知識管理在辦公自動化系統(tǒng)中的應(yīng)用研究

1、知識管理在辦公自動化系統(tǒng)中的應(yīng)用研究論文摘要：傳統(tǒng)的企業(yè)管理模式與管理理念已經(jīng)逐漸不適合現(xiàn)代企業(yè)，知識管理是適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)時代要求的新型管理模式，是迎接新時代挑戰(zhàn)的重要戰(zhàn)略。同時辦公自動化系統(tǒng)在企業(yè)運(yùn)營所扮演的角色越來越重要，運(yùn)用辦公自動化系統(tǒng)可以節(jié)省時間，提高效率。本文論述了辦公自動化技術(shù)的研究背景、相關(guān)概念和知識管理和辦公自動化系統(tǒng)的關(guān)系及兩者融合的必要性和意義，主要介紹了工作流、工作流管理及知識管理等技術(shù)，并且闡述了基于知識管理的辦公自動化系統(tǒng)的主要功能。通過論述可以得知以知識管理為中心的辦公自動化系統(tǒng)的提出，必將提高企事業(yè)單位的辦公效率和企業(yè)競爭力。論文關(guān)鍵詞：知識管理,辦公自動化,工作

2、流,企業(yè)隨著計算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的開展，人類進(jìn)入到了知識經(jīng)濟(jì)時代，知識正在成為創(chuàng)新的核心，知識創(chuàng)新成為知識經(jīng)濟(jì)開展的最主要的動力源泉，最大限度地掌握和利用知識越來越成為企業(yè)信息化建設(shè)的核心。目前，辦公自動化己經(jīng)開展到了以知識管理為核心的第三代辦公自動化。知識管理是一種先進(jìn)的管理模式，將知識管理和辦公自動化系統(tǒng)緊密聯(lián)系必將大大提高辦公系統(tǒng)的效率?；谥R管理的辦公自動化系統(tǒng)可以快速有效地接收各種上級機(jī)構(gòu)文件和下級機(jī)構(gòu)的上報信息，并組織、協(xié)調(diào)辦公系統(tǒng)內(nèi)的各種信息，使用戶能夠方便、快捷地獲取所需信息，為用戶的日常工作提供必要的決策效勞。1辦公自動化的概念及研究背景所謂辦公自動化，是指利用計算機(jī)技術(shù)、

3、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)、管理科學(xué)等技術(shù)，不斷地使人們的局部辦公業(yè)務(wù)活動物化于人以外的各種現(xiàn)代化的辦公設(shè)備中，最大限度地提高辦公效率和改良辦公質(zhì)量，改善辦公環(huán)境和條件，縮短辦公周期，并利用科學(xué)的管理方法，借助于各種先進(jìn)技術(shù)，輔助決策，提高管理和決策的科學(xué)化水平，以實現(xiàn)辦公活動的科學(xué)化和自動化。近年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)的飛速開展和政府企業(yè)的職能和規(guī)模的壯大，對于可提高工作效率和強(qiáng)化管理的辦公自動化系統(tǒng)的需求越來越多，并要求其具有功能全面性。因此辦公自動化系統(tǒng)借助最新的各種計算機(jī)和通信技術(shù)，逐漸開展為現(xiàn)在具有內(nèi)部通信和信息發(fā)布平臺、文檔管理自動化、工作流程自動化和輔助辦公的集信息處理、業(yè)務(wù)流程和知識管理于一

4、體的應(yīng)用系統(tǒng)。2辦公自動化系統(tǒng)與知識管理融合的必要性及意義隨著計算機(jī)技術(shù)尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)等的飛速開展和應(yīng)用，使辦公自動化OfficeAutomation，OA的開展呈現(xiàn)出新的景象，從傳統(tǒng)OA到現(xiàn)代OA已經(jīng)歷經(jīng)了三個時代和兩次跨越。第一代OA以個人電腦的出現(xiàn)和應(yīng)用為背景，依托簡單的聯(lián)網(wǎng)，以文件交換為主，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)統(tǒng)計和文檔寫作電子化，完成了辦公信息載體從原始紙介質(zhì)向電子的飛躍。但文檔處理能力、協(xié)作型工作處理能力以及企業(yè)級信息集成能力較差，信息仍是高度孤立的。第二代是OA依托個人電腦的大量普及應(yīng)用、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的成熟和普及。它以網(wǎng)絡(luò)為根底，以工作流為主要技術(shù)手段，但是

5、難以實現(xiàn)隨時隨地、移動的辦公，因而難以實現(xiàn)企業(yè)資源利用最大化，而且系統(tǒng)開發(fā)和操作使用復(fù)雜，投資昂貴，得不到充分的推廣。第三代OA不僅模擬和實現(xiàn)了工作流的自動化，還模擬和實現(xiàn)了工作流中每一個單元和每一個工作人員運(yùn)用知識的過程。第三代OA系統(tǒng)具有幾個突出的特點(diǎn):實時通信員工與專家可以網(wǎng)上實時交流、信息廣泛集成的內(nèi)容編目、知識門戶的構(gòu)造。實際上，無論實時交流、信息集成還是門戶建設(shè)都是知識管理的要素。因此，第三代辦公自動化系統(tǒng)的核心是知識，實現(xiàn)的根底是知識管理技術(shù)。在傳統(tǒng)OA中，企業(yè)的所有動作都是圍繞著具體的事務(wù)來進(jìn)行的，而OA的目的也在于幫助企業(yè)擺脫局部手工工作，在一定程度上提升業(yè)務(wù)效率。傳統(tǒng)OA中

