綜合辦公室的精細(xì)化管理細(xì)則

1、綜合辦公室的精細(xì)化管理細(xì)則辦公室精細(xì)化管理細(xì)則目錄 TOC o 1-5 h z 1、文件管理制度32、文書管理制度53、檔案管理制度64、辦公用品管理制度 85、會議管理制度106、日常事務(wù)管理制度 117、用章管理制度138、車輛管理制度159、附則182文件管理制度第一條管理要點(diǎn)1、文件管理的范圍包括：上級下發(fā)文件、單位各類制度文件、外部傳真文件、 政策指導(dǎo)類文件、各類合同文件等。2、制度類文件按照單位文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫，統(tǒng)一頁眉、頁腳，寫明全稱 及文件性質(zhì)；正文部分寫明題目、時間、發(fā)文部門、內(nèi)容等信息；措辭規(guī)范，表達(dá)無 歧義。3、根據(jù)文件屬性、類別，對所有文件進(jìn)行編號，根據(jù)編號定期歸檔

2、，做好相 應(yīng)的文字記錄，以備查閱第二條制度規(guī)范1、文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí) 行。2、單位收到各類文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。3、辦公室人員對一般性文件進(jìn)行分類管理，定期整理并制作相關(guān)報(bào)表予以存檔。4、其他各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，辦公室 管理人員對文件借閱情況進(jìn)行登記，做好借閱記錄并限期清退。5、辦公室各類收文應(yīng)按時間、內(nèi)容、部門、名稱等進(jìn)行整理，附件、批件、 定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。3第三條文件管理流程1、內(nèi)部文件管理流程：起草文件？審查編號？審批、簽發(fā)？打?。總靼l(fā)？文件存檔2、外部

3、文件管理流程：外部收文？文件批閱？文件整理？文件存檔3、借閱流程：提出申請？辦理手續(xù)？批準(zhǔn)？借閱？清退？文件存檔4文書管理制度第一條管理要點(diǎn)1、為確保文書制發(fā)、處理、管理工作順利進(jìn)行，保證單位內(nèi)部資料的安全 性、完整性，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率，充分發(fā)揮文書在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo) 作用。2、文書管理范圍包括：一般性文書（通知、公告、申請、會議紀(jì)要、總結(jié)匯 編）、發(fā)文文書（學(xué)習(xí)資料、各類簡報(bào)）、宣傳資料、各類應(yīng)存檔的圖表、其他有關(guān) 單位的重大事項(xiàng)文書資料。3、根據(jù)文書性質(zhì)進(jìn)行編號整理，定期對文書進(jìn)行歸檔整理，保持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。第二條制度規(guī)范1、根據(jù)單位實(shí)際需要及上級安排，起草編寫

4、內(nèi)部公開文書，張貼公示學(xué)習(xí)。2、按時間、內(nèi)容等合理排列，整理歸檔，堅(jiān)持平時歸檔與年終歸檔相結(jié)合， 對照編號列出整理清單。3、根據(jù)文書的時效性和保存的價值性，對文書進(jìn)行整理 ；如有需銷毀的，須上 級審批同意，方可銷毀。第三條文書管理流程起草文書？存檔？更新目錄（紙質(zhì)檔與電子檔）？借閱？清退5檔案管理制度第一條管理要點(diǎn)1、為了維護(hù)檔案的真實(shí)性和可查閱性，使檔案管理更科學(xué)、更專業(yè) ；及時分 類、整理、編輯、傳遞文書資料，提高檔案管理質(zhì)量與效率。2、檔案管理范圍：單位各類證照及各類文件、文書資料、其他應(yīng)存檔的信息資 料。3、根據(jù)各類資料性質(zhì)、用途等進(jìn)行相應(yīng)的歸檔、整理、備注，并存入專門的 檔案文件柜保

