秘書學(xué)案例分析1

1、.PAGE ：.；秘書學(xué)案例分析.充分的發(fā)揚本人的客觀能動性適用案例 這天下午上班不久，市工商銀行的李行長打來找張總，張總恰巧去市政府匯報任務(wù)了，秘書于雪接了。李行長是張總的研討生班同窗，兩人私交不錯。里李行長對于雪說，他們導(dǎo)師的夫人昨晚去世了，他想約張總明早一同去看看導(dǎo)師?！八麄兝习寤貋砗?，請他馬上通知他，讓他給我回個話。由于關(guān)系很熟，所以李行長說話也比較隨意，“另外，看導(dǎo)師的時候，多少得送點錢，表示一下心意。他們倆最好送一樣多，他問問他們老板，看他計劃送多少，到時候通知我。 張總到下午點多才回辦公室，于雪馬上把李行長的意思向張總做了匯報?！八f送多少錢比較適宜？明天還要帶些什么東西去？不知

2、是由于累了一天讓張總懶于費心，還是由于張總對這類人情往來沒有什么閱歷，張總向于雪咨詢意見。對此毫無預(yù)備的于雪只好搖頭。那一刻她從張總眼里看到了對本人的不滿。 問題出在哪里呢？.提高任務(wù)的含金量 看案例：于雪是天津某高科技公司總裁秘書。公司從無到有開展迅速，并成立了好幾個分工司，去年年營業(yè)額接近億元人民幣。這天上午，總裁正在召集各分公司擔任人開營銷會議，公司財務(wù)總監(jiān)劉總給于雪打了個：“于雪，他好，我是財務(wù)部的劉志。 “劉總，您好！ “總裁這幾天能抽得出時間來嗎？北京天地證券公司的馬總想過來訪問他，一同吃頓飯。 “等總裁開完會后，我問一下總裁的意思，回頭給您。您看可以嗎？ “謝謝！對方放下。 散會

3、后，于雪馬上做了匯報?？偛孟肓艘粫蠓磫栍谘骸八f我有必要見這位馬總嗎？ 于雪不知如何回答是好，總裁對此顯得很絕望。.充分發(fā)揚職務(wù)優(yōu)勢.在“打雜中發(fā)明時機 案例： 于雪是名牌大學(xué)畢業(yè)的高材生，任務(wù)年多了，雖然有“總經(jīng)理秘書的頭銜，但一天到晚也沒有多少事可做；很多朋友羨慕她的任務(wù)輕松，但她卻由于找不到展現(xiàn)時機而于心不甘，這天上午老總在開會，她又沒有什么事，只好似往常一樣在網(wǎng)上閱讀新聞和八卦消磨時間。點息，消多。老總開完會出來，通知于雪本人下星期一去上海出差，讓她把上海兩個客戶的合同找出來。 “您坐飛機去嗎？于雪問。 “是的，計劃乘星期一下午點多的飛機。老總說。 “那我?guī)湍ビ啓C票吧？于雪自動請

4、纓。 “不用了，我這里有訂票處的，回頭他幫我下樓取一下就行了。于雪只好悻悻地回到本人的辦公室。老總在家她都感到無所事事，老總出差之后她會更無聊。想到這里，她暗嘆一口氣，把兩份合同找出來交給老總之后，繼續(xù)上網(wǎng)打發(fā)時間。 問題出在哪里？ 適用案例這是一家通訊輔助設(shè)備制造公司。這天老板終于得到了與本地挪動通訊公司老總見面的時機,并約好晚上一同吃飯。下午,老板就晚上見面的是與秘書于雪商量。 “聽朋友說，挪動公司大老板的酒量很大，今天得有人陪他喝酒才干盡興。我原預(yù)備讓研發(fā)部主任劉奇一同去，但他太書生氣，不會喝酒。除了銷售部主任王濤，他看還讓誰去比較適宜？老板興致盎然的問著于雪?！拔也恢姥?，您定吧！于雪

5、誠實而有禮貌的回答。 聽于雪這么一說，老板興致陡降。接著他指著挪動公司的宣傳樣本問：“這個上面寫的 sp指內(nèi)容提供商是什么意思？ “對不起，我是學(xué)中文的，也不懂sp是什么意思。于雪現(xiàn)實求是的答到。 “好吧，他出去忙吧！老板明顯的不高興。 在日常任務(wù)中應(yīng)如何利用職務(wù)優(yōu)勢充實本人呢？ 第一，仔細閱讀和琢磨本人經(jīng)手轉(zhuǎn)發(fā)的各種文件和資料； 第二，留意上司的和上司與各部門經(jīng)理的說話； 第三，留意網(wǎng)上和報刊雜志上有關(guān)本行業(yè)的新聞和動向，遇到不懂的問題就像同事等討教。先看一個案例：一任務(wù)失誤是難免的二失誤后必需自動負疚五、秘書任務(wù)的特點一需求當機立斷處置的事情多二任務(wù)中的變數(shù)多三一心多用的時候多四忙閑不一的

