南大之星檔案管理系統(tǒng)錄入打印使用說明

1、“南大之星”檔案管理系統(tǒng)錄入打印使用說明1.系統(tǒng)登陸：在IE地址欄里輸入 HYPERLINK 03 03，進(jìn)入如下界面（圖1）： 圖 SEQ 圖 * ARABIC 1然后輸入自已部門的用戶名和密碼，點擊“登陸”按鈕即可進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)。第一次使用默認(rèn)密碼，登陸后請自行修改密碼。若無法登錄，請先與系統(tǒng)管理員溝通，同時檢查自已電腦的設(shè)置。2.信息錄入：各級用戶首次登陸后，一般屏幕會顯示如下界面（圖2）：圖 SEQ 圖 * ARABIC 2 點擊對應(yīng)檔案門類“部門錄入”表后，屏幕左側(cè)顯示如圖3：圖 SEQ 圖 * ARABIC 3 點擊其上方的“添加文件”（填寫卷內(nèi)文件目錄）或“添加案卷”（填寫案卷

2、目錄/封面）后，在屏幕右側(cè)會分別出現(xiàn)如下的信息錄入窗口（圖4、圖5）：添加文件：圖 SEQ 圖 * ARABIC 4添加案卷：圖 SEQ 圖 * ARABIC 5輸入相關(guān)信息后點擊“添加”按鈕，系統(tǒng)提示“添加案卷、文件完成”，點擊“確定”按鈕即可進(jìn)行下一份文件的錄入。有些信息系統(tǒng)會自動保留，只在需要更改的欄目里做相應(yīng)修改即可。此模板為默認(rèn)模板，可根據(jù)實際情況修改。添加文件窗口中的基本項目：一級目錄：必填項，填寫部門名稱，二級目錄與三級目錄的填寫由各部門與具體負(fù)責(zé)該類檔案的老師商定后再填寫；實體分類號：由年度和分類號組成，如2005-DQ11，由綜合檔案室具體負(fù)責(zé)老師確定；文件案卷號及件號：為數(shù)

3、值型字段，小數(shù)點前是案卷號，小數(shù)點后是卷內(nèi)件號，如“1.0001”（表示案卷號為1，卷內(nèi)件號為1）、“2.0004”（表示案卷號為2，卷內(nèi)件號為 4）。其中件號會自動累加，亦可根據(jù)具體情況手工填寫；保管期限：可從下拉列表窗口中選擇；密級：可從下拉窗口中選擇，非秘密文件一般選“內(nèi)部”，對于密級文件的認(rèn)定，除文件本身有密級外，其他文件請根據(jù)粵商院黨200116號文的規(guī)定執(zhí)行；正題名：即文件題名，如文件題名過于簡單，請錄入人員將文件正文所表達(dá)的內(nèi)容概括到題名中，概括內(nèi)容請用 括起來。例如文件標(biāo)題出現(xiàn)“XX等”字樣的，應(yīng)把“等”指代的內(nèi)容全部錄入正題名中，以 括起來；副題名：在填寫其題名時應(yīng)在前面加“

4、-”，文件無副題名時可不填；附注：如對該文件有特殊說明，請在附注欄中填寫，字?jǐn)?shù)不易過多，其信息在卷內(nèi)目錄中的備注項中體現(xiàn)。無需特殊說明的可不填寫；第一責(zé)任者與其他責(zé)任者：“第一責(zé)任者”即文件形成者，一般以文件的發(fā)文字號與文件落款公章為準(zhǔn)。有些文件是多個單位聯(lián)合發(fā)文，則以列居首位并蓋章單位為首位的為第一責(zé)任者，其他單位為“其他責(zé)任者”，如無其他責(zé)任者可不填；頁數(shù)：即每份文件的頁數(shù)，頁數(shù)的計算應(yīng)按檔案管理的要求，即有文字的頁面為一頁；文件時間：系統(tǒng)默認(rèn)為當(dāng)前時間，請按具體文件的時間填寫：一般文書按發(fā)文時間，決議、決定、命令、法令、規(guī)程、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、條例等法規(guī)性文件為通過或發(fā)布時間，合同、協(xié)議為簽署

