行政后勤概述

1、行政后勤概述一、行政工作演化史企業(yè)組織架構(gòu)中，較為完善的，都少不了一個行政部門，然而在民營企業(yè)的現(xiàn)實管理中，這個部門又倍受其他部門和人員的非議，其原因是行政工作多是服務(wù)性的，而且工作成績又沒有明顯的結(jié)果，在工作考核中又不能量化，一般容易被老板忽視，在有的公司甚至被老板認為是可有可無的，所以該部門的主管人員在目前來說，流失量比一般其他部門主管人員流失量要大得多。其實，行政部作為公司的一個幕僚部門，肩負整個公司的管理重任，不僅為公司正常的運轉(zhuǎn)提供了服務(wù)平臺，而且為公司的所有活動提供各種支持和服務(wù)。同時也是一個結(jié)交三教九流、兩道兼吃、磨練口才、修煉身心、通向社會的大熔爐。一般說來，企業(yè)設(shè)立行政管理部

2、門的初衷往往是將主營業(yè)務(wù)（研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等）之外的事務(wù)性工作剝離開來，使得企業(yè)的管理者能夠集中精力做主營業(yè)務(wù)。隨著企業(yè)的逐步發(fā)展和壯大，我們又從行政中分離出市場、財務(wù)、人力資源、客戶服務(wù)等等專門機構(gòu)。不斷派生的專門機構(gòu)因為其職能的單一性而顯得愈發(fā)重要，在企業(yè)中的作用也更加明顯，相形之下，作為?母體?的行政工作就日益顯得沒落，分出去的全部是相對重要的工作，留下來的純粹是事務(wù)性工作。因此對于許多企業(yè)來說，行政工作似乎越來越?jīng)]有重要性可言，在管理者眼中，行政平日里的工作就是東修西補、保潔保安、收發(fā)傳真、前臺接待等，工作雖不可或缺但也無關(guān)大局。這是對企業(yè)行政工作的偏見，真正意義上的企業(yè)行政全然不是這

3、個樣子。專門的行政管理部門，諸如辦公室、總經(jīng)理辦公室、總務(wù)部、行政部等等雖擔負著企業(yè)行政管理的組織實施、具體操作，但只是行政管理工作中的一個部分、一個環(huán)節(jié)，是整個行政管理系統(tǒng)中的一個小系統(tǒng)。二、對企業(yè)行政工作的認知行政在企業(yè)中是什么？行政是接待小姐，PA阿姨，辦公文具，名片，飛機票，屏風，廁紙，咖啡，司機，快遞的臟手，桌子底下小姐們的臭鞋還有，行政到底是什么？目前，人們對企業(yè)行政的理解仍然比較模糊。大體上，人們對?行政?的認知有兩種解釋。第一種解釋，也是最為中規(guī)中矩的解釋就是?政令的執(zhí)行?。對于?行政?最原始的理解是?權(quán)力?的概念，這在我國政府部門中得到很好的表現(xiàn)，例如我國關(guān)于政府公務(wù)員行政序

4、列、行政職能、行政權(quán)力的交割等。又例如我們國家還專門成立了國家行政學院。其實?管理?這個詞中把?理 ?字去掉，所有?管 ?的環(huán)節(jié)都有行政的概念在。因此，可以說行政無處不在。但是就目前企業(yè)的行政來講，我們存在著認識上的誤區(qū)，理解比較含混不清。那么，對一個企業(yè)來講行政是不是就是權(quán)力的概念呢？其實，對于企業(yè)來講?行政?是事務(wù)而非權(quán)力，它指的是事務(wù)性的工作。在企業(yè)做行政管理的人是一個直接參與事務(wù)性管理的人，主要的職能是管事，或者有一定的管理職務(wù)，透過人去管事。例如，鳳凰衛(wèi)視的老板劉長樂先生的名片上就印了?行政總裁劉長樂?，你認為這里的?行政?指的是權(quán)力還是事務(wù)呢？很顯然是權(quán)力的代表。從組織結(jié)構(gòu)上來看，

5、在企業(yè)里事務(wù)性工作的最高職位是什么呢？可能誰也無法脫口而出，因為這個叫法極其混亂，也沒有統(tǒng)一的標準。企業(yè)其他職能部門的叫法都比較統(tǒng)一，如?財務(wù)部?、 ?人力資源部?、 ?銷售部?、 ?市場部?等都是特定職能部門的固定叫法，但只有行政這一塊的叫法是五花八門的， TOC o 1-5 h z 有的企業(yè)叫?總裁辦?，有的企業(yè)叫?辦公室?，有的企業(yè)叫?行政人事部?，還有的企業(yè)叫?人事行政部?等。為什么有的是?人事?在前面，有的是?行政?在前面，這里面有什么區(qū)別嗎？其實，說到底就是誰比誰厲害的問題。還有更有趣的叫?綜合管理中心? 、?不管部?等?！景咐坑形焕蠋?，有一次在北京講課，有個同學與他交換了一張名

