第一篇　企業(yè)行政辦公與總務(wù)后勤細(xì)節(jié)化管理

1、企業(yè)行政辦公與總務(wù)后勤細(xì)節(jié)化管理集團(tuán)公司辦公室二OO八年三月十四日目 錄 TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc195510665 第一篇 企業(yè)行政辦公與總務(wù)后勤細(xì)節(jié)化管理 PAGEREF _Toc195510665 h 5 HYPERLINK l _Toc195510666 第一章 行政人員細(xì)節(jié)化管理 PAGEREF _Toc195510666 h 5 HYPERLINK l _Toc195510667 第一節(jié) 辦公室人員配備原那么 PAGEREF _Toc195510667 h 5 HYPERLINK l _Toc195510668 第二節(jié) 辦公人員素質(zhì)要求 PA

2、GEREF _Toc195510668 h 5 HYPERLINK l _Toc195510669 第三節(jié) 辦公室的組織方式 PAGEREF _Toc195510669 h 6 HYPERLINK l _Toc195510670 第四節(jié) 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)文職人員的配備 PAGEREF _Toc195510670 h 7 HYPERLINK l _Toc195510671 第五節(jié) 行政人員著裝要求 PAGEREF _Toc195510671 h 8 HYPERLINK l _Toc195510672 第六節(jié) 行政人員行為標(biāo)準(zhǔn) PAGEREF _Toc195510672 h 8 HYPERLINK l _

3、Toc195510673 第七節(jié) 辦公室人員考勤管理 PAGEREF _Toc195510673 h 9 HYPERLINK l _Toc195510674 第八節(jié) 行政辦公人員日常工作內(nèi)容 PAGEREF _Toc195510674 h 9 HYPERLINK l _Toc195510675 第九節(jié) 行政人員績(jī)效考核管理 PAGEREF _Toc195510675 h 10 HYPERLINK l _Toc195510676 第二章 會(huì)務(wù)安排細(xì)節(jié)化管理 PAGEREF _Toc195510676 h 11 HYPERLINK l _Toc195510677 第一節(jié) 明確會(huì)議參加者 PAGER

4、EF _Toc195510677 h 11 HYPERLINK l _Toc195510678 第二節(jié) 選擇開會(huì)時(shí)間 PAGEREF _Toc195510678 h 12 HYPERLINK l _Toc195510679 第三節(jié) 做好上、下層的雙向效勞 PAGEREF _Toc195510679 h 12 HYPERLINK l _Toc195510680 第四節(jié) 考慮開會(huì)地點(diǎn) PAGEREF _Toc195510680 h 12 HYPERLINK l _Toc195510681 第五節(jié) 布置好會(huì)議室 PAGEREF _Toc195510681 h 13 HYPERLINK l _Toc1

5、95510682 第六節(jié) 主席臺(tái)布置應(yīng)與會(huì)場(chǎng)協(xié)調(diào) PAGEREF _Toc195510682 h 14 HYPERLINK l _Toc195510683 第七節(jié) 落實(shí)會(huì)議通知 PAGEREF _Toc195510683 h 14 HYPERLINK l _Toc195510684 第八節(jié) 準(zhǔn)備好會(huì)議文件 PAGEREF _Toc195510684 h 15 HYPERLINK l _Toc195510685 第九節(jié) 準(zhǔn)備好會(huì)議各種用品 PAGEREF _Toc195510685 h 16 HYPERLINK l _Toc195510686 第十節(jié) 徹底檢查開會(huì)場(chǎng)地 PAGEREF _Toc1

6、95510686 h 16 HYPERLINK l _Toc195510687 第十一節(jié) 會(huì)務(wù)接待應(yīng)注意自己的言行 PAGEREF _Toc195510687 h 17 HYPERLINK l _Toc195510688 第十二節(jié) 應(yīng)做會(huì)議記錄和會(huì)議錄音工作 PAGEREF _Toc195510688 h 18 HYPERLINK l _Toc195510689 第十三節(jié) 做會(huì)議記錄務(wù)必準(zhǔn)確、完整 PAGEREF _Toc195510689 h 18 HYPERLINK l _Toc195510690 第十四節(jié) 轉(zhuǎn)接 和信息應(yīng)按上司意愿處理 PAGEREF _Toc195510690 h 19

7、 HYPERLINK l _Toc195510691 第十五節(jié) 趁記憶猶新趕緊將會(huì)議記錄定稿 PAGEREF _Toc195510691 h 19 HYPERLINK l _Toc195510692 第十六節(jié) 會(huì)議善后處理 PAGEREF _Toc195510692 h 19 HYPERLINK l _Toc195510693 第十七節(jié) 會(huì)議管理 PAGEREF _Toc195510693 h 20 HYPERLINK l _Toc195510694 第三章 文件檔案細(xì)節(jié)化管理 PAGEREF _Toc195510694 h 20 HYPERLINK l _Toc195510695 第一節(jié) 注

8、意文件簽收 PAGEREF _Toc195510695 h 20 HYPERLINK l _Toc195510696 第二節(jié) 拆封是文員特有的職責(zé) PAGEREF _Toc195510696 h 21 HYPERLINK l _Toc195510697 第三節(jié) 文件需要逐件登記 PAGEREF _Toc195510697 h 22 HYPERLINK l _Toc195510698 第四節(jié) 靈活分文 PAGEREF _Toc195510698 h 22 HYPERLINK l _Toc195510699 第五節(jié) 做好文件傳閱 PAGEREF _Toc195510699 h 23 HYPERLI

9、NK l _Toc195510700 第六節(jié) 請(qǐng)辦文件要發(fā)揮好參謀作用 PAGEREF _Toc195510700 h 23 HYPERLINK l _Toc195510701 第七節(jié) 擬稿關(guān)系文件質(zhì)量 PAGEREF _Toc195510701 h 23 HYPERLINK l _Toc195510702 第八節(jié) 核稿一定要嚴(yán)肅、認(rèn)真 PAGEREF _Toc195510702 h 24 HYPERLINK l _Toc195510703 第九節(jié) 文件案卷類目編制 PAGEREF _Toc195510703 h 25 HYPERLINK l _Toc195510704 第十節(jié) 堅(jiān)持做好平時(shí)立

10、卷工作 PAGEREF _Toc195510704 h 26 HYPERLINK l _Toc195510705 第十一節(jié) 調(diào)整定卷和歸檔 PAGEREF _Toc195510705 h 26 HYPERLINK l _Toc195510706 第十二節(jié) 收集好歸檔文件 PAGEREF _Toc195510706 h 27 HYPERLINK l _Toc195510707 第十三節(jié) 防止檔案材料損毀 PAGEREF _Toc195510707 h 28 HYPERLINK l _Toc195510708 第十四節(jié) 注意照片檔案的保護(hù) PAGEREF _Toc195510708 h 28 HY

11、PERLINK l _Toc195510709 第十五節(jié) 管理磁帶檔案要注意條件和方法 PAGEREF _Toc195510709 h 29 HYPERLINK l _Toc195510710 第十六節(jié) 做好電子檔案的保存欲鑒定 PAGEREF _Toc195510710 h 29 HYPERLINK l _Toc195510711 第四章 平安保密細(xì)節(jié)化管理 PAGEREF _Toc195510711 h 30 HYPERLINK l _Toc195510712 第一節(jié) 加強(qiáng)信息系統(tǒng)保密措施 PAGEREF _Toc195510712 h 30 HYPERLINK l _Toc1955107

