四辦公自動化軟件應用

1、 可修改 歡送下載 精品 Word 可修改 歡送下載 精品 Word 可修改 歡送下載 精品 Word第四章 辦公自動化軟件應用由美國微軟公司開發(fā)(kif)的Microsoft Office XP 是辦公(bn gng)人員最常用的通用軟件，Office XP由文字(wnz)處理軟件Word XP、電子表格Excel XP、電子(dinz)演示文稿PowerPoint XP、電子郵件(din z yu jin)Outlook版、表格圖表數據處理、幻燈片制作播放、網絡郵件傳輸、網站建立及網頁設計、數據庫管理等功能、是理想的辦公自動化軟件。本章主要介紹文字處理軟件Word XP、電子表格Excel

2、 XP和電子演示文稿PowerPoint XP的根本功能和應用。4.1文字處理軟件Word XPWord XP是Microsoft公司開發(fā)的辦公軟件Office XP的一個重要組件。它的主要功能是進行文字處理和排版編輯,它具有簡單易學、界面友好、智能程度高等特點，是一個使用廣泛、深受用戶歡送的文字處理軟件。4.1.1 Word XP的介紹1. Word XP的特點Word XP作為最優(yōu)秀的字處理軟件，主要具有以下幾個特點：(1) “所見即所得功能:這一功能還應用到Microsoft Office XP的其他應用程序中?！八娂此檬侵冈谟嬎銠C屏幕上所見到的文章、圖表、表格等的效果與將來打印出來

3、的效果是一樣的。這里的“效果，包括字體、字號和表格等。(2) 文字編輯：文字編輯是任何一種字處理軟件的根本功能之一。Word XP在文字編輯方面也有其獨特之處，除了常見的選定、移動、復制、刪除等傳統(tǒng)操作以外，Word XP還提供了自動更正及自動圖文集功能。前者用于及時更正常見的輸入、拼寫及語法錯誤；后者那么允許在自動圖文集里定義、存儲經常用到的文本或圖形，并在需要的時候將它們插入到文檔中去。(3) 格式編輯：在Word XP中，格式編排涉及字符、段落及頁面格式設置。也就是說，用戶可以靈活地根據需要對文檔中的字符、段落或頁面進行單獨設置，以活潑整個版面。(4) 模板、向導及樣式：模板、向導及樣式

4、是最能表達Word XP特色的三個常用功能。模板是一種包含特定格式說明的專用文檔，當以模板為根底生成新文檔時，其所包含的格式就將自動有效，這樣就使操作簡化到只須填入相應的內容就可以了。向導能夠幫助用戶選擇適宜的模板，并將按次序填寫模板上的具體內容，直到生成整個文檔。樣式那么是具有名字的特定編排格式的組合，可以認為樣式是用戶自己設計的能夠重復使用的格式編排命令。(5) 圖文混排：Word XP中最值得標榜的特色功能之一就是圖文混排，它不僅具有繪制簡單圖形的功能，而且還可以在文檔中插入其他精美的圖片，通過文字與圖形的混合編排，制作出賞心悅目的高級文檔來。(6) 表格(biog)處理：在Word X

5、P中，創(chuàng)立(chungl)、修改一個表格或把一個文本轉換(zhunhun)為表格等操作是一件輕而易舉的事。如果需要在表格中插入圖片或公式，對表格進行各種修飾，Word XP也能很好的滿足用戶的要求(yoqi)。(7) 、電子郵件(din z yu jin)與Web ：Word XP最突出的特點就是網絡功能得到了加強，其中包括 、電子郵件、Web及主頁制作等。尤其值得一提的是Word中的上網功能，使用戶在Word 環(huán)境下就能夠直接進入因特網。它的最大好處是可以將網上的Word 文檔或其他類型的文檔直接下載到Word XP中，也能夠將自己的文檔發(fā)布到網上去。2. Word XP的新特征(1) 即點

6、即輸：可以將文字、圖形或表格等放置在頁面上的任何位置。只需將鼠標指針移動到要輸入的位置，然后單擊，便可以開始輸入。(2) 打印縮放：可以設置文檔的打印比例或每頁打印的版數，以便適應不同尺寸的紙張或在一頁紙上打印多頁文檔。(3)收集與粘貼：最多可以在剪貼板上保存24次復制或剪切的內容，并允許粘貼全部或局部內容。(4浮動表格：可以將表格放置在頁面上的任何位置，就像圖片一樣。(5) 圖片工程符號：可以在工程符號列表的各項前插入小圖片，使列表更富有特色。4.1.2 認識工作窗口1. Word XP的安裝Word XP是Microsoft Office XP的一個重要組件,要安裝Word XP就需要安裝

7、Office XP。安裝Office XP的過程與安裝較低版本的Office大致相同,只要按照Office XP安裝向導的提示進行操作就可輕松安裝。也可以任選需要的組件進行安裝,在以后的使用過程中遇到尚未安裝的程序或命令時,Office XP會自動彈出對話框,詢問是否立即進行安裝,此時只需把Office XP的安裝光盤放入CD-ROM中,單擊對話框中的【安裝】按鈕,安裝過程即可自動完成。2. Word XP的啟動在安裝了Office XP以后,就可以啟動Word XP了。啟動的方法為:單擊“開始|“所有程序|“Microsoft Office |“Microsoft Office Word X

8、P命令,即可翻開Word的工作窗口。另外，如果桌面上有指向“Word XP的快捷方式圖標，也可直接雙擊翻開。3. Word XP的退出退出Word的操作非常簡單,用戶可以采用以下幾種方法之一退出Word。(1) 單擊“文件|“退出命令。(2) 單擊窗口右上角的【關閉】按鈕。(3) 雙擊窗口左上角的控制菜單圖標。(4) 在任務欄的當前窗口的按鈕上右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“關閉命令。(5) 在當前編輯窗口為工作窗口的情況下，直接按下Alt+F4.4. Word XP窗口組成啟動(qdng)Word之后(zhhu),將翻開Word的窗口(chungku)。如圖4-1所示。窗口(chungku)由

