圖解Excel超實(shí)用打印技巧_第1頁
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文檔簡介

1、圖解Excel超實(shí)用打印技巧打印表格是很多朋友在工作中常常要面臨的任務(wù),這里我們通過實(shí)例圖解的方式向大家提供一些Excel中實(shí)用的打印技巧。仔細(xì)學(xué)習(xí)并使用這些技巧,可以使我們能更加得心應(yīng)手地完成工作中的各種打印任務(wù)。 學(xué)習(xí)目標(biāo): HYPERLINK http:/ t _blank 一、在每一頁上都打印行標(biāo)題或列標(biāo)題 HYPERLINK http:/ t _blank 二、只打印工作表的特定區(qū)域 HYPERLINK http:/ t _blank 三、將數(shù)據(jù)縮印在一頁內(nèi) HYPERLINK http:/ t _blank 四、將報(bào)表打印在指定的幾頁內(nèi) HYPERLINK http:/ t _bl

2、ank 五、打印設(shè)定的工作表背景 HYPERLINK http:/ t _blank 六、打印工作表中的零值 HYPERLINK http:/ t _blank 七、不打印工作中的錯(cuò)誤值 HYPERLINK http:/ t _blank 八、打印出工作表中的公式 一、在每一頁上都打印行標(biāo)題或列標(biāo)題 在Excel工作表中,第一行通常存放這各個(gè)字段的名稱,如“客戶資料表”中的“客戶姓名”、“服務(wù)帳號(hào)”、“公司名稱”等等,我們把這行數(shù)據(jù)稱為標(biāo)題行(標(biāo)題列依此類推)。當(dāng)工作表的數(shù)據(jù)過多超過一頁時(shí),打印出來只有第一頁有行標(biāo)題,這樣閱讀起來不太方便。 用下面方法可以讓每一頁都打印行標(biāo)題: 進(jìn)入要打印的工

3、作表,選擇菜單“文件頁面設(shè)置”命令,在彈出的對(duì)話框中選擇“工作表”選項(xiàng)卡,然后單擊“打印標(biāo)題”區(qū)“頂端標(biāo)題行”文本區(qū)右端的按鈕,對(duì)話框縮小為一行,并返回Excel編輯界面,用鼠標(biāo)單擊一下標(biāo)題行所在的位置(圖 1),再單擊回車即可。 (圖 1 圖片較大,請(qǐng)拉動(dòng)滾動(dòng)條觀看)這時(shí)對(duì)話框恢復(fù)原狀,可以看到“頂端標(biāo)題行”文本框中出現(xiàn)了剛才選擇的標(biāo)題行(圖 2),核對(duì)無誤后單擊“確定”完成設(shè)置。以后打印出來的該工作表的每一頁都會(huì)出現(xiàn)行標(biāo)題了。 圖 2 說明:列標(biāo)題的設(shè)置可仿照操作。若需要要打印工作表的行號(hào)和列標(biāo)(行號(hào)即為標(biāo)識(shí)每行的數(shù)字,列標(biāo)為標(biāo)識(shí)每列的字母),勾選“打印”區(qū)的“行號(hào)列標(biāo)”復(fù)選框即可。二、只

4、打印工作表的特定區(qū)域 在實(shí)際的工作中,我們并不總是要打印整個(gè)工作表,而可能只是特定的區(qū)域,那么應(yīng)該如何設(shè)置呢?請(qǐng)跟著下面的方法進(jìn)行。 (一)、打印特定的一個(gè)區(qū)域 如果需要打印工作表中特定的一個(gè)區(qū)域有下面兩種方法。 方法1:先選擇需要打印的工作表區(qū)域,然后選擇菜單“文件打印”命令,在彈出的“打印內(nèi)容”對(duì)話框的“打印內(nèi)容”區(qū),勾選“選定區(qū)域”單選框(圖 3),再單擊“確定”即可。 圖 3方法2:進(jìn)入需要打印的工作表,選擇菜單“視圖分頁預(yù)覽”命令,然后選中需要打印的工作表區(qū)域,單擊鼠標(biāo)右鍵,在彈出的菜單中選擇“設(shè)置打印區(qū)域”命令即可(圖 4)。 圖 4 說明:方法1適用于偶爾打印的情形,打印完成后E