12、13 第二節(jié) 行政人員保密紀(jì)律要求 PAGEREF _Toc195510713 h 31 HYPERLINK l _Toc195510714 第三節(jié) 加強(qiáng)保安工作管理 PAGEREF _Toc195510714 h 32 HYPERLINK l _Toc195510715 第四節(jié) 消除影響平安工作的因素 PAGEREF _Toc195510715 h 32 HYPERLINK l _Toc195510716 第五節(jié) 公司環(huán)境平安管理 PAGEREF _Toc195510716 h 33 HYPERLINK l _Toc195510717 第六節(jié) 文件收發(fā)流程保密管理 PAGEREF _Toc1

13、95510717 h 34 HYPERLINK l _Toc195510718 第七節(jié) 會(huì)議保密措施 PAGEREF _Toc195510718 h 35 HYPERLINK l _Toc195510719 第八節(jié) 印章的保管要點(diǎn) PAGEREF _Toc195510719 h 35 HYPERLINK l _Toc195510720 第九節(jié) 物品進(jìn)出管理措施 PAGEREF _Toc195510720 h 36 HYPERLINK l _Toc195510721 第五章 函電利益細(xì)節(jié)化管理 PAGEREF _Toc195510721 h 36 HYPERLINK l _Toc19551072

14、2 第一節(jié) 商業(yè)信函一定要簽上名字 PAGEREF _Toc195510722 h 36 HYPERLINK l _Toc195510723 第二節(jié) 寫非正式的信函內(nèi)容也要簡(jiǎn)潔 PAGEREF _Toc195510723 h 37 HYPERLINK l _Toc195510724 第三節(jié) 信函禮儀中的細(xì)枝末節(jié)不容無(wú)視 PAGEREF _Toc195510724 h 37 HYPERLINK l _Toc195510725 第四節(jié) 接 讓對(duì)方感覺你很職業(yè) PAGEREF _Toc195510725 h 38 HYPERLINK l _Toc195510726 第五節(jié) 打 時(shí)先列好清單 PAGE

15、REF _Toc195510726 h 39 HYPERLINK l _Toc195510727 第六節(jié) 轉(zhuǎn)接 應(yīng)誠(chéng)懇應(yīng)對(duì) PAGEREF _Toc195510727 h 40 HYPERLINK l _Toc195510728 第七節(jié) 適當(dāng)運(yùn)用 過濾術(shù) PAGEREF _Toc195510728 h 40 HYPERLINK l _Toc195510729 第八節(jié) 不要公話私用 PAGEREF _Toc195510729 h 41 HYPERLINK l _Toc195510730 第九節(jié) 讓麻煩的 不再麻煩 PAGEREF _Toc195510730 h 41 HYPERLINK l _T

16、oc195510731 第六章 值班接待細(xì)節(jié)化管理 PAGEREF _Toc195510731 h 42 HYPERLINK l _Toc195510732 第一節(jié) 值班工作的根本要求 PAGEREF _Toc195510732 h 42 HYPERLINK l _Toc195510733 第二節(jié) 值班制度管理 PAGEREF _Toc195510733 h 42 HYPERLINK l _Toc195510734 第三節(jié) 值班人員安排類型 PAGEREF _Toc195510734 h 43 HYPERLINK l _Toc195510735 第四節(jié) 正確處理值班時(shí)的偶發(fā)事件 PAGEREF

17、 _Toc195510735 h 44 HYPERLINK l _Toc195510736 第五節(jié) 值班 處理技巧 PAGEREF _Toc195510736 h 45 HYPERLINK l _Toc195510737 第六節(jié) 來賓參觀接待方法 PAGEREF _Toc195510737 h 45 HYPERLINK l _Toc195510738 第七節(jié) 接待工作的規(guī)格 PAGEREF _Toc195510738 h 46 HYPERLINK l _Toc195510739 第八節(jié) 接待費(fèi)用管理 PAGEREF _Toc195510739 h 47 HYPERLINK l _Toc1955

18、10740 第九節(jié) 接待來訪交談要點(diǎn) PAGEREF _Toc195510740 h 48 HYPERLINK l _Toc195510741 第七章 上傳下達(dá)細(xì)節(jié)化管理 PAGEREF _Toc195510741 h 48 HYPERLINK l _Toc195510742 第一節(jié) 別讓耳朵“聽后就“過 PAGEREF _Toc195510742 h 48 HYPERLINK l _Toc195510743 第二節(jié) 妥善處理上司的非理性行為 PAGEREF _Toc195510743 h 49 HYPERLINK l _Toc195510744 第三節(jié) 和上司談話不要急于表態(tài) PAGEREF

19、 _Toc195510744 h 49 HYPERLINK l _Toc195510745 第四節(jié) 對(duì)批評(píng)英慎用解釋 PAGEREF _Toc195510745 h 50 HYPERLINK l _Toc195510746 第五節(jié) 意見相左也不必爭(zhēng)的面紅耳赤 PAGEREF _Toc195510746 h 51 HYPERLINK l _Toc195510747 第六節(jié) 巧用 和上司及時(shí)溝通 PAGEREF _Toc195510747 h 51 HYPERLINK l _Toc195510748 第七節(jié) 與人溝通的禁忌 PAGEREF _Toc195510748 h 52 HYPERLINK

20、l _Toc195510749 第八節(jié) 工作中與同事友好合作 PAGEREF _Toc195510749 h 52 HYPERLINK l _Toc195510750 第九節(jié) 與客戶溝通應(yīng)防止的方式 PAGEREF _Toc195510750 h 53 HYPERLINK l _Toc195510751 第八章 總務(wù)后勤細(xì)節(jié)化管理 PAGEREF _Toc195510751 h 54 HYPERLINK l _Toc195510752 第一節(jié) 企業(yè)生活設(shè)施管理 PAGEREF _Toc195510752 h 54 HYPERLINK l _Toc195510753 第二節(jié) 企業(yè)物品的保管 PA

21、GEREF _Toc195510753 h 54 HYPERLINK l _Toc195510754 第三節(jié) 企業(yè)宿舍管理 PAGEREF _Toc195510754 h 55 HYPERLINK l _Toc195510755 第四節(jié) 宿舍區(qū)維修管理 PAGEREF _Toc195510755 h 55 HYPERLINK l _Toc195510756 第五節(jié) 食堂工作管理 PAGEREF _Toc195510756 h 56 HYPERLINK l _Toc195510757 第六節(jié) 公司加餐管理制度 PAGEREF _Toc195510757 h 56 HYPERLINK l _Toc

22、195510758 第七節(jié) 食堂餐卡的管理 PAGEREF _Toc195510758 h 57 HYPERLINK l _Toc195510759 第八節(jié) 傳達(dá)室事務(wù)管理 PAGEREF _Toc195510759 h 57 HYPERLINK l _Toc195510760 第九節(jié) 日常消防平安管理 PAGEREF _Toc195510760 h 58 HYPERLINK l _Toc195510761 第九章 醫(yī)療保健細(xì)節(jié)化管理 PAGEREF _Toc195510761 h 58 HYPERLINK l _Toc195510762 第一節(jié) 公司醫(yī)務(wù)人員工作管理 PAGEREF _Toc

23、195510762 h 58 HYPERLINK l _Toc195510763 第二節(jié) 辦公室衛(wèi)生管理 PAGEREF _Toc195510763 h 59 HYPERLINK l _Toc195510764 第三節(jié) 員工就診效勞準(zhǔn)那么 PAGEREF _Toc195510764 h 60 HYPERLINK l _Toc195510765 第四節(jié) 電擊傷急救要點(diǎn) PAGEREF _Toc195510765 h 60 HYPERLINK l _Toc195510766 第五節(jié) 中暑員工急救措施 PAGEREF _Toc195510766 h 61 HYPERLINK l _Toc195510

