二、基本建設(shè)項(xiàng)目檔案建檔規(guī)范

1、.：.；二、根本建立工程檔案建檔規(guī)范1 總那么1.1 為加強(qiáng)中國(guó)科學(xué)院根本建立工程(以下簡(jiǎn)稱工程)建檔任務(wù)，確保工程檔案的完好、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，發(fā)揚(yáng)工程檔案在運(yùn)轉(zhuǎn)、維修、管理和改擴(kuò)建等任務(wù)中的作用，制定本規(guī)范。1.2 本規(guī)范提出了工程建檔任務(wù)的根本要求及管理職責(zé)，規(guī)定了工程文件歸檔范圍、搜集、整理及開工后檔案驗(yàn)收，適用于中國(guó)科學(xué)院根本建立工程。1.3 工程建檔任務(wù)除執(zhí)行本規(guī)范外，應(yīng)符合國(guó)家和政府部門的有關(guān)規(guī)范、規(guī)范、規(guī)定。2 規(guī)范性援用文件以下規(guī)范所包含的條文，經(jīng)過在本規(guī)范中援用而構(gòu)成為本規(guī)范的條文。GB/Tl l822-2000DA/T28-2002GB/T5032820013 術(shù)語(yǔ)3.1 根本

2、建立工程(construction project)經(jīng)同意按照一個(gè)總體設(shè)計(jì)進(jìn)展施工，經(jīng)濟(jì)上實(shí)行一致核算，行政上具有獨(dú)立組織方式，實(shí)行一致管理的工程根本建立單位。它由一個(gè)或假設(shè)干個(gè)具有內(nèi)在聯(lián)絡(luò)的工程所組成。3.1.1 大中型工程工程(Large and Medium-sized Project)建立投資規(guī)模在3000萬元以上(含3000萬元)的根本建立工程工程。3.2 單項(xiàng)工程(unit of project)具有獨(dú)立的設(shè)計(jì)文件，開工后可以獨(dú)立發(fā)揚(yáng)消費(fèi)才干或工程效益的工程，并構(gòu)成建立工程工程的組成部分。3.3 單位工程(subunit of project)單項(xiàng)工程中可以獨(dú)立組織施工的工程，但開

3、工后不能獨(dú)立發(fā)揚(yáng)消費(fèi)才干或工程效益的工程。3.4 工程文件(records of project)根本建立工程在立項(xiàng)、審批、招招標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、開工驗(yàn)收、工程驗(yàn)收全過程中構(gòu)成的文字、圖紙、圖表、聲像等方式的全部文件。3.5 工程前期文件(prophase records of project)工程建立前，在立項(xiàng)、審批、征地、工程咨詢效力、勘察和設(shè)計(jì)、招招標(biāo)以及工程前期建立預(yù)備過程中構(gòu)成的文件。3.6 監(jiān)理文件(project management document)監(jiān)理單位在工程設(shè)計(jì)、施工等監(jiān)理過程中構(gòu)成的文件。3.7 施工文件(constructing document)施工單位

4、在工程施工過程中構(gòu)成的文件。3.8 開工圖(as-build drawing)工程開工后，真實(shí)反映工程施工結(jié)果的圖紙或圖樣。3.9 開工驗(yàn)收文件(handing over document)建立工程工程開工投入運(yùn)用前驗(yàn)收活動(dòng)中構(gòu)成的文件。3.10 工程驗(yàn)收文件(records of test on completion)指工程開工投入運(yùn)用后試運(yùn)轉(zhuǎn)中以及工程驗(yàn)收時(shí)構(gòu)成的文件。3.11 工程檔案(archives of project)指經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的工程文件。3.12 立卷(filing)按照一定的原那么和方法，將有保管價(jià)值的文件分門別類整理成案卷，亦稱組卷。3.13 歸檔(puttin

