國際酒店倉庫管理制度培訓(xùn)課件教程【精編版】

1、倉庫管理制度培訓(xùn)教程1、酒店物資分類和庫房規(guī)劃2、物資管理組織和職責(zé)3、物資驗收與入庫4、物資保管與檢查5、物資出庫管理6、周轉(zhuǎn)類物資管理7、物資盤點管理8、制定最高最低庫存量的流程9、倉庫廢舊物品處理流程10、倉庫檔案及數(shù)據(jù)維護(hù)酒店物資分類和庫房規(guī)劃酒店物資按使用后實物形態(tài)是否存在，分為消耗類物資和周轉(zhuǎn)類物資。庫房劃分為一級庫、二級庫。一級庫指由單店財務(wù)部負(fù)責(zé)管理的庫房，如:物料用品庫、工程維修材料庫等。二級庫指由使用部門管理的庫房或區(qū)域，如：餐飲二級庫、房務(wù)二級庫、康樂二級庫、中西吧臺、中西廚直撥庫、員工食堂直撥庫、房務(wù)部工作間、康樂商品吧臺等以及擺放酒店物資的經(jīng)營場所。一級庫主要存放消耗

2、類物資，具體包括：（一）各部門公用的物資。（二）用量大且頻繁的物資，如：客用品、清潔用品、印刷品等。（三）單位價值高的貴重物資，如：貴重酒水、高品等。（四）籌建期間遺留物資。二級庫既存放消耗類物資又存放周轉(zhuǎn)類物資，具體包括:消耗類物資：主要指客用品、清潔用品、印刷品、酒水、飲料和直撥的后廚原料等。為簡化收發(fā)環(huán)節(jié)，消耗類物資可由使用部門的二級部門直接到一級庫領(lǐng)取。周轉(zhuǎn)類物資：開業(yè)前以及經(jīng)營中購入的周轉(zhuǎn)類物資用于周轉(zhuǎn)或備用的部分，包括：餐具、布草、雜品、維修設(shè)備、工具等。物資管理組織和職責(zé)酒店購進(jìn)的一切物資，一律辦理入庫手續(xù)。發(fā)放時作為在用物資處理。財務(wù)部負(fù)責(zé)監(jiān)督全酒店的物資管理。各類物資按一級部

3、門和規(guī)定分類，并按品名、規(guī)格、數(shù)量、單價、在庫和在用的地點，分別獨立立賬，控制庫房的進(jìn)、銷、存數(shù)量。憑入庫、領(lǐng)物、調(diào)撥單據(jù)等憑證及時查明原因，按規(guī)定審批手續(xù)辦理調(diào)整賬卡，以保證賬物相符。各使用部門的在用物資應(yīng)實行定額配備，部門負(fù)責(zé)人指定一人為部門物資保管員具體保管并做好登記賬卡工作。部門保管賬卡，要按財務(wù)部保管總賬分類、編號，根據(jù)領(lǐng)取、調(diào)撥等單據(jù)及時登記。部門負(fù)責(zé)人要每月組織人員對部門財產(chǎn)進(jìn)行核對，發(fā)現(xiàn)賬物不符及時查明原因，按審批規(guī)定辦理手續(xù)，調(diào)整賬卡，以保證賬物相符。個人意見：針對定額配置，可以對餐飲、客房、康樂商品做定額配置，定期部門根據(jù)報表銷售數(shù)量到庫房進(jìn)行領(lǐng)貨。此種做法保證了二級部門商

4、品數(shù)量的固定，財務(wù)部可以隨時進(jìn)行物資抽盤，月末不需要對二級庫商品進(jìn)行盤點，出庫金額即為成本金額。物資驗收與入庫驗收人員組成：庫管員（或收貨員）、使用部門負(fù)責(zé)人（或其有效授權(quán)人，使用部門負(fù)責(zé)人是確保部門物資完好的第一責(zé)任人，但授權(quán)不授責(zé)）、采購人員、供應(yīng)商。驗收職責(zé)：質(zhì)量和數(shù)量均由庫管員（或收貨員）、使用部門負(fù)責(zé)人、采購人員及供應(yīng)商多方當(dāng)場點驗。倉庫收貨員對實收貨物數(shù)量負(fù)主責(zé)，使用部門負(fù)責(zé)人對貨物質(zhì)量驗收負(fù)主責(zé)。 驗收依據(jù)：整理好并瀏覽采購申請單或合同采購清單（或 合同），做到對驗收物品心中有數(shù)，從而統(tǒng)籌安排收貨進(jìn)度。驗 收 單蔬 菜存貨編碼物品名稱單位單價中廚房涼菜間點心房鮑魚檔早餐合計111

