時(shí)間管理專題講稿

1、時(shí)刻治理講稿講師自我介紹(對(duì)時(shí)間的看法)【時(shí)間成就一切】時(shí)間能夠造就人格，能夠成就事業(yè)，也能夠儲(chǔ)積功德. 時(shí)光而毫無(wú)覺(jué)知【時(shí)間無(wú)法遮擋】怕時(shí)間消逝，花了許多心血，想盡各式方法要遮擋時(shí)間，結(jié)果是：浪費(fèi)了更多時(shí)間，且一無(wú)所成！ 假如我們也同意時(shí)間治理對(duì)我們這麼的重要，到底我們要如何開(kāi)始治理與規(guī)劃？在今天小時(shí)的課程裡，讓我們從三個(gè)部份來(lái)進(jìn)行第一部份：為何要做時(shí)間治理？時(shí)間治理對(duì)我們的價(jià)值與好處在哪裡？第二部份：什麼是時(shí)間治理？這裡會(huì)與各位分享在時(shí)間治理上專門(mén)重要的三件事： 1)柏拉圖原理-80/20法則：讓我們學(xué)習(xí)到將時(shí)間用在生產(chǎn)力高的事件與任務(wù)上，並找出為達(dá)到組織目標(biāo)到底有哪些是重要的任務(wù)。 2)

2、治理你的優(yōu)先順序：幫助我們釐清任務(wù)下發(fā)生所有事件的優(yōu)先順序。以及如何治理你事件的優(yōu)先順序。3)如何對(duì)付我們的Time Killers：除了瞭解工作的優(yōu)先順序，仍然有些事件我們稱為T(mén)ime killers，每天都在干擾我們並竊取了我們?cè)S多的時(shí)間，到底什麼是我目前影響最大的Time Killers，我該如處理她。第三部份：開(kāi)始行動(dòng)？有哪些好的方法與技巧我們能夠回去後馬上開(kāi)始。包括週計(jì)劃的製定與日行程的規(guī)劃。以及如何運(yùn)用自己效能的時(shí)間，讓自己的生產(chǎn)力提高等。當(dāng)然，瞭解所有時(shí)間治理的原則、方法與技巧，假如回去後您不做任何的改變，永遠(yuǎn)沒(méi)有任何情況會(huì)改變。時(shí)間治理是一種自我治理，清晰目標(biāo)，用好的方法，持之

3、以恆的行動(dòng)才是最後成功的基礎(chǔ)。結(jié)論： 到底什麼是時(shí)間？時(shí)間對(duì)我們的意義與價(jià)值在哪裡？我認(rèn)為，假如要詮釋時(shí)間最好的定義，時(shí)間其是確實(shí)是事件，時(shí)間對(duì)我們，是因?yàn)榻?jīng)歷事件才有意義與價(jià)值。譬如說(shuō)：當(dāng)我們?cè)诎l(fā)呆時(shí)，我們有沒(méi)有經(jīng)歷時(shí)間？我們吃飯與睡覺(jué)時(shí)，我們有沒(méi)有經(jīng)歷時(shí)間？我們現(xiàn)在正在開(kāi)會(huì)或上課，我們有沒(méi)有經(jīng)歷時(shí)間？所有的情況差不多上因?yàn)槲覀兘?jīng)歷了事件而有意義。因此我說(shuō)，時(shí)間簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)確實(shí)是事件，時(shí)間治理其實(shí)確實(shí)是我們對(duì)事件的治理與掌握。事件確實(shí)是我們對(duì)人生意義及相對(duì)角色的治理與掌握時(shí)間治理確實(shí)是自我治理今天專門(mén)高興有這個(gè)機(jī)會(huì)與各位以起分享Time Management這套課程。Q & A：在課程開(kāi)始讓我先

4、問(wèn)一個(gè)問(wèn)題：為什麼我們要進(jìn)行今天這堂課程？為什麼要學(xué)時(shí)間治理？往常沒(méi)有時(shí)間治理生活也過(guò)的專門(mén)好，到底做與不做治理的差異在哪裡？首先我想和各位進(jìn)行一個(gè)活動(dòng)，拼拼圖。我將會(huì)發(fā)下每組一份拼圖，請(qǐng)各位依照我的指示與步驟進(jìn)行。Step1：解說(shuō)遊戲目的Step2: 解說(shuō)遊戲進(jìn)行方式及確認(rèn)了解程度Step3: 講師將拼圖依序發(fā)給各小組, 在講師還沒(méi)有發(fā)出指令前請(qǐng)不要有任何動(dòng)作Step3：請(qǐng)各位一起將拼圖打開(kāi)，拼圖正面朝下Step4：請(qǐng)將拼圖完全分開(kāi)(講師請(qǐng)確認(rèn)各組已完全打散)Step5：當(dāng)我講”開(kāi)始”，請(qǐng)小組分工合作以最快速度從拼圖”背面”完 成任務(wù)，時(shí)間3mins，最快完成為優(yōu)勝Step6：當(dāng)3分鐘時(shí)間到

