電子文件重點(diǎn)

1、1.電子文件是電子辦公系統(tǒng)或網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成或應(yīng)該形成的文件，它 包括原生性的電子文件和非電子文件數(shù)字化后的文件，它屬于文件，它的真 個(gè)生命周期離不開計(jì)算機(jī)環(huán)境，它的基本特征包括真實(shí)性、可靠性、可用性、 完整性。電子文件是電子文檔被電子文件管理系統(tǒng)捕獲并進(jìn)行登記注冊(cè)等一 系列過(guò)程后形成的。電子文件管理關(guān)鍵過(guò)程包括：創(chuàng)建、捕獲、利用、保存、管理、存儲(chǔ)、 銷毀。捕獲：是將一份文檔或者一個(gè)數(shù)字對(duì)象存入文件保管系統(tǒng)，并為其制定 元數(shù)據(jù)以描述文件和存放位置的過(guò)程，其目的在于為文件提供長(zhǎng)期有效的保 存。分類：是按照分類表中的邏輯組織規(guī)定、方法和程序規(guī)則，把業(yè)務(wù)活動(dòng) 及文件系統(tǒng)地分門別類。電子文件歸檔：是指將

2、文件的實(shí)體保管權(quán)限及法律保管權(quán)限移交給檔案 管理部門，即將經(jīng)過(guò)鑒定符文歸檔條件并具有保存價(jià)值的電子文檔轉(zhuǎn)化為電 子文件的過(guò)程。電子檔案是具有參考和長(zhǎng)期利用價(jià)值，并歸檔保存的電子文件。電子文件歸檔的鑒定，應(yīng)由檔案人員進(jìn)行，以確保進(jìn)入檔案館的文件都 是符合歸檔要求并具有保存價(jià)值的。鑒定內(nèi)容主要是對(duì)文件價(jià)值的鑒定，也 包括對(duì)文件真實(shí)性、完整性進(jìn)行判斷，以及對(duì)技術(shù)狀況的全面性鑒定。遷移：是將文件從某一技術(shù)平臺(tái)移到另一技術(shù)平臺(tái)，以在更新軟件或載 體格式的同時(shí)保留其真實(shí)性、完整性、可靠性和可利用性的過(guò)程。版權(quán)是指作者及其他版權(quán)人對(duì)文學(xué)、藝術(shù)、科學(xué)作品依法享有的各項(xiàng)專 有權(quán)利。隱私權(quán)是指?jìng)€(gè)人信息不被非法獲悉

3、和公開、個(gè)人生活不受外界非法侵?jǐn)_、 個(gè)人私事的決定不受干涉的一項(xiàng)獨(dú)立的人格權(quán)。元數(shù)據(jù)是關(guān)于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)，是定義和描述其他數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)，它也是數(shù)據(jù), 是專門用來(lái)描述另一種資源的數(shù)據(jù)，既有靜態(tài)元數(shù)據(jù)也有動(dòng)態(tài)元數(shù)據(jù)。元數(shù) 據(jù)是一種標(biāo)準(zhǔn)，是管理和利用的工具，是系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的組成部分。元數(shù)據(jù)集是規(guī)定和描述標(biāo)準(zhǔn)元數(shù)據(jù)集元素以及元素間相互關(guān)系的框架， 是顯示元數(shù)據(jù)元素之間關(guān)系的邏輯圖；元數(shù)據(jù)元素是元數(shù)據(jù)最基本的信息單元。背景信息指的是對(duì)有關(guān)文件及形成文件、維護(hù)文件的管理背景的描述信 息，它是記錄文件業(yè)務(wù)背景的元數(shù)據(jù)。它主要有兩大類：一是與機(jī)構(gòu)有關(guān)的 背景信息，即責(zé)任者；二是與文件有關(guān)的背景信息，及文件的歸屬和關(guān)聯(lián)。

