“行政公文”課件

1、 應(yīng)用文寫作教程第二講 行政公文概述第1頁，共35頁。第二講 行政公文概述規(guī)則與“潛規(guī)則”什么是規(guī)則？英文rule；regulation；law典式、法則、規(guī)律 “自然的規(guī)則，一定要使我老下去，絲毫也不足為奇的。”魯迅答楊邨人先生公開信的公開信 3.規(guī)定出來供大家共同遵守的制度或章程。第2頁，共35頁。社會由種種“規(guī)則”維持著次序，不管這種規(guī)則是人為設(shè)定的還是客觀存在的，只要是規(guī)則，便具有制約性。人的行為是一種在一定的范圍內(nèi)才可以得到許可的行為，才是可行的行為，而不是一種完全的無拘無束的行為。這種“許可”包括自然界的許可、社會的許可、他人的許可。這就是規(guī)則的制約性的表現(xiàn)。今天，我們只有了解、理

2、解、掌握“規(guī)則”，才能更好地生存、生活。第二講 行政公文概述第3頁，共35頁。 同樣，公文也有規(guī)則。 公文的“規(guī)則”包括格式標(biāo)識規(guī)則、行文規(guī)則和制發(fā)規(guī)則。 首先，我們先理清幾個概念。一、什么是“行政公文”？ 行政，泛指各種管理工作。公文，是國家機(jī)關(guān)、公共組織在履行法定職責(zé)中形成的具有規(guī)范體式的文書。就使用范圍可分為專用公文和通用公文。我們現(xiàn)在學(xué)習(xí)的是通用公文，即通行各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位的具有規(guī)范體式和法定效力的文書，如決定、通知、請示、報告等。第4頁，共35頁。第二講 行政公文概述二、13類14種行政公文的適用范圍1、命令（令）：適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章，宣布實(shí)行重大強(qiáng)制性行政

3、措施，嘉獎有關(guān)單位及人員。2、決定：適用于對重要事項(xiàng)或重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。3、公告：適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。4、通告：適用于公布社會有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。第5頁，共35頁。5、通知：適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。6、通報：適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況。7、議案：適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項(xiàng)。8、報告：適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。9、請示

4、：適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。第6頁，共35頁。10、批復(fù)：適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示事項(xiàng)。11、意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。12、函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。13、會議紀(jì)要：適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)。第7頁，共35頁。習(xí)題：為下列標(biāo)題填寫文種1、*部關(guān)于幾起重大火災(zāi)的_。2、國務(wù)院辦公廳關(guān)于發(fā)布行政機(jī)關(guān)公文處理辦法的_。3、*大學(xué)關(guān)于報送*省教育廳今年招生工作情況的_。4、*省財(cái)政廳關(guān)于要求解決*縣廣播、電視設(shè)備問題的_。5、*省財(cái)政廳關(guān)于同意*大學(xué)新建教學(xué)樓的_。6、*研究所關(guān)于要求改變撥款待遇的_。第8頁，共35頁

5、。眉 首主 體版 記公文公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、界欄線。標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、公文生效標(biāo)識、附注等。主題詞、抄送機(jī)關(guān)名稱、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)時間等。一份公文的組成第9頁，共35頁。規(guī)則一、公文文件格式的標(biāo)識規(guī)則眉首“七要素”1、公文份數(shù)序號。即是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。辦法規(guī)定帶有密級的公文需要編制份數(shù)序號。編制份數(shù)序號的目的是準(zhǔn)確掌握公文的印制份數(shù)、分發(fā)范圍和分發(fā)對象。2、秘密等級和保密期限。秘密等級分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級，其保密期限分別為30年、20年、10年。3、緊急程度。對公文送達(dá)和辦理

6、時限的要求，分為特急（不超過24小時）、急件（3天內(nèi)）、平件。 以上三項(xiàng)不是所有文件都有。第10頁，共35頁。規(guī)則一、公文文件格式的標(biāo)識規(guī)則4、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識。俗稱“紅頭”，由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”二字組成。如“國務(wù)院文件”。5、發(fā)文字號。是發(fā)文機(jī)關(guān)按照年度對公文編排順序的代號，由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、加該年發(fā)文的順序號組成。如粵教200516號6、簽發(fā)人。指簽上發(fā)文機(jī)關(guān)核準(zhǔn)發(fā)出該文的領(lǐng)導(dǎo)的姓名。上報的公文需要標(biāo)注簽發(fā)人姓名，目的是讓上級單位的領(lǐng)導(dǎo)人了解下級單位誰對上報事項(xiàng)負(fù)責(zé)。不得越級簽發(fā)。7、界欄線。發(fā)文字號之下印一條與版心等寬的紅色反線。第11頁，共35頁。規(guī)則一、公文文件格式

