行政助理崗位工作流程

1、.：.；行政助理崗位任務(wù)流程行政管理任務(wù)的重點(diǎn)在于做好公司運(yùn)營目的達(dá)成的后勤資源的有效利用、效力管理本錢的控制與統(tǒng)籌思想的建立，最終的目的是企業(yè)運(yùn)營目的與戰(zhàn)略的達(dá)成。 第一章 行政檔案管理。一、政府往來函件管理：對行政人事經(jīng)理給給到的各類文件進(jìn)展歸檔，包括各類對外及收到的文件、函件等；不同類型的文件運(yùn)用不同稱號文件夾存放，按文件日期、文件稱號、往來單位、部門稱號、文件份數(shù)、文件頁碼數(shù)等依次進(jìn)展目錄表編排，放置文件夾首頁；同時(shí)進(jìn)展各類電子表格目錄編排存檔，便于及時(shí)查找；每份文件均備有掃描件存檔，便于需求時(shí)及時(shí)提取、查閱。二、公司證看管理：對公司的現(xiàn)有證照做好歸類存檔。運(yùn)用時(shí)懇求人需填寫證照運(yùn)用懇

2、求表，如行政經(jīng)理不在，需告知，經(jīng)行政經(jīng)理審批贊同后方可外借或復(fù)印運(yùn)用。根據(jù)實(shí)踐情況辦理相應(yīng)的證照變卦，同時(shí)將變卦后的證照掃描件傳至香港Z先生。三、印章管理：對需求用印或外借印章時(shí)，懇求人需填寫用印懇求單，如行政經(jīng)理不在，需告知，經(jīng)行政經(jīng)理審批贊同后方可用印或外借。外借時(shí)確保印章的平安妥善保管。外借印章要在當(dāng)天歸還，如假設(shè)第二天還需借用，那么需再次填寫用印懇求單，與第一條一樣。四、合同管理：對公司每月新增簽署的合同，運(yùn)用文件夾整理、存檔；制造一張目錄表，內(nèi)容按合同簽署日期、合同稱號、簽署合同另一方稱號、合同頁碼數(shù)、合同備案份數(shù)等依次進(jìn)展填寫，放置文件夾首頁；同時(shí)進(jìn)展合同電子檔目錄編排存檔，便于及

3、時(shí)查找；每份文件均備有掃描件存檔，便于需求時(shí)及時(shí)提取、查閱。五、日常文件管理：對公司日常任務(wù)中編寫的文件及懇求做好電子檔管理，經(jīng)指點(diǎn)審批經(jīng)過的懇求需按需求做好掃描件存檔，便于需求時(shí)及時(shí)提取、查閱。 宿舍管理。行政人員宿舍管理：年初對各員工住房內(nèi)生活家具進(jìn)展檢查、清點(diǎn)、登記。在宿舍用品簽收單上補(bǔ)充新添加的生活器具，房間運(yùn)用人及管理人簽字。每次宿舍有新員工入住時(shí)，需按照宿舍管理制度填寫宿舍運(yùn)用懇求表，宿舍用品簽收單，并安排床位，告知相應(yīng)設(shè)備運(yùn)用方法及宿舍管理規(guī)定。對于外來入住人員需填寫外來人員入住公司登記表，包括入住時(shí)間、姓名、聯(lián)絡(luò)人、事由等。每位住宿人員各持一枚房間鑰匙，宿舍管理員J阿姨留有各房

4、間備用鑰匙一枚，鑰匙運(yùn)用過程中嚴(yán)厲按照公司鑰匙管理制度執(zhí)行，違規(guī)者承當(dāng)相應(yīng)的行事責(zé)任。每次有人員住宿變卦時(shí)及時(shí)做好相應(yīng)的變卦登記，回收房間鑰匙。做好紙質(zhì)及電子檔管理。工人宿舍管理：鑒于公司絕大部分工人均回家住，主要由行政后勤部對工人宿舍進(jìn)展監(jiān)管。宿舍管理員J阿姨留有各房間備用鑰匙各一枚。 鑰匙管理。 v, ?1 hw% t鑰匙管理包括員工宿舍和辦公室宿舍及公共辦公區(qū)鑰匙的管理，除總經(jīng)理辦公室、總經(jīng)理助理辦公室及財(cái)務(wù)室鑰匙由總經(jīng)理助理和財(cái)務(wù)主管管理外，其他鑰匙由行政助理管理。鑰匙運(yùn)用過程中嚴(yán)厲按照公司鑰匙管理制度執(zhí)行。一、! 4 l2 R K辦公室鑰匙分配f6 J6 ! Q, d; S7 J7