24、767 第六節(jié) 常見創(chuàng)傷的處理方法 PAGEREF _Toc195510767 h 61 HYPERLINK l _Toc195510768 第七節(jié) 燒傷員工急救措施 PAGEREF _Toc195510768 h 62 HYPERLINK l _Toc195510769 第八節(jié) 掌握快速止血法 PAGEREF _Toc195510769 h 62 HYPERLINK l _Toc195510770 第九節(jié) 選擇正確的搬運(yùn)法 PAGEREF _Toc195510770 h 63 HYPERLINK l _Toc195510771 第十章 辦公環(huán)境細(xì)節(jié)化管理 PAGEREF _Toc195510

25、771 h 64 HYPERLINK l _Toc195510772 第一節(jié) 辦公室內(nèi)部結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)實(shí)務(wù) PAGEREF _Toc195510772 h 64 HYPERLINK l _Toc195510773 第二節(jié) 簡(jiǎn)化辦公室工作 PAGEREF _Toc195510773 h 65 HYPERLINK l _Toc195510774 第三節(jié) 辦公室內(nèi)的裝飾 PAGEREF _Toc195510774 h 65 HYPERLINK l _Toc195510775 第四節(jié) 辦公室標(biāo)識(shí)系統(tǒng)管理 PAGEREF _Toc195510775 h 66 HYPERLINK l _Toc195510776

26、 第五節(jié) 設(shè)計(jì)開放式辦公室 PAGEREF _Toc195510776 h 66 HYPERLINK l _Toc195510777 第六節(jié) 設(shè)計(jì)全景式辦公室的要求 PAGEREF _Toc195510777 h 67 HYPERLINK l _Toc195510778 第七節(jié) 辦公樓綠化標(biāo)準(zhǔn) PAGEREF _Toc195510778 h 68 HYPERLINK l _Toc195510779 第八節(jié) 草地保養(yǎng)管理考前須知 PAGEREF _Toc195510779 h 68 HYPERLINK l _Toc195510780 第九節(jié) 抓好樹木管理三件事 PAGEREF _Toc19551

27、0780 h 69第一篇 企業(yè)行政辦公與總務(wù)后勤細(xì)節(jié)化管理第一章 行政人員細(xì)節(jié)化管理第一節(jié) 辦公室人員配備原那么由于辦公室是為領(lǐng)導(dǎo)開展工作而設(shè)置的輔助性機(jī)構(gòu)，因此，在選擇和配備人員時(shí)，必須突出精兵簡(jiǎn)政、優(yōu)化組合、健全制度、優(yōu)質(zhì)效勞等原那么。一、精兵簡(jiǎn)政原那么從現(xiàn)代行政管理來看，一個(gè)辦公室的人員過多，勢(shì)必造成工作相互推諉、扯皮的現(xiàn)象。不可防止帶來官僚主義的弊病。只有精干的人員組合，才能有效地提高辦公室工作效率，使上情下達(dá)和下情上達(dá)，以及前后左右的聯(lián)系渠道暢通無(wú)阻。通常一個(gè)較小的組織和單位，不過是人員應(yīng)當(dāng)限制在5人以內(nèi)，稍大一點(diǎn)的單位也不宜超過10人。否那么，就要在辦公室內(nèi)設(shè)假設(shè)干處、科，加以分解

28、二、優(yōu)化組合原那么現(xiàn)代化的生產(chǎn)、管理和效勞的根本特點(diǎn)就是分工協(xié)作。這就要求辦公室人員配備要強(qiáng)調(diào)科學(xué)合理，從年齡、知識(shí)、技能、性格、特長(zhǎng)甚至性別等多方面綜合考慮。根據(jù)各人的長(zhǎng)處和優(yōu)勢(shì)，進(jìn)行合理分工、要求相互配合，強(qiáng)調(diào)從全局著眼通力合作。三、健全制度原那么辦公室工作承辦各種行政事務(wù)，涉及面非常廣泛，包括許多有關(guān)組織和個(gè)人的利益及榮譽(yù)的具體問題。應(yīng)當(dāng)建立健全嚴(yán)格，細(xì)致、明確的規(guī)章和制度，使辦公室人員工作有章可循。四、優(yōu)質(zhì)效勞原那么辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)工作的輔助機(jī)構(gòu)，主要目標(biāo)是效勞，即為領(lǐng)導(dǎo)、為企業(yè)、為基層提供效勞。怎樣提供優(yōu)質(zhì)效勞應(yīng)當(dāng)是辦公室人員明確的指導(dǎo)思想和信念，不能做到這一點(diǎn)者堅(jiān)決不應(yīng)讓其進(jìn)入辦公室

29、人員隊(duì)伍。優(yōu)質(zhì)效勞應(yīng)主要把握三點(diǎn)：平等。要求辦公室人員對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和基層員工一視同仁，確立對(duì)上負(fù)責(zé)和對(duì)下負(fù)責(zé)實(shí)質(zhì)是一致的觀念。及時(shí)。辦公室承辦的行政事務(wù)大都具有時(shí)效性、臨時(shí)性等特點(diǎn)，要求辦公室人員具有時(shí)效意識(shí)。努力提高工作效率，使辦公室工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)并取得成效。嚴(yán)格。辦公室工作頭緒很多，事務(wù)龐雜，容易導(dǎo)致“跟著感覺走的傾向，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)章辦事，防止發(fā)生不講原那么、親疏有別的現(xiàn)象第二節(jié) 辦公人員素質(zhì)要求辦公室的特殊地位，決定了對(duì)辦公室人員的素質(zhì)要求，主要是忠誠(chéng)可靠、謙虛好學(xué)、工作勤奮、廉潔奉公。一、忠誠(chéng)可靠辦公室人員為領(lǐng)導(dǎo)工作提供輔助，是領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，崗位的重要性不言而喻。辦公室人員在工作中經(jīng)常接

30、觸領(lǐng)導(dǎo)、組織會(huì)議、處理公文、保管文件、對(duì)外聯(lián)絡(luò)及處理內(nèi)部事務(wù)等等，耳聞目睹大量的機(jī)密信息，必須自覺防范失密、泄密事件的發(fā)生。二、謙虛好學(xué)辦公室是公司的窗口和門面，其人員那么是領(lǐng)導(dǎo)身邊的“近臣，直接關(guān)系領(lǐng)導(dǎo)的形象和威信。辦公室人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)自己所處的特殊位置，尤其注重謙虛謹(jǐn)慎，平等待人，尊重他人，不能上恭下踞，傲氣凌人，以勢(shì)壓人。不因認(rèn)為自己掌握情況多、接觸事物早而沾沾自喜，而要自覺地向群眾學(xué)習(xí)，向?qū)嶋H工作者學(xué)習(xí)，不斷提高自身的知識(shí)素養(yǎng)和工作技能。三、工作勤奮辦公室人員工作點(diǎn)多面廣，許多工作只能埋頭苦干。好出風(fēng)頭、信口開河是大忌。不管組織會(huì)議，安排會(huì)場(chǎng)，還是接待來賓，管理文件，人們能看到的只是隆

