行政公關(guān)管理規(guī)章制度范本

1、目的明確*公司行政公關(guān)部治理制度，充分發(fā)揮行政治理工作的綜合職能和服務(wù)職能，科學(xué)地規(guī)范公關(guān)工作的程序，努力塑造“XXX”品牌。范圍適用于*公司所屬部門、子公司、地盤。解釋本制度內(nèi)各項(xiàng)規(guī)定及表格均由*公司行政公關(guān)部負(fù)責(zé)制訂，因此，各部門、子公司、地盤辦理有關(guān)事項(xiàng)時(shí)，必須遵守本制度和正確使用有關(guān)表格；不管以何種形式或以公司、地盤名義簽署雇傭合約的職員，均應(yīng)遵守本制度。行政公關(guān)部職責(zé)范圍在主管副總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下工作，認(rèn)真做好寫字樓日常治理及公關(guān)策劃工作。負(fù)責(zé)*公司的文秘工作，包括文件制發(fā)、公文呈轉(zhuǎn)、文書檔案、印鑒治理、會(huì)議組織、接待及取送信函物件等事宜。負(fù)責(zé)公司的外事接待工作，包括安排食宿、陪同參觀巡游

2、、機(jī)車船票預(yù)訂等事宜。統(tǒng)一購(gòu)置、分發(fā)辦公用品；負(fù)責(zé)除計(jì)算機(jī)之外固定資產(chǎn)報(bào)批、購(gòu)置、調(diào)配清點(diǎn)和治理；做好寫字樓觀賞魚、花草、飲用水的治理，清潔衛(wèi)生工作。負(fù)責(zé)電話的申請(qǐng)安裝、接轉(zhuǎn)、故障報(bào)修，電話、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)的維修、養(yǎng)護(hù)及費(fèi)用結(jié)算等事宜。負(fù)責(zé)公司的總務(wù)及后勤保障工作。配合并推動(dòng)有關(guān)部門的日常治理。會(huì)同人力資源部負(fù)責(zé)寫字樓的防火、防盜、安全保衛(wèi)工作。負(fù)責(zé)公司領(lǐng)導(dǎo)辦公室、各樓層會(huì)議室、職員辦公區(qū)域、多功能廳的調(diào)整、使用及日常治理。負(fù)責(zé)公司食堂的治理工作。負(fù)責(zé)公司車輛調(diào)度、保養(yǎng)與治理，保證公司領(lǐng)導(dǎo)用車，合理安排、調(diào)度各部門對(duì)車輛的使用。負(fù)責(zé)公司品牌宣傳策劃工作。負(fù)責(zé)公司對(duì)內(nèi)對(duì)外的宣傳稿件、宣傳畫冊(cè)的編

3、寫、印制；負(fù)責(zé)公司信紙、信封印制與治理。負(fù)責(zé)對(duì)外公關(guān)事務(wù)的聯(lián)系及保持與傳媒的聯(lián)系。負(fù)責(zé)大型公關(guān)活動(dòng)、會(huì)議及集體康樂(lè)活動(dòng)的策劃、籌備與組織工作。負(fù)責(zé)與物業(yè)公司*治理處的溝通與協(xié)調(diào)工作。負(fù)責(zé)股份公司檔案室治理工作，推動(dòng)和指導(dǎo)子公司檔案工作。協(xié)調(diào)、指導(dǎo)子公司的行政治理、公關(guān)策劃工作。領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。組織架構(gòu)行政公關(guān)部總經(jīng)理行政公關(guān)部助理總經(jīng)理行政公關(guān)部副總經(jīng)理秘書檔案治理秘書前臺(tái)文員前臺(tái)文員崗位職責(zé)行政公關(guān)部總經(jīng)理：在公司主管副總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下工作。負(fù)責(zé)行政公關(guān)部的全面工作。負(fù)責(zé)部門工作方針、政策的制定及決策，把好對(duì)外宣傳、形象策劃的尺度。負(fù)責(zé)召集、組織公司會(huì)議。負(fù)責(zé)編制行政治理費(fèi)用打算，審核各部門

4、行政費(fèi)用開(kāi)支。負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)日常文秘工作。負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)檔案治理工作。負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)公司各部門關(guān)系，推動(dòng)日常工作。負(fù)責(zé)公司辦公用品、辦公設(shè)備的訂購(gòu)審批。做好食堂治理工作。公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。行政公關(guān)部副總經(jīng)理：在行政公關(guān)部總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)公關(guān)宣傳工作。負(fù)責(zé)公司對(duì)內(nèi)對(duì)外宣傳稿件撰寫，宣傳畫冊(cè)編寫、印刷的實(shí)施和指導(dǎo)工作。負(fù)責(zé)XXX品牌形象對(duì)外宣傳，公司企業(yè)形象戰(zhàn)略的制作與推廣。負(fù)責(zé)公司對(duì)外公共關(guān)系的聯(lián)絡(luò)，外事接待工作和與相關(guān)單位、部門及行業(yè)協(xié)會(huì)的聯(lián)絡(luò)溝通。協(xié)助負(fù)責(zé)聯(lián)系、邀請(qǐng)新聞單位對(duì)公司進(jìn)行采訪和報(bào)道。負(fù)責(zé)公司品牌宣傳策劃工作。負(fù)責(zé)大型公關(guān)活動(dòng)的組織工作。負(fù)責(zé)公司公文紙、信封、手抽等印刷品的定稿，并報(bào)部

5、門總經(jīng)理審批。領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事項(xiàng)。行政公關(guān)部助理總經(jīng)理：在行政公關(guān)部總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下, 協(xié)助推動(dòng)日常行政工作。負(fù)責(zé)寫字樓的辦公秩序及防火、防盜、安全保衛(wèi)、清潔衛(wèi)生工作。負(fù)責(zé)辦公家私、辦公設(shè)備、機(jī)關(guān)食堂餐飲設(shè)備等固定資產(chǎn)的訂購(gòu)、治理工作。負(fù)責(zé)寫字樓電話系統(tǒng)的統(tǒng)一治理及節(jié)假日值班安排。負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度及治理工作。負(fù)責(zé)與治理處的協(xié)調(diào)、溝通。負(fù)責(zé)公司大型會(huì)務(wù)的安排，協(xié)助相關(guān)策劃工作。協(xié)助做好食堂治理工作。負(fù)責(zé)公司工作總結(jié)等相關(guān)文件的起草和大事記等的編寫工作。領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事項(xiàng)。檔案治理員：負(fù)責(zé)公司檔案治理制度、規(guī)范及分類大綱的擬制、修訂工作。收集處理各部門移交的檔案。建立和完善檔案計(jì)算機(jī)治理系統(tǒng)。提供檔

