東吳大學(xué)98學(xué)年度第2學(xué)期第14次業(yè)務(wù)會報紀(jì)錄

1、PAGE PAGE 18東吳大學(xué)98學(xué)年度第2學(xué)期第14次業(yè)務(wù)會報紀(jì)錄經(jīng)98學(xué)年度第2學(xué)期第15次業(yè)務(wù)會報確認(rèn)通過時 間：中華民國99年6月28日（星期一）下午2時10分地 點：城中校區(qū)2227會議室出 席：趙維良教務(wù)長、林錦川學(xué)生事務(wù)長、王超弘總務(wù)長、邱永和研務(wù)長、賈凱傑處長、賴錦雀院長、楊奕華院長、邱永和院長、賈凱傑主任秘書、林政鴻主任、洪碧珠主任、丁原基館長、林遵遠(yuǎn)主任、鄭為民主任、黃奕仁主任、林炳文主任。請 假：馬君梅副校長、莫藜藜院長、傅明仁院長、何希慧主任、吳添福主任、陳啟峰主任。列 席：文書組王蓉貞組長記 錄：莊琬琳專員一、主席報告二、確認(rèn)上次會議紀(jì)錄：修正通過。三、上次會議結(jié)論

2、執(zhí)行狀況：無四、各單位業(yè)務(wù)報告（報告順序如下）： 教務(wù)長： 報告教育部100學(xué)年度大學(xué)總量發(fā)展規(guī)模與資源條件提報作業(yè)說明（如附件），其中學(xué)生數(shù)計列注意事項：外國學(xué)生及延畢生將納入學(xué)生總量計算，師資計列原則：留職停薪不列計師資、留職留薪休假得列入師資，借調(diào)亦不得列為專任師資。另，因應(yīng)少子化，教育部預(yù)定於審核101學(xué)年度招生總量時，將學(xué)士班每班招生名額由60人調(diào)整為58人。 總務(wù)長： 暑假外雙溪校區(qū)將進(jìn)行之工程包括：中正圖書館無障礙電梯之工程，戴蓀堂、榕樺樓、楓雅樓耐震補(bǔ)強(qiáng)工程，綜合大樓、光道廳、學(xué)生宿舍及部份職員宿舍之防水隔熱工程。 研務(wù)長： 6/25高等教育國際合作基金會至本校做國際學(xué)生學(xué)習(xí)環(huán)

3、境訪視，進(jìn)行順利，訪視委員對本校國際化給予肯定，並提出改善建議。 會計室主任： 99學(xué)年度預(yù)算已由預(yù)算小組審核完畢，相關(guān)編審意見必須於預(yù)算系統(tǒng)上做修改，本案是否受權(quán)由會計室以各單位填報人之身份逕行登入系統(tǒng)處理？亦或由會計室將預(yù)算編審意見發(fā)回各單位，由各單位自行填報後，再由會計室審查？校長指示：99學(xué)年度預(yù)算核定結(jié)果鍵入系統(tǒng)事宜，由會計室統(tǒng)籌處理，會計室完成後，請將結(jié)果函送各單位知悉。 電算中心主任： 報告本校email發(fā)送浮濫及本校發(fā)送email予教師是否違反個資法之事宜。人事室主任：依本校教師及職員聘約本?；豆ぷ魃现枰?，得對受聘人之個人資料作電腦處理及使用，惟不得涉及商業(yè)上之利益。校長指

4、示：1.依本校教師及職員聘約，本校有權(quán)寄發(fā)email予教職員，應(yīng)予澄 清。 2.針對校內(nèi)各單位email之發(fā)送，請各單位主管於批示發(fā)送email訊息時，注意發(fā)送之對象是否合宜。 體育室主任： 6/25體育室?guī)ьI(lǐng)4位同學(xué)至深圳進(jìn)行兩岸桌球交流比賽。五、提案討論第一案案由：請修訂東吳大學(xué)檔案管理辦法。 提案人：王總務(wù)長超弘 說明：一、本辦法係經(jīng)84年1月5日行政會議通過施行，其間並歷經(jīng)3次修訂，最後一次修訂時間為86年12月3日。二、國家檔案管理局自90年11月23日正式成立，陸續(xù)制定檔案法、檔案法施行細(xì)則、機(jī)密檔案管理辦法等共約25項法規(guī)命令及行政規(guī)則，使檔案管理作業(yè)能更臻完善。三、本校電子化校