6、情況多六、提高任務(wù)效率與質(zhì)量.強調(diào)質(zhì)量認識.做好任務(wù)方案任務(wù)程序化分清輕重緩急案例.合理利用空余時間 .任務(wù)創(chuàng)新案例:號碼這天上午,公司秘書于雪在給胡總送郵件是,聽到胡總正在與恒昌公司老總通：“他說是天地公司趙總的嗎？我好象記得有他的名片，回頭我查一下通知他他們公司今年的生意如何正巧于雪早上整理名片夾時無意中看到了趙總的名片，知道號碼是。面對這種情況，秘書怎樣做？A. 馬上把號碼寫在便條上，放到胡總面前。B.當作什么也沒有聽見。C.假設(shè)胡總問本人的話，就通知他。D.假設(shè)胡總問本人的話，就寫在便條上遞給他。E.把號碼寫在便條上，站在旁邊，等待時機。他以為哪種比較適宜？請闡明理由。選擇A ，能夠會

7、讓老板覺得秘書喜歡偷聽他打。秘書做事應(yīng)該積極自動，但也要留意本人的行為能否會給老板帶來困擾。直接通知老板號碼，也許完全違背老板意圖。選擇B，能夠會讓老板覺得本人的秘書缺乏積極自動的精神。而且，在當時這種下，不用裝做沒聽見。選擇C，有能夠讓老板反感。由于口頭通知老板號碼，一是會打斷通話，二是老板不一定記住，更重要的是老板正通話時，秘書最好噤聲。選擇E更不適宜。普通情況下，老板通話，秘書不應(yīng)該站在旁邊。D比較適宜。這樣做既協(xié)助了老板任務(wù)，又沒有干擾老板。老板完全可以按本人的方式去跟對方交流。案例分析：部門經(jīng)理之間的矛盾背景：李明是公司銷售部總經(jīng)理，劉楓是市場部的副總經(jīng)理。公司剛成立的時候，他倆都在

8、銷售部，是任務(wù)上的同伴。但兩人的任務(wù)作風完全不同，李明任務(wù)上一向大刀闊斧，而劉楓那么精益求精。由于兩人性格上的差別，再加上一些個人的恩怨，所以，幾年來他倆不斷不和。這在公司內(nèi)部幾乎是盡人皆知。老總剛從集團總部調(diào)來不久，想翻開歐洲市場，于是預(yù)備派李明和劉楓去參與下個月的的萊比錫國際博覽會，同時調(diào)查歐洲市場。秘書于雪在于老總的接觸中，知道了老總的這一想法。面對這種情況，于雪應(yīng)該如何處置？看下面的選擇：A.假設(shè)老總問派他倆帶隊去歐洲能否適宜，就說本人不清楚。B.自動向老總匯報：聽銷售部的于娜說，他倆曾在餐廳動手打過架，不知能否受影響。C.假設(shè)老總問起李明和劉楓的關(guān)系如何，就說他們兩人由于性格等方面的

9、緣由，在任務(wù)中確實有些矛盾D.假設(shè)老總不問，本人就不說這件事。E.假設(shè)老總問，就說他倆性格不合不來，但并不影響他們一同帶隊去歐洲。總計分。假設(shè)找到最正確選擇得分，回答住作為最正確選擇的理由得分； 假設(shè)對其他種選擇進展了正確的評析，各得一分。此題的關(guān)鍵：只需對上司的決策有用且必需的情報才干稱之為“信息。選A不適宜。對于秘書來說，遠離公司管理人員之間的是非恩怨，這是對的，這是秘書做人的一條原那么。但是當老總問起有關(guān)問題時還明哲保身，對這一公開的裝聾作啞，不以公司利益為重，那么是一種不擔任任的行為。選B那么走向了另一個極端。為上司搜集信息是秘書的一項主要任務(wù)，但提供的信息要準確，所以，道聽途說中的“

10、打架事件就不適宜匯報。選D也不適宜。兩位經(jīng)理之間有矛盾，這是現(xiàn)實，但假設(shè)沒有安排他們?nèi)W洲的方案，秘書確實沒有必要自動匯報。上司每天要處置那么多的信息，假設(shè)再把管理人員之間的糾紛匯報上去，無疑是對上司的“信息污染。然而，當?shù)弥纤镜陌才藕?，這種小事就不再無足輕重，它有能夠影響歐洲調(diào)查效果。所以，此時的知情不報就成了一種不擔任任的行為。選E錯在秘書擅自替上司做判別。讓上司了解這兩位經(jīng)理性格不合，這樣做沒有錯，至于會不會影響調(diào)查效果，應(yīng)該讓上司本人判別。上司最反感越俎代庖、自作聰明的下屬，所以，普通情況下，秘書只通知上司“+這個現(xiàn)實，結(jié)論是還是，應(yīng)有上司本人做判別。案例分析：秘書要認錯嗎這天上午，