6、的信息是以單純的文檔、或靜態(tài)數(shù)據(jù)等形式存在，信息的覆蓋面和覆蓋深度十分有限，難以將其凝練成知識，更無法建立很好的知識管理體系。而新一代OA不僅提供根本的信息和事務(wù)管理平臺，還關(guān)注這些信息和業(yè)務(wù)過程中所包含的知識，并利用系列知識管理工具實現(xiàn)對其的獲取、轉(zhuǎn)化、存儲和利用，以支持企業(yè)知識型組織的建立?？梢哉f知識管理是傳統(tǒng)辦公自動化和新一代辦公自動化的主要區(qū)別。3相關(guān)技術(shù)介紹以及應(yīng)用基于知識管理的辦公自動化系統(tǒng)作為一種更高層次的管理系統(tǒng)，它的實現(xiàn)技術(shù)主要有工作流及工作流技術(shù)和知識管理技術(shù)。基于知識管理的辦公自動化系統(tǒng)的功能越來越強(qiáng)大，在社會生活中的應(yīng)用也越來越廣泛，已經(jīng)在很大程度上提高了辦公效率，同時

7、也提高了辦公的可靠性，從而提高企業(yè)的競爭力。3.1工作流技術(shù)以及工作流管理技術(shù)工作流是一類能夠完全或者局部自動執(zhí)行的經(jīng)營過程，它根據(jù)一系列過程規(guī)那么、文檔、信息或任務(wù)能夠在不同的執(zhí)行者之間進(jìn)行傳遞與執(zhí)行。工作流管理系統(tǒng)是一個軟件系統(tǒng)，它完成工作流的定義和管理，并按照在計算機(jī)中預(yù)先定義好的工作流邏輯推進(jìn)工作流實例的執(zhí)行。在工作流管理系統(tǒng)的支撐下，通過集成具體的業(yè)務(wù)應(yīng)用軟件和操作人員的界面操作，能夠良好的完成對企業(yè)經(jīng)營過程運(yùn)行的支持。不同的工作流管理系統(tǒng)具有不同的應(yīng)用范圍和實施方式，從比擬高的層次上來抽象地考察工作流管理系統(tǒng)，可以發(fā)現(xiàn)所有的工作流管理系統(tǒng)都提供以下的三種功能:(l)建立階段功能:主

8、要考慮工作流過程和相關(guān)活動的定義和建模功能。在這個階段，利用一個或多個建模技術(shù)與工具，完成實際的經(jīng)營過程到計算機(jī)可處理的形式化定義的轉(zhuǎn)化。(2)運(yùn)行階段的控制功能:在一定的運(yùn)行環(huán)境下，執(zhí)行工作流過程，并完成每個過程中活動的排序和調(diào)度功能。它解釋已經(jīng)創(chuàng)立好的工作流模型，即根據(jù)模型來調(diào)度一個過程中不同的任務(wù)并且激活相應(yīng)的人或應(yīng)用程序。過程控制實際上由稱為工作流引擎的軟件模塊來完成。3.2知識管理技術(shù)知識管理是一個系統(tǒng)工程，目標(biāo)是幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)潛在知識、定位擁有專門知識的人、傳遞知識和有效地利用知識。知識管理可以幫助企業(yè)解決知識共享和再利用的問題，意味著在恰當(dāng)?shù)臅r間，將正確的知識傳給正確的人，使他們采

9、取適合的行動，防止重復(fù)錯誤和重復(fù)工作。在傳統(tǒng)的辦公自動化系統(tǒng)中，由于系統(tǒng)的功能較為單一，不能滿足辦公需求，在知識管理成為新型的信息化管理模式的形勢下，將知識管理和辦公自動化結(jié)合必將在很大程度上提高效率?；谥R管理的辦公自動化系統(tǒng)，融合了信息處理、業(yè)務(wù)流程和知識管理于一體，實現(xiàn)了從已有的工作流應(yīng)用系統(tǒng);到更高級的決策智能系統(tǒng);的革命性轉(zhuǎn)變，使其在平安性、管理性、開放性和開發(fā)環(huán)境方面獨(dú)具優(yōu)勢。并且它強(qiáng)調(diào)以知識管理為核心，提供了豐富的學(xué)習(xí)功能與知識共享機(jī)制，大大提高了企業(yè)與機(jī)構(gòu)的整體創(chuàng)新和應(yīng)變能力。以公文流轉(zhuǎn)為例，第二代辦公自動化實現(xiàn)了收發(fā)文和檔案管理一體化的自動處理，第三代辦公自動化在此根底上更

10、為文件處理的每一個環(huán)節(jié)提供了該步驟所需要的相關(guān)知識，包括在線的專家、文件背景資料及企業(yè)其它的有關(guān)信息。因此，基于知識管理的第三代辦公自動化系統(tǒng)現(xiàn)在成為很多政府企業(yè)辦公地理想選擇。3.3辦公自動化系統(tǒng)的主要應(yīng)用基于知識管理的辦公自動化系統(tǒng)包括根本的日常辦公功能，主要有日程安排、文件管理、記事簿、通訊錄、郵件收發(fā)和個人設(shè)置。由于企業(yè)內(nèi)部存在不用的專屬管理部門、分管不同的業(yè)務(wù)，因此，系統(tǒng)還為局部部門提供相應(yīng)的業(yè)務(wù)管理環(huán)境。作為企業(yè)辦公的管理平臺，辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)了個人信息和業(yè)務(wù)信息的綜合管理功能。不同部門的人員，所從事的業(yè)務(wù)不同，系統(tǒng)為他們賦予不同的角色，并提供不同的交互界面。4結(jié)束語當(dāng)前是知識經(jīng)濟(jì)的時代，知識管理是企業(yè)在面臨一種新形勢下的戰(zhàn)略性反映，在市場全球化、一體化的