SAP采購系統(tǒng)使用指南

1、 MM采購指南使用SAP采購系統(tǒng)：入門采購視窗中的主記錄申請和物料計劃詢價單和報價采購訂單框架協(xié)議采購信息記錄貨源管理優(yōu)化采購處理輸入文本、打印并傳送作為文電的文檔采購中的報表歐貿(mào)統(tǒng)主條件訂單認可/完成確認與條件有關(guān)的事后（期末）結(jié)算序言本章提供了R/3物料管理（MM）模塊中采購功能的一覽，敘述了采購任務(wù)并舉例說明采購部分與其它SAP系統(tǒng)的部分和模塊的相互作用。R/3系統(tǒng)中的釆購物料管理中的釆購集成物料管理中的釆購R/3系統(tǒng)中的采購R/3系統(tǒng)包括相互之間完全集成的各種模塊。這種集成允許一個公司的各個部門共享和維護相同的信息。采購是物料管理（MM）模塊的一個部分。MM模塊與R/3系統(tǒng)中的其它模塊

2、是完全集成的，它支持物料管理的各個階段：物料計劃與控制、采購、收貨、庫存管理和發(fā)票校驗。采購處理中所有參與者之間良好的通訊是順利運行采購所必需的。采購與R/3統(tǒng)中其它模塊的通訊確保了連續(xù)不斷的信息。例如，它可與下列模塊一起工作：控制（CO）直接消耗的物料和服務(wù)的訂單說明了與成本會計系統(tǒng)（控制）的接口。這是由于它們可直接分配給成本中心。財務(wù)核算（Fl）采購和核算都維護有關(guān)供應(yīng)商的信息。每個供應(yīng)商的信息存儲在供應(yīng)商主記錄中，該記錄包含核算和采購信息。供應(yīng)商主記錄代表財務(wù)核算中的供應(yīng)商帳戶。采購也可通過PO帳戶分配指定財務(wù)核算中借記何種G/L帳戶。銷售與分銷（SD）在物料需求計劃（MRP）框架中，銷

3、售中的客戶需求可傳遞給采購。此外，可在創(chuàng)建申請時將其指定給銷售訂單。物料管理中的采購集成物料管理中的采購包括下列任務(wù)：物料和服務(wù)的米購為通過物料計劃和控制系統(tǒng)或用戶部門中直接產(chǎn)生的需求確定可能的供應(yīng)來源監(jiān)督供應(yīng)商的供貨和付款物料管理中的采購業(yè)務(wù)活動總循環(huán)的采購中心。典型的服務(wù)或物料采購循環(huán)包括如下過程：需求的確定通過物料計劃和控制確定物料需求。（這可以采用與MRP相適合的和基于需求的方法進行庫存控制。庫存級別的定期檢驗，訂貨點方法的使用和基于過去消耗的預(yù)測都是重要的方面。）你可親自輸入采購申請，它們也可通過物料計劃和控制系統(tǒng)自動生成。貨源確定采購部門可基于過去訂單和長期的采購協(xié)議幫助你確定潛在

4、的供貨來源。貨源清單允許你維護優(yōu)先選擇的供應(yīng)商清單。這會加速創(chuàng)建詢價（RFQs）請求的過程，如果需要的話，可通過SAPEDI將詢價電子發(fā)送給供應(yīng)商。供應(yīng)商選擇為比較不同的報價，你可開發(fā)定價方案?；亟^書還可以被自動發(fā)送。采購訂單處理系統(tǒng)從申請和報價中復(fù)制信息以幫助你創(chuàng)建采購訂單。與生成采購申請一樣，你可自己生成Po或讓系統(tǒng)自動生成。系統(tǒng)還支持供應(yīng)商的供貨計劃及合同（總括訂單/合同或期間合同的SAP條款）。采購訂單跟蹤你可以顯示物料或供應(yīng)商的項目供貨。采購訂單歷史還顯示將要供貨的數(shù)量并提供所有采購申請、報價和采購訂單的當(dāng)前狀態(tài)。收貨和庫存管理收貨人員可通過輸入PO號來簡單地確認收貨。買方通過指定允

5、許的偏差可限制所訂貨物的供貨過量和供貨不足。（注意：在SAP系統(tǒng)中庫存管理術(shù)語有一個狹義定義，主要包括庫存/物料移動的管理、跟蹤和記錄。）發(fā)票校驗系統(tǒng)支持發(fā)票的檢查和匹配。由于系統(tǒng)已訪問了PO和收貨數(shù)據(jù)，所以會通知應(yīng)付帳款的職員貨物的數(shù)量和價格差異。這可加快付款發(fā)票的審計和結(jié)算速度。使用SAP采購系統(tǒng)：入門本章討論下列主題：SAP系統(tǒng)中的企業(yè)組織采購菜單關(guān)于釆購憑證根據(jù)采購憑證講行工作外部釆購：一般概述SAP系統(tǒng)中的企業(yè)組織本章敘述了SAP系統(tǒng)中典型企業(yè)的組織。請注意在該文檔中所用的術(shù)語“企業(yè)”通常表示一個集團公司。本節(jié)也用實例說明了購買是如何在企業(yè)結(jié)構(gòu)中集成的。組織層次在SAPR/3系統(tǒng)中，

6、企業(yè)結(jié)構(gòu)由下列組織層次表示：用戶組織結(jié)構(gòu)中最高的或集團公司層次。公司代碼該層次代表用戶內(nèi)一個獨立的核算單位。每個公司代碼都有它自己的資產(chǎn)負債表和損益表。例子：子公司，集團公司成員。工廠這可能是真正意義上的工廠（制造工廠）,業(yè)可能是代表公司代碼中的一個分支機構(gòu)或地址。采購組織采購組織是負責(zé)為一個或多個工廠采購物料和提供服務(wù)及與供應(yīng)商協(xié)商價格和供貨條款的組織單位。（例如，為公司范圍內(nèi)購買維持生產(chǎn)的用料、修理材料、運行材料或MRO項目的單位）。采購組采購組織進一步細分成采購組（買方組），負責(zé)日常的采購活動。一個采購組也可以為多采購組織工作。組織層次的分配在SAP系統(tǒng)中，工廠必須分配給一個或多個采購組

7、織。而且工廠必須分配在一個公司代碼之下。采購組織可以分配給一個或多個公司代碼。如果沒有為采購組織分配公司代碼，則每個采購組織可以執(zhí)行每個公司代碼的采購運作。這樣做的前提是執(zhí)行采購的工廠分配給了該采購組織。在創(chuàng)建采購憑證期間必須維護公司代碼的分配集中/分散采購可以將采購功能設(shè)置為有一個采購組織的集中采購單位，或為具有不同采購組織的分散采購系統(tǒng)，每個組織負責(zé)不同的工廠根據(jù)系統(tǒng)設(shè)置的方式，你可以保持單獨的采購組織獨立，或允許參考采購組織與供應(yīng)商協(xié)商一個全面的合同（由于更大的采購量具有更多的便利條件），負責(zé)在單個工廠進行采購的其它采購組織也可以通過發(fā)出核準(zhǔn)訂單核準(zhǔn)不符合合同的物料。有關(guān)集中安排合同的信

8、息，請參見集中議定合同這部分。通過SAPALE（ApplicationLinkEnabling的縮寫，應(yīng)用程序鏈接啟用）的幫助，屬于同一組但不同SAP系統(tǒng)的各個公司可以共同使用合同。后者在這種情況下被認為是“分散合同”。有關(guān)分散合同的信息，請參見分銷合同這一節(jié)。你可以以這種方式設(shè)置系統(tǒng)，即采購組織從供應(yīng)商（工廠）處為工廠采購物料，該供應(yīng)商（工廠）屬于同一用戶（集團公司）內(nèi)的其它公司代碼。這是用SD供貨和開票單據(jù)進行公司內(nèi)部庫存轉(zhuǎn)移的實例。有關(guān)公司內(nèi)部庫存轉(zhuǎn)移的信息，請參考文檔物料管理中MM特殊庫存及特殊采購形式。采購菜單本節(jié)敘述了R/3系統(tǒng)中采購應(yīng)用的起始點：采購菜單。所有在本手冊中敘述的任務(wù)