11、秘書一邊在前臺值班，一邊在給老板的發(fā)言稿潤色。但秘書正給一位新來的客人沏茶時，總裁辦公室主任過來說老板要看發(fā)言稿。秘書說還有一點沒有改完，假設(shè)老板急著要，那就請主任協(xié)助 把把把關(guān)再送給老板。主任說沒問題。到中午的時候，主任對秘書大發(fā)脾氣，說老板對發(fā)言稿很不稱心。面對辦公室主任的批判，秘書應(yīng)該怎樣處置？下面有幾種選擇：A、由于當時太忙，沒有仔細檢查，我下次一定留意。B、我當時就說還沒有改完，他應(yīng)該改完之后再交給老板呀！C、真實不好意思，我今后一定留意。D、頭，別太在意，就是老板本人不也經(jīng)常出點小過失嗎？E、老板也是雞蛋里面挑骨頭，一點小缺陷本人隨手改不就完了嘛！對于以上幾種選擇，他熱內(nèi)那種選擇最

12、適宜，請闡明理由，并對其他幾種選擇進展評析。此題應(yīng)選擇C選A是不對的。秘書在任務(wù)中難免出現(xiàn)這樣或那樣的失誤，但不論是什么緣由呵斥的，錯了就錯了，沒必要再為本人的失誤作分辯。選B是非常惡劣的，不僅推卸本人的責任，而且把責任推到了本人上司的頭上，這樣做只會火上澆油。選D是缺乏根本素質(zhì)的表現(xiàn)。不論老板是不是經(jīng)常出錯，秘書無權(quán)公開指摘本人的老板。這是秘書人員的大忌。說話腔調(diào)隨意顯得油滑，不夠嚴肅仔細。選E也是錯誤的。秘書是老板的助手，即使老板出了失誤，秘書應(yīng)該積極采取補救措施。而如今秘書出現(xiàn)失誤，卻指望老板協(xié)助 矯正，這闡明秘書不明白本人的職責。此題的關(guān)鍵：秘書不論在什么情況下都要老實、謙遜。案例分析

13、：如何通知市場部年底快到了，這天上午秘書正在本人三樓的辦公室趕資料。下午四點來鐘讓秘書過去。老板交代完一些正事后，想起一件事來：“今年他們公司的銷售不錯，市場部的幾個人功不可沒。明天晚上沒什么事，我想請他們吃頓火鍋。他幫著安排一下。秘書就吃火鍋的詳細時間、地點和規(guī)范進展了確認之后回到了本人辦公室。應(yīng)該如何同志市場部的人呢？如今有以下幾種選擇：A、正好有人去一樓的市場部，托他帶話。B 、用內(nèi)線通知市場部經(jīng)理。C、暫時放下手中的任務(wù)，專程去一趟市場部。D、打叫市場部經(jīng)理來本人辦公室一趟，把詳細事項交代一下。E、用短信通知市場部經(jīng)理。他以為種做法比較適宜，請闡明理由，并對其他幾種做出評析。案例：寄信

14、一天，老總怒氣沖沖地把秘書于雪叫到辦公室，由于一位交往多年的代理商給他寄來一封非常無禮的信。他本人起草了一封簡短的回信，讓于雪馬上把信寄走。信的內(nèi)容是這樣的：“我沒有想到會收到這樣的來信，雖然他們之間曾經(jīng)有那么長時間的往來，事到如今，我不得不中止他們之間的一切買賣，并且我要讓一切的同行知道他的行為！ 面對這種情況，于雪應(yīng)該如何處置？.“好的，我馬上去辦！說完，于雪就立刻回到本人的辦公室把信寄走了。.默默的回到本人的辦公室，當作什么也沒聽見。.假設(shè)將信寄走，對公司和老總本人都非常不利。于雪想到本人是老總的秘書，有責任提示老總；為了公司的利益，得罪老總也值得。于是對老總說：“老總，這封信不能發(fā)，別

15、發(fā)了吧！.于雪非但沒有退出去寄信，反而前進一步向老總提出忠告：“老總，請您冷靜一點！給人家回一封這樣的信，后果會怎樣樣呢？在這件事情上，難道他們本人就沒有值得反省的地方嗎？.當天快下班的時候，于雪對曾經(jīng)心平氣和的老總說：“老總，可以將信寄走了嗎？分清輕重緩急于雪是某集團公司新來的秘書，這天早上一進辦公室，辦公室主任就交代她整理一份資料，明天下班之前交給他，說是下個星期開會要用。她看了一下，有頁，共萬多字。她還沒來得及坐下，周總就來，說今天下午點他要與財務(wù)部總監(jiān)、市場部和銷售部總監(jiān)一同商量任務(wù)，讓秘書通知他們。剛放下，機要室有給于雪送來一份，這份是一個代理商發(fā)來的，說他們一個副總過幾天要來本地辦

16、事，請接待一下。她剛看完，辦公室主任又來，說田副總原定下月初到電視臺為節(jié)目做嘉賓。如今由于時間關(guān)系去不了了。讓于雪打個通知電視臺。人力資源部門的人又過來通知她，讓她填寫參與存檔新方法講座的報名表，明天下午下班之前為報名的最后期限。一上班就遇到這么多事，于雪覺得頭都大了，一下子不知如何下手?？蛻粝Ｍ缯埨峡偨裉煜挛缋峡倓偝鲩T,公司的大客戶劉老板就來,說想請老總明天晚上一同吃頓飯,談?wù)剠f(xié)作工程。秘書于雪擔任安排老總的任務(wù)日程，知道老總明晚沒有什么安排。面對這種情況，秘書應(yīng)該如何處置？如今有這么幾種選擇：.對劉老板說：“那時上班以外的時間，我不清楚老總有沒有別的安排，您還是直接跟老總聯(lián)絡(luò)吧。.對劉老