7、的標(biāo)識規(guī)則主體“七要素”1、公文標(biāo)題。完整的公文標(biāo)題一般由三部分組成：發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種。如中山火炬職業(yè)技術(shù)學(xué)院關(guān)于召開第五屆運(yùn)動會的通知。2、主送機(jī)關(guān)。俗稱“抬頭”，指公文發(fā)送的主要對象，即應(yīng)當(dāng)辦理該公文的機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)當(dāng)使用全稱、規(guī)劃化簡稱或統(tǒng)稱。上行文一般只寫一個主送機(jī)關(guān)。第12頁，共35頁。規(guī)則一、公文文件格式的標(biāo)識規(guī)則3、正文。一般由原由、事項(xiàng)和結(jié)尾三部分。原由是正文的導(dǎo)言，為什么要寫這篇公文。事項(xiàng)包括敘述情況、分析問題、說明做法、提出要求。結(jié)尾一般是談執(zhí)行要求，或是用慣用語。4、附件說明。它是公文主件的附屬說明部分，是補(bǔ)充公文主件內(nèi)容的材料。如文件中的人員名單、報表、照片、典型材

8、料、證明文件等有關(guān)資料。5、成文日期。又叫“落款”，即公文的發(fā)出日期。 怎樣確定成文日期？6、公文生效標(biāo)識。即發(fā)文機(jī)關(guān)的印章。7、附注。一般是對公文的發(fā)放范圍、使用時需注意的事項(xiàng)加以說明，并不是對公文的內(nèi)容作出解釋或注釋。第13頁，共35頁。規(guī)則一、公文文件格式的標(biāo)識規(guī)則版記三要素1、主題詞。標(biāo)注主題詞的要求中的第二項(xiàng)：標(biāo)引順序要規(guī)范。先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。2、抄送機(jī)關(guān)。指除主送機(jī)關(guān)外需要了解或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)劃化簡稱、統(tǒng)稱。3、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時間。印發(fā)機(jī)關(guān)通常是發(fā)文機(jī)關(guān)的辦公廳（室），印發(fā)時間以公文付印的日期為準(zhǔn)。 版記要放在公文的最后一面最下面的位置。第14頁，共3

9、5頁。規(guī)則二、行文規(guī)則1、行文實(shí)效原則。要求發(fā)文機(jī)關(guān)吧上級的有關(guān)精神與當(dāng)?shù)氐膶?shí)際情況結(jié)合起來，形成針對性、操作性強(qiáng)的文件。2、行文關(guān)系原則。“行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定”。（1）隸屬關(guān)系：我國各類各級機(jī)關(guān)之間存在五種關(guān)系。如下表：第15頁，共35頁。規(guī)則二、行文規(guī)則關(guān)系 定義例子常用公文領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系 上下級領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系 國務(wù)院省府市府縣府 下級對上級：請示、報告；上級對下級：決定、批復(fù)、通報等。 指導(dǎo)關(guān)系 主管部門上下級之間的關(guān)系 省教育廳市教育局縣教育局 同上協(xié)作關(guān)系同級機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間的關(guān)系 市財(cái)政局人事局函監(jiān)督關(guān)系 主要指人大及其常委會、政府和黨委機(jī)關(guān)之間的關(guān)系 函；議案

10、統(tǒng)管關(guān)系 地方政府同轄區(qū)內(nèi)的上級機(jī)關(guān)及其他地方機(jī)關(guān)派駐機(jī)構(gòu)的關(guān)系湖南省人民政府駐廣州辦事處廣州市人民政府 函第16頁，共35頁。規(guī)則二、行文規(guī)則（2）職權(quán)范圍。本機(jī)關(guān)在其組織系統(tǒng)中所負(fù)有的職能和所具有的權(quán)力。機(jī)關(guān)職權(quán)范圍有兩種：一是經(jīng)常性職權(quán)；二是臨時性職權(quán)。在本機(jī)關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)，應(yīng)當(dāng)行文而不予行文是失職，不在本機(jī)關(guān)范圍內(nèi)行文即是越權(quán)3、部門行文的規(guī)則。（1）政府各部門“依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文”。如省財(cái)政廳和省外經(jīng)貿(mào)廳，都是省府屬下的職能部門，在工作中可以按各自的職權(quán)范圍向?qū)Ψ桨l(fā)函聯(lián)系。第17頁，共35頁。規(guī)則二、行文規(guī)則（2）各部門可以“向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文”。（3）各部門“除以函

