管理信息系統(tǒng)規(guī)劃的主要方法

1、管理信息系統(tǒng)規(guī)劃的主要方法用于管理信息系統(tǒng)規(guī)劃的方法很多，主要是關(guān)鍵成功因素法(Critical Success Factors, CSF)、戰(zhàn)略目標集轉(zhuǎn)化法(Strategy Set Transformation, SST) 和企業(yè)系統(tǒng)規(guī)劃法(Business System Planning, BSP)。其它還有企業(yè)信息分析 與集成技術(shù)(BIAIT)、產(chǎn)出/方法分析(E/MA)、投資回收法(R0I)、征費法 (chargout)、零線預算法、階石法等。用得最多的是前面三種。一、關(guān)鍵成功因素法(CSF)1970年哈佛大學教授William Zani在MIS模型中用了關(guān)鍵成功變量，這些 變量是確

2、定MIS成敗的因素。過了10年，MIT教授Jone Rockart將CSF提高成為 MIS的戰(zhàn)略。作為一個例子，有人把這種方法用于數(shù)據(jù)庫的分析與建立，它包含以 下幾個步驟：了解企業(yè)目標。識別關(guān)鍵成功因素。識別性能的指標和標準。識別測量性能的數(shù)據(jù)。這四個步驟可以用一個圖表示，見圖3-2-1:圖3-2-1關(guān)鍵成功因素法關(guān)鍵成功因素法通過目標分解和識別、關(guān)鍵成功因素識別、性能指標識別，產(chǎn)生 數(shù)據(jù)字典。關(guān)鍵成功因素就是要識別聯(lián)系于系統(tǒng)目標的主要數(shù)據(jù)類及其關(guān)系，識別 關(guān)鍵成功因素所用的工具是樹枝因果圖。如圖3-2-2，某企業(yè)有一個目標，是提 高產(chǎn)品競爭力，可以用樹枝圖畫出影響它的各種因素，以及影響這些因

3、素的子因素。樹枝圖如何評價這些因素中哪些因素是關(guān)鍵成功因素，不同的企業(yè)是不同的。對于一個習 慣于高層人員個人決策的企業(yè)，主要由高層人員個人在此圖中選擇。對于習慣于群 體決策的企業(yè)，可以用德爾斐法或其它方法把不同人設想的關(guān)鍵因素綜合起來。關(guān) 鍵成功因素法在高層應用，一般效果好。二、戰(zhàn)略目標集轉(zhuǎn)化法（SST）William King于1978年提出，他把整個戰(zhàn)略目標看成“信息集合”，由使命、目 標、戰(zhàn)略和其它戰(zhàn)略變量組成，MIS的戰(zhàn)略規(guī)劃過程是把組織的戰(zhàn)略目標轉(zhuǎn)變?yōu)镸IS 戰(zhàn)略目標的過程。第一步是識別組織的戰(zhàn)略集，先考查一下該組織是否有成文的戰(zhàn)略式長期計劃，如 果沒有，就要去構(gòu)造這種戰(zhàn)略集合?？梢?/p>

4、采用以下步驟：描繪出組織各類人員結(jié)構(gòu)，如賣主、經(jīng)理、雇員、供應商、顧客、貸款人、政府 代理人、地區(qū)社團及競爭者等。識別每類人員的目標。對于每類人員識別其使命及戰(zhàn)略。第二步是將組織戰(zhàn)略集轉(zhuǎn)化成MIS戰(zhàn)略，MIS戰(zhàn)略應包括系統(tǒng)目標、約束以及設計 原則等。這個轉(zhuǎn)化的過程包括對應組織戰(zhàn)略集的每個元素識別對應的MIS戰(zhàn)略約 束，然后提出整個MIS的結(jié)構(gòu)。最后，選出一個方案送總經(jīng)理。例如圖3-2-3所示。圖3-2-3戰(zhàn)略目標集轉(zhuǎn)化法由圖3-2-3我們可以看出這里目標是由不同群體引出的。例如，組織目標。1由股 票持有者S、債權(quán)人Cr以及管理者M引出；組織戰(zhàn)略，1由目標O1和O6引出，依次 類推。這樣就可以列