4、 背景信息是元數(shù)據(jù)的一個(gè)關(guān)鍵組成部分。文件管理元數(shù)據(jù)是用來(lái)描述文件背景、內(nèi)容和結(jié)構(gòu)及其整個(gè)管理過(guò)程的 數(shù)據(jù)，主要具備：文件本身的元數(shù)據(jù)；業(yè)務(wù)規(guī)則或政策及授權(quán)元數(shù)據(jù)；責(zé)任 者元數(shù)據(jù)；業(yè)務(wù)活動(dòng)或過(guò)程元數(shù)據(jù)；文件管理過(guò)程元數(shù)據(jù)；有關(guān)元數(shù)據(jù)文件 的元數(shù)據(jù)。它的特點(diǎn)是：文件管理元數(shù)據(jù)必須與文件緊密相關(guān)；文件管理元 數(shù)據(jù)具有過(guò)程性；文件管理元數(shù)據(jù)是結(jié)構(gòu)化與半結(jié)構(gòu)化信息；文件管理元數(shù) 據(jù)具有不同的級(jí)次；文件管理元數(shù)據(jù)分散在文件的各層面。電子郵件：借助于電子計(jì)算機(jī)生成、處理等手段，通過(guò)電子郵件系統(tǒng)經(jīng) 由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳遞的電子信息載體，它具有固定的格式和唯一的標(biāo)識(shí)符。優(yōu) 越性主要是通信費(fèi)用低廉、操作手段簡(jiǎn)便、用途

5、廣泛、通信性能優(yōu)越、憑證 性較強(qiáng)。它的證明力主要有客觀性、合法性、關(guān)聯(lián)性。2.電子文件的類型：（1）按來(lái)源與形成方式分類：1.數(shù)據(jù)庫(kù)文件2.電子 數(shù)據(jù)表3.字處理文檔4.電子郵件5.掃描圖像6.地理空間數(shù)字記錄7.數(shù)字照片 8.網(wǎng)站及其相關(guān)文檔（2）按信息組織的方式分類：1.結(jié)構(gòu)化文件2.非結(jié)構(gòu)化 文件（3）按文件組成方式分類：1.簡(jiǎn)單文件2.復(fù)合文件3.復(fù)雜文件（4）按 文件的功能分類：1.主文件2.支持性文件3.輔助性與工具性文件（5）按電子 文件的信息格式分類：1.數(shù)字文本文件：是通過(guò)特定的編輯軟件生成的，由 字、詞、數(shù)字或符號(hào)表達(dá)的文件；2.數(shù)字圖形文件：是計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪 圖中產(chǎn)生

6、的文件；3.數(shù)字圖像文件：是指使用數(shù)字設(shè)備采集或制作的圖像； 4.數(shù)字音頻文件：是指用數(shù)字音頻設(shè)備錄入的文件；5.數(shù)字視頻文件：是指用 視頻捕獲設(shè)備錄入的數(shù)字影像或使用動(dòng)畫軟件生成的二維、三維動(dòng)畫等各種 動(dòng)態(tài)畫面；6.數(shù)據(jù)文件：亦稱為數(shù)據(jù)庫(kù)電子文件，是指在事物處理系統(tǒng)中單 獨(dú)承擔(dān)文件職責(zé)，或者作為文件的重要組成部分出現(xiàn)的數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)對(duì)象；7.命令文件：是指為處理各種事物用計(jì)算機(jī)語(yǔ)言編寫的程序。元數(shù)據(jù)的類型：（1）系統(tǒng)類元數(shù)據(jù)：反應(yīng)程序設(shè)計(jì)和數(shù)據(jù)庫(kù)管理中所需要的物理和邏輯特性；（2）應(yīng)用類元數(shù)據(jù)：為理解和使用數(shù)據(jù)所需要的信息，如術(shù)語(yǔ) 定義、收集規(guī)范與手段、數(shù)據(jù)收集后處理等信息；（3）管理類元數(shù)據(jù)：