9、標題欄、菜單欄、工具欄、工作區(qū)和狀態(tài)欄等局部(jb)組成。下面將對窗口中的各個主要組成局部進行簡要的介紹。圖4-1 Word XP窗口界面(1) 標題欄:標題欄位于窗口的最頂端,顯示當前文檔的名稱。其右側的【最小化】按鈕、【最大化】按鈕/【復原】按鈕和【關閉】按鈕,分別用于窗口的最小化、最大化/復原和關閉操作。(2) 菜單欄:菜單欄分別由“文件(F)、“編輯(E)、“視圖(V)、“插入(I)、“格式(O)、“工具(T)、“表格(A)、“窗口(W)和“幫助(H)等9個菜單項組成,每個菜單項都有一組命令或下級菜單。單擊菜單標題,翻開相應的下拉菜單, 用鍵盤同樣可以翻開相應的菜單，用Alt鍵與菜單名

10、稱后邊“內的字母組合鍵可以選擇相應的菜單。單擊其中的命令或子菜單的命令,Word就會執(zhí)行該命令所代表的操作。(3) 工具欄:每個工具欄都是由一些工具按鈕組成的,每個工具按鈕代表一個常用命令。使用工具按鈕時,只要用鼠標單擊或雙擊按鈕即可。默認情況下Word會顯示“常用和“格式工具欄。Word有很多工具欄,當要使用其他工具欄時,用戶可以選擇需要使用的工具欄,方法是:單擊“視圖|“工具欄子菜單,然后單擊選擇需要的工具欄命令。在子菜單中,假設工具欄前面有“標記那么表示這個工具欄正顯示在窗口中,沒有“標記表示此工具欄在窗口中未顯示。 如圖4-2所示。工具欄既可以顯示和隱藏,還可以移動和重新排列。移動和重

11、新排列工具欄的方法是:移動鼠標指針到工具欄左側虛線位置,當鼠標指針變成實心的黑色十字形狀時,按下鼠標左鍵并拖動到窗口工作區(qū)中,此時就會變成浮動的工具欄,如果要復原其位置,只要雙擊工具欄的標題欄即可。(4) 標尺:標尺分為水平標尺和垂直標尺,標尺主要用來查看正文、表格、圖片等的高度和寬度。也可以使用標尺對正文進行排版,如進行段落縮進,首行縮進，設置制表位等操作?？梢栽凇耙晥D菜單中進行設置。圖4-2 工具欄選擇(xunz)情況界面(5) 工作(gngzu)區(qū):也稱為文檔窗口。用戶可以在工作區(qū)內輸入(shr)文本,或者對文檔進行(jnxng)編輯、修改和格式化操作(cozu)。是Word 的主要工作

12、區(qū)域。(6) 滾動條:滾動條分垂直滾動條和水平滾動條兩種,用來滾動文檔的內容。使用垂直滾動條可以使文檔上下滾動,使用水平滾動條可以左右滾動文檔,以便查看文檔的內容。(7) 【視圖切換】按鈕:位于狀態(tài)欄之上，用于切換文檔的不同視圖方式。(8) 狀態(tài)欄:顯示出當前文檔的頁數、當前頁碼、插入點所在的位置、插入/改寫狀態(tài)等文檔相關信息。(9) 任務窗格:任務窗格是Word中一項很有用的功能。它可以通過單擊“視圖|“任務窗格命令來翻開或者關閉。在Word中,共有“新建文檔、“剪貼板、“搜索結果、“剪貼畫、“樣式和格式、“顯示格式、“郵件合并等幾類任務窗格。各種任務窗格都有不同的用途。5. 文檔視圖Wor

13、d提供了多種文檔的顯示方式,稱為視圖。包括普通視圖、Web版式視圖、頁面視圖、大綱視圖、文檔結構圖視圖和閱讀版式視圖。這些視圖可以滿足用戶在不同情況下編輯、查看文檔效果的需要。(1) 普通視圖普通視圖方式非常適合于文字的錄入工作。用戶可在該視圖方式下進行文字的錄入及編輯工作,并對文字格式進行編排。普通視圖可以顯示文本格式,簡化了頁面的布局,所以可以方便快捷地進行一般的文字編輯。在普通視圖中,不顯示頁邊距、頁眉、頁腳、背景、圖形等對象,所以不能在普通視圖方式下編輯頁眉、頁腳、背景、圖形等對象。切換到普通視圖的方法是:單擊“視圖|“普通命令或在工作區(qū)的左下角單擊【視圖切換】按鈕均可切換到普通視圖方

14、式。(2) Web版式視圖Word有較強的Web頁編輯功能,網頁的編輯與普通文檔的編輯存在一些不同,Word的Web版式視圖方式就是用來編輯簡單網頁的。在Web版式視圖中,可以完整地顯示所編輯的文件的網頁效果。切換(qi hun)到Web版式視圖(sht)的方法是:單擊“視圖(sht)|“Web版式(bnsh)命令或在工作(gngzu)區(qū)的左下角單擊【視圖切換】按鈕。(3) 頁面視圖頁面視圖是Word的默認視圖,頁面視圖是按照用戶設置的頁面大小進行顯示的視圖方式,它的顯示效果與打印效果完全一致。在頁面視圖中可以編輯各種對象,比方頁邊距、文本、圖片、頁眉、頁腳和頁碼等，可以很方便地看到所編輯的對

15、象在整個頁面中的具體位置。切換到頁面視圖的方法是:單擊“視圖|“頁面命令或單擊工作區(qū)左下角的【視圖切換】按鈕。(4) 大綱視圖大綱視圖特別適合于較多層次的文檔,比方具有多重標題的文檔。大綱視圖將所有的標題分級顯示出來,層次清楚。在大綱視圖方式下,可以通過標題的操作,改變文檔的層次結構,即可以將正文或標題“提升到更高的級別或“降低到更低的級別,方法是:使用“大綱工具欄上的【提升】按鈕和【降低】按鈕。還可以在“顯示級別下拉列表框中選擇在大綱中顯示文檔的各個大綱級別的內容,如圖4-3所示。圖4-3 大綱視圖切換到大綱視圖的方法是:單擊“視圖|“大綱命令或單擊工作區(qū)左下角的【視圖切換】按鈕。(5) 文