17、板說：“老總明晚沒有安排，可以去。.雖然老總明晚沒有安排，但不清楚老總的意圖，所以，對劉老板說：“待我請示一下老總后再回答您。.對劉老板說：“老總最近身體不溫馨，去不了。.對劉老板說：“老總他也不斷想訪問您，他明晚一定去。對于以上分析，他以為哪種比較適宜？請闡明理由，并對其他幾種選擇進展評析。老總悶悶不樂時這天早晨老總眉頭緊鎖,一言不發(fā)的走進了本人的辦公室,秘書于雪跟他打招呼 早上好!他也愛理不理的。老總平常和藹可親，經(jīng)常跟下屬開玩笑。于雪心想老總一定遇到心煩的事了。 面對這種情況，秘書應(yīng)該如何處置？.既然老總心煩，他一定需求一個人單獨呆一會兒，所以先不要去管他。.心煩歸心煩，任務(wù)是任務(wù)。今天

18、有一大堆事等他決議，所以拿上一疊文件到老總辦公室去找老總批閱。.翻出老總的日程表，取消老總今天一切約會安排。.泡上一杯濃茶送給老總，問他是不是要先休憩一會兒。.馬上跟著老總進去，問出了什么事?？聪吕?秘書在傳達貫徹指點意圖時應(yīng)留意的問題：一是莫誤傳達時間。二是不能截留指點意圖。三是不能隨意解釋或歪曲指點意圖?？聪旅娴睦樱合旅姘咐械拿貢±铄e在哪里：某機關(guān)王處長，不問青紅皂白，寫信把另外一部門的屬下嚴峻的批判了一頓，批判他辦事不力，結(jié)果過了幾天之后，真相大白，是王處長冤枉了那位屬下，王處長非常懊悔，決議親身打向那個屬下負疚，這時一旁的李秘書得意的說:不用了,他那封信我根本沒有發(fā)出去，由于我

19、知道他會懊悔的。所以我就把信壓下了。王處長聽了后如釋重負，然后又疑心地問她：“壓了整整三個星期？李秘書說：“是的。 “那么最近發(fā)到歐洲那幾封信也壓下了嗎？李秘書說：“我沒有，由于我知道那些信是不該壓的。結(jié)果沒想到王處長大怒：“這事是他作主還是我作主？！李秘書說：“我做錯了嗎？王處長說：“是的。就這樣李秘書被記了一個小過，只是沒有公開。當然李秘書覺得本人滿肚子的冤枉，逢人便倒苦水，說冤枉。不久整個單位都知道了這件事情。結(jié)果，半月之后，李秘書就調(diào)走了。 從中得到的教訓(xùn)：她不該自作主張扣押指點信件，而不與指點溝通。她不該自以為是，覺得指點犯了錯誤解有懊悔的一天，而本人幫指點防止了一個錯誤就洋洋自得，

20、以功臣自居。她不該逢人便講，給本人“伸冤，把小事弄得盡人皆知有損指點聲威。.樹立溝通認識，學(xué)會進諫。秘書人員作為指點的助手，必需時時與指點堅持良好的溝通形狀。但遭到指點批判時候，應(yīng)該如何與指點溝通向指點進言呢？秘書遭到批判情況有二：一是任務(wù)中做得不好，指點不稱心；二是因有誤解而批判。針對第二種情形他們無妨看下面的例子：秘書小劉，由于剛剛到單位任務(wù)就比較出色，深得指點的贊賞，許多重要的活動都讓他組織，可謂對他委以重擔，這就招來了一些人的嫉妒，尤其是單位里另一個秘書小張，比小劉先進這個單位，但是任務(wù)表現(xiàn)不出色，沒有得到指點的重用，于是小張就四處說這位小劉秘書的壞話，說他驕傲、輕狂，不把別的人放在眼

21、里，甚至不把指點放在眼里，這些話傳到了指點那里，指點信以為真，對小劉漸漸疏遠，有點把他晾在一邊的味道。 小劉秘書真是有一肚子的苦水，但是他沒有立刻表現(xiàn)出來，更沒有逢人就替本人開脫。他一方面本人進展檢討，看是不是本人確有做得不好的地方，另一方面對同事采取積極接近的態(tài)度，對待那個說他壞話的小張，他也并不是冷眼相向，反而自動幫他完成義務(wù)，但是不把功績放在本人的身上，這樣單位里有關(guān)他的言論好了起來，一些人開場替小劉在指點面前講好話，一度說他壞話的小張也不再說了。 指點對小劉的態(tài)度有所緩和，這時小劉秘書覺得是向指點申訴的時候了，但是詳細的時機和方式呢？小劉的指點喜歡在午間休憩的時候打乒乓球，小劉秘書就陪

