會議的缺陷課件

1、會議的缺陷 某次會議主持人發(fā)言：同志們，現(xiàn)在開始開會。請大家肅靜，這次會議內(nèi)容很重要，希望大家認真學習領會，做好筆記。下面請A領導發(fā)言。 A：就這次會議，我簡單講幾點 簡單幾點啰嗦了好長時間。 接下來是B領導發(fā)言 B：A領導的講話很全面、透徹，下面我再做幾點補充 都很全面了還能補充點啥？無非又是老話重提 臺上的幾個領導有事沒事總算發(fā)言完畢。 主持人：今天的會議開得很成功，幾位領導的講話也很精彩，下面就這次會議我再強調(diào)幾點 總算是散會了，大家快速離開會場，因為肚子實在太餓了。 不過邀請的電視臺的記者回去要做新聞，不能沒有素材，直奔選中的目標，開始采訪。 “同志，你好，我看會上你頻頻點頭，看來對會

2、議精神領會的不錯，請談談你的感想。” “不點頭不行哪，實在太瞌睡了?！?又找到一個。 “會議期間你鼓掌最熱烈，請說說你的心里話?！?“坐時間久了，活動活動筋骨?！?再下一個沒等開口問，就有聲音傳過來，“先填飽肚子吧。” 無奈之下記者只好收兵，這時才發(fā)現(xiàn)自己的肚子早抗議了。 會議缺陷表現(xiàn)負向效應推諉責任導入歧途3會議的負向效應無正當開會理由的會議（1）為滿足無聊的愿望而開會（2）為遵循慣例或傳統(tǒng)而開會（3）為攀比而開會（4）為表功而開會（5）為逃避個別接觸所可能產(chǎn)生的難堪局面而開會會前：欠缺目標，目標不明確，欠缺會議議程等會議各要素準備不充分會中：從事交誼活動，發(fā)言離題，資料不充分卻貿(mào)然決策，少

3、數(shù)人壟斷會議會后：欠缺會議記錄，不能對決議事進行追蹤會議的負向效應會風不正的會議 會議的負向效應沒有收效的會議2008年1月21日，南方某報以“看懂的請舉手？沒有！同意的請舉手？全部！”為題，報道了廣東省人大代表直言省政府財政計劃和預算報告過于專業(yè)，給代表審議造成了巨大的困難。80%的高級經(jīng)理承認，他們60%的時間用于開會，同時有80%的經(jīng)理認為，60%的會議是沒有效率和效益的。 推諉責任有些會議是因“沒有理由讓我單獨承擔全部的責任”而召開。這一類會議是欠缺勇氣面對決策風險的主管所慣于采行的招法。開會不是為了推動工作，而是為了推卸責任。尤其現(xiàn)在很多工作難度極大，責任很重，風險也很高。開會可謂是

4、將棘手問題轉嫁給下級單位的良策。杭州地鐵塌陷事故 各方推諉責任 中鐵集團：“地鐵設計存在嚴重缺陷”施工單位：“按圖施工，無明顯失誤”設計單位：“設計尤其適用于地質(zhì)環(huán)境條件惡劣的地區(qū)”導入歧途1操縱會議2“工作就是開會”3開會是一種待遇 為了統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理公司營銷、生產(chǎn)等五大中心，及人力、財務等六大職能部門的工作，A企業(yè)每個月都要定期召開兩次總裁辦公會議。一般定在每個雙周的周一下午，每次會議時間約為四至五小時。這可以看成是A企業(yè)公司層面的日常決策機構，許多重大決策都是在會議中出臺，并發(fā)布至全公司進行執(zhí)行。參與會議的人員為副總監(jiān)以上所有24名中高層管理干部，會議由身為總裁的老板親自主持。這種模式在實

5、行了一段時間之后，其弊病逐漸顯現(xiàn)。大大小小十幾個部門逐一匯報，僅總結前兩周工作就要耗去會議的一多半時間，而且還有許多問題被忽略掉了，或者根本沒能談清楚。而在會議中所做的決策，事實證明有些也是草率和倉促的，需要會后補充或是干脆另做決定加以修正。更為嚴重的事，會議的決定并沒有得到全面的落實。有些問題已經(jīng)在幾次會議中強調(diào)過了，但想起來去問時卻發(fā)現(xiàn)下面仍是按兵不動。事實上，一次會議大大小小幾十條命令發(fā)布下去，有時老板本人都記不清楚了，雖然有比較規(guī)范的會議紀要，但那些次重點的事情往往沒有精力去檢查，這也造成了公司管理中不可避免的一些漏洞。長期下來，就形成了中央控制失靈的大問題。 結合以上案例，請幫助A企

