綜合管理文件整理歸檔要求

1、綜合管理文件整理歸檔要求綜合管理文件整理、歸檔相關要求一、檔案管理總體要求二、竣工文件的歸檔范圍歸檔 范圍包括高速公路項目建設過程中形成的有查考利 用價值的各種載體的文件材料、照片及音像資料等。根據交辦發(fā)2010382號關于印發(fā)公路建設項目文件材 料立卷歸檔管理辦法的通知，參照陜西省交通廳 陜西省公路工 程竣（交）工驗收辦法實施細則的規(guī)定，我們將公路工程竣工文 件材料歸檔范圍分為八大部分， 即第一部分立項審批文件； 第二部 分設計文件；第三部分工程準備（管理）文件；第四部分施工文件； 第五部監(jiān)理文件；第六部分交竣工驗收文件；第七部分科研、新技 術資料；第八部分資金管理文件，其中第三、四、五、七

2、部分要求在交工驗收前完成 。具體內容詳見交公路發(fā)201065號關 于印發(fā) 公路工程竣交工驗收辦法實施細則 的通知、交辦發(fā)2010382 號文件。（一）施工單位綜合管理文件材料的收集、整理施工過程中形成的文件材料要求收集齊全，按劃分的類別結合問題（事由）組卷。1、行政管理文件材料的收集范圍：包括項目經理部內部組織機構設置、項目人員變動、管理規(guī)章制度、規(guī)定辦法、會議紀要、勞動競賽、考評結果、獎懲文件、施 工總結等方面內容。2、質量技術文件材料的收集范圍:包括圖紙審查，技術交底、導線點、水準點、斷面復測、施工 要求，施工方案的申報及批復文件；試驗室資質批復文件，測量、 試驗儀器、拌合樓檢定證書、張拉

3、機具校驗證書、階段性檢測結果, 工程質量事故報告，施工質量責任卡、施工日志等文件。建設單位 或監(jiān)理單位關于質量方面的巡查通報、通知及回執(zhí)、監(jiān)理工作指令、 停工、返工、復工令。3、安全及文明施工文件材料的收集范圍：包括安全生產組織機構、安全生產制度、安全生產操作規(guī)程， 文明施工，防汛工作，文明施工巡查通知及回執(zhí)、監(jiān)理工作指令、 停工、復工令。4、進度控制文件材料的收集范圍：包括開工令、總體開工報告及批復文件、施工組織設計、施工 單位上報的年、階段、月計劃或調整計劃、進度計劃保證措施，施 工月報。關于進度控制的巡查通報、通知、監(jiān)理工作指令、停工、 復工令。5、費用支付文件材料的收集范圍：包括工程計

4、量證書、支付報表、工程量清單臺帳及工程數量批 復單、分項工程計量臺帳、索賠文件等。6、合同管理文件材料的收集范圍：包括材料供應、機械租賃、指令性分包分割合同或協(xié)議、 合同變更等。7、設計變更文件材料的收集范圍：包括施工過程中形成的設計變更、費用變更及支付等。8、交工驗收文件材料的收集范圍:合同段質量檢驗評定表，合同段交工驗收文件材料等。9、照片及音像文件材料的收集范圍：包括反映建設過程重大活動、原地形地貌、不良地質條件、施 工工序、重大事故、工程竣工照片、錄音、錄像材料等。(二)監(jiān)理單位綜合管理文件材料的收集、整理。收集齊全，按劃分的類別結合問題(事由)組卷。1、綜合管理文件材料的收集范圍：監(jiān)

5、理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理工作總結等監(jiān)理工 作的規(guī)章制度、機構、人員設置、安全生產、文明施工、會議文件、 聲像材料、監(jiān)理工作月報、年報。2、質量控制文件材料的收集范圍：(1)包括路基、路面、橋梁、互通立交、隧道、交通安全設施、 環(huán)保、機電、房屋建筑、連接線、過境線、引線、改河、改線工程 等的監(jiān)理抽檢、試驗記錄；旁站記錄；交工驗收報告及合同段、單 位、分部、分項工程質量檢驗評定表等監(jiān)理現場抽檢文件材料。(2)原材料料源、配合比報批文件材料、原材料抽檢試驗記錄、 報告。(3)監(jiān)理日志。(4)質量技術管理文件。主要收集內容包括：圖紙審查；導線點、水準點、斷面復測； 施工方案的報批文件；測量

6、、試驗儀器、拌合樓檢定證書；張拉機 具校驗證書、階段性檢測結果；工程質量事故報告；監(jiān)理指令、停 工、返工、復工令、質量巡查通知及回執(zhí)、 施工質量卡等文件材料。3、進度控制文件材料的收集范圍:(1)包括年、月計劃及計劃完成情況的報表等文件材料。(2)合同段、單位、分部、分項工程開工通知書。(3)其它有關進度的文件材料。4、費用控制及支付文件材料的收集范圍：(1)有關索賠費用的文件材料。(2)有關計日工問題的文件材料。(3)有關單價調整及國家物價調整引起的工程費用變動的文件材 料。(4)有關暫定金額使用情況的文件材料。(5)計量證書、支付報表、工程量清單臺帳以及分項工程計量臺 帳、工程數量批復單。