5、，無(wú)論您是否完成，請(qǐng)各位停止活動(dòng)活動(dòng)分享：(3分鐘時(shí)間到)請(qǐng)問(wèn)完成的組請(qǐng)舉手？(應(yīng)該不會(huì)有人完成)Q & A請(qǐng)問(wèn)容不容易？為什麼不容易？學(xué)員一般回答：因?yàn)榭床坏綀D形/時(shí)間太短/裝笑為(講師不用急著給答案)首先我想和各位進(jìn)行一個(gè)活動(dòng)，拼拼圖。我將會(huì)發(fā)下每組一份拼圖，請(qǐng)各位依照我的指示與步驟進(jìn)行。Step1：解說(shuō)遊戲目的Step2: 解說(shuō)遊戲進(jìn)行方式及確認(rèn)了解程度Step3: 講師將拼圖依序發(fā)給各小組, 在講師還沒(méi)有發(fā)出指令前請(qǐng)不要有任何動(dòng)作Step3：請(qǐng)各位一起將拼圖打開(kāi)，拼圖正面朝下Step4：請(qǐng)將拼圖完全分開(kāi)(講師請(qǐng)確認(rèn)各組已完全打散)Step5：當(dāng)我講”開(kāi)始”，請(qǐng)小組分工合作以最快速度從拼

6、圖”背面”完 成任務(wù)，時(shí)間3mins，最快完成為優(yōu)勝Step6：當(dāng)3分鐘時(shí)間到，無(wú)論您是否完成，請(qǐng)各位停止活動(dòng)活動(dòng)分享：(3分鐘時(shí)間到)請(qǐng)問(wèn)完成的組請(qǐng)舉手？(應(yīng)該不會(huì)有人完成)Q & A請(qǐng)問(wèn)容不容易？為什麼不容易？學(xué)員一般回答：因?yàn)榭床坏綀D形/時(shí)間太短/裝笑為(講師不用急著給答案)接下來(lái)我們進(jìn)行第二回合，游戲規(guī)則不變，唯一不同的是第二回合請(qǐng)各位先將拼圖翻到正面。Step1：請(qǐng)各組將拼圖完全分開(kāi)Step2：當(dāng)我講”開(kāi)始”，請(qǐng)小組分工合作以最快速度從拼圖”正片”完成整組拼圖，時(shí)刻3mins，最快完成為優(yōu)勝者。通常三分鐘內(nèi)應(yīng)該有一到兩組能夠完成。講師先給優(yōu)勝的小組拍拍手鼓舞。Q & A請(qǐng)問(wèn)從剛剛的活

7、動(dòng)您有什么發(fā)覺(jué)？?jī)纱位顒?dòng)差異在哪里？哪一次比較容易？什么緣故？學(xué)員一般回答：因?yàn)榭吹玫綀D形會(huì)有方向的確，兩次的活動(dòng)，第二次容易得多，因?yàn)楫?dāng)我們看不到圖，我們會(huì)沒(méi)有頭緒一團(tuán)混亂；唯有看到藍(lán)圖我們才能找到拼圖的規(guī)則與方向。時(shí)刻治理也是一樣，不做時(shí)刻治理，尤如反面拼圖，因?yàn)槲覀兛床坏綀D，日復(fù)一日，每天專門(mén)忙，永久不明白自己忙的目標(biāo)在哪里。到底我們是忙依舊”盲”？時(shí)刻治理確實(shí)是幫我們找到自己時(shí)刻的藍(lán)圖，圖讓我們有更清晰目標(biāo)與方向，因此，與其講是做好時(shí)刻治理，我更情愿跟您分享，時(shí)刻治理會(huì)是您對(duì)自己生命的掌握。時(shí)刻有限，在忙碌的工作中，除了找到我們時(shí)刻的地圖，用好的方法讓工作的效能提升？時(shí)刻有限，讓我們也