5、001芥藍(lán)斤3.3111002西芹斤3111003菜心斤4.3111004娃娃菜包3.8111005白蘿卜斤1.3111006紫甘藍(lán)斤1.8111007紅薯斤2.7111008沙窩蘿卜斤2111009香芹斤4.5111010山藥斤3.8111011青筍斤2.5111012油菜斤3.3111013大白菜斤0.6111014蓮藕斤3.2111015金瓜斤2.5111016杭椒斤7111017美人椒斤8.5111018土豆斤0.8111019黃瓜斤3.5111020田七斤12111021胡蘿卜斤0.8111022紅彩椒斤15111023黃彩椒斤15上圖為一張每日采購申請單，從上圖可見對原料進(jìn)行了分廚

6、房管理，目的是將成本劃分到各分廚房。如果收入也可以劃分到各分廚房，那么每月就可以對各分廚房出具成本報表，便于廚房成本分析及毛利考核。驗收的質(zhì)量要求對本身就無需包裝的生鮮類食品、水果等，通過觀察商品的外觀、顏色、氣味等手段來判斷品質(zhì)是否優(yōu)良，規(guī)格是否符合要求，并應(yīng)檢查有無衛(wèi)生檢疫證明。生鮮類食品要求提供當(dāng)日的衛(wèi)生檢驗檢疫證明，一方面是為了保證供應(yīng)商所供食品衛(wèi)生安全，另一方面也是為了防止供應(yīng)商串貨。目前有部分供貨商代理某些知名品牌的生鮮食品，公司與他們簽訂合同是為了讓他們提供品牌食品，但存在部分供應(yīng)商為了賺取高額利潤用市場普通生鮮食品充當(dāng)名牌優(yōu)質(zhì)生鮮食品供應(yīng)到酒店的現(xiàn)象。通過索取檢驗檢疫證明可以降

7、低此類事件出現(xiàn)的風(fēng)險。驗收不合格情況的處理（一）驗收物資型號、規(guī)格、質(zhì)量等不合格，倉庫收貨員不予收貨，同時要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)重新送貨。（二）驗收物資數(shù)量少于申購要求的,經(jīng)使用部門同意,可以辦理收貨，根據(jù)實際需要要求供應(yīng)商及時補(bǔ)送剩余物資，同時通知采購部以便催貨。（三）廚房用蔬菜、水果等稱重類貨物，數(shù)量超過申購要求的,10%以內(nèi)的經(jīng)使用部門同意，可以收貨，并在采購申請單上修改數(shù)量并簽名確認(rèn)；超過10%的做退回處理。（四）非稱重類物品一律要求按采購申請單數(shù)量收貨,禁止多收。驗收注意事項庫管員（或收貨員）在貨物驗收合格后，辦理入庫手續(xù)，根據(jù)入庫數(shù)量錄入庫存管理系統(tǒng)并打印入庫/直撥單(格式見附表1

8、，各項要素須錄入齊全，尤其是涉及到食品安全管理的保質(zhì)期等信息)，倉庫庫管員（或收貨員）、使用部門負(fù)責(zé)人、供應(yīng)商三方在入庫單/直撥單上簽字，簽字手續(xù)齊全經(jīng)庫管領(lǐng)班審核后，于當(dāng)天下班前交至財務(wù)部成本會計處。杜絕驗收人員在供應(yīng)商的送貨單據(jù)上直接簽字，但可加蓋（章的內(nèi)容必須包含“本驗收僅對數(shù)量負(fù)責(zé)”字樣）。物資保管與檢查物資保管原則：分倉、分類管理。物資分倉管理：按物資的存儲條件需要，以及領(lǐng)取的便利性進(jìn)行分倉，倉庫具體分為：總庫、酒水庫、食品庫、物料庫等。物資分類管理：多類物資集中一個倉庫存放（如總庫），須分出不同物資區(qū)域，區(qū)域和區(qū)域之間明確間隔。如食品類、酒水類、客用品類、洗滌用品類等。各類物資按類