7、(6)其它與工程費用有關的文件材料。(7)工程單價分析等文件材料。(8)監(jiān)理支付月報表歸檔為監(jiān)理費用支付報表。5、工程設計變更文件材料的收集范圍：包括設計變更、工程量變更及費用問題的報批文件材料、圖表等。6、工程驗收(1)監(jiān)理工作報告及監(jiān)理總結等文件材料。(2)有關工程驗收的文件材料。四、案卷的編制案卷由案卷卷盒、內封面、卷內目錄、卷內文件材料及備考表 組成，其格式均應符合科學技術檔案案卷構成的一般要求（GBT 11822-2008）。（一） 封面的編寫卷盒封面及卷脊可只填寫案卷的檔號和立卷單位。案卷內封面的項目包括：檔號、案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、 密級。1、檔號整理過程中可用

8、鉛筆填寫歸檔號。2、案卷題名案卷題名擬寫要求既全面又精煉，既能反映出一個案卷內所 有文件材料的內容，又要文字準確，言簡意賅，字數一般控制在六 十字以內。管理性文件材料的案卷題名包括責任者、內容（事由）、文種。一個案卷內若責任者較多， 可選擇有代表性的兩至三個單位 即可，但責任者包括立檔單位的不能省略。內容應包括卷內文件的內容。一個案卷中若文件材料內容、事由較多，寫出文件的關鍵詞即可；文種也寫出主要的三種即可。3、立卷單位組卷的單位或部門。4、起止日期卷內文件形成的最早和最晚的時間：年、月、日。例 2010.3.14 2010.6.195、保管期限填寫劃定的保管期限，分別為永久、30年、10年。

9、（二）卷內目錄的編寫卷內目錄包括：序號、文件編號、責任者、文件題名、日期、 頁次、備注等。1、序號：填寫文件材料排列的順序號，用阿拉伯數字從1開始依次標注。2、文件編號：填寫原文件材料的文號（包括發(fā)文機關代字和 文件編號）或原始編號或圖號。3、責任者：責任者填寫文件的形成單位或主要形成單位。填 寫時一般應寫全稱或通用簡稱。4、文件題名：填寫文件材料標題的全稱。一般應照實抄錄， 有副標題或弁列題名的文件， 若正題名能夠反應內容時， 副標題一 般無須抄錄；文件沒有題名或題名含義不清、不能揭示或不能全面揭示文件內容的，應補充擬定題名，弁加口 ；如有些會議通知文 件標題只有“通知”兩字，沒有反映文件內

10、容，就需要補充為關于召開xxx會議的通知。有些歸檔文件的附件獨立性較強的， 如正文僅有實施意見，附件則是具體的條文規(guī)定或是正文重要的補 充和說明，在正文和附件作為一件時， 可在正文題名后抄錄附件題 名，外加（）。例如有這樣一個文件：建設集團公司關于印發(fā)高 速公路竣工文件編制辦法的通知，正文中只有實施意見，而需 要在工作中貫徹執(zhí)行的主要內容是作為附件的辦法，這時，就要在正文題名后抄錄附件的題名，外加（）o5、日期：填寫文件材料形成的最終日期，填寫時應以 8位阿 拉伯數字標注年、月、日，單月日前補 0,如：2006年1月8日可 標注為20060108。6、頁次：填寫每件文件材料的首頁上標注的頁號，

11、卷內最后 一份文件填寫首頁與尾頁號； 屬已裝訂成冊的文件材料， 在頁次欄 中填寫冊數，弁在備注欄中注明累計總頁數。7、備注：填寫歸檔文件需要補充和說明的情況，包括密級、 缺損、修改、補充、移出、銷毀等。需要說明的情況較多時，要在 備注欄標“ *”，將具體內容填入備考表中。提供電子版作為文件級目錄，弁交檔案室。卷內目錄除卷內的紙質目錄外，還需歸檔1份電子目錄。（三）備考表的編寫1、互見號填寫反映同一內容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的 檔號。檔號后應注明檔案載體形式，弁用括號括起。2、說明填寫卷內文件材料需要說明的情況， 包括文件收集的齊全完整 程度，文件本身的狀況（如字跡模糊、缺損、復印件