16、檔結構圖視圖文檔結構圖視圖是用來顯示文檔結構的,它在窗口中顯示為一個獨立的窗格。文檔結構圖是以文檔標題列表的形式來顯示文檔結構的。窗口被分為兩列，當在左側窗口中單擊某個標題名稱時,即可直接將光標定位到該標題對應的頁面,從而實現對整個文檔的快速瀏覽。切換到文檔結構圖視圖的方法是:單擊“視圖|“文檔結構圖命令,即可翻開文檔結構圖。文檔結構圖窗口，如圖4-4所示。圖4-4 文檔結構圖6. Word XP的幫助(bngzh)功能Word XP的幫助(bngzh)系統(tǒng)包括Microsoft Office Word 幫助(bngzh)目錄、Office 助手(zhshu)、Microsoft Office

17、 Online 等，用戶可以(ky)通過幫助系統(tǒng)隨時獲取有關的幫助。(1) 顯示特定主題的幫助信息在菜單欄右側的下拉列表中直接輸入需要幫助的主題如“新建并按Enter鍵，系統(tǒng)把相關內容羅列在“搜索結果任務窗格中。在菜單欄上選擇“幫助|“Microsoft Office Word幫助選項，或按F1鍵，翻開“Word幫助任務窗格，在“搜索文本框中輸入要幫助的主題，單擊文本框右邊的“開始搜索按鈕。(2) Office助手Office助手可以幫助用戶查找?guī)椭黝}、顯示提示信息并針對正在使用的程序的各種特有功能提供幫助。(3) 使用幫助目錄查看幫助信息單擊“Word幫助任務窗格中的“目錄，將顯示Word

18、 XP幫助系統(tǒng)全部內容的目錄，用戶可以在幫助目錄中選擇自己所需要閱讀的主題。4.1.3 文檔的根本操作1. 創(chuàng)立新文檔通常情況下,當啟動Word時,系統(tǒng)會自動翻開一個名為“文檔1的空白文檔,標題欄上顯示“文檔1-Microsoft Word。Word文檔的擴展名為.doc。在Word中允許用戶同時編輯多個文檔,而不必關閉當前的文檔。新建文檔可以采用以下兩種方法。(1) 利用菜單命令新建文檔單擊“文件|“新建命令,翻開“新建文檔任務窗格。單擊“空白文檔按鈕,此時Word將創(chuàng)立一個新的空白文檔,系統(tǒng)將自動為新創(chuàng)立的文檔取一個名稱(如“文檔2,以后可以根據需要用新名稱保存文檔)。(2) 利用工具欄中

19、的按鈕創(chuàng)立文檔單擊“常用工具欄中的【新建空白文檔】按鈕,也可以創(chuàng)立一個新的文檔。2. 文檔的翻開(1) 用以下三種方法之一彈出 “翻開文檔對話框，如圖4-5所示。 單擊“常用工具欄中的【翻開】按鈕 單擊“文件(wnjin)|“翻開命令(mng lng)，在彈出的對話框中設置翻開文件(wnjin)的信息 按快捷鍵Ctrl+O圖4-5 “翻開文檔對話框(2) 在“翻開對話框的“查找(ch zho)范圍列表框中選擇(xunz)驅動器、路徑、文件類型和文件名。Word文檔的擴展名是.doc，確定后單擊“翻開按鈕。此時被指定的文檔被翻開，文檔的內容顯示在文檔編輯區(qū)內。3. 翻開并轉換非Word文檔 Wo

20、rd可以將傳統(tǒng)的標準文件如txt文件、wps文件等轉變成Word文檔，并在Word環(huán)境下編輯。翻開和轉換的方法如下：(1) 用翻開Word文檔的方法彈出“翻開文件對話框，指定文件所在的盤符和路徑； (2) 在“文件類型下拉列表框中選擇非Word文件的類型或選“所有文檔*.*選項；相應類型的文件名等文件信息顯示在窗口中間；非Word文檔的主要文件類型有純文本文件(*.txt)、Windows位圖文件(*.bmp)、Word模板文件(*.dot)、WPS文書文件(*.wps)； (3) 在文件名清單中翻開非Word文檔的文件； (4) 在“文件菜單中選“另存為翻開“另存為對話框，如圖4-6所示；圖

21、4-6 “另存為對話框(5) 在另存為的“保存類型中選取所有Word文檔；(6) 單擊“確定按鈕，被轉換的文件顯示在Word XP的編輯區(qū)內。4. 輸入文本Word的文本輸入十分方便,可以輸入文字和各種符號。(1)使用輸入法輸入文字啟動Word后,即出現一個空白文檔,在新文檔窗口中,有一個不斷閃爍的光標,它所在的位置就是文本輸入的插入點。可以用以下方法切換不同的輸入法: 用Ctrl+Shift組合鍵可以在英文和各種中文輸入法之間切換，用Ctrl+Space(空格)組合鍵可以切換中英文輸入法。在輸入文檔的過程中,可通過鼠標的單擊或雙擊,將光標定位到文檔中的任意位置來進行輸入操作。另外在輸入文檔時

22、還應注意下面兩點。輸入文檔時有兩種工作(gngzu)狀態(tài),即“改寫(gixi)和“插入(ch r)。在“改寫(gixi)狀態(tài)(zhungti)下,輸入的文本將覆蓋光標右側的原有內容,而在“插入狀態(tài)下,將直接在光標處插入新輸入的文本,原有內容依次右移。按Insert鍵或用鼠標雙擊狀態(tài)欄右側的“改寫標記,可切換“改寫與“插入狀態(tài)。輸入文本時,如輸入的文本到達右邊界后,下面輸入的文本會隨光標的移動而自動轉至下一行。在文本輸入一個段落結束時,需按回車鍵換行。(2)插入特殊字符在Word文檔中經常要插入字符,例如插入運算符號、單位符號和數字序號等。具體插入方法是:在Word文檔中確定插入點的位置,單擊“

23、插入|“符號 命令,如圖4-7所示，或右擊插入點,在快捷菜單中單擊“符號命令,翻開“符號對話框,從中選取符號插入。也可以通過中文輸入法提供的軟鍵盤輸入一些特殊符號。Word中還專門總結了一些常用的特殊符號，可以通過單擊“插入|“特殊符號命令直接插入。圖4-7 “符號菜單(3)輸入當前日期和時間 在Word文檔中可以用不同的格式插入當前的日期和時間，操作方法如下：單擊“插入|“日期與時間命令，彈出“日期與時間對話框，如圖4-8所示； 在“日期與時間對話框中，單擊所需的日期和時間后，再單擊“確定按鈕，當前的日期和時間以所選的形式插入到文檔的插入點位置上。(4)插入其它文件的內容如果所需文檔已經輸入

