會(huì)議的缺陷課件

1、會(huì)議的缺陷 某次會(huì)議主持人發(fā)言：同志們，現(xiàn)在開始開會(huì)。請(qǐng)大家肅靜，這次會(huì)議內(nèi)容很重要，希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)，做好筆記。下面請(qǐng)A領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言。 A：就這次會(huì)議，我簡(jiǎn)單講幾點(diǎn) 簡(jiǎn)單幾點(diǎn)啰嗦了好長(zhǎng)時(shí)間。 接下來是B領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言 B：A領(lǐng)導(dǎo)的講話很全面、透徹，下面我再做幾點(diǎn)補(bǔ)充 都很全面了還能補(bǔ)充點(diǎn)啥？無非又是老話重提 臺(tái)上的幾個(gè)領(lǐng)導(dǎo)有事沒事總算發(fā)言完畢。 主持人：今天的會(huì)議開得很成功，幾位領(lǐng)導(dǎo)的講話也很精彩，下面就這次會(huì)議我再強(qiáng)調(diào)幾點(diǎn) 總算是散會(huì)了，大家快速離開會(huì)場(chǎng)，因?yàn)槎亲訉?shí)在太餓了。 不過邀請(qǐng)的電視臺(tái)的記者回去要做新聞，不能沒有素材，直奔選中的目標(biāo)，開始采訪。 “同志，你好，我看會(huì)上你頻頻點(diǎn)頭，看來對(duì)會(huì)

2、議精神領(lǐng)會(huì)的不錯(cuò)，請(qǐng)談?wù)勀愕母邢??！?“不點(diǎn)頭不行哪，實(shí)在太瞌睡了?！?又找到一個(gè)。 “會(huì)議期間你鼓掌最熱烈，請(qǐng)說說你的心里話。” “坐時(shí)間久了，活動(dòng)活動(dòng)筋骨。” 再下一個(gè)沒等開口問，就有聲音傳過來，“先填飽肚子吧?！?無奈之下記者只好收兵，這時(shí)才發(fā)現(xiàn)自己的肚子早抗議了。 會(huì)議缺陷表現(xiàn)負(fù)向效應(yīng)推諉責(zé)任導(dǎo)入歧途3會(huì)議的負(fù)向效應(yīng)無正當(dāng)開會(huì)理由的會(huì)議（1）為滿足無聊的愿望而開會(huì)（2）為遵循慣例或傳統(tǒng)而開會(huì)（3）為攀比而開會(huì)（4）為表功而開會(huì)（5）為逃避個(gè)別接觸所可能產(chǎn)生的難堪局面而開會(huì)會(huì)前：欠缺目標(biāo)，目標(biāo)不明確，欠缺會(huì)議議程等會(huì)議各要素準(zhǔn)備不充分會(huì)中：從事交誼活動(dòng)，發(fā)言離題，資料不充分卻貿(mào)然決策，少

3、數(shù)人壟斷會(huì)議會(huì)后：欠缺會(huì)議記錄，不能對(duì)決議事進(jìn)行追蹤會(huì)議的負(fù)向效應(yīng)會(huì)風(fēng)不正的會(huì)議 會(huì)議的負(fù)向效應(yīng)沒有收效的會(huì)議2008年1月21日，南方某報(bào)以“看懂的請(qǐng)舉手？沒有！同意的請(qǐng)舉手？全部！”為題，報(bào)道了廣東省人大代表直言省政府財(cái)政計(jì)劃和預(yù)算報(bào)告過于專業(yè)，給代表審議造成了巨大的困難。80%的高級(jí)經(jīng)理承認(rèn)，他們60%的時(shí)間用于開會(huì)，同時(shí)有80%的經(jīng)理認(rèn)為，60%的會(huì)議是沒有效率和效益的。 推諉責(zé)任有些會(huì)議是因“沒有理由讓我單獨(dú)承擔(dān)全部的責(zé)任”而召開。這一類會(huì)議是欠缺勇氣面對(duì)決策風(fēng)險(xiǎn)的主管所慣于采行的招法。開會(huì)不是為了推動(dòng)工作，而是為了推卸責(zé)任。尤其現(xiàn)在很多工作難度極大，責(zé)任很重，風(fēng)險(xiǎn)也很高。開會(huì)可謂是