5、出MIS的目標、約束以及設計戰(zhàn)略。三、企業(yè)系統(tǒng)計劃法(BSP)IBM公司70年代初將BSP作為用于內(nèi)部系統(tǒng)開發(fā)的一種方法，它主要是基于用信 息支持企業(yè)運行的思想。在總的思路上它和上述的方法有許多類似之處，它也是自 上而下識別系統(tǒng)目標，識別企業(yè)過程、識別數(shù)據(jù)，然后再自下而上設計系統(tǒng)以支持 目標。見圖：BSP方法步驟圖BSP方法是把企業(yè)目標轉(zhuǎn)化為信息系統(tǒng)(IS)戰(zhàn)略的全過程。它支持的目標是企業(yè)各 層次的目標。工作步驟如圖：進行BSPX作是一項系統(tǒng)工程性工作，要很好地準備。準備工作包括接受任務和組 織隊伍。一般接受任務是由一個委員會承擔。這個委員會要明確規(guī)劃的方向和范圍， 在委員會下應有一個系統(tǒng)規(guī)劃

6、組，其組長應全時工作，并具體參加規(guī)劃活動。委員 會委員和系統(tǒng)組成員思想上要明確“做什么-(what), “為什么做-(why), “如何 做(how)，以及“希望達到的目標”是什么。要準備必要的條件：一個工作控制 室、一個工作計劃、一個采訪交談計劃、一個最終報告的提綱，還有一些必要的經(jīng) 費。所有這些均落實后，還要得到委員會主任認可。在這里我們要再強調(diào)一下準備 工作，如果準備工作沒做好，不要倉促上陣。我國許多企業(yè)現(xiàn)在仍存在未認真做準 備工作而就上馬管理信息系統(tǒng)的情況，結(jié)果是欲速則不達，危害整個工程。下面我們對BSP的主要活動進行一些介紹。開始的動員會動員會要說清工作的期望和期望輸出。系統(tǒng)組要簡介

7、企業(yè)的現(xiàn)狀，包括政治上、 經(jīng)濟上、管理上敏感的問題，還應介紹企業(yè)的決策過程、組織功能、關(guān)鍵人物、用 戶的期望、用戶對現(xiàn)有信息系統(tǒng)的看法等。由信息系統(tǒng)負責人介紹信息人員對于企 業(yè)的看法，同時應介紹現(xiàn)有項目狀況歷史狀況以及信息系統(tǒng)的問題。通過介紹讓大 家對企業(yè)和對信息支持的要求有個全面的了解。定義企業(yè)過程定義企業(yè)過程是BSP方法的核心。系統(tǒng)組每個成員均應全力以赴識別它們、描述它 們，對它們要有透徹的了解，只有這樣BSP才能成功。企業(yè)過程定義為邏輯上相關(guān) 的一組決策和活動的集合，這些決策和活動是管理企業(yè)資源所需要的。整個企業(yè)的管理活動由許多企業(yè)過程組成。識別企業(yè)過程可對企業(yè)如何完成其目標 有個深刻的

8、了解，識別企業(yè)過程可以作為信息識別構(gòu)成信息系統(tǒng)的基礎，按照企業(yè) 過程所建造的信息系統(tǒng)，在企業(yè)組織變化時可以不必改變，或者說信息系統(tǒng)相對獨 立于組織。定義企業(yè)過程的步驟見圖BSP識別過程圖任何企業(yè)的活動均由3方面組成：一方面是計劃和控制；另一方面是產(chǎn)品和服務;再一方面是支持資源。這可以說是三個源泉，任何活動均由這里導出。識別企業(yè)過程要依靠占有材料，分析研究，但更重要的是要和有經(jīng)驗的管理人員 討論商議。我們先從第一個源計劃與控制出發(fā)，經(jīng)過分析、討論、研究、切磋，可 以把企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃和管理控制方面的過程列于表3-2-1。表 3 2 1戰(zhàn)略規(guī)劃管理控制戰(zhàn)略規(guī)劃管理控制經(jīng)濟預測組織計劃政策開發(fā)放棄/追求

9、分析市場/產(chǎn)品預測工作資金計劃雇員水平計劃運營計劃預測管理目標開發(fā)產(chǎn)品線模型預測測量與評價識別產(chǎn)品與服務過程與此稍有不同，我們知道任何一種產(chǎn)品均有生老病死，或者 說有要求、獲得、服務、退出四階段組成的生命周期 對于每一個階段，就用一些 過程對它進行管理。我們就可以沿著這條線去摸清這些過程。這些過程見表要求獲得服務退出市場計劃工程設計開發(fā)市場研究產(chǎn)品說明庫存控制銷售預測工程記錄接受訂貨服務定價生產(chǎn)調(diào)度質(zhì)量控制運輸材料需求生產(chǎn)運行包裝儲存運輸管理能力計劃購買支持資源識別企業(yè)過程，其方法類似于產(chǎn)品和服務，我們由資源的生命周期出發(fā) 列舉企業(yè)過程。一般來說企業(yè)資源包括資金、人才、材料和設備等。（見表3-