5、園之公文管理系統(tǒng)（含檔案管理）係屬第一期建置之系統(tǒng)，於96年5月1日正式上線使用，使用期間依據(jù)使用者之反映，陸續(xù)做了一些修正，目前系統(tǒng)已趨於穩(wěn)定，遂由總務(wù)處文書組擬訂東吳大學(xué)檔案管理手冊，並於99年5月21日經(jīng)總務(wù)長核定公布施行。四、本次修訂重點，係以檔案管理局制定之各項檔案管理基本法規(guī)為基礎(chǔ)，並依據(jù)本校公文管理系統(tǒng)上線後之實際情形予以修訂。 決議：修正通過。 第二案案由：擬修訂東吳大學(xué)資訊安全暨保護(hù)智慧財產(chǎn)權(quán)小組設(shè)置辦法。提案人：電算中心鄭主任為民 說明：一、教育部於99年5月修正校園保護(hù)智慧財產(chǎn)權(quán)行動方案自評表中行政督導(dǎo)之檢核指標(biāo)，智慧財產(chǎn)權(quán)小組需納入學(xué)生代表。本校資訊安全暨保護(hù)智慧財權(quán)小

6、組成員目前並無學(xué)生代表。二、本設(shè)置辦法之修正由行政會議通過改為由資訊安全暨保護(hù)智慧財產(chǎn)權(quán)小組會議通過。 決議：通過。六、臨時動議（無）七、散會（下午3時）教務(wù)長報告附件100學(xué)年度大學(xué)總量發(fā)展規(guī)模與資源條件提報作業(yè)說明 (1)計列學(xué)生數(shù)注意事項：計算時間及身分基準(zhǔn)：以98年10月15日具正式學(xué)籍之在學(xué)學(xué)生(不含外國學(xué)生、休學(xué)生、全學(xué)年均於國外之學(xué)生)計算。亦即，除不具正式學(xué)籍之學(xué)生（如交換學(xué)生）、依外國學(xué)生來臺就學(xué)辦法入學(xué)之外國學(xué)生、休學(xué)生、全學(xué)年均於國外之學(xué)生不予計入學(xué)生數(shù)外，其餘學(xué)生（如僑生、港澳生、原住民學(xué)生、派外人員子女、退伍軍人等特種生、非全學(xué)年均於國外之學(xué)生等）均應(yīng)納入學(xué)生數(shù)計算。

7、為維持教育品質(zhì)，本部規(guī)劃外國學(xué)生於提報101學(xué)年度總量作業(yè)時，納入學(xué)生數(shù)計算。延畢生：指學(xué)士班超過各校學(xué)則所定修業(yè)年限、碩士生（含碩士在職專班）自第3年起、博士生自第4年起繳納全額學(xué)雜費(fèi)者應(yīng)計列為延畢生；亦即碩士生（含碩士在職專班）自第3年起、博士生自第4年起未繳納全額學(xué)雜費(fèi)者，不需計入延畢生，亦不計入學(xué)生數(shù)。加權(quán)：計算全校生師比值、日間學(xué)制生師比值，均以加權(quán)學(xué)生數(shù)計算；計算研究生生師比值，以不加權(quán)學(xué)生數(shù)計算。學(xué)生加權(quán)數(shù)如下表所列：學(xué)制班別加權(quán)數(shù)延畢生加權(quán)數(shù)日間學(xué)制學(xué)士班11碩士班21博士班31夜間學(xué)制學(xué)士班（二年制在職專班、進(jìn)修學(xué)士班）0.80.8碩士班（碩士在職專班）1.61(2)師資數(shù)計

