CX01文件控制程序定稿

1、 國(guó)網(wǎng)智能電網(wǎng)研究院文件控制程序編 號(hào)： CX01修訂狀態(tài)： 1.0頁(yè) 數(shù)： 共 6 頁(yè)1. 目的對(duì)文件的編寫(xiě)、審批、發(fā)放、更改、作廢進(jìn)行規(guī)定，確保文件的適用性，防止使用無(wú)效文件。2. 適用范圍適用于院級(jí)質(zhì)量/安全/環(huán)境管理體系所要求的文件的控制。記錄是一種特殊文件，按記錄控制程序執(zhí)行。各研究所（分公司）編制的管理體系文件的控制，可參照本程序執(zhí)行。3. 職責(zé)3.1 發(fā)展計(jì)劃部 負(fù)責(zé)組織院級(jí)管理體系文件(包括管理手冊(cè)、程序文件以及相應(yīng)的作業(yè)文件)編制、修改，對(duì)本程序執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。3.2 綜合管理部： 負(fù)責(zé)院級(jí)文件的發(fā)布、發(fā)放、回收和銷(xiāo)毀；院行政公文的編制、發(fā)放；政府、上級(jí)和兄弟單位來(lái)文的

2、拆封、登記、分辦、傳遞和催辦。3.3院其他職能部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)職責(zé)范圍內(nèi)文件的編制、發(fā)放、修改、回收和銷(xiāo)毀。3.4 院屬各單位負(fù)責(zé)本單位管理及技術(shù)文件的編制、發(fā)放、修改、回收和銷(xiāo)毀。4. 工作程序.（流程圖見(jiàn)附錄）4.1文件控制的范圍 QHSE 管理體系所需控制的文件包括：內(nèi)部管理體系文件和外部與質(zhì)量、職業(yè)健康安全、環(huán)境管理有關(guān)的文件。4.1.1 內(nèi)部管理體系文件綜合管理手冊(cè)（簡(jiǎn)稱(chēng)綜合管理手冊(cè)：是概括描述質(zhì)量/安全/環(huán)境管理體系的綱領(lǐng)性文件。程序文件：是規(guī)定進(jìn)行某項(xiàng)活動(dòng)或過(guò)程流程的文件作業(yè)文件（又稱(chēng)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)），是詳細(xì)描述有關(guān)任務(wù)如何實(shí)施的文件，包括管理的規(guī)章制度、工藝文件，檢驗(yàn)規(guī)程、項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)

3、劃、安全技術(shù)措施、管理方案等。記錄表格：用于記載管理體系所要求數(shù)據(jù)的文件，當(dāng)表格填寫(xiě)了數(shù)據(jù)就成了記錄。外來(lái)有關(guān)文件與本院產(chǎn)品質(zhì)量、健康安全和環(huán)境管理有關(guān)的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及國(guó)家電網(wǎng)有關(guān)規(guī)章制度和其他要求等。顧客和供方提供的對(duì)產(chǎn)品要求的招標(biāo)書(shū)、產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)、圖樣和產(chǎn)品規(guī)范等文件。4.2文件的編寫(xiě)、審批和發(fā)放文件的編寫(xiě)院綜合管理體系文件由發(fā)展計(jì)劃部組織編寫(xiě)，各有關(guān)部門(mén)參加。文件格式和編號(hào)方法，按管理體系文件編寫(xiě)規(guī)定執(zhí)行。各所、公司的管理分手冊(cè)、程序文件和作業(yè)文件由各單位的質(zhì)量安全管理部門(mén)組織編寫(xiě)。文件的審批綜合管理手冊(cè)由管理者代表審核，院長(zhǎng)批準(zhǔn)；程序文件由發(fā)展計(jì)劃部審核，管理者代表批準(zhǔn)；二級(jí)單位

4、（公司、所）的管理分手冊(cè)、程序文件由各單位主要負(fù)責(zé)人審批。院和各單位的其他管理文件（包括管理規(guī)定、管理辦法、技術(shù)操作規(guī)程、等作業(yè)文件，按照規(guī)定的職責(zé)權(quán)限，分別由院/單位主管部門(mén)審核，院/單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 二級(jí)單位管理體系文件需在發(fā)展計(jì)劃部備案。文件的發(fā)布和發(fā)放院管理體系文件（包括綜合管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)文件）經(jīng)授權(quán)人批準(zhǔn)后，以院紅頭文件形式發(fā)布，發(fā)文編號(hào)按院院總部公文處理暫行辦法規(guī)定執(zhí)行。綜合管理部文件管理人員按照規(guī)定的文件發(fā)放范圍發(fā)放，每份受控的紙質(zhì)文件均應(yīng)注明發(fā)放編號(hào)（受控號(hào)），同時(shí)辦理簽收手續(xù)。對(duì)電子文件，發(fā)放部門(mén)可以利用院/公司、所內(nèi)部局域網(wǎng)或?qū)Ｓ密浖M(jìn)行發(fā)放。此時(shí)，發(fā)展計(jì)劃部需