5、xcel不會(huì)“記住”這個(gè)區(qū)域。而方法2則適用于老是要打印該工作表中該區(qū)域的情形,因?yàn)榇蛴⊥瓿珊驟xecl會(huì)記住這個(gè)區(qū)域,下次執(zhí)行打印任務(wù)時(shí)還會(huì)打印這個(gè)區(qū)域。除非你選擇菜單“文件打印區(qū)域取消打印區(qū)域”命令,讓Excel取消這個(gè)打印區(qū)域。 (二)、打印特定的幾個(gè)區(qū)域 如果要打印特定的幾個(gè)區(qū)域,和上面的方法對(duì)應(yīng),也有兩種方法。 方法1:開始時(shí),按住Ctrl鍵,同時(shí)選中要打印的幾個(gè)區(qū)域,后面的操作與上面的方法1相同。 方法2:在分頁預(yù)覽視圖下,用前面方法2介紹的方法設(shè)置好一個(gè)打印區(qū)域后,再選擇要打印的第二個(gè)區(qū)域,單擊鼠標(biāo)右鍵,在彈出的菜單中選擇“添加到打印區(qū)域”命令即可(圖 5)。用同樣的方法設(shè)置其它

6、需要打印的區(qū)域。 圖 5說明:用方法2設(shè)置的打印區(qū)域,Excel會(huì)一絲不茍地把它記下來。要取消這些設(shè)置,執(zhí)行菜單“文件打印區(qū)域取消打印區(qū)域”命令即可。三、將數(shù)據(jù)縮印在一頁紙內(nèi) 這個(gè)技巧主要運(yùn)用于如下的情形: 1、當(dāng)數(shù)據(jù)內(nèi)容超過一頁寬時(shí),Excel總是先打印左半部分,把右半部分單獨(dú)放在后面的新頁中,但是右半部分?jǐn)?shù)據(jù)并不多,可能就是一兩列。 2、當(dāng)數(shù)據(jù)內(nèi)容超過一頁高時(shí),Excel總是先打印前面部分,把超出的部分放在后面的新頁中,但是超出的部分并不多,可能就是一兩行。 上面的情況不論是單獨(dú)出現(xiàn)或同時(shí)出現(xiàn),如果不進(jìn)行調(diào)整就直接進(jìn)行打印,那么效果肯定不能令人滿意的,而且還挺浪費(fèi)紙張。下面我們提出兩種常用

7、的調(diào)整方法。 (一)、通過“分頁預(yù)覽”視圖調(diào)整 進(jìn)入需要調(diào)整的工作表,選擇菜單“視圖分頁預(yù)覽”命令,進(jìn)入“分頁預(yù)覽”視圖(圖 6)。 圖 6從圖6中可以看到F列和G列之間有一條藍(lán)色虛線,這條線就是垂直分頁符,它右邊的部分就是超出一頁寬的部分,下面我們把它和左面部分一起放在同一頁寬內(nèi)。 將鼠標(biāo)指針移至F列和G列之間的藍(lán)色虛線處,鼠標(biāo)指針變?yōu)樽笥译p箭頭(圖 7),這時(shí)按住鼠標(biāo)左鍵,拖拉至G列右邊緣處放開即可。 調(diào)整后的效果如圖8所示,可以看到原來的藍(lán)色虛線與G列邊緣的藍(lán)色實(shí)線重合,表示垂直分頁符被重新設(shè)定,這樣原來超出的G列數(shù)據(jù)就可以被打印在同一頁寬內(nèi)。 圖 7圖 8水平分頁符的設(shè)定方法完全一致,

8、可以仿照操作。 (二)、通過“頁面設(shè)置”對(duì)話框調(diào)整 通過“頁面設(shè)置”對(duì)話框調(diào)整也相當(dāng)方便。進(jìn)入需要調(diào)整的工作表,選擇菜單“文件頁面設(shè)置”命令,打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框,選擇“頁面”選項(xiàng)卡。 然后點(diǎn)選“縮放”區(qū)的“調(diào)整為”單選框,在后面的文本框內(nèi)輸入“1”頁寬和“1”頁高(圖 9),單擊“確定”按鈕即可。 圖 9四、將報(bào)表打印在指定的幾頁內(nèi) 當(dāng)數(shù)據(jù)的內(nèi)容比較長時(shí),打印出來的紙張可能有很多頁,當(dāng)然,這些頁之間的分隔,都是Excel默認(rèn)為我們添加的。但是實(shí)際情況中,我們可能希望Excel能夠以自己的分頁標(biāo)準(zhǔn)來打印,下面介紹一下處理的方法。 具體操作之前,我們打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框,進(jìn)入“頁面”選項(xiàng)卡,