9、都是以采購菜單為起點，除非另有注明。顯示采購菜單顯示采購菜單的步驟如下：登錄到系統(tǒng)。出現(xiàn)系統(tǒng)菜單。選擇后勤-物料管理-采購。出現(xiàn)采購菜單。關(guān)于采購菜單從采購菜單中你可以執(zhí)行的任務(wù)是由采購憑證組織的。例如，要顯示訂單，從采購訂單菜單中選擇采購訂單-顯示。主數(shù)據(jù)菜單包括創(chuàng)建和顯示信息記錄及供應(yīng)商和采購主數(shù)據(jù)。當(dāng)你完成了采購功能后，例如創(chuàng)建了一個采購訂單，可選擇采購訂單-退出，返回到采購菜單。標(biāo)準(zhǔn)的菜單功能下列清單敘述了標(biāo)準(zhǔn)的采購憑證菜單中的選項：創(chuàng)建創(chuàng)建采購憑證。你必須輸入所需的信息并保存憑證。憑證存儲在一個唯一的編號下。修改修改采購憑證。為訪問要修改的憑證，需要憑證號。顯示顯示采購憑證。這時，不

10、能對憑證進行修改或添加任何信息。為顯示憑證，需要憑證號。清單顯示/報表生成分析采購憑證的報表（例如，供應(yīng)商ABC的所有采購訂單）。如何生成報表在采購中的報表中做了敘述。后繼功能可以使你執(zhí)行與采購相關(guān)的（繼續(xù)的形式）但不包括在采購中的任務(wù)，比如在系統(tǒng)中輸入收貨或發(fā)票。信息允許你以信息的方式（例如，通過電子數(shù)據(jù)交換、傳真等傳送）打印或傳送憑證。關(guān)于采購憑證本節(jié)解釋了各種采購憑證的一般特點。什么是采購憑證？采購憑證是采購系統(tǒng)用來采購物料或服務(wù)的工具。下列清單顯示了在SAP系統(tǒng)中可用的各種采購憑證：采購申請定義對物料或服務(wù)的需求。詢價（RFQ）把定義在物料或服務(wù)申請中的需求傳送給可能的供應(yīng)商。報價包含

11、根據(jù)RFQ而提供的供應(yīng)商定價和供貨條款。它是選定供應(yīng)所需物料或服務(wù)的供應(yīng)商的依據(jù)。采購訂單（PO）采購實體要求供應(yīng)商（外部供應(yīng)商）供應(yīng)某些物料或提供/執(zhí)行某些服務(wù)/工作，并使得使采購業(yè)務(wù)正式化的請求。它包含日期和價格方面的詳細規(guī)定。合同在SAP采購部分中，合同是一種“框架協(xié)議”，或一種長期的采購安排。合同是一段時間內(nèi)從供應(yīng)商那里采購某種物料或服務(wù)的具有約束力的約定。計劃協(xié)議計劃協(xié)議是另外一種類型的“框架協(xié)議”，給出了隨后進行的供貨計劃，具體規(guī)定了采購數(shù)量、供貨日期、可能還要指定交貨時間點。如何將采購憑證分類？在SAP系統(tǒng)中通過憑證類型來區(qū)分采購憑證。并由憑證類型來確定相應(yīng)的編號范圍和需要對哪些

12、字段進行維護。當(dāng)創(chuàng)建采購憑證時，相關(guān)的憑證類型以默認值出現(xiàn)。例如，為詢價單、采購訂單和合同都定義了的憑證類型。標(biāo)準(zhǔn)SAP系統(tǒng)已經(jīng)包括了一些憑證類型。然而，你公司也可定義自己的憑證類型。如何將采購憑證編號？為每個憑證分配有唯一的號碼。（注意，號碼也可能是字母數(shù)字代碼）。根據(jù)企業(yè)的要求，此號碼可以是由內(nèi)部或外部分配。內(nèi)部分配意味著由系統(tǒng)來對編號進行分配。外部分配則意味著編號必須由創(chuàng)建憑證的人提供。字母數(shù)字的分配只有在后一種情況下才是可能的。如何構(gòu)成采購憑證？每個采購憑證細分為兩個主要區(qū)域：標(biāo)題部分和各個項目部分。每個憑證可包含一個標(biāo)題，且可以包含多個項目。標(biāo)題包含與整個憑證相關(guān)的信息。項目則指定了

13、要采購的物料或服務(wù)。例如，關(guān)于供應(yīng)商的信息包含在憑證標(biāo)題中，而物料簡介和訂購數(shù)量則在每個項目中指定。附加數(shù)據(jù)包含項目的附加信息，并且和項目的采購數(shù)據(jù)沒有直接的聯(lián)系。例如，附加數(shù)據(jù)包括帳戶分配數(shù)據(jù)（例如，成本中心和G/L帳戶）和項目的采購訂單歷史，采購訂單歷史包含與項目有關(guān)的已記錄的貨物和發(fā)票方面的信息。采購憑證中的每個項目都代表了一個特定的計劃采購。采購業(yè)務(wù)（涉及申請、訂購和監(jiān)督）都是需要指定具體項目的。根據(jù)采購憑證進行工作本節(jié)敘述了如何查找采購憑證中的信息。另外，討論了創(chuàng)建采購憑證中的便利條件和幫助。閱讀本節(jié)之前，你應(yīng)對R/3系統(tǒng)有基本的了解。為了檢驗一下您使用R/3的基本技能，請參見R/3

14、入門指南。初始屏幕如果你正在創(chuàng)建新的采購憑證，則使用初始屏幕分配負責(zé)的采購組織和采購組。如果你正在處理現(xiàn)存的憑證，則在此輸入一個通用數(shù)據(jù)（例如，編號），以使系統(tǒng)調(diào)出你感興趣的憑證。在初始屏幕中輸入采購憑證的通用信息（例如，憑證號）。該屏幕的內(nèi)容根據(jù)是創(chuàng)建、更改或顯示采購憑證而定。例如，顯示采購訂單時，僅需輸入憑證號碼；創(chuàng)建采購訂單時，則需要輸入附加信息，例如采購組織和采購組。為了減少鍵入數(shù)據(jù)的工作量，可在初始屏幕的默認數(shù)據(jù)區(qū)域的有關(guān)字段中進行輸入。例如，如果對于訂單中的大多數(shù)或所有項目來說，都具有相同的收貨工廠和存儲地或供貨日期，則可以在默認數(shù)據(jù)字段中進行輸入。系統(tǒng)會將這些輸入值復(fù)制到訂單的所

15、有項目中。如果你通過參考一個現(xiàn)存的憑證創(chuàng)建新的憑證，則正在創(chuàng)建的憑證也采用在憑證初始屏幕上輸入的數(shù)據(jù)。該功能特別相應(yīng)于合同核準(zhǔn)訂單，它們本身不包含供應(yīng)工廠、存儲地和供貨日期（例如，根據(jù)集中協(xié)議合同而發(fā)出的核準(zhǔn)訂單）。如果你創(chuàng)建的核準(zhǔn)訂單所依據(jù)的合同已包含了數(shù)據(jù)“工廠”和“存儲地”，并且已在初始屏幕上輸入了默認數(shù)據(jù)，則系統(tǒng)忽略輸入的數(shù)據(jù)而接受合同中的數(shù)據(jù)。例如,如果你希望使用功能創(chuàng)建采購訂單-參考合同創(chuàng)建根據(jù)集中協(xié)議合同的核準(zhǔn)訂單，并且已在初始屏幕上輸入工廠和存儲地，則在采購訂單的項目中將采用該默認值，因為在這種合同中不存在這些數(shù)據(jù)。參考詢價單時，也適用同樣的過程。項目一覽項目一覽是采購憑證中標(biāo)