22、指點打乒乓球，他一方面顯示出本人打乒乓球的實力，一方面又恰到益處地讓指點贏球，讓指點在競爭的覺得中贏球，指點很高興，說：小劉，球技不錯呀。這時小劉秘書說：哪里，還是王局長的球技不錯，是不是以前學(xué)過 ？指點笑著說：我可是全靠自學(xué)的，沒事打著玩。小劉秘書就說：是嗎？我看您都是準專業(yè)水準了。我都拿出了本人的看家身手了。指點說：是呀，小劉，他打球還是比較厲害的。這時小劉秘書乘機就說：我這個人就是真實，打球的時候我就想著好好打球，所以有的人說我打球的時候不給人留情面，說我任務(wù)的時候也這樣，其實和打球一樣，我沒有想別的，就是想把事情做好。不過，我以后一定要留意，由于不是每個人都像指點一樣了解我。指點聽完小

23、劉秘書的一席話，笑道；“這我也聽到過，當時就通知他們，年輕人嘛，有干勁是好的，好好做任務(wù)，別管他人怎樣想。我就喜歡他這樣的真實勁。他不知道，局里好多人打球總是讓著我，沒勁，讓我球技總是得不到提高。從那以后指點總喜歡叫上小劉打球，對小劉秘書的印象大有改觀，一年后，提拔他當了本人的助手。 從中學(xué)到的處世技巧.在遭人誣害，遭到冷落和排斥的時候，不要失去明智，而要一面要反省本人的缺乏，努力改良，一面要對于心存妒忌而造謠的人報以寬容態(tài)度，并自動協(xié)助 ，從而化解矛盾，使其心服口服。.要懂得選擇適當?shù)臅r機向指點廓清，在和指點建立共同文娛喜好的根底上一不經(jīng)意的方式闡明本人的做人原那么，以獲得指點的認可和好感。

24、.打球時，小劉不卑不亢，一方面顯示本人的實力，讓指點在競技中盡興，一方面又巧妙的不露痕跡的讓指點贏球，讓其獲得某種成就感和威嚴感，同時也為本人樹立了良好籠統(tǒng)。溝通的時機選擇對溝通效果起著直接重要的影響。案例一東北軍閥張作霖沒什么文化。在一次給日本“友人題詞時，把“張作霖手墨的“墨字寫成了黑，有人說“：大帥，缺個土。正當張作霖一臉窘像時，身邊的一個秘書卻大喝一聲：“混蛋，他懂什么！這叫寸土不讓！大帥能輕而易舉地將“土拱手送給他人嗎？此人后來成了張作霖離不了的得力助手。案例某公司召開年終總結(jié)大會，主任講話時出了個錯，他說：“今年本公司的協(xié)作單位進一步擴展，到如今已開展到個。話音未落，他的秘書站起來

25、，沖著臺上正講得眉飛色舞的主任高聲糾正道：“講錯了 ！講錯了！那是年初的數(shù)字，如今已到達個。結(jié)果全場嘩然，主任羞得面紅耳赤，心情頓時低落下來。從中得到的啟示.指點出現(xiàn)失誤、破綻，作為秘書人員要提示，這是分內(nèi)的事情。.留意提示的方式、場所、語氣、語態(tài)，不能讓指點當眾出丑。.可以以巧妙的方式詼諧的言語為指點解圍，也可以時候私下里與指點溝通，切忌當中指摘，讓指點下不來臺。催資料 財務(wù)部李經(jīng)理從老總那里拿了一份資料。這天,老總急著要那份資料,便讓秘書于雪去財務(wù)部取回來。在電梯口于雪正好碰到有急事要外出的李經(jīng)理.他聽于雪說要資料,立刻說回來后馬上給她送過去。面對這種情況，秘書該如何處置？.嚴肅地對李經(jīng)理

26、說：“是老總讓我來取的，您可不要不當回事呀！.問李經(jīng)理大約什么時候回來，回來后能不能把文件送過來。李經(jīng)理說一個小時之內(nèi)回來，回來后一定把資料送過來。于是秘書回辦公室向老總報告。.聽完李經(jīng)理的解釋后，叮囑到：“您可千萬別說話不算數(shù)呀！.秘書帶著懇求的口氣說：“李經(jīng)理，我求您回辦公室給取一下吧，不然我沒方法向老總交代。.秘書直爽地說：“行，回來后馬上給我打。分析案例： 某公司董事長收到一封有著年年生意往來的代理商寄來的無理信函?？春?，董事長感到非常氣憤。立刻把秘書叫來，說：“真沒想到會收到這么不講道理的信，雖然他們有著長久的生意往來，也只能到此為止了。對這事，我還計劃對外公開。按照這種意思，要秘書

27、迅速復(fù)函給對方。那么，秘書應(yīng)采取何種態(tài)度呢？分析以下幾種做法“好的！董事長。說完，立刻走出辦公室，去打字、投郵。以為這項在董事長盛怒之下做出的決議，對公司、對董事長都沒有益處，倒不如把這封信“壓下來，不用去打字，也不用郵寄?！岸麻L，何必為了一時之氣，得罪往來已久的代理商呢？請您三思?。∠蚨麻L提出了這樣的建議。當天晚些時候或經(jīng)過一段時間董事長息怒后，將打好的信件，送給他過目，并說：“您覺得這樣可以寄出去嗎？第一種：對董事長的命令絕對的注重與服從，但不能盲目服從。第二種：是為董事長和公司利益著想的，但實踐上，他跨越了秘書的權(quán)限，所以并不妥當。第三種：從秘書是協(xié)助者的角度看，實踐自然的反響。幫著

