星級(jí)秘書之培訓(xùn)分享

1、 成為“五星級(jí)”的秘書邁向成功的第一步1人際溝通技巧 黃金定律：用別人喜歡的方式對(duì)待他們！2溝通從了解開始，必要的了解才是良性溝通的開端。首先，我們了解自己?jiǎn)?？下面的一組小測(cè)試可以幫助我們客觀的認(rèn)知自己。反方向的，我們也可以通過(guò)現(xiàn)象來(lái)認(rèn)知、了解領(lǐng)導(dǎo)與同事。3與主管共事需知了解他的工作重心及緊急度了解他的風(fēng)格了解他的工作方式了解他的人際網(wǎng)絡(luò)理解他的工作壓力保持良好的溝通對(duì)主管的地位及能力表示敬意4性向風(fēng)格促進(jìn)型控制型分析型支持型行事方式共同參與，建立共識(shí)指揮，調(diào)度資源制度、規(guī)劃分析管制自主、協(xié)調(diào)配合支持重要特征社交親和力重視機(jī)會(huì)結(jié)果理性經(jīng)驗(yàn)分析團(tuán)隊(duì)合作溝通方式非正式指示告知正式書面通知平等研討時(shí)

2、間認(rèn)知多角度現(xiàn)在過(guò)去將來(lái)影響力運(yùn)用人際魅力權(quán)威性法定職權(quán)理念與信賴管制方式社會(huì)認(rèn)同直接干涉程序制度道義良心對(duì)組織的要求彈性應(yīng)變開拓創(chuàng)新維持穩(wěn)定改善發(fā)展績(jī)效評(píng)估標(biāo)淮和諧交貨期穩(wěn)定品質(zhì)潛在問(wèn)題姑息自大固執(zhí)失控不同風(fēng)格的領(lǐng)導(dǎo)和同事5性向接觸溝通的風(fēng)格對(duì)拍檔的要求控制型 1、不要提太多的細(xì)節(jié)，請(qǐng)講重點(diǎn)及結(jié)論2、不要只提問(wèn)題，多給具體的建議與方案3、以工作任務(wù)優(yōu)先，不要受人為因素困擾反應(yīng)快，積極主動(dòng)展現(xiàn)自信，獨(dú)立完成工作直接、簡(jiǎn)潔有力的溝通促進(jìn)型1、以開放的心態(tài)接受新的想法2、多花時(shí)間與人溝通，了解他人的期望與感受3、凡事多商量，多一點(diǎn)彈性，不要固執(zhí)己見(jiàn)4、不要緊張，放輕松點(diǎn)擅長(zhǎng)交際反應(yīng)靈活不要太嚴(yán)肅有

3、親和力分析型1、給我事實(shí)與信息，不要逼我立即冒險(xiǎn)地決策2、不要戲謔開玩笑，讓我覺(jué)得你很輕浮3、我喜歡與正式、認(rèn)真和尊重我們的人相處4、我討厭那些不切實(shí)際、投機(jī)取巧的工作方式尊重他守規(guī)矩講求事實(shí)嚴(yán)密分析，專心一致支持型1、不可以輕視別人或傷人自尊2、不可以欺壓善良與弱小3、不要背信棄義真誠(chéng)互相體諒團(tuán)隊(duì)合作自主管理勤奮好學(xué)如何與不同風(fēng)格的領(lǐng)導(dǎo)和同事相處6作個(gè)雙方傳播的聆聽者設(shè)身處地的溝通原則溝通有兩面大原則：自己充分表達(dá)意思，而且對(duì)方容易了解真義。聽人說(shuō)話，很簡(jiǎn)單，設(shè)身處地的傾聽，卻非易事。聆聽、回饋與表達(dá)因而同等重要，用眼觀察、用心體會(huì)，才能成為溝通能手。7層次最高的是：”設(shè)身處地的傾聽“，一般

