贛州市檔案館接收檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和要求

1、 贛州市檔案館接收檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和要求一、檔案進(jìn)館質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1、全宗完整凡是反映本單位主要職能活動（包括黨、政、工、團(tuán)以及內(nèi)設(shè)的各職能部門在工作中形成的材料）和基本歷史面貌，并具有工作查考、科學(xué)研究價(jià)值的各個(gè)門類（文書、科技、專門檔案等）、各種載體（紙質(zhì)、錄音帶、錄像帶、膠片、光盤、照片等）需要保存的檔案均應(yīng)收集齊全、立卷歸檔，保證全宗檔案的完整，并按規(guī)定向檔案館移交。2、整理符合要求整理原則是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（一）文書檔案進(jìn)館質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1、文件材料按“立卷”單位整理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（1）分類清楚 一個(gè)全宗應(yīng)按統(tǒng)一的分類方案，不能隨意變動，必

2、須保持前后一致。根據(jù)立檔單位內(nèi)部的機(jī)構(gòu)設(shè)置、職能范圍、業(yè)務(wù)分工、文件和材料多少等情況，做到類別設(shè)置合理，種類之間界限清楚，層次分明，歸類準(zhǔn)確，一般要求按年度-問題（或組織機(jī)構(gòu)）分類。（2）保管期限劃分準(zhǔn)確根據(jù)文書檔案保管期限表的規(guī)定，準(zhǔn)確判定檔案文件的保管價(jià)值，區(qū)分永久、長期、短期三種保管期限，專業(yè)檔案按照有關(guān)規(guī)定劃分。（3）組卷合理。組卷一般以問題為主，靈活運(yùn)用六個(gè)特征，結(jié)合文件的價(jià)值、數(shù)量進(jìn)行組卷，具體要求是：同一類型的文件，即一個(gè)問題、一項(xiàng)事件、一次會議、一起案件所形成的文件、材料要作為有機(jī)聯(lián)系的一個(gè)整體立卷。密不可分的文件如正文與附件、正本與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文、來文與復(fù)

3、文均應(yīng)組在一起，不得分開。同一內(nèi)容的文件和電報(bào)應(yīng)合一立卷；不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷，沒有復(fù)文的，放在請示年立卷，跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷，跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷，跨年度的會議放在會議開幕年立卷，跨年度的非訴訟案件放在結(jié)案年立卷； （4）案卷的厚度，一般掌握在1.2厘米左右。（5）卷內(nèi)文件材料排列條理有序，保持文件之間的聯(lián)系，形成一個(gè)有機(jī)整體，一般可按時(shí)間順序或重要程度排列。其排列方法是：（A）單一問題的案卷，卷內(nèi)文件可按照時(shí)間順序排列。（B）兩個(gè)以上問題的案卷，先按問題分別集中，然后再按時(shí)間順序或重要程度排列。（C）密不可分的

4、文件，要求正文在前，附件在后件；正本在前，定稿在后 ；復(fù)文在前，來文在后。（D）重要文件的歷次修改稿，最后定稿在前，其他歷次稿本依次排列 ；一般文件的歷次稿本，只需要保存最后定稿。（E）非訴訟案件卷結(jié)論、決定、判決性文件材料在前，依據(jù)材料(罪行、旁證等)在后。（F）專業(yè)檔案等有明確排列次序規(guī)定的按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（6）編寫卷內(nèi)文件的頁號卷內(nèi)文件凡載有文字、圖像等的頁面，應(yīng)當(dāng)每頁編寫一個(gè)頁號，空白面不編號。頁號的位置在每頁文件正面的右上角和背面的左上角。頁號應(yīng)以卷為單位編寫，不得若干個(gè)卷連續(xù)編寫。（7）編寫卷內(nèi)文件目錄。凡進(jìn)館檔案必須全部填寫或打印卷內(nèi)文件目錄。（A）對文件題名不能隨意更改和簡化

5、；沒有題名的應(yīng)擬寫題名，有題名但無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的亦應(yīng)重新擬寫，自擬題名應(yīng)外加“ ”；沒有責(zé)任者和時(shí)間的文件要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)目；會議記錄應(yīng)填寫每次會議的主要內(nèi)容和時(shí)間；填寫字跡要工整、清晰，必須使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水。（B）必須編制機(jī)讀文件目錄。（8）填寫卷內(nèi)備考表每一案卷卷末有卷內(nèi)備考表，用于填寫有關(guān)卷內(nèi)文件的情況說明，簽具立卷人和檢查人的姓名，并注明立卷時(shí)間，以示負(fù)責(zé)。（9）文件修復(fù)與案卷裝訂（A）案卷裝訂前要去掉文件上的金屬物；裝訂線外有字跡的，要加邊托裱；小頁紙張要裱糊成統(tǒng)一的紙張大?。?6K或A4紙）；對破損的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求如托裱；字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷。（B）