24、完成，Word允許把其它文件的內容插入到當前編輯的文檔中。利用這種功能可以將幾個文檔組合成一個文檔。圖4-8 插入“日期(rq)和時間對話框5. 編輯文檔(1)文本(wnbn)的選定利用鼠標選擇(xunz)文本用鼠標選定(xun dn)文本的最根本(gnbn)操作是“拖動, “拖動可以選定任意數量的文字，但在實際使用中，中選定較大范圍的文本時，用這種方法并不方便，以下介紹多種用鼠標選定文本的方法：將鼠標光標移到被選擇內容的開始位置，按下鼠標左鍵，將鼠標光標拖到被選擇文本的結束位置，再松開鼠標左鍵。開始位置與結束位置之間的文本將被“選擇；選擇一個句子:按住Ctrl鍵，同時將鼠標光標移到待選句子上

25、，單擊鼠標左鍵，那么鼠標所在的句子被“選擇，出現一個句號，為一個句子結束；選擇一行:將鼠標移到一行的左邊空白處，這時鼠標指針形狀為指向右上角的空心箭頭，單擊鼠標左鍵，便選定了該行的全部內容；選擇幾行：將鼠標移到一行的左邊空白處，這時鼠標指針形狀為指向右上角的空心箭頭，按下鼠標左鍵不放，沿垂直方向拖動鼠標；選擇一個段落:將鼠標移到段落的左側空白處，雙擊鼠標左鍵，那么整個段落被選擇；或者將鼠標移到要選擇的段落上任意字符處連續(xù)三次單擊左鍵，那么光標所在的段落被選擇；選擇幾個段落：將鼠標移到段落的左側空白處，按下鼠標左鍵沿垂直方向拖動，那么經過的假設干個段落被選擇；選擇一大片連續(xù)區(qū)域：單擊被選內容的開

26、始位置，利用滾動條找到被選內容的結束位置，按住Shift 鍵并單擊此處。那么以該兩點為對角線的矩形被選擇。選定全部文檔: 將鼠標光標移到段落的左側空白處連續(xù)單擊鼠標左鍵三下。選定矩形文本:將鼠標指針移動要選定文本的起始位置處,按住【Alt】鍵,再拖動鼠標到終止位置處即可。使用鍵盤選定文本Shift+:選定光標所在位置向前的一行文本。Shift+:選定光標所在位置向后的一行文本。Shift+ :選定當前行右側文本。Shift+ :選定當前行左側文本。Ctrl+A:選定整個文檔。(2插入文本如果要插入的文本是已存在的獨立文檔,在插入狀態(tài)下,直接在插入點插入文件即可。如果要插入的文本是非獨立文檔，在

27、輸入點直接輸入即可。(3) 復制與粘貼(zhnti)文本復制(fzh)與粘貼是一個互相(h xing)關聯的操作,一般來說,復制(fzh)的目的是為了粘貼,而粘貼的前提(qint)是要先復制。當要復制的原文本距離粘貼位置較近時,可以通過拖動鼠標的方法來復制文本,具體操作步驟如下： = 1 * GB3 選定要復制的文本。 = 2 * GB3 按住【Ctrl】鍵,同時用鼠標將選定的文本拖動到要復制的位置,然后釋放鼠標左鍵即可實現復制。當要復制的文本距離粘貼位置較遠時,需要使用“復制命令,具體操作步驟如下： = 1 * GB3 選定需要復制的文本。 = 2 * GB3 單擊“常用工具欄上的【復制】按

28、鈕,或單擊“編輯|“復制命令,也可以按【Ctrl+C】組合鍵。 = 3 * GB3 把光標移動到要插入文本的位置,然后單擊“常用工具欄上的【粘貼】按鈕,或單擊“編輯|“粘貼命令,也可以按【Ctrl+V】組合鍵。“復制命令是把要復制的文本復制到剪貼板中,因此在“復制一次之后可以屢次地粘貼。(4) 移動文本當要移動的文本距離新位置較近時,可以拖動鼠標的方法來移動文本,操作步驟如下： = 1 * GB3 選定要移動的文本； = 2 * GB3 把鼠標指針移到所選文本上,當鼠標變?yōu)榭招闹羔槙r拖動文本到要新的位置,釋放鼠標左鍵即可實現移動。當要移動的文本距離粘貼位置較遠時,需要使用“剪切命令或【F2】功

29、能鍵,操作如下： = 1 * GB3 選定需要移動的文本。 = 2 * GB3 單擊“常用工具欄上的【剪切】按鈕,或單擊“編輯|“剪切命令,也可以按【Ctrl+X】組合鍵。 = 3 * GB3 把光標移動到要插入文本的新位置,然后單擊“常用工具欄上的【粘貼】按鈕,或單擊“編輯|“粘貼命令,也可以按【Ctrl+V】組合鍵?！凹羟忻钜彩前岩苿拥奈谋炯羟械郊糍N板中,因此,在 “剪切一次之后也可以屢次地粘貼。另外還可以通過使用【F2】功能鍵移動文本。在選好要移動的文本以后,按【F2】功能鍵,此時,在狀態(tài)欄的最左邊將會顯示“移至何處的文字,如圖4-9所示。然后再到要移入的目標位置處單擊鼠標左鍵,這時

30、光標變?yōu)橐粭l垂直的虛線,按【Enter】鍵即可完成所選文本的移動。 圖4-9 利用(lyng)【F2】功能鍵移動(ydng)文本(5) 刪除(shnch)文本 一般在輸入(shr)文本時,可以(ky)用【BackSpace】鍵來刪除光標左側的文本,用【Delete】鍵來刪除光標右側的文本。要刪除大段文字或多個段落時,那么需要先選定要刪除的文本,然后單擊“編輯|“去除命令(也可按【Delete】鍵或【BackSpace】鍵)進行刪除。(6) 撤銷操作方法是:單擊“編輯|“撤銷命令或單擊“常用工具欄中的【撤銷】按鈕,即可恢復上一次的操作，也可以按下快捷鍵【Ctrl+Z】,如果單擊【撤銷】按鈕右側的