5、時間，技術(shù)評審證書、技術(shù)鑒定證書、轉(zhuǎn)產(chǎn)證書為通過時間，獲獎證書、發(fā)明證書、專利證書為頒發(fā)時間 、科研試驗報告、學(xué)術(shù)論文為發(fā)表時間，工程施工圖、產(chǎn)品加工圖為設(shè)計時間，原始試驗記錄、測定檢驗數(shù)據(jù)為記錄時間等，時間格式為0000.00.00；歸檔單位:一般為學(xué)校各單位全稱，如：廣東商學(xué)院XXX，對于一些外來單位的檔案，已經(jīng)成冊的，則應(yīng)填該單位的名稱，一般為全稱；文號、圖號：文件編號包括發(fā)文字號、科研試驗報告流水號、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類文件的統(tǒng)編號、圖號等，年度部分請統(tǒng)一使用 ，如粵商院2005N號；載體、文本及文種:在下拉列表框中選擇，文種選項中如確實沒有與其相對應(yīng)的選項，請與綜合檔案室的具體負(fù)責(zé)老師聯(lián)系；輸

6、入員:填寫由部門管理員授權(quán)的具體錄入人員姓名。如果文件有多個附件，首先應(yīng)收集齊全，對于附件實體，有獨立檢索意義的請以單份文件的形式單獨錄入，并在其正題名欄中按以下方式填寫“附件N：”+“該附件的全稱”。如文件附件不全，應(yīng)在附注欄中加以簡要說明。添加案卷窗口所填項目大致同上?！捌鹬谷掌凇睂υ捒蛱顚懘司砦募械淖钤缛掌谂c最晚日期。3.移交目錄打?。喊凑詹块T立卷的原則，各單位兼職檔案員將準(zhǔn)備移交綜合檔案室的文件材料預(yù)立卷，將檔案目錄信息錄入系統(tǒng)，經(jīng)綜合檔案室審核無誤后，兼職檔案員打印移交目錄，雙方簽字，履行檔案移交手續(xù)。（1）打印設(shè)置初次使用系統(tǒng)打印應(yīng)先安裝“南大之星數(shù)字證書”（圖1），并對IE瀏覽

7、器進(jìn)行如下設(shè)置。首先點擊菜單欄里的“工具”菜單，然后在下拉框中點擊“Internet選項”，在出現(xiàn)的對話框中選擇“安全”標(biāo)簽，圖6：圖 SEQ 圖 * ARABIC 6點擊其中的“受信認(rèn)的站點”圖標(biāo)，然后點擊下方的“站點”按鈕，出現(xiàn)如下對話框（圖7）： 將登錄“南大之星”檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)址填寫到“將該網(wǎng)站添加到區(qū)域中”的對話框中，并點擊“添加”按鈕，在下面的“網(wǎng)站”對話框中就會出現(xiàn)該網(wǎng)址。圖 SEQ 圖 * ARABIC 7 同時，在“安全”標(biāo)簽中點擊“自定義級別”按鈕，在出現(xiàn)的對話框（如圖8）中，將“ActiveX控件和插件”所屬的選項中全部點選“啟用”，點擊“確定”按鈕后退出。在打印或預(yù)覽

8、時，IE界面上會出現(xiàn)安裝ActiveX插件的提示，按提示進(jìn)行安裝后，在打印目錄對話框中選擇正確的選項后即可打印或預(yù)覽。圖 SEQ 圖 * ARABIC 8（2）目錄打印在錄入檔案目錄信息并進(jìn)行打印設(shè)置后，選擇要打印的文件（在序號前面打勾），點擊“隊列打印”添加文件（圖9） ，將需要打印的文件添加到打印隊列中。如果該頁面所有文件目錄都需要打印，可以直接點擊表格下方的“全選”按鈕。選取了需打印的目錄信息后，可以通過表格上方的“打印隊列”查看、刪除已添加到隊列的文件。確定需要打印的文件目錄都被添加到打印隊列后，點擊“打印當(dāng)前”或“打印所有”進(jìn)入到打印頁面（圖10）。圖 SEQ 圖 * ARABIC 9圖 SEQ 圖 * ARABIC 10圖 SEQ 圖 * ARABIC 11圖 SEQ 圖 * ARABIC 12在打印目錄界面中，自定義打印目錄項選擇“文件移交清單（檔號豎排）” ，自定義打印選項選擇“僅打印打印隊列中