6、裝訂一般應(yīng)做到兩邊齊，左邊裝訂，左、下邊要齊；右邊裝訂，右、下邊要齊。采用三孔一線結(jié)扣法裝訂，裝訂要結(jié)實(shí)、整齊、美觀、不掉頁、不倒頁、不壓文件字跡、不損壞文件、不妨礙閱讀。（10）案卷封面書寫規(guī)范（A）統(tǒng)一使用檔案行政管理部門監(jiān)制的符合國家標(biāo)準(zhǔn)的卷皮、卷背。（B）案卷封面用毛筆或鋼筆正楷書寫或打印。逐項(xiàng)按規(guī)定填寫清楚，一般包括全宗名稱、案卷題名、卷內(nèi)文件起止日期、總頁數(shù)、保管期限等。（C）案卷題名要結(jié)構(gòu)完整，能準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容，一般包括作者、問題、名稱等。體式一致，文字簡練、使用簡稱應(yīng)通用易懂。（D）檔案移交單位編制案卷號，移交進(jìn)館時(shí)由市檔案館編制正式檔號。（11）案卷排列應(yīng)以全宗為

7、單位，按不同門類、載體和不同保管期限分別排列。（A）案卷排列方法統(tǒng)一，前后保持一致，不可任意改動。（B）每個(gè)年度案卷的排列，應(yīng)嚴(yán)格遵守分類方案。一個(gè)年度的案卷應(yīng)按照案卷的保管期限、組織機(jī)構(gòu)（或問題）進(jìn)行排列，力求保持卷與卷之間的有機(jī)聯(lián)系。（C）按照案卷排列順序編制案卷號，以固定案卷位置。在一冊案卷目錄內(nèi)不得出現(xiàn)重復(fù)的案卷號。（12）編制案卷目錄（A）編制案卷目錄應(yīng)以全宗號為單位，一般要求將所有年度的案卷按年度順序以大流水下延方法編制，約一千卷左右為一個(gè)目錄。（B）編制機(jī)讀案卷級目錄。案卷目錄上的題名應(yīng)和案卷上的題名完全一致。（13）編寫整理編目說明。主要說明使用案卷目錄和利用檔案時(shí)需要了解的情

8、況，如案卷數(shù)量、分類原則、整理情況、存在問題及其他需要說明事宜。（14）案卷目錄應(yīng)打印并裝訂成冊，封面寫明全宗名稱及全宗號等。2、歸檔文件材料“以件”為單位整理標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)上級有關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范，結(jié)合全市檔案工作實(shí)際情況，各單位2004年以后歸檔文件按江西省歸檔文件整理規(guī)范（2002年版本）進(jìn)行整理、2006年以后歸檔文件按歸檔文件整理規(guī)范（DB/T380-2016）進(jìn)行整理。（1）件的概念（A）一般文件正本與定稿為一件，但定稿過厚不易裝訂，可單獨(dú)作為一件；重要文件（如法律法規(guī)等）須保留歷次修改稿的，正本與歷次稿（包括定稿）可各為一件。（B）一般正本與附件為一件，如附件數(shù)量較多或太厚不易裝訂，可各為一件

9、。（C）原件與復(fù)制件為一件。轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件。（D）報(bào)表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件。（E）本年度形成的來文與復(fù)文（包括請示與批復(fù)、報(bào)告與批示、來函與復(fù)函、通知與報(bào)告等）為一件，跨年度形成的可各為一件。（F）文件處理單、擬辦單、發(fā)文稿紙及領(lǐng)導(dǎo)重要批示的簽批條等作為歸檔的重要組成部分，應(yīng)與文件作為一件。 （2）歸檔文件的修復(fù)與裝訂（A）文件裝訂前要去掉金屬物；對破損的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱；字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件為一件歸檔。（B）裝訂使用裝訂材料時(shí)要充分考慮符合檔案保護(hù)要求，同時(shí)也要考慮降低成本等因素，綜合長期的經(jīng)驗(yàn)得出以線裝為妥，為了加強(qiáng)規(guī)范化管理的統(tǒng)一性，經(jīng)研究我市亦采取線

10、裝方法，具體操作做法是：（a）20頁以下的文件一般在文件左上角用單孔斜線索結(jié)裝訂，可不用包角。（b）如果文件材料比較厚，則采用三孔一線方法裝訂。（c）永久、30年的歸檔文件要用線裝，禁用不繡鋼釘裝訂。主要是考慮幾個(gè)原因：若允許多種方式裝訂既不美觀質(zhì)量又參差不齊，有些不銹鋼釘產(chǎn)品質(zhì)量不能保證，時(shí)間稍長仍會生銹，倘若采用熏蒸方法對檔案進(jìn)行消毒處理時(shí)，氣體對金屬物會產(chǎn)生氧化作用從而造成腐蝕生銹。更為嚴(yán)重的是多數(shù)單位購置了微波消毒設(shè)備用于對檔案進(jìn)行消毒，一旦沒有去掉金屬物就易引發(fā)燒毀檔案的火災(zāi)責(zé)任事故。（d）用縫紉機(jī)車邊方法一是成本較高，二是將來要進(jìn)行全文掃描時(shí)要拆邊，容易損壞檔案。鑒于上述情況，權(quán)衡