5、管。第二條制度規(guī)范1、應(yīng)歸檔的文件、材料由辦公室人員負(fù)責(zé)收集，份數(shù)齊全，包括附件等。2、所有歸檔文書材料經(jīng)過初步整理，根據(jù)時間先后順序再按同一項(xiàng)目文書材 料集中整理，并貼上標(biāo)簽3、堅(jiān)持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合，對照編目，列出 清單。4、檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定，履行保密手續(xù)，特別是單位職工個人信 息、單位圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。5、檔案接收、移交，必須根據(jù)檔案管理制度嚴(yán)格做好記錄。66、如各部門或職工個人需借閱相關(guān)檔案資料，辦公室人員應(yīng)及時做好相應(yīng)的 記錄。第三條流程設(shè)計(jì)排序？編制編目？存檔。根據(jù)文件、文書目錄整理？7辦公用品管理制度第一條管理要點(diǎn)1、

6、為了加強(qiáng)辦公用品管理，規(guī)范辦公用品管理各項(xiàng)程序，節(jié)約辦公經(jīng)費(fèi)，提 高利用效率。2、辦公用品管理人員負(fù)責(zé)辦公用品的管理工作，權(quán)責(zé)一致嚴(yán)格要求，無私自 挪用現(xiàn)象。3、辦公用品保管實(shí)行“日清月結(jié)，出入庫等量、年終查存統(tǒng)計(jì)”原則。4、辦公用品的采購，應(yīng)進(jìn)行多方比較，保證性價比和質(zhì)量，擇優(yōu)選用，合理 開支。第二條制度規(guī)范1、單位辦公用品的采購、保管、發(fā)放和辦公設(shè)備的入庫登記由辦公室全權(quán)負(fù) 責(zé)。2、辦公用品購谿應(yīng)遵循以下程序：各科室將所需辦公用品填寫辦公用品中購單經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后報(bào)至辦公室，辦公室根據(jù)各部門的需求計(jì)劃和月末辦公用品清算單中 的物品實(shí)際庫存和用量，做出采購計(jì)劃，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字后方可采購。對急用品

7、的 采購，可根據(jù)具體實(shí)際進(jìn)行靈活處理，但必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3、辦公室應(yīng)對辦公用品進(jìn)行及時出入庫登記，注明名稱、數(shù)量、規(guī)格、出入庫時間等，做到賬物相符。84、各部門申領(lǐng)的辦公用品需及時發(fā)放，并做好填表記錄 ；因特殊情況急需領(lǐng)用 未填表登記，事后須及時補(bǔ)填。5、任何人不得私自挪用辦公用品。6、辦公用品管理人員負(fù)責(zé)辦公用品的發(fā)放和登記。8、管理員定期對辦公用品進(jìn)行盤查，核實(shí)庫存，保證出入庫等量。第三條管理流程設(shè)計(jì)填寫辦公用品申購單？審批？采購？入庫登記？發(fā)放。9會議管理制度第一條管理要點(diǎn)1、為了提高會議質(zhì)量，促進(jìn)有效溝通，提高行動能力，進(jìn)而規(guī)范會議管理。2、根據(jù)單位實(shí)際及具體的情況，確定會議召開的必要

8、性。3、清楚會議召開目的，合理安排時間，做到少而精、精而細(xì)，講究高效原則。4、按照制度規(guī)定，嚴(yán)格會議管理，參會人員準(zhǔn)時參加會議，并遵守會議紀(jì) 律。第二條制度規(guī)范1、收集會議議題，根據(jù)選定的議題收集會上所需資料，擬定會議時間、地點(diǎn) 等做好會議通知工作。2、會議主持人負(fù)責(zé)會議的召開并負(fù)責(zé)現(xiàn)場秩序的維護(hù)，行政專員負(fù)責(zé)做好相應(yīng)的會議記錄。4、按照時間排列，將所有會議記錄文字資料整理并歸檔。5、會議記錄為單位的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外泄 ；如需查閱應(yīng)嚴(yán)格按 照文書管理制度規(guī)定執(zhí)行。第三條會議管理流程準(zhǔn)備所需資料？通知參加人做好會議記錄會后？會議記錄歸檔整理。10日常事務(wù)管理制度1、接待管理第一條 來