6、案信息供各部門使用。對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。做好檔案室日常治理工作，定期進(jìn)行“八防”檢查。推動(dòng)和指導(dǎo)香港承建及各子公司的檔案工作。協(xié)助部門行政總務(wù)工作。協(xié)助部門公關(guān)宣傳工作。協(xié)助負(fù)責(zé)本部門規(guī)章制度的擬制、修訂工作。領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事項(xiàng)?？偨?jīng)理秘書：跟蹤實(shí)施總經(jīng)理日常事務(wù)的治理工作。掌握總經(jīng)理的日程安排，為總經(jīng)理接見(jiàn)訪客做好預(yù)約工作。接待總經(jīng)理的來(lái)訪人員。負(fù)責(zé)總經(jīng)理簽署文件的落實(shí)及催辦工作。負(fù)責(zé)總經(jīng)理文件檔案的治理工作。負(fù)責(zé)食堂費(fèi)用結(jié)算及公司職員就餐治理工作。協(xié)助、配合做好行政公關(guān)部其他日常工作。領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事項(xiàng)。秘書：負(fù)責(zé)公司公文治理及其他日常文秘工作。負(fù)責(zé)公司印章的治理使用，統(tǒng)一辦理各

7、部門、地盤印章的刻制和登記。負(fù)責(zé)公司各類會(huì)議的通知和會(huì)務(wù)工作。負(fù)責(zé)寫字樓辦公用品的購(gòu)置、保管與發(fā)放工作。負(fù)責(zé)傳真件和領(lǐng)導(dǎo)電子郵件的治理、跟進(jìn)工作。負(fù)責(zé)車船、機(jī)票的預(yù)訂及費(fèi)用結(jié)算。負(fù)責(zé)來(lái)往人員的住宿安排工作。負(fù)責(zé)寫字樓各樓層鑰匙的統(tǒng)一治理及配備工作。領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事項(xiàng)。前臺(tái)文員：寫字樓維修、保養(yǎng)的聯(lián)系。公司領(lǐng)導(dǎo)辦公室早晨的茶水預(yù)備。公司信件、資料的整理、分發(fā)。報(bào)刊的預(yù)訂及每日的及時(shí)分送。電話接轉(zhuǎn)、接待公司到訪客人并及時(shí)通知有關(guān)人員。公司會(huì)議室、接待室分配與使用安排、茶水預(yù)備及清潔整理。寫字樓行政倉(cāng)庫(kù)及辦公桌椅的統(tǒng)一治理。寫字樓電話故障的報(bào)修，寫字樓電話、手提電話帳單匯總及結(jié)算。寫字樓飲用水的訂購(gòu)

8、通知。協(xié)助花木的日常養(yǎng)護(hù)，保證寫字樓植物及觀賞魚的鮮活。領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事宜。司機(jī)：安全行車，并及時(shí)辦理車輛保險(xiǎn)到期的續(xù)期手續(xù)。車輛日常保養(yǎng)與清潔，做好行駛及維修記錄。寫字樓、食堂清潔用品、食物及其他物品的采購(gòu)。各樓層飲水機(jī)的治理及飲用水采購(gòu)。電話業(yè)務(wù)及辦理。過(guò)港車輛續(xù)期、變更等手續(xù)的辦理。定期去市政府取文件。協(xié)助、配合做好行政公關(guān)部其他日常工作。領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事項(xiàng)。炊事員：保證食物原材料、輔料的采購(gòu)渠道暢通、安全衛(wèi)生。食物烹調(diào)程序衛(wèi)生、科學(xué)，杜絕不熟、不潔凈的食物。保證食堂操作間及用餐場(chǎng)所的衛(wèi)生清潔。保證用火、用電、用水操作安全。重大活動(dòng)期間，保障職員、到訪人員的及時(shí)用餐。職員用餐人數(shù)統(tǒng)計(jì)及日

9、用品費(fèi)用結(jié)算。領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事項(xiàng)。行政治理公文治理收文收文辦理程序包括簽收、登記、分發(fā)、批辦、承辦、傳遞、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀。政府部門、上級(jí)公司及各子公司、部門來(lái)文，均由行政公關(guān)部收發(fā)秘書統(tǒng)一登記編號(hào)，經(jīng)行政公關(guān)部總經(jīng)理簽署擬辦意見(jiàn)后，送交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門批閱；各子公司來(lái)文盡量要對(duì)口，有關(guān)事宜要先報(bào)股份公司相關(guān)部門，如有需要，由其報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)，而不能直接行文公司領(lǐng)導(dǎo)。行政公關(guān)部依照閱批范圍,負(fù)責(zé)文件的送閱及催辦，公司領(lǐng)導(dǎo)及各相關(guān)部門對(duì)文件應(yīng)及時(shí)閱看并簽字，之后應(yīng)退回行政公關(guān)部，不得自行傳遞，以防丟失和延時(shí)誤事。來(lái)文處理必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，必須嚴(yán)格執(zhí)行保密原則和有關(guān)保密的規(guī)定，確保公

10、司商業(yè)秘密的安全。各有關(guān)部門對(duì)公司領(lǐng)導(dǎo)已批示的公文要及時(shí)處理,或復(fù)印一份留存辦理,但需將處理意見(jiàn)或結(jié)果標(biāo)注于公文簽上,并將原件退回行政公關(guān)部歸檔備案。傳閱文件,請(qǐng)閱后簽名并注明閱文日期,不得以圈閱代替簽名。經(jīng)有關(guān)人員帶回的發(fā)給公司的公文及有關(guān)會(huì)議文件,應(yīng)統(tǒng)一交行政公關(guān)部登記、收存。政府致公司領(lǐng)導(dǎo)的信件，由收件人開(kāi)封并視信件情況決定處理意見(jiàn)后，一般交由行政公關(guān)部保存。發(fā)文發(fā)文程序包括擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀。*公司常用的公文種類：決定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排。通告：適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。通知：適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)不相隸

11、屬單位的公文；公布規(guī)章；傳達(dá)要求下級(jí)單位辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)；職員的職務(wù)任免和聘用；召開(kāi)各種會(huì)議。通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)，批判錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況。報(bào)告：適用于向上級(jí)機(jī)構(gòu)（董事會(huì)、股東大會(huì)）匯報(bào)工作，反映情況，提出意見(jiàn)或建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)構(gòu)的詢問(wèn)，不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。請(qǐng)示：適用于向上級(jí)機(jī)構(gòu)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)，要求一文一事。批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)單位請(qǐng)示事項(xiàng)。函：適用于不相隸屬單位之間相互商洽業(yè)務(wù)、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題。會(huì)議紀(jì)要：適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況的議定事項(xiàng)。*公司公文格式及字體規(guī)則:文號(hào): 四號(hào) 仿宋GB2312 左齊標(biāo)題：三號(hào) 黑體 居中正文：小三號(hào) 仿宋GB2312 每行28-

12、30字,每頁(yè)28-30行。視正文內(nèi)容多少, 行間距定義為最小值或單(雙)倍行距, 并通過(guò)調(diào)整字間距, 盡量幸免“此頁(yè)無(wú)正文”和段落最后一個(gè)字另起一行，以保證頁(yè)面充實(shí)、完整、美觀。正文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)為，第一層為“一”，第二層為“(一)”，第三層為“1、”，第四層為“(1)”。除成文時(shí)刻、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其余應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。附件：正文之后, 成文時(shí)刻之前，注明順序和名稱。成文時(shí)刻：四號(hào) 仿宋GB2312 右齊 以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)。印章：除會(huì)議紀(jì)要外, 應(yīng)加蓋印章(需“騎年壓月”)。抄報(bào)、抄送：四號(hào) 仿宋GB2312