8、列原則：專任教師：各校提報師資數(shù)資料於99年6月30日已聘任之專任教師 (須已取得教師證書者，報核時如尚未取得教師證書，該筆將不採計)為計列依據(jù)。有關(guān)師資名冊之兼任師資、專案教學(xué)人員資格，鑑於各校對兼任師資、專案教學(xué)人員送審相關(guān)規(guī)定殊異，且為免因要求填報教師證號導(dǎo)致各校送審制度過於浮濫，納入專任師資計算之兼任師資如不克填列教師證號者，該欄得填無。專案教學(xué)人員：依國立大學(xué)校務(wù)基金進(jìn)用教學(xué)人員研究及工作人員實施原則規(guī)定聘任之教學(xué)人員，或?qū)W校以其他經(jīng)費(fèi)來源聘任之教學(xué)人員，於99年6月30日已聘任，且確為全部時間擔(dān)任學(xué)校教學(xué)職務(wù)且支給合格專任教師薪資之教學(xué)人員，亦得採計為專任教學(xué)人員；另專任專案教學(xué)人

9、員若非學(xué)校以聘書聘任者，聘書字號欄得以學(xué)校函給教師契約之公文文號填列。每位師資應(yīng)僅得於單一學(xué)校院、系、所、學(xué)位學(xué)程擔(dān)任專任師資，故於系統(tǒng)中填報資料，若A教授已由甲校A系填報為專任師資，甲校B系或乙校又重複填報時，系統(tǒng)會自動檢索資料庫並出現(xiàn)警告訊息，該師資已為甲校A系之專任師資，不得重複填報。合聘或支援調(diào)度師資：若有校內(nèi)教師同時在二個以上之院、系、所、學(xué)位學(xué)程任課或合聘之情況，應(yīng)協(xié)調(diào)一單位列為主聘，另一單位列從聘，主聘單位得將該筆師資提報為專任教師，從聘單位不得提報為兼任。學(xué)校與中研院或其他研究機(jī)構(gòu)合聘之師資，具授課事實者僅得以兼任師資採計，不得列計專任師資。客座教授、講座、特聘教授如於99年6

10、月30日已聘任且具授課事實，並以專任資格核薪聘用，得納入師資人數(shù)計算，惟應(yīng)檢附該年度薪資資料俾憑查核。研究人員因未從事教學(xué)工作，不得列入專任師資計算。但如確有授課事實，得以兼任師資採計。留職停薪者不得列計師資：99年6月30日如留職停薪無授課事實者，不得列計為專、兼任師資。留職留薪休假研究或帶職帶薪進(jìn)修之專任師資，得列計為專任師資。借調(diào)：借調(diào)至他校或他機(jī)關(guān)之師資，亦不得列計為專任師資，惟若該學(xué)年度於原校有授課事實者，得以兼任師資採計。兼任師資：98學(xué)年度任一學(xué)期具授課事實之兼任師資，得予列計；惟101學(xué)年度提報總量系統(tǒng)時，兼任師資之採計將以99年6月30日已聘任且具授課事實者，方得列計。6.因

11、應(yīng)少子女化趨勢，本部預(yù)定於審核101學(xué)年度招生名額總量時，將日間學(xué)制學(xué)士班每班招生名額由60人調(diào)整為58人，請各校預(yù)為因應(yīng)。第一案附件東吳大學(xué)檔案管理辦法修訂條文對照表擬 修 訂 條 文原 條 文備註說明第一章 總則第一章 總則第一條為健全東吳大學(xué)（以下簡稱本校）檔案管理，促進(jìn)檔案開放與運(yùn)用，發(fā)揮檔案功能，特訂定本辦法。本校檔案之管理，除法令另有規(guī)定外，悉依本辦法之規(guī)定辦理。第一條東吳大學(xué)（以下簡稱本校）檔案之管理，除法令另有規(guī)定外，悉依本辦法之規(guī)定辦理。說明訂定本辦法之目的 凡依照公文管理程序，而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件，除另有規(guī)定外，一律送交總務(wù)處文書組編列檔案，集中管理。第二條