9、別擺放在貨架或墊板上，貨架或墊板離地面及墻壁要求510公分左右。具體物品貨架上懸掛物資庫存卡（格式見附件3）（庫存卡是用來記錄各類物品入庫、發(fā)貨及報損數(shù)量的卡片），倉庫保管員每天記錄和更新庫存卡的記錄，每一個庫存卡上的余量代表可隨時發(fā)出貨物的實際數(shù)量。關(guān)于高品的儲存：（如干鮑魚、魚翅、婆參、干貝等）應(yīng)存放在單獨的冰箱中（帶鎖），保持干燥通風(fēng)，并按規(guī)定個數(shù)、片數(shù)、斤兩分袋抽真空包裝，明顯標(biāo)注食用期限(如一級庫房不具備儲存條件則全部貴重干貨在使用部門選擇一個獨立冰箱儲存，鑰匙由庫房領(lǐng)班或成本人員保管)。個人建議：針對各酒店高品大庫均有備貨，減少因存放時間較長等因素導(dǎo)致部分高品分量流失，導(dǎo)致庫存盤虧

10、的現(xiàn)象。財務(wù)可以在進(jìn)貨時將鮑魚、海參、干貝按照只或個為入庫單位，在出庫時按此單位出庫，對于魚翅等不能按照只或個統(tǒng)計的高品，財務(wù)可以在入庫時將高品按照每斤一包標(biāo)示清楚同時使用部門在標(biāo)示上簽字確認(rèn)，用保鮮膜封住儲存，儲存到保鮮柜中，出庫時按包出庫。肉類（含豬、牛、羊、雞肉）、海鮮類（含鮮鮑魚、珍珠菌翅等）的冷凍庫溫度應(yīng)在零下1518度之間。 酒類及軟飲料的存放溫度在1520度之間，香檳酒、紅酒及白葡萄酒應(yīng)平放于貨架上；蛋黃酒、甜酒等類型的酒類則應(yīng)儲藏在溫度10度左右的冰箱內(nèi)。各類果汁、奶油腸仔的保鮮庫溫度則應(yīng)在05度之間。特別是奶油及奶酪的存放條件要特別注意，必須冷藏，若不小心進(jìn)行了冷凍后果？危險

11、品類（指易燃易爆的火柴、酒精膏、殺蟲劑、化學(xué)用品等）要特別注意儲藏的安全，除具備一般貨物的保管要求外，還應(yīng)在溫度上有特殊的要求，保持低溫、通風(fēng)，經(jīng)常開啟空調(diào)，杜絕一切火源。 做到四防：防霉變；防蟲蛀鼠咬；防損壞；防過期。做到無四害：無蒼蠅；無 蚊蟲；無老鼠；無蟑螂。符合“四距”（庫、垛、墻、燈，即垛與垛間距不小于1m，垛與墻間距不小于，垛與梁、柱間距不小于，貨垛頂部與燈間距不小于）的要求，物品離地、離墻、有間距，便于收發(fā)、檢驗、盤點、清倉。工程倉庫物品擺放物資出庫管理物資出庫管理物資出庫執(zhí)行“先進(jìn)先出”原則。領(lǐng)用物品時，使用部門須填寫領(lǐng)料單（格式見附表6），經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門批準(zhǔn)后，到

12、庫房辦理領(lǐng)用手續(xù)。領(lǐng)用手續(xù)不全造成庫存物品缺失的，由庫管員承擔(dān)全部責(zé)任。庫房管理員發(fā)放庫存物資時，要按領(lǐng)料單所列的品種、規(guī)格、數(shù)量逐項點發(fā)，不得頂替，同時根據(jù)實際領(lǐng)用情況登記庫存卡；如因庫存物品不足由領(lǐng)用部門另填領(lǐng)料單，不得更改數(shù)字。領(lǐng)料單一聯(lián)交使用部門、一聯(lián)倉庫留存、一聯(lián)交成本部。物品發(fā)放完畢后，庫管員整理領(lǐng)料單，根據(jù)實際領(lǐng)料情況將所領(lǐng)物品按照不同類別和部門輸入庫房管理系統(tǒng)，并當(dāng)場打印出庫單（格式見附表7），本人和領(lǐng)料人同時簽字確認(rèn)。嚴(yán)禁憑借條出庫，財務(wù)部將不定期抽查物資出庫手續(xù)；由于手續(xù)不合規(guī)、不完整造成的物資賬實差異損失，由庫房管理員承擔(dān)工程維修材料的出庫管理工程部維修人員根據(jù)維修需要，

