湖南煙草-BPR項目-新庫存流程

1、新的業(yè)務(wù)流程購進(jìn)入庫流程：省市縣煙草公司購進(jìn)入庫流程：煙草公司購進(jìn)的卷煙運(yùn)抵入庫之前，由業(yè)務(wù)員在系統(tǒng)內(nèi)確認(rèn)采購訂單之后自動生成卷煙入庫通知單。負(fù)責(zé)接貨的倉庫保管員將所收卷煙與隨貨同行聯(lián)核對后進(jìn)行入庫驗收工作。隨后倉庫保管員在系統(tǒng)內(nèi)根據(jù)訂單自動分解生成的入庫通知單與實 物以及隨貨同行聯(lián)進(jìn)行入庫匹配工作。同時業(yè)務(wù)員在接到由供貨方轉(zhuǎn)來的實物采購發(fā)票后，在系統(tǒng)內(nèi)輸入采購發(fā)票信息并與采購訂單建立關(guān)聯(lián)或是由采購訂單直接生成采購發(fā)票。財務(wù)科在收到業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)來的實物發(fā)票后，可以在系統(tǒng)內(nèi)調(diào)出業(yè)務(wù)傳來的發(fā)票數(shù)據(jù)并與實物發(fā)票以及 倉庫傳來的入庫驗收單數(shù)據(jù)進(jìn)行匹配工作，即完成入庫手續(xù)。對于業(yè)務(wù)的發(fā)票數(shù)據(jù)與倉庫的入庫數(shù)據(jù)在

2、月末未能完全匹配部分，有發(fā)票數(shù)據(jù)而無入庫數(shù)據(jù)的則可作單到貨未到財務(wù)處 理，有入庫數(shù)據(jù)而無發(fā)票數(shù)據(jù)部分則可作貨到單未到的在途財務(wù)處理。這樣，便同時為業(yè)務(wù)財務(wù)一體化數(shù)據(jù)作了接口準(zhǔn)備。對于采購?fù)素浀葮I(yè)務(wù)，可采用紅字入庫單的方法處理。參見圖2-12煙草公司銷售出庫：銷售時由業(yè)務(wù)員通過系統(tǒng)下達(dá)卷煙供應(yīng)通知單，并確認(rèn)是否由客戶自行提貨，如需要送貨，則通知儲運(yùn)科辦理提貨和裝車送貨事宜。供貨數(shù)據(jù)同步轉(zhuǎn)到業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)開票員將卷煙供應(yīng)通知單數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化分解并補(bǔ)充成開票數(shù)據(jù)后進(jìn)行開票處理，同時打印出實物發(fā)票。 開票數(shù)據(jù)同時將傳至財務(wù)便于記帳，同時系統(tǒng)將發(fā)票信息按保管員負(fù)責(zé)不同自動分解成一張或數(shù)張出庫單 并分別傳至不同的倉

3、庫保管員或發(fā)貨員處。發(fā)貨員根據(jù)提貨聯(lián)進(jìn)行發(fā)貨，同時在系統(tǒng)內(nèi)根據(jù)客戶實際提貨情況核銷出庫單，系統(tǒng)同時沖減庫存數(shù)量。 財務(wù)上通過匹配發(fā)票數(shù)據(jù)和發(fā)貨數(shù)據(jù)（出庫單），如匹配完全相符，則直接記財務(wù)銷售帳，如匹配不符，則需要進(jìn)行差異核查 并處理。這樣對于未結(jié)數(shù)量即已開票未提貨部分也可很容易地反映出來。財務(wù)還需要定期與倉庫臺帳和實物進(jìn)行對帳以做到帳帳相符、帳實相符。參見圖2-13煙草公司向所屬批發(fā)部的調(diào)撥業(yè)務(wù)流程：調(diào)入方在銷售過程中， 在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行銷售確認(rèn)， 同時生成發(fā)票數(shù)據(jù)后， 打印出實物發(fā)票或是 銷售小票，由倉庫保管員根據(jù)提貨聯(lián)進(jìn)行發(fā)貨，同時在系統(tǒng)內(nèi)沖減庫存數(shù)量。另外，事先由 各批發(fā)部各自確定各種卷煙的