13、與正文齊。公文用紙統(tǒng)一采納國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長(zhǎng)297mm 、寬210mm)，左側(cè)裝訂。以“*公司”或其它公司名義發(fā)文，要分不采納相應(yīng)的公司信箋，并加蓋相應(yīng)印章，不得混用。凡以*公司名義發(fā)文，文稿由各相關(guān)部門使用統(tǒng)一的擬稿紙草擬并簽名，部門負(fù)責(zé)人核簽，然后交行政公關(guān)部復(fù)核(如與其他部門有業(yè)務(wù)聯(lián)系,還應(yīng)進(jìn)行會(huì)簽)，行政公關(guān)部負(fù)責(zé)確定發(fā)文范圍、印發(fā)份數(shù)和緩急程度后，呈*公司總經(jīng)理(或授權(quán)副總經(jīng)理)簽發(fā)。經(jīng)總經(jīng)理(或授權(quán)副總經(jīng)理)簽發(fā)的文件底稿退回行政公關(guān)部進(jìn)行登記、編號(hào)、打印和發(fā)送。草擬、修改和簽批公文，不得使用鉛筆或圓珠筆，不得在文章裝訂線以外書寫。以*公司名義發(fā)文，其發(fā)文號(hào)為：XXX(部門)字(年

14、份)第(序號(hào))號(hào)，如下：*公司行政公關(guān)部：XXX行字（年份）第（）號(hào)*公司人力資源部：XXX人字（年份）第（）號(hào)*公司財(cái)務(wù)資金部：XXX財(cái)字（年份）第（）號(hào)*公司投資進(jìn)展部：XXX投字（年份）第（）號(hào)*公司進(jìn)展治理部：XXX發(fā)字（年份）第（）號(hào)*公司營(yíng)銷策劃中心：XXX營(yíng)字（年份）第（）號(hào)*公司規(guī)劃設(shè)計(jì)中心：XXX規(guī)字（年份）第（）號(hào)XXX各部門可自行發(fā)文，亦可在公司文號(hào)后面加綜字，如：“XXX行綜字”等，但不同意占用公司文號(hào)。*公司控股的各子公司：XXX。上行文抄報(bào)：董事會(huì)、股東大會(huì)、XXX公司領(lǐng)導(dǎo)上行文抄送：*公司所屬各部門、各子公司。上行文只呈報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)傳閱，勿抄送公司領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人，另外，抄

15、送與文件內(nèi)容相關(guān)的部門。 下行文主送：*公司所屬各部門、各子公司。下行文抄報(bào)：*公司領(lǐng)導(dǎo)。上市系公司、非上市系公司需依照權(quán)限逐級(jí)行文。公司發(fā)文，不得抄報(bào)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人或部門，也不得抄送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人。需公司領(lǐng)導(dǎo)及各部門周知的，由行政公關(guān)部負(fù)責(zé)傳閱。屬于部門或子公司職權(quán)范圍的事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)由部門或子公司自行發(fā)文，不受公司公文格式限制，且只需報(bào)送公司分管領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門，幸免濫送。嚴(yán)肅公司行文制度，要注重效用，做到少而精。制度治理公司各部門應(yīng)制定本部門治理制度，各部門治理制度由人力資源部審查批準(zhǔn)，行政公關(guān)部發(fā)文執(zhí)行，格式參照行政公關(guān)部治理制度，其中：治理制度包括封面、索引、正文、附表四個(gè)部分，格式參照行政公關(guān)部治理

16、制度，其中：封面：“*公司”為小二號(hào)，黑體（加粗），居中；“XXXX部治理制度”為一號(hào)，黑體（加粗），居中；成文年月為三號(hào)，黑體（加粗），居中；下劃線，居中。索引：“索引”為二號(hào)，宋體；索引內(nèi)容為宋體，五號(hào)。正文：正文包括目的、范圍、解釋、部門職責(zé)范圍、組織架構(gòu)表、職員職責(zé)描述、部門業(yè)務(wù)描述等七個(gè)部分；正文字體為宋體，小四，段落為1.5倍行距；正文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)為，第一層為“1”，第二層為“1.1”，第三層為“1.1.1”，第四層為“1.1.1.1”，第五層為“1.1.1.1.1”，各層次首行要縮進(jìn)。附表：附表流水號(hào)采納M（Management）+年度+序號(hào)的格式，如：M02-01；附表標(biāo)題

17、為黑體，三號(hào)，居中；附表內(nèi)容為宋體，四號(hào)；一張表單為一頁(yè)。頁(yè)眉：注明“XXXX部治理制度”，宋體五號(hào)，居中；右邊注明“版本：VerX.X”，宋體五號(hào)。印章治理行政公關(guān)部負(fù)責(zé)*公司行政公關(guān)部印章的使用治理。行政公關(guān)部負(fù)責(zé)*公司公章、財(cái)務(wù)專用章、合同章及各部門章的刻制、更換及日常使用治理工作。*公司的印章需由公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理簽署，方可使用。一般性事務(wù)，授權(quán)行政公關(guān)部總經(jīng)理簽署。凡公司領(lǐng)導(dǎo)已簽署的文件、合約，如需用印，視同領(lǐng)導(dǎo)同意，可直接與行政公關(guān)部聯(lián)系辦理。遇專門情況，需在空白紙上加蓋公司印章時(shí)，必須經(jīng)*公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，登記簽收。如未使用，須退回行政公關(guān)部。非簽約等專門情況，不得攜帶公司印章外出

18、。必須攜帶公司印章外出時(shí)，要經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意，并由經(jīng)辦人在行政公關(guān)部辦理借用手續(xù)，按時(shí)歸還。公司印章外借時(shí)刻，責(zé)任由借用人承擔(dān)。行政公關(guān)部負(fù)責(zé)填寫印章使用登記表，包括時(shí)刻、用途、份數(shù)、批準(zhǔn)人、承辦人。凡授權(quán)有關(guān)部門治理使用的印章要嚴(yán)格用印制度,認(rèn)真履行登記簽字手續(xù),不得擅自擴(kuò)大使用范圍；印章須有專人保管,不得隨意轉(zhuǎn)交他人。會(huì)議室治理寫字樓大、小會(huì)議室由前臺(tái)文員負(fù)責(zé)治理，董事會(huì)議室、貴賓接待廳由行政公關(guān)部秘書負(fù)責(zé)治理。原則上，除重要會(huì)議或外事活動(dòng)外，一般不安排使用董事會(huì)議室及貴賓接待廳。各部門使用會(huì)議室召開(kāi)會(huì)議，應(yīng)填寫“會(huì)議室使用申請(qǐng)表”（見(jiàn)附表M02-01），預(yù)先將會(huì)議時(shí)刻、人數(shù)、內(nèi)容、參加人員