31、重的會(huì)場(chǎng)，印制精美的文件和資料，舒適的食宿和交通等等。而很少了解辦公室人員為此所進(jìn)行的緊張繁忙的工作，甚至加班加點(diǎn)，通宵達(dá)旦地努力。許多細(xì)小甚至瑣碎的具體事務(wù)要辦公室人員承當(dāng)，所以辦公室人員應(yīng)當(dāng)發(fā)揮兢兢業(yè)業(yè)、默默無(wú)聞、埋頭苦干、不計(jì)名利的優(yōu)良傳統(tǒng)。四、廉潔奉公辦公室人員的工作特點(diǎn)，經(jīng)常是對(duì)上靠近領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)下管理許多的人、財(cái)、物，如果沒有廉潔奉公的根本素質(zhì)和要求，不僅容易發(fā)生“近水樓臺(tái)先得月的行為，而且將嚴(yán)重影響領(lǐng)導(dǎo)及整個(gè)組織的對(duì)內(nèi)對(duì)外形象第三節(jié) 辦公室的組織方式組織一個(gè)辦公室就是正確安排布置好它的各個(gè)局部及每一個(gè)人，使各個(gè)部門、各個(gè)人之間形成關(guān)系明確的有機(jī)整體，使彼此協(xié)調(diào)有效地運(yùn)轉(zhuǎn)，根據(jù)現(xiàn)代組織

32、理論，現(xiàn)代辦公室的組織方式主要有以下五種：一、集權(quán)組織方式集權(quán)組織方式是指一個(gè)中心可以是某一個(gè)人來行使指揮權(quán)的組織方式。例如，一個(gè)總部給各分部發(fā)指示，分部必須執(zhí)行且必須把執(zhí)行情況向總部反響。利用集權(quán)組織方式，可以由總部包辦分部的財(cái)務(wù)，也可以由分部實(shí)行獨(dú)立核算，自己管理財(cái)務(wù)。集權(quán)組織方式的優(yōu)點(diǎn)是：效率高，可以指定一個(gè)統(tǒng)一的組織標(biāo)準(zhǔn)，便于統(tǒng)一協(xié)調(diào)?？梢愿行?、更充分地利用辦公設(shè)備。因而可以節(jié)省經(jīng)濟(jì)開支。集權(quán)組織方式的缺點(diǎn)是：由于過分強(qiáng)調(diào)統(tǒng)一性，從而不可防止地帶來僵死的弊端。容易產(chǎn)生官僚主義。二、線形組織方式線形組織方式是指按照縱向關(guān)系逐級(jí)安排責(zé)、權(quán)的組織方式。其特點(diǎn)是上一層的責(zé)、權(quán)大于下一層，逐級(jí)

33、降低，構(gòu)成一個(gè)金字塔狀的責(zé)權(quán)管理系統(tǒng)。在這樣的系統(tǒng)中，每個(gè)人只對(duì)一個(gè)上級(jí)負(fù)責(zé)。線性組織方式的優(yōu)點(diǎn)是：責(zé)權(quán)清楚，相對(duì)穩(wěn)定性較大，易于保持良好的紀(jì)律，不易發(fā)生責(zé)權(quán)混亂的現(xiàn)象。但是也可能導(dǎo)致管理方式死板僵化、工作作風(fēng)武斷甚至專制；某一位領(lǐng)導(dǎo)人負(fù)擔(dān)過重，而其他人員又閑著無(wú)事。三、職能組織方式職能組織方式是指任命一些專家負(fù)責(zé)辦公室內(nèi)部某一部門的工作，從而減輕行政首長(zhǎng)負(fù)擔(dān)的組織立方式。這種組織方式能夠充分利用專家的特長(zhǎng)，發(fā)揮業(yè)務(wù)和技術(shù)專門人才的作用。但由于基層單位或工作者個(gè)人的領(lǐng)導(dǎo)者不止一個(gè)，容易造成無(wú)所適從的現(xiàn)象，有時(shí)反而會(huì)降低整個(gè)辦公室工作的效率。四、線性職能組織方式這種組織方式綜合了上述兩種方式的優(yōu)

34、點(diǎn)，是我國(guó)辦公室組織中常用的方式。采用這種方式應(yīng)注意的問題是：應(yīng)該明確的職責(zé)一定要有專門的說明，以免互相推諉。五、委員會(huì)組織方式這是一種集體領(lǐng)導(dǎo)型的組織方式。其特點(diǎn)是主席是由委員們推選出來的。在重大決策上沒有決定權(quán)，必須經(jīng)委員們討論或投票決定。主席負(fù)責(zé)收集委員們的意見，按照大多數(shù)人的意志辦事。一般情況下，委員會(huì)可設(shè)置常務(wù)委員會(huì)，負(fù)責(zé)處理日常事務(wù)，除重大決策問題交全體委員們討論決定外，一般性決策只要常務(wù)委員們討論決定就可以了。利用這種方式需要注意的是一定要有一個(gè)比擬精明強(qiáng)干的主席，否那么往往易受委員們的左右或支配。從上面幾種組織方式我們可以看出，任何一種方式都不是十全十美的。單純采用任何一種方式

35、都可能出現(xiàn)某些失誤和偏差。因而，在具體的辦公室組織中，應(yīng)針對(duì)自己的特點(diǎn)和工作結(jié)構(gòu)，綜合考慮各種組織方式的優(yōu)點(diǎn)，以防止辦公室工作的失誤，提高工作效率。第四節(jié) 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)文職人員的配備在一家公司內(nèi)，由于各部門領(lǐng)導(dǎo)分工不同，其管理職能也不一樣。這就是說為領(lǐng)導(dǎo)配備文職人員不能套用一個(gè)模式。按領(lǐng)導(dǎo)管理職能配備文職人員可試用以下幾種方法：一、專業(yè)對(duì)應(yīng)法采用這一方法的要求，是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的管理職能及專業(yè)分工情況來選配能適應(yīng)那些特定條件的文職人員。處在行政管理崗位上的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)配備具有行政管理專業(yè)知識(shí)及其技能的文職人員。處在經(jīng)濟(jì)管理崗位上的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)配備具有經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)知識(shí)及其技能的文職人員。而主管科技工作的領(lǐng)導(dǎo)那么應(yīng)配備

36、知曉科技專業(yè)知識(shí)并能熟練地辦理科技事務(wù)的文職人員等等。這樣配備，既有利于領(lǐng)導(dǎo)獲得直接的“外腦效應(yīng)，有利于有關(guān)文職人員履行其專業(yè)輔助職能。二、層級(jí)選配法在領(lǐng)導(dǎo)層中，不僅有管理職能、專業(yè)分工的區(qū)分，而且有管理權(quán)限的區(qū)分，這是層級(jí)選配法的客觀依據(jù)。對(duì)于處在正職位置上、級(jí)別相對(duì)高出一格的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)考慮選配專業(yè)職務(wù)、工作經(jīng)歷稍高一點(diǎn)的文職人員。對(duì)于處在副職位置上、級(jí)別相對(duì)低一格的領(lǐng)導(dǎo)，可考慮選配專業(yè)職務(wù)、工作經(jīng)歷稍低一點(diǎn)的文職人員。這樣選配文職人員，一方面是顧及到領(lǐng)導(dǎo)工作的客觀需要，另一方面是要切實(shí)解決因人施才的問題。層次低一些的文職人員部門，內(nèi)部不設(shè)處科，只有人員的分工或工作的側(cè)重。層次越高的文職人員部