4、安全庫存量并輸入系統(tǒng)，可用訂貨點法來確定訂貨時間。系統(tǒng)根據(jù)存貨的現(xiàn)有庫存量與訂貨點相比較，找出那些現(xiàn)有庫存量小于訂貨點的卷煙，并從此卷煙的訂貨批量方式中取出批量數(shù)據(jù)作為再次訂貨的數(shù)量，自動生成庫存補(bǔ)充建議單。 并經(jīng)確認(rèn)后可直接生成內(nèi)部調(diào)撥單用于庫存補(bǔ)充（內(nèi)部調(diào)撥）。批量推薦使用經(jīng)濟(jì)訂貨量（EOQ）或固定批量。系統(tǒng)自動下達(dá)的補(bǔ)貨申請經(jīng)調(diào)出方修改并批準(zhǔn)確認(rèn)后生成內(nèi)部調(diào)撥單，調(diào)撥方倉庫根據(jù)內(nèi)部調(diào)撥單數(shù)據(jù)發(fā)貨并在系統(tǒng)內(nèi)核銷并生成出庫單數(shù)據(jù)并記帳，同時調(diào)入方倉庫核銷系統(tǒng)內(nèi)根據(jù)內(nèi)部調(diào)撥數(shù)據(jù)生成的驗收入庫單信息并記倉庫臺帳。財務(wù)還需要定期與倉庫進(jìn)行對帳處理。參見圖2-14配送流程：批發(fā)部向零售戶的配送業(yè)務(wù)：

5、 當(dāng)送貨車開出借出清單并從倉庫中取貨后， 送貨車按預(yù)定的路 線向沿線所轄各零售戶進(jìn)行配送業(yè)務(wù)。 通過沿路詢問得知某零售戶要購買卷煙時， 送貨車向 零售戶開出配送單，并按配送單進(jìn)行收款和發(fā)貨處理。 在當(dāng)天營業(yè)結(jié)束返回時， 清點核對所 售貨物和所收錢款，并將余貨定期退還倉庫，并按品種匯總開具普通發(fā)票。參見2-15批發(fā)部門市批發(fā)業(yè)務(wù)：當(dāng)零售戶上門來購買卷煙時，先由業(yè)務(wù)在系統(tǒng)中在有專賣許可證的客 戶名單選擇客戶和所需卷煙的品種，輸入所需的數(shù)量，同時系統(tǒng)從價格管理模塊中抽取相應(yīng)的批發(fā)價格信息用于打印銷售通知單，同時匯總應(yīng)收金額并沖銷庫存數(shù)量。此時向零售戶收款并將銷售通知單提貨聯(lián)，客戶聯(lián)給零售戶，零售戶憑

6、提貨聯(lián)向倉庫提貨。倉庫保管員在發(fā) 貨后收回提貨聯(lián)。調(diào)撥站工作流程：卷煙廠按計劃產(chǎn)品完工后，車間在系統(tǒng)內(nèi)填制成品入庫單。倉庫交接員根據(jù)成品入庫單 所填內(nèi)容與實際交驗產(chǎn)品經(jīng)核查品質(zhì)合格后，在系統(tǒng)內(nèi)核銷此成品入庫單并同時生成卷煙入庫驗收單，同時此成品入庫單數(shù)據(jù)返回車間，交接員將實物聯(lián)移交倉庫保管員保管。倉庫保管員隨后在系統(tǒng)內(nèi)確認(rèn)此入庫驗收單并辦理入庫手續(xù)。另外，由于倉庫實行的是專人保管制度，所以煙廠成品入庫單上如填列多個品牌卷煙且涉及到不同倉庫保管員時，系統(tǒng)自動將多個品牌卷煙的入庫驗收單信息按保管負(fù)責(zé)人范圍分解生成一張或數(shù)張入庫驗收單數(shù)據(jù)以便 于入庫記帳。財務(wù)處理在是另當(dāng)調(diào)撥站制訂完發(fā)貨計劃安排表并

7、按計劃發(fā)貨后，由業(yè)務(wù)開出銷售發(fā)票并交客戶?？蛻糍U提貨聯(lián)到倉庫提貨或由倉庫組織送貨。這些入庫和發(fā)貨信息傳遞至財務(wù)后，財務(wù)根據(jù)當(dāng)月銷售和購進(jìn)數(shù)額按調(diào)撥站零庫存原則通知煙廠開出增值稅專用發(fā) 票，煙廠應(yīng)調(diào)撥站要求開出增值稅發(fā)票并將實物發(fā)票交調(diào)撥站財務(wù)。參見圖2-16新流程下的崗位職責(zé)品質(zhì)檢驗員：負(fù)責(zé)卷煙廠車間生產(chǎn)的卷煙的入庫檢驗工作，并將合格品移交倉庫保管員,同時填制成品入庫單倉庫收貨員：負(fù)責(zé)倉庫的收貨工作，按貨物及隨貨冋行聯(lián)及業(yè)務(wù)傳來的入庫通知單后進(jìn)行入庫驗收工作，并填制入庫驗收單還可能同時兼任收倉庫保管員：負(fù)責(zé)倉庫貨物的保管工作， 在一些業(yè)務(wù)量小的倉庫中,貨員及發(fā)貨員崗位。倉庫發(fā)貨員： 在接到提貨