12、凡因處理本校公務(wù)或與公務(wù)有關(guān)之全部文書、圖表、簿冊，其已結(jié)案者或存查之案件，除另有規(guī)定外，一律送交總務(wù)處文書組編列檔案，集中管理。依據(jù)檔案法之定義修正刪除第三條本辦法專門用語之定義如次：一、結(jié)案：指公文之文書處理手續(xù)已全部完成，全案業(yè)已結(jié)束清楚之狀態(tài)。二、案件：指未歸檔前之公文。三、歸檔：指將已結(jié)案之案件送交總務(wù)處文書組編管。四、案卷：指經(jīng)歸檔後整理編訂之檔案。五、分類：指根據(jù)案卷內(nèi)容性質(zhì)，將之歸入檔案分類表最適當(dāng)之類目內(nèi)。六、分類號：指代表類目之號碼。七、卷號：指同一類目中不同各案次序之號碼。八、冊號：指同案卷各冊之號碼。九、檔號：指由分類號與卷號所組成之號碼。十、編目：指依案卷所屬類目編製

13、之目錄。十一、專檔：指專為特殊性質(zhì)案卷而設(shè)之檔案。本辦法已無使用此類專門用語之必要。第二章 歸檔與點收第二章歸檔與點收第三條 本校檔案歸檔作業(yè)悉依東吳大學(xué)檔案管理作業(yè)手冊辦理。第四條應(yīng)行歸檔之案件，各單位承辦人員應(yīng)先加以檢查整理，同一性質(zhì)之案件應(yīng)予彙集，文件如有脫漏應(yīng)予補(bǔ)齊，手續(xù)未完備者應(yīng)予補(bǔ)備；抽存之附件及污損之處均予註明，用統(tǒng)一規(guī)定之歸檔簿詳載案由、收發(fā)文號、機(jī)密等級，送交總務(wù)處文書組檔案管理人員簽收。機(jī)密檔案其必須保持高度機(jī)密性之絕對機(jī)密、極機(jī)密文件，歸檔時應(yīng)由承辦人員用機(jī)密檔案專用封套裝封，並應(yīng)於封面上註明收發(fā)文單位名稱、年、月、日、字號及簡由，封口須由單位主管簽名後，送交總務(wù)處文書組

14、檔案管理人員歸檔。1.條次修訂2.東吳大學(xué)檔案管理作業(yè)手冊業(yè)於99年5月21日經(jīng)總務(wù)長核定，公布施行 第五條第七條 （略）移至擬修訂條文之第二十條第二十一條第四條 應(yīng)行歸檔之案件，各單位承辦人員應(yīng)先加以檢查整理，歸檔案件有下列情形之一者，檔案管理人員應(yīng)退還承辦單位補(bǔ)正：案件或其附件不全。案件污損或內(nèi)容不清楚者。案件未經(jīng)批準(zhǔn)或漏判、漏印、漏發(fā)、漏會者。案件未填註保存年限或分類號者。案件未依規(guī)定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者。案件與歸檔清單之登載不符者。第八條檔案管理人員對歸檔案件應(yīng)逐案逐件清點核對，其要領(lǐng)如次：一、核對歸檔簿所列案由、文號是否與原件符合。二、檢查收發(fā)文是否係原件，並檢閱文首、文尾及騎縫

15、印，以判斷文件是否齊全。三、檢查附件是否齊全。四、檢查原件文書處理手續(xù)是否完備，有無漏核、漏判、漏印、漏會、漏發(fā)等情形。五、檢查有無污損。六、機(jī)密檔案，應(yīng)在歸檔簿上註明機(jī)密等級（絕對機(jī)密、極機(jī)密、機(jī)密），以示區(qū)分。七、檔案人員於清點歸檔案件時，發(fā)現(xiàn)有前項各款或其他疑問時，應(yīng)先向承辦人員洽詢，視其情形予以退請補(bǔ)正檢齊，或在歸檔簿上予以註明。1.條次修訂2.依據(jù)機(jī)關(guān)檔案點收作業(yè)要點修正第五條 下列物品，不得歸檔：一、現(xiàn)金、有價證券及其他貴重物品。二、司法訴訟有關(guān)物證。三、流質(zhì)、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物品。四、易變質(zhì)而不適長期保存之物品。第九條下列文件、物品應(yīng)不予點收保管：