8、學(xué)習(xí)去經(jīng)營(yíng)有限時(shí)刻下的生活質(zhì)量，我永久相信，質(zhì)不等于量，質(zhì)永久比量更重要。分享- 主管回家陪小孩洗澡- 主管回家吃飯假如您每天都專門(mén)忙，您是否真正清晰您在忙什么？我確實(shí)需要這么忙嗎？我所投入的時(shí)刻與回收是否成正比？到底我是Work Hard 依舊Work Smart？我努力的結(jié)果是否經(jīng)常得到我主管與客戶的賞識(shí)？我經(jīng)常是事倍工半依舊事半功倍？Work Hard或許我們專門(mén)努力下能夠?qū)ｉT(mén)快的將情況做完，然而快不一定就好；唯有找到正確的目標(biāo)，用好的方法與策略，Work Smart才能幫我們事半工倍，完成任務(wù)的同時(shí)看到期望的成果，效能展現(xiàn)。假如我們都希望成為一個(gè)Work Smart的人，從現(xiàn)在開(kāi)始，建

9、立自己一個(gè)好適應(yīng)，將寶貴的時(shí)刻運(yùn)用在真正高效能與酬勞的事件上。柏拉圖原理提供了我們一個(gè)專門(mén)好的方法。柏拉圖原理柏拉圖原理運(yùn)用在時(shí)刻治理將協(xié)助我們，集中注意力于重要的貢獻(xiàn)者，她指出并非所有工作價(jià)值均等，有些活動(dòng)的價(jià)值更高，因此你應(yīng)該先確定哪些活動(dòng)的產(chǎn)值最高，而投入較多的時(shí)刻在這些高產(chǎn)值的活動(dòng)上。柏拉圖原理指出80%的工作產(chǎn)出，往往來(lái)自于20%的投入或相關(guān)活動(dòng)，這些投入可能是達(dá)成目標(biāo)下重要的事件，因此當(dāng)你開(kāi)始做時(shí)刻治理，應(yīng)該將更多的時(shí)刻集中于這些高產(chǎn)出與高酬勞的事物上。如此一來(lái)，產(chǎn)出與效能增加，生產(chǎn)力才能夠提高。運(yùn)用柏拉圖原理有以下簡(jiǎn)單的三個(gè)步驟。1.請(qǐng)您先確認(rèn)您要達(dá)成的目標(biāo)？那個(gè)步驟關(guān)心我們工作

10、前先厘清組織與個(gè)人的目標(biāo)在哪里？這如同打靶，先明白靶心，我們才有機(jī)會(huì)瞄準(zhǔn)目標(biāo)。2.確認(rèn)您達(dá)成目標(biāo)下有哪些重要且高酬勞的活動(dòng)？那個(gè)步驟關(guān)心我們了解要達(dá)到目標(biāo)有哪些活動(dòng)會(huì)發(fā)生？并找出哪些活動(dòng)真正對(duì)達(dá)成目標(biāo)能產(chǎn)生高酬勞或決定性的阻礙？3.重新安排時(shí)刻，將更多時(shí)刻投入在高酬勞的重要活動(dòng)，并減少不重要的活動(dòng)當(dāng)我們找到達(dá)成目標(biāo)所需要經(jīng)歷的活動(dòng)，接下來(lái)重新安排你的時(shí)刻，將80%的時(shí)刻專注在高酬勞或具關(guān)鍵性的重要活動(dòng)上。舉例：工程師OJT我是一位工程師負(fù)責(zé)部門(mén)新人訓(xùn)練，因訂單滿載，我需要在3天內(nèi)完成新進(jìn)工程師訓(xùn)練并讓新人上線操作。我列出20項(xiàng)新人的必修課程，因時(shí)刻緊迫，為了讓新人能順利上線操作，我花了80%時(shí)

11、刻就Fab操作需了解的知識(shí)與過(guò)去經(jīng)常發(fā)生的問(wèn)題進(jìn)行訓(xùn)練及實(shí)地操作，盡用了不到20%的時(shí)刻介紹一般性流程與方法。在找出達(dá)成目標(biāo)下的重要關(guān)鍵活動(dòng)后，接下來(lái)我們需要重新安排時(shí)刻在這些關(guān)鍵事務(wù)上；優(yōu)先級(jí)將協(xié)助我們厘清到底哪些事件應(yīng)該優(yōu)先？以及時(shí)刻該如何安排及分配。了解您的優(yōu)先級(jí)是良好時(shí)刻治理的差不多條件，因?yàn)楫?dāng)你了解到工作的優(yōu)先級(jí)，你才能將精力集中放在高度優(yōu)先的事物上，并幸免不必要的時(shí)刻白費(fèi)與雜事誘惑。到底什么應(yīng)該是優(yōu)先處理的事呢？是重要的事依舊我們認(rèn)為想做事？通常我們認(rèn)為想做的事經(jīng)常不是重要的事，譬如大部份的人喜愛(ài)先做瑣事，因?yàn)橥瓿伤俣瓤烨胰菀子谐删透?，然而瑣事卻經(jīng)常沒(méi)有太高的產(chǎn)出，而重要的事或許較