5、F各個(gè)辦公室鑰匙由各部門擔(dān)任人持有，其他員工不予發(fā)放鑰匙。e+ T! s- _2 w k# W1 o+ c員工宿舍鑰匙。+ b; q# R$ K: 7 m 行政后勤科宿舍管理員留有一把。- 辦公室調(diào)整或離任員工鑰匙及時(shí)收回，并予以調(diào)整發(fā)放。 固定資產(chǎn)管理辦公資產(chǎn)管理：年初對公司現(xiàn)有的辦公器具、辦公軟件等進(jìn)展檢查、清點(diǎn)、登記，存電子檔，交與財(cái)務(wù)處一份。對于新購置的固定資產(chǎn)按購置時(shí)間、留檔證件、鑰匙等做好登記、存放檔案袋，編號。同時(shí)做好電子檔目錄編排，便于需求時(shí)提取、查閱。宿舍資產(chǎn)管理：年初對公司宿舍財(cái)富如電視、空調(diào)等進(jìn)展檢查、清點(diǎn)、登記，做好更新、登記任務(wù)。車輛管理：公司目前擁有車輛：三菱越野車

6、、廣本商務(wù)車、金杯面包車各一輛，旋耕機(jī)一臺(tái)，玉柴發(fā)掘機(jī)一臺(tái)，摩托車三輛。對辦公運(yùn)用車輛，用車人需提早填寫用車懇求單，經(jīng)行政經(jīng)理審批贊同后方可派車。記錄車輛的每次運(yùn)用情況，行駛公里數(shù)及司機(jī)簽字，存電子檔，月底將復(fù)印件交與財(cái)務(wù)處一份；摩托車分別為W、Q、G所運(yùn)用，記錄每月行駛公里數(shù)，存電子檔，月底按上班期間實(shí)踐行駛公里數(shù)報(bào)銷摩托車配油費(fèi)。 會(huì)議管理。公司例會(huì)、部門會(huì)議、特別會(huì)議等，發(fā)布會(huì)議通知、告知；得到準(zhǔn)確會(huì)議通知時(shí)，提早通知需求參會(huì)的人員，同時(shí)在會(huì)議開場5分鐘前通知參會(huì)者，準(zhǔn)時(shí)到達(dá)會(huì)議室；會(huì)議開場前一分鐘清查還未到會(huì)者，及時(shí)通知其到會(huì)，不能參會(huì)者向會(huì)議指點(diǎn)報(bào)告。!進(jìn)展會(huì)議前預(yù)備，如預(yù)備會(huì)議中需

7、求的文件、資料，會(huì)議室水果、茶水預(yù)備；會(huì)議中接待，如給與會(huì)指點(diǎn)添茶；會(huì)議后的完善任務(wù)，如會(huì)議室整理，會(huì)議記錄或紀(jì)要的編寫及發(fā)布等。 通訊錄管理。熟習(xí)公司各部門人員及通訊，隨時(shí)更新，于每月8日前發(fā)送當(dāng)月JX基地通訊錄至香港同事Y，抄送L經(jīng)理。如有添加或更新通訊錄，更新后及時(shí)發(fā)送至公司各同事郵箱中。擔(dān)任公司外來的接聽和轉(zhuǎn)移。搜集、整理外來聯(lián)絡(luò)名片，將一切聯(lián)絡(luò)信息錄入電子表格，便于需求時(shí)提取。 通知管理。擔(dān)任公司日常通知，文件的起草、發(fā)放及通知任務(wù)，普通性通知可經(jīng)過綜合辦公室的黑板公告欄處公告，或者經(jīng)過電郵通知。 辦公用品采購與管理各部門需求方案搜集：每月5日前搜集各部門本月的物品需求方案，進(jìn)展匯總

8、，編制需求方案匯總表，同時(shí)根據(jù)庫存情況編制采購懇求表，交由行政主管審批；于每月中旬購買一次，按懇求單發(fā)放辦公用品，懇求人填寫領(lǐng)用單。其他公共物品采購方案公共物品包括：茶杯、茶葉、食品、紙巾、清掃器具、打印紙等非各部門需求方案內(nèi)的物品，以及其他原公司沒有但經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)需求采購的物品，此項(xiàng)公共物品假設(shè)暫時(shí)急用，可暫時(shí)報(bào)經(jīng)行政主管，進(jìn)展暫時(shí)采購，假設(shè)非急用，可在每月5日前匯總需求方案，進(jìn)展集中采購。采購流程普通日用品非辦公家具、設(shè)備等大型物資由行政助理進(jìn)展采購，流程如下：6 , N- I9 a9 S3 Q# t T7 T+ j8 , h、首先編制采購懇求表，交由行政主管審批；憑仗審批的采購懇求表到財(cái)

9、務(wù)處辦理借支手續(xù)；% r+ R2 f y% w到達(dá)指定地點(diǎn)進(jìn)展采購；- Fk- a7 I6 c: u! S采購終了后，填寫報(bào)銷單含價(jià)錢，整理好票據(jù)，將實(shí)物與單據(jù)交由行政主管審批；, F; H: N8 Y % 3 r7 R W9 T物資入庫，由行政助理開具入庫單，行政主管、財(cái)務(wù)簽字，一式兩聯(lián)，行政助理與財(cái)務(wù)各一份；5 , Q& a X) V6 S/ g根據(jù)入庫單填寫入庫匯總表電子版；/將報(bào)銷單交由財(cái)務(wù)審批、報(bào)銷。A# m辦公用品發(fā)放任何辦公用品的領(lǐng)用均需求登記；每月集中采購的物資按照各部門的需求方案在采購終了后，月初予以集中發(fā)放；% E+ D% A; e1根據(jù)各部門的物資需求方案，到倉庫集中領(lǐng)取