19、通知行政公關(guān)部，由行政公關(guān)部統(tǒng)籌安排會(huì)議室的使用。會(huì)議室投影儀、電視及音響設(shè)備的使用，需由使用部門事先向行政公關(guān)部提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后，由行政公關(guān)部委派專人負(fù)責(zé)操作，其他人員不得擅自動(dòng)用。會(huì)議前，會(huì)議室治理人員負(fù)責(zé)會(huì)議室燈光、茶水的預(yù)備；會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)做好清潔、整理工作。提醒會(huì)議室使用人員著裝整潔、勿大聲喧嘩、嚴(yán)禁吸煙。辦公用品治理公司寫字樓辦公用品由行政公關(guān)部統(tǒng)一購(gòu)買。各部門須指定專人負(fù)責(zé)報(bào)領(lǐng)；急需且行政公關(guān)部沒(méi)有庫(kù)存的文具用品，由部門購(gòu)買后，需經(jīng)行政公關(guān)部負(fù)責(zé)人簽字，方可到財(cái)務(wù)部報(bào)銷。領(lǐng)用文具，需填寫“領(lǐng)取文具申請(qǐng)表”（見(jiàn)附表M02-02），并由領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可。各部門每月30日前

20、，將所需辦公用品數(shù)量匯總至行政公關(guān)部收發(fā)秘書處，由其負(fù)責(zé)預(yù)備。每月5日、20日為辦公文具領(lǐng)用日，其他時(shí)刻不再零星發(fā)放辦公用品。凡100元以上較貴重文具，由行政公關(guān)部負(fù)責(zé)人審批后，方可購(gòu)買。計(jì)算器、膠紙座、訂書機(jī)等不易耗損用品，一次配齊后，原則上不重復(fù)發(fā)放。如丟失，需由部門負(fù)責(zé)人簽批；如破損，需以舊換新。注意節(jié)約開(kāi)支，不得鋪張白費(fèi)。公司信箋、信封的印制，需嚴(yán)格統(tǒng)一字體、顏色和規(guī)格，以保持公司對(duì)外的企業(yè)文化形象。各部門對(duì)領(lǐng)用的印有公司字頭的信封和信箋要嚴(yán)加治理，防止其他人員利用公司信封、信箋做有損公司利益的活動(dòng)。電話、傳真機(jī)治理行政公關(guān)部委派專人負(fù)責(zé)治理和操作15樓電話總機(jī)、各部門傳真機(jī)，并做好日

21、常養(yǎng)護(hù)及維修聯(lián)系工作。公司寫字樓電話一般不開(kāi)通國(guó)內(nèi)、國(guó)際長(zhǎng)途。因業(yè)務(wù)需要開(kāi)通國(guó)內(nèi)、國(guó)際長(zhǎng)途電話，必須嚴(yán)格履行申請(qǐng)、審批手續(xù)。使用人必須提出申請(qǐng)，填寫“開(kāi)通國(guó)際、國(guó)內(nèi)長(zhǎng)途電話申請(qǐng)表”（見(jiàn)附表M02-03），部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，經(jīng)行政公關(guān)部總經(jīng)理確認(rèn)后，方可由前臺(tái)文員負(fù)責(zé)開(kāi)通。凡未按公司規(guī)定擅自開(kāi)通國(guó)內(nèi)、國(guó)際長(zhǎng)途的，一經(jīng)查實(shí)，所發(fā)生的費(fèi)用及法律責(zé)任一概由當(dāng)事人負(fù)責(zé)。因公使用長(zhǎng)途電話，提倡用17909IP撥號(hào)，并盡量縮短通話時(shí)刻，能夠用電子郵件、傳真辦理的業(yè)務(wù)，盡量不使用電話。任何職員均不得使用傳真機(jī)撥打長(zhǎng)途電話和本市電話。建立傳真件發(fā)送登記、審批制度。凡發(fā)出、收到的傳真件，必須進(jìn)行登記。不得使用傳真機(jī)

22、辦理私人事項(xiàng)，與工作內(nèi)容無(wú)關(guān)的私人電話費(fèi)用，由個(gè)人支付。行政公關(guān)部負(fù)責(zé)不定期對(duì)電話、傳真機(jī)的使用情況進(jìn)行檢查。車輛治理公司車輛要緊是保證公司領(lǐng)導(dǎo)及重要來(lái)賓接待、職員出差接送以及其它重要活動(dòng)等。公司車輛由行政公關(guān)部統(tǒng)一調(diào)度。如遇專門情況,公司領(lǐng)導(dǎo)直接向司機(jī)要車,司機(jī)應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政公關(guān)部領(lǐng)導(dǎo)，以便及時(shí)掌握車輛調(diào)度和使用情況。其他人員一般不得隨意調(diào)動(dòng)公司車輛(含工作時(shí)刻以外)。各部門用車須填寫“車輛使用申請(qǐng)表”（見(jiàn)附表M02-04），行政公關(guān)部按所要求的人數(shù)、時(shí)刻、地點(diǎn)派出適合的車輛。申請(qǐng)用車到*市以外地區(qū)，一般須5人以上方予派車。遇公司領(lǐng)導(dǎo)和接待工作繁忙，行政公關(guān)部安排車輛有困難時(shí)，有權(quán)調(diào)動(dòng)子公司

23、或其他下屬公司車輛，下級(jí)單位應(yīng)服從大局，予以工作上的支持。各子公司如購(gòu)買車輛，須事先申報(bào)，征得總部相關(guān)部門同意并報(bào)股份公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。司機(jī)要按要求時(shí)刻、地點(diǎn)出車，一般應(yīng)提早5分鐘到達(dá)出車地點(diǎn)，如系接聽(tīng)電話指令，應(yīng)重復(fù)一遍時(shí)刻、地點(diǎn)，以免失誤。司機(jī)行車應(yīng)遵守交通規(guī)則，注意禮貌行車，要為公司領(lǐng)導(dǎo)及重要來(lái)賓打開(kāi)車門。保持車輛清潔，定期保養(yǎng)維修。手提電話要保持電源充足，隨時(shí)接收，不得隨意關(guān)機(jī)。原則上任何人士不得將公司車輛開(kāi)回家泊車過(guò)夜，未經(jīng)同意，擅自將公司車輛開(kāi)回家過(guò)夜者，不但要受到批判，一旦發(fā)生車輛問(wèn)題，責(zé)任將由當(dāng)事人負(fù)責(zé)。寫字樓治理寫字樓工作職員應(yīng)遵守勞動(dòng)紀(jì)律，文明辦公。公司職員上班時(shí)刻，

24、必須佩帶工作證，男仕必須著西裝或襯衣扎領(lǐng)帶，儀容整潔；女仕須著裝整潔、大方得體，周六可著便裝。行政公關(guān)部前臺(tái)文員每日應(yīng)提早2030分鐘到達(dá)工作崗位，做好報(bào)紙、信件的分發(fā)工作，并將各領(lǐng)導(dǎo)的水杯清洗潔凈，將開(kāi)水瓶注滿開(kāi)水。接待客人，熱情有禮；商談業(yè)務(wù)，耐心誠(chéng)懇。寫字樓內(nèi)嚴(yán)禁大聲喧嘩，聚眾談笑。接聽(tīng)電話，使用禮貌、低聲的語(yǔ)言。無(wú)專門急需請(qǐng)示、報(bào)告事項(xiàng)，不得打攪公司領(lǐng)導(dǎo)接待客人。凡需到公司領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)辦公室時(shí)，必須敲門通報(bào)，得到同意后方可入內(nèi)。不就隨便打斷他人談話，不準(zhǔn)隨便翻動(dòng)他人桌上的文件、物品。辦公場(chǎng)所要保持桌椅整齊，文件物品要擺放整齊，不得亂堆亂放，做好個(gè)人桌面的清潔衛(wèi)生工作。領(lǐng)導(dǎo)布置任務(wù)或與