16、題和項目數(shù)據(jù)的匯總。項目一覽屏的頂部包含了重要的標(biāo)題數(shù)據(jù)。屏幕的中心部分包含了要進行訂購的項目。項目按照為憑證類型定義的項目號碼的遞增順序來編號。如果你愿意，可以更改默認的項目號。另外，可以通過選擇編輯-修改顯示，在項目一覽屏的單行顯示和雙行顯示方式之間進行切換。選擇要處理的項目對項目進行選擇的字段位于項目一覽表屏左邊的第一列中，在此可以選擇要處理的項目。也可以通過選擇編輯-選擇.來選擇項目。照這種方法，你可以選擇所有項目、項目塊或取消選擇。標(biāo)題數(shù)據(jù)采購憑證的標(biāo)題數(shù)據(jù)包括與供應(yīng)商有關(guān)的信息。例如，它顯示現(xiàn)金折扣政策和負責(zé)的銷售代表。（采購申請是例外，因為它不包含標(biāo)題數(shù)據(jù)。）要顯示標(biāo)題數(shù)據(jù)，從項

17、目一覽屏幕中選擇標(biāo)題-細節(jié)。項目細節(jié)屏幕項目細節(jié)屏幕包含物料采購的重要數(shù)據(jù)。例如，它可以顯示用于監(jiān)督與日期有關(guān)的數(shù)據(jù)，顯示用于對貨物和發(fā)票進行控制的數(shù)據(jù)。要顯示項目的項目細節(jié)，在項目一覽屏中選擇相應(yīng)的項目。然后選擇項目-細節(jié)。項目的附加數(shù)據(jù)附加數(shù)據(jù)提供了項目的附加信息，例如，價格和條件，帳戶分配，文本等等。通過選定項目一覽屏幕上的項目，然后從項目菜單中選擇適當(dāng)?shù)墓δ?，就可以顯示附加數(shù)據(jù)。輸入幫助你可以參考其它采購憑證輸入采購憑證項目，方法是：從初始屏或項目一覽屏中，通過菜單有參照地創(chuàng)建來實現(xiàn)。外部采購：一般概述本節(jié)提供了MM系統(tǒng)中有關(guān)外部采購的概述，討論了：為庫存采購物料和為直接消耗采購物料之

18、間的區(qū)別消耗和庫存物料的帳戶分配外部采購形式用于庫存的采購與用于消耗的采購在MM系統(tǒng)中，你可以為庫存進行采購，也可以為直接消耗進行采購。例如，你可以在采購訂單中確定物料被采購的目的。本節(jié)敘述了MM系統(tǒng)中用于庫存的采購和用于直接消耗的采購之間的區(qū)別。用于庫存的采購庫存物料是存儲在庫存中的物料。這樣的物料要在收貨后存儲起來。從庫房或倉庫收貨或發(fā)貨時，現(xiàn)有庫存會隨著收到或發(fā)出的數(shù)量而增加或減少。訂購庫存物料時，系統(tǒng)不要求帳戶分配。這是因為相應(yīng)的庫存及消耗帳戶會在每次貨物移動后自動被記錄。（例如，庫房收到或發(fā)出物料后）。而且，在物料主記錄中會更新庫存物料的價值和數(shù)量。要訂購存入庫存的物料，該物料必須有

19、主記錄。有關(guān)如何為采購創(chuàng)建物料主記錄的更詳細信息，請參見采購視窗中的主記錄。用于消耗的采購當(dāng)你為消耗而采購時，要通過輸入帳戶分配（例如，成本中心）來指定消耗目的。在收貨時，所收到的物料或服務(wù)已被計入消耗。如果物料為直接消耗而采購，則輸入收貨時，會在財務(wù)核算的消耗帳戶中入帳?，F(xiàn)有的物料庫存總數(shù)和總價值不受影響。物料帳戶分配對于采購憑證中的每一個項目，你需要指定采購是用于庫存還是用于消耗。在采購憑證中，可以輸入帶有或不帶有帳戶分配的項目。如果訂購的是庫存物料，則訂購的物料必須有物料主記錄。如果你訂購的是消耗的物料，則所訂購的物料可以有也可以沒有物料主記錄。下列采購憑證中可以有帳戶分配：米購申請采購

20、訂單框架協(xié)議采購形式在向供應(yīng)商進行物料或服務(wù)訂購前，必須決定希望使用的采購方法。本節(jié)敘述了MM模塊支持的三種基本采購形式：使用一次性采購訂單使用具有后續(xù)發(fā)出核準(zhǔn)訂單的長期合同使用長期計劃協(xié)議和供貨計劃表一次性采購訂單對于不定期訂購的物料或服務(wù)，你可以使用一次性采購訂單。當(dāng)創(chuàng)建一次性采購訂單時，可以參考采購申請、詢價單、或其它采購訂單。從采購信息記錄復(fù)制供應(yīng)商當(dāng)前的定價條件和物料供貨條款。有關(guān)創(chuàng)建一次性訂單的更詳細信息，請參見采購訂單合同和核準(zhǔn)訂單對于定期訂購的或訂購足夠數(shù)量的物料，可同供應(yīng)商商議長期的定價和條件，并把它們輸入到合同中。在合同中指定合同的有效期和總目標(biāo)數(shù)量或總美元價值。創(chuàng)建合同時

21、，你可以參考詢價單或其它的合同。合同申請（代表設(shè)置合同的請求）也可作為參考憑證來簡化數(shù)據(jù)的輸入過程。當(dāng)建立相關(guān)的核準(zhǔn)訂單時，采用相應(yīng)的合同中的信息。每個供貨是根據(jù)核準(zhǔn)訂單而發(fā)生的，核準(zhǔn)訂單規(guī)定了確切的訂購數(shù)量和供貨日期。有關(guān)本主題的更詳細信息，請參見框架協(xié)議計劃協(xié)議和供貨計劃表如果物料的訂購是定期并按照準(zhǔn)確的計劃進行，則可設(shè)置一個計劃協(xié)議。當(dāng)要求從供應(yīng)商處立即發(fā)貨時，一般使用這種采購方法（例如，在汽車工業(yè)中）。就合同來說，在計劃協(xié)議中規(guī)定了物料和基本條件。一旦建立了協(xié)議，就可以創(chuàng)建供計劃表來規(guī)定確切的數(shù)量、供貨日期和延續(xù)到將來某時間內(nèi)的供貨次數(shù)。有關(guān)計劃協(xié)議的更詳細信息，請參見框架協(xié)議采購視窗

22、中的主記錄本節(jié)敘述了在采購中使用的主數(shù)據(jù)，包含下列主題：釆購視窗中的主記錄：概述物料主數(shù)據(jù)物料主記錄包含了什么信息？維護采購數(shù)據(jù)供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護供應(yīng)商主記錄釆購主數(shù)據(jù)本節(jié)敘述了特別與釆購相關(guān)的物料主記錄和供應(yīng)商主記錄的功能。討論了與釆購有關(guān)的主數(shù)據(jù)并敘述了如何輸入和維護與釆購有關(guān)的物料和供應(yīng)商數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)類型MM釆購可以處理下列數(shù)據(jù)類型：物料主數(shù)據(jù)包括了企業(yè)向外釆購或內(nèi)部生產(chǎn)的物料的詳細信息。計量單位和物料描述是存儲在物料主記錄中的數(shù)據(jù)的實例。SAP后勤部分的其它模塊也可以訪問物料數(shù)據(jù)。供應(yīng)商主數(shù)據(jù)供應(yīng)商主數(shù)據(jù)是關(guān)于外部供應(yīng)商的信息。典型的內(nèi)容有：供應(yīng)商名稱，供應(yīng)商使用的貨幣和供應(yīng)商編號（存儲在

23、SAP系統(tǒng)中作為帳戶編號）。采購主數(shù)據(jù)，比如：采購信息記錄信息記錄建立了物料和供應(yīng)商之間的聯(lián)系，因而方便了選擇報價的處理。例如，信息記錄給出了用于從供應(yīng)商訂貨的計量單位，并標(biāo)注在一段時間內(nèi)影響物料的供應(yīng)商價格方面的變化。貨源清單貨源清單規(guī)定了物料可能的供應(yīng)來源。顯示了可以從某一給定的供應(yīng)商處訂貨物料的時間段。配額的分配配額分配是根據(jù)配額，規(guī)定在一定期間內(nèi)物料總需求在特定的供應(yīng)商之間如何進行分配。物料主數(shù)據(jù)物料主數(shù)據(jù)庫（通常稱為“物料主記錄”，包括存儲在系統(tǒng)中的所有單個物料主記錄）包含了對所有企業(yè)所采購、生產(chǎn)和存儲在庫存中物料的描述。它是企業(yè)中有關(guān)物料信息（例如，庫存水平）的中央倉庫。將所有的物