7、與數(shù)據(jù)收 集程序相聯(lián)系和供數(shù)據(jù)分析員管理用的有關(guān)信息。電子文件的歸檔方式：邏輯歸檔與物理歸檔1.邏輯歸檔：是通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)歸檔，文件管理部門僅將歸檔電子 文件的地址通知檔案部門，檔案部門直接對(duì)電子文件的著錄信息與存儲(chǔ) 地址進(jìn)行捕獲并存儲(chǔ)到檔案部門數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)，以便其他用戶查詢；2.物理歸檔：是指文件管理部門將電子文件的數(shù)據(jù)全部移交給檔 案部門，由檔案部門負(fù)責(zé)對(duì)這類歸檔數(shù)據(jù)的管控與維護(hù)。保證電子文件真實(shí)與完整的舉措：真實(shí)性與完整性的確認(rèn)：（1）行政授權(quán)確認(rèn)：由權(quán)威機(jī)構(gòu)提供相 關(guān)證書或證明；（2）通過(guò)相關(guān)的證據(jù)提供旁證加以證實(shí)；（3）利用技術(shù)方 法進(jìn)行認(rèn)證：例如公共密鑰體系、數(shù)字簽名與數(shù)字證書、數(shù)字水

8、印。嚴(yán)格的管理機(jī)制：（1）維護(hù)電子文件的完整性：在文件的創(chuàng)建、 修改、注釋、再定外以及銷毀過(guò)程中確立文件的訪問(wèn)權(quán)限；確立一系列流 程，發(fā)現(xiàn)、阻止以及糾正文件變更和銷毀的行為；執(zhí)行一系列措施，確保 文件不會(huì)因?yàn)榇鎯?chǔ)介質(zhì)過(guò)時(shí)和技術(shù)更新而使其自身特征和完整性被破壞； 如存在多個(gè)文件拷貝，必須確認(rèn)一份為具有權(quán)威性的文件；必須保存所有 與文件相關(guān)的記錄信息；（2）對(duì)人的行為進(jìn)行規(guī)范和監(jiān)督：明確文件管理 人員的責(zé)任；不給非授權(quán)行為提供空隙；執(zhí)行記錄機(jī)制。可信賴的電子文件管理系統(tǒng)：（1）具有先進(jìn)的安全系統(tǒng)、可靠的 檢索控制、授予文件唯一的標(biāo)示符、為每個(gè)文件提供相關(guān)的元數(shù)據(jù)信息、 通過(guò)系統(tǒng)程序，自動(dòng)建立所要求

9、的元數(shù)據(jù)元素、保護(hù)文件及元數(shù)據(jù)不被更 改；（2）歸檔范圍內(nèi)的文件，在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成后不久，就可以按城規(guī)方 法被捕獲到系統(tǒng)中、保留并定期檢查審計(jì)跟蹤記錄；（3）可識(shí)別每份文件 的數(shù)據(jù)格式名于版本，應(yīng)記錄文件格式的任何變化、可定期檢查文件格式、 并可以將文件轉(zhuǎn)換到當(dāng)前技術(shù)環(huán)境的能力、可保存系統(tǒng)文檔，提供可理解 的文件背景。保護(hù)電子文件的措施：.遵循基本要求：（1）保證電子文件的可利用與可理解： 可利用是 指該電子文件可利用現(xiàn)有的某些軟硬件方面的技術(shù)，將比特流翻譯成人 類感官可接受的信息；可理解是指電子文件釋放的信息可被人正確理解； （2）保證電子文件的可處理性：可處理是指能夠使用適合其保護(hù)目的的