28、指點出主意，讓指點思索后再作決策，但嚴厲說來，這也是對公司決策的干涉，也屬越權(quán)行為。第四種：是正確做法，理由：董事長也是人，難免有怒不可遏的時候，在怒氣衰退后，自然會冷靜地思索問題。這時，一句“您覺得這樣可以寄出去嗎？在提示他再做一次決議?？聪吕耗彻厩锛拘峦瞥鲆慌黉N特價電風扇，這個活動是企劃部謀劃的方案，由營銷部實施。但由于企劃部的失誤未注明活動截止時期，因此經(jīng)銷商不斷到第二年春天還執(zhí)行此價錢。很顯然錯誤根源在企劃部，但營銷部作為執(zhí)行部門該當及時發(fā)現(xiàn)此問題并及時糾正。兩方都有責任，好在旺季未到，公司損失不大。事后清查這件事情時，營銷部的人以為，此事是企劃部擔任安排的，是他們謀劃不周，所以

29、企劃部應(yīng)該為這事?lián)巍?但當老板要求秘書小周去訊問企劃部時，企劃部擔任此事的人給小周來，說：“這事責任不在他們。他們只擔任方案設(shè)計，時間通常都是三個月，以前均是如此，很顯然營銷部執(zhí)行時未能按此辦理，再說方案通氣會上他們未曾置疑。小周問：“這事也不能老拖著，他看這事應(yīng)該如何處理？那邊說：“既然都不認錯，就請指點裁定吧。由于部門利益的不同和看問題的角度不一樣，各部門之間出現(xiàn)一些矛盾和摩擦是經(jīng)常的。 秘書經(jīng)常要充任這種和事佬角色和像消防隊員一樣四處滅火。如今又是公說公有理，婆說婆有理，該怎樣辦？老板一看，事情其實不大，損失也很小，兩位主任都是大功臣，這次未能升職都有怨氣，于是就叫秘書處置。 想一想秘

30、書會如何處置呢？小周需求做的就是要讓兩個部門的主管坐到一同，直接溝通，有什么問題當面說清楚，找到處理問題的方法。要讓他們盡能夠地消除誤解，明白公司的利益是最重要的，不能把部門利益放在公司利益之上。 案例： 周紅長得并不美觀，學(xué)歷也不太高，在一家房地產(chǎn)公司做文字秘書，周紅的打字室與老板的辦公室之間只隔著一塊大玻璃，老板的舉止她只需情愿就可以看得清清楚楚，但她很少向那邊多看一眼，周紅每天都有打不完的資料，她知道任務(wù)仔細刻苦是她獨一可以和他人一爭短長的資本。她處處為公司計劃，打印紙舍不得浪費一張，假設(shè)不是要緊的文件，她會把一張打印紙兩面用。 一年后，公司資金運作困難，員工工資開場告急，人們紛紛跳槽，

31、最后總經(jīng)理辦公室的任務(wù)人員就剩下她一個。人少了，周紅的任務(wù)量也陡然加重，除了打字，還要做些接聽、為老板整理文件的雜活兒。有一天，周紅走進老板的辦公室，直截了當?shù)貑柪习澹骸澳詾槟墓驹?jīng)垮了嗎？老板很詫異，說：“沒有！“既然沒有，您就不應(yīng)該這樣低沉。如今的情況確實不好，可很多公司都面臨著同樣的問題，并非只是他們一家。而且雖然您的 萬美圓砸在了工程上，成了一筆死錢，可公司沒有全死呀！他們不是還有一個公寓工程嗎？只需好好做，這個工程就可以成為公司重振旗鼓的開場。說完她拿出那個工程的謀劃文案。 隔了幾天周紅被派去擔任那個工程，個月后，那片位置不算好的公寓全部先期出賣。周紅為公司拿到了萬美圓的支票，

32、公司終于有了起色。過了三年，公司改成股份制，老板當了董事長，周紅那么成了新公司第一任總經(jīng)理。老板在新公司的周年慶上當著全體員工熱淚滿眶的對周紅說道：“謝謝他，當初沒有他的那番話和他的支持我不能夠走出那次危機，也不能夠有今天。我永遠贊賞他在我最困難的時候給予我的鼓勵和協(xié)助 。周紅卻說到：“這是我的份內(nèi)之事，也是每一個公司員工應(yīng)該做的。臺下頓時掌聲雷動。 給他們的啟發(fā)：.作為秘書要具有根本的職業(yè)操守，在指點遇到困難或公司出現(xiàn)危機的時候，不應(yīng)該第一反響就是辭職跳槽。.假設(shè)秘書人員在危機中仍忠心耿耿，與指點風雨同舟，并能盡最大努力幫其渡過難關(guān)的話，將會被指點賞識，對個人的開展將大有裨益。案 例天安公司