24、料數(shù)據(jù)集成在單一的物料數(shù)據(jù)庫中，消除了數(shù)據(jù)冗余的問題，而且不僅允許采購系統(tǒng)使用這些數(shù)據(jù)，而且其它應(yīng)用部門（例如，存儲管理、物料計劃及控制、發(fā)票校驗等）也可以使用這些數(shù)據(jù)。物料主記錄包含了什么信息？物料主記錄中描述了在企業(yè)中使用的各個物料的全面信息。下列清單顯示了包含在物料主記錄中的信息類型，并為每種類型提供了一些實例：核算估價和成本方面的信息。例子：標(biāo)準(zhǔn)價格、過去價格和未來價格，當(dāng)前估價。物料計劃及控制物料需求計-（MPR）信息和基于消耗的計劃/庫存控制。例子：安全庫存水平、計劃供貨時間和物料的再訂貨水平。采購由采購系統(tǒng)為物料而提供的數(shù)據(jù)。例子：負責(zé)物料采購的采購組、允許偏差的上下限以及訂貨單

25、位。工程物料的工程和設(shè)計方面的數(shù)據(jù)。例子：CAD圖、基本尺寸和設(shè)計規(guī)格。倉儲與物料存儲/倉庫相關(guān)的信息。例子：發(fā)貨單位、存儲條件和包裝尺寸。預(yù)測用于預(yù)測物料需求的信息。例子：如何采購物料，預(yù)測周期，以往的消耗/使用情況銷售和分銷有關(guān)銷售訂單和定價的信息。例子：銷售價格、最小訂貨量和負責(zé)某一物料的銷售部門名稱。如何組織信息？物料數(shù)據(jù)總是以同樣的分級方式組織的。從采購的觀點來看，物料主記錄包含下列組織層次：用戶、采購組織、工廠和存儲地。用戶-一般數(shù)據(jù)本層次包含了可應(yīng)用于一個企業(yè)（集團公司）內(nèi)的所有獨立公司、所有工廠和所有倉庫/倉儲的數(shù)據(jù)。一般數(shù)據(jù)的實例是有關(guān)物料設(shè)計（例如，CAD繪圖）和存儲條件（

26、溫度范圍，物料是否是易爆炸或易腐敗的等等）的方面的細節(jié)信息。工廠-本層次包含了一個公司內(nèi)的每個分支或工廠的數(shù)據(jù)。對采購來說重要的數(shù)據(jù)都在該層次上進行存儲。這類數(shù)據(jù)的實例是物料的最大訂貨數(shù)和最小訂貨數(shù)和再訂貨水平?？梢酝ㄟ^輸入工廠代碼訪問工廠數(shù)據(jù)。存儲地-本層次包含了專屬于某一存儲地的數(shù)據(jù)。庫存層次就是需要針對每個存儲地進行維護的。通過輸入工廠和存儲地代碼，可以訪問存儲地數(shù)據(jù)。這種數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)方便了對整個企業(yè)中與物料有關(guān)的信息的組織。當(dāng)在一個以上的工廠中使用同樣的物料或在一個以上存儲位置存儲時，它會防止物料數(shù)據(jù)的冗余存儲。例子：假設(shè)在兩個不同位置存儲同樣的金屬鑄件，則該物料的設(shè)計和采購方面的數(shù)據(jù)是相

27、同的，但每個位置的庫存數(shù)據(jù)卻是不同的。如何對物料編號？每個物料主記錄都分配有唯一的編號，該編號是物料的標(biāo)識。物料的編號可以是內(nèi)部分配，也可以是外部分配。內(nèi)部編號分配意味著由系統(tǒng)對物料進行編號；外部編號分配意味著由建立物料主記錄的人指定物料的編號。如果是采用的外部分配編號方式，則對物料的編號可能要受到限制。編號分配的范圍在定制時進行定義。誰可以訪問物料主記錄？公司政策會限制對物料主記錄數(shù)據(jù)的訪問。訪問限制是用來防止非授權(quán)用戶更改物料主記錄的。一般來說，采購者可以查看所有物料數(shù)據(jù)，但通常只允許更改采購數(shù)據(jù)。同樣，物料計劃者和庫存管理者通常只允許更改直接與物料計劃和控制有關(guān)的數(shù)據(jù)。某些用戶有權(quán)在中央

28、更改數(shù)據(jù)。這意味著他們有權(quán)輸入物料主記錄中的所有數(shù)據(jù)并進行更改，包括采購數(shù)據(jù)。如果要知道規(guī)公司對訪問有什么限制，請與系統(tǒng)管理員聯(lián)系。維護采購數(shù)據(jù)在首次安裝MM模塊時，要創(chuàng)建物料主記錄。此后，使用該物料主數(shù)據(jù)庫的各個部門就會負責(zé)保留迄今為止的最新信息。物料主記錄可以集中或者由單個部門創(chuàng)建并更改。例如，在后一種情況下，采購部門將負責(zé)更新采購數(shù)據(jù)，同樣，銷售部門將負責(zé)銷售和分銷數(shù)據(jù)。本節(jié)說明了如何輸入物料主記錄中的采購數(shù)據(jù)并進行更改。什么是物料類型？物料類型標(biāo)識了物料的核算和存儲管理方面的特征。你在創(chuàng)建物料主記錄時要指定物料的類型。“原材料”和“制成品”是物料類型的實例。在標(biāo)準(zhǔn)MM模塊中，前一種物料

29、類型表示外部采購（買進）物料，后一種物料類型表示相關(guān)物料是在廠內(nèi)生產(chǎn)的。當(dāng)物料進入或離開存儲/倉庫或由用戶部門使用或消耗時，物料類型決定是記入借方的帳戶還是記入貸方的帳戶。它還決定了物料編號是由內(nèi)部分配還是由外部分配。顯示物料主記錄如果需要某物料的信息，你可以顯示物料主記錄。要顯示物料主記錄，需要物料編號。過程如下：首先從系統(tǒng)菜單選擇后勤-物料管理-物料主記錄。然后選擇物料-顯示。在物料編號字段中輸入物料號。如果不知道物料號，使用可能輸入功能，通過匹配代碼搜索所需的物料。輸入匹配代碼的選擇標(biāo)準(zhǔn)。按ENTER鍵后，系統(tǒng)顯示出符合選擇條件的所有主記錄。你還可以通過選擇環(huán)境锪，從任何采購憑證的訂單項

30、目上顯示物料主記錄。顯示庫存層次有兩種方法顯示給定物料的庫存層次：根據(jù)物料主記錄根據(jù)采購憑證根據(jù)物料主記錄顯示庫存層次：要顯示庫存層次，在顯示物料主記錄時，選擇環(huán)境-庫存一覽根據(jù)采購憑證顯示庫存層次：在顯示訂單、框架協(xié)議、詢價或報價時，選擇環(huán)境物料庫存，可顯示所選定項目的庫存一覽選擇屏。創(chuàng)建或維護物料主記錄（采購部門）本節(jié)解釋了如何在物料主記錄中輸入采購數(shù)據(jù)。何時創(chuàng)建或維護物料主記錄？如果要采購的物料處于下列情況，則應(yīng)創(chuàng)建或維護物料主記錄未在物料主數(shù)據(jù)庫中定義（即，物料沒有物料主記錄）已經(jīng)為別的的工廠定義了，但沒有為將發(fā)出采購訂單的工廠所定義已經(jīng)為正確的工廠所定義，但未輸入物料的采購數(shù)據(jù)。例如

31、，用戶從其它部門，例如會計部門，創(chuàng)建了物料主記錄，但未能輸入采購方面的數(shù)據(jù)，就屬于此類情形。要確定物料是否有物料主記錄，可試著通過可能輸入工具來顯示物料。這樣做的過程如“顯示物料主記錄”中所述的那樣。開始之前開始創(chuàng)建物料主記錄之前，需要下列信息：物料類型和行業(yè)計量單位，比如基準(zhǔn)單位（庫存記帳單位），以及訂貨單位負責(zé)物料的采購組（買方組）核算方面的數(shù)據(jù)，例如估價等級、價格控制，標(biāo)準(zhǔn)價格或移動平均價格過程創(chuàng)建或維護物料主記錄的過程如下：首先從系統(tǒng)菜單選擇后勤-物料管理-物料主記錄。然后選擇物料-創(chuàng)建通用。如果物料主記錄根本不存在，則輸入使用物料的行業(yè)（例如，m代表機械工程行業(yè)）并輸入物料類型。只有