16、一、現(xiàn)金、有價證券以及其他貴重物品。二、已作廢之有價證券。三、有關(guān)財務(wù)會計憑證、單據(jù)與票據(jù)等。四、體積笨重、流質(zhì)、氣體或易燃之爆炸品，腐蝕、消耗以及不適於保管者。五、無關(guān)公務(wù)而又無參考價值之文件、便條及紙片等。六、其他無參考價值之例行文件。1.條次修訂2.依據(jù)機(jī)關(guān)檔案點收作業(yè)要點修正刪除第三章登記、整理與編目本部分已於線上處理刪除第十條檔案管理人員清點歸檔案件無誤後，應(yīng)將案由及收發(fā)文號轉(zhuǎn)登於歸檔表，並在歸檔簿上加蓋日期戳記後，退還歸檔簿。刪除第十一條歸檔案件經(jīng)登記後，新案應(yīng)加以分類、編目、立卷，舊案應(yīng)查案歸卷。第三章保存與保管第四章存放與保管第十二條第二十條 （略）移至擬修訂條文之第九條第十六

17、條第六條 檔案之保存年限，應(yīng)依其性質(zhì)及價值，區(qū)分為永久保存或定期保存。第廿一條檔案之存、燬分類如次：一、永久保存類。二、定期保存類。1.條次修訂2.依據(jù)檔案法修正第七條下列檔案之保存，應(yīng)列為永久保存：一、涉及學(xué)?；蚋鲉挝恢匾贫取Q策及計畫者。二、涉及學(xué)校或各單位重要法規(guī)之制（訂）定、修正或解釋者。三、涉及組織沿革及主要業(yè)務(wù)運(yùn)作者。四、對學(xué)校建設(shè)或政策具有重要利用價值者。五、具有重要行政稽憑價值者。六、其他有關(guān)重要事項而具有永久保存價值者。第廿二條校、院、系、中心及各級行政單位之下列檔案永久保存：一、關(guān)於法令規(guī)章及其解釋案件。二、關(guān)於單位之設(shè)立、調(diào)整或裁撤案件。三、關(guān)於本單位施政方針計畫及報告

18、。四、關(guān)於本單位各項會議決議案及會議紀(jì)錄。五、關(guān)於人事任免、獎懲、考績及訓(xùn)練案件。六、關(guān)於印信啟用及其印模案件。七、關(guān)於本單位之交接清冊。八、其他有關(guān)本單位歷史文獻(xiàn)可供永久查考之案件。1.條次修訂2.依據(jù)機(jī)關(guān)檔案保存年限及銷毀辦法修正第八條定期保存之檔案，除另有規(guī)定外，保存年限區(qū)分為三十年、二十五年、二十年、十五年、十年、五年、三年及一年。第廿三條定期保存之檔案，除另有規(guī)定外，計分十五年、十年、五年、三年及一年五種，由案件原承辦單位依實際需要判定之。1.條次修訂2.依據(jù)機(jī)關(guān)檔案保存年限及銷毀辦法修正刪除第廿四條撰擬文稿人員於擬稿時，應(yīng)視文件性質(zhì)，在文稿左上角保存年限欄內(nèi)填寫保存年限，經(jīng)核判無變