6、業(yè)想想解決當前會議問題的方法 一、沒有掌握正確的開會方法。A企業(yè)把企業(yè)常見的布置會、總結會、匯報會、探討會這四種會議合而為一 ，不同的會議參與的人員不同，目的不同，方式不同，甚至需要投入的時間也不同，混在一起沒有頭緒，分開來開就會異常清晰。 二、沒有掌握逐級匯報，層層把關的管理要點。當決策者直管人員過多時，還是會出現(xiàn)“日理萬機”的被動局面。修復層級與培養(yǎng)替代者才是治本的方式，充分發(fā)揮分管副總裁的管理作用，可以避免陷入日常事務性工作的泥淖之中，才有時間騰出精力、放遠眼光，去處理那些事關企業(yè)命運的宏觀問題。 分組討論如何治療常見“會議病”，提出你的解決方案。會議多 第一、二組討論會期長 第三、四組

7、討論遲到、睡覺 第五、六組討論準備不充分，會議質(zhì)量不高 第七、八組討論如何有效改善會議的缺陷一、會議前1.有些會議是可以不用召開的，因此在籌備會議之前應先探尋取代會議的可行途徑2.適當取消例會3.規(guī)范會議審批制度4.召開會議之前必須先確立清晰的目標 5.盡量減少與會人數(shù)，只邀請有關人士參加6.選擇適當?shù)拈_會時間7.選擇適當?shù)拈_會地點8.議程及關資料應先發(fā)給與會人9.按每一與會者每一分鐘之薪金額及每一分鐘所享有之福利額估計會議成本美國調(diào)查公司關于會議的調(diào)查結果平均一生中9000小時的會議每年企業(yè)中30%在開會中層管理人員開會時間超過35%高層管理人員開會時間超過50%全美每天開會人數(shù)超過1000

8、萬年人事費用的7%-15%無效會議損失人均800美元/ 年會議頻率1.固定的部門會議2.全體會議3.處理突發(fā)事件的會議1.固定的部門會議2.全體會議3.處理突發(fā)事件的會議當與會者只有兩個人的時間，溝通極為容易，因為此時只有兩個溝通管道存在。第三個人加入時，溝通管道隨之增至六個；第四個人加入時，溝通管道增至十二個；第八個人加入時，溝通管道乃增至五十六個；其余依此類推。與會者計有10位；每一位之月薪為5，000元；每一位的每個月工作時間為10，000分鐘；以及每一位在平時所享有的福利等于薪金的25%。在這些假設下，組織本身對每一位與會者每開一分鐘的會議所須支付的代價為0.625元，而對十位與會者每

9、開一個鐘頭的會議所須支付的代價則為375元!如何有效改善會議的缺陷二、會議中1.會議應準時開始，設置遲到席、曝光睡覺等現(xiàn)象2.在會議進行中可指定專人控制時間3.不要令與會者太過舒服4.應按議程所編列之優(yōu)先次序進行討論5.除非緊急事件，否則應避免會議受到干擾6.視實際需要，讓與會者僅參加與之相關的會議部分7.在結束會議之前，主席應概括復述所達成的結論，或經(jīng)過與會者所同意的各項工作分配及完成該工作之時限8.會議應準時結束23美國某鎮(zhèn)委員會的每周例會上，每個發(fā)言人只有三分鐘的發(fā)言時間，還專門設置三色小燈作為提醒。發(fā)言人一開始發(fā)言，三色小燈會亮起綠燈；發(fā)言2分30秒后，綠燈變成了黃燈；3分鐘一到，紅燈

10、就會閃爍，發(fā)言人不停止發(fā)言就不行了。格蘭仕公司“站立式會議”如何有效改善會議的缺陷三、會議后1.偶爾令與會者對剛剛結束之會議作即席而不具名的考核。2.會議記錄應盡快作成3.為杜絕與會者之無故缺席、遲到、或早退，可考慮在會議記錄上注明哪些人無故缺席遲到或早退4.追蹤會議中之決議與各待辦事項5.解散已達目的的各種委員會考核表中至少應包括下列各項：會議之目標是否清晰?議程與有關資料是否在開會前適當?shù)臅r間收到?會議是否準時開始與準時結束?倘若會議不是準時開始與準時結束，那是為了什么?會議是否按議程所制定的次序進行?會議之目標是否被達成?如有必要分配工作并決定其期限，則這些事是否被做好?在全部會議時間內(nèi)

11、，有多少百分比的時間不被有效利用?為什么?國防大學提高會議效率舉措開學典禮包括儀式、首長講話和學員代表發(fā)言，整個典禮只用了28分鐘。黨委全會原本3天的會期壓縮到1天半，平時舉辦講座、學術報告等，時間一般控制在90分鐘內(nèi)。除黨委全會等事關學校全面建設的重要會議外，與會人員發(fā)言一般不超過10分鐘。就連舉辦座談會，每人發(fā)言也都把握在5分鐘左右，不求面面俱到，但求一面獨到，聽之生動而有回味。對年度需要召開的全校性會議，年初統(tǒng)一計劃，由校黨委會研究決定；無特殊緊急情況，周一至周四上午不安排會議，保證教研人員每周有4天半的工作時間，校領導有一定的時間參與教學活動；把以前每半月召開一次校、部、系（院）碰頭會改為每月召開一