10、2 -3）表 3 2 3資源生命周期要求獲得服務退出資金財務計劃成本控制資金獲得接收公文管理銀行帳會計總帳會計支付人事人事計劃工資管理招聘轉(zhuǎn)業(yè)補充和收益職業(yè)發(fā)展終止合同退休材料需求生產(chǎn)采購接收庫存控制訂貨控制運輸設備主設備計劃設備購買建設管理機器維修家具、附屬物設備報損識別企業(yè)過程還有另外一種方法，叫做“通用模型法”。它首先引用一個較粗的較 通用的模型，見圖3 2 7。圖3 2 7識別企業(yè)過程通用模型法這個模型不斷擴展，以適應特殊企業(yè)的需要。例如“需求”可以擴展成“商品化” 和“銷售”，“需求”聯(lián)系于使產(chǎn)品或服務生效的過程，其外部接口是顧客。如果 說以前我們所講的識別過程的方法是由微觀到宏觀的

11、枚舉綜合，那么這種方法就是 由宏觀到微觀的分解。識別過程是BSP方法成功的關(guān)鍵，輸出應有以下文件：一個過程組及過程表。每一過程的簡單說明。一個關(guān)鍵過程的表，即識別滿足目標的關(guān)鍵過程。產(chǎn)品/服務過程的流程圖。系統(tǒng)組成員能很好地了解整個企業(yè)的運營是如何管理和控制的。至此識別過程才能告一段落。定義數(shù)據(jù)類識別企業(yè)數(shù)據(jù)的方法有兩種，一種是企業(yè)實體法，實體有顧客、產(chǎn)品、材料以及 人員等客觀存在的東西。企業(yè)實體法的第一步是列出企業(yè)實體，一般來說要列出7 15個實體。再列出一個矩陣，實體列于水平方向，在垂直方向列出數(shù)據(jù)類。如 表 3-2-4。表3-2-4數(shù)據(jù)/企業(yè)實體矩陣企業(yè)實體數(shù)據(jù)類產(chǎn)品顧客設備材料賣主現(xiàn)金

12、人員計劃/模型產(chǎn)品計劃銷售領域市場計劃能力計劃設備計劃材料需求生產(chǎn)調(diào)度預算人員計劃統(tǒng)計/匯總產(chǎn)品需求銷售歷史運行設備利用開列需求賣主行為財務統(tǒng)計生產(chǎn)率盈利歷史庫存產(chǎn)品成本零件顧客設備機器負荷原材料成本材料單賣主財務會計總帳雇用工資技術(shù)業(yè)務訂貨運輸采購訂貨材料接收接收支付另一種識別數(shù)據(jù)的方法是企業(yè)過程法，它利用以前識別的企業(yè)過程，分析每一 個過程利用什么數(shù)據(jù)，產(chǎn)生什么數(shù)據(jù)，或者說每一過程的輸入和輸出數(shù)據(jù)是什么。它可以用輸入-處理-輸出圖來形象地表達，見圖3 2 8。圖3-2-8輸入一處理一輸出圖分析企業(yè)和系統(tǒng)的關(guān)系主要用幾個矩陣來表示其一是組織/過程矩陣，它在水平方向列出各種過程，垂直方向列出各

13、種組織，如 果該組織是該過程的主要負責者或決策者，則在對應的矩陣元中畫大；若為主要參 加者就畫x，若為部分參加者就畫/，這樣就一目了然。如果企業(yè)已有現(xiàn)行系統(tǒng)， 我們可以畫出組織和系統(tǒng)矩陣。在矩陣元中填C，表示該組織用該系統(tǒng)，如果該組 織以后想用某系統(tǒng)可以在矩陣元中填入？，表示該組織計劃用該系統(tǒng)。同理可以畫 出系統(tǒng)過程矩陣，用以表示某系統(tǒng)支持某過程。同樣可以用C和P表示現(xiàn)行和計劃。 用同樣方法還可以畫出系統(tǒng)和數(shù)據(jù)類的關(guān)系。確定經(jīng)理的想法就是確定企業(yè)領導對企業(yè)前景的看法作為系統(tǒng)組的成員就應當很好的準備采訪提綱，很好地采訪以及很好的分析總結(jié) 等，采訪的主要問題參考如下：你的責任領域是什么基本目標是什