5、g into record)文件構(gòu)成單位完成其任務(wù)義務(wù)后，將構(gòu)成的文件整理組卷后，按規(guī)定移交檔案管理機(jī)構(gòu)。4 根本原那么及管理職責(zé)4.1 工程建檔任務(wù)實(shí)行院檔案主管部門一致指點(diǎn)和建立單位分級(jí)管理相結(jié)合的原那么。4.2 院檔案主管部門職責(zé)4.2.1 擔(dān)任對(duì)院屬各建立單位工程建檔任務(wù)的監(jiān)視、協(xié)調(diào)及業(yè)務(wù)指點(diǎn)。4.2.2 在國(guó)家檔案行政管理部門指點(diǎn)下?lián)谓M織大中型工程工程開工的檔案驗(yàn)收。4.3 建立單位職責(zé)4.3.1 負(fù)有對(duì)工程建檔任務(wù)的指點(diǎn)責(zé)任，將建檔任務(wù)納入指點(diǎn)議事日程、納入工程各管理環(huán)節(jié)、納入指點(diǎn)和任務(wù)人員崗位責(zé)任制。4.3.2 落實(shí)工程建檔任務(wù)經(jīng)費(fèi)，保證任務(wù)所需條件。4.3.3 建立健全工程建

6、檔任務(wù)相關(guān)制度并監(jiān)視執(zhí)行。4.3.4 配備符合工程建檔任務(wù)條件的人員，擔(dān)任協(xié)調(diào)、指點(diǎn)、督促本單位各任務(wù)部門做好工程文件的搜集、整理和歸檔任務(wù)。4.3.5 與參建單位簽署合同或協(xié)議時(shí)，擔(dān)任制定專門條款，明確參建單位移交檔案的套數(shù)、質(zhì)量、時(shí)間及提交文件的整理、歸檔責(zé)任。4.3.6 擔(dān)任對(duì)參建單位建檔任務(wù)的督促、檢查和業(yè)務(wù)指點(diǎn)，審查各參建單位移交檔案的質(zhì)量，確保接納的檔案完好、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。4.3.7 擔(dān)任搜集、整理與工程有關(guān)的引進(jìn)技術(shù)或引進(jìn)設(shè)備的技術(shù)文件。4.3.8 擔(dān)任在工程開工驗(yàn)收前，接納、審查并匯總勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位及本單位各任務(wù)部門移交的工程檔案。4.3.9 大、中型工程建立單位應(yīng)

7、編制一套符合院檔案館進(jìn)館要求的檔案移交院檔案館。4.4 勘察、設(shè)計(jì)單位職責(zé)應(yīng)按有關(guān)合同、協(xié)議的規(guī)定將構(gòu)成的屬于工程歸檔范圍內(nèi)(附錄A)的勘察、設(shè)計(jì)文件經(jīng)整理合格移交建立單位。4.5施工單位職責(zé)4.5.1 應(yīng)按本規(guī)范及GB/T503282001的要求做好施工全過程中的工程文件的構(gòu)成、積累、整理和歸檔等任務(wù)。4.5.2 應(yīng)按合同或協(xié)議規(guī)定，將構(gòu)成的屬于移交建立單位的全部施工過程文件，規(guī)范整理立卷后移交建立單位。4.5.3 指定專人擔(dān)任督促、指點(diǎn)和協(xié)助各任務(wù)部門、各分包單位施工文件的構(gòu)成、積累、整理和歸檔等任務(wù)。分包單位須有專人擔(dān)任所承當(dāng)工程的施工文件的搜集整理等任務(wù)，并對(duì)其完好性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性擔(dān)

8、任。4.5.4 施工單位應(yīng)整理一套(原件)符合本規(guī)范的檔案移交建立單位。另編制一套與城建建立、規(guī)劃管理有關(guān)的檔案移交城建檔案館。4.6 監(jiān)理單位職責(zé)4.6.1 應(yīng)按合同、協(xié)議要求，將全部監(jiān)理文件規(guī)范整理移交建立單位。4.6.2 擔(dān)任監(jiān)視和檢查監(jiān)理任務(wù)范圍內(nèi)的勘察、設(shè)計(jì)、施工等單位工程文件構(gòu)成、積累、整理和歸檔任務(wù)。審查勘察、設(shè)計(jì)、施工等單位向建立單位移交檔案情況，特別是開工圖制造質(zhì)量；審查任務(wù)完成后，應(yīng)對(duì)工程文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完好性簽署意見。5工程文件的歸檔范圍和質(zhì)量要求5.1 工程文件的歸檔范圍5.1.1 工程從立項(xiàng)、實(shí)施到開工交付運(yùn)用全過程中構(gòu)成的、具有保管價(jià)值的各種載體的文件，均應(yīng)歸

