財(cái)務(wù)檔案管理制度

1、財(cái)務(wù)檔案管理制度第 PAGE 12 頁(yè) 共 NUMPAGES 12 頁(yè)財(cái)務(wù)檔案管理制度一、目的：為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)檔案的科學(xué)管理，建立、健全財(cái)務(wù)檔案的管理制度，完善財(cái)務(wù)檔案管理工作，使其規(guī)范化、系統(tǒng)化，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于集團(tuán)公司、子公司及實(shí)際控制企業(yè)。三、檔案管理職責(zé)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)檔案的整理、編號(hào)、歸檔、借閱等，對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的安全、完整、保密負(fù)責(zé)，對(duì)于應(yīng)當(dāng)入庫(kù)保管的資料應(yīng)及時(shí)入庫(kù)納入管理。四、財(cái)務(wù)檔案定義財(cái)務(wù)檔案是專業(yè)檔案的一種，它是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的 HYPERLINK /xuexifangfa/lishi/ t _blank 歷史記錄和經(jīng)營(yíng)效果的綜合反映，也是開(kāi)展經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、進(jìn)行經(jīng)濟(jì)

2、分析研究的重要依據(jù)和參考資料。五、財(cái)務(wù)檔案的分類財(cái)務(wù)檔案分為內(nèi)部留存財(cái)務(wù)資料檔案、對(duì)外報(bào)送財(cái)務(wù)資料檔案與外部專業(yè)機(jī)構(gòu)提供的專業(yè)報(bào)告檔案。（一）內(nèi)部留存財(cái)務(wù)資料內(nèi)部留存財(cái)務(wù)資料分為會(huì)計(jì)核算檔案、財(cái)務(wù)管理檔案、客戶資料檔案以及其他財(cái)務(wù)檔案四類。1、會(huì)計(jì)核算檔案范圍會(huì)計(jì)核算檔案包含會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)核算資料。會(huì)計(jì)憑證會(huì)計(jì)憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書(shū)面證明。它包括記賬憑證、記賬憑證匯總表、銀行對(duì)賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、資金盤(pán)點(diǎn)表等。會(huì)計(jì)賬簿會(huì)計(jì)賬簿是一定格式、相互聯(lián)結(jié)的賬頁(yè)組成，以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍。它包括按會(huì)計(jì)科目設(shè)置的總分類賬、

3、明細(xì)分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬等。會(huì)計(jì)報(bào)表財(cái)務(wù)報(bào)表是反映企業(yè)財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果的總結(jié)性書(shū)面文件。按時(shí)間可以分為月度會(huì)計(jì)報(bào)表、季度會(huì)計(jì)報(bào)表、中期會(huì)計(jì)報(bào)表以及年度會(huì)計(jì)報(bào)表，包括四表一注（資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表以及財(cái)務(wù)報(bào)表附注）以及其他內(nèi)部報(bào)表等。其他會(huì)計(jì)核算資料包括企業(yè)所得稅匯算清繳底稿、審計(jì)調(diào)整數(shù)據(jù)底稿、對(duì)外開(kāi)具的各類發(fā)票、收據(jù)存根、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)、財(cái)務(wù)情況說(shuō)明等。2、財(cái)務(wù)管理檔案預(yù)算資料：包括公司總部及下屬公司編制和上報(bào)的季度、半年度、年度預(yù)算及預(yù)算執(zhí)行情況表以及公司各職能部門(mén)年度費(fèi)用預(yù)算表。 HYPERLINK /lunwen/FM/c

