財(cái)務(wù)管理協(xié)會各項(xiàng)工作流程

1、 財(cái)務(wù)管理協(xié)會各項(xiàng)工作流程一、舉辦活動流程舉辦活動之前須做好該活動的詳細(xì)預(yù)算。根據(jù)活動具體情況審批活動場地。制定宣傳計(jì)劃，定做宣傳活動中所需要的海報(bào)條幅等物品，定做后填寫“財(cái)務(wù)管理協(xié)會活動支出審批表”，將填好的表交由相關(guān)負(fù)責(zé)人員審批?；顒忧皽?zhǔn)備好活動中可能用到的物品如鮮花，電池，飲用水等，購買時的發(fā)票須保存以便以后報(bào)銷?；顒又械囊磺虚_銷如交通費(fèi)須保存發(fā)票以便以后報(bào)銷。活動過后剩余物品以及可以循環(huán)利用的物品需交給專人妥善保管。二、各類活動準(zhǔn)備工作及預(yù)算 1.宣傳活動：海報(bào)，條幅，展架，展板等。 2.講座類活動：臺簽、投影儀、幕布、筆記本（電腦）、主講人用PPT、麥克、電池、鮮花、水等。 3.社會

2、實(shí)踐類活動：租車，介紹實(shí)踐場所的材料，統(tǒng)一的標(biāo)識。 4.比賽、沙龍類活動：臺簽、水、筆、投影儀、幕布、選手用PPT、麥克、電池等。 5.職業(yè)模擬類活動：模擬軟件，規(guī)則PPT，職業(yè)模擬簡單教程材料，職業(yè)模擬用具如企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表，臺簽、水，MIC電池、工作人員牌等。 6頒獎類活動：臺簽、證書、獎杯、水等.注：每次活動中，財(cái)務(wù)管理協(xié)會工作人員需佩戴工作牌。活動之前須確認(rèn)出席領(lǐng)導(dǎo)與老師，以備臺簽。視活動形式與規(guī)模決定是否邀請主持人?；顒又行枵障鄶z像以存檔，活動后需寫新聞稿。每次活動情況不同，須根據(jù)各活動具體情況做好活動前預(yù)算。活動后需開會總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)并留有會議記錄存檔。三 、關(guān)于宣傳的流程現(xiàn)在有幾種宣傳

3、途徑，效果各異，在活動宣傳過程中應(yīng)注意多渠道密集宣傳或幾種宣傳方式結(jié)合宣傳，并應(yīng)根據(jù)活動經(jīng)費(fèi)情況實(shí)際考慮宣傳渠道。1.海報(bào)：海報(bào)是重要的及正式宣傳品。海報(bào)最重要的是設(shè)計(jì)以及貼的位置。海報(bào)的設(shè)計(jì)應(yīng)由相關(guān)人員負(fù)責(zé)審批設(shè)計(jì)，注重突出協(xié)會及該活動的特色。海報(bào)參考粘貼位置：東榮、三教、圖書館、逸夫教學(xué)樓、活動場地外、莘子園、新食堂、活動對象寢室樓層。東榮海報(bào)主要是為給學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)看，宣傳效果不是很大，但不易被覆蓋。三教、圖書館、逸夫人流量較大，且有針對性，其中三教較不容易被覆蓋，圖書館次之，逸夫覆蓋較快。莘子園、新食堂，人流量大，宣傳效果好，但被覆蓋速度很快。活動對象寢室樓層，針對性強(qiáng)，不易被覆蓋（容易被撕

4、），宣傳效果較好。海報(bào)的形式，包括彩噴，彩繪，黑白。彩噴價格48元不等，可用于粘貼時間能較長和比較正式的地方。彩繪，成本較低，費(fèi)時間，但能展現(xiàn)宣傳的創(chuàng)意。黑白的可以采取B4紙打印，大約需要四毛錢，內(nèi)容可以簡潔，但文字需要多考慮，貼在容易被覆蓋的地方，以及宿舍樓等需要量大的地方。2.展板：展板的制作較費(fèi)時間，但可以展現(xiàn)宣傳者的更多創(chuàng)意，參加活動者也能對活動有更全面的掌握。展板擺放位置可以是新食堂或是三教，效果比較持久，特別在新食堂，展板比起海報(bào)的最大優(yōu)勢是不會被覆蓋。3. 條幅：主流的宣傳工具，條幅的關(guān)鍵是內(nèi)容及位置。內(nèi)容可以集中大家的好想法，要讓活動對目標(biāo)人群有吸引力。而位置則可根據(jù)人流量確定

