文字工作，就是秘書運用書面語言代領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)記載及表達(dá)某種思想的專門業(yè)務(wù)活動。二、文字工作的意義秘書的文字工作，在秘書的各項業(yè)務(wù)工作中占有重要地位。表現(xiàn)在以下幾個方面:1.秘書的文字功底，是秘書的基本素質(zhì)。秘書是通用型的人才，需要具備較高的綜合素質(zhì)，而其中，文字功底尤為重要。要成為“第一流的文字處理能手”。2.秘書的文字表達(dá)能力，是秘書的首要能力雖然秘書是集表達(dá)能力、辦事能力、管理能力、交往能力、應(yīng)變能力及研究能力于一身的職業(yè)。但是居于首要地位的，應(yīng)當(dāng)是秘書的表達(dá)能力，特

2、別是秘書的文字表達(dá)能力：a.各種文書是各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)集體意志的體現(xiàn)。b.各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)對內(nèi)下達(dá)指示、發(fā)布命令、協(xié)調(diào)關(guān)系、對外溝通信息、聯(lián)絡(luò)工作、答復(fù)問題，也大都采用文書的形式。這類文書都出自秘書之手。c.各種文書的內(nèi)容，是各級機關(guān)的真實記錄，也是各項工作備查的重要憑證。3.秘書的文字工作，是對領(lǐng)導(dǎo)工作的重要補償在多數(shù)情況下，領(lǐng)導(dǎo)的重要講話、報告和領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的重要文件為其秘書起草。這樣看來，秘書的文字工作就是對領(lǐng)導(dǎo)工作的補償：a.秘書的文字工作，是對領(lǐng)導(dǎo)意圖的完善和升華b.秘書的文字工作，是對領(lǐng)導(dǎo)者知識和智能的補充和延伸。c.秘書的文字工作，是對領(lǐng)導(dǎo)精力和體力的減輕與節(jié)省。三、文字工作的特點1.寫作活

3、動的受動性秘書所從事的文字工作，具有將強的受動性，即“奉命行事”。這就要求秘書一方面要注重知識的積累和更新，做到養(yǎng)之有素，另一方面要隨時準(zhǔn)備接受領(lǐng)導(dǎo)者的交擬，做到倚馬可待。2.思維形式的抽象性即在文字工作中運用抽象思維，即通過概念、判斷、推理等邏輯形式，對事物進行分析、綜合、歸納和論證，并以規(guī)范的書面語言加以描述3.表達(dá)方式的綜合性秘書的寫作，主要是撰擬文書，其表達(dá)方式就是以說明為主，兼有記敘和說明。鑒于這種需求性，要求秘書要熟悉記敘、說明和議論等表達(dá)方式的一半知識和操作要領(lǐng)，以及不同的語言風(fēng)格。4.成文過程的程序性秘書的文字工作和秘書的其他工作一樣，有較強的程序性，即有著嚴(yán)格的先后次序，必須

4、環(huán)環(huán)相扣，一般來說需要經(jīng)過：交擬、擬稿、審核、簽發(fā)等環(huán)節(jié)。所以要求秘書懂得懂得行文程序，嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定行文。第二節(jié) 文字記錄一、文字記錄的種類文字記錄，就是秘書把聽到的話或經(jīng)辦的事寫下來，為撰擬文稿或處理事務(wù)提供初始依據(jù)。文字記錄是秘書工作的重要內(nèi)容，種類很多，主要有以下幾種：1.電話記錄2.值班記錄3.來訪紀(jì)錄4.會議記錄5.大事記 大事記一般是一事一記，按日編排。6.調(diào)查記錄 調(diào)查研究是秘書的常規(guī)工作之一，而一個訓(xùn)練有素的秘書，應(yīng)更多的運用手中的筆和本，快速而精確的做好調(diào)查記錄。對于不同的調(diào)查內(nèi)容和調(diào)查對象要學(xué)會采取不同的記錄方法。在調(diào)查中要注意傾聽。7.領(lǐng)導(dǎo)講話記錄。8.領(lǐng)導(dǎo)口授記錄

5、二、文字記錄的過程文字記錄雖然是文字工作的初始行為，但是要出色地完成各項文字記錄任務(wù)，必須依次做好文字記錄過程中的相關(guān)工作。1.備好紙筆，隨時準(zhǔn)備記錄無論多么先進的設(shè)備也無法完全取代筆和紙：隨身帶筆紙或筆記本。2.用心傾聽和判斷，快速做出記錄要會聽，不僅僅是把語言轉(zhuǎn)化為文字。即既能聽懂發(fā)話者說話的內(nèi)容，還能聽懂發(fā)話者的言外之音。學(xué)會多種記錄方法，可以同時使用。3.及時補充和修改，認(rèn)真整理和記錄秘書要根據(jù)工作需要及時對記錄進行整理，使使之成為記錄稿，以便日后工作。需要注意的是：1.終于發(fā)話者說話的原意，盡量保持原話愿意2.表現(xiàn)出發(fā)話人的語言特點，使人讀完，如見其人3.在保持愿意地基礎(chǔ)上進行技術(shù)性