19、更者即為確定。文稿漏填保存年限者，應(yīng)退請補(bǔ)填。依東吳大學(xué)檔案管理作業(yè)手冊辦理刪除第廿五條凡編入同一檔號文件，核定保存年限如有不同者，應(yīng)以該案卷內(nèi)最長年限為準(zhǔn)。同一分類號只有一保存年限，故此情形不會發(fā)生第九條本校檔案分類表係與保存年限區(qū)分表結(jié)合編訂，稱為東吳大學(xué)檔案分類及保存年限區(qū)分表。檔案立案時應(yīng)編訂檔號，賦予年度號、分類號、案次號、卷次號及目次號。第十二條本校檔案，依照東吳大學(xué)檔案編碼規(guī)則對照表加以分類、編目。1.條次修訂2.依據(jù)檔案分類編按規(guī)範(fàn)修正第十條經(jīng)整理、裝訂之檔案，依下列規(guī)定存放於檔案架： 一、永久保存與定期保存檔案得分置存放。二、按檔號大小順序，小者在左，大者在右；由左至右，由上

20、至下直立排列，並預(yù)留架位空間，以利後續(xù)檔案排架。三、珍貴檔案或不便直立之檔案，得予平放。第十三條編製就緒之案卷於納入卷夾後，依其類別及檔號次序排列檔案架（櫃），順序存放。機(jī)密檔案之存放應(yīng)與普通檔案分開，並依機(jī)密等級分別採用專櫃典藏及派專人管理，極機(jī)密以上等級之檔案，並應(yīng)另以機(jī)密檔案專用封套密封。機(jī)密檔案如有附件，應(yīng)加註原機(jī)密文書編號。1.條次修訂2.依據(jù)機(jī)關(guān)檔案保管作業(yè)要點修正第十一條 檔案保管場所採單一出入口門禁管制，非檔案管理人員未經(jīng)許可，不得擅自進(jìn)出。第十四條存放歸檔案件之庫房應(yīng)採取下列保護(hù)措施：一、辦公時間外，必須妥為關(guān)閉。二、非檔案管理人員，未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房內(nèi)。三、煙火等易燃

21、或危險物品禁止攜入。1.條次修訂2.依據(jù)機(jī)關(guān)檔案保管作業(yè)要點修正第十二條 紙質(zhì)類檔案如有破損，應(yīng)隨時修補(bǔ)；其修補(bǔ)方法得以裱法、鑲法或其他適當(dāng)方法為之。檔案毀損，經(jīng)鑑定結(jié)果認(rèn)無法修復(fù)者，得將其原因及已毀損檔案之檔號、案名及數(shù)量等詳細(xì)情形，報請備查後銷毀。第十五條受損之檔案於無法復(fù)舊或歸還時，應(yīng)報準(zhǔn)銷案；對於有補(bǔ)抄之必要者，加以補(bǔ)抄，並將經(jīng)過在目錄上註明。1.條次修訂2.依據(jù)檔案保存技術(shù)規(guī)範(fàn)及機(jī)關(guān)檔案保存年限及銷毀辦法修正第四章 檢調(diào)與歸還第五章檢調(diào)與歸還章次修訂第十三條 借調(diào)檔案以與承辦業(yè)務(wù)有關(guān)者為限。因業(yè)務(wù)需要，借調(diào)非主管案件時，應(yīng)送會承辦單位主管同意，或簽請權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)。第十六條調(diào)閱案卷，應(yīng)

22、依下列規(guī)定辦理：一、由調(diào)卷人填具調(diào)卷單交由總務(wù)處文書組調(diào)取。二、調(diào)卷單內(nèi)各欄須填列清楚，除調(diào)卷人應(yīng)在調(diào)卷單簽名或蓋章外，並須加蓋業(yè)務(wù)主管職名章或簽名。三、調(diào)閱案卷，非有必要，均以列（影）印本為限，列（影）印本使用完畢無需歸還。四、調(diào)閱原案卷時，還卷之期限為七天，期滿必須將原案卷主動歸還。倘需繼續(xù)使用，應(yīng)由調(diào)卷人填具延期歸還單，經(jīng)單位主管簽核後送總務(wù)處文書組辦理延期登記。五、調(diào)卷人不得在檔案庫房內(nèi)逕行翻閱案卷。1.條次修訂2.依據(jù)機(jī)關(guān)檔案檢調(diào)作業(yè)要點修正第十四條 申請借調(diào)檔案時，應(yīng)以案件或案卷為申請單位，並由調(diào)案人填具調(diào)案（展期）申請單，載明下列事項，經(jīng)承辦單位主管或權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)後，送總務(wù)處文書