9、客接待是行政事務(wù)的重要組成部分，為使接待工作規(guī)范有序，維護(hù) 單位的良好形象，對接待工作做具體的要求。第二條 以主動、熱情、禮貌為原則，接待人員應(yīng)落落大方，以禮相待。按照 接待要求，嚴(yán)格自己要求，做到言行、禮儀規(guī)范。第三條 接待人員問清來者意圖，引領(lǐng)其見所需見的人員，并奉上茶水，做好 一系列的后續(xù)工作。第四條 接待流程：接待來訪人員？詢問來意，需要找的人？通知被訪者？引領(lǐng)會 見？奉上茶水？送客？整理客人走后清潔。2、報(bào)刊收發(fā)整理第一條 辦公室管理人員按照單位實(shí)際需要，訂閱報(bào)刊，做出計(jì)劃預(yù)算，負(fù)責(zé) 辦理訂閱的有關(guān)手續(xù)。第二條 辦公室管理人員負(fù)責(zé)每日收取報(bào)紙并整理報(bào)紙，11動職工的積極性和主動性，根

10、據(jù)實(shí)際嚴(yán)格制度。第二條后勤管理主要為考勤登記匯總管理工作。第三條 辦公室人員每周對考勤表收集一次，并打印最新考勤登記表，月末根 據(jù)簽到情況進(jìn)行總的考勤匯總。第四條合理安排周末、節(jié)假日值班工作。第五條 考勤流程：打印簽到登記表？如實(shí)審核？匯總登記？報(bào)表。4、文化宣傳管理第一條負(fù)責(zé)單位內(nèi)部文化活動的宣傳和落實(shí)工作，同時負(fù)責(zé)單位外部的宣傳 維護(hù)工作。第二條根據(jù)需要，及時收集信息、加工信息，做好信息傳遞工作。第三條 關(guān)注國家政策法規(guī)，及時記錄政策動向，制作簡報(bào)以供學(xué)習(xí)。第四條收集與工作有關(guān)的學(xué)習(xí)資料，豐富大家的知識面，附上簽閱單進(jìn)行進(jìn) 度跟蹤。第五條 流程設(shè)計(jì)：獲取信息來源？編輯整理？張貼？學(xué)習(xí)？存檔

11、。5、其他事務(wù)第一條各類標(biāo)語、宣傳制作、收發(fā)傳真等其他事務(wù)。第二條 負(fù)責(zé)單位文書的打印復(fù)印工作。第三條 協(xié)助其他部門工作，完成上級交代的其他任務(wù)。第四條 領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時性工作。12用章管理制度第一條管理要點(diǎn)1、單位公章、合同章等印章：由辦公室指派專人負(fù)責(zé)管理。2、單位財(cái)務(wù)專用章、法人代表名章:由專人負(fù)責(zé)管理。第二條印章使用范圍1、單位各類合同。2、單位各類報(bào)表。3、文件材料。4、證明材料。5、其它需要使用印章的文書。第三條制度規(guī)范1、公章、合同章使用：用章申請人應(yīng)詳細(xì)填寫印章使用記錄表注明使用時 問、使用人、具體內(nèi)容、批準(zhǔn)人等。2、合同、協(xié)議：合同、協(xié)議等經(jīng)會簽后，由有相應(yīng)負(fù)責(zé)人的簽字，經(jīng)

12、由站長審 批后可以使用印章。3、報(bào)表：包括財(cái)務(wù)報(bào)表、社保報(bào)表等向相應(yīng)上級或政府機(jī)構(gòu)上報(bào)的報(bào)表。需經(jīng) 相應(yīng)副站長審核，站長批準(zhǔn)后可以使用印章。4、文件材料、證明材料及其它文書：經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)審核、站長審批后方可使 用印章。5、一般文書：如本單位人員外出聯(lián)系業(yè)務(wù)的介紹性文 13件、證明信、職工收入證明等，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核，站長同意后，可以使用公章。6、其它：上述內(nèi)容未涉及到的文件，需要用章時應(yīng)視具體情況，請示領(lǐng)導(dǎo)后方 可使用印章。第四條特殊情況處理如工作緊急，審批人又不在單位，印章管理人員需通過電話等方式親自與審批人聯(lián)系，得到批準(zhǔn)后，可以使用印章，并及時登記用章管理。第五條印章借出1、原則上單位各類