10、標(biāo)準(zhǔn)來(lái)操作選擇和展示他們；（3）保證電子文件的可被再利用性；.確保技術(shù)要求的滿足：（1）保證文件格式的有效性，確保文件的 保存格式讓內(nèi)容長(zhǎng)期可讀出；（2）保證文件載體的有效性，在合適的時(shí) 間進(jìn)行文件的載體更新和遷移；（3）對(duì)風(fēng)險(xiǎn)或?yàn)?zāi)難的可地域性：對(duì)電子 文件的文件對(duì)象和元數(shù)據(jù)進(jìn)行安全拷貝，定期進(jìn)行系統(tǒng)備份與數(shù)據(jù)的檢 驗(yàn)與更新，保存?zhèn)浞輸?shù)據(jù)；（4）嚴(yán)格的系統(tǒng)監(jiān)控管理：無(wú)論信息發(fā)生了 何種改變，系統(tǒng)都必須記錄下相關(guān)的細(xì)節(jié)，并以元數(shù)據(jù)的形式保存下來(lái)； 對(duì)軟硬件性能進(jìn)行監(jiān)控；及時(shí)發(fā)現(xiàn)軟硬件的過(guò)時(shí)或損壞情況。電子文件的版權(quán)保護(hù)：主要涉及兩個(gè)方面：一是如何避免侵權(quán)，二是如何保 護(hù)自己作品版權(quán)。.電子文件管

11、理中對(duì)他人版權(quán)的保護(hù)：（1）使用者直接與版權(quán)人簽訂 著作權(quán)許可使用合同，在合同中約定好許可使用的權(quán)利種類，是專有使用權(quán) 還是非專有使用權(quán)、許可使用的低于范圍和時(shí)間、付酬標(biāo)準(zhǔn)和辦法以及違約 責(zé)任等內(nèi)容，以明確雙方的權(quán)利和義務(wù)；（2）通過(guò)版權(quán)集體管理組織獲得權(quán) 利許可，通過(guò)版權(quán)集體管理制度，電子文件管理機(jī)構(gòu)可以直接和版權(quán)集體管 理組織就電子作品的使用問(wèn)題進(jìn)行談判，獲得權(quán)利許可，并且可以將版權(quán)使 用費(fèi)交與該組織分配給版權(quán)人。.電子文件管理中對(duì)自己版權(quán)的保護(hù)：（1）對(duì)作品采取技術(shù)保護(hù)措施， 令使用者不能任意復(fù)制、發(fā)型、轉(zhuǎn)播和修改其作品，技術(shù)保護(hù)措施主要分為： 控制接觸作品、控制使用作品、控制傳播作品、

12、識(shí)別非授權(quán)作品等；（2）在電子作品中加入版權(quán)管理信息，主要包括：作者、作品的基本信息、版權(quán)權(quán) 利歸屬、有關(guān)作品的使用條件、統(tǒng)一編碼等；（3）依法提起訴訟，維護(hù)自身 合法權(quán)益：中請(qǐng)?jiān)V前金陵或財(cái)產(chǎn)保全措施，避免因不及時(shí)制止侵權(quán)行為而對(duì) 著作權(quán)人產(chǎn)生損害；證據(jù)保全措施，獲取侵權(quán)證據(jù)。電子文件管理與隱私權(quán)保護(hù)：.電子文件管理中侵犯公民隱私權(quán)的行為：（1）對(duì)個(gè)人數(shù)據(jù)不合理的收集：電子文件管理機(jī)構(gòu)對(duì)個(gè)人數(shù)據(jù)的搜集可能在當(dāng)事人不知情的情況下進(jìn) 行。作為政府機(jī)構(gòu)，它在收集個(gè)人數(shù)據(jù)時(shí)只能收集與其本身只能有關(guān)的數(shù)據(jù)， 如果它在當(dāng)事人不知情的情況下超出了職能范圍去收集其他的個(gè)人數(shù)據(jù)，則 構(gòu)成隱私權(quán)的侵犯；作為商業(yè)機(jī)