33、的趙靈是一個新員工，她在前臺擔任接待來訪的客人和轉(zhuǎn)接。每天上班后一到兩個小時之間是她們最忙的時候，不斷，客人絡(luò)繹不絕。一天，有一位與人力資源部何部長約定好的客人提早分鐘到達。趙靈馬上通知人力資源部，部長說正在接待一位重要的客人，請對方稍等。趙靈轉(zhuǎn)告客人說：“何部長正在接待一位重要的客人，請您等一下。請坐。正說著鈴又響了，趙靈匆匆用手指了一下椅子表示客人座下，然后趕快接。此時客人面有不悅。她的同事小石趕緊過來為客人送上一杯水，與客人閑聊了幾句，緩解了客人的心情。情景模擬情景一：有一外地公司的客戶，慕名來到濱江公司，但由于事先無約，顯得有些不好意思，請演示秘書接待的情景。 情景二：吳總經(jīng)理與洪達公

34、司王經(jīng)理是大學(xué)的同窗好友，有著十幾年的友誼，關(guān)系非常親密，經(jīng)常在一同打球，在生意上也有協(xié)作。王經(jīng)理經(jīng)常到濱江公司來找吳總經(jīng)理聊天，吳總經(jīng)理也經(jīng)常到洪達公司探望王經(jīng)理。今天，王經(jīng)理又來找吳總經(jīng)理，正好吳總經(jīng)理不在公司，他陪同臺商汪先生打保齡球去了，這時秘書應(yīng)如何接待，請演示。 情景三：有一位推銷員，事先沒有商定，一來就聲稱是經(jīng)理的朋友，堅持要見經(jīng)理，秘書討教他的大名，卻又不愿通報姓名，也不愿說出求見理由，秘書委婉回絕安排會見，可他卻不斷賴著不肯離去。演示秘書應(yīng)對的情景。 情景四：一天早晨，兩位約定的客人剛到，另一位客人卻由于急事來到公司，要求馬上見到吳總。演示秘書接待的情景。當上司開會時，秘書接

35、聽要留意、堅持原那么。不是很急的事，就不要讓上司來接，等散會后再說。、不能簡單回絕對方。假設(shè)這樣回答對方：“總經(jīng)理正在參與董事會，估計會議要到點鐘才終了。回頭他們再給您去個，您看可以嗎？這樣說容易讓對方產(chǎn)生誤解。、事情重要的話應(yīng)請示上司。這是最好的回答應(yīng)該這樣：“真實對不起，總經(jīng)理剛散會，您有急事找他嗎？然后悄然擱下話筒，給指點遞張紙條，寫明是誰到找他，訊問他能否接聽。假設(shè)上司以為事情不急，不情愿去接，那么，秘書應(yīng)回答：“真實對不起，這會兒不知總經(jīng)理上哪兒去了，回頭見找他，我回請他給您回電，您看這樣可以嗎？留意不應(yīng)說“我回叫讓他回電實訓(xùn)：做記錄這天上午唐龍科技集團公司總經(jīng)理劉明外出辦事，忘了帶

36、手機。集團公司董事長王某找不著他，便給秘書于雪打：“關(guān)于某工程招標的事，我要盡快聽取劉明的匯報，劉明回來后，讓他給我來個。于雪回答說“一定轉(zhuǎn)達。實訓(xùn)：上司不在辦公室于雪是長城公司擔任研發(fā)的孫總的專職秘書。這天下午孫總外出辦事，公司的協(xié)作同伴恒昌公司的嘛總也是孫總的好朋友來：“我是恒昌公司的馬濤，請問孫總在嗎？“孫總?cè)缃癫辉诠荆烙孅c鐘左右回來，請您到時候再來個吧。于雪這么回答。第二天，于雪在給孫總送資料時，孫總對她說今后接時要留意一點，態(tài)度別太冷淡。上司不在時，秘書處置來電留意、表示負疚。、沒必要說出上司不在的理由和上司的去處。、讓對方了解本人的職責，自動承當轉(zhuǎn)達的責任。訊問能否等上司回來后

37、再給對方回電，假設(shè)可以就要記下對方的聯(lián)絡(luò)方式。、假設(shè)是上司的親屬來，要留意措詞，就說“總經(jīng)理如今出去了，讓對方?jīng)Q議怎樣做。、替代上司聽取重要事情時候，應(yīng)將對方的意思再復(fù)述一遍。假設(shè)有他人在場不便讓他人聽到，就要求對方重說。實訓(xùn)：陌生人的周茜給王總當了一年多的專職秘書了，對王總的社交范圍根本熟習。這天上午王總外出辦事，有一個陌生人打來找王總。周茜問對方姓名，對方非常不耐煩，說他是王總多年前的鐵哥們兒。假設(shè)王總不在，就把王總的手機號碼通知他，他本人聯(lián)絡(luò)。秘書處置陌生人的，要留意：、不隨意說上司“在或者“不在。比如：鈴響拿起話筒自報家門后，對方開門見山就問上司在不在。在沒有弄清對方的身份和目的之前，