25、之交談時(shí)，應(yīng)立即起身回應(yīng)，接聽(tīng)電話應(yīng)態(tài)度和氣、語(yǔ)言簡(jiǎn)約。禁止在寫字樓用餐、吃零食、吸煙，不得亂扔紙屑或污染地毯。上班時(shí)刻，公司職員內(nèi)部上下樓層聯(lián)系工作，一律不準(zhǔn)使用電梯，請(qǐng)走消防梯。未經(jīng)行政公關(guān)部許可，不得任意增加電器和大型辦公設(shè)備；也不得擅自移動(dòng)辦公家私、辦公設(shè)備及綠化花草。寫字樓各層大門及消防門鑰匙，未經(jīng)許可不得私自配制。認(rèn)真做好防火、防盜、防破壞工作，發(fā)覺(jué)問(wèn)題及時(shí)解決或報(bào)告。節(jié)假日前，需進(jìn)行安全保衛(wèi)工作大檢查，落實(shí)值班人員，檢查水、電、門、窗、氣開(kāi)關(guān)是否關(guān)閉及保密文件的安全存放。各子公司購(gòu)置或租賃寫字樓，必須事先申報(bào)，征得總部相關(guān)部門同意并報(bào)股份公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。食堂治理*公司總部

26、食堂服務(wù)宗旨為:以人為本,為職員服務(wù)、為生產(chǎn)服務(wù)。服務(wù)意識(shí)超前，服務(wù)態(tài)度和氣，服務(wù)范圍周到。保證每日三餐的正常服務(wù)及按領(lǐng)導(dǎo)要求的節(jié)假日服務(wù)。對(duì)因工作、加班來(lái)遲的職員隨時(shí)提供服務(wù)，保證供應(yīng)。外單位人員到食堂用餐，需報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在公司內(nèi)網(wǎng)填寫用餐申請(qǐng)表，報(bào)行政公關(guān)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。努力提高烹飪技術(shù)，虛心同意寬敞職員評(píng)議，同意職員點(diǎn)菜意見(jiàn)，不斷改進(jìn)工作，提高服務(wù)質(zhì)量。每月定一次食譜，經(jīng)常改變主、副食花樣，做到科學(xué)調(diào)配，使就餐者吃飽、吃好、吃得中意。成立伙食委員會(huì)，每二個(gè)月召開(kāi)一次會(huì)議，以征求關(guān)于飯菜質(zhì)量、成本核算等群眾意見(jiàn)。嚴(yán)把飲食衛(wèi)生關(guān)，做到無(wú)變質(zhì)原料及飯菜，副食新奇、潔凈，防備食物中毒。食品加工

27、過(guò)程中使用的刀板、食物盛裝的器皿及儲(chǔ)物冰箱等，須嚴(yán)格執(zhí)行生熟分開(kāi)的衛(wèi)生原則。各類炊具、碗筷、抹布等，做到洗刷潔凈、消毒及時(shí)、擺放整齊，嚴(yán)防變質(zhì)變味和雜亂無(wú)章。操作臺(tái)、就餐桌椅、清洗池、地面及墻壁需保證無(wú)油污，垃圾應(yīng)及時(shí)清倒。儲(chǔ)存室物品應(yīng)整理有序，并定期進(jìn)行消殺，杜絕蚊蠅、蟑螂滋生，預(yù)防傳染病的發(fā)生。食堂工作人員應(yīng)勤洗手、勤剪指甲、勤洗澡、勤理發(fā)，并定期進(jìn)行體檢。工作時(shí)刻，須穿工作服并保持清潔。住宿治理外單位人員到*公司*市各部門出差，如需安排住宿，由行政公關(guān)部負(fù)責(zé)安排。部門為外單位人員申請(qǐng)住宿，需報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，將住宿時(shí)刻、住宿人姓名及性不、住宿人數(shù)、費(fèi)用是否自理等情況報(bào)行政公關(guān)部，由行政公關(guān)

28、部領(lǐng)導(dǎo)審批。公關(guān)治理新聞公布治理規(guī)定新聞稿件的處理公司所有對(duì)外發(fā)出的新聞稿件，必須通過(guò)公司行政公關(guān)部的審核，重要稿件需經(jīng)地產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。行政公關(guān)部和有關(guān)部門協(xié)商確定新聞發(fā)放對(duì)象，并登記備案有關(guān)資料，以確保宣傳內(nèi)容的準(zhǔn)確無(wú)誤。新聞公布的要緊方式公布新聞稿一般采納傳真、電郵或郵寄的方式發(fā)出新聞稿，必要時(shí)安排專人發(fā)送，也可在新聞公布會(huì)等活動(dòng)中直接派發(fā)，新聞稿的發(fā)放要確保及時(shí)、準(zhǔn)確，幸免遺漏、延誤。記者采訪同意和邀請(qǐng)記者采訪，均必須事先報(bào)公司行政公關(guān)部，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，具體采訪事宜由行政公關(guān)部安排。行政公關(guān)部負(fù)責(zé)與新聞傳媒和記者保持聯(lián)絡(luò)，并依據(jù)有關(guān)新聞傳媒采訪的目的、內(nèi)容擬訂采訪題綱，由公司

29、有關(guān)部門預(yù)備采訪所需的資料。未經(jīng)行政公關(guān)部安排，有關(guān)公司業(yè)務(wù)不得同意任何記者以任何形式進(jìn)行的采訪，各部門、地盤、子公司應(yīng)阻止擅自闖入者進(jìn)行采訪。記者招待會(huì)記者招待會(huì)的舉辦，事先由有關(guān)業(yè)務(wù)部門提出申請(qǐng)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，行政公關(guān)部審定并予以安排執(zhí)行。記者招待會(huì)的具體事務(wù)由行政公關(guān)部會(huì)同有關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)辦理。記者招待會(huì)由公司最高領(lǐng)導(dǎo)主持或由公司最高領(lǐng)導(dǎo)托付人代行主持。記者招待會(huì)主持人發(fā)言材料及回答記者提問(wèn)的有關(guān)資料，事先由有關(guān)部門預(yù)備，經(jīng)行政公關(guān)部報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批閱，重要內(nèi)容需經(jīng)地產(chǎn)公司批準(zhǔn)。記者招待會(huì)上所回答問(wèn)題，應(yīng)與主持人發(fā)言基調(diào)保持一致，幸免出現(xiàn)矛盾。新聞公布應(yīng)注意的問(wèn)題堅(jiān)持客觀和真實(shí)原則，既對(duì)公