10、，出具出庫單，行政主管、財(cái)務(wù)簽字，一式兩聯(lián)，行政助理和財(cái)務(wù)各一份；根據(jù)出庫單填寫出庫匯總表電子版；發(fā)放時(shí)，根據(jù)不同物資的性質(zhì)，登記到不同的領(lǐng)用登記表中，發(fā)放終了后，編制匯總表，更新庫存。2 B6 % $ I) v4 U5 ?4 p1 G* _五、辦公用品庫存管理庫存用品及新采購用品一致放置在資料室資料室作為辦公用品倉庫；8 q5 , 3 O& k6 辦公用品出入庫堅(jiān)持開單據(jù)、行政主管審批、及時(shí)更新庫存的原那么：用品出入庫后，進(jìn)展整理，各類物品分類存放； 5 u. R/ W! d每月24日前進(jìn)展庫存清點(diǎn)，填寫盤存表，交由行政主管審查，假設(shè)發(fā)現(xiàn)實(shí)踐與賬目不符，查明緣由，清查責(zé)任。! S$ k. Q

11、6 _! cl0 保底庫存量，由行政主管確定六、辦公用品運(yùn)用管理、對于借用的物品，需求歸還的，行政助理需求跟蹤歸還時(shí)間，到時(shí)間還未歸還的要與之溝通，超越三天的需闡明緣由及歸還時(shí)間； 對于交還的物品的完好性，行政助理需求予以當(dāng)場雙方檢查確認(rèn)，如有問題視情況需求借用人承當(dāng)?shù)?，由借用人原價(jià)賠償或重購；確認(rèn)無誤后簽字； + : c6 Y3 u Z- f0每月30日前匯總本月員工領(lǐng)用，需扣款的明細(xì)表含任務(wù)包、任務(wù)裝、入住宿舍、卡等報(bào)至人事主管以備當(dāng)月工資核算。o3設(shè)備保養(yǎng)、維修管理：管理運(yùn)用復(fù)印機(jī)、機(jī)掃描儀及其他耗材設(shè)備，建立設(shè)備檢查清潔制度，掌握各種器材功能運(yùn)用。確保公司網(wǎng)絡(luò)、水、電的正常供應(yīng)及平安運(yùn)

12、用，確保缺點(diǎn)24小時(shí)內(nèi)及時(shí)報(bào)修。其他任務(wù)：年初各公司辦理年檢、換證。農(nóng)產(chǎn)品無公害認(rèn)證懇求，資料預(yù)備。果園采果、銷售時(shí)，協(xié)助銷售主管做好銷售任務(wù)，3-5月聯(lián)絡(luò)膠框購買及紙箱的訂做任務(wù)。月初任務(wù)：1、按時(shí)交納公司行政費(fèi)用，每月1日查詢公司上月4部固話費(fèi)， 10日查詢上月用電費(fèi)。8日前發(fā)送該月人員通訊錄至香港Y。2、金杯車、廣本奧德賽每月租賃費(fèi)。3、檢查各種辦公用品、懇求單、報(bào)銷單等運(yùn)用情況并及時(shí)補(bǔ)充。4、統(tǒng)計(jì)本月需購買的辦公用品。5、記錄大食堂工人用餐人數(shù)，小食堂行政人員用餐人數(shù)，每月11日、21日、月底統(tǒng)計(jì)食堂伙食開支，交與食堂管理員J阿姨用于食堂伙食費(fèi)報(bào)銷運(yùn)用。月中任務(wù)：1、檔案管理。對各類文

13、件、資料進(jìn)展歸集、整理、入檔，并擔(dān)任日常借閱及管理。2、固定資產(chǎn)管理，宿舍管理，鑰匙管理，車輛管理，會(huì)議管理，通訊錄管理，通知管理，辦公設(shè)備管理。3、辦公用品采購、領(lǐng)用和分發(fā)任務(wù)。月末任務(wù)：更新各公司行政報(bào)表，包括M1-M6表，合同綜合報(bào)表，印章運(yùn)用報(bào)告/變卦通知，證照臺(tái)帳表，如當(dāng)月有新增合同、印章運(yùn)用變卦或證照更新等，那么將新增合同、最新證照及經(jīng)行政經(jīng)理簽署后的各報(bào)表掃描發(fā)送至香港Z先生。每日任務(wù)：1、日常接待。第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)前來辦事、訪問的客人，訊問客人來意，如找人，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候引導(dǎo)至被找人處，如被找人正在忙，可安排客人在休憩區(qū)稍等，待與被找人確認(rèn)能否接見后在做相關(guān)引導(dǎo)。如前來者為相關(guān)部門指點(diǎn)，那么直接將客人引至?xí)h室或總經(jīng)辦，告知公司指點(diǎn)接見，預(yù)備茶水、果盤。2、辦理各種日常行政事務(wù)和手續(xù)，如填寫報(bào)表、復(fù)印、打印等。3、堅(jiān)持辦公區(qū)、走廊、衛(wèi)生間及草坪的環(huán)境衛(wèi)生。4、保證