4、將棘手問題轉(zhuǎn)嫁給下級(jí)單位的良策。杭州地鐵塌陷事故 各方推諉責(zé)任 中鐵集團(tuán)：“地鐵設(shè)計(jì)存在嚴(yán)重缺陷”施工單位：“按圖施工，無明顯失誤”設(shè)計(jì)單位：“設(shè)計(jì)尤其適用于地質(zhì)環(huán)境條件惡劣的地區(qū)”導(dǎo)入歧途1操縱會(huì)議2“工作就是開會(huì)”3開會(huì)是一種待遇 為了統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理公司營(yíng)銷、生產(chǎn)等五大中心，及人力、財(cái)務(wù)等六大職能部門的工作，A企業(yè)每個(gè)月都要定期召開兩次總裁辦公會(huì)議。一般定在每個(gè)雙周的周一下午，每次會(huì)議時(shí)間約為四至五小時(shí)。這可以看成是A企業(yè)公司層面的日常決策機(jī)構(gòu)，許多重大決策都是在會(huì)議中出臺(tái)，并發(fā)布至全公司進(jìn)行執(zhí)行。參與會(huì)議的人員為副總監(jiān)以上所有24名中高層管理干部，會(huì)議由身為總裁的老板親自主持。這種模式在實(shí)

5、行了一段時(shí)間之后，其弊病逐漸顯現(xiàn)。大大小小十幾個(gè)部門逐一匯報(bào)，僅總結(jié)前兩周工作就要耗去會(huì)議的一多半時(shí)間，而且還有許多問題被忽略掉了，或者根本沒能談清楚。而在會(huì)議中所做的決策，事實(shí)證明有些也是草率和倉促的，需要會(huì)后補(bǔ)充或是干脆另做決定加以修正。更為嚴(yán)重的事，會(huì)議的決定并沒有得到全面的落實(shí)。有些問題已經(jīng)在幾次會(huì)議中強(qiáng)調(diào)過了，但想起來去問時(shí)卻發(fā)現(xiàn)下面仍是按兵不動(dòng)。事實(shí)上，一次會(huì)議大大小小幾十條命令發(fā)布下去，有時(shí)老板本人都記不清楚了，雖然有比較規(guī)范的會(huì)議紀(jì)要，但那些次重點(diǎn)的事情往往沒有精力去檢查，這也造成了公司管理中不可避免的一些漏洞。長(zhǎng)期下來，就形成了中央控制失靈的大問題。 結(jié)合以上案例，請(qǐng)幫助A企

6、業(yè)想想解決當(dāng)前會(huì)議問題的方法 一、沒有掌握正確的開會(huì)方法。A企業(yè)把企業(yè)常見的布置會(huì)、總結(jié)會(huì)、匯報(bào)會(huì)、探討會(huì)這四種會(huì)議合而為一 ，不同的會(huì)議參與的人員不同，目的不同，方式不同，甚至需要投入的時(shí)間也不同，混在一起沒有頭緒，分開來開就會(huì)異常清晰。 二、沒有掌握逐級(jí)匯報(bào)，層層把關(guān)的管理要點(diǎn)。當(dāng)決策者直管人員過多時(shí)，還是會(huì)出現(xiàn)“日理萬機(jī)”的被動(dòng)局面。修復(fù)層級(jí)與培養(yǎng)替代者才是治本的方式，充分發(fā)揮分管副總裁的管理作用，可以避免陷入日常事務(wù)性工作的泥淖之中，才有時(shí)間騰出精力、放遠(yuǎn)眼光，去處理那些事關(guān)企業(yè)命運(yùn)的宏觀問題。 分組討論如何治療常見“會(huì)議病”，提出你的解決方案。會(huì)議多 第一、二組討論會(huì)期長(zhǎng) 第三、四組

7、討論遲到、睡覺 第五、六組討論準(zhǔn)備不充分，會(huì)議質(zhì)量不高 第七、八組討論如何有效改善會(huì)議的缺陷一、會(huì)議前1.有些會(huì)議是可以不用召開的，因此在籌備會(huì)議之前應(yīng)先探尋取代會(huì)議的可行途徑2.適當(dāng)取消例會(huì)3.規(guī)范會(huì)議審批制度4.召開會(huì)議之前必須先確立清晰的目標(biāo) 5.盡量減少與會(huì)人數(shù)，只邀請(qǐng)有關(guān)人士參加6.選擇適當(dāng)?shù)拈_會(huì)時(shí)間7.選擇適當(dāng)?shù)拈_會(huì)地點(diǎn)8.議程及關(guān)資料應(yīng)先發(fā)給與會(huì)人9.按每一與會(huì)者每一分鐘之薪金額及每一分鐘所享有之福利額估計(jì)會(huì)議成本美國(guó)調(diào)查公司關(guān)于會(huì)議的調(diào)查結(jié)果平均一生中9000小時(shí)的會(huì)議每年企業(yè)中30%在開會(huì)中層管理人員開會(huì)時(shí)間超過35%高層管理人員開會(huì)時(shí)間超過50%全美每天開會(huì)人數(shù)超過1000