14、么你去年達到目標所遇到的三個最主要的問題是什么什么東西妨礙你解決它們?yōu)槭裁葱枰鉀Q它們較好的信息在這些領域的價值是什么如果有更好的信息支持，你在什么領域還能得到最大的改善這些改善的價值是什么什么是你最有用的信息你如何測量你如何衡量你的下級你希望做什么樣的決策你的領域明年和3年內(nèi)主要變化是什么你希望本次規(guī)劃研究達到什么結(jié)果規(guī)劃對你和企業(yè)將起什么作用以上問題供參考，均應根據(jù)具體情況增刪，一般來說，所提問題應是Open up型， 即打開話匣子型，而不應當是close down型，即只要求回答是否式的問題。評價企業(yè)問題在BSP采訪以后應當根據(jù)這些資料來評價企業(yè)的問題，評價過程的流程圖見圖3 一 2 9

15、。圖3-2-9評價企業(yè)問題根據(jù)這個圖，第一步就要總結(jié)采訪數(shù)據(jù)，這可以匯集到一個表上，見表。主要問題問題解價值說明信息系統(tǒng)要求過程/組影響過程/組起因由于生產(chǎn)計劃影響利潤計劃機械化改善利潤改善顧客關(guān)系改善服務和供應生產(chǎn)計劃生產(chǎn)生產(chǎn)第二步是分類采訪數(shù)據(jù)，任何采訪的數(shù)據(jù)均要分三類，即現(xiàn)存系統(tǒng)的問題和解、 新系統(tǒng)需求和解，以及非IS問題。第三類問題雖不是信息系統(tǒng)所能解決的，但也 應充分重視，并整理遞交總經(jīng)理。第三步是把數(shù)據(jù)和過程關(guān)聯(lián)起來，可以用問題/過程陣表示，表中的數(shù)字表示這種 問題出現(xiàn)的次數(shù)。如表3-2-6所示。表 3 2 6問題過程組市場銷售工程生產(chǎn)材料財務人事經(jīng)營市場/顧客選擇222預測質(zhì)量3

16、4產(chǎn)品開發(fā)4117.定義信息結(jié)構(gòu)實際上是劃分子系統(tǒng)，BSP方法是根據(jù)信息的產(chǎn)生和使用來劃分子系統(tǒng)的，它盡量把信息產(chǎn)生的企業(yè)過程和使用的企業(yè)過程劃分在一個子系統(tǒng)中，從而減少了子系統(tǒng)之間的信息交換。具體的作法是用U / C圖，U表示使用(Use),C表示產(chǎn)生(Create) 見圖3-2-10所示。圖3-2-10 U/C矩陣這個圖的左列是企業(yè)過程，最上一行列出數(shù)據(jù)類，如果某過程產(chǎn)生某數(shù)據(jù)，就在 某行某列矩陣元中寫C,如果某過程使用某數(shù)據(jù)，則在其對應元中寫U。開始時數(shù)據(jù) 類和過程是隨機排列的，U，C在矩陣中排列也是分散的。我們以調(diào)換過程和數(shù)據(jù) 類的順序的方法盡量使UC集中到對角線上排列，見圖3-2-1

17、0。然后把UC比較集 中的區(qū)域用粗線條框起來，這樣形成的框就是一個個子系統(tǒng)。在粗框外的U表示一 個系統(tǒng)用另一個子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，圖中用帶箭頭的線表示。這樣就完成了子系統(tǒng)劃分， 即確定了信息結(jié)構(gòu)的主流。CSF方法能抓住主要矛盾，使目標的識別突出重點。用這種方法所確定的目標和 傳統(tǒng)的方法銜接得比較好，但是一般最有利的只是在確定管理目標上。SST方法從另一個角度識別管理目標，它反映了各種人的要求，而且給出了按這種 要求的分層，然后轉(zhuǎn)化為信息系統(tǒng)目標的結(jié)構(gòu)化方法。它能保證目標比較全面，疏 漏較少，但它在突出重點方面不如前者。BSP方法雖然也首先強調(diào)目標，但它沒有明顯的目標引出過程。它通過管理人員醞 釀“過程”引出了系統(tǒng)目標，企業(yè)目標到系統(tǒng)目標的轉(zhuǎn)換是通過組織/系統(tǒng)、組織 /過程以及系統(tǒng)/過程矩陣的分析得到的。這樣可以定義出新的系統(tǒng)以支持企業(yè)過 程，也就把企業(yè)的目標轉(zhuǎn)化為系統(tǒng)的目標，所以我們說識別企業(yè)過程是BSP戰(zhàn)略規(guī) 劃的中心，絕不能把BSP方法的中心內(nèi)容當