4、人很少辦到?！榜雎牎币灿袑哟沃謱哟巫畹偷氖恰奥牰宦劇?，如同耳邊風(fēng)；其次是“虛應(yīng)故事”，“嗯.是的.對(duì)對(duì)對(duì).“略有反應(yīng)，其實(shí)心不在焉；第三是“選擇性的聽“，只聽合自己口味的；第四是”專注的聽“每句話或許都進(jìn)大腦，但是否聽出了真意，值得懷疑。設(shè)身處地的傾聽不只是理解個(gè)別的詞句而已。據(jù)專家估計(jì)人際通僅有十分之一透過(guò)語(yǔ)句來(lái)進(jìn)行，三成取決于語(yǔ)調(diào)與聲音，其余六成則得靠肢體語(yǔ)言。所以了解式的傾聽，不僅要耳到，還要眼到、心到；用眼睛去觀察，用心靈去體會(huì)。8溝通不良的四大弊病價(jià)值判斷 對(duì)帝人的意見(jiàn)只有接受或不接受。追根究底 依自己的價(jià)值探查別人隱私。好為人師 以自己的經(jīng)驗(yàn)提供忠告。想當(dāng)然耳 根據(jù)自己的行為與

5、動(dòng)機(jī)衡量別人的行為與動(dòng)機(jī)。9捐棄成見(jiàn)異中求同10五星級(jí)的秘書之心得分享11“五星級(jí)”的秘書五心: 省心能夠讓你的上司說(shuō)不超過(guò)兩次就能很好的工作， 讓他（她）省心 放心讓上司跟你講很多事情，但上司不會(huì)擔(dān)心外泄 舒心讓上司見(jiàn)到你的時(shí)候，讓他（她）覺(jué)得愉快舒服 靜心在上司精神很緊張的時(shí)候，你能讓他（她）平 靜下來(lái) 優(yōu)心你是不是有很強(qiáng)的工作能力，讓你的上司能擺脫 瑣碎事務(wù)，看得更遠(yuǎn)，想得更深12做秘書的關(guān)鍵：心靜如水，細(xì)心、用心 1、不要界入太多的人際關(guān)系， 2.、不要自作主張 3、給的意見(jiàn)一定要是中立的，客觀的，以問(wèn)題為中心, 主動(dòng)報(bào)告事實(shí)，給出事情的兩面性， 對(duì)事不對(duì)人 4、要站在老板的角度考慮問(wèn)

6、題，要理解你的老板 5、老板不方便或不愿親自出面處理的事你要去幫助 6、體貼、理解你的老板，盡量幫助老板圓場(chǎng)，當(dāng)老板知 道是你的幫助，他會(huì)更加信任你 7、處事得體（而不是圓滑），讓老板很放心把事情交給 你去做 8、老板的目標(biāo)就是你的目標(biāo)，老板業(yè)績(jī)也就是我的業(yè)績(jī)“我把我的榮譽(yù)留給老板， 把功勞留給同事， 我只用每月15日去領(lǐng)工資?！?3個(gè)人的價(jià)值所在：你存在的理由1、你是不可缺少的2、你是不可替代的3、我做每一件事都要比別人做得好效率、敏銳、能力是個(gè)人價(jià)值的表現(xiàn)，也正是老板看重的14成長(zhǎng)包括三個(gè)階段： 依賴 獨(dú)立（自己處理事物） 互賴（互相信任、互相依賴）事物性工作 管理性工作Do the ri

7、ght thingDo thing right在講究效率的同時(shí)也要注重你的效益15受制于人操之在我我已無(wú)能為力試試看，還有沒(méi)有其它的可能性我就是這樣的你說(shuō)我也沒(méi)用我可以選擇不同的作風(fēng)，可以調(diào)整我看到他我就生氣我可以控制我的情緒他們不會(huì)接受的我會(huì)找也更有效的方式我不能我選擇我必須我情愿如果。我打算我被迫我選擇適當(dāng)?shù)幕貞?yīng)16秘書的專業(yè)技能:公文寫作格式: 致: 自: 日期: 主題: 概括描述: 原因: 總結(jié):1、符合公司文化、風(fēng)格，條理清晰、目的明確2、將最重要的事情或決定、看法放在開頭3、不要遺漏重要的人物4、每個(gè)公文在發(fā)出去以前仔細(xì)檢查5、盡量少用形容詞和概括性語(yǔ)言，多用名詞、動(dòng)詞，更多的關(guān)注