30、司負(fù)責(zé)，也對(duì)社會(huì)負(fù)責(zé)。要求公司職員保密的資料，公司職員要嚴(yán)格保密，公司已對(duì)外公布的新聞，要注意與公司保持一致，不得任意更改或增加內(nèi)容。遵守新聞發(fā)言人制度，嚴(yán)守公司紀(jì)律。新聞公布要嚴(yán)格按公司對(duì)外宣傳制度進(jìn)行操作。信息收集與交流信息收集為加強(qiáng)公司信息交流工作，提高對(duì)外宣傳水平，各部門、地盤及下屬公司必須及時(shí)將本單位發(fā)生的重要活動(dòng)情況知會(huì)公司，要緊內(nèi)容包括：項(xiàng)目簽定；開(kāi)工、奠基、封頂、竣工儀式；樓盤推出；工程進(jìn)展；對(duì)外交往；聯(lián)誼活動(dòng)；文化娛樂(lè)及其相關(guān)數(shù)據(jù)及資料。信息交流行政公關(guān)部依照公司內(nèi)部的信息交流和資料積存，每月編發(fā)一期工作簡(jiǎn)報(bào)發(fā)至公司所屬各單位；負(fù)責(zé)編輯每年一期的公司大事記，負(fù)責(zé)、XXX雜志的

31、組稿，并負(fù)責(zé)公司宣傳冊(cè)的編輯工作。執(zhí)行企業(yè)形象設(shè)計(jì)手冊(cè)深入貫徹落實(shí)企業(yè)文化建設(shè)綱要，全面提升XXX整體形象。XXX企業(yè)文化建設(shè)綱要提供了地產(chǎn)公司系統(tǒng)視覺(jué)識(shí)不的各種規(guī)范，包括公司標(biāo)志、標(biāo)準(zhǔn)色、標(biāo)準(zhǔn)中英文字、輔助圖形等基礎(chǔ)圖形和辦公用品、公關(guān)用品、交通運(yùn)輸工具、施工工地形象規(guī)范等應(yīng)用系統(tǒng)，并對(duì)各項(xiàng)內(nèi)容的規(guī)格尺寸或比例及制作要求作出了圖示和規(guī)定。全體職員應(yīng)維護(hù)公司形象的統(tǒng)一和完整，嚴(yán)格遵照手冊(cè)的 規(guī)范進(jìn)行日常的有關(guān)工作。音像資料系統(tǒng)建立與治理公司經(jīng)常需要以相片或錄象形式記錄工程建設(shè)、地產(chǎn)樓盤、企業(yè)文化以及其他重大事件，公司的拍照及錄像事宜均由行政公關(guān)部統(tǒng)一辦理。一般工程照片由地盤自行拍攝后交行政公關(guān)

32、部留存。拍照、錄像批準(zhǔn)各部門如需使用相機(jī)，應(yīng)提早知會(huì)行政公關(guān)部，并講明拍攝地點(diǎn)、用途，在拍攝后底片及代表作品留存。各部門如需使用公司照片、底片、錄像帶，必須登記簽收，用后及時(shí)歸還。外界拍攝公司樓盤，必須通過(guò)公司批準(zhǔn)；向外界聘請(qǐng)專業(yè)攝影師或錄像師，需通過(guò)行政公關(guān)部統(tǒng)籌辦理。大型活動(dòng)組織治理一般例行每年舉辦之節(jié)慶活動(dòng)，經(jīng)公司總經(jīng)理或公司總經(jīng)理辦公會(huì)同意后，由行政公關(guān)部統(tǒng)籌，其他相關(guān)部門協(xié)助實(shí)施。其他大型活動(dòng)，如研討會(huì)、記者招待會(huì)、展覽會(huì)、開(kāi)盤儀式、康樂(lè)活動(dòng)等，須由提議主辦部門提交詳細(xì)策劃書和活動(dòng)書，經(jīng)行政公關(guān)部審核后，交公司領(lǐng)導(dǎo)審批后予以執(zhí)行。由各業(yè)務(wù)部門提議的大型活動(dòng)，一般以提議部門為主辦單位，

33、行政公關(guān)部協(xié)助辦理。活動(dòng)結(jié)束后，主辦部門須向行政公關(guān)部提交活動(dòng)詳細(xì)資料（包括策劃書、研討資料、散發(fā)資料、會(huì)議總結(jié)等），供公司保存。制作宣傳印刷品的治理因業(yè)務(wù)需要制作印刷品時(shí)，需知會(huì)行政公關(guān)部，并報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。申請(qǐng)報(bào)告包括印刷品名稱、用途、印刷數(shù)量、費(fèi)用預(yù)算、開(kāi)始日期、可能完成日期等。印刷品的設(shè)計(jì)、圖片文字、翻譯須與地產(chǎn)公司企業(yè)形象設(shè)計(jì)手冊(cè)有關(guān)內(nèi)容保持一致。申請(qǐng)印刷品的業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)印刷品內(nèi)容包括文字、數(shù)字、圖片資料的審核，并保證準(zhǔn)確無(wú)誤。設(shè)計(jì)及文字稿應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，并跟蹤校對(duì)，確認(rèn)分色及文字無(wú)錯(cuò)誤后最后定稿，經(jīng)其業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)及行政公關(guān)部領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，方可正式交由公司指定的印刷廠。有關(guān)部門人員

34、應(yīng)認(rèn)真檢查印刷品，確認(rèn)無(wú)誤后，安排正式分發(fā)。如發(fā)覺(jué)有質(zhì)量差的印刷品，應(yīng)留存與印刷廠交涉。印刷廠的選擇，行政公關(guān)部和有關(guān)業(yè)務(wù)部門共同邀請(qǐng)三間或三間以上印刷廠提供報(bào)價(jià)，依照其報(bào)價(jià)和能力擇優(yōu)確定。成立印刷品制作專責(zé)小組，由行政公關(guān)部和具體單位共同組成。設(shè)組長(zhǎng)和具體工作人員若干。組長(zhǎng)提供較詳細(xì)的工作打算，明確各組員的分工。確保印刷品按時(shí)按質(zhì)完成。有關(guān)印刷品的表格見(jiàn)附表M02-05、附表M02-06、附表M02-07、附表M02-08、附表M02-09。突發(fā)事件應(yīng)急處理8.7.1公司成立突發(fā)事件應(yīng)急工作小組，應(yīng)急工作小組組長(zhǎng)由公司要緊領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，應(yīng)急工作小組辦公室設(shè)在行政公關(guān)部。8.7.2應(yīng)急工作小組要緊

35、職責(zé)： 8.7.2.1負(fù)責(zé)公司突發(fā)事件的監(jiān)測(cè)與預(yù)警工作； 8.7.2.2負(fù)責(zé)公司突發(fā)事件信息的分析與通報(bào)工作； 8.7.2.3及時(shí)向集團(tuán)公司報(bào)告重大突發(fā)事件； 8.7.2.4負(fù)責(zé)公司重大突發(fā)事件的處理工作； 8.7.2.5負(fù)責(zé)對(duì)子公司應(yīng)急工作小組的指導(dǎo)工作； 8.7.2.6負(fù)責(zé)應(yīng)急預(yù)案的建立、啟動(dòng)及修訂工作。8.7.3重大突發(fā)事件范圍： 8.7.3.1當(dāng)企業(yè)職員的人身安全和企業(yè)的財(cái)產(chǎn)安全面臨嚴(yán)峻威脅時(shí)； 8.7.3.2當(dāng)企業(yè)的正常經(jīng)營(yíng)秩序及辦公秩序受到嚴(yán)峻干擾時(shí)； 8.7.3.3當(dāng)企業(yè)的聲譽(yù)和企業(yè)的品牌形象受到阻礙或侵害時(shí)； 8.7.3.4當(dāng)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)嚴(yán)峻質(zhì)量、安全事故時(shí)； 8.7.3