13、構(gòu)，在為用戶提供服務(wù)時(shí)，一般都要求用戶 進(jìn)行登記注冊(cè)，必須提供個(gè)人信息，但經(jīng)營(yíng)者卻不說(shuō)明提供信息的原因、信 息的使用目的及處置方式；（2）對(duì)個(gè)人數(shù)據(jù)不合理的利用；（3）對(duì)個(gè)人數(shù)據(jù) 質(zhì)量的侵害：個(gè)人數(shù)據(jù)是會(huì)隨著時(shí)間的推移而改變的，某些電子文件管理機(jī) 構(gòu)在當(dāng)事人提供了個(gè)人數(shù)據(jù)之后，不允許其進(jìn)行修改，這樣機(jī)構(gòu)所掌握的個(gè) 人數(shù)據(jù)有些是不符實(shí)際的，使用這樣的數(shù)據(jù)會(huì)對(duì)個(gè)人造成損害；（4）對(duì)個(gè)人數(shù)據(jù)安全的侵害：個(gè)人數(shù)據(jù)在信息時(shí)代可能會(huì)受到各方面的攻擊，如黑客、 電子文件管理人員、系統(tǒng)管理員、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手等。2.電子文件管理中公民隱私權(quán)的保護(hù)：（1）個(gè)人數(shù)據(jù)收集行為的依據(jù)： 任何電子文件管理機(jī)構(gòu)在收集個(gè)人數(shù)據(jù)時(shí)必

14、須要有合法的依據(jù)，政府收集要 依據(jù)憲法，根據(jù)其職責(zé)和工作需要進(jìn)行收集；私人機(jī)構(gòu)收集個(gè)人數(shù)據(jù)時(shí)，要 依照有關(guān)法律的授權(quán)，取得有關(guān)主管機(jī)關(guān)的許可或當(dāng)事人的同意；（2）個(gè)人數(shù)據(jù)收集的過(guò)程：首先明確可以收集的數(shù)據(jù)范圍，其次，對(duì)數(shù)據(jù)的收集過(guò)程 也應(yīng)當(dāng)符合相應(yīng)的法律程序；（3）個(gè)人數(shù)據(jù)的持有：首先持有個(gè)人數(shù)據(jù)的機(jī) 構(gòu)必須保證數(shù)據(jù)的內(nèi)容時(shí)準(zhǔn)確、完整的，對(duì)數(shù)據(jù)要及時(shí)更新；其次，電子文 件管理機(jī)構(gòu)必須保證所持有的個(gè)人數(shù)據(jù)的安全，一方面對(duì)保存的個(gè)人數(shù)據(jù)采 取安全措施，避免受到破壞、不被非法瀏覽和竊??；另一方面，各機(jī)構(gòu)要嚴(yán) 格管理信息系統(tǒng)的工作人員，保證數(shù)據(jù)安全，禁止其利用便利條件侵害他人 數(shù)據(jù)；（4）個(gè)人數(shù)據(jù)的披

15、露和公開：未經(jīng)數(shù)據(jù)主體的同意，不得任意公開個(gè) 人的數(shù)據(jù)資料。元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)計(jì)：（1）資源分析階段：首先需要對(duì)該領(lǐng)域的相關(guān)數(shù)據(jù)與國(guó) 內(nèi)外已有的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集，然后對(duì)收集到的數(shù)據(jù)與標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分析研究， 重 點(diǎn)分析其中的元數(shù)據(jù)元素的選定、元數(shù)據(jù)代碼值的確定，并判斷其是否值得借鑒； （2）標(biāo)準(zhǔn)制定階段：首先確定本領(lǐng)域元數(shù)據(jù)內(nèi)容框架；在對(duì)本領(lǐng)域需求調(diào)研基礎(chǔ)上，選取元數(shù)據(jù)或新建元數(shù)據(jù)元素，形成該領(lǐng)域元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的草案；（3）標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)證階段：根據(jù)目標(biāo)管理的當(dāng)前狀況，將該元數(shù)據(jù)直接用于目標(biāo)管理的工作中， 發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后進(jìn)一步調(diào)整和修訂。薩班斯-奧克斯利法案：2002年頒布，主要目的是要過(guò)補(bǔ)充一系列完善的公 司管理機(jī)