9、檔保管。5.1.2 歸檔范圍及保管期限詳見(附錄A)。5.2 歸檔文件的質(zhì)量要求5.2.1 文件應(yīng)為原始件，不得擅自修正、剪貼或事后補(bǔ)制。5.2.2 永久或長(zhǎng)期保管的工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫資料。5.2.3文件必需紙質(zhì)優(yōu)良、字跡工整、線條明晰、圖面整潔，利于長(zhǎng)久保管。5.2.4 文件必需履行規(guī)定的簽字蓋章手續(xù)。文件圖紙等必需與實(shí)物、實(shí)況相一致。5.2.5 錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性，電子文件應(yīng)運(yùn)用不可擦寫的電子介質(zhì)存儲(chǔ)。5.2.6 歸檔的開工圖應(yīng)逐張加蓋開工圖章，履行簽字手續(xù)。修正必需符合技術(shù)要求。有關(guān)的變卦通知單和洽商記錄均應(yīng)歸人相關(guān)的案卷內(nèi)。5.2.7 各項(xiàng)根本建立工程在開工時(shí)必

10、需按照GB/T503282001的要求，編制開工圖。6 工程文件的立卷與整理6.1 立卷原那么6.1.1 立卷應(yīng)遵照工程文件自然構(gòu)成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，堅(jiān)持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)絡(luò)，便于檔案的保管和利用。6.1.2 一個(gè)工程由多個(gè)單項(xiàng)工程或單位工程組成時(shí)，工程文件應(yīng)按單項(xiàng)工程或單位工程的文件多少組成假設(shè)干案卷。6.2 立卷方法6.2.1 根據(jù)工程的性質(zhì)、階段、程序、專業(yè)等編制工程檔案分類表，分類表的編制應(yīng)便于文件資料的組卷和歸檔后的管理。6.2.2 工程文件可劃分為工程前期文件、施工文件、開工圖、監(jiān)理文件、開工驗(yàn)收文件、財(cái)務(wù)管理文件、工程驗(yàn)收文件、聲像及電子文件等。6.2.3 工程管理性文件按問題、保

11、管期限組卷。6.2.4 勘察、設(shè)計(jì)文件按專業(yè)組卷。6.2.5 施工文件按單項(xiàng)工程的專業(yè)、階段、工序組卷。如：土建工程，降水、護(hù)坡在前，驗(yàn)槽、墊層在后；鋼筋工程、模板工程、混凝土工程的隱蔽及驗(yàn)收記錄等文件可以分別按樓層、部位進(jìn)展組卷。6.2.6 開工圖按專業(yè)組卷。6.2.7 監(jiān)理文件按問題或文種組卷。6.2.8 設(shè)備文件按專業(yè)系統(tǒng)、臺(tái)套等組卷。6.2.9 工程構(gòu)成的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按整理組卷。6.3 立卷要求6.3.1 案卷及卷內(nèi)文件不應(yīng)有重份，不同載體的文件應(yīng)分別組卷。 6.3.2 不同保管期限的文件普通應(yīng)分別組卷，如確實(shí)密不可分，保管期限短的服從保管期限長(zhǎng)的。6.3.3 工程檔案保管期限分為永久、

12、長(zhǎng)期、短期，其中長(zhǎng)期保管的檔案其保管期限不得短于工程壽命。6.3.4 案卷密級(jí)分為、絕密三種。同一案卷內(nèi)有不同密級(jí)的文件應(yīng)以高密級(jí)為本卷密級(jí)。6.3.5 案卷整理不宜過厚，文字資料、圖紙裝盒普通不超越40ramo6.4 卷內(nèi)文件陳列6.4.1 管理性文件按問題、時(shí)間或重要程度陳列。同一事項(xiàng)的請(qǐng)示和批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后，譯文在前、原文在后的順序陳列。6.4.2 施工文件按施工階段、工序等進(jìn)展陳列。6.4.3 開工圖按專業(yè)、圖號(hào)順序陳列。6.4.4 設(shè)備文件按根據(jù)性、開箱驗(yàn)收、隨機(jī)資料、安裝調(diào)試及運(yùn)轉(zhuǎn)維護(hù)等順