5、，新食堂、體育館后面的路，主干道都是條幅的適合位置。條幅至少提前一周掛上。需要講條幅的規(guī)格和價格做個比較，以求做出性價比最高的條幅。4. QQ：QQ是幾乎每個人都有的聊天工具，主要宣傳方式是向群內(nèi)發(fā)送通知。也可向好友一對一通知。在非目標(biāo)活動人QQ群，發(fā)送頻率不宜太高，在企模內(nèi)部群，可以多發(fā)送幾次，并且有條件的可以將群公告改為活動公告。也是內(nèi)容需要好好考慮。可建議讓其他人員幫助在各自好友中宣傳，比如各班群以及各協(xié)會群。5. 飛信：飛信是低成本高宣傳度，通過向飛信好友發(fā)送可以迅速擴(kuò)大講座或活動的知名度?？砂l(fā)送飛信到各班負(fù)責(zé)人通知也是一種可以標(biāo)準(zhǔn)化的方式。6. 校內(nèi)：利用校內(nèi)分享的作用宣傳，分享照片

6、，分享相關(guān)文章及消息，也讓協(xié)會成員分享，也建議成員的好友分享文章以及照片。7. 牡丹園BBS：活動通知發(fā)到相關(guān)的學(xué)院bbs上如商院，經(jīng)濟(jì)，管理，哲社以及社團(tuán)萬象版面。8.百度貼吧：將活動通知發(fā)到百度吉林大學(xué)貼吧里，以進(jìn)一步擴(kuò)大活動影響面。四、借用實(shí)驗(yàn)室流程 1打印借用實(shí)驗(yàn)室申請表并注明活動名稱、借用起至?xí)r間、需借用會議室的名稱。2將填寫后的申請表交由會長審批。3獲批后的申請表留存?zhèn)浞荨?可用電子郵件方式提交申請。五、借用多媒體教室流程 1打印借用多媒體教室申請表并注明活動名稱、借用起至?xí)r間、需借用教室的名稱。2將填寫后的申請表交由老師審批。3攜帶申請表到文科實(shí)驗(yàn)樓二樓教務(wù)辦審批并蓋章。4攜帶審

7、批后的申請表到行政樓三樓教務(wù)處，交由何巖老師審批并蓋章。5獲批后的申請表一份留備份，一份帶至審批教室。六、對發(fā)票的要求 1外來原始憑證必須是帶有稅檢章或財(cái)政監(jiān)制章的正規(guī)發(fā)票。2發(fā)票名頭應(yīng)填寫“吉林大學(xué)”全稱。3發(fā)票摘要應(yīng)逐一填寫所購物品品名、數(shù)量、單價及金額，如果所購物品過多，無法在一張發(fā)票內(nèi)填寫，可在發(fā)票摘要處寫明“詳見附件”，或“詳見明細(xì)清單”，另附由對方單位加蓋單位發(fā)票專用章或財(cái)務(wù)專用章的明細(xì)清單。4外單位開具的用來報(bào)銷的發(fā)票金額大小寫必須完全一致，涂改無效。5發(fā)票各聯(lián)要一次性復(fù)寫，單聯(lián)填寫無效。6發(fā)票須加蓋“財(cái)務(wù)專用章”，或“發(fā)票專用章”，或“現(xiàn)金收訖章”，或“轉(zhuǎn)賬收訖章”。7除金額外，發(fā)票上其它內(nèi)容發(fā)生更改時，須在更改處加蓋與發(fā)票本身一致的印章。8若原始發(fā)票丟失，可到對方單位索取原始憑證存根聯(lián)的復(fù)印件，加蓋對方單位的財(cái)務(wù)印章（“財(cái)務(wù)專用章”、“發(fā)票專用章”、“現(xiàn)金收訖章”及“轉(zhuǎn)賬收訖章”均可）后，可視同原始發(fā)票報(bào)銷。文本及照片資料的保存1.每次活動文本及照片資料由會長保存，由活動負(fù)責(zé)人在活動結(jié)束后一天之內(nèi)整理并發(fā)送給會長。2.活動文本包括：策劃書、財(cái)務(wù)預(yù)算表、海報(bào)設(shè)計(jì)稿，條幅內(nèi)容、教室