秘書(shū)工作制度、工作機(jī)構(gòu)及職能

1、秘書(shū)工作制度、工作機(jī)構(gòu)及職能一、我國(guó)古代的秘書(shū)工作制度1、保密制度: 按范圍分:國(guó)家,組織,個(gè)人秘密。按內(nèi)容性質(zhì)分:政治,軍事,經(jīng)濟(jì),科技,商業(yè),人事秘密（制作、傳遞 、折疊、裝封、編號(hào)，收文、發(fā)文的登記 等）2、行文制度 行文制度是指單位與單位之間互相傳遞處理文書(shū)時(shí)必須遵守的制度，包括行文的方向和方式。按照行文制度的規(guī)定，各單位之間的行文可以分為上行、下行、平行三個(gè)方向，并根據(jù)工體需要采用不同的方式3、三省制度宰相成員增多，既便于集思廣議，又使之互相牽制，從而避免出現(xiàn)權(quán)臣專(zhuān)權(quán)的局面。這樣，大大加強(qiáng)了中央集權(quán)，防止了皇帝大權(quán)旁落。4、一文一事制度一文一事,即一件公文只陳述一件事,不同的事由不得

2、混雜在一件公文中。請(qǐng)示類(lèi)公文實(shí)行一文一事制度,符合文書(shū)工作的發(fā)展規(guī)律,因?yàn)樗芡怀龉膬?nèi)容主旨,加快行文速度,提高公文處理的效率,也便于文件的管理、查詢(xún)和文書(shū)檔案的保管。5、文書(shū)立卷制度檔案歸檔、檔案鑒定、銷(xiāo)毀、檔案編錄、檔案立卷、編號(hào)、檔案分類(lèi)、借閱等6、限期承辦制度7、貼黃引黃制度貼黃在唐代是一種公文改錯(cuò)制度，到宋代發(fā)展成為一種公文補(bǔ)充制度，到明代又發(fā)展成為一種內(nèi)容摘要制度，清承明制。 8、條旨制度明朝規(guī)定：百官奏章先由內(nèi)閣大學(xué)士用小紙條寫(xiě)上初步處理意見(jiàn)，貼在文書(shū)上供皇帝參考，又稱(chēng)“票擬” 。 9、催辦制度為了提高辦文效益，加快辦文速度。宋代設(shè)“催驅(qū)房”，元代設(shè)急傳鋪，限期催辦。10、文書(shū)

3、制度歷代統(tǒng)治者對(duì)每類(lèi)文書(shū)格式、用字、署時(shí)、首尾用語(yǔ)，包括用紙等都有嚴(yán)格規(guī)定。歷代的文書(shū)工作制度很?chē)?yán)密，如避諱、撰擬、謄抄、簽押、判署、封裝，收發(fā)登記、傳遞、承辦、催辦、保密等，都有明文規(guī)定，有所違悖，則繩之以法。 二、古代官府文書(shū)和應(yīng)用文我國(guó)古代最早的文書(shū)統(tǒng)稱(chēng)“公牘”，“公牘”這一名稱(chēng)從春秋時(shí)代一直沿用到中華人民共和國(guó)建立前夕。它相當(dāng)于目前的“公文”。而“文書(shū)”一詞則是兩千多年前的西漢出現(xiàn)的 ，西漢后的兩千年間“文書(shū)”和“公牘”兩個(gè)名稱(chēng)并存。歷史上它們有過(guò)別名，如漢代曾把部分公牘稱(chēng)為“尺”，唐代又把文書(shū)叫“應(yīng)用文”。但這些別名始終未取代“文書(shū)”和“公牘”的名稱(chēng)。 秦代以前沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的文種名稱(chēng)，統(tǒng)