11、的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外，一般不得向下一級政府正式行文”。遇到特殊情況，政府各部門向下一級政府行文，有三種處理辦法。哪三種？（4）“部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）不得對外正式行文”。（5）“屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文”。第18頁，共35頁。規(guī)則二、行文規(guī)則（6）“須經(jīng)政府審批的事項(xiàng)，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應(yīng)注明經(jīng)政府同意?！保?）“屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當(dāng)直接報送主管部門處理?！敝鞴懿块T的上級一般有兩個：一是本級政府；二是指導(dǎo)關(guān)系的上級。（8）“部門之間對有關(guān)問題未協(xié)商一致，不得各自向下行文?！比绻l(fā)生此種情況，上級機(jī)關(guān)應(yīng)責(zé)令糾

12、正或撤銷。第19頁，共35頁。規(guī)則二、行文規(guī)則4、聯(lián)合行文規(guī)則。如果一項(xiàng)工作同時涉及兩個或兩個以上的同級機(jī)關(guān)，為了增強(qiáng)公文的權(quán)威性、提高辦事效率，可以聯(lián)合行文。（1）“同級政府（之間）、同級政府各部門（之間）、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文”。（2）“政府與同級黨委和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文”。黨、政、軍的聯(lián)合行文。（3）“政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文?！保?）“政府部門與同級人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文”。（5）“聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門”。第20頁，共35頁。規(guī)則二、行文規(guī)則5、向上行文的規(guī)則。（1）逐級行文?！耙话悴坏迷郊壵埵竞蛨蟾?。”請列出下級機(jī)關(guān)可

13、以越級行文的特殊情況。（2）不送個人。除上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報送請示、意見和報告。（3）請示的規(guī)則：“一文一事”、“一頭請示”、“不得抄送其下級機(jī)關(guān)”、“報告不得夾帶請示事項(xiàng)”。第21頁，共35頁。規(guī)則二、行文規(guī)則6、抄送的規(guī)則。（1）向下級機(jī)關(guān)或者本系統(tǒng)制發(fā)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送直接上級機(jī)關(guān)。什么是“重要行文”？（2）受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。上級機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)行文，必要時應(yīng)抄送其另一上級機(jī)關(guān)。第22頁，共35頁。規(guī)則三、公文的制發(fā)規(guī)則公文的制發(fā)，是指以本機(jī)關(guān)名義制作和發(fā)送公文的各項(xiàng)工作程序，包括草擬、

14、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。其中值得注意的是：簽發(fā)。簽發(fā)公文是正式賦予公文法定效力的關(guān)鍵一步。簽發(fā)公文的人員是負(fù)有法定職責(zé)的主要負(fù)責(zé)人或被授權(quán)的部門負(fù)責(zé)人。第23頁，共35頁。實(shí)訓(xùn)演練單項(xiàng)選擇：1、公文的眉首部分包括以下要素（ ）A.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題B.公文份數(shù)序號、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人C.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、標(biāo)題D.緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、主送機(jī)關(guān)第24頁，共35頁。2、標(biāo)注于主題詞上方，對公文中某些內(nèi)容進(jìn)行注解與說明的要素是（ ）A.附件 B.主題詞 C.附注 D.印發(fā)說明3、下列標(biāo)注成文日期正確的是（ ）A.二零零一年三月五

15、日 B.二一年三月五日C.二一、三、五 D.2001年3月5日4、下列哪個文種不屬于國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法中的規(guī)定文種？（ ）A.意見 B.通報 C.報告 D.計(jì)劃第25頁，共35頁。5、抄送機(jī)關(guān)是指（ ）的機(jī)關(guān)。A.雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)B.與文件有關(guān)系、需了解文件內(nèi)容而不須負(fù)責(zé)處理和答復(fù)的機(jī)關(guān)C.負(fù)責(zé)受理或答復(fù)該公文的機(jī)關(guān)D.越級公文所越過的機(jī)關(guān)6、標(biāo)識“急件”的公文，應(yīng)當(dāng)在（ ）天之內(nèi)辦理完畢。A.一 B.二 C.三 D.四第26頁，共35頁。7、公文的作者是指（ ）A.單位第一負(fù)責(zé)人 B.單位秘書C.公文的執(zhí)筆者 D.制發(fā)公文的單位8、政府各部門依據(jù)職權(quán)，其下行文可以向（ ）行文。A.下一級

