時間管理專題講稿

1、時刻治理講稿講師自我介紹(對時間的看法)【時間成就一切】時間能夠造就人格，能夠成就事業(yè)，也能夠儲積功德. 時光而毫無覺知【時間無法遮擋】怕時間消逝，花了許多心血，想盡各式方法要遮擋時間，結(jié)果是：浪費了更多時間，且一無所成！ 假如我們也同意時間治理對我們這麼的重要，到底我們要如何開始治理與規(guī)劃？在今天小時的課程裡，讓我們從三個部份來進行第一部份：為何要做時間治理？時間治理對我們的價值與好處在哪裡？第二部份：什麼是時間治理？這裡會與各位分享在時間治理上專門重要的三件事： 1)柏拉圖原理-80/20法則：讓我們學習到將時間用在生產(chǎn)力高的事件與任務上，並找出為達到組織目標到底有哪些是重要的任務。 2)

2、治理你的優(yōu)先順序：幫助我們釐清任務下發(fā)生所有事件的優(yōu)先順序。以及如何治理你事件的優(yōu)先順序。3)如何對付我們的Time Killers：除了瞭解工作的優(yōu)先順序，仍然有些事件我們稱為Time killers，每天都在干擾我們並竊取了我們許多的時間，到底什麼是我目前影響最大的Time Killers，我該如處理她。第三部份：開始行動？有哪些好的方法與技巧我們能夠回去後馬上開始。包括週計劃的製定與日行程的規(guī)劃。以及如何運用自己效能的時間，讓自己的生產(chǎn)力提高等。當然，瞭解所有時間治理的原則、方法與技巧，假如回去後您不做任何的改變，永遠沒有任何情況會改變。時間治理是一種自我治理，清晰目標，用好的方法，持之

3、以恆的行動才是最後成功的基礎。結(jié)論： 到底什麼是時間？時間對我們的意義與價值在哪裡？我認為，假如要詮釋時間最好的定義，時間其是確實是事件，時間對我們，是因為經(jīng)歷事件才有意義與價值。譬如說：當我們在發(fā)呆時，我們有沒有經(jīng)歷時間？我們吃飯與睡覺時，我們有沒有經(jīng)歷時間？我們現(xiàn)在正在開會或上課，我們有沒有經(jīng)歷時間？所有的情況差不多上因為我們經(jīng)歷了事件而有意義。因此我說，時間簡單來說確實是事件，時間治理其實確實是我們對事件的治理與掌握。事件確實是我們對人生意義及相對角色的治理與掌握時間治理確實是自我治理今天專門高興有這個機會與各位以起分享Time Management這套課程。Q & A：在課程開始讓我先

4、問一個問題：為什麼我們要進行今天這堂課程？為什麼要學時間治理？往常沒有時間治理生活也過的專門好，到底做與不做治理的差異在哪裡？首先我想和各位進行一個活動，拼拼圖。我將會發(fā)下每組一份拼圖，請各位依照我的指示與步驟進行。Step1：解說遊戲目的Step2: 解說遊戲進行方式及確認了解程度Step3: 講師將拼圖依序發(fā)給各小組, 在講師還沒有發(fā)出指令前請不要有任何動作Step3：請各位一起將拼圖打開，拼圖正面朝下Step4：請將拼圖完全分開(講師請確認各組已完全打散)Step5：當我講”開始”，請小組分工合作以最快速度從拼圖”背面”完 成任務，時間3mins，最快完成為優(yōu)勝Step6：當3分鐘時間到

5、，無論您是否完成，請各位停止活動活動分享：(3分鐘時間到)請問完成的組請舉手？(應該不會有人完成)Q & A請問容不容易？為什麼不容易？學員一般回答：因為看不到圖形/時間太短/裝笑為(講師不用急著給答案)首先我想和各位進行一個活動，拼拼圖。我將會發(fā)下每組一份拼圖，請各位依照我的指示與步驟進行。Step1：解說遊戲目的Step2: 解說遊戲進行方式及確認了解程度Step3: 講師將拼圖依序發(fā)給各小組, 在講師還沒有發(fā)出指令前請不要有任何動作Step3：請各位一起將拼圖打開，拼圖正面朝下Step4：請將拼圖完全分開(講師請確認各組已完全打散)Step5：當我講”開始”，請小組分工合作以最快速度從拼