4、aiwufenxi/ t _blank 財(cái)務(wù)分析報(bào)告：包括公司總部及下屬公司編制和上報(bào)的季度、半年度、年度財(cái)務(wù)分析報(bào)告。 HYPERLINK /lunwen/revenue/shuishoulilun/ t _blank 稅收籌劃報(bào)告：是指由公司財(cái)務(wù)部編制并經(jīng)過(guò)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核認(rèn)可的稅收籌劃報(bào)告。投資分析報(bào)告：是指由公司財(cái)務(wù)部編制并經(jīng)過(guò)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核認(rèn)可的項(xiàng)目投資分析報(bào)告。融資分析報(bào)告：是指由公司財(cái)務(wù)部編制并經(jīng)過(guò)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核認(rèn)可的融資計(jì)劃分析報(bào)告。3、客戶檔案（是否由財(cái)務(wù)部管理待商榷）包括本公司與客戶簽訂的業(yè)務(wù)合同、客戶基本資料、與該客戶有關(guān)的文書(shū)等。4、其他財(cái)務(wù)檔案主要指銀行流水、業(yè)務(wù)合同、財(cái)務(wù)制

5、度文本、會(huì)議紀(jì)要、銀行開(kāi)/銷戶審批及資料、稅務(wù)事項(xiàng)通知書(shū)、關(guān)聯(lián)公司上報(bào)資料、公司內(nèi)部培訓(xùn)資料等。（二）對(duì)外報(bào)送財(cái)務(wù)資料1、對(duì)金融機(jī)構(gòu)：主要指對(duì)銀行等金融機(jī)構(gòu)報(bào)送的融資類、按揭準(zhǔn)入類資料以及后續(xù)報(bào)送資料。2、對(duì)稅務(wù)局：主要指對(duì)稅務(wù)局報(bào)送的納稅申報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表、重點(diǎn)稅源報(bào)表、減免稅申請(qǐng)、手續(xù)費(fèi)返還申請(qǐng)、財(cái)務(wù)情況說(shuō)明、納稅說(shuō)明等。3、對(duì)統(tǒng)計(jì)局：主要指對(duì)統(tǒng)計(jì)局報(bào)送的企業(yè)基本信息表及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。4、對(duì)社會(huì)公眾（若有）：主要指公司上市后對(duì)社會(huì)公眾披露的財(cái)務(wù)報(bào)表報(bào)告以及發(fā)布的各類通知文書(shū)。對(duì)外部單位報(bào)送的資料需全部存檔，特別是加蓋了公司印章的資料，以備查閱。（三）外部專業(yè)機(jī)構(gòu)提供的專業(yè)報(bào)告主要指公司聘請(qǐng)的外部

6、專業(yè)機(jī)構(gòu)提供的專業(yè)性報(bào)告，如年度審計(jì)報(bào)告、專項(xiàng)審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)盡職調(diào)查報(bào)告、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告、企業(yè)所得稅匯算清繳報(bào)告、房屋測(cè)繪報(bào)告等，專業(yè)報(bào)告可能是對(duì)外的，也可能是對(duì)內(nèi)的。六、財(cái)務(wù)檔案的管理要求（一）分類管理。財(cái)務(wù)資料歸檔前應(yīng)先分類，再按照類別有序地放進(jìn)檔案盒、檔案柜中。歸檔前應(yīng)仔細(xì)檢查資料，降低歸類錯(cuò)誤的可能性。（二）及時(shí)歸檔。財(cái)務(wù)資料形成后應(yīng)及時(shí)歸檔，避免資料混雜、遺漏,特別是對(duì)外報(bào)送資料，報(bào)送完畢后應(yīng)立即歸檔。（三）在職責(zé)、權(quán)限范圍內(nèi)歸檔。因各財(cái)務(wù)人員職責(zé)不一、權(quán)限不一、部分財(cái)務(wù)資料開(kāi)放程度不一，故每人只需且必須對(duì)自己經(jīng)手的財(cái)務(wù)檔案歸檔并進(jìn)行保管。七、財(cái)務(wù)檔案的裝訂、歸檔和保管除了已經(jīng)裝訂成冊(cè)