5、在網(wǎng)上公布管理體系有效文件清單及其包含的電子版有效文件，再通過(guò)電話(huà)或軟件功能跟蹤接收人的收文信息。4.3文件的保管和使用文件持有者收到紙質(zhì)文件后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，并妥善保管，防止文件丟失或損壞，不得對(duì)文件隨意涂改，保持文件清晰，易于識(shí)別和查找。當(dāng)文件破損嚴(yán)重需更換時(shí)，應(yīng)辦理更換手續(xù)，交回破損文件，補(bǔ)發(fā)新文件。新文件的分發(fā)號(hào)仍沿用原文件分發(fā)號(hào)，破損文件銷(xiāo)毀。當(dāng)文件丟失后，應(yīng)辦理補(bǔ)發(fā)手續(xù)，但必須在領(lǐng)用申請(qǐng)中做出說(shuō)明。文件管理員在補(bǔ)發(fā)文件時(shí)應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào)，并注明丟失文件的分發(fā)號(hào)作廢。受控文件不得隨意復(fù)制。如工作需要復(fù)制時(shí)，應(yīng)向文件發(fā)放部門(mén)申請(qǐng)，并辦理發(fā)放登記手續(xù)。文件編制部門(mén)保存電子文件應(yīng)進(jìn)行備份

6、，并注意其安全性，防病毒侵害，具體執(zhí)行計(jì)算機(jī)信息安全與保密管理規(guī)定。保密文件應(yīng)注明文件保密級(jí)別，并按保密工作管理辦法做好有關(guān)的保密工作。借閱文件需經(jīng)文件保管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，填寫(xiě)文件借閱登記表。借閱者應(yīng)在約定期限內(nèi)歸還，逾期不還由文件管理員追回。文件原稿一律不準(zhǔn)外借。4.4文件的評(píng)審和更改文件的主編部門(mén)對(duì)已發(fā)布的文件的適宜性負(fù)責(zé)，每年管理體系內(nèi)審之前應(yīng)進(jìn)行一次文件評(píng)審，必要時(shí)可隨時(shí)進(jìn)行，發(fā)現(xiàn)需修改和不適用的應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修改和更新。文件修改時(shí)，由文件主編部門(mén)填寫(xiě)文件更改申請(qǐng)表，經(jīng)發(fā)展計(jì)劃部同意后，再按4.2.2款規(guī)定的審批權(quán)限重新審批，如果原審批人不在，改由其他人員審批時(shí)，提出文件更

7、改的部門(mén)應(yīng)向?qū)徟颂峁┯嘘P(guān)文件變化的背景資料。文件更改經(jīng)批準(zhǔn)后，文件主編部門(mén)應(yīng)向文件持有者下達(dá)文件更改通知單。電子文件由文件主編部門(mén)統(tǒng)一更改，紙質(zhì)文件由文件持有者根據(jù)文件更改通知單直接在持有的文件上修改，同時(shí)在文件更改記錄表上填寫(xiě)更改的條款和更改內(nèi)容。更改的文件應(yīng)標(biāo)明更改和修訂狀態(tài)標(biāo)識(shí)。一份文件經(jīng)多次修改，或需大幅度修改時(shí)應(yīng)進(jìn)行換版。更改和換版文件應(yīng)注明版本和更改次數(shù)，版次用阿拉伯?dāng)?shù)字1、2、3）表示，本版修改次數(shù)用小數(shù)點(diǎn)后的阿拉伯?dāng)?shù)字?jǐn)?shù)字表示。 4.5外來(lái)文件的控制a) 對(duì)質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系策劃和運(yùn)行所需的外來(lái)文件（如適用的質(zhì)量、職業(yè)健康安全、環(huán)境法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和其他要求）

8、由各相關(guān)單位（部門(mén)）主管領(lǐng)導(dǎo)審查其適用性。確定適用后，交文件管理人員進(jìn)行登記、編號(hào)、并按規(guī)定適用范圍控制發(fā)放?？萍夹畔⒐芾聿亢桶l(fā)展計(jì)劃部分別負(fù)責(zé)編制全院適用的質(zhì)量/職業(yè)健康安全和環(huán)境適用的法律法規(guī)和其他要求清單。各單位負(fù)責(zé)編制本單位的適用法律法規(guī)和其他要求清單，以上清單每年管理體系內(nèi)審前進(jìn)行一次評(píng)審，不適用的要及時(shí)更新。對(duì)法律法規(guī)和其他要求的控制要求，詳見(jiàn)法律法規(guī)和其他要求控制程序。 對(duì)于其它顧客、供方提供的科學(xué)研究、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、原材料采購(gòu)、生產(chǎn)制造、檢驗(yàn)實(shí)驗(yàn)所需的外來(lái)文件，接受部門(mén)接受時(shí)要確認(rèn)其適宜性，同時(shí)進(jìn)行來(lái)文登記，并按規(guī)定的發(fā)放范圍發(fā)放。不適用的要及時(shí)報(bào)告提供單位。4.7發(fā)外文件的控制4