8、聯(lián)后負(fù)責(zé)倉庫的發(fā)貨工作， 同時在發(fā)貨后在系統(tǒng)內(nèi)填制出庫單。 采購業(yè)務(wù)員： 與供應(yīng)商洽談采購業(yè)務(wù)， 在采購行為確認(rèn)之后在系統(tǒng)內(nèi)生成采購訂單并在 貨物將要運(yùn)達(dá)時在系統(tǒng)內(nèi)將采購訂單自動生成卷煙入庫通知單， 這些信息將轉(zhuǎn)至倉庫保 AvV 口管員。采購業(yè)務(wù)員： 在貨物采購入庫之前， 通過系統(tǒng)下達(dá)訂單并由系統(tǒng)將訂單自動分解成為入 庫通知單并傳遞至倉庫收貨員處。銷售業(yè)務(wù)員：在銷售行為確認(rèn)之后，通過系統(tǒng)向銷售開票員下達(dá)卷煙供應(yīng)通知單。 銷售開票員： 在收到業(yè)務(wù)員的卷煙供應(yīng)通知單之后， 在系統(tǒng)內(nèi)將供應(yīng)通知單數(shù)據(jù)補(bǔ)充生 成發(fā)票數(shù)據(jù)并打印實物發(fā)票，并將發(fā)票和提貨聯(lián)交客戶。財務(wù)： 負(fù)責(zé)倉庫驗收入庫單數(shù)據(jù)與采購發(fā)票的匹

9、配工作， 倉庫發(fā)貨單數(shù)據(jù)與銷售發(fā)票的 匹配工作， 并匹配部分進(jìn)行記帳處理， 對不匹配部分調(diào)查差異原因。 在財務(wù)與業(yè)務(wù)實現(xiàn) 一體化之后， 匹配工作的大部分可由系統(tǒng)自動進(jìn)行， 財務(wù)可以有更多的精力集中于例外 事務(wù)的處理之上。儲運(yùn)科： 負(fù)責(zé)倉庫的保管業(yè)務(wù)。同時在收到銷售通知時，如客戶需要送貨上門的，則由 儲運(yùn)科負(fù)責(zé)安排提貨和運(yùn)輸工作。送貨車： 隸屬于各批發(fā)部，在配送制體系下由送貨車向中心倉庫 （市級公司）或自身批 發(fā)部倉庫 （縣級公司）借出卷煙進(jìn)行配送業(yè)務(wù)。 當(dāng)天返回后向倉庫結(jié)清借貨手續(xù)，交回 所收錢款和車上余貨， 并與財務(wù)對帳。 批發(fā)部對配送銷售和坐店銷售分別進(jìn)行統(tǒng)計后按 卷煙品種匯兌開具普通發(fā)票

10、。調(diào)撥站： 負(fù)責(zé)承銷本廠卷煙。 對本廠生產(chǎn)的卷煙制訂發(fā)貨計劃安排表， 并按計劃進(jìn)行發(fā) 貨銷售。所涉及的單據(jù) ：發(fā)票：按性質(zhì)具體分為采購發(fā)票 （通常為增值稅專用發(fā)票） 和銷售發(fā)票 （對小規(guī)模納稅 人，如批發(fā)部對零售戶應(yīng)當(dāng)開具普通發(fā)票；否則應(yīng)開具增值稅專用發(fā)票） 。按類型可分 為增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票。增值稅專用發(fā)票： 對增值稅一般納稅人開具的發(fā)票， 通常為一式七聯(lián)， 可采用套打或手 工開具方式。普通發(fā)票： 對增值稅小規(guī)模納稅人開具的發(fā)票， 批發(fā)部向零售戶批發(fā)則是當(dāng)時開具銷售 通知單， 當(dāng)日匯兌后按品種（不分客戶名）分別開具普通發(fā)票的簡化形式。 可采用套打 或手工開具方式。隨貨同行聯(lián)： 通常就是