8、在事 情、結(jié)果、原因、計(jì)劃上17案例一 一天，經(jīng)理收到一封來(lái)自公司大客戶的投訴信，經(jīng)理看完信后非常生氣，把秘書叫了進(jìn)來(lái)，邊說(shuō)邊讓秘書記錄回信的內(nèi)容，并讓秘書立刻打印好后寄出去。18A 是，好的。然后秘書回到自己的辦公室，將信打印好寄走了B 如果將信寄走對(duì)公司和經(jīng)理本人都非常不利，秘書想到自己是經(jīng)理的助理，有責(zé)任提醒經(jīng)理，因此為公司的利益，哪怕是得罪經(jīng)理也值得，于是對(duì)經(jīng)理這樣說(shuō)：經(jīng)理這封信不能發(fā)，把它撕掉算了！“C 秘書不僅沒(méi)有退下去打印，反而前進(jìn)一步，提出忠告，請(qǐng)您冷靜一點(diǎn)，給對(duì)方回一封這樣的信，后果會(huì)是什么呢？在這件事情上，我們難道就沒(méi)有一點(diǎn)應(yīng)該反省的地方嗎？D 當(dāng)天快下班時(shí)，秘書將打印出的

9、信遞給已經(jīng)心平氣和的經(jīng)理，”經(jīng)理，可以將這封信寄走了嗎？“ 作為秘書，你認(rèn)為哪一種行為最正確？19 小玲是生產(chǎn)部總經(jīng)理JOHN的秘書，一直很勤奮。明天有一個(gè)很重要的集團(tuán)年度規(guī)劃的會(huì)議，按總裁秘書的安排JOHN要第一位發(fā)言，因?yàn)橐獪?zhǔn)備開會(huì)的資料，小玲加班到深夜，第二天，因?yàn)閺?fù)印機(jī)出了問(wèn)題，沒(méi)有及時(shí)把材料送到與會(huì)者手上。JOHN很生氣，“你不是昨天就準(zhǔn)備好了嗎？”小玲覺(jué)得很委屈。 會(huì)后小玲很沮喪，這時(shí)JOHN過(guò)來(lái)讓小玲擬一份關(guān)于會(huì)議重要決議的文件，明天要發(fā)下去。剛好電話鈴響了，家里來(lái)電伯父病了，讓她下班后一定要去看望。10分鐘后，小玲想起來(lái)關(guān)于那份決議文件的一些問(wèn)題，但JOHN趕著出門沒(méi)時(shí)間回答。

10、看著桌面那堆文件，想起明天要交的那份決議，還有在醫(yī)院的伯父，小玲不知如何是好。 你能幫幫小玲嗎？如果你是小玲，你會(huì)怎樣做？ 案例二20 案例三 CAROL是部門總經(jīng)理TINA的秘書，平時(shí)熱心助人，是辦公室公認(rèn)最受歡迎的人，她經(jīng)常要幫助TINA分派部門任務(wù)，負(fù)責(zé)部門各工作的督促跟進(jìn)。集團(tuán)年中會(huì)議將在下星期召開，各部門都必須交報(bào)告。TINA讓負(fù)責(zé)不同職能的同事交報(bào)告與計(jì)劃，并讓CAROL收集后提交部門的總報(bào)告。但同事都說(shuō)很忙，或者互相推搪，并讓CAROL幫忙寫，在CAROL苦口婆心的勸說(shuō)下才勉強(qiáng)收到了一些提綱。時(shí)間緊迫，CAROL只好自己寫。由于內(nèi)容很多，還要向其他同事調(diào)用數(shù)據(jù)，好不容易把報(bào)告寫好了，卻遲了一天。 TINA很生氣：“他們不是早就交給你了嗎，怎么現(xiàn)在