12、復(fù)雜然而確容易看到效能及成果。因此學(xué)習(xí)排定你工作的優(yōu)先級(jí)，將關(guān)心我們?cè)跁r(shí)刻治理上.確認(rèn)您需優(yōu)先考慮并集中精力的活動(dòng)關(guān)心您了解哪些是高度優(yōu)先處理的事物重新安排時(shí)刻，將時(shí)刻花在高度優(yōu)先處理的項(xiàng)目上總結(jié)而言，簡(jiǎn)單來(lái)講推斷您情況的優(yōu)先級(jí)原則第一象限：非自己能夠操縱的緊急或突發(fā)狀況地二象限：有助于提升能力與組織效能的相關(guān)活動(dòng)第三象限：過(guò)多外界干擾第四象限：自己不當(dāng)?shù)臅r(shí)刻治理適應(yīng)有效的時(shí)刻治理的秘訣：有效的時(shí)刻治理秘訣，事實(shí)上確實(shí)是：1. 了解并專注于自己能夠掌握的項(xiàng)目，透過(guò)好的治理能夠充份掌握。(例：自己的打算報(bào)告，自己能夠獨(dú)立完成的工作)2. 關(guān)于無(wú)法完全掌握的事，部份會(huì)與他人相關(guān)的事，透過(guò)治理能夠擴(kuò)

13、大我們可以掌握的部份。(例：項(xiàng)目進(jìn)度、部門(mén)報(bào)告、跨部門(mén)問(wèn)題處理、客戶問(wèn)題處理，需與他人共同完成的工作)3.關(guān)于我們確實(shí)無(wú)法掌握的突發(fā)狀況，盡可能平常做好預(yù)備，降低未以后 狀況發(fā)生時(shí)可能造成的阻礙。(例：顧客抱怨、緊急會(huì)議、天災(zāi)危機(jī)處理)3D策略在學(xué)習(xí)如何擴(kuò)大你的第二象限，我們有一個(gè)3D策略，針對(duì)不重要的第三與四象限進(jìn)行Delay Delegate Delete三步曲，也確實(shí)是針對(duì)不重要的活動(dòng)，嘗試延后處理、授權(quán)他人或找到其她輔助或外部資源、最后或許全然能夠刪去不做，如此擴(kuò)大你的第二象限，增加您能夠掌握的部份。事實(shí)上我們也發(fā)覺(jué)，許多時(shí)候當(dāng)你的第二象限擴(kuò)大的同時(shí)，我們的第一象限的問(wèn)題差不多大幅降低

14、。如何降低我們的第三與第四象限？在下一章Time Killers將會(huì)提供我們更多好的方法。最后我要提醒的，每個(gè)人在排訂優(yōu)先級(jí)都會(huì)有自己的邏輯與做法，然而不管您的做法是什么，永久先考慮組織真正的目標(biāo)，因?yàn)槲覀児ぷ髦械膬?yōu)先級(jí)最終依舊為了達(dá)成組織目標(biāo)才會(huì)有意義與價(jià)值。在了解您時(shí)刻安排的優(yōu)先級(jí)，學(xué)習(xí)降低我們的第三與第四象限，那個(gè)地點(diǎn)要和各位分享的是許多第三與第四象限的活動(dòng)，我們稱TimeKillers，也確實(shí)是工作與生活中我們一些不行的適應(yīng)或干擾，時(shí)時(shí)刻刻偷走我們的時(shí)刻，降低我們的工作效率。一個(gè)好的時(shí)刻治理擴(kuò)大您能夠掌握的部份，除了做好規(guī)劃，另外就是降低Time Killers的干擾與時(shí)刻白費(fèi)。因此接