7、的文本外（如外部機(jī)構(gòu)提供的專業(yè)報(bào)告、合同、收據(jù)存根聯(lián)等），其他財(cái)務(wù)資料必須裝訂成冊(cè)。各財(cái)務(wù)資料裝訂時(shí)間不一，會(huì)計(jì)憑證每月裝訂一次，次月10日前完成上月憑證裝訂，裝訂好的憑證按年分月妥善保管；除了會(huì)計(jì)憑證外，其他財(cái)務(wù)檔案平時(shí)需做好歸檔工作，每年度最少裝訂一次，次年2月前完成上年度資料的裝訂。（一）會(huì)計(jì)憑證的裝訂1、會(huì)計(jì)憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作：整理檢查每一個(gè)憑證要件是否齊全，要件是否按序排列。付款憑證要件排列順序?yàn)椋河涃~憑證、審批單、發(fā)票 、合同及其他附件、銀行回單；收款憑證要件排列順序?yàn)椋河涃~憑證、其他附件、銀行回單；計(jì)提類憑證及調(diào)整類憑證的附件為：記賬憑證、附件；本月記賬憑證明細(xì)表應(yīng)放置于第一筆

8、憑證前面；銀行對(duì)賬單、現(xiàn)金盤(pán)點(diǎn)表、銀行存款余額調(diào)節(jié)表應(yīng)置于最后一張會(huì)計(jì)憑證后面隨憑證一起裝訂。裝訂前要件需齊全，若有極個(gè)別要件不齊卻必須裝訂的，需在相應(yīng)位置放置空白粘貼單，做好記錄，并在要件到達(dá)后立即粘貼上去。檢查憑證是否按序排列，如有顛倒要重新放置，發(fā)現(xiàn)缺號(hào)要查明原因。摘除憑證內(nèi)的金屬物（如訂書(shū)釘、大頭針、回形針），對(duì)大的張頁(yè)或附件要折疊成同記賬憑證大小，盡量避開(kāi)裝訂線，以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整；2、會(huì)計(jì)憑證裝訂時(shí)的要求裝訂應(yīng)盡可能縮小所占面積，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱。A5版憑證應(yīng)沿憑證包角裝訂線內(nèi)側(cè)打兩孔進(jìn)行裝訂，A4版憑證應(yīng)于憑證左側(cè)1.5厘米處均勻打三孔進(jìn)行

9、裝訂。裝訂憑證厚度一般為2-3厘米，需裝訂牢固，美觀大方，A5版憑證裝訂時(shí)可采用硬紙板墊角。憑證外面要加牛皮紙封面，封面規(guī)格應(yīng)略大于記賬憑證。3、會(huì)計(jì)憑證裝訂后的注意事項(xiàng)每本憑證封面上填寫(xiě)好公司名稱或項(xiàng)目名稱、憑證期間、憑證種類、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)等信息，包角上填寫(xiě)期間與起止憑證號(hào)信息。將全部會(huì)計(jì)憑證按年編號(hào)，于包角顯眼處寫(xiě)上本憑證編號(hào)，按編號(hào)順序入柜，以便調(diào)閱與檢查憑證是否遺失。（二）會(huì)計(jì)賬簿的裝訂1、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬的裝訂：現(xiàn)金日記賬與銀行存款日記賬若是采用紙質(zhì)賬簿進(jìn)行登記，則無(wú)需裝訂，會(huì)計(jì)年度終了將賬簿歸檔保管；現(xiàn)金日記賬與銀行存款日記賬若是采用電子賬簿進(jìn)行登記，需年度終了后打

10、印出來(lái)裝訂成冊(cè)。2、總賬與明細(xì)分類賬的裝訂：會(huì)計(jì)年度終了兩個(gè)月內(nèi)，會(huì)計(jì)需將上年度總賬、各明細(xì)分類賬、重要客商往來(lái)明細(xì)賬、關(guān)聯(lián)方往來(lái)明細(xì)表打印出來(lái)，裝訂成冊(cè)。3、裝訂要求明細(xì)分類賬應(yīng)按科目順序、時(shí)間順序排列，總賬在前，明細(xì)賬在后，客商與關(guān)聯(lián)方往來(lái)單獨(dú)裝訂，裝訂前加上前后牛皮紙封面，于賬簿左側(cè)1.5厘米處均勻打三孔進(jìn)行裝訂，每?jī)?cè)厚度約為2-3厘米。會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整，不得有折角、缺角、錯(cuò)頁(yè)、掉頁(yè)的現(xiàn)象;封面應(yīng)齊全、平整，注明所屬年度及賬簿名稱。（三）會(huì)計(jì)報(bào)表的裝訂會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)按月份排列，每月報(bào)表的放置順序?yàn)橘Y產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表（若有）、財(cái)務(wù)報(bào)表附注或者財(cái)務(wù)說(shuō)明、公司內(nèi)部