37、門，專業(yè)人才越多，不僅要有在行政工作、政治工作，后勤工作組織協(xié)調(diào)方面具有一定經(jīng)驗(yàn)的人員，還要有不少能掌握一定現(xiàn)代化技術(shù)和業(yè)務(wù)技能的人才。在工作的側(cè)重點(diǎn)上，層次較高的文職人員部門重點(diǎn)是搞好綜合協(xié)調(diào)和對(duì)有關(guān)工作的指導(dǎo)；層次較低的文職人員部門那么側(cè)重搞好日常性的實(shí)際工作。這些客觀情況，也是有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和文職人員部門在采用層次選配法配置文職人員時(shí)應(yīng)當(dāng)考慮的問題?？傊鋫湮穆毴藛T的職能性原那么和方法如果把握得好，將有助于解決各取所需，人盡其才的問題。第五節(jié) 行政人員著裝要求行政人員的形象代表著企業(yè)的形象，因此塑造一個(gè)恰如其分的職業(yè)形象，不僅能給人留下好感，而且有助于開展工作。行政人員的服裝應(yīng)該是簡(jiǎn)單線條加

38、上剪裁大方的組合性套裝，多功能和多變化的服裝組合是行政人員服飾設(shè)計(jì)的重點(diǎn)，最好的是既表現(xiàn)出優(yōu)雅、大方、又顯得利落。一、辦公室內(nèi)服飾質(zhì)地要好在辦公室內(nèi)穿著的服裝一般為各式套裝。英選擇不易起皺的質(zhì)地面料。起皺的套裝給人不干凈和不修邊幅之感。二、外出公務(wù)場(chǎng)合服飾應(yīng)舒適大方在外出公務(wù)場(chǎng)合里，行政人員需要的服飾特點(diǎn)是讓自己來去自如，跟得上生活節(jié)奏，不太緊身，也不宜過分寬松。以舒適大方為主的褲裝、長(zhǎng)風(fēng)衣、長(zhǎng)大衣、中長(zhǎng)外套、短裙、靴子給人一種亭亭玉立、不失莊重的新鮮裝扮。如穿著及腿肚的軍式大衣、綠色園嶺薄毛衣、黑色短裙和黑色短靴，這是秋冬最燦爛的風(fēng)景。酒紅色的雙排扣復(fù)古式外套、同材質(zhì)長(zhǎng)褲，利落新款，都展現(xiàn)你

39、的迷人風(fēng)貌。寬松的長(zhǎng)褲、灑脫的西裝外套、白色襯衫加上手提包，自由的氣息讓你干練十足。三、運(yùn)動(dòng)休閑場(chǎng)合服飾應(yīng)寬松在運(yùn)動(dòng)休閑的場(chǎng)合里，休閑裝扮也是行政人員服飾設(shè)計(jì)的重點(diǎn)，休閑裝扮所需單品有：T恤、休閑外套、牛仔系列、寬松棉質(zhì)裙或褲。四、鞋的款式應(yīng)適應(yīng)場(chǎng)合在辦公室的鞋款式應(yīng)選包頭鞋，淑女鞋，理想的鞋跟以中跟或普通高跟鞋為主，防止平底鞋，因?yàn)樗屓烁杏X太隨便。也要防止跟太高，它讓人看起來太做作，顏色以黑白及棕、酒紅色、駝黃、墨綠色為主。五、手提包應(yīng)與服裝相搭配行政人員手提包的配備是必要的，選用材質(zhì)優(yōu)良的皮質(zhì)短帶包、手提包或長(zhǎng)帶包和一些正式公文包等，顏色以棕、黑、酒紅、墨綠為主，具體根據(jù)服裝來進(jìn)行搭配第

40、六節(jié) 行政人員行為標(biāo)準(zhǔn)行政人員的一舉一動(dòng)都反映著本人及組織形象，因此，注意自己的儀態(tài)舉止是十分重要的。舉止標(biāo)準(zhǔn)的根本原那么就是保持端莊、文靜、溫和的形象，使雙方對(duì)你產(chǎn)生尊重和信賴。一、站立標(biāo)準(zhǔn)站要有站姿，站可以站出一種情態(tài)、一種風(fēng)格，作為職業(yè)女性，站立時(shí)應(yīng)注意：頭部保持挺拔，目光平視，肩平直，胸略挺，雙肩翻開，自然放松，手臂下垂或作出其他動(dòng)作，雙腿略微分開，成小八半步站法，身體重心落在兩個(gè)前腳掌。二、行走標(biāo)準(zhǔn)走路同樣要講究?jī)?yōu)雅，走路時(shí)應(yīng)注意：要盡量走成一條直線，步伐穩(wěn)健，步態(tài)輕盈，腳步朝前跨時(shí)有一點(diǎn)點(diǎn)朝前踢的感覺；跨出后，身體中心應(yīng)在前腳大拇指處，著地后延伸至前腳掌，千萬(wàn)不能用后跟著地。提步幅

41、度要小一些，身體保持平直，邁步時(shí)稍稍有些彈性。走時(shí)膝蓋內(nèi)側(cè)似乎有些摩擦的感覺，手輕輕隨步前后擺動(dòng)，手指不外蹺。三、就座標(biāo)準(zhǔn)就座過程分為兩局部，一是入座，講究的是入座過程中的姿態(tài)及入座時(shí)的方法；二是坐在椅子上的姿態(tài)。就座時(shí)，如果穿裙裝，應(yīng)該用雙手在背后用手背輕輕順著臀部朝下貼住裙子，不使它飄起來，然后坐下來，左手放在腿上，抽回右手順勢(shì)壓在左手上，兩手交疊。兩肘緊靠住自己的雙肋。整個(gè)動(dòng)作應(yīng)十分自然地順勢(shì)完成。如穿長(zhǎng)褲，雙手手指捏住兩條前襟略微朝上拉，使自己坐下去時(shí)既防止褲腿牽扯又不會(huì)因膝蓋彎曲而破壞褲形。就座時(shí)，站的位置應(yīng)該正好在椅子前小半步距離。就這樣坐下去時(shí)才可以保持上身的垂直，如果距離一遠(yuǎn)，

42、勢(shì)必只能朝后翹臀部，而下身后翹上身自然會(huì)前鞠，胸部從領(lǐng)口處就可能走光，因此，這姿態(tài)是非常不雅觀的。就座時(shí)，腰部要挺直，頭放松，目光平視。正確的坐姿是淺坐，即臀部在椅子上只占一半或2/3，后背離椅背至少有一個(gè)拳頭寬的距離。非正式場(chǎng)合，偶爾也可以蹺二郎腿。抬腿時(shí)，要把腳尖繃直，膝蓋以上大腿局部始終不分開，然后在空中劃一個(gè)優(yōu)美弧線，把腿架起來，這姿態(tài)很有貴族氣，也很有一份愜意的風(fēng)情，這是成熟的職業(yè)女性雍容華貴又很干練的標(biāo)準(zhǔn)坐姿。第七節(jié) 辦公室人員考勤管理考勤也是一種人事考核的方法，使一逐日記錄各類人員的出勤、缺勤、遲到、早退等情況為根底，檢查員工出勤情況，嚴(yán)格工作紀(jì)律。公司辦公室員工上午上下班，下午

43、上下班應(yīng)打卡。住在市區(qū)內(nèi)的業(yè)務(wù)人員，上午及下午到公司打進(jìn)卡，外出工作時(shí)打退卡。公司員工下午加班者，普通下班時(shí)間不必打卡，待加班完畢才予打卡。公司員工因事早退或出差需要離開公司，且當(dāng)天不再返回公司者，應(yīng)打退卡后才能離開公司。員工上下班，必須親自打卡，假設(shè)替人打卡，打卡者及被打卡者，均給予各記大過一次處分。上下班忘記打卡者，持記錄卡請(qǐng)直屬主管證明上下班時(shí)間，并簽名后，卡片放回原處。公司上下班時(shí)間，由前臺(tái)文員或由人事部派人看守打卡情況及調(diào)整打卡鐘，公司由門衛(wèi)負(fù)責(zé)。在公司人員用餐時(shí)，內(nèi)勤人員中午可免打卡僅上下班打卡即可，在外面用餐時(shí)，那么按規(guī)定每日打卡四次。第八節(jié) 行政辦公人員日常工作內(nèi)容在企業(yè)的各種