36、.5當(dāng)生產(chǎn)、生活及辦公設(shè)施、設(shè)備發(fā)生重大意外時(shí)； 8.7.3.6其他可能對(duì)企業(yè)造成負(fù)面阻礙或危機(jī)的事件。8.7.4突發(fā)事件處理程序：8.7.4.1各部門、地盤、子公司要認(rèn)真及時(shí)發(fā)覺(jué)處理各種潛在的危機(jī)，如若發(fā)生突發(fā)事件，要及時(shí)處理并在第一時(shí)刻向公司突發(fā)事件應(yīng)急工作小組匯報(bào)，報(bào)告內(nèi)容見(jiàn)附表M04-10。8.7.4.2關(guān)于重大突發(fā)事件，由公司應(yīng)急工作小組制訂應(yīng)變策略和措施，并組織實(shí)施，力求將可能造成的負(fù)面阻礙降至最低。8.7.4.3應(yīng)急工作小組制訂的應(yīng)變策略和措施在實(shí)施前，要征求公司內(nèi)、外法律顧問(wèn)的意見(jiàn)，以求得到法律上的支持和保障。8.7.4.4公司要確定重大突發(fā)事件新聞發(fā)言人及發(fā)言范圍和發(fā)言重點(diǎn)，

37、除發(fā)言人外，其他任何人不得隨意發(fā)表有關(guān)言論。新聞發(fā)言人應(yīng)準(zhǔn)確地向社會(huì)及公眾傳達(dá)有關(guān)信息，同時(shí)保持前后一致，態(tài)度鮮亮。8.7.4.5關(guān)于發(fā)生重大突發(fā)事件不及時(shí)上報(bào)或避重就輕、隱瞞不報(bào)者，一經(jīng)發(fā)覺(jué)將予通報(bào)批判并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。檔案治理總則股份公司及各子公司應(yīng)重視檔案工作，建立健全檔案治理機(jī)構(gòu)，配備檔案工作人員，實(shí)行單位檔案集中統(tǒng)一治理，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)的科技進(jìn)步、施工生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)治理等各項(xiàng)活動(dòng)中的作用。主題內(nèi)容與適用范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了檔案治理職能、案卷接收治理方法、檔案的整理、檢查、保密、借閱與復(fù)制、統(tǒng)計(jì)、利用、銷毀、治理及獎(jiǎng)罰，考核與檢查等內(nèi)容。本標(biāo)準(zhǔn)適用于*公司及其子公司的檔案治理。制定標(biāo)

38、準(zhǔn)依據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法、中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施方法、機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范。治理職能業(yè)務(wù)主管機(jī)構(gòu)本單位的檔案由單位檔案室集中統(tǒng)一治理。職責(zé)分工檔案室職責(zé)9.4.2.1.1貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，建立健全本單位檔案規(guī)章制度，制定檔案工作進(jìn)展規(guī)劃。9.4.2.1.2負(fù)責(zé)統(tǒng)一治理本單位的檔案，并按規(guī)定向有關(guān)檔案部門移交。9.4.2.1.3對(duì)所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。9.4.2.1.4對(duì)本單位文書部門和業(yè)務(wù)部門文件材料的形成、積存、整理、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。 9.4.2.2部門兼職檔案人員職責(zé) 各部門應(yīng)確定一名兼職檔案人員，安裝檔案室規(guī)定的檔案治理系統(tǒng)，負(fù)責(zé)本部門檔

39、案的收集、整理、錄入、歸檔及向檔案室移交檔案等工作。治理內(nèi)容與要求案卷接收治理方法案卷入庫(kù)時(shí)，應(yīng)由組卷部門填寫移交清冊(cè)（見(jiàn)附表M02-11，附表M02-12，附表M02-13），一式兩份，其中一份由組卷部門保存，另一份隨同檔案移交檔案室保管。檔案人員檢查和辦理簽收手續(xù)，歸檔案卷應(yīng)符合公司檔案治理制度的有關(guān)要求，否則檔案人員有權(quán)拒絕接收。歸檔的案卷應(yīng)編制卷盒（卷皮）封面、卷內(nèi)目錄、案卷脊背及卷內(nèi)備考表，卷內(nèi)文件應(yīng)按要求編寫件號(hào)或頁(yè)號(hào)。卷內(nèi)文件要排列有序，案卷頁(yè)數(shù)要與卷內(nèi)目錄相符。卷內(nèi)文件材料要齊全、完整，線條、字跡清晰，紙質(zhì)、字跡材料應(yīng)優(yōu)良，簽署完備。檔案人員對(duì)接收來(lái)的案卷要進(jìn)行分類、登記、編目

40、、統(tǒng)計(jì)和必要的加工整理。檔案治理股份公司和子公司各級(jí)單位在其工作活動(dòng)中形成的各種門類和不同載體的檔案分不為一個(gè)全宗。臨時(shí)或派出機(jī)構(gòu)不建立單獨(dú)全宗，其檔案應(yīng)納入其主管檔案部門全宗，集中統(tǒng)一治理。檔案應(yīng)依照其內(nèi)容，按照*公司檔案分類方案進(jìn)行分類。庫(kù)房?jī)?nèi)檔案以全宗為單位進(jìn)行排列，在全宗內(nèi)按*公司檔案分類方案進(jìn)行排列。案卷在排列順序確定后，要編制案卷號(hào)，以固定案卷位置。在一冊(cè)案卷目錄內(nèi)不得出現(xiàn)重復(fù)的案卷號(hào)。案卷目錄（見(jiàn)附表M02-12），應(yīng)區(qū)不不同保管期限，分不在同一保管期限內(nèi)按年度順序分不編制。案卷目錄要前后一致各成序列，并按*公司檔案分類代碼給定代號(hào)。全宗號(hào)、分類號(hào)、案卷號(hào)編定后均應(yīng)填入案卷封皮和

41、案卷目錄的有關(guān)欄目?jī)?nèi)?！叭谔?hào)”由股份公司檔案室統(tǒng)一給定后填寫。各子公司檔案部門要配置電腦，同意股份公司檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，采納股份公司檔案室規(guī)定的檔案治理系統(tǒng)治理檔案。檔案檢查庫(kù)存的檔案要定期檢查清點(diǎn)，做到帳、物相符。對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。庫(kù)藏檔案因移交、銷毀等注銷帳卡時(shí)，要查明情況，注明緣故。檔案庫(kù)房設(shè)備要求保存檔案必須有專門的庫(kù)房。庫(kù)房?jī)?nèi)保持清潔、通風(fēng)，應(yīng)有防盜、防火、防塵、防蟲、防潮、防高溫、防鼠、防有害氣體等設(shè)施。檔案部門應(yīng)依照工作需要，按國(guó)家規(guī)定配備溫濕度計(jì)、復(fù)印機(jī)、去濕機(jī)、空調(diào)等。檔案保密。檔案人員必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，遵守保密守則。關(guān)于絕密或涉及重大機(jī)密的