11、報(bào)表，裝訂要求參見(jiàn)會(huì)計(jì)賬簿的裝訂要求。（四）其他財(cái)務(wù)檔案的裝訂原則上其他財(cái)務(wù)檔案平時(shí)做好分類保管工作，一年一裝訂，若是財(cái)務(wù)資料是針對(duì)某專項(xiàng)的，如為銀行某一筆貸款提供的資料，需事項(xiàng)結(jié)束后及時(shí)裝訂；裝訂前應(yīng)仔細(xì)檢查待裝訂資料，確保所有資料準(zhǔn)確地放入所屬類別、按照先后順序排列、無(wú)遺漏現(xiàn)象。具體裝訂要求參見(jiàn)會(huì)計(jì)賬簿的裝訂要求（厚度較薄的可直接用訂書(shū)釘裝訂）（五）財(cái)務(wù)檔案的歸檔財(cái)務(wù)資料裝訂好后應(yīng)分門(mén)別類，編號(hào)后裝入檔案盒，編號(hào)應(yīng)和明細(xì)清單一致。若資料較少，同一檔案盒可裝入不同類別的資料，檔案盒側(cè)面應(yīng)貼上標(biāo)簽，注明盒內(nèi)資料的名稱，標(biāo)簽名稱應(yīng)采用打印方式，檔案盒內(nèi)放置本檔案盒保管資料的明細(xì)清單。檔案分年度歸

12、檔。每個(gè)檔案盒都應(yīng)編號(hào)，編號(hào)及其裝置內(nèi)容應(yīng)錄入電子表格形成完整的索引目錄，以便后期查找。（六）特殊合同的管理1、特殊合同的范圍特殊合同指在法律上存在一定風(fēng)險(xiǎn)的合同，具體如陰陽(yáng)合同、掛靠協(xié)議類敏感合同。2、特殊合同的管理陰陽(yáng)合同：陰陽(yáng)合同指合同當(dāng)事人就同一事項(xiàng)訂立兩份以上的內(nèi)容不相同的合同，一份對(duì)內(nèi)，一份對(duì)外，其中對(duì)外的一份并不是雙方真實(shí)意思表示，對(duì)內(nèi)的一份則是雙方真實(shí)意思表示。資料管理人應(yīng)在收到陰陽(yáng)合同后向合同簽訂人確認(rèn)合同的內(nèi)外屬性，并在合同右上角用鉛筆標(biāo)注特定字符。資料管理人應(yīng)當(dāng)建立陰陽(yáng)合同臺(tái)賬，明確內(nèi)外合同的差異，以及通過(guò)臺(tái)賬對(duì)陰陽(yáng)合同做統(tǒng)一管理。登記臺(tái)站后，對(duì)外合同應(yīng)當(dāng)放置到財(cái)務(wù)經(jīng)理指