38、不能隨意回答說“在與“不在。、盡量誘導(dǎo)對方說出姓名和意圖。如對方問：-在公司嗎？之后，不要直接回答，而應(yīng)反問以下：“請問您是、請示。在弄清對方的身份和目的之后在說：“請您稍等一下，我去看看能否在公司。然后擱下，去請示如何回答。假設(shè)上司不再辦公室，那就打手機聯(lián)絡(luò)。但假設(shè)事情不是很急，就可以委婉回復(fù)對方等上司回來再聯(lián)絡(luò)。案例：廣告公司的將近年底，公司特別忙，就要召開董事會了，由于銷售大幅度滑坡，老總心境不太好。這天上午點鐘左右，廣告公司的趙總來，想就明年的廣告代理問題與老總交換一下看法。老總正忙得焦頭爛額，聽秘書說趙總要談明年的廣告問題，就對秘書說了一句：“不就是明年的廣告嗎？如今沒時間！秘書應(yīng)該

39、如何回答廣告公司趙總的？如今有幾種選擇：、今天他們姜總時間安排得很滿，真實抽不出時間。回頭我再給他打過去可以嗎？、您的事他們姜總根本知道，但是今天根本沒空，下次再約時間吧。、他們姜總正急著趕份資料，不能接。、趙總，關(guān)于明年的廣告問題，您跟他們公司企劃部的張經(jīng)理談，可以嗎？、他們姜總今天身體有些不溫馨，有什么事您先跟我說，我再轉(zhuǎn)告他，可以嗎？分析選比較適宜。廣告公司和秘書公司是協(xié)作者，因此回答趙總稱本人的老板式家難排得很滿，并訊問能否可以回頭再聯(lián)絡(luò)，顯得有禮有節(jié)，易于對方了解和接受，雙方的良好協(xié)作關(guān)系也能得以堅持。事后再向老板報告情況，待老板確定意見后再回復(fù)趙總。分析選擇，直接回絕，給客戶一個很

40、傲慢的影響。雖然廣告業(yè)中普通都是買方市場，廣告公司求廣告主的情況較多，但是買賣雙方在人格上是平等的，何況對方是公司長期的廣告代理商，更不應(yīng)該表現(xiàn)出一種無形的優(yōu)越感，從而破壞彼此的協(xié)作關(guān)系。他可以先再不跟對方談，但要給人家一個理由以求得了解。分析選和選犯同樣的錯誤，直接回絕趙總，過于生硬，顯得不禮貌，不可取。選這是自作聰明。姜總不是沒有時間，而是如今沒心境，也并沒有說不談。在這種情況下，秘書安排他人來談，這是一種自作主張、違反任務(wù)紀律的行為。選的回答最為糟糕。姜總并沒有身體不適，信口說姜總身體不溫馨是對指點的大不敬。調(diào)整任務(wù)日程表的案例老總這幾天日程安排得滿滿的。今天上午十點與天津的客戶談判，下

41、午三點到市環(huán)保局向局長引見公司的節(jié)能新產(chǎn)品；明天上午九點半在長城飯店與美國QEC公司的代表談協(xié)作事宜，明天下午兩點在公司召開司務(wù)會十一點多鐘，美國QEC公司的人給老總的秘書小來，說由于特殊緣由，他們必需于明天中午乘飛機回美國，所以，希望能將談判時間改在今天下午，否那么，談判將無限期推遲。第一節(jié) 會前籌備任務(wù) 先看例子：馬上要到六月底了，每個季末公司都要召開一次全國多家分公司經(jīng)理的任務(wù)會議，討論市場銷售中存在的問題，交換競爭對手的情況，制定新的銷售戰(zhàn)略。會議普通都是租用公司附近天鵝賓館三樓的小會議室，會期普通兩天，老總讓于雪做好會議的籌備任務(wù)。三、常用種商務(wù)文書的寫作一詢價函函的普通格式主要包括

42、：標題、主送單位、正文、落款與時間。 函的正文是文件的主要部分。強調(diào)就事論事，應(yīng)直陳其事。第一部分是表達事項，第二部分闡明希望和要求。去函的正文先寫商洽、懇求、訊問或告知的事項，然后提出希望、懇求或要求。最后明確提出“以上意見可否，請函復(fù)，“敬請函復(fù)，“特此函告等。 “事項部分是表達和闡明的寫法，應(yīng)簡單扼要，又要交待清楚。“要求部分可多可少，假設(shè)事項很簡單，而且沒有過多要求就同事項寫在一同，一氣呵成；假設(shè)事項復(fù)雜些，或要求多些可以單列一段來寫，甚至分條列項來寫，而且無論是哪一種內(nèi)容，也不論是對哪一級，要求的口氣都是謙和的。見范例：茶葉： 我公司對貴公司消費的綠茶感興趣，需訂購毛尖茶。質(zhì)量：一級。規(guī)格：每包克。望貴公司能就以下條件報價： .單價。 .交貨期限。 .結(jié)算方式。 假設(shè)貴方報價合理，且能給予最優(yōu)惠折扣，我公司將思索大量定貨。 超市股份 年月日(二)報價函超市股份: 貴方月日詢價信收悉,謝謝。茲就貴方要求，報價詳述如下： 商品： 毛尖茶 規(guī)格：一級 容量：每包克 單價：每包元含包裝費 包裝：規(guī)范紙箱，每箱包