42、文件材料要單獨(dú)組卷，單獨(dú)存放。檔案庫(kù)房系機(jī)要重地，借閱檔案的人員不得進(jìn)入庫(kù)房，查閱檔案人員在檔案閱覽室查閱，不得翻閱與查閱檔案材料內(nèi)容無(wú)關(guān)的其他文件材料。檔案借閱與復(fù)制。檔案資料的借閱，必須經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，未經(jīng)許可，不得復(fù)制或外傳。借閱圖書、檔案，請(qǐng)自覺(jué)愛(ài)護(hù)，并嚴(yán)防重要資料失密。任何部門或個(gè)人借閱圖書檔案，不得以任何理由擅自拆散、剪貼、涂改、圈劃、增刪、抽取、翻印或損壞。違者，除予以必要經(jīng)濟(jì)賠償外，將視情節(jié)輕重，給以相應(yīng)處分。從檔案室借用檔案資料需要辦理手續(xù)，填寫檔案借閱登記表、檔案借閱申請(qǐng)表（見(jiàn)附表M02-14、附表M02-15），詳細(xì)注明借閱檔案資料名稱、數(shù)量等，借閱檔案完畢，需填寫檔

43、案利用效果登記表（見(jiàn)附表M02-16）。檔案室保存的檔案原件，原則上概不外借。使用者確需查閱，通過(guò)相關(guān)程序?qū)徟?，可在檔案室閱覽、摘錄所需的內(nèi)容。外借檔案資料須按時(shí)歸還，不得無(wú)故長(zhǎng)期使用，專門情況經(jīng)行政公關(guān)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，能夠延長(zhǎng)一周，但最多不超過(guò)三周。檔案歸還時(shí)，由檔案治理人員當(dāng)面核查后，在借閱表上及時(shí)注銷。股份公司領(lǐng)導(dǎo)需要調(diào)閱圖書檔案資料，由經(jīng)辦人開(kāi)列目錄，交行政公關(guān)部領(lǐng)導(dǎo)審核后，轉(zhuǎn)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)查閱，并負(fù)責(zé)按期歸還。查閱絕密、機(jī)密、秘密的檔案資料，除需經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)和行政公關(guān)部審核外，尚需報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，否則無(wú)權(quán)要求查閱。絕密、機(jī)密、秘密的檔案資料不得私自復(fù)印或翻錄。查閱非機(jī)密性圖書檔案資料（

44、含開(kāi)放檔案），需由申請(qǐng)人報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，經(jīng)行政公關(guān)部領(lǐng)導(dǎo)審核后，方可在檔案室查閱與復(fù)印。查閱財(cái)務(wù)、人事等專門檔案，除需經(jīng)申請(qǐng)人所在部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)外，還需經(jīng)檔案所屬部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可查閱。摘抄或復(fù)印財(cái)務(wù)、人事等專門檔案，需填寫檔案摘錄復(fù)印申請(qǐng)表，報(bào)檔案所屬部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由檔案室人員陪同摘抄或復(fù)印。下屬公司、外單位因工作關(guān)系，需查閱相關(guān)圖書檔案資料時(shí)，須持有單位介紹信，并經(jīng)行政公關(guān)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)入檔案室查閱。檔案使用單位或使用人，對(duì)檔案資料進(jìn)行摘錄后，如需證明其可信程度，必須經(jīng)檔案室工作人員校核后，方可簽章生效。檔案統(tǒng)計(jì)建立健全檔案的卷內(nèi)目錄、案卷目錄、分類登記簿、總登記簿、借閱登記簿、利用效

45、果登記簿。確定專人負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)工作，按時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)送統(tǒng)計(jì)報(bào)表。認(rèn)真細(xì)致地做好檔案機(jī)構(gòu)、人數(shù)、庫(kù)房、設(shè)備和檔案收進(jìn)數(shù)、移交數(shù)、庫(kù)存數(shù)、利用情況統(tǒng)計(jì)，保證統(tǒng)計(jì)數(shù)字真實(shí)、準(zhǔn)確、及時(shí)。檔案開(kāi)發(fā)利用檔案人員要熟悉庫(kù)藏檔案的情況，積極主動(dòng)地為各項(xiàng)工作提供服務(wù)。檔案部門要編制并交流檔案目錄，依照利用工作需要編制檔案著錄卡片或?qū)ｎ}文件目錄(卡片)等。著錄標(biāo)準(zhǔn)按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)3792.5-85檔案著錄規(guī)則執(zhí)行。對(duì)檔案進(jìn)行加工，組織匯編專題資料。檔案利用者，在利用工作結(jié)束后，必須如實(shí)填寫檔案利用效果登記表，并及時(shí)交檔案部門存查。檔案鑒定制定本單位的檔案保管期限表，準(zhǔn)確地判定檔案的存毀。要建立由領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員和檔案

46、人員組成的鑒定小組，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。每次鑒定要寫出鑒定報(bào)告，在保管單位備考表中注明鑒定意見(jiàn)，由小組負(fù)責(zé)人簽名，同時(shí)注明鑒定日期。檔案銷毀通過(guò)鑒定，凡是無(wú)需接著保存的檔案都必須編制檔案銷毀清冊(cè)和撰寫銷毀檔案內(nèi)容的分析報(bào)告。要銷毀的檔案，必須填寫檔案銷毀登記表（見(jiàn)附表M02-17、附表M02-18），通過(guò)單位領(lǐng)導(dǎo)人審核，批準(zhǔn)后方可銷毀。銷毀檔案注意保密，要指定2名監(jiān)銷人，監(jiān)銷人要對(duì)所要銷毀的檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，監(jiān)銷后，并在銷毀清冊(cè)注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，簽名蓋章以示負(fù)責(zé)，銷毀清冊(cè)、報(bào)告、批準(zhǔn)文件一并歸檔，長(zhǎng)期保存。公司所存檔案資料的銷毀，原則上定為五年一次。地盤在工程結(jié)束時(shí)，填寫銷毀資料清單，由單位領(lǐng)導(dǎo)組織核查后，將無(wú)用資料加以銷毀。獎(jiǎng)罰嚴(yán)格執(zhí)行檔案法實(shí)施方法中規(guī)定的獎(jiǎng)懲條款。對(duì)檔案工作有下列事跡之一的人員，單位應(yīng)當(dāng)給予獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)檔案的收集、整理、提供利用做出顯著成績(jī)的；對(duì)檔案的愛(ài)護(hù)和現(xiàn)代化治理做出顯著成績(jī)的；將重要或者寶貴檔案捐贈(zèng)給國(guó)家的；同違反檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭(zhēng)表現(xiàn)突出的。對(duì)檔案工作有下列行為之一的人員，依照情節(jié)輕重，單位要給予行政處分，造成損失的，能夠依照檔案的價(jià)值和數(shù)量，責(zé)令賠償損失。損毀、丟失或者擅自銷毀單位保管的公司