13、憑工程維修單到工程維修材料倉庫領(lǐng)用材料，領(lǐng)用人必須簽字。若領(lǐng)用人未簽字，庫管人員不予發(fā)貨，該維修單無效。凡是可以通過以舊換新方式進(jìn)行控制的材料，必須以舊換新。所有工程材料均需通過庫房管理軟件進(jìn)行核算及管理，財務(wù)人員對工程材料實行定期與不定期盤點相結(jié)合的方式對材料的收發(fā)存情況進(jìn)行監(jiān)管。每月終了，工程部需按照財務(wù)軟件“工程維修”下的三級科目列支當(dāng)月物料消耗明細(xì)歸類，并保證歸類準(zhǔn)確、真實。往往工程倉庫的管理不被大家所重視，因其專業(yè)性，導(dǎo)致部分庫管員不愿管理工程倉庫，目前各店工程倉由工程部管理，對工程倉的盤點也 是在工程部人員的協(xié)助下進(jìn)行盤點。為了保證公司利益，要求對進(jìn)入費用的工程配件，必須配有相應(yīng)的

14、維修單。周轉(zhuǎn)類物資管理物資領(lǐng)用：各二級部門領(lǐng)用二級庫在庫物資時，要憑部門負(fù)責(zé)人審批后的物品領(lǐng)用單向二級庫庫房領(lǐng)?。ㄒ宦?lián)分部門留存，二聯(lián)交財務(wù)資產(chǎn)管理人員備案，三聯(lián)二級庫庫房留存）。物資退庫：不經(jīng)常使用的物資要交回二級庫庫房，比如多余的瓷器。用紅筆填寫領(lǐng)物單（代替交庫單）一式三聯(lián)，連同實物交庫房管理員簽收。使用部門向庫房領(lǐng)取、交回財產(chǎn)時，要持部門保管帳卡和單據(jù)到財務(wù)部成本部辦手續(xù)，雙方及時登記帳卡，以保證帳帳相符。物資盤點管理每月結(jié)賬日盤點范圍包括：一級庫所有物資，各營業(yè)點廚房、酒水庫，各部門二級庫物資（其中客房一次性用品的二級庫包含、工作間、布草車及房間結(jié)余量），洗衣房，PA部等。月末盤點：一

15、級庫盤點由財務(wù)部負(fù)責(zé)，二級庫由營業(yè)部門牽頭組織，財務(wù)部監(jiān)盤。盤點前準(zhǔn)備工作：（一）盤點日倉庫暫停發(fā)貨，盤點前一天通知各部門提前備貨。（二）物資整理碼放整齊，便于盤點。（三）提前打印各營業(yè)點物資盤點清單，提前將盤點表發(fā)給各部門，要求部門提前做好初盤工作，便于財務(wù)部監(jiān)盤。每月末進(jìn)行實物盤點，將實際存貨量與存貨卡、軟件數(shù)額進(jìn)行核對，確保實際存貨量盤點結(jié)束，所有盤點人員在盤點表簽字確認(rèn)。倉庫管理員或成本會計將盤點結(jié)果輸入系統(tǒng)，編制月末盤點報表，并經(jīng)盤點人、部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。制定最高最低庫存量的流程 統(tǒng)計上3個月物品的消耗量 使用部門領(lǐng)料周期 物品價值的高低 供應(yīng)商送貨的最低起送量 物品的使用期限 充分考慮從訂貨到收貨的時間因素 成本主管提建議 使用部門確認(rèn) 采購部確認(rèn) 倉庫廢舊物品處理流程 二、倉庫廢舊物品處理標(biāo) 已領(lǐng)用須辦理退庫 倉庫統(tǒng)一辦理 編制待處理廢舊物品清單 已失效或變質(zhì)無法使用 填制報損單 快到保質(zhì)期，供貨商無法更換 酒店更換款式，已不再使用 報 成 本 主 管 復(fù) 核 報 財 務(wù) 財務(wù)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理 審 核 報 酒店公司 內(nèi)部銷售 二次銷售 客用品更新淘汰 倉庫檔案及數(shù)據(jù)維護(hù)倉庫領(lǐng)班是倉庫數(shù)據(jù)維護(hù)的唯一負(fù)責(zé)人，是倉庫明細(xì)分類賬和各種貨物統(tǒng)計報表的編制者，充分運用中軟倉庫管理系統(tǒng)進(jìn)行貨物的數(shù)字化管理，并接受成本負(fù)責(zé)人的監(jiān)督，對數(shù)字的準(zhǔn)確性和及時性承擔(dān)責(zé)任。倉庫