32、在使用外部編號分配時才輸入物料號。否則，系統(tǒng)自動給物料分配一個編號。如果物料主記錄已經(jīng)存在，請輸入物料編號并按下ENTER鍵。出現(xiàn)選擇視窗框。它包含可能的用戶部門清單。如果已存在相似的物料主記錄，則創(chuàng)建新的物料主記錄時可用它作參考。為此，輸入被參考的物料號。屏幕將顯示一個參考物料主記錄的副本。在此，可以做所需的修改。在對話框中選擇采購和核算，以及PO文本（如果要輸入的話）。然后按enter鍵。在對話框組織層次參數(shù)文件中，輸入工廠代碼并按enter鍵，出現(xiàn)物料主記錄的采購數(shù)據(jù)屏幕。如果不存在物料主記錄，則輸入短文本（對物料的一個簡短說明）、基準(zhǔn)計量單位、物料組和負責(zé)采購物料的采購組。短文本（簡短

33、說明）用于標(biāo)識所有采購憑證以及來自其它部門憑證上的物料。因而，應(yīng)輸入對其它部門也有意義的說明。輸入與物料的采購有關(guān)的信息，例如：訂貨單位只有在訂貨單位不同于基準(zhǔn)計量單位時才在此輸入。如果你在該字段中指定了一個值，則還必須提供從訂貨單位轉(zhuǎn)換為基準(zhǔn)單位的轉(zhuǎn)換因子。采購組在該字段中，指定負責(zé)采購物料的買方或買方組。采購數(shù)值代碼系統(tǒng)為采購部門的業(yè)務(wù)功能定義各種數(shù)值代碼，例如，催付間隔和誤差等。催付間隔以天數(shù)計算，并標(biāo)注在多少周期之后，第一次、第二次和第三次催付/催貨信函將發(fā)送給供應(yīng)商，這些信函是關(guān)于未兌現(xiàn)報價、未兌現(xiàn)訂單確認或供貨過期的。系統(tǒng)會自動生成催付或催付信函。超過和不足誤差方面的限制給出了您的

34、企業(yè)所允許的供貨不足或過量供貨部分的百分比。在一般數(shù)據(jù)和外貿(mào)（進口/出口）數(shù)據(jù)制定相應(yīng)的規(guī)格。作為采購數(shù)值代碼的一部分，可以以物料為基礎(chǔ)，設(shè)置最小供貨數(shù)量和供貨日期偏差的標(biāo)準(zhǔn)值參數(shù)。這些數(shù)值在MM的供應(yīng)商評估功方面將要使用。按ENTER鍵顯示采購訂單文本屏幕。所輸入的文本會顯示并打印在所有與相應(yīng)物料相關(guān)的采購憑證中。按ENTER鍵顯示核算數(shù)據(jù)。輸入估價等級、價格控制（以代碼形式表明是按移動平均價格還是標(biāo)準(zhǔn)價格進行估價）、移動平均價格或標(biāo)準(zhǔn)價格。將按照規(guī)定的價格對有關(guān)的物料進行評估。保存物料主記錄?？商娲挠嬃繂挝怀讼到y(tǒng)使用的用于管理庫存和完成所有計算的基準(zhǔn)計量單位外，其它部門可以使用它們自己

35、的計量單位。所有基準(zhǔn)計量單位以外的計量單位通稱為“可替代單位”。下面是可替代計量單位的實例：訂貨單位訂購物料是所使用的計量單位。它是采購功能中的默認單位。訂貨計價單位供應(yīng)商開發(fā)票所用的計量單位。訂貨計價單位在采購訂單或采購信息記錄中定義。如果在采購訂單中定義了訂貨單位，則收貨將以訂貨單位和訂貨計價單位記錄。銷售單位銷售物料時所用的計量單位。它作為銷售訂單中的默認值自動出現(xiàn)并可以在那里更改。發(fā)貨單位從倉庫/存儲中發(fā)出時所使用的物料計量單位。可以連同貨物發(fā)出和實地盤點活動一起使用該計量單位在除了按基準(zhǔn)單位以外的計量單位所計算的任何數(shù)量，都會由系統(tǒng)自動轉(zhuǎn)換為按基準(zhǔn)單位計算的數(shù)量。要使這成為可能，必須

36、在物料主記錄中輸入可替代單位和基準(zhǔn)單位之間的轉(zhuǎn)換比率（轉(zhuǎn)換系數(shù)）。當(dāng)指定可替代的計量單位時，你可以輸入這些信息。可變計量單位在物料主記錄中，你可以規(guī)定物料可用不同于訂貨單位的計量單位進行采購。否則，你將必須使用物料主記錄中的訂貨計量單位。如果可用一個以上的計量單位訂購物料，則在采購數(shù)據(jù)的可變訂貨單位字段中輸入1。更改物料主記錄更改物料主記錄時，系統(tǒng)會記錄所做的更改，用戶名稱以及更改的時間，這就通過了對物料主記錄的更改進行審計的線索。從系統(tǒng)菜單中選擇后勤-物料管理-物料主記錄。然后選擇物料-更改。輸入物料號并按下ENTER鍵。出現(xiàn)帶有專門區(qū)域（相當(dāng)于用戶部門）清單的對話框。選定采購，然后按ENT

37、ER鍵。輸入工廠編號，然后按ENTER鍵。出現(xiàn)物料主記錄的采購屏幕。5.進行更改。6.保存物料主記錄。供應(yīng)商主數(shù)據(jù)供應(yīng)商主數(shù)據(jù)庫包含了為企業(yè)進行供應(yīng)的供應(yīng)商的信息。它包括大量的供應(yīng)商主記錄，每個主記錄包含了有關(guān)供應(yīng)商的名稱、地址以及如下數(shù)據(jù)：向該供應(yīng)商訂購物料時使用的貨幣支付條款重要聯(lián)系人的名字（銷售人員）由于在核算時供應(yīng)商代表了一個應(yīng)付帳戶，所以供應(yīng)商主記錄也包含了會計信息，例如在一般記帳系統(tǒng)中的有關(guān)控制帳戶（調(diào)節(jié)帳戶）。因此，供應(yīng)商主記錄由核算和采購個部門負責(zé)的是供應(yīng)商主記錄中與采購部門有關(guān)的數(shù)據(jù)的的創(chuàng)建、更改和顯示。在向系統(tǒng)中輸入供應(yīng)商的發(fā)票之前，必須以提供了與該供應(yīng)商有關(guān)的核算方面的數(shù)

38、據(jù)。如何組織供應(yīng)商主記錄？供應(yīng)商主記錄結(jié)構(gòu)反映了企業(yè)的結(jié)構(gòu)。供應(yīng)商主記錄細分為三個不同的數(shù)據(jù)區(qū)域：一般數(shù)據(jù)這是適用于集團公司內(nèi)所有公司代碼的數(shù)據(jù)。一般數(shù)據(jù)包括供應(yīng)商地址和電話號碼這樣的數(shù)據(jù)，以及與供應(yīng)商進行交流的語言。核算數(shù)據(jù)這是專門用于核算的信息。例如，這類數(shù)據(jù)包括了與支付業(yè)務(wù)有關(guān)的數(shù)據(jù)和相關(guān)控制帳戶（調(diào)節(jié)帳戶）的編號。采購數(shù)據(jù)這是與采購有關(guān)的數(shù)據(jù)（例如，聯(lián)系人、供貨條款等）。組織層次“采購組織”包含下列與批發(fā)/零售貿(mào)易相關(guān)的層次：供應(yīng)商子范圍（VSR）工廠工廠/供應(yīng)商子范圍除了可應(yīng)用于采購組織的數(shù)據(jù)以外，你還可以維護某工廠或供應(yīng)商子范圍的數(shù)據(jù)，例如，不同于采購組織層次數(shù)據(jù)的付款條款或國際貿(mào)