11、增值稅專用發(fā)票的第五聯(lián)， 特殊時有供應(yīng)商另外自行開具的隨貨 同行聯(lián)。格式參見增值稅專用發(fā)票 成品入庫單：煙廠在卷煙生產(chǎn)完工后，由車間生產(chǎn)部門填制的單據(jù)驗收入庫單： 倉庫保管員或收貨員在收到卷煙之后填制的單據(jù)， 在如湘南集團(tuán)工商倉庫 合一的模式下， 則驗收入庫單是由倉庫交接員填制后再轉(zhuǎn)交給倉庫保管員。 該單由系統(tǒng) 根據(jù)采購入庫通知單或成品入庫單自動編制，也可手工編制，可處理不同的出庫情形， 例如銷售退貨，采購入庫，生產(chǎn)入庫等。出庫單： 卷煙出庫時， 由倉庫保管員簽收此單， 該單由系統(tǒng)根據(jù)卷煙供應(yīng)通知單或其他 單據(jù)自動編制，也可手工編制，可處理不同的出庫情形，例如采購?fù)素?，銷售出庫等。 提貨聯(lián)：

12、通常是指增值稅發(fā)票第五聯(lián)或普通發(fā)票中的提貨聯(lián)， 在批發(fā)部因簡化而不向每 一客戶開具發(fā)票的情況下則倉庫賃銷售通知單的發(fā)貨聯(lián)發(fā)貨。卷煙供應(yīng)通知單： 由銷售業(yè)務(wù)相關(guān)及負(fù)責(zé)人員下達(dá)， 向客戶確認(rèn)銷售并據(jù)以開票的單據(jù) 銷售通知單： 通常是批發(fā)部銷售給所屬零售戶的銷貨單據(jù)， 俗稱銷貨小票或卷煙供應(yīng)通 知單借出清單： 由各批發(fā)部的送貨車司機(jī)向大倉庫保管員開具的借出清單， 倉庫保管員憑借 出清單發(fā)貨庫存補(bǔ)充建議單： 當(dāng)批發(fā)部某品種庫存卷煙低于安全庫存量時， 由系統(tǒng)自動生成的單據(jù)， 經(jīng)確認(rèn)后可用于生成內(nèi)部調(diào)撥單并進(jìn)行庫存補(bǔ)充庫存盤點報告： 通過在盤點時錄入庫存實際盤點數(shù)， 進(jìn)行帳實比較， 并經(jīng)審核后進(jìn)行庫 存修

13、正，根據(jù)其結(jié)果自動生成盤盈盤虧報告盤盈盤虧報告： 由系統(tǒng)經(jīng)庫存盤點報告自動生成的， 經(jīng)審核后可自動生成會計轉(zhuǎn)帳憑證 收發(fā)存日報表：用來反映每天的收發(fā)數(shù)量，金額以及當(dāng)天的結(jié)存情況現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程中存在的問題及改進(jìn)建議各級組織機(jī)構(gòu)中流轉(zhuǎn)的相同用途的單據(jù)在名稱上不統(tǒng)一， 例如：倉庫驗收入庫的單據(jù)在 有些地方稱為入庫驗收單， 有些稱為商品驗收單， 這些內(nèi)部單據(jù)建議應(yīng)在名稱、 格式和 聯(lián)數(shù)上作到統(tǒng)一規(guī)范 由于省公司倉庫是外部租用的，但此外部的倉庫信息仍需納入本系統(tǒng)的流程體系 岳陽市公司在隨時收到倉庫填制并轉(zhuǎn)來的入庫驗收單之后再由財務(wù)立即對已有采購發(fā) 票的該部分卷煙填制商品驗收單據(jù)以登記入帳， 同時對在月末有

14、入庫驗收單而沒有采購 發(fā)票部分的卷煙 （貨到單未到） 填制在途商品入庫驗收單據(jù)以暫估入庫的辦法在單據(jù)填 制上存在了大量的重復(fù)工作。 不僅在一單對一單的核對上存在了大量重復(fù)工作， 且填制 在途商品入庫驗收單據(jù)以暫估入庫的辦法也可通過在計算機(jī)內(nèi)點單處理而簡化省略。 各倉庫在憑提貨聯(lián)發(fā)貨后通常不填制出庫單， 而財務(wù)也只憑銷售發(fā)票作銷售記帳， 不管 客戶提貨情況，對于客戶仍有已開票而未提數(shù)只是在倉庫報表中的未提貨數(shù)體現(xiàn)出來。 這樣使得財務(wù)與倉庫發(fā)貨之間無核對關(guān)系。建議統(tǒng)一為倉庫在按提貨聯(lián)進(jìn)行發(fā)貨之后， 對系統(tǒng)所開發(fā)票信息自動分解生成的發(fā)貨單進(jìn)行核銷確認(rèn)， 未核銷部分即已開票而未提 數(shù)。這樣，便可實現(xiàn)財