13、定的、專門(mén)的檔案盒進(jìn)行保管，對(duì)內(nèi)合同則放入普通合同進(jìn)行保管。合同歸檔前，內(nèi)外合同應(yīng)交由財(cái)務(wù)經(jīng)理審閱。若陰陽(yáng)合同涉及工程結(jié)算，結(jié)算書(shū)也應(yīng)有陰陽(yáng)兩份，對(duì)外結(jié)算書(shū)應(yīng)與對(duì)外合同一同保管。掛靠協(xié)議：掛靠行為指一個(gè)施工企業(yè)允許他人在一定期間內(nèi)使用自己企業(yè)名義對(duì)外承接工程的行為，一般而言掛靠協(xié)議約定了承接工程的具體內(nèi)容、掛靠期間與掛靠管理費(fèi)等，為特殊合同。資料管理人應(yīng)當(dāng)建立掛靠協(xié)議臺(tái)賬，收到掛靠協(xié)議后應(yīng)立即登記臺(tái)賬，并告知財(cái)務(wù)主管或財(cái)務(wù)經(jīng)理，將協(xié)議放進(jìn)財(cái)務(wù)經(jīng)理指定的檔案盒進(jìn)行保管。（七）稅務(wù)事項(xiàng)通知書(shū)的管理財(cái)務(wù)人員收到稅務(wù)事項(xiàng)通知書(shū)后，應(yīng)該及時(shí)告知財(cái)務(wù)主管，回執(zhí)聯(lián)應(yīng)填寫(xiě)回執(zhí)日期后蓋章再返還稅務(wù)局。稅務(wù)事項(xiàng)通

14、知書(shū)應(yīng)當(dāng)單獨(dú)存檔。（八）財(cái)務(wù)檔案的備份制度除了會(huì)計(jì)憑證外，其他的財(cái)務(wù)檔案需同時(shí)保留電子檔與紙質(zhì)檔，電子檔應(yīng)每月或每季度拷貝至移動(dòng)硬盤(pán)進(jìn)行保存。（九）財(cái)務(wù)檔案的保管要求。1、檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的地方，并遠(yuǎn)離易燃品堆放地，周圍應(yīng)備有防火器材。2、檔案應(yīng)放在專用的鐵皮檔案柜里，按順序碼放整齊，以便查找。3、檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲(chóng)蛀鼠咬。4、檔案室保持通風(fēng)透光，并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱的地方，以利查閱，并防止潮濕；5、設(shè)置歸檔登記簿、檔案借閱簿，嚴(yán)防毀壞損失、散失和泄密；6、會(huì)計(jì)電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。（十）檔案保管期限1、原始憑證、記賬憑證、匯總憑證 15年 2、

15、銀行存款余額調(diào)節(jié)表和銀行對(duì)賬單 5年 3、日記賬15年。其中：現(xiàn)金和銀行存款日記賬 25年 4、明細(xì)賬、總賬、輔助賬 15年5、固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后固定資產(chǎn)卡片及清單保管 5年 6、主要財(cái)務(wù)指標(biāo)報(bào)表（包括文字分析） 3年 7、月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表（包括文字分析） 5年 8、年度會(huì)計(jì)報(bào)表（包括文字分析） 永久 9、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)及銷毀清冊(cè)永久 10、主要財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)文件、合同、協(xié)議 永久 八、財(cái)務(wù)檔案的借閱(一)財(cái)務(wù)檔案為本單位所利用，原則上不得借出，有特殊需要須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）外部借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)填寫(xiě)檔

16、案借閱登記簿，將借閱人姓名、日期、內(nèi)容等情況登記清楚。（三）本單位其他部門(mén)人員需要檔案資料，在報(bào)批后由檔案管理人員陪同翻閱或者復(fù)印。（四）借閱會(huì)計(jì)檔案人員不得在案卷中亂畫(huà)、標(biāo)記、拆散原卷冊(cè)，也不得涂改抽換、攜帶外出或復(fù)制原件（如有特殊情況，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能攜帶外出或復(fù)制原件）。九、財(cái)務(wù)檔案的銷毀（一）會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)由檔案保管人員提出銷毀意見(jiàn)，會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)共同鑒定、編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后方可予以銷毀。（二）會(huì)計(jì)檔案保管期滿，但其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，由檔案部門(mén)保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止。（三）銷毀檔案前，應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列的項(xiàng)目逐一清查核對(duì)；銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)應(yīng)由檔案保管人員和財(cái)會(huì)部門(mén)共同派員監(jiān)銷，會(huì)計(jì)檔案銷毀后經(jīng)辦人在“