44、行政事務(wù)管理中，日常事務(wù)管理大多是平常的一些瑣事，而這些瑣事在企業(yè)行政事務(wù)中也是相當(dāng)重要的，可以說行政事務(wù)管理工作中離不開日常事務(wù)的管理。一、接待來訪來訪者形形色色，既有政府官員、大公司的經(jīng)理，也有普通的職員，另外還有預(yù)約會(huì)見的申請(qǐng)人，報(bào)紙雜志的記者等。他們有的是有要緊的事情，有的是遞交文件，也有的僅僅是問候。行政人員要有區(qū)別對(duì)待來訪者的能力。二、文件的收發(fā)及分送收到的郵件或送來的文件首先要區(qū)別是要直接送呈企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的，還是需行政人員再進(jìn)行處置和整理的。需公司領(lǐng)導(dǎo)辦理的要直接送交公司領(lǐng)導(dǎo)。三、日常運(yùn)轉(zhuǎn)工作這項(xiàng)工作的具體內(nèi)容涉及出席會(huì)議、旅行、參加宴會(huì)、拜訪等各方面四、用品的整理行政人員應(yīng)將工作中

45、所需的文件資料、各項(xiàng)用品及備用品事先準(zhǔn)備齊全。這一工作根據(jù)具體執(zhí)行公務(wù)情況的不同而有所不同。五、文件整理業(yè)務(wù)為使處理完畢或正在使用的文件不喪失、散亂，并且隨時(shí)可以根據(jù)需要對(duì)這些文件進(jìn)行整理，整理工作首先將文件分類，并放入固定的裝具和容器內(nèi)六、整理、清掃工作此項(xiàng)工作應(yīng)有行政人員催促事務(wù)員和勤雜工來完成。工作中須注意如下幾點(diǎn)：每天要清理桌面室內(nèi)的雜物、家具如桌子、煙灰缸、椅子、煙盒等，都要放在固定的地方。根據(jù)當(dāng)天的天氣情況隨時(shí)調(diào)整空調(diào)和窗簾。七、協(xié)助調(diào)查公司的調(diào)查通常分為特命調(diào)查和一般性調(diào)查兩類。公司在開展各種調(diào)查工作時(shí)，辦公室人員須做好協(xié)助工作。八、文書工作文書工作有三個(gè)方面，包括信函寫作、起草

46、文件，以及譽(yù)清或印刷文件。九、聯(lián)系業(yè)務(wù)聯(lián)系工作就是要向公司領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)達(dá)某項(xiàng)事情并向?qū)Ψ睫D(zhuǎn)告公司領(lǐng)導(dǎo)的意圖，聽取對(duì)方的答復(fù)。有時(shí)還要將這種答復(fù)再次告訴公司領(lǐng)導(dǎo)。進(jìn)行反響。十、招待事務(wù)招待是指在領(lǐng)導(dǎo)外出、返回或有客人來訪時(shí)的禮儀性款待，多指派事務(wù)員或勤雜工來完成。款待包括向?qū)?、收存攜帶物品，奉送茶點(diǎn)，迎來送往等。第九節(jié) 行政人員績(jī)效考核管理根據(jù)現(xiàn)代心理學(xué)與組織行為學(xué)的研究成果，決定個(gè)體的績(jī)效因素可歸結(jié)為業(yè)績(jī)、能力、態(tài)度三個(gè)方面。由于工作業(yè)績(jī)、工作能力、工作態(tài)度具有不同的內(nèi)涵，而且又是互相聯(lián)系的內(nèi)在統(tǒng)一體，因此在行政人員的績(jī)效考評(píng)中具有相當(dāng)重要的意義與價(jià)值。一、工作業(yè)績(jī)工作業(yè)績(jī)指行政人員的工作效率及效果

47、。主要包括行政人員完成工作量的大小數(shù)量、工作效果的好壞質(zhì)量、本錢費(fèi)用以及在本職工作中努力改良與提高等創(chuàng)造性成果。業(yè)績(jī)是各個(gè)組織對(duì)行政人員的最終期望，是行政人員績(jī)效考評(píng)中的最重要局部。二、工作能力工作能力包括體能、知識(shí)、智能、技能等內(nèi)容體能取決于年齡、性別和健康狀況等因素。在現(xiàn)代社會(huì)里，往往要求行政人員精神高度集中，反響敏捷，動(dòng)作迅速，判斷準(zhǔn)確，同時(shí)還要求有持續(xù)的耐久力。知識(shí)知識(shí)包括文化水平、專業(yè)知識(shí)水平、工作經(jīng)驗(yàn)等工程。行政人員在組織中所表現(xiàn)出來的專業(yè)知識(shí)水平、工作經(jīng)驗(yàn)是和他所接受的教育分不開的。智能智能包括操作、表達(dá)、組織等能力。此外，按工作能力的層面來劃分，工作能力可以劃分為根底能力、業(yè)務(wù)

48、能力和素質(zhì)能力。三、工作態(tài)度工作態(tài)度主要指紀(jì)律性，協(xié)作型，積極性，主動(dòng)性，服從性，執(zhí)行性，責(zé)任性，歸屬性，敬業(yè)精神，團(tuán)隊(duì)精神，鉆研精神，奉獻(xiàn)意識(shí)，進(jìn)取精神，開拓精神，使命感，榮譽(yù)感，事業(yè)心，信譽(yù)，忠誠(chéng)，健康心態(tài)，良知與良心等。四、工作能力主要決定晉升工作能力反響的是行政人員的根本素質(zhì)、潛能與適應(yīng)性的問題。因此，它成為行政人員晉升的決定條件。也就是說，能力不過關(guān)，即使目前業(yè)績(jī)?cè)俸?，也無(wú)法提升，因?yàn)樗粍偃挝磥淼穆毼?。在價(jià)值分配中，可以給予股權(quán)，讓他主動(dòng)地把自己和組織融入到一起，與組織共開展。第二章 會(huì)務(wù)安排細(xì)節(jié)化管理第一節(jié) 明確會(huì)議參加者對(duì)企業(yè)來說，真正創(chuàng)造價(jià)值的領(lǐng)域是在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程之中，而不在

49、會(huì)場(chǎng)上。減輕企業(yè)成員的會(huì)議負(fù)擔(dān)，無(wú)疑是一種人力資源的節(jié)約，可使更多的人能為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值，作出奉獻(xiàn)。因此，企業(yè)應(yīng)該把每一個(gè)與會(huì)者當(dāng)作一種“資源，而不是一種“名分。所以，文員必須協(xié)助弄清以下有關(guān)問題：與會(huì)者對(duì)會(huì)議所要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)是否負(fù)有直接或主要責(zé)任？與會(huì)者同會(huì)后的行動(dòng)是否直接相關(guān)？與會(huì)者在中心議題方面是否具備專門的知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)，是否有助于議題的深化？與會(huì)者是否有能力或有權(quán)力形成一項(xiàng)決議？與會(huì)者是否多余或可有可無(wú)與會(huì)者是否能全身心投入會(huì)議與會(huì)者是否會(huì)阻礙會(huì)議的總體成效？是否會(huì)造成對(duì)他人的心理壓力？是否影響他人發(fā)言的質(zhì)量或真實(shí)性？此外，必須有效地控制與會(huì)者人數(shù)。一般人數(shù)越多，與會(huì)者的參與意識(shí)越弱，會(huì)議的