4、稱(chēng)為書(shū) ，春秋戰(zhàn)國(guó)時(shí)期文書(shū)開(kāi)始有了按使用目的加上的籠統(tǒng)稱(chēng)謂：刑法典稱(chēng)刑書(shū)；結(jié)盟文書(shū)稱(chēng)為盟書(shū)或載書(shū)；君王發(fā)布命令的文書(shū)稱(chēng)為命書(shū)；上級(jí)官員告誡屬下的文書(shū)稱(chēng)為語(yǔ)書(shū)，等等 。秦、漢以后形成的許多文種，可以概括為三大類(lèi)：一是皇帝使用的各文種，稱(chēng)為詔令文書(shū)；二是臣僚上書(shū)皇帝使用的各文種，稱(chēng)為奏疏；三是各官府相互行文使用的各文種，稱(chēng)為官府往來(lái)文書(shū)。 典、謨、訓(xùn)、誥、誓、命。它們是保存在尚書(shū)里的我國(guó)上古時(shí)期六種公文名稱(chēng)。典，記述帝王言行，以作后代常法，如堯典。 謨，記述君臣謀議國(guó)事，如皋陶謨。 訓(xùn)，記述訓(xùn)導(dǎo)言詞，如伊訓(xùn)。 誥，施政文告，如湯誥。 誓，臨戰(zhàn)勉勵(lì)將士的誓詞，如牧誓。 命，帝王的詔令，如顧命。制、詔

5、、策（冊(cè)）、戒、敕、旨、諭。它們是封建皇帝在政務(wù)活動(dòng)中頒發(fā)的各種公文的名稱(chēng)。制書(shū)是皇帝用于頒布重大制度時(shí)所用的文書(shū)；詔書(shū)多用于對(duì)官僚的訓(xùn)示、答復(fù)臣僚的上奏、皇帝即位的布告；策書(shū)是用于封贈(zèng)或罷免大臣的命令性文書(shū)；戒書(shū)是皇帝對(duì)臣下進(jìn)行訓(xùn)誡所用的文書(shū)；日常政務(wù)活動(dòng)中所用的命令性文書(shū)稱(chēng)敕書(shū)，即民間稱(chēng)謂的“圣旨”，明代則稱(chēng)敕諭。奏、章、表、議。它們是文武百官向皇帝上奏的文書(shū)形式。奏是封建時(shí)代官僚向皇帝言事的主要公文形式。章多用于慶典時(shí)向皇帝致敬，官員就任新職，亦例須撰寫(xiě)謝章感恩。同類(lèi)的公文還有表、箋。議是臣僚向皇帝表達(dá)不同意見(jiàn)的文書(shū)。 啟、移、諮、關(guān)、札、狀、檄、露布。它們是政府衙署相互往來(lái)或個(gè)人與官署

6、交往的文書(shū)。啟是官府往來(lái)的書(shū)信或下級(jí)給上級(jí)個(gè)人的書(shū)信；移是同級(jí)衙署互相送達(dá)的文書(shū)；諮是兩個(gè)衙署相互商量事情；關(guān)是此衙署通知彼衙署有關(guān)事情的文書(shū)；札是上級(jí)官員給屬員的文書(shū)；狀是百姓向官府申訴的文書(shū)；檄與露布是指軍事行動(dòng)中討伐性文告。 三、我國(guó)現(xiàn)代秘書(shū)機(jī)構(gòu)1、秘書(shū)機(jī)構(gòu)的概念，秘書(shū)機(jī)構(gòu)有狹義與廣義之分。 狹義的秘書(shū)機(jī)構(gòu)，是指擔(dān)負(fù)文牘性工作，并直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的辦事部門(mén)，如辦公室的秘書(shū)、文書(shū)、機(jī)要等業(yè)務(wù)部門(mén)。 廣義的秘書(shū)機(jī)構(gòu)，是指凡具有參謀助手、溝通協(xié)調(diào)、督促檢查的等功能，并為領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作服務(wù)的辦事部門(mén)，如辦公室的秘書(shū)、文書(shū)、機(jī)要、調(diào)研、協(xié)調(diào)、督察、信訪(fǎng)、接待和值班等業(yè)務(wù) 。廣義：是指秘書(shū)長(zhǎng)或

7、辦公廳（室）主任領(lǐng)導(dǎo)下的辦公廳或辦公室，其名稱(chēng)由機(jī)關(guān)、單位或首長(zhǎng)名稱(chēng)加秘書(shū)機(jī)構(gòu)名稱(chēng)兩部分組成。 狹義：是以“秘書(shū)”命名的局、處、科、室、股等部門(mén)，統(tǒng)轄于機(jī)關(guān)、單位或辦公廳（室）之下，只負(fù)責(zé)文書(shū)、會(huì)務(wù)、聯(lián)絡(luò)、接待等工作。 2、秘書(shū)工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置原則精簡(jiǎn)原則利于提高工作效率縱向?qū)哟我俜奖銣贤M向幅度適當(dāng)加大涉及面廣、頭緒多秘書(shū)工作機(jī)構(gòu)的名稱(chēng)辦公廳：中央、省、部級(jí)的秘書(shū)機(jī)構(gòu)名稱(chēng)國(guó)務(wù)院辦公廳是協(xié)助國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志處理國(guó)務(wù)院日常工作的機(jī)構(gòu)。其主要職責(zé)有：（一）負(fù)責(zé)國(guó)務(wù)院會(huì)議的準(zhǔn)備工作，協(xié)助國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志組織會(huì)議決定事項(xiàng)的實(shí)施。（二）協(xié)助國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志組織起草或?qū)徍艘試?guó)務(wù)院、國(guó)務(wù)院辦公廳名義發(fā)布的公文。(