39、易術(shù)語。按照下列優(yōu)先次序進行搜索和輸出數(shù)據(jù)：供應(yīng)商子范圍-工廠-采購組織供應(yīng)商子范圍-采購組織3.工廠-采購組織4.采購組織這意味著：如果存在最特別層次“供應(yīng)商子范圍-工廠-采購組織”的數(shù)據(jù)，則使用該數(shù)據(jù)。如果不是這樣，系統(tǒng)會檢查是否維護了“供應(yīng)商子范圍-采購組織”層次的數(shù)據(jù)。如果可用的話，就進行輸出。如果在該層次也沒有數(shù)據(jù)存在，系統(tǒng)會在層次“工廠-采購組織”上搜索數(shù)據(jù)。如果在此層次上仍沒有可用的，則僅輸出采購組織層次上的一般數(shù)據(jù)。對可變數(shù)據(jù)的規(guī)定如果你希望根據(jù)隨某些地點或供應(yīng)商而變化的數(shù)據(jù)進行工作的話，例如在零售業(yè)中，可按如下方式處理：1.在采購數(shù)據(jù)或合伙人作用（合伙人功能）屏幕，選擇變化數(shù)

40、據(jù)。只有在允許數(shù)據(jù)留存（數(shù)據(jù)存儲）層次“供應(yīng)商子范圍和/或地點”的帳戶組被選擇時，該按鈕才是可用的。如果未創(chuàng)建變化數(shù)據(jù)，則要求你指定數(shù)據(jù)留存層次。并顯示現(xiàn)存的層次。2.選擇所需的數(shù)據(jù)留存層次，然后選擇采購明細或合伙人明細。出現(xiàn)相關(guān)的屏幕。輸入變化數(shù)據(jù)，然后返回起始點。什么是帳戶組功能？當(dāng)創(chuàng)建供應(yīng)商主記錄時，必須輸入帳戶組。帳戶組決定了編號分配的類型編號范圍，從中可以指定系統(tǒng)用來標(biāo)識供應(yīng)商的帳戶編號是否涉及的是一次性供應(yīng)商屏幕包含哪些字段以及在這些字段中的輸入是必需的還是可選的允許采購組織下有哪些數(shù)據(jù)留存層次（例如，供應(yīng)商子范圍）哪些合伙人綱要（確定合伙人的程序）是有效的彈例子一旦創(chuàng)建了供應(yīng)商主

41、記錄，就不能更改帳戶組。只有在特殊情況下才授權(quán)系統(tǒng)管理者這樣做。（這可能是必要的，例如，如果又有新的應(yīng)用投入使用。）在這種情況下，當(dāng)更改主記錄時，在建立供應(yīng)商主記錄時不能進行輸入的的字段可以準(zhǔn)備接收輸入。如何對供應(yīng)商主記錄編號？給每個供應(yīng)商主記錄分配了唯一的編號（也是財務(wù)會計系統(tǒng)使用的供應(yīng)商編號）。你需要用編號來調(diào)用主記錄或輸入采購記錄?？梢栽趦?nèi)部或外部的基礎(chǔ)上指定編號。內(nèi)部編號分配意味著系統(tǒng)可以指定編號。外部編號分配意味著創(chuàng)建主記錄時可以輸入編號。對于外部編號分配，也允許使用字母數(shù)字編號。通過你在創(chuàng)建主記錄時輸入的帳戶組可以確定編號分配類型以及編號范圍。系統(tǒng)保證編號總是唯一的。借助內(nèi)部編號分

42、配，系統(tǒng)在給定的范圍內(nèi)連續(xù)地分配編號。借助外部編號分配，可以防止已使用過的編號再重復(fù)使用。在所有公司代碼中，供應(yīng)商都有同樣的帳戶號。維護供應(yīng)商主記錄本節(jié)解釋了如何創(chuàng)建、更改或凍結(jié)供應(yīng)商主記錄。創(chuàng)建供應(yīng)商主記錄要創(chuàng)建供應(yīng)商主記錄，過程如下：自采購菜單選擇主數(shù)據(jù)-供應(yīng)商-采購-創(chuàng)建。輸入采購組織和帳戶組。如果要使用另一個供應(yīng)商主記錄作為參考，在供應(yīng)商字段輸入（在參考下）該供應(yīng)商的帳戶號。然后按ENTER鍵。輸入供應(yīng)商地址并填充國家和語言字段。這些輸入是必需的。按下ENTER鍵后，會顯示控制屏幕。在該屏幕上，可以輸入下列信息：例如，付款要求的核算數(shù)據(jù)和催付程序，報給稅務(wù)機關(guān)的數(shù)據(jù)和采購中進行分析所需

43、要的數(shù)據(jù)（比如，行業(yè)代碼）。按下enter鍵后，會顯示采購數(shù)據(jù)屏幕。在該屏幕上，輸入與采購有關(guān)的數(shù)據(jù)，例如，訂單中用的貨幣或支付條款代碼。保存供應(yīng)商主記錄。支付條款支付條款代表了有關(guān)到期金額付款時間的約定條件，包括立即付款所給予的任何折扣的詳細說明，以及符合折扣的期間（例如，條款在凈30天內(nèi)付款，或如果在10天內(nèi)付款，折扣為2%）。在上一個例子中，如果在指定的期間內(nèi)付款，則折扣從發(fā)票金額扣減。可以在供應(yīng)商主記錄中規(guī)定付款條款。當(dāng)你與供應(yīng)商簽訂訂單時，它們作為默認值自動出現(xiàn)；然而，你可以跟據(jù)需要進行更改。還可以在供應(yīng)商發(fā)票中輸入支付條款。這些是被付款程序使用的。更改供應(yīng)商主記錄要更改供應(yīng)商主記錄

44、，過程如下：從菜單欄中選擇主數(shù)據(jù)-供應(yīng)商-采購-更改。輸入供應(yīng)商編號和采購組織，并選定要更改的數(shù)據(jù)。按下ENTER。進行更改并保存。顯示供應(yīng)商清單你可以創(chuàng)建供應(yīng)商清單。該清單包含了各供應(yīng)商的重要信息：例如，從供應(yīng)商處采購物料的采購組織，支付條款和供應(yīng)商的凍結(jié)狀態(tài)。選擇主數(shù)據(jù)-供應(yīng)商-清單顯示-采購清單輸入選擇標(biāo)準(zhǔn)并運行分析程序。凍結(jié)供應(yīng)商假設(shè)要阻止供貨質(zhì)量差的供應(yīng)商繼續(xù)供貨?？梢詢鼋Y(jié)供應(yīng)商主記錄中的供應(yīng)商帳戶。一旦在供應(yīng)商主記錄中設(shè)置了凍結(jié)標(biāo)識，則不再向該供應(yīng)商發(fā)出訂單。供應(yīng)商“凍結(jié)”狀態(tài)一直適用，直到你取消供應(yīng)商主記錄中的凍結(jié)標(biāo)識。凍結(jié)供應(yīng)商的過程如下：選擇主數(shù)據(jù)-供應(yīng)商-采購-凍結(jié)。輸入供

45、應(yīng)商號和采購組織。然后按ENTER。出現(xiàn)一個屏幕，從中可以標(biāo)注是凍結(jié)特定采購組織的供應(yīng)商還是所有采購組織的供應(yīng)商。保存你的輸入。可以通過貨源清單凍結(jié)單個物料的供應(yīng)商（在貨源管理一節(jié)中討論了訂貨清單。）。一次性供應(yīng)商你可以為只打算采購一次或很少采購的供應(yīng)商創(chuàng)建一個特殊的供應(yīng)商主記錄。例如，假設(shè)因為你的主要供應(yīng)商不能夠提供所需的貨物，你可以向不經(jīng)常發(fā)送訂單的供應(yīng)商進行訂貨。在這種情況下，應(yīng)在一次性供應(yīng)商主記錄中存儲相關(guān)數(shù)據(jù)。與其它主記錄相反，“一次性供應(yīng)商”主記錄可用于多個供應(yīng)商。這樣的目的是避免創(chuàng)建不必要的過多的供應(yīng)商主記錄號。因此，不能在一次性供應(yīng)商主記錄存儲任何與供應(yīng)商有關(guān)的數(shù)據(jù)。當(dāng)創(chuàng)建具有