50、成效越差，甚至有負(fù)面效應(yīng)。所以，與會(huì)者人數(shù)一般不超過20人，如果多于20人，就應(yīng)該設(shè)法分組討論或設(shè)分會(huì)場(chǎng)。第二節(jié) 選擇開會(huì)時(shí)間雖然不可能找到一個(gè)對(duì)所有人、對(duì)所有會(huì)議都適宜的開會(huì)時(shí)間，但是，為了保證全體與會(huì)者能夠按時(shí)出席、安心開會(huì)，企業(yè)相關(guān)管理者就都會(huì)考慮開會(huì)時(shí)間的選擇，具體工作那么由文員負(fù)責(zé)實(shí)施。文員應(yīng)事先做一個(gè)調(diào)查，把握全體與會(huì)者方便的時(shí)間段。協(xié)作選擇與會(huì)者中關(guān)鍵人物的最正確開會(huì)時(shí)間，以保證這些關(guān)鍵人物能集中精神開好會(huì)。防止會(huì)議召開期間與企業(yè)中最重要的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)沖突，或者防止會(huì)議打亂企業(yè)工作的正常運(yùn)行秩序。保證那些在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的關(guān)鍵人物能有充分的時(shí)間作出安排，不至于因出席會(huì)議而影響企業(yè)效益

51、或效率。力求開短會(huì)，不要把會(huì)議時(shí)間拉得過長(zhǎng)，開成“馬拉松會(huì)議。議程如果太長(zhǎng)，連續(xù)開會(huì)時(shí)間需超過半天，就應(yīng)設(shè)法分兩個(gè)時(shí)間段開會(huì)。此外，還應(yīng)該注意把握開會(huì)的時(shí)機(jī)，有些時(shí)效性很強(qiáng)的會(huì)議，要盡早安排；有些需要醞釀和深思熟慮的會(huì)議，可以拖后召開。第三節(jié) 做好上、下層的雙向效勞文員既要不折不扣地貫徹上司意圖，又要充分聽取基層的意見，調(diào)動(dòng)主辦和協(xié)辦單位的積極性，共同做好籌備安排工作。一、認(rèn)真領(lǐng)會(huì)上司意圖，準(zhǔn)確把握會(huì)議主題文員要弄清為什么開會(huì)，當(dāng)前工作中的問題是什么，措施有哪些，會(huì)議要著重解決幾個(gè)什么問題等等在選點(diǎn)定線時(shí)，要最大限度地表達(dá)會(huì)議的主題，貫徹上司的意圖。文員應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題的需要，選準(zhǔn)角度，挖掘深度

52、，突出重點(diǎn)，以點(diǎn)帶面。二、充分調(diào)動(dòng)基層人員的積極性充分調(diào)動(dòng)基層人員的積極性，使主辦和協(xié)辦單位的積極性到達(dá)和諧統(tǒng)一。文員要用學(xué)習(xí)的態(tài)度和效勞的精神，虛心聽取基層人員的意見，學(xué)習(xí)基層群眾三首創(chuàng)精神，在此根底上，多協(xié)商、多溝通、多尊重、多理解，主動(dòng)為基層人員著想，多做換位思考，才能贏得基層人員的信賴和支持，真正變協(xié)辦為主辦。文員和相關(guān)人員同心協(xié)力，步調(diào)一致，共同圍繞會(huì)議主題，緊扣上司意圖，做好現(xiàn)場(chǎng)會(huì)的各項(xiàng)籌備工作。要防止因?qū)鶎訉?shí)際缺乏了解，主管臆斷，頤指氣使，挫傷基層人員的積極性。第四節(jié) 考慮開會(huì)地點(diǎn)雖然企業(yè)內(nèi)的會(huì)議室或辦公室可能是最可利用的會(huì)議場(chǎng)所，或者可能是最熟悉的開會(huì)地點(diǎn)，但卻不易定有助于到

53、達(dá)開會(huì)的目的。熟悉的開會(huì)地點(diǎn)，往往不利于人們打破原有的思維程式，去開創(chuàng)性地出謀劃策；易于利用的開會(huì)地點(diǎn)，往往難以激發(fā)人們的熱情，去積極思考和討論問題。因此，會(huì)議地點(diǎn)的物質(zhì)條件、文化氣氛以及是否遠(yuǎn)離日常工作場(chǎng)所等，會(huì)潛在地影響每一個(gè)與會(huì)者的情緒，從而影響會(huì)議的質(zhì)量。所以，合理的選擇開會(huì)地點(diǎn)顯得十分重要，它應(yīng)考慮以下硬件條件：會(huì)址必須考慮距離上的遠(yuǎn)近以及路線、交通上的方便，以便于與會(huì)者能按時(shí)到會(huì)。會(huì)場(chǎng)內(nèi)外須保持安靜，并且有良好的通風(fēng)和照明設(shè)施以及室溫調(diào)控裝置，以便與會(huì)者能夠長(zhǎng)時(shí)間地保持清醒的頭腦，集中精力參與會(huì)議。會(huì)場(chǎng)的空間必須足夠大，以平均每個(gè)與會(huì)者擁有2平方米為宜外出留宿開會(huì)必須考慮通訊聯(lián)系的

54、方便、費(fèi)用開支、衣食起居的舒適等。第五節(jié) 布置好會(huì)議室一般的小型會(huì)議，常規(guī)例會(huì)，會(huì)議室只要其清潔、明亮，有足夠的桌椅，能讓與會(huì)者方便地看文件，做記錄，討論發(fā)言就行了。文員應(yīng)保持會(huì)議室的整潔，設(shè)施完好，用品齊全，使會(huì)議室處于隨時(shí)可以被利用狀態(tài)。大型會(huì)議的會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備那么比擬復(fù)雜：一、會(huì)標(biāo)會(huì)標(biāo)即會(huì)議全稱的標(biāo)題化。應(yīng)將會(huì)議全稱用大字書寫后掛在主席臺(tái)的正上方。它能增強(qiáng)會(huì)議的莊重性，揭示會(huì)議的主題與性質(zhì)，使與會(huì)者已進(jìn)場(chǎng)就在精神上被引導(dǎo)。二、會(huì)徽會(huì)徽是表達(dá)或象征會(huì)議精神的圖案性標(biāo)志，要選擇具有強(qiáng)烈感染和鼓勵(lì)作用的圖案，圖案要簡(jiǎn)練、易懂，寓意豐富，以起到渲染突出會(huì)議精神的作用。三、畫像紀(jì)念性會(huì)議，針對(duì)某人物成功