23、組調(diào)?。阂?、調(diào)案人姓名及單位。二、檔號或文號。三、案由或案名。 四、調(diào)案申請日期。第十七條調(diào)閱案卷以調(diào)閱本單位主辦之案卷為限，倘須調(diào)閱不屬於本單位之案卷時，應(yīng)經(jīng)原案卷主管單位之同意會章後始得調(diào)取。上級單位主管得調(diào)閱其所屬下級單位檔案案卷，如屬絕對機(jī)密或極機(jī)密之檔案案卷，除需先會知原案卷所屬單位主管外，並應(yīng)簽奉上一級主管主管核準(zhǔn)後方可調(diào)閱。校長在知會原案卷所屬單位主管後，得調(diào)閱各單位各等級檔案案卷。調(diào)閱絕對機(jī)密或極機(jī)密檔案案卷，應(yīng)由現(xiàn)任單位主管親自為之，檔案管理人員並應(yīng)以機(jī)密檔案專用封套派專人送調(diào)卷人親自簽收。1.條次修訂2.依據(jù)機(jī)關(guān)檔案檢調(diào)作業(yè)要點修正第十五條借調(diào)或調(diào)用之檔案應(yīng)妥慎保管，不得遺

24、失、轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)抄，或有拆散、污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案或變更檔案內(nèi)容之情事。依據(jù)機(jī)關(guān)檔案檢調(diào)作業(yè)要點新增第十六條 借調(diào)或調(diào)用檔案應(yīng)於調(diào)案期限內(nèi)歸還。屆期如需繼續(xù)使用，應(yīng)提出展期申請，並經(jīng)單位主管或權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)後，始得為之。前項展期次數(shù)以三次為限。展期次數(shù)超過三次，仍需使用檔案者，應(yīng)先行歸還檔案後，再依規(guī)定辦理借調(diào)。依據(jù)機(jī)關(guān)檔案檢調(diào)作業(yè)要點新增第十八條現(xiàn)任單位主管調(diào)閱絕對機(jī)密或極機(jī)密檔案之案卷非為其本人核定送存者，均須經(jīng)其上級單位主管核準(zhǔn)。移至擬修訂條文之第二十三條刪除第十九條校外單位或個人依法或基於正當(dāng)需求且出具正式函文並經(jīng)校長核準(zhǔn)者，得調(diào)閱本校各等級檔案案卷，但應(yīng)由案卷

25、所屬單位主管依本辦法之相關(guān)規(guī)定親自為之。私立學(xué)校不需開放檔案應(yīng)用，故刪除本條第十七條本校人員調(diào)、離職時，人事單位應(yīng)知會總務(wù)處文書組，以查檢其借調(diào)檔案情形。調(diào)、離職人員如有借調(diào)檔案，應(yīng)全部歸還，不得轉(zhuǎn)借。第二十條本校各級人員離職時，人事室應(yīng)將其離職會簽單送總務(wù)處文書組主管簽章後，始得據(jù)以辦理離職手續(xù)。1.條次修訂2.依據(jù)機(jī)關(guān)檔案檢調(diào)作業(yè)要點修正第十八條 電子影像檔案或電子公文檔案之調(diào)閱，得採線上方式處理。依據(jù)機(jī)關(guān)檔案檢調(diào)作業(yè)要點新增第五章銷毀第六章保存與銷燬章次及章名修訂第十九條 已屆保存年限之檔案，由總務(wù)處文書組製作檔案銷毀目錄，送會相關(guān)業(yè)務(wù)單位表示意見，各單位認(rèn)有延長保存年限之必要者，應(yīng)簽註