6、圖”背面”完 成任務，時間3mins，最快完成為優(yōu)勝Step6：當3分鐘時間到，無論您是否完成，請各位停止活動活動分享：(3分鐘時間到)請問完成的組請舉手？(應該不會有人完成)Q & A請問容不容易？為什麼不容易？學員一般回答：因為看不到圖形/時間太短/裝笑為(講師不用急著給答案)接下來我們進行第二回合，游戲規(guī)則不變，唯一不同的是第二回合請各位先將拼圖翻到正面。Step1：請各組將拼圖完全分開Step2：當我講”開始”，請小組分工合作以最快速度從拼圖”正片”完成整組拼圖，時刻3mins，最快完成為優(yōu)勝者。通常三分鐘內(nèi)應該有一到兩組能夠完成。講師先給優(yōu)勝的小組拍拍手鼓舞。Q & A請問從剛剛的活

7、動您有什么發(fā)覺？兩次活動差異在哪里？哪一次比較容易？什么緣故？學員一般回答：因為看得到圖形會有方向的確，兩次的活動，第二次容易得多，因為當我們看不到圖，我們會沒有頭緒一團混亂；唯有看到藍圖我們才能找到拼圖的規(guī)則與方向。時刻治理也是一樣，不做時刻治理，尤如反面拼圖，因為我們看不到圖，日復一日，每天專門忙，永久不明白自己忙的目標在哪里。到底我們是忙依舊”盲”？時刻治理確實是幫我們找到自己時刻的藍圖，圖讓我們有更清晰目標與方向，因此，與其講是做好時刻治理，我更情愿跟您分享，時刻治理會是您對自己生命的掌握。時刻有限，在忙碌的工作中，除了找到我們時刻的地圖，用好的方法讓工作的效能提升？時刻有限，讓我們也

8、學習去經(jīng)營有限時刻下的生活質(zhì)量，我永久相信，質(zhì)不等于量，質(zhì)永久比量更重要。分享- 主管回家陪小孩洗澡- 主管回家吃飯假如您每天都專門忙，您是否真正清晰您在忙什么？我確實需要這么忙嗎？我所投入的時刻與回收是否成正比？到底我是Work Hard 依舊Work Smart？我努力的結(jié)果是否經(jīng)常得到我主管與客戶的賞識？我經(jīng)常是事倍工半依舊事半功倍？Work Hard或許我們專門努力下能夠?qū)ｉT快的將情況做完，然而快不一定就好；唯有找到正確的目標，用好的方法與策略，Work Smart才能幫我們事半工倍，完成任務的同時看到期望的成果，效能展現(xiàn)。假如我們都希望成為一個Work Smart的人，從現(xiàn)在開始，建

9、立自己一個好適應，將寶貴的時刻運用在真正高效能與酬勞的事件上。柏拉圖原理提供了我們一個專門好的方法。柏拉圖原理柏拉圖原理運用在時刻治理將協(xié)助我們，集中注意力于重要的貢獻者，她指出并非所有工作價值均等，有些活動的價值更高，因此你應該先確定哪些活動的產(chǎn)值最高，而投入較多的時刻在這些高產(chǎn)值的活動上。柏拉圖原理指出80%的工作產(chǎn)出，往往來自于20%的投入或相關(guān)活動，這些投入可能是達成目標下重要的事件，因此當你開始做時刻治理，應該將更多的時刻集中于這些高產(chǎn)出與高酬勞的事物上。如此一來，產(chǎn)出與效能增加，生產(chǎn)力才能夠提高。運用柏拉圖原理有以下簡單的三個步驟。1.請您先確認您要達成的目標？那個步驟關(guān)心我們工作