6、片，他發(fā)現(xiàn)這個同學的名片上面寫著?不管部?，當時嚇了一跳，就問那位同學：?為什么有這個部門呢？?那位同學笑了笑說：?我們這個叫法比較特殊，意思就是其他部門都不管的事歸我們管，所以叫不管部。 ?由此可見，在企業(yè)中人們對行政的理解很混亂，而且組織結(jié)構(gòu)可大可小，有的企業(yè)小到在人事部下面的兩個人負責行政事務(wù)， TOC o 1-5 h z 大到集團下設(shè)四大中心，其中一個中心就叫?行政管理中心?，這已經(jīng)是很大的?行政?概念了，基本上已經(jīng)跳躍出了事務(wù)性的工作，參與了權(quán)力性的工作。三、行政管理的內(nèi)涵及特點廣義的行政管理就是企業(yè)中除去基本的?研發(fā)?生產(chǎn)?銷售?這些直接創(chuàng)造企業(yè)效益的業(yè)務(wù)性工作之外的全部事務(wù)；狹義

7、的行政管理往往又將其中比較專業(yè)的?人事管理?與?財務(wù)管理?工作獨立出來所剩下的工作事務(wù)。這些剩下的事務(wù)又可以劃分為兩個方面：行政辦公管理和后勤服務(wù)管理，我們將其統(tǒng)稱為?行政后勤管理?。行政工作的最終目標是通過各種規(guī)章制度和人為努力使部門之間形成密切配合的關(guān)系，使整個公司在運作過程中成為一個高速并且穩(wěn)定運轉(zhuǎn)的整體；用合理的成本換來員工最高的積極性，以提高工作效率，完成公司目標發(fā)展任務(wù)。在企業(yè)發(fā)展、強大的過程中，行政管理工作發(fā)揮著不可替代的作用。它好比一支精良軍隊的后勤部門，確保前線工作者可以無后顧之憂的往前沖刺。行政管理主要有管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)三大功能。管理是主干，協(xié)調(diào)是核心，服務(wù)是根本?？偠灾?/p>

8、，行政管理的實質(zhì)是服務(wù)。因此，行政部門應(yīng)以服務(wù)為本，甘當幕后英雄的角色。行政以服務(wù)于企業(yè)為最終目的，行政部門應(yīng)該兢兢業(yè)業(yè)、認真細致地做好種種行政事務(wù)工作，把領(lǐng)導和員工從繁重、瑣碎的行政事務(wù)和生活瑣事中解脫出來。行政部門的工作永遠不會成為企業(yè)關(guān)注的中心。不但不可能，而且不應(yīng)該。因為，如果一個企業(yè)的關(guān)注點不幸竟在于行政部門，那只能說明行政工作做得實在太糟糕，影響了企業(yè)各方面的工作，影響了企業(yè)最終目標的實現(xiàn)，以致于引起了大家的關(guān)注。行政管理工作可以說是千頭萬緒、紛繁復雜。行政人員每天都面臨著大量的、瑣碎的和不起眼的事務(wù)。但這些事務(wù)只不過是行政管理這棵大樹上的枝枝葉葉而已。行政工作在其廣度、深度、重要

9、性及敏感性等方面都不同于企業(yè)其他方面的業(yè)務(wù)。行政工作涉及到企業(yè)內(nèi)部上上下下、左左右右、里里外外的溝通和協(xié)調(diào)。行政管理的廣度涉及到整個公司或集團的全部運作過程；行政管理的深度又涉及到許多局外人難以想象的細微末節(jié)；行政管理的重要是因為它是領(lǐng)導和各部門、眾員工之間的橋梁；行政管理的敏感是因為它涉及到每個成員的切身利益。眾所周知，行政管理是不涉及公司具體產(chǎn)品（ 含活動、服務(wù)）的生產(chǎn) （ 或提供 ） 的，它是為生產(chǎn)（ 或提供 ） 產(chǎn)品 （ 或活動、服務(wù)） 過程提供相應(yīng)的資源和服務(wù)，以及對過程中的人和事進行規(guī)范組織、監(jiān)控?？傮w來講，行政工作有以下十二字概述：搞好服務(wù)、管好事務(wù)、參與業(yè)務(wù)。這是行政工作的特點

10、，行政工作人員了解工作特點后可以有針對性、有重點、有目的地開展工作。企業(yè)的行政管理體系可以說是企業(yè)的中樞神經(jīng)系統(tǒng)。它是以總經(jīng)理為最高領(lǐng)導、由行政副總分工負責、由專門行政部門組織實施、操作，其觸角深入到企業(yè)的各個部門和分支機構(gòu)的方方面面的一個完整的系統(tǒng)或網(wǎng)絡(luò)。它的作用就是承擔著企業(yè)的全部行政管理工作，推動和保證著企業(yè)的研發(fā)、生產(chǎn)、市場、銷售等幾大塊業(yè)務(wù)順利、有效地進行并確保相互之間的協(xié)調(diào)。企業(yè)行政管理體系如此重要，然而卻幾乎沒有人去研究它，這是現(xiàn)今企業(yè)普遍感到最頭痛而改進它又不知如何下手的主要原因之一。行政管理體系的理想境界應(yīng)該是潤物細無聲的，它就像一部自動化程度很高的機器，這頭原料（任務(wù)）進去