31、下拉按鈕,可以從彈出的下拉列表中選擇要撤銷的屢次操作。(7) 恢復操作當使用“撤銷命令撤銷了本應保存的操作時,可以使用“恢復命令恢復剛做的撤銷操作?；謴筒僮鞯姆椒ㄊ?單擊“編輯|“恢復命令或單擊“常用工具欄中的【恢復】按鈕,就可以恢復上一次的撤銷操作。如果撤銷操作執(zhí)行過屢次,也可單擊【恢復】按鈕右側的下拉按鈕,在彈出的下拉列表中選擇恢復撤銷過的屢次操作。(8) 查找文本單擊“編輯|“查找命令,或按【Ctrl+F】組合鍵,翻開“查找和替換對話框的“查找選項卡,如圖4-10所示。圖4-10 “查找窗口在“查找內容下拉列表框內輸入要查找的文本。單擊【查找下一處】按鈕,Word即開始查找文本。當Wor

32、d找到第一處要查找的文本時,就會停下來,并把找到的文本反白顯示,再次單擊【查找下一處】按鈕可繼續(xù)查找。按【Esc】鍵或單擊【取消】按鈕,可取消正在進行的查找操作并關閉此對話框。注意:Word的查找總是從光標當前所在的位置開始查找，如果想要查找所有文檔，在執(zhí)行此操作之前要先將光標定位于文件頭。(9) 替換文本替換文本功能是用新文本替換文檔中的指定文本。例如用“Word替換“Word XP,具體操作步驟如下。單擊“編輯|“替換命令,或者按【Ctrl+H】組合鍵,翻開“查找和替換對話框的“替換選項卡。在“查找內容下拉列表框中輸入要查找的文本,例如:“Word。在“替換為下拉列表框中輸入替換文字文本,

33、例如:“Word XP。如果需要設置(shzh)高級選項,可單擊【高級(goj)】按鈕,然后(rnhu)設置所需的選項,如圖4-11所示。圖4-11 “查找(ch zho)與替換對話框(10) 保存文檔保存(bocn)新文檔單擊常用工具欄上的“保存文件按鈕或單擊“文件菜單中的“保存命令，翻開“另存為對話框，如圖4-12所示；在“另存為對話框中指定驅動器、目錄和文件名；單擊“確定按鈕，存盤后并不關閉文檔窗口，繼續(xù)處在編輯狀態(tài)。圖4-12 “另存為對話框保存已有文檔按CtrlS組合鍵或單擊工具條中的“保存文件按鈕或單擊“文件|“保存命令后，即按照原來的驅動器，目錄和文件名存盤。存盤后并不關閉文檔窗

34、口，繼續(xù)處在編輯狀態(tài)。以其它新文件名存盤如果當前編輯的文檔是已有文檔，文件名是W1.DOC，現在希望既保存原來的W1.DOC文檔，又將修改后的文檔以W2.DOC存盤，那么操作步驟如下： 單擊“文件|“另存為命令，彈出“另存為對話框； 在“另存為對話框內指定存儲修改后的新文件W2.DOC的驅動器、目錄和文件名； 單擊“另存為對話框中的“確定按鈕，那么當前編輯的文檔內容以新的文件名存盤，而原文件仍保存。自動(zdng)保存文檔Word有自動(zdng)保存文檔的功能,即每隔一定時間(shjin)就會自動地保存一次文檔。系統(tǒng)默認時間是10分鐘,用戶可以自己(zj)修改間隔時間,方法(fngf)是:單

35、擊“工具|“選項命令,翻開“選項對話框,再翻開“保存選項卡,選中“保存選項選項組中的“自動保存時間間隔復選框,并在右邊的微調框中輸入時間,單擊【確定】按鈕即可，如圖4-13所示。圖 4-13 設置“自動保存文件對話框(11) 文檔的保護對于某些重要的文件，可以為其設定為以只讀方式翻開，或設置翻開或修改的密碼，以實現對文件的保護，翻開方式不同，對文件使用的權限也不同。以只讀方式翻開文件 以只讀方式翻開的文檔，用戶只能查看而不能修改。為文件添加保護密碼添加密碼后如果不能提供正確密碼，那么打不開文件，為文件設置密碼的操作方法如下： 單擊“工具|“選項命令按鈕，翻開“選項對話框； 翻開“平安性選項卡；

36、 在“翻開文件時的密碼后添加翻開密碼，在“修改文件時的密碼后添加修改文件密碼，單擊“確定按鈕；如圖4-14所示。 在彈出的“確認密碼對話框中，將輸入的密碼重新輸入一次，以進行密碼確實認。圖4-14 設置(shzh)“文件翻開密碼(m m)對話框(12) 關閉(gunb)Word文檔編輯(binj)窗口 當完成文檔編輯(binj)之后，可以用以下任何一種方法關閉文檔窗口。 雙擊文檔窗口左上角的控制框 ，相應的文檔窗口被關閉； 單擊文檔窗口右上角的關閉按鈕，相應的文檔窗口被關閉； 單擊“文件菜單，彈出下拉菜單后單擊“關閉文件命令； 使用快捷鍵 Alt+F4鍵，可將當前活動窗口關閉。如果要關閉的文檔

37、尚未保存，屏幕將顯示保存文件對話框，以提醒用戶是否需要保存當前文檔。(13) 多窗口的排列和切換要在窗口中同時顯示多個文檔,可以單擊“窗口|“全部重排命令,這樣就會將所有翻開了的未被最小化的文檔顯示在屏幕上,每個文檔存在于一個小窗口中。多個文檔的窗口切換種方法是:在任務欄上單擊相應的最小化圖標；翻開“窗口菜單,在其下面列出的文件列表中單擊所需的文檔名稱,按【Ctrl+Shift+F6】組合鍵可將當前激活窗口切換到“窗口菜單文件名列表上的下一個文檔,并且可按窗口文檔標號順序切換。4.1.4 格式化文檔1. 設置字符格式字符格式主要包括字體、字號、字形、上標、下標、字間距、邊框和底紋等設置。(1)