26、延長年限及理由。第廿六條保存年限屆滿之檔案（含機(jī)密檔案），應(yīng)由總務(wù)處文書組檔案管理人員逐案檢出，造具銷燬清冊分送原案承辦單位審閱，除認(rèn)有延長保存之必要者應(yīng)予註明理由及延長期限外，其無延長保存必要者，即在同意銷燬欄內(nèi)蓋章，送由總務(wù)長簽報校長核準(zhǔn)後，會同原案承辦單位監(jiān)燬之。1.條次修訂2.依據(jù)機(jī)關(guān)檔案保存年限及銷毀辦法修正第二十條 已銷毀之檔案，應(yīng)分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表等有關(guān)目錄，註記核準(zhǔn)銷毀之文號及銷毀之日期；其有微縮、電子或其他方式儲存之紀(jì)錄者，並應(yīng)附註其編號。但全卷銷毀者，其案卷目次表得免註記。第廿七條已銷燬之檔案，其光碟資料仍應(yīng)保存。全案銷燬者，應(yīng)在目錄上加註某年月日銷燬字樣。1.

27、條次修訂2.依據(jù)機(jī)關(guān)檔案保存年限及銷毀辦法修正刪除第廿八條銷燬檔案之目次表，應(yīng)依檔號次序另行建檔，以備參考。銷毀檔案依前條辦理，無須另行建檔刪除第廿九條各種會計憑證，應(yīng)按照會計法第八十三條及第八十四條之規(guī)定辦理。會計憑證非本辦法規(guī)範(fàn)範(fàn)圍第六章機(jī)密檔案新增第廿一條機(jī)密文書區(qū)分為國家機(jī)密文書及一般公務(wù)機(jī)密文書。國家機(jī)密文書區(qū)分為絕對機(jī)密、極機(jī)密、機(jī)密；一般公務(wù)機(jī)密文書列為密等級。第五條本校公文書機(jī)密等級分為絕對機(jī)密、極機(jī)密、機(jī)密三級，其機(jī)密等級之核定、提前解密或延長保密期限，應(yīng)由該公文承辦單位主管於必要之最小範(fàn)圍內(nèi)為之。前項提前解密及延長保密期限之變更，如原核定人員已離職，則由現(xiàn)任主管簽請其上一級

28、主管核定之。1.條次修訂2.依據(jù)行政院文書處理手冊修正刪除第六條本校機(jī)密檔案之保密年限分別如次：一、絕對機(jī)密：二十年二、極機(jī)密：十二年三、機(jī)密：六年保密年限屆滿時自動解密，必要時得延長之，但以一次為限。保存年限係依分類號而定，非依機(jī)密性質(zhì)，故刪除本條第廿二條 密件之保密期限或解除機(jī)密條件，應(yīng)以括弧標(biāo)示於機(jī)密等級之後。其解密條件如下：一、本件於公布時解密。二、本件至某年某月某日解密。三、本件於工作完成或會議終了時解密。四、附件抽存後解密(適用於附件已完成機(jī)密等級及解密條件標(biāo)示者)。五、保存期限屆滿後解密。六、其他(其他特別條件或另行檢討後辦理解密)。第七條本校機(jī)密檔案（含絕對機(jī)密、極機(jī)密、機(jī)密），應(yīng)於該檔案保存年限屆滿前六個月自動解密。1.條次修訂2.依據(jù)行政院文書處理手冊修正第廿三條機(jī)密檔案應(yīng)另備保險箱或其他具安全防護(hù)功能之箱櫃，與一般檔案分別存放。依據(jù)機(jī)密檔案管理辦法新增第廿四條 借調(diào)機(jī)密檔案，應(yīng)由調(diào)案人親自至檔案管理單位簽收。借調(diào)非業(yè)務(wù)主管之機(jī)密檔案，除應(yīng)會請原承辦單位主管同意外，並應(yīng)簽奉上一級主管核準(zhǔn)後方可調(diào)閱。依據(jù)機(jī)密檔案管理辦法新增第廿五條 機(jī)密檔案歸還時，調(diào)案單位主管應(yīng)在機(jī)密檔案專用封套簽章後密封，並加註