10、前先厘清組織與個人的目標在哪里？這如同打靶，先明白靶心，我們才有機會瞄準目標。2.確認您達成目標下有哪些重要且高酬勞的活動？那個步驟關(guān)心我們了解要達到目標有哪些活動會發(fā)生？并找出哪些活動真正對達成目標能產(chǎn)生高酬勞或決定性的阻礙？3.重新安排時刻，將更多時刻投入在高酬勞的重要活動，并減少不重要的活動當我們找到達成目標所需要經(jīng)歷的活動，接下來重新安排你的時刻，將80%的時刻專注在高酬勞或具關(guān)鍵性的重要活動上。舉例：工程師OJT我是一位工程師負責部門新人訓練，因訂單滿載，我需要在3天內(nèi)完成新進工程師訓練并讓新人上線操作。我列出20項新人的必修課程，因時刻緊迫，為了讓新人能順利上線操作，我花了80%時

11、刻就Fab操作需了解的知識與過去經(jīng)常發(fā)生的問題進行訓練及實地操作，盡用了不到20%的時刻介紹一般性流程與方法。在找出達成目標下的重要關(guān)鍵活動后，接下來我們需要重新安排時刻在這些關(guān)鍵事務上；優(yōu)先級將協(xié)助我們厘清到底哪些事件應該優(yōu)先？以及時刻該如何安排及分配。了解您的優(yōu)先級是良好時刻治理的差不多條件，因為當你了解到工作的優(yōu)先級，你才能將精力集中放在高度優(yōu)先的事物上，并幸免不必要的時刻白費與雜事誘惑。到底什么應該是優(yōu)先處理的事呢？是重要的事依舊我們認為想做事？通常我們認為想做的事經(jīng)常不是重要的事，譬如大部份的人喜愛先做瑣事，因為完成速度快且容易有成就感，然而瑣事卻經(jīng)常沒有太高的產(chǎn)出，而重要的事或許較

12、復雜然而確容易看到效能及成果。因此學習排定你工作的優(yōu)先級，將關(guān)心我們在時刻治理上.確認您需優(yōu)先考慮并集中精力的活動關(guān)心您了解哪些是高度優(yōu)先處理的事物重新安排時刻，將時刻花在高度優(yōu)先處理的項目上總結(jié)而言，簡單來講推斷您情況的優(yōu)先級原則第一象限：非自己能夠操縱的緊急或突發(fā)狀況地二象限：有助于提升能力與組織效能的相關(guān)活動第三象限：過多外界干擾第四象限：自己不當?shù)臅r刻治理適應有效的時刻治理的秘訣：有效的時刻治理秘訣，事實上確實是：1. 了解并專注于自己能夠掌握的項目，透過好的治理能夠充份掌握。(例：自己的打算報告，自己能夠獨立完成的工作)2. 關(guān)于無法完全掌握的事，部份會與他人相關(guān)的事，透過治理能夠擴

13、大我們可以掌握的部份。(例：項目進度、部門報告、跨部門問題處理、客戶問題處理，需與他人共同完成的工作)3.關(guān)于我們確實無法掌握的突發(fā)狀況，盡可能平常做好預備，降低未以后 狀況發(fā)生時可能造成的阻礙。(例：顧客抱怨、緊急會議、天災危機處理)3D策略在學習如何擴大你的第二象限，我們有一個3D策略，針對不重要的第三與四象限進行Delay Delegate Delete三步曲，也確實是針對不重要的活動，嘗試延后處理、授權(quán)他人或找到其她輔助或外部資源、最后或許全然能夠刪去不做，如此擴大你的第二象限，增加您能夠掌握的部份。事實上我們也發(fā)覺，許多時候當你的第二象限擴大的同時，我們的第一象限的問題差不多大幅降低

14、。如何降低我們的第三與第四象限？在下一章Time Killers將會提供我們更多好的方法。最后我要提醒的，每個人在排訂優(yōu)先級都會有自己的邏輯與做法，然而不管您的做法是什么，永久先考慮組織真正的目標，因為我們工作中的優(yōu)先級最終依舊為了達成組織目標才會有意義與價值。在了解您時刻安排的優(yōu)先級，學習降低我們的第三與第四象限，那個地點要和各位分享的是許多第三與第四象限的活動，我們稱TimeKillers，也確實是工作與生活中我們一些不行的適應或干擾，時時刻刻偷走我們的時刻，降低我們的工作效率。一個好的時刻治理擴大您能夠掌握的部份，除了做好規(guī)劃，另外就是降低Time Killers的干擾與時刻白費。因此接

