0008會議客戶營銷的操作程序

1、.：.；：sop-s&m-0008會議客戶營銷接待流程客戶檔案上門預(yù)定 HYPERLINK 會議市場客戶定位.doc 確定對象中間商信息用房控制預(yù)定更改營銷洽談聯(lián)絡(luò)客戶 HYPERLINK 會議團隊確認單.doc 簽署協(xié)議預(yù)定取消 HYPERLINK 會議預(yù)定洽談明確內(nèi)容.doc 明確細那么根據(jù)實時出租情況考量根據(jù)淡旺季合理分配經(jīng)過前臺掌握房況根據(jù)客戶要求隨時調(diào)整防止預(yù)定沖突選擇合理營銷方式堅持與客戶溝通隨時了解客戶動向 HYPERLINK 宴會_會議預(yù)訂更改單.doc 下發(fā)變卦單通知更改下發(fā)變卦單通知取消確認免責(zé)條款以及詳細信息，簽署協(xié)議 HYPERLINK 客戶檔案.doc 建立客戶檔案會

2、議客戶營銷接待流程一、確定對象1)國際會議的營銷對象以中型商業(yè)機構(gòu)、公司社團、辦事處等客戶為主并積極拓展周邊大中城市會議中介機構(gòu)如知名國旅、會議中介機構(gòu)等各類會議市場中間商，尋求與周邊大中城市知名企業(yè)的協(xié)作關(guān)系；2)國內(nèi)會議的營銷對象應(yīng)做到立足本地市場，面向本省市場發(fā)揚本地旅游資源以各省、市政府和各大中型公司等客戶為主。積極推出與本地旅游資源打包銷售會議消費方案；3)隨時掌握本地每年具有固定會議安排的政府機關(guān)、商業(yè)機構(gòu)、公司社團、大中型企業(yè)等客戶的會議安排情況。二、聯(lián)絡(luò)客戶1)營銷人員根據(jù)會議市場的客戶情況及相關(guān)信息，自動上門聯(lián)絡(luò)，努力爭取客戶在本飯店組織舉行會議；2)在客戶聯(lián)絡(luò)的根底上，可約

3、請會議組織者包括來店洽談會議的客戶觀賞飯店各類客房、餐廳、會議、康體休閑等效力設(shè)備，展現(xiàn)本飯店的會議接待規(guī)模、規(guī)格和飯店住宿、用餐等內(nèi)部環(huán)境以及相關(guān)的交通條件，力爭客戶進店；3)不放棄各次會議接待契機，積極開展二次銷售針對與會人員構(gòu)造進展分析后做好在店推行，宣傳任務(wù)；4)定期將飯店推出的會議打包優(yōu)惠方案，旅游打包方案等信息以信函、上門訪問、等方式告知客戶。三、營銷洽談1)營銷人員同會議組織者在觀賞后，對本飯店各方面有充分了解的根底上舉行業(yè)務(wù)洽談，以進一步了解客戶對會議用房、用餐等方面的需求；2)明確洽談內(nèi)容：用房種類、客房數(shù)量、會議期限、分批進入飯店的時間、預(yù)測離店日期、房間要求如撤迷他吧、封

4、鎖長途、房間分布要求、會務(wù)組房間安排等；客房價錢和會議價錢；會議室運用次數(shù)、會場擺放要求、會議室租金、應(yīng)配備的設(shè)備及有關(guān)接待要求如鮮花水果擺放、茶歇安排、條幅水牌制造、簽到臺擺放等、采購立項；用餐啟止日期、用餐規(guī)范、用餐人數(shù)和每日早、午、晚餐時間安排、用餐要求如回民席位、飲食忌諱、包廂運用、酒水安排等；租用康體休閑設(shè)備工程、次數(shù)、租金以及收費規(guī)范；確認會議有效簽單人及與會客戶消費權(quán)限；預(yù)付訂金；結(jié)算方式及發(fā)票開具要求；預(yù)定更改截止日期；違約責(zé)任。四、簽署協(xié)議1)市場部擔(dān)任擬訂會議營銷協(xié)議書，經(jīng)客戶贊同，并報市場部總監(jiān)理審批后,由雙方正式簽署；2)與客戶明確協(xié)議內(nèi)容、甲乙雙方權(quán)益及義務(wù)、違約條款

5、、客戶需本卷須知等信息均明確標明；3)根據(jù)協(xié)議書擬寫會議通知書并將協(xié)議書復(fù)印件作附件，分送房務(wù)部、餐飲部、工程部、財務(wù)部、保安部、休閑部等相關(guān)部門.五、用房控制1)根據(jù)協(xié)議明確的內(nèi)容，填寫會議訂房統(tǒng)計表；2)應(yīng)留意對會議用房的控制；貫徹平季以散客為住，會議為輔，團隊補充的飯店客房營銷方針，會議接待以淡季、平季為主；3)淡季的會議用房可控制在30%左右，平季可控制在20%左右，旺季要視市場情況和客房營銷情況而定；4)隨時與房務(wù)部前廳堅持聯(lián)絡(luò)，掌握房間情況。并根據(jù)預(yù)定情況與前廳協(xié)商處理房間安排。六、預(yù)定更改1)受理預(yù)定更改信息時必需首先確認更改信息由會議組織方明確的會議擔(dān)任人或會議有效簽單人發(fā)出，

6、且預(yù)定更改信息可得到會議主辦方認可；2)接到更改懇求后，找出原始預(yù)定受理、訂房單，明確更改內(nèi)容，包括房間數(shù)、抵達日期等；3)如不添加用房或延伸住期，可直接填寫預(yù)定更改后請會議組織者簽字確認；4)如會議組織者通知更改，應(yīng)要求對方發(fā)送電傳、特快專遞等書面文件以便于雙方留存確認；5)如會議組織者在超越截止日期后要求更改，提出減少房數(shù)或住宿天數(shù)等，營銷人員應(yīng)在復(fù)函確認中告知對方飯店將按協(xié)議的有關(guān)條款執(zhí)行；6)如更改內(nèi)容要求改涉及時間、房量變卦，營銷人員應(yīng)查閱預(yù)定統(tǒng)計表并與前廳部協(xié)商，在房態(tài)答應(yīng)的條件下再接受與確認。如無法安排，要及時同會議組織者協(xié)商處理；7)更改后的會議定房統(tǒng)計、電腦輸入均需及時進展修

7、正，確保預(yù)定的準確性。8)涉及就餐時間、場地變卦或會議場地變卦，營銷人員應(yīng)查閱餐飲、會議預(yù)定統(tǒng)計標并于餐飲部協(xié)商，在預(yù)訂情況答應(yīng)的的條件下在接受與確認。如無法安排，要及時同會議組織者協(xié)商處理；9)涉及就餐規(guī)范或菜單調(diào)整的，營銷人員應(yīng)與餐飲部或后廚擔(dān)任人協(xié)商。根據(jù)調(diào)整情況確認客戶能否需求添加、減少費用。之后再與會議擔(dān)任人進展協(xié)商處理；10)將更改資料、更改單、原始定單等復(fù)印件一并送至預(yù)定處存檔。并根據(jù)更改信息填寫下發(fā)各部門，以利各部門及時進展調(diào)整。七、預(yù)定取消1)受理預(yù)定取消信息時必需首先確認取消信息由會議組織方明確的會議擔(dān)任人或會議有效簽單人發(fā)出，且預(yù)定取消信息可得到會議主辦方認可；2)接到會議預(yù)定取消通知后，立刻找出原預(yù)定資料，并加蓋取消印章。制造會議預(yù)定取消單由會議主辦方擔(dān)任人