46、一次性供應(yīng)商的采購憑證時，系統(tǒng)會自動轉(zhuǎn)到主記錄屏幕。在此輸入與供應(yīng)商相關(guān)的數(shù)據(jù)，例如，名稱、地址和銀行。在憑證內(nèi)單獨存儲它。顯示，凍結(jié)或刪除一次性供應(yīng)商主記錄的方式與所有其它主記錄一樣。當(dāng)創(chuàng)建一次性供應(yīng)商主記錄時，你必須分配一次性帳戶組。該帳戶組決定了與供應(yīng)商有關(guān)的字段不能被輸入。您應(yīng)在創(chuàng)建相應(yīng)的采購憑證時提供這些數(shù)據(jù)。維護業(yè)務(wù)合伙人業(yè)務(wù)合伙人供應(yīng)商在與另外的企業(yè)打交道時可以承擔(dān)不同的角色。于是，在一項采購業(yè)務(wù)中，供應(yīng)商首先是訂單接收人，然后是貨物供應(yīng)商，接著是開票方，最后是收款人。這些角色可以涉及不同的供應(yīng)商主記錄。因此，可以為供應(yīng)商分配幾個合伙人角色（合伙人功能）。在有關(guān)的后繼后勤和核算功

47、能中使用這些變化數(shù)據(jù)。在合伙人角色（合伙人功能）屏幕上，在創(chuàng)建供應(yīng)商主記錄期間，所建議的是在帳戶組（已在定制中定義）的合伙人綱要（確定合伙人的程序）中標(biāo)記為強制性角色的合伙人角色。在字段編號中，輸入供應(yīng)商號。系統(tǒng)檢查該供應(yīng)商是否已為當(dāng)前采購組織而創(chuàng)建。在標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)中定義了下列合伙人角色：供應(yīng)商訂單接收貨物供應(yīng)者開票方收款人通過定制功能你可以確定哪個合伙人角色是可選的，哪個是必需的。除了供應(yīng)商這個角色外，所有的角色都是可選的。如果沒有維護其它角色，則應(yīng)用供應(yīng)商角色的數(shù)據(jù)。如果已按付款業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行了維護，則會顯示不同收款人。要維護供應(yīng)商主記錄中的合伙人，選擇供應(yīng)商更改。在接著出現(xiàn)的初始屏幕上，選擇合

48、伙人角色（合伙人功能）中心協(xié)議合同的合伙人可以在供應(yīng)商主記錄和合同中對中心協(xié)議合同的合伙人進行維護。如果已在供應(yīng)商主記錄中維護了中心協(xié)議合同的合伙人，則在合同中就建議它們。要在中心協(xié)議合同中創(chuàng)建合伙人，在合同中選擇標(biāo)題-合伙人。會出現(xiàn)用于維護合伙人的一覽屏，在此你可以確定要輸入合伙人的層次。轉(zhuǎn)到合伙人維護屏幕并輸入數(shù)據(jù)。采購主數(shù)據(jù)除了供應(yīng)商和物料主數(shù)據(jù)，采購部門的日常工作還得到以下另外的主數(shù)據(jù)類型的支持：采購信息記錄貨源清單配額分配條件供應(yīng)商評估采購信息記錄Inforecord是信息記錄(Informationrecord)的簡稱。信息記錄包含關(guān)于供應(yīng)商和從該供應(yīng)商采購的物料的簡明信息。因而信

49、息記錄說明了物料-供應(yīng)商的關(guān)系。例如，信息記錄標(biāo)注了從供應(yīng)商訂貨的物料的計量單位以及可應(yīng)用的催付等級。它還顯示了供應(yīng)商為物料所做的的價格更改。為確定成功的投標(biāo)人，該信息在對報價進行評估時是有用的。在你對物料進行訂貨時，信息記錄被自動創(chuàng)建。你還可以創(chuàng)建、更改及刪除信息記錄。在采購信息記錄中敘述這些任務(wù)。貨源清單貨源清單規(guī)定了在給定的一段時間內(nèi)物料可能的供貨來源。它顯示了物料從給定的供應(yīng)商或根據(jù)一個長期合同可以進行訂貨的時間。貨源清單可以幫助你確定在一個特定的時間上，可以提供物料的供應(yīng)商或內(nèi)部的供貨源。它還可用于對某一物料的供應(yīng)商的自動選擇。在貨源管理一節(jié)中討論了訂貨清單。配額分配配額分配是在配額

50、的基礎(chǔ)上對物料的供貨來源進行分配的機制。它可以使你在任何指定的時間都能夠確定哪一個是列在采購申請中物料采購的有效來源。配額的設(shè)定允許在一個時期內(nèi)，在不同供應(yīng)來源之間自動分配物料總需求的比例。在貨源管理中敘述了配額分配。主條件主條件是全局行的的并且可用料確定采購訂單價值的條件，是作為計算實際價格的基礎(chǔ)。有關(guān)該主題的更多信息，參見主條件。供應(yīng)商評估供應(yīng)商評估是分析和評估供貨商成績的過程。它也構(gòu)成供應(yīng)商選擇的基礎(chǔ)。根據(jù)不同標(biāo)準(zhǔn)判定供應(yīng)商得分。供應(yīng)商的全部得分可用于決定是在供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中保留它們還是消除它們。有關(guān)本主題的更多信息，請參考MM供應(yīng)商評估文檔。申請和物料計劃本節(jié)敘述了MM采購中的申請過程。

51、它包括下列主題：關(guān)于釆購申請維護申請物料計劃及控制核準(zhǔn)申請核準(zhǔn)過程1核準(zhǔn)過程2核準(zhǔn)過程監(jiān)控申請釆購申請清單有關(guān)服務(wù)采購中的采購申請信息，參考MM外部服務(wù)管理文檔。關(guān)于釆購申請本節(jié)敘述了采購申請的一般特征。什么是申請？采購申請定義了對物料或服務(wù)的需要。它具有下列特征：它是標(biāo)識物料或服務(wù)的主要方法，物料或服務(wù)必須到公司外采購。它授權(quán)采購部門在指定的時間內(nèi)按指定的數(shù)量采購物料。它是內(nèi)部憑證：不能在公司外使用。如何創(chuàng)建申請？在SAP系統(tǒng)中，可以按下列方法創(chuàng)建申請：間接地：通過物料計劃和控制SAP的模塊“基于消耗的計劃”提供了根據(jù)過去消耗或使用數(shù)據(jù)以及現(xiàn)存庫存水平?jīng)Q定的需要訂購的物料。這一部分還自動確定

52、了訂購數(shù)量和供貨日期。通過網(wǎng)絡(luò)從SAP的模塊PS通過工廠維護的訂單從SAP的模塊PM采購中的采購申請項目文本采用自系統(tǒng)外創(chuàng)建的申請（PS,PM）文本。直接地：由申請部門的工作人員手工輸入采購申請。創(chuàng)建申請的人確定采購什么和采購多少以及供貨日期。申請中的創(chuàng)建標(biāo)識顯示出申請是手工創(chuàng)建的還是通過物料計劃創(chuàng)建的，它在申請分析和申請項目統(tǒng)計數(shù)據(jù)中顯示（參見“監(jiān)視申請”）。物料計劃可以規(guī)定，如果在預(yù)先規(guī)定的期間內(nèi)未處理申請，則需要重新把申請?zhí)峤唤o采購系統(tǒng)。維護申請本主題說明如何手工創(chuàng)建單個采購申請（也可由基于消耗的計劃自動生成申請）通過參考其它采購憑證創(chuàng)建申請在申請中輸入帳戶分配更改現(xiàn)存申請把申請標(biāo)記為“

