公司綜合事務(wù)部合同管理程序

1、公司綜合事務(wù)部合同管理程序目的規(guī)范公司經(jīng)營行為，防范合同風(fēng)險和合同欺詐，維護(hù)公 司的合法權(quán)益。適用范圍適用于公司及公司所屬各單位對內(nèi)和對外與平等主體的自然人、法人或其他經(jīng)濟組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán) 利義務(wù)關(guān)系而訂立的合同。術(shù)語與定義本程序引用公司管理手冊中的有關(guān)術(shù)語和定義。職責(zé)工程管理部是本程序的主管部門。工作程序合同的歸口審查與業(yè)務(wù)主管法務(wù)人員負(fù)責(zé)對合同的合法性進(jìn)行審查。主體資格合法：簽約各方是否具有簽訂、履行該合同 的權(quán)利能力和行為能力；內(nèi)容合法：合同條款是否符合法律、法規(guī)的強制性規(guī) 定；內(nèi)容合規(guī)：合同條款是否符合公司規(guī)章制度和本辦法 的規(guī)定；合同形式是否合法； (e)簽約程序是否合

2、法；簽約各方意思表示是否真實、有效、一致；采用格式條款訂立合同的，是否有違反合同法第 39 條、40 條的情形；合同中的免責(zé)條款是否合法；合同中的預(yù)付款和定金條款是否合法； (j)合同中的索賠條款是否合法；對法律適用的選擇是否符合國家的強制性規(guī)定；當(dāng)事人對管轄權(quán)的選擇是否合法； (m)其他按規(guī)定需要審查的內(nèi)容。工程管理部負(fù)責(zé)對合同的嚴(yán)密性、經(jīng)濟性、技術(shù)性進(jìn)行審查：嚴(yán)密性審查的內(nèi)容合同條款是否完備，包括同類合同的必備內(nèi)容，是否 充分考慮了合同履行過程中可能涉及的問題；合同用語是否清楚、完整、準(zhǔn)確無誤，是否會產(chǎn)生歧義；雙方的權(quán)利義務(wù)是否具體、明確，是否具有可執(zhí)行性； (d)相關(guān)附件完備：合同設(shè)有附

3、件的，是否已經(jīng)清楚、完整地列明了所有附件，是否對其法律效力做出了明確規(guī)定； (e)附生效條件的合同，所附條件、期限是否適當(dāng)、合法； (g)需要進(jìn)行批準(zhǔn)、登記等手續(xù)的合同，是否已經(jīng)就批準(zhǔn)、登記問題做出了明確約定；(h)合同設(shè)定的擔(dān)保方式是否切實、可靠； (i)爭議解決方式是否切實可行；是否有不能履行的合同條款；是否有導(dǎo)致合同不能成立、無效或被撤銷的情形； (l)涉及的知識產(chǎn)權(quán)是否已經(jīng)采取了相應(yīng)的保密或限制措施；是否存在損害公司商業(yè)信譽、商業(yè)秘密及其他利益的 情形；其他按規(guī)定需要審查的內(nèi)容。合同經(jīng)濟性審查的主要內(nèi)容：市場需求情況是否屬實；市場需求預(yù)測是否可靠合理； (c)投入產(chǎn)出核算是否經(jīng)濟、準(zhǔn)確

4、； (d)預(yù)期的效益回報是否有保證。技術(shù)性審查的內(nèi)容：(a)工程技術(shù)依據(jù)是否真實、可靠； (b)技術(shù)措施是否完備、可行；(c)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)是否科學(xué)、真實、可行。公司財務(wù)部負(fù)責(zé)對合同的資金來源、價款結(jié)算進(jìn) 行審查，其主要內(nèi)容：資金、資產(chǎn)的可支配性：資金來源是否有保障、 資產(chǎn)所有權(quán)是否明確具體；資金使用和資產(chǎn)動用的審批手續(xù)是否齊備；資金、資產(chǎn)使用方式是否合理；價款或報酬和結(jié)算的合理性：價款或報酬是否正 確合理；資金結(jié)算、酬金支付方式是否明確、具體。合同管理流程所有的合同均需報送總公司工程部和分公司工程 部備案。下列合同需報總公司工程管理部分管領(lǐng)導(dǎo)審批。附屬工程、分項工程勞務(wù)作業(yè)承包工程合同金額

5、在 500 萬元以上的。同一規(guī)格品種材料購買金額在 200 萬元以上的。成套機械設(shè)備的購置，金額在 30 萬元以上的。成批各規(guī)格型號零配件的采購，金額在 15 萬元以上的。成批各規(guī)格試驗檢測儀器的采購，金額在 10 萬以上的。成批辦公用品的采購，金額在 10 萬元以上的。分公司或總公司的基本建設(shè)項目，金額在 50 萬元以上的。下列合同需報總經(jīng)理審批附屬工程、分項工程勞務(wù)作業(yè)承包工程合同金額 在 1000 萬元以上的。同一規(guī)格品種材料購買金額在 500 萬元以上的。成套機械設(shè)備的購置，金額在 50 萬元以上的。成批各規(guī)格型號零配件的采購，金額在 30 萬元以上的。成批各規(guī)格試驗檢測儀器的采購，金