11、，那頭成品（結(jié)果）出來，其中的許許多多曲曲折折，都消化在行政體系之內(nèi)。（二）行政管理體系組成專門的企業(yè)行政管理部門（通常稱為辦公室、總經(jīng)理辦公室、行政總務(wù)部、綜合管理部之類）擔負著企業(yè)行政管理的組織實施、具體操作。1、行政辦公管理行政辦公管理體現(xiàn)的是對行政事務(wù)的綜合性管理，具有較強的協(xié)調(diào)性、中樞性和業(yè)務(wù)性。主要包含有：行政制度建設(shè)及紀律監(jiān)督；文書檔案管理（文書撰寫與發(fā)文管理、文件收發(fā)、報刊信函收發(fā)、文書歸檔管理、圖書管理）；印章及資質(zhì)、證件管理；會務(wù)工作管理；公共關(guān)系管理；接待預(yù)訂服務(wù)；辦公自動化建設(shè)；值班管理；員工文體活動、旅游等。注：文體活動就是文娛和體育活動這兩方面。組織企業(yè)員工開展文體

12、活動可以強身健體、愉悅身心，也能改進企業(yè)氣氛、增強企業(yè)凝聚力。2、后勤服務(wù)管理后勤管理體現(xiàn)的是行政組織的物質(zhì)性資源供給與配臵管理，具有較強的保障性、服務(wù)性和社會性。主要包含有：食堂管理；宿舍管理；車輛（含司機）管理；安全與消防管理；治安管理；環(huán)境管理；物資管理（如辦公用品等）；名片、表單及印刷品管理；固定資產(chǎn)管理等。五、怎樣全面提升行政工作首先，就是加強服務(wù)意識，服務(wù)意識強是做好行政后勤工作的基礎(chǔ)。和其他工作比較起來，行政后勤工作更需要強化服務(wù)意識，努力提高服務(wù)水平。因為，行政后勤工作的價值和意義就在于為全公司政務(wù)提供保障，為全公司服務(wù)。這是行政后勤部門的使命，更是行政后勤部門之所以存在的價值

13、。切不可高高在上，擺出一副管理者的姿態(tài)。記住，我們是服務(wù)部門！其次，就是要實施規(guī)范化管理。通過制度、流程和表單來實現(xiàn)行政后勤工作的有序開展。1）加強企業(yè)行政管理的制度建設(shè)。?沒有規(guī)矩不成方圓?，制度的功能在于規(guī)范和約束行為，為此加強制度建設(shè)將有利于規(guī)范和約束后勤工作，使后勤保障工作有章可循、有法可依，也使今后的后勤保障工作更加程序化、規(guī)范化。2）要全面實行流程化管理。行政工作總是千頭萬緒，制度只是基礎(chǔ)，行政上的許多環(huán)節(jié)需要靠流程圖來實現(xiàn)，流程圖的好處就在于它能夠簡單明了地說明工作的關(guān)鍵點，做到?分工清晰、責權(quán)明確?， 使行政的各項工作條理清楚，有利于工作效率和工作質(zhì)量的提升。3）要加強表格化管

14、理。工作流程有了、責任權(quán)利明確了，具體的實施就可以靠表格來實現(xiàn)。表格是行政工作中的一個非常好的工具，許多復雜的工作只要用表格完全能說清楚，特別是一些需要有追溯性的工作，通過簡單的表格就可以實現(xiàn)。最后是提倡?辦公自動化?。 辦公自動化（ Office Automation ，簡稱OA）是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式，它以計算機為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進的通信技術(shù)，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，使企業(yè)內(nèi)部人員能夠方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復雜、低效的手工辦公方式，為科學管理和決策服務(wù)，從而達到提高行政效率的目的。一個

15、企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化的程度也是衡量其實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標準。六、行政工作的職業(yè)發(fā)展通路（中華英才/智聯(lián) /前程無憂）招聘網(wǎng)職位分類行政 /后勤類：行政總監(jiān)；行政經(jīng)理行政主管辦公室主任；行政專員助理；經(jīng)理助理秘書文員；圖書情報資料文檔管理；后勤；大公司行政職業(yè)通道：部門專員部門主管部門經(jīng)理總監(jiān)【案例一：劉邦的后勤總管】作為 ?漢初三杰?之一的蕭何，就是劉邦的后勤總管。漢高祖劉邦曾問群臣：?吾何以得天下？?群臣回答皆不得要領(lǐng)。劉邦遂說： ?我之所以有今天，得力于三個人運籌帷幄之中，決勝千里之外，吾不如張良；鎮(zhèn)守國家，安撫百姓，不斷供給軍糧，吾不如蕭何；率百萬之眾，戰(zhàn)必勝，攻必取，吾不如韓信。三位皆人杰，吾能用之，此吾所以取天下者也。?【案例二：張曉彤的華麗轉(zhuǎn)身】HR界，張曉彤已是大家熟知的人力資源專家。其實，她跟我們每一個人一樣，都是起步于微塵。19