53、已結(jié)束的”手工創(chuàng)建申請創(chuàng)建申請的目的是告訴采購系統(tǒng)，你需要物料或服務(wù)。開始之前在創(chuàng)建采購申請之前，需要考慮下列方面：女口果要貝y需要指定項目的帳戶分配帳戶分配種類和帳戶分配數(shù)據(jù)訂購具有主記錄的物料訂購不具有主記錄的物料輸入作為優(yōu)先供貨來源的供應(yīng)商創(chuàng)建大量同樣需求的申請物料號帳戶分配種類和帳戶分配數(shù)據(jù)、采購組、估價價格、物料組和短文本（簡短說明）供應(yīng)商號可以自己指定編號，以監(jiān)視申請的進程（需求跟蹤號）申請通常逐個項目進行處理。這意味著每個申請項目代表一個單獨的需求。創(chuàng)建申請-具有主記錄如果對于要訂購的物料存在主記錄，過程如下：選擇申請-創(chuàng)建。出現(xiàn)申請的初始化屏幕。在該屏幕上，如有必要，輸入相應(yīng)數(shù)

54、據(jù)或更改任何現(xiàn)存默認值。b-r*I-FtT憑證數(shù)據(jù)憑證類型：在標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)中，默認的憑證類型是NB（標(biāo)準(zhǔn)采購訂單）。申請：只有在已定義外部編號分配的情況下才輸入編號。如果使字段為空，系統(tǒng)就會自動指定編號。貨源確定：如果要系統(tǒng)自動提供每個申請項目的可能的供貨來源，則選擇該字段。默認數(shù)據(jù)如果在這些字段進行了輸入，則所輸入的值將以默認值出現(xiàn)在每個項目中。例如，如果輸入供貨日期，則該日期被推薦在每一個項目中。按ENTER鍵顯示項目一覽屏。對于每個項目，輸入：訂購的物料號（這樣做時，可以使用匹配代碼工具）。輸入物料號后，可導(dǎo)致短文本、物料組、計量單位和采購組自動出現(xiàn)（如果先前已經(jīng)指定了這些）。負責(zé)訂購物料的

55、采購組（買方組）的代碼（列PGp.）。要求的數(shù)量供貨日期（日、周或月-輸入相應(yīng)的日期類型）接收工廠的編號（工廠列）和存儲地（如果知道的話）要檢查項目上的詳細數(shù)據(jù)，首先選擇該項目，然后選擇菜單選項轉(zhuǎn)到-細節(jié)。屏幕出現(xiàn)相應(yīng)申請項目的細節(jié)屏幕以便檢查，并允許進行任何必要的更改。通過選擇編輯-分配來源，你可以使系統(tǒng)為申請分配貨源（有關(guān)更詳細信息參見優(yōu)化采購處理）。保存米購申請。創(chuàng)建申請-不具有主記錄如果對于要采購的物料不存在主記錄（例如，在沒有庫存物料的情況下），過程如下：選擇申請-創(chuàng)建。在初始屏幕上，如有必要，輸入相應(yīng)數(shù)據(jù)或更改現(xiàn)存值。按ENTER。出現(xiàn)項目一覽。輸入下列信息：物料的短文本（簡短說明

56、）負責(zé)采購物料的采購組（買方組）代碼（在列Pgp中）帳戶分配類型（在列A）（參見帳戶分配）要求的數(shù)量和計量單位供貨日期物料組接收工廠（列工廠）的編號和存儲地（如果知道的話）選擇轉(zhuǎn)到-細節(jié)以便在項目細節(jié)屏幕上輸入物料的估價價格。價格應(yīng)反映以訂購單位為基礎(chǔ)的價值。如果你輸入的帳戶分配種類不是u（未知的），為了輸入附加的帳戶分配數(shù)據(jù)（例如，G/L帳戶號）請按ENTER。保存采購申請。帳戶分配如果你是為消耗性物料創(chuàng)建一個申請，則可以指定要記帳的消耗帳戶。這個過程稱為帳戶分配。例如，可以將與申請有關(guān)的采購成本分配給自己的成本中心或一個銷售訂單。帳戶分配種類表明了要記帳的帳戶種類（例如，成本中心或銷售訂單

57、）?？梢栽谏暾埢虿少徲唵沃幸?guī)定帳戶分配種類。采購訂單中描述了如何輸入一個帳戶分配。使用參考技術(shù)創(chuàng)建采購申請為節(jié)省時間，可以從現(xiàn)存申請把項目復(fù)制到將創(chuàng)建或更改的申請中。要參考其它申請，你必須知道包含要復(fù)制項目的申請的編號。選擇申請-創(chuàng)建。出現(xiàn)初始屏幕。選擇采購申請-復(fù)制參考。在剛剛出現(xiàn)的對話框中輸入?yún)⒖忌暾埖木幪柡鸵獜?fù)制的參考項目的編號。如果不知道項目編號，則只輸入?yún)⒖忌暾埖木幪?。出現(xiàn)需要的參考項目一覽。選擇要復(fù)制的項目。從申請中復(fù)制選定的項目。如果要在復(fù)制前要更改所選項目，選擇編輯-選擇-編輯-復(fù)制+細節(jié)。在選定的每個項目的項目細節(jié)屏幕上進行更改。如果要復(fù)制所選項目而不先更改它們，則選擇編輯-

58、選擇-編輯-復(fù)制。出現(xiàn)新的申請的項目一覽屏，帶有被復(fù)制的項目。你可以在清單中輸入附加項目或從其它申請采用更多的項目。保存采購申請。創(chuàng)建要求設(shè)置長期采購協(xié)議的申請你可以規(guī)定采購系統(tǒng)根據(jù)采購申請輸入長期采購協(xié)議（在SAP系統(tǒng)中稱為“框架協(xié)議”）。如果這樣做，采購系統(tǒng)不能發(fā)出與上面所述申請不符的采購訂單：它只能設(shè)置這樣的協(xié)議。選擇申請-創(chuàng)建輸入框架協(xié)議的申請憑證類型（標(biāo)準(zhǔn)的是：RV）。創(chuàng)建申請（如果存在合適的其它申請，可參考它）。負責(zé)采購的小組不能發(fā)出與該申請不符的采購訂單單-它只能創(chuàng)建框架協(xié)議。更改申請本節(jié)敘述了如何更改現(xiàn)存的采購申請。開始之前如何檢査申請狀態(tài)?在你開始更改采購申請之前，需要考慮下

59、列問題如果申請則已經(jīng)有與它不符的采購訂單發(fā)出必須通知采購組顯示申請統(tǒng)計（參見監(jiān)控申請）已被批準(zhǔn)根據(jù)物料計劃創(chuàng)建只能更改有限的范圍并且更改必須重新得到核準(zhǔn)不能更改申請顯示核準(zhǔn)狀態(tài)（參見核準(zhǔn)申請）檢查申請的創(chuàng)建標(biāo)識（顯示項目統(tǒng)計）申請數(shù)量和供貨日期是關(guān)鍵的。進行更改之前必須先通知物料計劃員。過程要更改采購申請，過程如下：選擇申請-更改輸入要更改的采購申請編號。然后按ENTER顯示項目一覽表屏。進行需要的更改：添加項目：要添加新的項目，請選擇編輯-輸入行。更改細節(jié)：如果想要進行的更改沒有出現(xiàn)在項目一覽表屏上，則選定項目并選擇轉(zhuǎn)到-細節(jié)然后在項目細節(jié)屏上進行更改。刪除項目：要刪除項目，首先選定它，然后

60、選擇編輯-刪除。保存申請。將申請標(biāo)記為“已結(jié)束的”只有當(dāng)所需的采購訂單數(shù)量已包括在采購訂單訂單中時，系統(tǒng)才將采購申請項目標(biāo)記為“已結(jié)束”。你還可以手工地把項目設(shè)置為“已結(jié)束的”。而物料計劃和控制系統(tǒng)不再考慮此項目?？梢栽谙铝袔追N情況下設(shè)置已結(jié)束的標(biāo)識（如果必要，以后可以刪除它）：在處理申請期間的更改模式中，在項目細節(jié)屏幕上當(dāng)通過參考申請創(chuàng)建采購訂單時如果在相關(guān)的申請中設(shè)置該標(biāo)識，仍可以通過參考申請創(chuàng)建采購訂單。顯示項目更改歷史每次更改項目時，會保留更改日志。日志說明了記錄何時被更改，誰進行的更改以及更改的內(nèi)容。這一特性可作為對申請更改進行審計的線索。過程如下：在項目一覽表屏上選擇需要的項目。選