38、 利用“格式工具欄進行設置在Word窗口的“格式工具欄中有設置字符格式的工具按鈕,如圖4-15所示。工具欄中的工具按鈕有時不完全顯示出來,可以單擊該工具欄右側的【工具欄選項】按鈕,在菜單中選擇“添加或刪除按鈕,找到所需的按鈕并單擊，被選中的按鈕會自動顯示到該工具欄中。圖4-15 “格式工具欄利用(lyng)“格式工具欄來設置字符(z f)格式的方法是:首先選擇(xunz)需要設置格式的文本,然后(rnhu)單擊“格式工具欄上的相應(xingyng)按鈕,就可以對所選文本進行相應的設置。“格式工具欄中常用的一些字符格式設置按鈕如下： = 1 * GB3 :設置所選文本樣式。 = 2 * GB3

39、:設置所選文本字體。 = 3 * GB3 :設置所選文本字號。 = 4 * GB3 :設置/取消所選文本加粗。 = 5 * GB3 : 設置/取消所選文本斜體。 = 6 * GB3 :對所選文字設置下劃線或取消下劃線，可以在下拉列表中選擇線型。 = 7 * GB3 :：設置/取消所選文本的邊框、設置/取消所選文本的底紋、對所選文本進行字符縮放。 = 8 * GB3 ：設置所選段落“兩端對齊、“居中對齊、“右對齊、“分散對齊。 = 9 * GB3 ：對所選段落添加編號、工程符號。 = 10 * GB3 ：設置所選文字的顏色，可通過下拉列表進行選擇。(2) 利用“字體對話框進行設置在設置字符格式時

40、,還可以利用“字體對話框進行字符格式的統(tǒng)一設置,操作步驟如下： = 1 * GB3 首先選定需要設置的文本。 = 2 * GB3 單擊“格式|“字體命令,翻開“字體對話框,如圖4-16所示。 = 3 * GB3 在該對話框的“字體選項卡中可以對選中文本的字體、字號、顏色、上下標、下劃線、著重號、陰文、陽文、字母大小寫等進行設置。 = 4 * GB3 在該對話框的“字符間距選項卡中可以對選中文本的字符間距、字符縮放比例和字符位置進行設置。 = 5 * GB3 在該對話框的“文字效果選項卡中可以為選中文本設置動態(tài)效果,但是,這些效果只能在屏幕上顯示,而不能打印出來。設置完畢后單擊【確定】按鈕,就可

41、以改變所選文本的格式。 圖4-16 “字體(zt)對話框 = 2 * GB3 單擊“常用(chn yn)工具欄中的【格式(g shi)刷】按鈕,此時鼠標指針(zhzhn)變?yōu)樗⒆有螤睢?= 3 * GB3 將鼠標指針指向要設置格式的文本開始(kish)位置,按下鼠標左鍵,拖動到該文本結束位置,此時目標文本呈反相顯示,然后釋放鼠標,完成文本格式的復制操作。如果要復制格式到多個目標文本上,那么需雙擊【格式刷】按鈕,鎖定“格式刷狀態(tài)，然后逐個拖動復制,全部復制完畢后,再次單擊【格式刷】按鈕或按Esc鍵,結束格式復制。2. 設置段落格式構成一個段落的內容可以是一個字、一句話、一個表格，也可以是一個圖形

42、。段落可以作為一個獨立的排版單位,設置相應的格式。段落格式主要包括對齊方式、縮進、行間距和段間距等設置。在設置段落格式時,首先把光標定位在要設置的段落中的任意位置上,再進行設置操作。(1) 段落水平對齊設置段落水平對齊一般包括:兩端對齊、居中對齊、左對齊、右對齊、分散對齊。簡便的設置方法是:根據實際需要單擊“格式工具欄中的、按鈕,也可以翻開“格式|“段落命令,翻開“段落對話框,如圖4-17所示。在翻開的對話框中翻開“縮進和圖4-17 “段落對話框間距選項卡,在“常規(guī)選項組內的“對齊方式下拉列表框中選擇所需要的對齊方式。(2) 段落縮進Word XP默認整個文檔以頁邊距為邊界。用戶可以修改整個文

43、檔的左右邊界值，也可以分別為各段落設定不同的左右邊界。段落的左邊界可以大于頁面的左邊距。此時，兩個邊距之間的空白處稱為“左縮進。同樣，段落的右邊界也可以小于頁面的右邊距，段落的右邊界與頁面的右邊距的空白稱為“右縮進。段落縮進有4種形式,分別是首行縮進、懸掛縮進、左縮進和右縮進。設置段落縮進可以使用標尺和“段落對話框兩種方法。 = 1 * GB3 使用標尺(bioch)設置段落縮進可以(ky)單擊“視圖|“標尺(bioch)命令來顯示(xinsh)或隱藏標尺。在水平標尺上有幾個和段落縮進有關的游標,分別(fnbi)為:左縮進、懸掛縮進、首行縮進、右縮進,如圖4-18所示。左縮進懸掛縮進首行縮進右

44、縮進圖4-18 水平標尺首行縮進游標可以設置每個段落的第一行第一個字的起始位置；懸掛縮進游標可以設置每個段落中除首行以外的其他行的起始位置；左縮進游標可以設置段落左邊界縮進位置；右縮進游標可以設置段落右邊界縮進位置。操作方法是:根據需要用鼠標在標尺上移動相應的游標即可。 = 2 * GB3 使用“段落對話框設置段落縮進在圖4-19所示的“段落對話框中翻開“縮進和間距選項卡,在“縮進選項組中,“左微調框用于設置左端的縮進:“右微調框用于設置右端縮進,在“特殊格式下拉列表框中有“無、“首行縮進、“懸掛縮進3個選項,“首行縮進選項用于設置首行縮進,“懸掛縮進選項用于設置懸掛縮進,“無選項用于取消縮進

45、設置；“度量值微調框用于精確設置縮進量。圖4-19 “工程符號和編號對話框(3) 設置行間距與段間距行間距是指段落中行與行之間的距離；段間距是指段落與段落之間的距離。行間距和段間距的設置方法是:翻開“段落對話框,翻開“縮進和間距選項卡,在“間距選項組中,“段前和“段后兩個微調框用于設置段前間距和段后間距。“行距下拉列表框和“設置值微調框,用來設置各種行間距。(4) 為原有段落添加工程符號和編號Word XP可以使用“格式工具欄中的按鈕或快速地為選定的文本行添加工程符號或編號,也可以使用“工程符號和編號對話框來設置工程符號或編號。 = 1 * GB3 使用工具按鈕設置工程符號和編號使用“格式工具