15、務(wù)與倉庫之間的核對關(guān)系并為財務(wù)業(yè)務(wù)一體化數(shù)據(jù)接口作了準(zhǔn)備。 倉庫信息通過日報， 旬報和月報向財務(wù)及業(yè)務(wù)報告方式下信息傳遞的不及時一直是一個 大問題，同時其中存在了大量手工填寫的單據(jù)并引發(fā)了需靠人工進(jìn)行大量單據(jù)間核對的 重復(fù)性工作。 此問題可以通過倉庫人員在系統(tǒng)中輸入或確認(rèn)出入庫單據(jù)并用系統(tǒng)打印的 單據(jù)來取代手工單據(jù)， 同時電子數(shù)據(jù)也將為倉庫， 業(yè)務(wù)，財務(wù)等各部門同步共享，也可 很容易地由系統(tǒng)進(jìn)行自動核對及分類匯總。在湘南集團(tuán)銷售三科向二科申請內(nèi)部調(diào)撥時， 銷售三科 （調(diào)入方） 在收到貨時還由倉庫 保管員填制入庫驗收單， 這種情況可以用內(nèi)部調(diào)撥單直接作為調(diào)入方倉庫記帳的入庫單 據(jù)。倉庫保管大都沒

16、有實行貨位控制， 而事實上倉庫中存放的一些卷煙， 如罰沒走私煙等特 殊卷煙或是對客戶已開票而未提數(shù)等分開單獨存放的卷煙在存貨管理上不嚴(yán)格， 而只有 保管員本人清楚， 故造成信息查詢不透明的困難。 另外在本次調(diào)研中發(fā)現(xiàn)有些倉庫是由 幾個部門合用，所以建議批發(fā)部以上級倉庫均應(yīng)實行貨位控制，在卷煙的入庫，出庫， 存儲，調(diào)撥等各環(huán)節(jié)上的業(yè)務(wù)均要與卷煙所處貨位進(jìn)行關(guān)聯(lián)以便在線查詢和事后跟蹤線 索查詢。對于發(fā)貨成本的計價方式，財務(wù)核算上目前均采用全月一次加權(quán)平均計算其銷售成本。 這種方法在簡化月中頻繁結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本工作量的同時使得在除月末計算出全月一次加 權(quán)平均單價后才能得出銷售成本， 不利于平時進(jìn)行銷售成

17、本的統(tǒng)計， 進(jìn)而不利于進(jìn)行毛 利分析等其他深層次分析及決策支持。 建議財務(wù)在銷售成本核算上可以采用移動加權(quán)平 均法， 這樣可以在銷售時隨時結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本， 便于日常分析和決策支持， 且頻繁的加權(quán) 平均工作無需人工計算，不需要任何人工干預(yù)，不增加工作量。目前各級煙草公司對所屬各批發(fā)部之間的內(nèi)部調(diào)撥均是各批發(fā)部自行根據(jù)某種卷煙的 庫存量若低于警戒線則向上級煙草公司提出內(nèi)部調(diào)撥申請， 經(jīng)銷售經(jīng)理部批準(zhǔn)之后再由 煙草公司大倉庫中進(jìn)行內(nèi)部調(diào)撥。 建議這種基于庫存補(bǔ)充式的內(nèi)部調(diào)撥可以通過系統(tǒng)自 動進(jìn)行安全庫存判斷來實現(xiàn)自動叫貨經(jīng)確認(rèn)后并安排調(diào)撥。郴州卷煙廠生產(chǎn)的所有卷煙全部銷售給銷售公司， 自身無成品庫存。 公司財務(wù)科憑煙廠 開出的發(fā)票而不是實際入庫數(shù)確認(rèn)其入庫金額， 煙廠將當(dāng)期生產(chǎn)出的所有卷煙成品全部 調(diào)入成品庫， 但開增值稅發(fā)票數(shù)可能小于當(dāng)期生產(chǎn)總數(shù)， 即只對生產(chǎn)出的一部分卷煙確 認(rèn)銷售。 這種做法目前存在統(tǒng)計口徑不一的問題： 財務(wù)上按開