16、政府 B.下一級政府業(yè)務(wù)部門C.政府各部門之間 D.無隸屬關(guān)系的比本部門級別低的機(jī)關(guān)9、問題協(xié)商未果而各部門單獨(dú)向下的行文，上級單位（ ）A.應(yīng)責(zé)令糾正或撤銷 B.應(yīng)肯定一方的公文，撤銷另一方的公文C.應(yīng)另行行文 D.應(yīng)與這些部門再次聯(lián)合行文10、受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)向上行文，應(yīng)當(dāng)（ ）A、給兩個領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)主送公文B、給負(fù)責(zé)答復(fù)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)主送，另一領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)抄送C、越級給更上一級機(jī)關(guān)行文，兩個機(jī)關(guān)均為抄送D、任選其一主送，另一抄送第27頁，共35頁。11、給下級機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)同時抄送（ ）A.上級機(jī)關(guān) B.直接下級機(jī)關(guān) C.直接上級機(jī)關(guān)和直接各下級機(jī)關(guān)D.其他下級機(jī)關(guān)12、請示可以抄送

17、給（ ）A、主送機(jī)關(guān)之外的另一個領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān) B、本機(jī)關(guān)的下級機(jī)關(guān)C、其他比自己級別低的機(jī)關(guān) D、本機(jī)關(guān)的同級機(jī)關(guān)13、能夠以機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報送文件的情況是（ ）A、撰寫的報告 B、撰寫的請示C、上級領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng) D、撰寫的意見第28頁，共35頁。14、下列哪種情況不能聯(lián)合行文？（ ）A.同級政府 B.同級政府與黨委C.政府部門與同級人民團(tuán)體 D.政府與其下一級政府15、需要標(biāo)明公文份數(shù)序號的是（ ）A、任何公文 B、報請類公文 C、具有絕密和機(jī)密級的公文 D、下行文16、公文的“緊急程度”分為（ ）A.急件和平件 B.特急和急件 C.特急、急件和平件 D.特急、火急和急件17、落

18、款發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)使用（ ）A.全稱或規(guī)范化簡稱 B.規(guī)范化簡稱或規(guī)范化統(tǒng)稱C.全稱或規(guī)范化統(tǒng)稱 D.非規(guī)范簡稱第29頁，共35頁。18、發(fā)文字號指（ ）A、文件印刷的份數(shù)字號 B、文件格式的代碼C、文件收文標(biāo)識 D、由發(fā)文機(jī)關(guān)編制的該年度發(fā)文序號19、需要標(biāo)識簽發(fā)人的是（ ） A、命令、會議記錄和批復(fù) B、報告、請示和上行的意見C、函、通知、通報 D、公告和通告20、發(fā)文字號中的年度括號是（ ）A.方括號 B.六角括號C.大括號 D.園括號21、公文的主送機(jī)關(guān)指（ ）A.負(fù)責(zé)辦理和答復(fù)的受文機(jī)關(guān) B.上級機(jī)關(guān)C.收文機(jī)關(guān) D.同級機(jī)關(guān)第30頁，共35頁。22、附件說明指（ ）A、對文件進(jìn)行的補(bǔ)充說

19、明部分 B、對文件正文進(jìn)行的補(bǔ)充說明部分C、即文件的附注 D、對隨文發(fā)送的文件或材料所作的簡要說明23、成文日期指（ ）A、公文生效的日期 B、完成稿件的日期C、文件發(fā)出的日期 D、開始撰稿的日期24、抄送機(jī)關(guān)指（ ）A、下級機(jī)關(guān) B、有必要了解公文內(nèi)容的機(jī)關(guān)C、同級機(jī)關(guān) D、多級上級機(jī)關(guān)第31頁，共35頁。多項(xiàng)選擇：1、公文具有規(guī)范體式，其目的是（ ）A.維護(hù)公文的法定效力 B.維護(hù)制發(fā)機(jī)關(guān)的權(quán)威性C.實(shí)現(xiàn)公文工作的標(biāo)準(zhǔn)化 D.提高公文工作的效率2、能夠聯(lián)合行文的機(jī)關(guān)是（ ）A.同級政府 B.同級政府各部門C.上級政府部門與下一級政府 D.上級政府部門與下一級政府部門3、書寫主送機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)使用（ ）A.全稱 B.規(guī)范化簡稱C.規(guī)范化統(tǒng)稱 D.非規(guī)范簡稱4、公文的主體部分包括（ ）A、公文標(biāo)題 B、主送機(jī)關(guān)C、公文正文和附件 D、成文日期、印章和附注第32頁，共35頁。5、文件標(biāo)題可以省去制發(fā)機(jī)關(guān)的情況是（ ）A、法規(guī)類文件 B、單位內(nèi)部文件C、下行通知類文件 D、眉首具有發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識