13、序陳列。6.4.5 既有文字資料又有圖紙的案卷，普通按文字資料在前、圖紙資料在后的順序陳列。6.5 案卷編目6.5.1 卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)的編寫要求6.5.1.1 卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁(yè)面編號(hào)，每卷頁(yè)號(hào)均以“I開場(chǎng)，各卷之間不延續(xù)編號(hào)。6.5.1.2 頁(yè)號(hào)編寫位置：?jiǎn)蚊鏁鴮懺谖募疑辖?，雙面書寫的文件，正面在右上角，反面在左上角，折疊后的圖紙一概在右下角。6.5.1.3成套圖樣或印刷成冊(cè)的文件，自成一卷的，不用重新編號(hào)，可在卷內(nèi)目錄中的備注中注明總頁(yè)數(shù)。6.5.1.4 卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁(yè)號(hào)。6.5.2卷內(nèi)目錄的編制要求6.5.2.1 卷內(nèi)目錄式樣應(yīng)符合本規(guī)范附錄8的要求。6.5.2.2

14、 序號(hào)：以一份文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從“l(fā)依次標(biāo)注。6.5.2.3 文件題名：填寫文件標(biāo)題全稱(如無標(biāo)題可根據(jù)內(nèi)容自擬標(biāo)題)。6.5.2.4 原文編號(hào)：填寫文件原有編號(hào)或圖號(hào)。6.5.2.5 編制單位：填寫文件的直接構(gòu)成單位和個(gè)人(責(zé)任者)。有多個(gè)構(gòu)成單位或責(zé)任者時(shí)，選擇兩個(gè)主要構(gòu)成單位或責(zé)任者，其他用“等替代。6.5.2.6 編制日期：填寫文件構(gòu)成日期。6.5.2.7 頁(yè)次：填寫文件在卷內(nèi)所陳列的起始號(hào)。最后一份文件填寫起止號(hào)。6.5.2.8 備注：填寫需求闡明的問題。6.5.2.9 卷內(nèi)目錄陳列在卷內(nèi)文件之前。6.5.3 填寫卷內(nèi)備考表6.5.3.1 卷內(nèi)備考表的式樣應(yīng)符合本規(guī)范附錄8的

15、要求。6.5.3.2 闡明：填寫卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁(yè)數(shù)(照片的張數(shù))，注明與本卷有親密關(guān)系但不能保管在一同的文件或?qū)嵨锏幕ヒ娞?hào)以及需求闡明本案卷組卷質(zhì)量和其他情況。6.5.3.3 立卷人：擔(dān)任本卷立卷的責(zé)任者。6.5.3.4 審核人：本卷審定人。6.5.3.5 備考表陳列在卷內(nèi)文件的尾頁(yè)之后。6.5.4 案卷封面的編制6.5.4。1 案卷封面的式樣應(yīng)符合本規(guī)范附錄B的要求。6.5.4.2 案卷封面的內(nèi)容包括：分類號(hào)、檔案館號(hào)、檔號(hào)、案卷題名、編制單位、技術(shù)主管、保管期限、起止日期、密級(jí)、歸檔日期。6.5.4.3分類號(hào)、檔案館號(hào)：分別填寫國(guó)家分類號(hào)和國(guó)家給定該檔案館的編號(hào)，由檔案館填寫。6.5.4

16、.4檔號(hào)：是根據(jù)建立單位提供的工程檔案分類表，填寫檔案的工程代號(hào)、本單位分類號(hào)和案卷流水號(hào)。由建立單位綜合檔案室一致填寫。6.5.4.5 案卷題名：填寫工程(單項(xiàng)或單位工程)稱號(hào)的全稱和卷內(nèi)文件組合內(nèi)容的稱號(hào)。應(yīng)簡(jiǎn)明、扼要，反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。6.5.4.6 編制單位：填寫案卷內(nèi)文件構(gòu)成單位或主要責(zé)任者。工程管理性文件和開工驗(yàn)收文件的編制單位普通為建立單位；勘察、設(shè)計(jì)文件的編制單位普通為工程的勘察、設(shè)計(jì)單位；監(jiān)理文件的編制單位普通為監(jiān)理單位；施工文件的編制單位普通為施工單位。6.5.4.7 技術(shù)主管：填寫編制本案卷的主要技術(shù)擔(dān)任人。6.5.4.8 起止日期：填寫案卷內(nèi)全部文件構(gòu)成的起止日期。6.