8、三)研究國(guó)務(wù)院各部門(mén)和各省、自治區(qū)、直轄市人民政府請(qǐng)示國(guó)務(wù)院的問(wèn)題，提出審核意見(jiàn)，報(bào)國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志審批。(四)根據(jù)國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志的指示，對(duì)國(guó)務(wù)院部門(mén)間出現(xiàn)的爭(zhēng)議問(wèn)題提出處理意見(jiàn)，報(bào)國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志決定。(五)督促檢查國(guó)務(wù)院各部門(mén)和地方人民政府對(duì)國(guó)務(wù)院公文、會(huì)議決定事項(xiàng)及國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志有關(guān)指示的執(zhí)行落實(shí)情況并跟蹤調(diào)研，及時(shí)向國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志報(bào)告。(六)協(xié)助國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志組織處理需由國(guó)務(wù)院直接處理的突發(fā)事件和重大事故。(七)處理群眾來(lái)信，接待群眾來(lái)訪(fǎng)，及時(shí)向黨中央、國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志報(bào)告來(lái) 信來(lái)訪(fǎng)中提出的重要建議和反映的重要問(wèn)題，辦理黨中央、國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志交辦的 的有關(guān)信訪(fǎng)事項(xiàng)。(八)根據(jù)國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志的

9、指示，組織專(zhuān)題調(diào)查研究，及時(shí)反映情況，提出建議。(九)負(fù)責(zé)國(guó)務(wù)院值班工作，及時(shí)向國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志報(bào)告重要情況，協(xié)助處理各部門(mén)和各地區(qū)向國(guó)務(wù)院反映的重要問(wèn)題。(十)做好行政事務(wù)工作，為國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志服務(wù)。(十一)辦理國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志交辦的其他事項(xiàng)。 （摘自國(guó)辦發(fā) 1998 31 號(hào)文）辦公室和秘書(shū)處省轄市、廳、局、區(qū)、縣、鄉(xiāng)鎮(zhèn)和企事業(yè)單位的秘書(shū)工作機(jī)構(gòu)都稱(chēng)為“辦公室”，但級(jí)別也不同。除了鄉(xiāng)鎮(zhèn)辦公室為股級(jí)，下不再分設(shè)。再大的企業(yè)的秘書(shū)機(jī)構(gòu)只能稱(chēng)作“辦公室”，而不能冠名為“辦公廳”。社會(huì)團(tuán)體的秘書(shū)工作機(jī)構(gòu)，通常直接命名為“秘書(shū)處”，采用綜理制，如“中國(guó)高教秘書(shū)學(xué)會(huì)秘書(shū)處”。 還有一種臨時(shí)性的秘書(shū)工作機(jī)構(gòu)

10、，也叫“秘書(shū)處”，視其規(guī)模大小、工作多少，采用綜理制或分理制，如大會(huì)秘書(shū)處之下的聯(lián)絡(luò)組、宣傳組、后勤組等。 秘書(shū)工作機(jī)構(gòu)的組織形式分理制：機(jī)構(gòu)下面再設(shè)部門(mén)以處理各種不同的秘書(shū)工作。綜理制：下面不再分設(shè)部門(mén)。所有工作由辦公室統(tǒng)一或分派人員辦理。國(guó)務(wù)院辦公廳設(shè)6個(gè)職能司局。(一)秘書(shū)一局辦理文電收發(fā)運(yùn)轉(zhuǎn)、國(guó)徽印鑒管理、國(guó)務(wù)院全體會(huì)議、國(guó)務(wù)院常務(wù)會(huì)議和總理辦公會(huì)議等會(huì)議會(huì)務(wù)及國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志內(nèi)事活動(dòng)、國(guó)務(wù)院值班、信息、檔案和數(shù)據(jù)管理、辦公廳保密、公文核稿、文印、督查、機(jī)要通信和辦公自動(dòng)化、國(guó)務(wù)院公 報(bào)編輯等方面的工作。(二)秘書(shū)二局辦理發(fā)展計(jì)劃、經(jīng)貿(mào)、工業(yè)(含國(guó)防工業(yè))、財(cái)稅、勞動(dòng)和社會(huì)保障、國(guó)土資源