6、額在 20 萬以上的。成批辦公用品的采購，金額在 15 萬元以上的。分公司或總公司的基本建設(shè)項目，金額在 100 萬元以上的。不需上報總公司審批的合同 ,由分公司制定審批權(quán)限。合同的簽署合同應(yīng)由項目部或分公司或公司第一負(fù)責(zé)人簽署， 合同簽名應(yīng)清晰可辨。授權(quán)簽署合同的，應(yīng)當(dāng)由第一負(fù)責(zé)人出具書面授權(quán)委托書。授權(quán)簽署合同的，代理人應(yīng)當(dāng)簽署自己的姓名， 不得簽署被代理人的姓名，合同簽名應(yīng)清晰可辨。合同簽署后，應(yīng)加蓋總公司或分公司合同專用章或者項目部印章。合同文本中的修改、刪除之處應(yīng)蓋章確認(rèn)。合同文本超過一頁的，應(yīng)當(dāng)對整份合同加蓋騎縫 章。對方當(dāng)事人對合同的簽署：對方當(dāng)事人的合同簽署人應(yīng)為其法人代表或其

7、授權(quán)的代理人，并出具授權(quán)書；對方當(dāng)事人的合同簽署人的簽名真實；對方當(dāng)事人為法人或者其他組織的，必須在合同 上加蓋其合同專用章或者單位印章；合同文本中的修改、刪除之處，必須由對方當(dāng)事 人簽名或者蓋章確認(rèn)。合同的履行合同生效前，不得實際履行。合同生效后，必須全面、及時履行合同。對方當(dāng)事人不按照合同約定履行時，合同經(jīng)辦部 門應(yīng)當(dāng)在法定或者合同約定期限內(nèi)以法定或者合同約定方式向?qū)Ψ疆?dāng)事人書面催促履行或者提出索賠。前款所稱不按照合同約定履行，包括不能履行，不全面、 不適當(dāng)履行，以及不履行合同。催促履行合同和索賠函件備份、對方當(dāng)事人的簽收單、特快專遞詳情單和查詢回單應(yīng)當(dāng)作為合同檔案資料予 以保存。任何部門

8、或者人員發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人不按照合同約定履行的，應(yīng)當(dāng)立即通報合同經(jīng)辦部門或合同管理辦公室。變更、轉(zhuǎn)讓、非正常解除合同的，應(yīng)簽訂書面協(xié) 議，并按合同管理流程報合同主管部門審查。合同經(jīng)辦單位、財務(wù)等部門要緊密配合，認(rèn)真搞好 合同履行結(jié)算與支付審查工作。有以下情形之一，且未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意的，財務(wù)部門不予辦理結(jié)算付款手續(xù)；已經(jīng)結(jié)算付款的，由責(zé)任單位和直接責(zé)任人負(fù)責(zé)追回或承擔(dān)全部經(jīng)濟損失。未履行審查和批準(zhǔn)程序而簽訂的合同；變更、轉(zhuǎn)讓、解除合同未履行審批手續(xù)的； (c)簽約人沒有取得授權(quán)或超出授權(quán)范圍的；(d)與公司明令禁止經(jīng)濟往來的單位或個人簽訂的合同； (e)金額在 50000 元以上，應(yīng)該簽訂合同而未簽

9、訂合同的； (f)應(yīng)該簽訂合同而未簽訂合同，在項目結(jié)算期間才補簽（事后合同）。合同事務(wù)管理合同事務(wù)，是指合同簽訂、履行過程中發(fā)生的合同 基礎(chǔ)性管理工作。主要包括：合同編號、合同登記臺帳、合 同統(tǒng)計報表、合同專用章、授權(quán)證書、合同檔案管理等方面 的內(nèi)容。合同的編號應(yīng)按本程序的規(guī)定，合同編號統(tǒng)一為*200X0001，前面的*號代表該工程漢語拼音及合同段號的簡稱，如 XX06 代表孝襄高速公路第六合同段，后面的200X 代表年號，0001 代表 200X 年的合同編號為第一號的合同，依此類推。合同編號實行一份合同一個編號的原則，不得重號 或漏號。沒有編號的合同不得進(jìn)行審查、報批和簽署。合同 簽訂一般

10、為一式三份（業(yè)主另有要求的除外），項目部（或分公司）一份、公司一份，對方一份，雙方簽訂的補充協(xié)議 或變更協(xié)議的編號及份數(shù)應(yīng)與原合同一致。合同歸口管理單位應(yīng)建立合同登記臺賬，主要內(nèi)容 包括：合同編號、合同名稱、標(biāo)的名稱、合同類別、合同金 額、履行期限、我方簽約代表、合同承辦人、對方名稱、對 方簽約代表、合同審查情況、簽訂日期、簽訂地點、履行情 況、備注等。為及時反映合同簽訂、履行動態(tài)情況，分公司（項 目部）辦公室（工程部）應(yīng)每月向工程管理部報送合同統(tǒng)計報表。合同統(tǒng)計報表應(yīng)做到報送及時，信息準(zhǔn)確，表面整潔，內(nèi)容完整。各級合同管理部門對合同專用章或行政章應(yīng)加強管理、專人負(fù)責(zé)，并應(yīng)建立印章使用登記臺帳。禁止在尚未最后擬定的合同文本、空白介紹信、信箋紙或其他空白紙上 加蓋印章。未經(jīng)合同管理委員會同意，禁止攜帶合同專用章 或行政章外出簽訂合同。合同檔案包括合同談判、簽訂、變更、履行和爭議 處理過程中形成的，具有查考利用價值的各種書面、電子資料，具體內(nèi)容包括：合同原件；資信調(diào)查材料；合同審核和審批材料；合同談判、簽訂、變更和履行過程中的往來函件，包 括信函（含信封）、電報、傳真、電子郵件等；合同談判、變更和履行過程中簽訂的意向協(xié)議、補充 協(xié)議、備忘錄、會議紀(jì)要等；爭議處理過程中形成的和解協(xié)議書、決定書、民事裁 定書、民