15、下來，我要和各位一起觀賞一段錄像帶，看看劇中的人物是否也如同現(xiàn)實中的我們。選出劇中描述Time Killers中造成您困擾最大的前三項，寫出緣故以及您認為能夠改進的方法。影帶播放步驟講師播放影帶第一段請學員小組討論并寫在海報上每組一位分享講師回饋講師播放影帶第二段，分享降低Time Killers建議采取的策略與方法練習：請您花10分鐘寫下困擾自己最大的三項Time Killers，以及您具體改善方法。(假如需要協(xié)助請與您的主管討論)在了解時刻治理的原理與方法。接下來確實是做打算，按步就班的去實踐。- 到底什么是打算？- 我什么緣故要做打算？到底做與不做的差異在哪里？俗話講：萬丈高樓平地起，所

16、有的成就差不多上日積月累而來的，如何從現(xiàn)在到以后，打算將是你從現(xiàn)在到以后目標間的連結(jié)。因此做打算前需先想清晰到底我們的目標是什么？還記得剛剛的拼圖游戲？打算事實上確實是藍圖，當我們清晰并專注于我們要達成的目標，打算將是協(xié)助我們到達終點。因此當我們開始打算前，我們必需了解，我們真正的目標是什么？在達到這些目標下.問自己三件事，1.我們要做什么2.誰負責來做3.什么時候做打算要能準夠真正執(zhí)行與實踐，首先目標就需要精準。在那個地點向各位介紹訂目標的差不多精神：SMART原理Specific：特定的。目標需針對特定標地物。Measurable：能夠衡量的。好的目標需能夠明確衡量，最好有明確數(shù)量化或數(shù)字

17、，因為這將有助于以后評估事后的結(jié)果。(例：到2005年6月31日，職員的總加班時數(shù)降低30%)Achievable：可達成的。好的目標需能夠達成，盡管不鼓舞太過簡單，但絕對能夠達成，否則目標將流于夢想。(例：三年內(nèi)我要存300萬-目標 vs.三年內(nèi)我要成為億萬富翁-妄想)Related：有關(guān)聯(lián)性的。好的個人目標一定與組織目標有緊密連結(jié)，因為當與組織目標連結(jié)，成果才會更具價值。Time Bound：有時刻表。好的目標會有清晰具體的時刻表，什么時刻點完成。(例：2005年06月30日前.)假如打算是從現(xiàn)在到以后欲達成目標間的連結(jié)，有效的打算，我們要先了解以下這五個重要的問題。我的工作目標是什么為了

18、達成目標我需要做什么順序與重要性是什么我需要多少時刻我該如何分配與使用我的時刻如何開始做打算，打算的期間該長依舊短？我該從月打算、周打算依舊日打算開始？制定月打算，通常時刻較長，變量大，范圍大，不容易掌控。制定日打算，通常期間較短，盡注意眼前的工作與任務，無法從較廣的面向看情況。因此，建議各位從周打算開始。既能夠連結(jié)月打算/目標，又能夠向下分配到日打算與日行程當中。周打算的五個步驟：檢查前一周未完成的事先檢查前一周未完成的事本周是否需要接著完成，假如需要請先放到本周的打算中。2. 將每月重要的任務放入周打算從月打算中將屬于這周的任務放進本周打算。掌握重要的情況先做在執(zhí)行周任務中掌握重要及關(guān)鍵的情況先開始。提醒自己拒絕瑣事的誘惑在進行過程中幸免瑣事的干擾與誘惑。(因為小事通常讓人較易有成就感)5. 每日審視周打算的進度在周打算進行過程中，每日檢視進度是否正?；蚵浜?。每日檢視過程亦可關(guān)心自己