16、制，提升公司透明度，進(jìn)而恢復(fù)投資者對(duì)上市公司的信心。措施主要有：（1）嚴(yán)格界定高層管理人員責(zé)任與義務(wù)， 并設(shè)定了問(wèn)責(zé)機(jī)制與 相應(yīng)的懲罰措施，保障記錄來(lái)源的準(zhǔn)確與完整；（2）通過(guò)承擔(dān)法律責(zé)任，防止對(duì) 企業(yè)重要記錄的隨意變更；（3）強(qiáng)化公司高管的財(cái)務(wù)報(bào)告責(zé)任、提供外部審計(jì)的 獨(dú)立性等有助于提高公司財(cái)務(wù)報(bào)告及信息披露的質(zhì)量。影響主要有：（1）加強(qiáng)公司的內(nèi)部管理，對(duì)企業(yè)保留的記錄與披露的信息負(fù) 責(zé)；（2）必須保留數(shù)據(jù)與不斷跟蹤記錄；（3） IT控制不可或缺。電子文件管理的核心功能與系統(tǒng)管理及設(shè)計(jì)的核心功能共同構(gòu)成了ERMS勺核心功能。電子文件管理的核心功能：（1）控制功能：阻止對(duì)文件夾、文件與相關(guān)元數(shù)

17、 據(jù)的非法銷毀和刪除行為、自動(dòng)跟蹤并記錄對(duì)文件、文件夾與相關(guān)元數(shù)據(jù)的一切 操作行為，執(zhí)行對(duì)文件夾、文件與相關(guān)元數(shù)據(jù)的管控；（2）捕獲功能：具備多種 類型文件的捕獲能力、批量導(dǎo)入能力；（3）安全控制：具備訪問(wèn)控制功能、審計(jì) 跟蹤功能、文件的保留與處置功能，以及對(duì)重要文件的識(shí)別與保護(hù)功能；（4）查找與檢索。系統(tǒng)管理及設(shè)計(jì)的核心功能：可用性；報(bào)告功能；系統(tǒng)權(quán)限管理功能（數(shù)據(jù) 處理、文件刪除、存儲(chǔ)、備份與恢復(fù)、保存）、系統(tǒng)設(shè)計(jì)功能（性能要求、可量 測(cè)性、可靠性與可控性）。電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)具備哪些功能？無(wú)論各種電子文件管理系統(tǒng)之間可能會(huì)存在什么樣的區(qū)別，電子文件管理系統(tǒng)作為一類完成機(jī)構(gòu)文檔和機(jī)構(gòu)記錄管

18、理功能的系統(tǒng)，必然會(huì)具有某些共同的功能。1、綜合管理文件功能實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)各種載體文件的綜合管理，如光盤、磁盤、磁帶、膠片、紙張等的管理。實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu) 文書、科技、財(cái)會(huì)、人事等文件相對(duì)集中的管理，尤其是要實(shí)現(xiàn)包括文本、圖形、圖像、聲 音等不同類型的電子文件的綜合管理，提供能支持多種文件格式閱讀的功能。2、實(shí)時(shí)收集功能通過(guò)嵌入各個(gè)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)中的電子文件登記功能實(shí)現(xiàn)文件的實(shí)時(shí)收集，或者通過(guò)系統(tǒng)對(duì)機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部文件的隨時(shí)掃描實(shí)現(xiàn)文件的實(shí)時(shí)收集，將鑒定之后的文件保存到電子文件管理系統(tǒng)中。3、實(shí)時(shí)鑒定功能制定機(jī)構(gòu)內(nèi)部的電子文件保管期限表，在電子文件管理系統(tǒng)中建立并維護(hù)該表，在文件登記時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)保管期限表中的條款和標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施鑒定，為應(yīng)該歸檔的文件分配一個(gè)鑒定標(biāo)識(shí)。鑒定的時(shí)間分別在機(jī)構(gòu)文件首次登記之時(shí)，和文件保管期限到期之時(shí)。在實(shí)施鑒定的過(guò)程中，還應(yīng)該標(biāo)示文件的重要程度，并根據(jù)已經(jīng)定義好的機(jī)制， 記錄和維護(hù)相應(yīng)的日志內(nèi)容。4、記錄和維護(hù)元數(shù)據(jù)功能區(qū)分不同技術(shù)類型、 不同種類的文件，自行設(shè)計(jì)或套用國(guó)內(nèi)外有關(guān)元數(shù)據(jù)模型，建立機(jī)構(gòu)電子文件管