9、確認(rèn)一下“縮放”區(qū)域,選中的是“縮放比例”單選框。如果這里選擇了“調(diào)整為”單選框,后面的操作Excel就會(huì)不聽話了。 根據(jù)Excel會(huì)把不相鄰的打印區(qū)域打印到不同的頁面上的原理,下面我們做兩件事:一是在我們需要分頁的地方插入一個(gè)空白行;二是將由空白行分開的每一頁都設(shè)置為打印區(qū)域。這兩件事做好后,再執(zhí)行打印命令就可以得到我們要求的效果了。具體操作步驟如下: 在我們需要分頁的位置插入空白行。 所有空白行插入好后,按住Ctrl鍵,同時(shí)選中需要打印的各頁數(shù)據(jù),注意不要選中空白行。 然后選擇菜單“文件打印區(qū)域設(shè)置打印區(qū)域”命令,再選擇菜單“文件頁面設(shè)置”命令,進(jìn)入“頁面”選項(xiàng)卡,點(diǎn)選“縮放”區(qū)的“調(diào)整為

10、”單選框,輸入所需的頁數(shù),單擊“確定”按鈕即可(圖 10)。 圖 10五、打印設(shè)定的工作表背景 有很多朋友都有為工作表設(shè)定一個(gè)漂亮的背景的習(xí)慣,這樣可以為工作表的外觀增色不少。但是當(dāng)執(zhí)行打印命令,把工作表打印到紙上時(shí),發(fā)現(xiàn)Excel并沒有打印這個(gè)背景。 如果你還沒有上面的經(jīng)歷,可以馬上試驗(yàn)一下:隨便在工作表中輸入一些數(shù)據(jù),然后選擇菜單“格式工作表背景”命令,打開“工作表背景”對(duì)話框,隨便選擇一幅圖片作為該工作表的背景,然后執(zhí)行“打印預(yù)覽”命令,發(fā)現(xiàn)效果圖中沒有背景的任何痕跡,真的很遺憾?。?。 如果我們一定需要在Excel中打印插入的圖片,該怎么操作呢?下面提供一種方法。 進(jìn)入需要插入圖片的工作

11、表,選擇菜單“插入圖片來自文件”命令,打開“插入圖片”對(duì)話框,然后通過該對(duì)話框插入恰當(dāng)?shù)膱D片即可。 用這種方法插入的圖片就會(huì)被Excel打印。值得一提的是,為了使打印出來的工作表更加美觀,可以通過設(shè)置單元格的填充色,因?yàn)閱卧竦奶畛渖珪?huì)被Excel打印。 六、不打印工作表中的零值 有些工作表中,如果認(rèn)為把“0”值打印出來不太美觀,可以進(jìn)行如下設(shè)置,避免Excel打印“0”值。 選擇菜單“工具選項(xiàng)”命令,打開“選項(xiàng)”對(duì)話框,進(jìn)入“視圖”選項(xiàng)卡,把“窗口選項(xiàng)”區(qū)的“零值”復(fù)選框的勾去掉(圖 11),單擊“確定”按鈕后,返回Excel編輯窗口,可以看到工作表中的所有零值都變成了空白單元格,再執(zhí)行“打

12、印”命令,零值單元格就不會(huì)被打印出來。 圖七、不打印工作中的錯(cuò)誤值 當(dāng)在工作表中使用了公式或者函數(shù)之后,有些時(shí)候難免會(huì)出現(xiàn)一些錯(cuò)誤提示信息,如果把這些錯(cuò)誤信息也打印出來就非常不雅了。要避免將這些錯(cuò)誤提示信息打印出來,可以按照下面的方法進(jìn)行設(shè)置。 選擇菜單“文件頁面設(shè)置”命令,打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框,進(jìn)入“工作表”選項(xiàng)卡,在“打印”區(qū)單擊“錯(cuò)誤單元格打印為”下拉框,選擇“空白”項(xiàng)(圖 12),最后單擊“確定”按鈕,這樣在打印的時(shí)候就不會(huì)將這些錯(cuò)誤信息打印出來了。 圖 12八、打印工作表中的公式 一般情況下,我們是不需要打印公式內(nèi)容的,但是某些特殊情況下,為了方便我們對(duì)計(jì)算公式進(jìn)行分析,我們可以把公式內(nèi)容打印出來。進(jìn)行如下的設(shè)置即可。 打開如圖11的對(duì)話框,勾選“窗口選項(xiàng)”區(qū)的“公式”復(fù)選框(圖 13),單擊“確定”按鈕后返回Excel編輯窗口,可以看到所有的公式都顯示出來了,此時(shí)再打印工作表,就會(huì)把工作表中所有的公式內(nèi)容都打印出來。 圖 13說明:使用快捷鍵“Ctrl”可以快速地在公式和計(jì)算結(jié)果之間進(jìn)行切換。要打印公式,切換到公式

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