12、歸檔的原因及 原件歸檔號指向）等。3、立卷人案卷組卷人員簽名弁填寫日期。4、檢查人部門或項目負責人簽名弁填寫日期。（四）文件材料頁號的編寫案卷內文件材料均以有書寫內容的頁面編寫頁號。單面書寫的文件材料在其右下角編寫頁號； 雙面書寫的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角編寫頁號，圖樣頁號編寫在標題欄外。大張 的文件或圖表折疊后，仍按未折疊前有圖文的編寫頁號。 成套圖樣 或印刷成冊的文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內目錄，不 必重新編寫頁號；與其他文件材料組成一卷的， 排在卷內文件材料 最后，將其作為一份文件填寫目錄，不必重新編寫頁號。卷內目錄 與卷內備考表不編頁號。 在最終成冊前，頁碼可

13、用鉛筆標注在裝訂 線側下角，確認準確無誤后再用打號機或簽字筆編號。（五）卷內文件材料排列管理性文件按照問題結合單位、分部、分項工程組卷，同一類 別內的文件材料可按事由、 時間排列。同一事由的相關文件應該排 列在一起。這里的事由可以指一件具體的事情， 或一個具體的問題， 或一段較緊密的工作過程等。 例如：某個標段路基挖方工程量需要 變更，施工單位擬文上報駐地監(jiān)理辦請求批復，駐地辦根據自己的職責權限直接批復或上報總監(jiān)辦， 總監(jiān)辦根據自己的職責權限直接 批復或上報管理處批復，這一過程中形成的文件材料就作為一個事 由必須排列在一起。一件文件材料正文在前，定稿在后；正文在前， 附件在后；轉發(fā)文在前，被轉

14、發(fā)文在后；文字材料在前，圖樣在后； 公文處理單排在該文件最前面。同一事由的文件材料，批復在前、 請示在后。針對一個批復文件有多個單位的請示的情況，批復在前，其后附批復所針對的請示文件，其次是依次上報的請示文件。相近 事由文件按文件形成時間的先后順序排列，不同事由的文件 可按文件形成時間的先后順序排列， 也可按事由的重要程度排列， 即將 主要職能或重要活動形成的文件排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面，或將綜合性工作排在前面，具體業(yè)務工作排在后面。一個案卷內不同事由的文件材料應分別集中排列在一起，例如，管理處行政管理性文件的一個案卷，就可將管理制度的相關材料排在 前面，然后再排內部組織機構、

15、人員的變動、勞動競賽等其他文件 材料。五、文件收集整理中應當注意的問題1、建設單位的發(fā)文，歸檔時要求一式兩份原件，重要的可增加歸檔份數。其中一份根據歸檔范圍和保管期限的規(guī)定，按文件材料所反映內容、問題分類、整理歸檔，另一份按年度、文號順序 排列，裝訂成冊。另外還要注意，歸檔的兩份文件若有附件，都必須收集齊全、完整。2、各部門要注意收集、整理、歸檔本單位管理工作中產生的 和沒有以文件形式上報的重要材料，例如：調研報告、統(tǒng)計報表、 會議記錄、電話記錄等。3、歸檔的本單位日常工作中形成的文件材料必須是原件。有關人員簽名和簽署意見都應為本人手簽，不得使用手簽章。4、歸檔的文件材料應字跡清楚、圖樣清晰、

16、圖表整潔，簽字認可手續(xù)完備。需永久、長期保管的文件不應用已褪色的書寫材料 書寫、繪制。大小不一的紙統(tǒng)一折疊或粘貼在A4紙上，注意盡量減少折疊次數，同時折痕處應盡量位于文件、圖表字跡之外。凡為 易褪色材料，如復寫紙、熱敏紙等形成的弁需要永久和長期保管的 文件，應附一份復印件。6、錄音、錄像文件應保證載體的有效性。長期存儲的電子文 件應用不可擦除型光盤7、除成冊文件材料和藍圖外，按三孔一線方式裝訂。案卷裝 訂前應去除金屬物及塑膠等易老化腐蝕的材料。8、下列文件可不歸檔：普發(fā)性不需要本單位辦理的文件材料、任免、獎懲非本單位人員的文件材料；無查考利用價值的事務性、臨時性文件，如會議通 知，一般性文件的

17、歷次修改稿、各次校對稿，不需辦理的一般性人 民來信、電話記錄，單位內部互相抄送的文件材料；同級不需要貫 徹執(zhí)行的文件材料，不需要辦理的抄送文件材料；供參閱的簡報、 情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。六、幾點要求根據交通部交辦發(fā)2010382號關于印發(fā) 公路工程竣工文件 材料立卷歸檔管理辦法 的通知附件1:公路建設項目文件材料 收集歸檔單位的有關要求，對綜合管理文件的歸檔單位(向建設單 位歸檔)提出以下建議，以避免文件材料重復歸檔。(1)工程質量、安全、進度、費用控制管理性文件：項目法 人普發(fā)的文件由項目法人歸檔；針對性的，由相關單位歸檔；監(jiān)理 單位與項目法人的來往文件由監(jiān)理單位歸檔；施工單位與項目法 人、監(jiān)理單位