55、功績(jī)的專題性會(huì)議，將相關(guān)對(duì)象的畫像掛在會(huì)場(chǎng)內(nèi)，表示尊重、紀(jì)念、緬懷。也可以配合會(huì)議主題在會(huì)場(chǎng)內(nèi)外掛上幾幅不同時(shí)期不同人物的畫像，表現(xiàn)一段歷史，表彰各位功臣。四、標(biāo)語(yǔ)標(biāo)語(yǔ)當(dāng)然是會(huì)議主題的表達(dá)，會(huì)場(chǎng)上的氣氛往往就是被恰到好處的標(biāo)語(yǔ)、旗幟等渲染起來的。標(biāo)語(yǔ)的擬定制作，是文員在準(zhǔn)備會(huì)議文件時(shí)就應(yīng)擬就，并報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的。五、旗幟會(huì)議的旗幟包括主席臺(tái)上懸掛的和會(huì)場(chǎng)內(nèi)外懸掛的。主席臺(tái)上的旗幟應(yīng)圍掛在會(huì)徽兩邊，顯得莊嚴(yán)隆重；主席臺(tái)的兩側(cè)插上對(duì)應(yīng)的紅旗或彩旗，又可增添喜慶氣氛。而會(huì)場(chǎng)門口和與會(huì)者入場(chǎng)的路旁插上紅旗或彩旗，又可增添喜慶氣氛。而會(huì)場(chǎng)門口和與會(huì)者入場(chǎng)的路旁插上紅旗或彩旗，會(huì)議的熱烈氣氛就可更多地洋溢在

56、會(huì)場(chǎng)內(nèi)外，更襯托會(huì)議的精神。六、花卉花卉是會(huì)議不可缺少的重要道具，在會(huì)議上，花卉還能解除與會(huì)者的疲勞。選用花卉，應(yīng)突出民族文化特色。如，選用梅花、牡丹、菊花、蘭花、月季、杜鵑、山茶、荷花、桂花、水仙等，它們都以無(wú)聲的語(yǔ)言向人們傳播文化，表現(xiàn)禮儀。因此，特別是重大的，有外賓參加的會(huì)議，越應(yīng)選取有代表性的中國(guó)原產(chǎn)花卉作為擺放的主體花材。七、燈光會(huì)議場(chǎng)所的燈光應(yīng)該明亮，柔和，給人適宜的照明，也可減緩會(huì)議的時(shí)間過長(zhǎng)而帶來的疲勞，會(huì)場(chǎng)燈光應(yīng)有幾套，以適合會(huì)議頒獎(jiǎng)、照相、演出等多種需要。第六節(jié) 主席臺(tái)布置應(yīng)與會(huì)場(chǎng)協(xié)調(diào)主席臺(tái)是會(huì)議室的中心，也是會(huì)場(chǎng)布置的主要表現(xiàn)。主席臺(tái)布置應(yīng)與整個(gè)會(huì)場(chǎng)布置相協(xié)調(diào)，并作強(qiáng)調(diào)突

57、出。一、座位主席臺(tái)座位要滿座安排，不可空缺，倘原定出席的人因故不能來，那么要撤掉座位，而不能在臺(tái)上空著。第一排的座位以中間為貴，依我國(guó)傳統(tǒng)，一般由中間按左高右低順序往兩邊排開，即第二領(lǐng)導(dǎo)坐在最高領(lǐng)導(dǎo)左側(cè)，第三領(lǐng)導(dǎo)坐在最高領(lǐng)導(dǎo)右側(cè)，以此類推。假設(shè)人數(shù)正好成雙，那么最高領(lǐng)導(dǎo)在中間左側(cè)，第二領(lǐng)導(dǎo)在中間右側(cè)，也以此類推。主席臺(tái)座位假設(shè)有多排，那么以第一排位尊。每個(gè)座位的桌前要安放好姓名牌，既方便入座，也便于臺(tái)下與會(huì)者識(shí)別熟悉有關(guān)人士。主席臺(tái)座位不要排的太擠，桌上也不要擺放鮮花之類，要便于主席團(tuán)成員翻開文件，做記錄，翻講話稿，并置放茶水、眼鏡、筆等物。二、講臺(tái)主席臺(tái)的講臺(tái)，應(yīng)設(shè)于主席臺(tái)前排右側(cè)臺(tái)口，講臺(tái)

58、不能放在臺(tái)中央，使主席團(tuán)成員視線受阻礙。講臺(tái)上主要放話筒，但也可適當(dāng)放一盆花卉。講臺(tái)桌面要便于發(fā)言者翻開講話稿或擺放相關(guān)材料。三、話筒發(fā)言席和主席臺(tái)前排座位都應(yīng)設(shè)有話筒，以便于發(fā)言者演講和會(huì)議主持人或領(lǐng)導(dǎo)講話。一般發(fā)言席和主持人話筒專用，其他主席臺(tái)前排就座者合用兩三個(gè)話筒，但一般置放于主要領(lǐng)導(dǎo)面前。四、后臺(tái)主席臺(tái)的臺(tái)側(cè)與后臺(tái)，應(yīng)設(shè)為在主席臺(tái)就座領(lǐng)導(dǎo)和與會(huì)者的休息室，以便于他們候會(huì)，并盡可能在后臺(tái)排好次序上臺(tái)入座，以免造成混亂。有時(shí)假設(shè)會(huì)議發(fā)生小故障，后臺(tái)還可以讓有關(guān)人員作商量對(duì)策，以排除困難。所以，文員千萬(wàn)不可無(wú)視后臺(tái)的作用。第七節(jié) 落實(shí)會(huì)議通知一、了解會(huì)議通知形式會(huì)議通知按形式分，有口頭通知

59、和書面通知。按通知的行為方式分，有當(dāng)面通知、 通知、墻報(bào)通知、報(bào)紙通知、播送通知、電視通知等。按通知的時(shí)間及程度又分為預(yù)告性通知和正式通知。會(huì)議邀請(qǐng)函、請(qǐng)柬也是會(huì)議通知的書面形式。會(huì)議通知都應(yīng)按規(guī)定辦理，沒有規(guī)定時(shí)，應(yīng)依照慣例和具體情況辦理。二、掌握書面通知發(fā)出技巧寫信封。要寫清收文單位的地址和單位全稱，有時(shí)還要寫收信人姓名。裝通知。信封寫好后，要裝入會(huì)議通知，并在封口之前仔細(xì)檢查一遍，不要漏裝。封信皮。通信裝入信封后，要逐個(gè)的將信皮封貼起來，防止失落。核對(duì)。將名單與信封進(jìn)行核對(duì)，防止遺漏、重復(fù)或錯(cuò)發(fā)。發(fā)送。信封送到收發(fā)室時(shí)要進(jìn)行清點(diǎn)，請(qǐng)收發(fā)人員打上編號(hào)，以備查詢。三、知曉應(yīng)考前須知對(duì)擬任免、

60、調(diào)動(dòng)的人員發(fā)通知要特別注意，不能把準(zhǔn)備調(diào)動(dòng)但尚未調(diào)動(dòng)的人的通知發(fā)錯(cuò)單位。一般的會(huì)議只發(fā)一次正式通知。有些會(huì)議需要發(fā)預(yù)備性通知，其常用于與會(huì)人需做大量會(huì)前準(zhǔn)備工作如準(zhǔn)備發(fā)言材料或方案的會(huì)議發(fā)出會(huì)議邀請(qǐng)函和請(qǐng)柬的方法，與發(fā)送會(huì)議通知根本相同。會(huì)間通知要貼在醒目處，一定要寫清會(huì)議的詳細(xì)場(chǎng)所。會(huì)間的通知最好在會(huì)上宣布或在飯前通知，否那么很難通知到所有與會(huì)者或與會(huì)相關(guān)者。第八節(jié) 準(zhǔn)備好會(huì)議文件會(huì)議文件的準(zhǔn)備是會(huì)議召開前準(zhǔn)備工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，所以，需要文員認(rèn)真、仔細(xì)、周到地加以安排。一、明確文件準(zhǔn)備的內(nèi)容會(huì)議文件的準(zhǔn)備一般包括以下幾方面的內(nèi)容：做好文件的印刷或復(fù)制工作。文員參與印刷或復(fù)制的文件種類大致包