6、的加工潤色，使其更具備條理和順序性，增加其可讀性。三、文字記錄的方法秘書要提高文字記錄的質(zhì)量和速度，做到快速而又精確的記錄，除了要熟悉各種記錄的一般程序和要求之外，必須掌握各種記錄方法阿赫技巧。1.要點記錄 把發(fā)話者說話的主要內(nèi)容，用較少的文字簡明扼要的記錄下來，這種記錄方法要求秘書邊聽邊分析：哪些是要點、哪些是次點，予以挑選和取舍。2.詳細(xì)記錄法 把發(fā)話者說話的全部內(nèi)容，全面完整地記錄下來。此記錄方法要求秘書聽力敏銳，思維敏捷，記錄迅速，做到準(zhǔn)全、快。3.常用的速記方法 運用速記法記錄講話、摘錄資料、起草文件。不僅是秘書的基本功，也是促進自身工作高效化的有效途徑。特殊標(biāo)識法。4.特殊標(biāo)識法5

7、.筆記與錄音并用法第三節(jié) 文稿撰擬一、文稿撰擬的范圍文稿撰擬，就是秘書按照領(lǐng)導(dǎo)人的交擬，動手起草書面材料的職能活動過程。他是秘書文字工作的主要內(nèi)容，也是秘書能力結(jié)構(gòu)中的重要因素。文稿撰擬的范圍十分廣泛。概括起來，大致有以下五個方面：1.各種法定公文的撰擬 由于2.值班記錄3.來訪紀(jì)錄4.會議記錄5.大事記 大事記一般是一事一記，按日編排。6.調(diào)查記錄 調(diào)查研究是秘書的常規(guī)工作之一，而一個訓(xùn)練有素的秘書，應(yīng)更多的運用手中的筆和本，快速而精確的做好調(diào)查記錄。對于不同的調(diào)查內(nèi)容和調(diào)查對象要學(xué)會采取不同的記錄方法。在調(diào)查中要注意傾聽。7.領(lǐng)導(dǎo)講話記錄。8.領(lǐng)導(dǎo)口授記錄 二、報告當(dāng)日工作安排1.擬定日程

8、表，且簡單明了，切實可行。便于領(lǐng)導(dǎo)進行工作。2.日程表不僅需要向領(lǐng)導(dǎo)口頭匯報以外，必須請領(lǐng)導(dǎo)親自過目，并聽取領(lǐng)導(dǎo)的意見，加以修改。3.領(lǐng)導(dǎo)首肯之后，秘書需要即刻將日程表印制出來，送領(lǐng)導(dǎo)一分，自己一份。4.日程表在實施過程中，如出現(xiàn)變故而難以按計劃實施時，秘書應(yīng)與領(lǐng)導(dǎo)及時溝通，有領(lǐng)導(dǎo)決定是否改動和如何改動。三、請求工作指示多請示是秘書的職業(yè)習(xí)慣，也是秘書的職業(yè)紀(jì)律。請示工作時需要注意的：1.內(nèi)容為：事關(guān)大局而自己無權(quán)處理的問題，難度大而自己無法處理的問題，以及超出自己職能范圍的問題。2.請示工作時，要做到主旨明確，要言不煩，態(tài)度謙和。3.請示時把握好時機和分寸。4.領(lǐng)導(dǎo)口述指示時，要聚神聆聽個，

9、必要時可以做記錄。然后要復(fù)述。若沒有聽清或者沒有理解，應(yīng)當(dāng)當(dāng)面提出，請領(lǐng)導(dǎo)解答直至自己聽懂。四、處理日常事務(wù)打不完的電話，磨不完的嘴，寫不完的文章，跑不完的腿處理日常工作時應(yīng)注意：1.急辦之事，即當(dāng)日必須辦結(jié)的事情需要優(yōu)先處理，無論如何都不能延誤。2.必辦之事。就是當(dāng)天必須辦理，但是不用完結(jié)的事物?？梢岳每沼鄷r間，順便進行辦理。3.請示時把握好時機和分寸。4.緩辦事務(wù)，即當(dāng)天可以辦，但也可以不辦的事務(wù)。如果有時間限制，則可根據(jù)實際情況在限期內(nèi)辦理即可。這些事務(wù)也可以利用空余時間。當(dāng)然，計劃趕不上變化，秘書要學(xué)會隨機應(yīng)變，見機行事的去處理以上給類事務(wù)。第三節(jié) 下班之前一、突擊未了事宜秘書工作的

10、隨機性較強，即使快下班也可能會出現(xiàn)緊急需要處理的事務(wù)?？赡艹霈F(xiàn)的事務(wù)：很難當(dāng)日辦結(jié)而又必須當(dāng)日辦結(jié)；簡單易行但無關(guān)大局，屬領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦卻要求下班前辦結(jié)；突發(fā)性事件。在應(yīng)對這些事項時，需做到以下幾點：1.正常心態(tài)，善始善終，一絲不茍。絕對不能因為即將下班而心神不定，以致手忙腳亂、失去條理、或者草率處理，敷衍行事。2.要本著急事先辦，集中力量，加快速度，在有限的時間內(nèi)辦結(jié)必辦之事。3.如果個人力量不足，秘書們應(yīng)分工合作，協(xié)同突擊，以保證下班前辦結(jié)必辦之事。二、瀏覽當(dāng)日文件下班前的時間短暫，容易有其他事無干擾，所以在瀏覽文件時需掌握以下要領(lǐng)：1.盡快從繁瑣事務(wù)中解脫出來，靜下心來認(rèn)真閱讀當(dāng)日來文，特