11、、建設(shè)、交通、鐵道、民航、信息產(chǎn)業(yè)、水利、農(nóng)業(yè)、林業(yè)、對(duì)外貿(mào)易經(jīng)濟(jì)合作、金融證券、審計(jì)、海關(guān)、環(huán)保、統(tǒng)計(jì)、工商管理、質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督、藥品監(jiān)督管理、旅游、供銷(xiāo)、體改、氣象等經(jīng)濟(jì)方面的文電、會(huì)務(wù)和督查工作。(三)秘書(shū)三局辦理教育、科技、外事、政法、法制、監(jiān)察、民政、人事、文化、衛(wèi)生、體育、計(jì)劃生育、地震、民族宗教、港澳臺(tái)僑、廣播影視、新聞出版、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、機(jī)構(gòu)編制等社會(huì)事業(yè)方面的文電、會(huì)務(wù)、督查及聯(lián)合全國(guó)人大、全國(guó)政協(xié)、軍隊(duì)等方面的工作。(四)中辦國(guó)辦信訪(fǎng)局按照中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳確定的工作范圍，處理群眾來(lái)信，接待群眾來(lái)訪(fǎng)，向黨中央、國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志提供群眾來(lái)信來(lái)訪(fǎng)中反映的重要信息，辦理黨中央、

12、國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志交辦的有關(guān)信訪(fǎng)事項(xiàng)；指導(dǎo)部門(mén)和地方的信訪(fǎng)業(yè)務(wù)工作；處理跨部門(mén)、跨地區(qū)的信訪(fǎng)疑難問(wèn)題。(五)人事司負(fù)責(zé)國(guó)務(wù)院辦公廳的人事管理和工作人員的教育培訓(xùn)工作；辦理工作人員的出國(guó)手續(xù)；負(fù)責(zé)國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志辦公室的人事工作；負(fù)責(zé)掛靠單位的人事管理工作。(六)行政司負(fù)責(zé)在中南海北區(qū)辦公的國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志的服務(wù)事務(wù)以及機(jī)關(guān)后勤管理工作。機(jī)關(guān)黨委。負(fù)責(zé)國(guó)務(wù)院辦公廳及其掛靠單位和國(guó)務(wù)院外事辦公室的黨群工作。課堂討論哪一種形式的機(jī)構(gòu)更龐大呢？你們單位的秘書(shū)機(jī)構(gòu)是哪種呢？你們單位適合哪一種形式的秘書(shū)機(jī)構(gòu)形式？四、 秘書(shū)工作機(jī)構(gòu)的地位與性質(zhì)秘書(shū)機(jī)關(guān)秘書(shū)部門(mén)秘書(shū)崗位中央和省級(jí)中級(jí)組織基層、小企業(yè)地 位第二節(jié) 秘書(shū)工作機(jī)構(gòu)的地位與性質(zhì) 1、機(jī)密性，由所處位置的中樞性 和組織關(guān)系的封閉性決定2、輔助性是根本屬性。秘書(shū)部門(mén)是輔助機(jī)構(gòu)，不是權(quán)力機(jī)關(guān) 3、秘書(shū)部門(mén)是綜合辦事部門(mén) 4、服務(wù)性針對(duì)整個(gè)組織單位的 秘書(shū)機(jī)構(gòu)的性質(zhì)機(jī)密性輔助性綜合性服務(wù)性第三節(jié) 秘書(shū)工作機(jī)構(gòu)的職能與工作要求 秘書(shū)職能的六方面既有內(nèi)容上的區(qū)別又是相互滲透，具體的某一個(gè)機(jī)構(gòu)可能并不全部具有六種職能。公關(guān)保密樞紐協(xié)調(diào)參謀助手秘書(shū)職能秘書(shū)工作機(jī)構(gòu)成員的群體優(yōu)化在若干成員組成的秘書(shū)班子中，群體的科