13、印章不得帶出使用2、由于業(yè)務(wù)需要，為了提高工作效率，以下事由可以將印章借出：銀行所需印鑒時；其它必須帶印章的工作。3、印章借出規(guī)定：因工作需要攜帶公章外出時，必須有兩人同行，并同時辦理 印章借用手續(xù)。印章借出時間不得超過 8小時，返回后，應(yīng)及時歸還印章。14車輛管理制度第一條管理要點(diǎn)1、單位公務(wù)車的證照及稽核等事務(wù)統(tǒng)由辦公室負(fù)責(zé)管理，并定期指派專人負(fù) 責(zé)維修、檢驗(yàn)、清潔等。2、用車須于事前向辦公室申請調(diào)派，車輛派出要遵循對于同一方向、同一時間段的派車盡量合用、減少派車次數(shù)和車輛使用成本的原則。3、對于不按規(guī)定辦理申請的，不得派車。第二條制度規(guī)范1、使用人必須具有駕照。2、公務(wù)車不得借予非本單位

14、人員使用。3、所有公務(wù)車輛一律不得私用。4、駕駛?cè)隧殗?yán)守交通規(guī)則。5、使用人于駕駛車輛前應(yīng)對車輛做基本檢查（如水箱、油量、機(jī)油、煞車油、 電瓶液、輪胎、外觀等）。如發(fā)現(xiàn)故障、配件失竊或損壞等現(xiàn)象，應(yīng)立即報(bào)告，否 則最后使用人要對由此引發(fā)的后果負(fù)責(zé)。6、使用者應(yīng)將車輛停放于指定位谿、停車場或適當(dāng)、合法位谿。任意放谿車 輛導(dǎo)致違犯交規(guī)、損毀、失竊，由使用者賠償損失。第三條車輛保養(yǎng)管理151、駕駛?cè)藛T要愛護(hù)車輛，精心保養(yǎng)，使車輛保持良好狀況。如需維修，由駕 駛?cè)藛T提出維修申請，要貨比三家，選擇質(zhì)量好價格低的汽修廠進(jìn)行修理或在指定 的維修點(diǎn)更換汽車零配件，并做到提前電話匯報(bào)，且將換下的廢棄零配件保存，

15、由 單位統(tǒng)一回收，統(tǒng)一處理。在支付維修費(fèi)用的同時，應(yīng)要求維修點(diǎn)必須開具增值稅 發(fā)票，并提供相對應(yīng)的零配件明細(xì)單。特殊原因也必須事后補(bǔ)報(bào)，以備單位備案核 查。2、車輛于行駛途中發(fā)生故障或其他耗損急需修復(fù)或更換零件時，可視實(shí)際情 況需要進(jìn)行修理。第四條違規(guī)與事故處理.在下列情形之一的情況下，違反交通規(guī)則或發(fā)生事故，由駕駛?cè)素?fù)擔(dān)。(1)無照駕駛。(2)未經(jīng)許可將車借予他人使用。.違反交通規(guī)則，其罰款由駕駛?cè)素?fù)擔(dān)。.各種車輛如在公務(wù)途中遇不可抗拒之車禍發(fā)生，應(yīng)先急救傷患人員，向附近 警察機(jī)關(guān)報(bào)案，并即與辦公室聯(lián)絡(luò)協(xié)助處理。如屬小事故，可自行處理后再向辦公 室報(bào)告。第五條車輛用油管理辦公室建立車輛的用油臺賬，不定期核算，抽查，嚴(yán)格按行車?yán)锍膛c百公里耗 油標(biāo)準(zhǔn)核發(fā)油料，辦公室人員做好油卡記錄，油卡由辦公室管理登記。單位車輛一 律憑卡指定加16油站加油。1、所有車輛加