11、別是上下級的來文。2.為節(jié)約時間，要采用泛讀、掃讀、跳讀等模糊閱讀方式，然后根據(jù)文件的重要緊急情況決定是否送領(lǐng)導(dǎo)閱示。3.為了方便領(lǐng)導(dǎo)者對重要來文的閱示，秘書可按照行文目的，將來文辦件和閱件，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門審批。當(dāng)然，計劃趕不上變化，秘書要學(xué)會隨機應(yīng)變，見機行事的去處理以上給類事務(wù)。三、整理文件資料在秘書下班之前，必須抽出時間，對當(dāng)日接受的文件資料進行整理。此為常規(guī)性工作之一。應(yīng)注意：1.在瀏覽文件的基礎(chǔ)上，要對文件資料初步加以分類、排序和存放。2.凡是暫緩辦理的文件及內(nèi)部交換資料，要如數(shù)收藏在保密柜里，并注意上鎖，以防泄密。3.請示時把握好時機和分寸。4.緩辦事務(wù)，即當(dāng)天可以辦，但也

12、可以不辦的事務(wù)。如果有時間限制，則可根據(jù)實際情況在限期內(nèi)辦理即可。這些事務(wù)也可以利用空余時間。當(dāng)然，計劃趕不上變化，秘書要學(xué)會隨機應(yīng)變，見機行事的去處理以上給類事務(wù)。三、記錄當(dāng)日大事在日常生活中，秘書每天都會參與協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理重要事項，為了便于日后備查和總結(jié)。應(yīng)該在下班前回憶和記錄當(dāng)日的大事。在記錄時應(yīng)做到：1.及時。記錄定要做到當(dāng)日事當(dāng)日記，不拖延不積壓。以免遺忘。2.客觀，所記之事必須逐項核查，使內(nèi)容與事實相符，不可靠想象、推測去記錄。3.全面。一定要反映工作全貌，如實記載有備查價值和認(rèn)識價值的重要事項。此外，簡明扼要也是很重要的，必要時可以采取多種記錄方式，如錄音、錄像等。第三節(jié) 下班之后

13、一、繼續(xù)處理緊急事務(wù)秘書工作的隨機性較強，下班之后本應(yīng)是秘書的休閑時間?？墒遣荒馨磿r下班是常有的事情。下班后處理事務(wù)的時候，應(yīng)該像正常上班時間一樣，盡職盡責(zé)，以最快的速度辦結(jié)急辦事件。為此要注意防止和克服以下不良情緒的出現(xiàn)：1.煩躁。經(jīng)過一天緊張而繁忙的工作，自然會感到疲憊。一旦不能按時下班，秘書難免煩悶急躁。出現(xiàn)這樣的情緒時，要自覺抵制，心平氣和的繼續(xù)工作。2.敷衍。秘書如果不能有效控制工作中的不良情緒，任其蔓延，就會滋生不負(fù)責(zé)任的工作態(tài)度，出現(xiàn)敷衍塞責(zé)的現(xiàn)象。對此，秘書要激發(fā)責(zé)任意識，認(rèn)真處理每項事務(wù)。3.抱怨。因不能與其他員工同時下班，就會產(chǎn)生心里不平衡之感，進而心中不滿，以致埋怨上司，

14、責(zé)怪他人。要預(yù)防這種不良情緒的產(chǎn)生，做秘書的一定要有任勞任怨的精神，心甘情愿的服從工作需求。二、隨從領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)酬由于公務(wù)的需要，領(lǐng)導(dǎo)人在下班之后常有社交活動。這些活動，有的是經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人同意并由秘書安排好的，也有領(lǐng)導(dǎo)自行安排或領(lǐng)導(dǎo)的不速之客安排的，不論何種情況，如果領(lǐng)導(dǎo)人需要，秘書原則上應(yīng)隨從，并做好相關(guān)工作：1.提前安排車輛2.及時進行各方聯(lián)絡(luò)3.注意修飾儀表。4.負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)人的安全三、陪同領(lǐng)導(dǎo)人加班陪同領(lǐng)導(dǎo)加班，要有“奉陪到底”的精神。四、雙休與節(jié)假日秘書無休息日案例一：假如你是副總經(jīng)理的秘書，工資低于總經(jīng)理的秘書，但能力較強，因此總經(jīng)理經(jīng)常交辦一些事務(wù)給你，你應(yīng)該怎樣處理與其秘書的關(guān)系，與副總經(jīng)理的關(guān)系，如何調(diào)整自己的工作。案例二：假如星期五的會議公司幾個副總裁參加，你通知他們并分發(fā)一本會議討論的問題文本，并說明開會時帶來，結(jié)果幾個忘帶了，他們生氣的指責(zé)你為什么不通知他