17、5.4.9 保管期限：填寫組卷時(shí)劃定的保管期限。6.5.4.10 密級(jí)：填寫卷內(nèi)文件最高密級(jí)。6.5.4.11 歸檔日期：填寫工程檔案正式移交(驗(yàn)收合格并認(rèn)可)建立單位綜合檔案室的日期。6.6 案卷裝訂6.6.1 案卷裝具普通采用卷夾、卷盒兩種方式。6.6.2 案卷可采用裝訂與不裝訂兩種方式，文字資料必需裝訂，圖紙可不裝訂。既有文字資料又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂，同一工程內(nèi)案卷裝訂規(guī)律應(yīng)一致。 6.6.3 文字資料裝訂以左齊、底齊為準(zhǔn)，左側(cè)20mm，采用三孔一線的裝訂方法。6.6.4 不裝訂的圖紙要按圖號(hào)順序陳列好，按照手風(fēng)琴式和A4號(hào)圖幅(210mm297mm)折疊，標(biāo)題欄在右下角顯露來，填寫圖紙

18、目錄一同裝盒。6.6.5 裝訂時(shí)應(yīng)去掉金屬物，修補(bǔ)好破損的文件，裝訂線內(nèi)有文字的文件要進(jìn)展加邊處置。6.6.6 對(duì)不宜裝訂的特別重要的手稿、證件、聲像資料、電子文件，可用盒、卷、袋或像冊(cè)保管。聲像資料和電子文件等應(yīng)附文字闡明，對(duì)事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等內(nèi)容進(jìn)展必要的標(biāo)注。6.7 案卷陳列6.7.1 全部案卷根據(jù)工程檔案分類表結(jié)合重要程度、建立階段等進(jìn)展系統(tǒng)陳列，固定案卷先后順序位置。6.7.2 為每一個(gè)案卷編寫檔號(hào)(檔號(hào)可用鉛筆暫時(shí)填寫，歸檔后由綜合檔案室正式填寫)。7 工程檔案的驗(yàn)收7.1 驗(yàn)收工程檔案的組織7.1.1 國(guó)家主管部門委托中國(guó)科學(xué)院驗(yàn)收或中國(guó)科學(xué)院直接驗(yàn)收的大中型工程，由

19、院檔案主管部門組織工程檔案的驗(yàn)收。7.1.2 中國(guó)科學(xué)院委托分院或建立單位驗(yàn)收的其他工程，院檔案主管部門擔(dān)任對(duì)工程檔案的驗(yàn)收任務(wù)進(jìn)展協(xié)調(diào)、監(jiān)視和指點(diǎn)。7.2 驗(yàn)收組的組成7.2.1 院檔案主管部門組織的檔案驗(yàn)收，驗(yàn)收組由院檔案主管部門、工程所在地省市級(jí)檔案行政管理部門、院屬其他單位的檔案人員等組成。驗(yàn)收組的人數(shù)為不少于5人的單數(shù)，其中應(yīng)有不少于3名副高級(jí)職稱以上的專業(yè)人員。7.2.2 院委托分院或建立單位驗(yàn)收的工程檔案驗(yàn)收組，由分院或建立單位檔案人員、院屬其他單位的檔案人員等組成。驗(yàn)收組的人數(shù)不少于3人，其中應(yīng)有不少于1名副高級(jí)職稱以上的專業(yè)人員。7.2.3 檔案驗(yàn)收組組長(zhǎng)，由驗(yàn)收組織單位人員

20、擔(dān)任。7.3 懇求檔案驗(yàn)收應(yīng)具備的條件7.3.1 建立單位已按照要求，接納了設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位經(jīng)規(guī)范整理后的案卷。7.3.2 建立單位于驗(yàn)收前l(fā)個(gè)月按照本規(guī)范完成工程檔案的自查，并向驗(yàn)收組織單位提交檔案自查報(bào)告。7.4 工程檔案自查內(nèi)容4.1 工程檔案分類能否明晰合理。7.4.2 案卷總目錄能否包括各類檔案。7.4.3 工程各階段檔案歸檔率、完好率。7.4.4 工程檔案的組卷質(zhì)量。7.5 檔案自查報(bào)告的撰寫7.5.1 工程建立及檔案管理概略。7.5.2 工程整套檔案(含聲像、會(huì)計(jì))總數(shù)。7.5.3 保證工程檔案的完好、準(zhǔn)確、系統(tǒng)所采取的控制措施。7.5.4 工程文件構(gòu)成、搜集、整理及歸檔情況。7.5.5 開工圖的編制情況及質(zhì)量情況。7.5.6 工程檔案在工程建立、管理及試運(yùn)轉(zhuǎn)中所起作用的實(shí)例。7.5.7 建檔中存在的問