8、萬年人事費(fèi)用的7%-15%無效會(huì)議損失人均800美元/ 年會(huì)議頻率1.固定的部門會(huì)議2.全體會(huì)議3.處理突發(fā)事件的會(huì)議1.固定的部門會(huì)議2.全體會(huì)議3.處理突發(fā)事件的會(huì)議當(dāng)與會(huì)者只有兩個(gè)人的時(shí)間，溝通極為容易，因?yàn)榇藭r(shí)只有兩個(gè)溝通管道存在。第三個(gè)人加入時(shí)，溝通管道隨之增至六個(gè)；第四個(gè)人加入時(shí)，溝通管道增至十二個(gè)；第八個(gè)人加入時(shí)，溝通管道乃增至五十六個(gè)；其余依此類推。與會(huì)者計(jì)有10位；每一位之月薪為5，000元；每一位的每個(gè)月工作時(shí)間為10，000分鐘；以及每一位在平時(shí)所享有的福利等于薪金的25%。在這些假設(shè)下，組織本身對(duì)每一位與會(huì)者每開一分鐘的會(huì)議所須支付的代價(jià)為0.625元，而對(duì)十位與會(huì)者每

9、開一個(gè)鐘頭的會(huì)議所須支付的代價(jià)則為375元!如何有效改善會(huì)議的缺陷二、會(huì)議中1.會(huì)議應(yīng)準(zhǔn)時(shí)開始，設(shè)置遲到席、曝光睡覺等現(xiàn)象2.在會(huì)議進(jìn)行中可指定專人控制時(shí)間3.不要令與會(huì)者太過舒服4.應(yīng)按議程所編列之優(yōu)先次序進(jìn)行討論5.除非緊急事件，否則應(yīng)避免會(huì)議受到干擾6.視實(shí)際需要，讓與會(huì)者僅參加與之相關(guān)的會(huì)議部分7.在結(jié)束會(huì)議之前，主席應(yīng)概括復(fù)述所達(dá)成的結(jié)論，或經(jīng)過與會(huì)者所同意的各項(xiàng)工作分配及完成該工作之時(shí)限8.會(huì)議應(yīng)準(zhǔn)時(shí)結(jié)束23美國(guó)某鎮(zhèn)委員會(huì)的每周例會(huì)上，每個(gè)發(fā)言人只有三分鐘的發(fā)言時(shí)間，還專門設(shè)置三色小燈作為提醒。發(fā)言人一開始發(fā)言，三色小燈會(huì)亮起綠燈；發(fā)言2分30秒后，綠燈變成了黃燈；3分鐘一到，紅燈

10、就會(huì)閃爍，發(fā)言人不停止發(fā)言就不行了。格蘭仕公司“站立式會(huì)議”如何有效改善會(huì)議的缺陷三、會(huì)議后1.偶爾令與會(huì)者對(duì)剛剛結(jié)束之會(huì)議作即席而不具名的考核。2.會(huì)議記錄應(yīng)盡快作成3.為杜絕與會(huì)者之無故缺席、遲到、或早退，可考慮在會(huì)議記錄上注明哪些人無故缺席遲到或早退4.追蹤會(huì)議中之決議與各待辦事項(xiàng)5.解散已達(dá)目的的各種委員會(huì)考核表中至少應(yīng)包括下列各項(xiàng)：會(huì)議之目標(biāo)是否清晰?議程與有關(guān)資料是否在開會(huì)前適當(dāng)?shù)臅r(shí)間收到?會(huì)議是否準(zhǔn)時(shí)開始與準(zhǔn)時(shí)結(jié)束?倘若會(huì)議不是準(zhǔn)時(shí)開始與準(zhǔn)時(shí)結(jié)束，那是為了什么?會(huì)議是否按議程所制定的次序進(jìn)行?會(huì)議之目標(biāo)是否被達(dá)成?如有必要分配工作并決定其期限，則這些事是否被做好?在全部會(huì)議時(shí)間內(nèi)

11、，有多少百分比的時(shí)間不被有效利用?為什么?國(guó)防大學(xué)提高會(huì)議效率舉措開學(xué)典禮包括儀式、首長(zhǎng)講話和學(xué)員代表發(fā)言，整個(gè)典禮只用了28分鐘。黨委全會(huì)原本3天的會(huì)期壓縮到1天半，平時(shí)舉辦講座、學(xué)術(shù)報(bào)告等，時(shí)間一般控制在90分鐘內(nèi)。除黨委全會(huì)等事關(guān)學(xué)校全面建設(shè)的重要會(huì)議外，與會(huì)人員發(fā)言一般不超過10分鐘。就連舉辦座談會(huì)，每人發(fā)言也都把握在5分鐘左右，不求面面俱到，但求一面獨(dú)到，聽之生動(dòng)而有回味。對(duì)年度需要召開的全校性會(huì)議，年初統(tǒng)一計(jì)劃，由校黨委會(huì)研究決定；無特殊緊急情況，周一至周四上午不安排會(huì)議，保證教研人員每周有4天半的工作時(shí)間，校領(lǐng)導(dǎo)有一定的時(shí)間參與教學(xué)活動(dòng)；把以前每半月召開一次校、部、系（院）碰頭會(huì)改為每月召開一