15、下來(lái)，我要和各位一起觀賞一段錄像帶，看看劇中的人物是否也如同現(xiàn)實(shí)中的我們。選出劇中描述Time Killers中造成您困擾最大的前三項(xiàng)，寫(xiě)出緣故以及您認(rèn)為能夠改進(jìn)的方法。影帶播放步驟講師播放影帶第一段請(qǐng)學(xué)員小組討論并寫(xiě)在海報(bào)上每組一位分享講師回饋講師播放影帶第二段，分享降低Time Killers建議采取的策略與方法練習(xí)：請(qǐng)您花10分鐘寫(xiě)下困擾自己最大的三項(xiàng)Time Killers，以及您具體改善方法。(假如需要協(xié)助請(qǐng)與您的主管討論)在了解時(shí)刻治理的原理與方法。接下來(lái)確實(shí)是做打算，按步就班的去實(shí)踐。- 到底什么是打算？- 我什么緣故要做打算？到底做與不做的差異在哪里？俗話講：萬(wàn)丈高樓平地起，所

16、有的成就差不多上日積月累而來(lái)的，如何從現(xiàn)在到以后，打算將是你從現(xiàn)在到以后目標(biāo)間的連結(jié)。因此做打算前需先想清晰到底我們的目標(biāo)是什么？還記得剛剛的拼圖游戲？打算事實(shí)上確實(shí)是藍(lán)圖，當(dāng)我們清晰并專注于我們要達(dá)成的目標(biāo)，打算將是協(xié)助我們到達(dá)終點(diǎn)。因此當(dāng)我們開(kāi)始打算前，我們必需了解，我們真正的目標(biāo)是什么？在達(dá)到這些目標(biāo)下.問(wèn)自己三件事，1.我們要做什么2.誰(shuí)負(fù)責(zé)來(lái)做3.什么時(shí)候做打算要能準(zhǔn)夠真正執(zhí)行與實(shí)踐，首先目標(biāo)就需要精準(zhǔn)。在那個(gè)地點(diǎn)向各位介紹訂目標(biāo)的差不多精神：SMART原理Specific：特定的。目標(biāo)需針對(duì)特定標(biāo)地物。Measurable：能夠衡量的。好的目標(biāo)需能夠明確衡量，最好有明確數(shù)量化或數(shù)字

17、，因?yàn)檫@將有助于以后評(píng)估事后的結(jié)果。(例：到2005年6月31日，職員的總加班時(shí)數(shù)降低30%)Achievable：可達(dá)成的。好的目標(biāo)需能夠達(dá)成，盡管不鼓舞太過(guò)簡(jiǎn)單，但絕對(duì)能夠達(dá)成，否則目標(biāo)將流于夢(mèng)想。(例：三年內(nèi)我要存300萬(wàn)-目標(biāo) vs.三年內(nèi)我要成為億萬(wàn)富翁-妄想)Related：有關(guān)聯(lián)性的。好的個(gè)人目標(biāo)一定與組織目標(biāo)有緊密連結(jié)，因?yàn)楫?dāng)與組織目標(biāo)連結(jié)，成果才會(huì)更具價(jià)值。Time Bound：有時(shí)刻表。好的目標(biāo)會(huì)有清晰具體的時(shí)刻表，什么時(shí)刻點(diǎn)完成。(例：2005年06月30日前.)假如打算是從現(xiàn)在到以后欲達(dá)成目標(biāo)間的連結(jié)，有效的打算，我們要先了解以下這五個(gè)重要的問(wèn)題。我的工作目標(biāo)是什么為了

18、達(dá)成目標(biāo)我需要做什么順序與重要性是什么我需要多少時(shí)刻我該如何分配與使用我的時(shí)刻如何開(kāi)始做打算，打算的期間該長(zhǎng)依舊短？我該從月打算、周打算依舊日打算開(kāi)始？制定月打算，通常時(shí)刻較長(zhǎng)，變量大，范圍大，不容易掌控。制定日打算，通常期間較短，盡注意眼前的工作與任務(wù)，無(wú)法從較廣的面向看情況。因此，建議各位從周打算開(kāi)始。既能夠連結(jié)月打算/目標(biāo)，又能夠向下分配到日打算與日行程當(dāng)中。周打算的五個(gè)步驟：檢查前一周未完成的事先檢查前一周未完成的事本周是否需要接著完成，假如需要請(qǐng)先放到本周的打算中。2. 將每月重要的任務(wù)放入周打算從月打算中將屬于這周的任務(wù)放進(jìn)本周打算。掌握重要的情況先做在執(zhí)行周任務(wù)中掌握重要及關(guān)鍵的情況先開(kāi)始。提醒自己拒絕瑣事的誘惑在進(jìn)行過(guò)程中幸免瑣事的干擾與誘惑。(因?yàn)樾∈峦ǔＷ屓溯^易有成就感)5. 每日審視周打算的進(jìn)度在周打算進(jìn)行過(guò)程中，每日檢視進(jìn)度是否正?；蚵浜?。每日檢視過(guò)程亦可關(guān)心自己