46、欄中的按鈕添加工程符號或編號的具體操作步驟如下：選定需要添加工程符號的文本。單擊“格式工具欄中的【工程符號】按鈕或【工程編號】按鈕。 = 2 * GB3 使用(shyng)對話框設置工程(gngchng)符號(fho)和編號如果(rgu)想要設置特殊格式的工程(gngchng)符號或編號，可以使用“工程符號和編號對話框來設置。具體操作步驟如下：選定需要添加工程符號的文本。單擊“格式|“工程符號和編號命令,翻開“工程符號和編號對話框,翻開“工程符號選項卡,如圖4-20所示。 圖4-20 “工程符號和編號對話框 圖4-21 “自定義工程符號列表對話框在“工程符號選項卡中選擇所需的工程符號類型,如果

47、在該對話框中找不到用戶所需的工程符號,那么可單擊【自定義】按鈕,翻開如圖4-21所示的“自定義工程符號列表對話框，可以自己設置字符或圖片作為工程編號。完成設置后,單擊【確定】按鈕。使用“工程符號和編號對話框設置編號的操作步驟與設置工程符號相類似,只是在“編號選項卡中選擇所需的編號類型,如果用戶對該對話框中的編號方式不滿意,可以自定義編號。 = 3 * GB3 刪除工程符號及編號 如果文檔中的工程符號及段落編號是自動添加的，而用戶不需要此項設置?？梢园匆韵虏僮鞣椒▌h除工程符號或編號。選擇需要刪除工程符號或段落編號的段落。選擇以下刪除工程符號或段落編號方法之一：當工程(gngchng)符號是小圓點

48、或段落(dunlu)編號是1、2、3等根本(gnbn)形式(xngsh)時，單擊“格式(g shi)工具欄中“編號或“工程符號按鈕，使該按鈕取消被選狀態(tài)，編號或符號即被刪除；工程符號或段落編號是其它形式時，選擇 “格式|“工程符號和編號，在對話框中單擊“無效果，最后單擊“確定按鈕。3. 設置邊框和底紋前面提到過使用“格式工具欄中“字符邊框按鈕和“字符底紋按鈕,設置字符邊框和底紋,如果設置段落或整篇文檔的邊框和底紋,就要使用“格式菜單中“邊框和底紋命令。(1) 設置文本邊框設置文本邊框的步驟如下:選定要加邊框的文本。單擊“格式|“邊框和底紋命令,翻開“邊框和底紋對話框,翻開“邊框選項卡,如圖4-

49、22所示。圖4-22 “邊框和底紋對話框從“設置選項組的“無、“方框、“陰影、“三維和“自定義5種類型中選擇需要的邊框類型。從“線型列表中選擇邊框線的線型。從“顏色下拉列表框中選擇邊框框線的顏色。從“寬度下拉列表框中選擇邊框框線的線寬。在“應用于下拉列表框中選擇效果應用于文字或段落。設置完畢后單擊【確定】按鈕,即可設置邊框。(2) 設置頁面邊框 設置頁面邊框是在“邊框和底紋對話框中,翻開“頁面邊框選項卡,其設置方法與設置文本邊框相類似,只是多了一個“藝術型下拉列表框,用來設置具有藝術效果的邊框。(3 設置底紋設置段落底紋是在“邊框和底紋對話框中,翻開“底紋選項卡,在該選項卡中包含“填充和“圖案

50、選項組,分別用來設置底紋顏色和底紋樣式的。在“應用于下拉列表中包含文字和段落兩個選項,如果設置文本底紋必須先選定該文本,如果設置段落底紋光標必須置于該段落內的任意位置。如圖4-23所示。圖4-23 “底紋對話框4. 設置(shzh)首字下沉在Word中，可以把段落的第一個字符(z f)設置成一個大的下沉字符，以到達(dod)引注目的效果(xiogu)，設置方法如下：將光標(un bio)定位于待設置首字下沉的段落中；選擇“格式|“首字下沉，翻開“首字下沉對話框，如圖4-24所示；在“位置中選擇“下沉，并在選項中設置下沉的行數和距離正文的位置；設置完畢后單擊【確定】按鈕,即可設置首字下沉；圖4-

51、24 “首字下沉對話框4.1.5 表格在日常生活中，經常用到各種表格，如課程表、履歷表等。表格都是以行和列的形式組織信息，其結構嚴謹，效果直觀，而且信息量很大。Word XP提供了強大的表格功能，用戶可以非常輕松的制作和使用各種表格。本節(jié)將介紹表格的繪制和編輯功能。1. 創(chuàng)立(chungl)表格(biog)Word中提供(tgng)了多種創(chuàng)立(chungl)表格(biog)的方法：“常用工具欄中【插入表格】按鈕；“表格和邊框工具欄中的【插入表格】按鈕；使用“表格菜單中的“插入命令；還可以使用“表格和邊框工具欄中的【繪制表格】按鈕繪制表格。(1) 使用鼠標創(chuàng)立表格在使用鼠標創(chuàng)立表格時,首先要確定

52、在文檔中插入表格的位置,并將光標置于此處,再按以下步驟操作：單擊“常用工具欄上的【插入表格】按鈕,就會彈出如圖4-25所示的示意網格。將鼠標指針指向網格,向右下方拖動鼠標,鼠標指針掠過的單元格將被選中。當到達所需的行數和列數后釋放鼠標就會在文本區(qū)中出現如圖4-26所示的表格。圖4-25 “插入表格網格 圖4-266 34表格2利用工具按鈕創(chuàng)立表格利用插入表格方法創(chuàng)立出來的表格都是固定的格式,也就是單元格的高度和寬度都是相等的,這種簡單的表格在實際應用中并不常見,而是經常用到單元格不同的表格。對于這些復雜的不固定格式的表格,需要使用Word提供的繪制表格功能來創(chuàng)立。Word提供強大的繪制表格功能

