秘書工作職責(zé)

1、秘書的工作職責(zé)及分工秘書人員的職業(yè)定義是：從事辦公室程序性工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)以及日常事物，并為決策以及實施提高服務(wù)的人員。秘書人員具體有以下8大項工作。一、商務(wù)溝通（一）接待工作全方面的收集類別資料，為來賓接待工資做好準(zhǔn)備。熟悉接待工作的內(nèi)容以及寫作接待方案的格式和寫法，制訂最佳的代表接待方案。做好迎接來賓的準(zhǔn)備和接站、接機等迎賓工作。了解來賓宴請工資的安排程序，做好宴請準(zhǔn)備，熱情周到的款待來賓。送別來賓的時候，應(yīng)該為來賓預(yù)定返程票，安排好返程交通工具。（二）溝通與協(xié)作工作運用各種溝通方法和技巧，協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，與領(lǐng)導(dǎo)、同事和客人有效溝通。組織和引導(dǎo)團隊有效溝通，提高團隊的工作效率。及

2、時解決溝通的沖突，排除溝通中的障礙。（三）商務(wù)談判掌握各種信息的搜集方法和渠道，充分搜集商務(wù)談判信息，并參與制訂商務(wù)談判方案和組建商務(wù)談判小組。布置商務(wù)談判現(xiàn)場，營造融洽的商務(wù)談判氣氛。做好上午談判的輔助性工作，協(xié)助主談判人員處理談判中的問題。會務(wù)管理（一）會議籌備科學(xué)準(zhǔn)確地擬定會議的議題、名稱、規(guī)格、和標(biāo)準(zhǔn)合理地擬定會議議程、日程和預(yù)算經(jīng)費。掌握選擇會議場所的程序，選擇并預(yù)定合適的會議場所。掌握會場座位的排列方法和會場布置方式，精心布置會議現(xiàn)場。及時通知與會人員，準(zhǔn)備會議文件和制作會議證件。安排電話會議和視頻會議，減少會議開支。（二）會議溝通與協(xié)調(diào)掌握多種會議簽到的方法，做好會議簽到和會議服

3、務(wù)工作運用高效的會議決策方式和達成會議決議的方法，促成會議決議的盡快形成。做好會議保衛(wèi)、保密工作。組織會議新聞報道，使會議達到理想的傳播效果。及時處理會議突發(fā)性事件，確保會議的順利進行（三）會議善后做好與會人員的返程安排檢查清理會場和整理會議文件。傳達會議決議，撰寫會議總結(jié)和結(jié)算會議經(jīng)費。評估會議效果商務(wù)活動管理（一）商務(wù)活動安排會見、會談組織和協(xié)調(diào)大型商務(wù)活動以及安排與會人員參加文娛活動掌握組織信息發(fā)布會的程序，成功舉辦信息發(fā)布會。安排剪彩儀式、簽字儀式和慶典儀式。二）商務(wù)旅行協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制訂周密的出行計劃，為其準(zhǔn)備旅行時攜帶的物品做好票務(wù)預(yù)定、旅行住宿的安排和辦理出國商務(wù)旅行手續(xù)等事務(wù)。為大型

4、團隊商務(wù)旅行擬定旅行計劃。辦公室的管理（一）辦公環(huán)境管理合理設(shè)置辦公室的布局布置和美化辦公室環(huán)境以及合理擺放辦公室設(shè)備。維護責(zé)任區(qū)整潔的工作環(huán)境應(yīng)對辦公中出現(xiàn)的緊急情況，做好辦公室的安全管理（二）辦公資源管理采購、調(diào)配和利用各類辦公資源做好辦公資源庫存的監(jiān)督管理工作參與政府采購管理和招標(biāo)工作（三）辦公效率管理制訂科學(xué)的辦公室工作計劃，并合理的安排辦公室工作任務(wù)?？茖W(xué)的為領(lǐng)導(dǎo)和自己編寫工作日志，提高工作效率，進而推進各項目標(biāo)的順利完成。五、信息與檔案管理（一）信息管理1.運用各種信息搜集的渠道和方法，及時充分的手機領(lǐng)導(dǎo)所需要的各種信息。掌握各種信息整理和加工的方法，對所搜集到的原始信息進行處理。

5、運用各種方式，把經(jīng)過整理加工過的信息提供給領(lǐng)導(dǎo)和其他人使用，做好信息的傳遞和利用工作熟悉信息儲存程序，做好已用信息的保存工作熟悉執(zhí)行反饋信息的5個步驟，組成反饋與再反饋鏈條，實現(xiàn)反饋信息的良性循環(huán)。掌握信息開發(fā)的途徑與方法，對信息進行全面挖掘、綜合分析和概括提煉。（二）檔案管理1.掌握檔案收集的途徑和方法，接收與征集應(yīng)立卷歸檔的文件材料2.熟悉檔案整理的程序，對需要進一步條理化的檔案驚喜分類、組合和編目，使之系統(tǒng)化。了解影響檔案價值的因素，掌握各種檔案保持價值的鑒定方法，對檔案進行科學(xué)的鑒定。掌握各種檔案的保管措施，維護檔案的完整與安全掌握常用檔案檢索工具的編制方法，編制多種類型的檔案檢索工具

6、運用各種檔案的利用方式和途徑，向檔案使用者的提供各種服務(wù)。六日常辦公事務(wù)處理（一）文書處理1.熟悉處理手法文書的程序，做好收發(fā)文書的處理工作2.科學(xué)做好文書的清退和傳遞工作掌握文書立卷的步驟，提高文書立卷的質(zhì)量，進而提高檔案的質(zhì)量掌握文書歸檔知道和文書歸檔步驟，做好文書歸檔工作掌握文書銷毀的范圍，掌握文書銷毀的程序和方法，對已無保存價值的文書進行焚毀。掌握各種專用文書的管理步驟和方法，有效的管理各種專用文書（二）其他事務(wù)1.運用印章的使用和報告方法，加強對印章的管理。2.掌握接打電話的步驟和方法，妥善處理好電話事務(wù)。掌握零用的管理方法和報銷手續(xù)了解值班工作的內(nèi)容，加強值班工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理。七常用事務(wù)文書寫作（一）行政事務(wù)文書寫作掌握公告、通知、通報、請示、批復(fù)、命令、指示、計劃、決議、總結(jié)類文書、記錄、簡報類文書和規(guī)章制度類文書等行政事務(wù)文書的書寫格式與寫作要求。（二）公關(guān)禮儀文書寫作掌握各類演講稿、致辭、請柬、聘書、感謝信、賀信和信息傳播類文書等公關(guān)禮儀文書的書寫格式與寫作要求。（三）涉外經(jīng)濟類文書寫作掌握經(jīng)濟于此報告、市場調(diào)查報告、業(yè)務(wù)合作意向書、產(chǎn)品說明書、廣告、可行性研究報告、經(jīng)濟合同和招投標(biāo)書的書寫格式與寫作要求八商務(wù)禮儀（一）個人禮儀掌握儀容儀表、交談禮儀、服飾禮儀等個人禮儀要求（二）