9、.7.1 管理手冊(cè)和程序文件如需外發(fā)須經(jīng)發(fā)展計(jì)劃部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，作業(yè)文件如需外發(fā)須經(jīng)有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；4.7.2 提供給供方和認(rèn)證機(jī)構(gòu)的受控文件（如提供給外協(xié)廠(chǎng)的加工圖紙、技術(shù)規(guī)范、提供給認(rèn)證公司的管理手冊(cè)、程序文件等）提供部門(mén)應(yīng)做好文件發(fā)放記錄，如有更改和修訂應(yīng)及時(shí)通知供方和認(rèn)證機(jī)構(gòu)。4.7.3提供給顧客的管理文件，不作為受控文件控制，但須做好發(fā)放記錄。4.8 作廢文件的控制作廢或失效的文件，由文件主管部門(mén)及時(shí)通知有關(guān)單位或人員從使用場(chǎng)所撤出或銷(xiāo)毀，防止失效或作廢文件的非預(yù)期使用。管理手冊(cè)、程序文件失效或作廢時(shí)，需退回發(fā)展計(jì)劃部，由發(fā)展計(jì)劃部填寫(xiě)“作廢文件銷(xiāo)毀登記表”統(tǒng)一處置。需保留參考

10、的其他作廢文件，由各單位文件管理員負(fù)責(zé)收回，填寫(xiě)“作廢文件銷(xiāo)毀登記表”，經(jīng)單位主管批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。需作為資料保留的作廢文件，經(jīng)批準(zhǔn)后，由文件管理員加蓋“保留資料”標(biāo)識(shí)后保存。4.3文件的歸檔需進(jìn)檔案館長(zhǎng)期或永久保存的文件、資料，由各主管部門(mén)和有關(guān)單位的文件歸檔人員填寫(xiě)文件歸檔清單，按院文書(shū)檔案管理和科技檔案管理辦法的要求進(jìn)行管理。6.相關(guān)文件記錄控制程序(CX02)法律法規(guī)和其他要求控制程序(CX05)管理體系文件編寫(xiě)規(guī)定院總部公文處理辦法(院綜合201217號(hào))計(jì)算機(jī)信息安全與保密管理規(guī)定（院科信20128號(hào)）保密工作管理辦法（院綜合201229號(hào)）檔案管理辦法7. 記錄表格（格式見(jiàn)附表）管理體

11、系有效文件清單 適用法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范清單 （格式見(jiàn)法律法規(guī)何其她要求控制程序） 文件發(fā)放記錄文件更改通知單文件銷(xiāo)毀登記表 文件借閱登記表文件歸檔清單 外來(lái)文件控制 內(nèi)部文件控制文件編制、編號(hào) 收文登記主管領(lǐng)導(dǎo)審批主管領(lǐng)導(dǎo)審批傳遞相關(guān)部門(mén)文件更改登記、發(fā)放文件閱辦保管、使用有修改需更改 定期評(píng)審定期評(píng)審更新清單作好標(biāo)識(shí)無(wú)增加或修改適用繼續(xù)使用繼續(xù)使用存 檔圖1 文件控制流程圖編審人員日期編寫(xiě)審核會(huì)簽批準(zhǔn) 智能電網(wǎng)研究院管理體系有效文件清單 (2012年X月X日發(fā)布）序號(hào)文件名稱(chēng)文件編號(hào)版本號(hào)編制部門(mén)發(fā)布日期實(shí)施日期備注編制： 審核批準(zhǔn) 文件發(fā)放記錄編號(hào)：文件名稱(chēng) 批準(zhǔn)人文件編號(hào) 版本號(hào)發(fā)放日期編制部門(mén)發(fā)放部門(mén) 經(jīng)辦人員發(fā)放范圍： 發(fā)放記錄受控號(hào)接收部門(mén)/人份數(shù)簽收人簽收日期回收舊版日期備注說(shuō)明:1.本表適用于受控文件內(nèi)部發(fā)放和舊版本文件的回收記錄。2.對(duì)非受控文件無(wú)需填寫(xiě)“回收舊版日期”；。3.本記錄由發(fā)放部門(mén)存檔。 文件更改通知單 編號(hào)：文改（XX年）XX號(hào)文件名稱(chēng)文件編號(hào)更改實(shí)施日期修改前版號(hào)更改理由修改條款號(hào)修改前內(nèi)容修改后內(nèi)容修改