53、,可以像用鉛筆一樣隨意繪制復雜的或不是固定格式的表格。繪制表格的具體操作步驟如下： = 1 * GB3 單擊“表格|“繪制表格命令,或單擊“常用工具欄上的【表格和邊框】按鈕,翻開“表格和邊框工具欄,如圖4-27所示。圖4-27 “表格和邊框工具欄 = 2 * GB3 單擊“表格和邊框工具欄的【繪制表格】按鈕，鼠標指針變?yōu)殂U筆形狀，這時就可以使用筆狀鼠標繪制各種形狀的表格。 = 3 * GB3 在繪制表格時,首先設置線條的樣式，顏色以及粗細。通常先繪制外圍邊框。將筆狀鼠標指針移動到文本區(qū)內,按下鼠標左鍵拖動鼠標,到適當的位置釋放鼠標,就繪制出一個矩形,即表格的外圍邊框。 = 4 * GB3 然后

54、(rnhu)在外圍框內繪制表格的各行和各列。在需要畫線位置按下鼠標左鍵,橫向(hn xin)、縱向或斜向拖動鼠標,就可以繪制出表格(biog)的行線、列線或斜線。 = 5 * GB3 當繪制(huzh)了不必要的框線時,可以(ky)單擊“表格和邊框工具欄上的【擦除】按鈕,此時鼠標指針變?yōu)橄鹌ば螤?。將橡皮形狀的鼠標指針移動到要擦除的框線的一端時按下鼠標左鍵,然后拖動鼠標到框線的另一端再釋放鼠標,即可刪除該框線。(3) 使用菜單創(chuàng)立表格使用菜單創(chuàng)立表格時,同樣要先確定在文檔中插入表格的位置,并將光標置于此處,再按以下步驟操作。 = 1 * GB3 單擊“表格|“插入|“表格命令,翻開“插入表格對話

55、框,如圖4-28所示。圖4-28 “插入表格對話框 = 2 * GB3 在對話框中,可以通過“表格尺寸選項組內的“列數和“行數微調框,分別設置所創(chuàng)立表格的列數和行數；通過“自動調整選項組來設置表格的每列的寬度，默認選項是“固定列寬,默認值是“自動,即表格各列的寬度等于文本區(qū)寬度的均分。 = 3 * GB3 單擊【確定】按鈕,即可創(chuàng)立表格。(4) 插入Excel表格Word XP可以直接插入Excel電子表格，并且可以向表中輸入數據和處理數據，對數據的處理就像在Excel中一樣方便。 = 1 * GB3 利用“常用工具欄單擊“常用工具欄中的“插入Microsoft Excel工作表按鈕，拖動鼠標

56、選擇電子表格的行數和列數。松開鼠標左鍵，在光標位置出現電子表格，窗口中出現了Excel 軟件的環(huán)境，對它的操作同Excel是完全一樣的。 = 2 * GB3 利用“插入菜單單擊“插入菜單中的“對象命令，在彈出的對話框中單擊“新建標簽，在“對象類型菜單中選擇“Microsoft Excel工作表，如圖4-29所示，單擊“確定按鈕也可插入Excel電子表格。圖4-29 插入(ch r)“對象對話框2. 編輯表格的內容(nirng)(1) 在表格中輸入(shr)文本創(chuàng)立(chungl)一個空表格(biog)之后,就需要在表格內輸入內容。在表格中輸入內容是以單元格為單位的,也就是需要把內容輸入到單元格

57、中,每輸入完一個單元格,按【Tab】鍵,插入點會移到本行的下一個單元格,或者是下一行第一個單元格,也可以用鼠標直接定位插入點。當插入點到達表格中最后一個單元格時,再按【Tab】鍵,Word會為此表格自動添加一個空行。(2) 表格中文本的選定在對表格中文本的編輯和排版時,也與普通文本一樣需要首先選定文本,在表格中選定文本的方法有以下幾種： = 1 * GB3 拖動鼠標選定單元格區(qū)域:與選擇文本一樣,在需要選擇的起始單元格按下鼠標并拖動,拖過的單元格就會被選中,在選定所有內容之后釋放鼠標即可完成選定。 = 2 * GB3 選定單元格:將鼠標指針移動到單元格左側,鼠標指針變成指向右上角的實心箭頭形狀

58、時,單擊鼠標就可以選定當前單元格,這時如果按下鼠標拖動那么可以選定多個連續(xù)的單元格。 = 3 * GB3 選定一行單元格:將鼠標指針移動到表格左側的行首位置,光標變成指向右上角的空心箭頭形狀時,單擊鼠標就可以選定當前行,這時如果按下鼠標拖動那么可以選定多行。 = 4 * GB3 選定一列單元格:將鼠標指針移動到表格上側的列上方,鼠標指針變成指向下端的實心箭頭形狀時,單擊鼠標就可以選定當前列,這時如果按下鼠標拖動那么可以選定多列。 = 5 * GB3 選定整個表格:將鼠標指針移動到表格左上角的控制柄上,單擊鼠標就可以選定整個表格。3. 編輯表格的結構一個建立好的表格,在使用時經常需要對表格結構進

59、行修改,比方插入單元格或刪除單元格、插入行或插入列、拆分單元格或合并單元格等操作。下面將介紹如何對表格結構編輯。(1) 插入和刪除行與列在表格中插入行的具體操作步驟如下: = 1 * GB3 在表格中選定與需要插入行的位置相鄰的行,選定的行數和要增加的行數相同。 = 2 * GB3 單擊“表格(biog)菜單(ci dn)中的“插入子菜單(ci dn)中的“行(在上方(shn fn)命令(mng lng)或“行(在下方)命令可以完成插入行操作。在表格中插入列的操作與插入行的操作方法根本相同。在表格中刪除行的具體操作步驟如下：選定需要刪除的行或將光標置于該行的任意單元格中。單擊“表格|“刪除|“

60、行命令。在表格中刪除列的操作與刪除行的操作方法根本相同。(2) 插入和刪除單元格在表格中插入單元格的具體操作步驟如下：選定要插入單元格的位置。單擊“表格|“插入|“單元格命令,翻開“插入單元格對話框,如圖4-30所示。在該對話框中選擇一種操作方式。完成選擇插入方式后,單擊【確定】按鈕就可以插入單元格。要刪除單元格,可以先選定單元格,然后單擊“表格|“刪除|“單元格命令,翻開“刪除單元格對話框,如圖4-31所示。在其中選擇一種刪除方式,單擊【確定】按鈕即可。 圖4-30 “插入單元格對話框 圖4-31 “刪除單元格對話框(3) 調整表格的行高和列寬在表格中要調整行高和列寬,可以使用標尺或拖動鼠標