11、利弊，從2004年形成的檔案凡是采用不銹鋼釘裝訂的檔案，一律拒絕接收進(jìn)館。（3）保管期限劃分準(zhǔn)確根據(jù)國家檔案局八號令機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定。分為永久、定期兩種保管期限。所以從2004年度的歸檔文件整理時(shí)必須采用此方法劃分保管期限。作為定期的歸檔文件材料在保管期限項(xiàng)目欄中直接標(biāo)明30年或10年。（4）分類清楚同一全宗內(nèi)檔案分類應(yīng)盡可能與按原先卷整理分類方法保持一致，以保證分類方案的穩(wěn)定，一般要求按年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限分類，或年度保管期限分類。（A）一般應(yīng)以文件簽發(fā)日期（即落款日期）為準(zhǔn)，判定文件所屬年度。（B）會議、案件等跨年度形成的文件，應(yīng)統(tǒng)一在辦結(jié)年度整理歸檔。（C）正本與定

12、稿、正文與附件、原件與復(fù)制件、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文、來文與復(fù)文等為一件，應(yīng)以裝訂時(shí)排列在前面的文件日期判定所屬年度。（D）文件沒有標(biāo)注日期，應(yīng)考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似日期，按考證年度歸檔。（E）立檔單位的工作是按專門年度進(jìn)行的（如教學(xué)年度），應(yīng)按專門年度分類。（5）歸檔文件排列有序歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列，即歸檔文件材料按三個(gè)保管期限分開后，同一保管期限的按時(shí)間（或重要程度）先后排列，會議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、一項(xiàng)工作（活動）、一件事情、簡報(bào)、刊物等成套性文件應(yīng)集中排列。（6）歸檔文件編號歸檔文件應(yīng)依分類和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的居中空白位置加

13、蓋歸檔章（如果上端沒有位置，可加蓋首頁其他空白位置），并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸當(dāng)章設(shè)置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項(xiàng)，還可設(shè)置機(jī)構(gòu)（或問題）等選擇項(xiàng)。 （A）全宗號按市檔案館給立檔單位編制的代號填寫。（B）年度根據(jù)文件形成年度，用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫。 （C）保管期限分為永久、定期。（D）件號包括室編件號和館編件號，立檔單位編室編件號，在分類方案最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序編號，即一個(gè)保管期限一個(gè)大流水號，移交進(jìn)館時(shí)由市檔案館編館編件號，一個(gè)全宗內(nèi)每年度的歸檔文件目錄裝訂成一冊，不另編目錄號。（E）機(jī)構(gòu)根據(jù)文件形成或承辦部門的名稱或規(guī)范化簡稱填寫。（F）問題填寫分類方案類目的問題名稱，如“黨群”、

14、“行政”、“業(yè)務(wù)”等。（7）歸檔文件編目（A）歸檔文件目錄根據(jù)館編件號大流水順序編制。歸檔文件目錄包括件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等，其中題名填寫要求與卷內(nèi)文件目錄題名相同。（B）編制機(jī)讀目錄，并打印裝訂成冊。（C）編制歸檔整理說明。主要說明立檔單位概況，內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)及黨政領(lǐng)導(dǎo)人變化情況;文書檔案整理歸檔情況等。（D）歸檔文件目錄封面必須填寫全宗名稱及年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等內(nèi)容。（8）裝盒規(guī)范（A）統(tǒng)一使用檔案行政管理部門監(jiān)制的符合國家標(biāo)準(zhǔn)的無酸檔案盒。（B）歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號的先后順序裝入檔案盒，不同形成年度、保管期限和機(jī)構(gòu)（問題）的歸檔文件，不能放入同一檔案盒內(nèi)。（C

15、）檔案盒封面必須標(biāo)明全宗名稱、盒脊或底邊應(yīng)填寫全宗號、年度、保管期限、起止件號等內(nèi)容。其中起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件的和最后一件文件的件號，中間用“”號連接；移交進(jìn)館時(shí)由市檔案館編盒號。（D）每一檔案盒未有備考表，填寫盒內(nèi)文件情況說明，簽具整理人和檢查人的姓名，并注明整理完畢日期，以示負(fù)責(zé)。 (二)科技檔案進(jìn)館質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1、歸檔的科技文件材料完整準(zhǔn)確、系統(tǒng)。(1）保管單位（案卷）必須是一組具有有機(jī)聯(lián)系的科技文件材料，充分體現(xiàn)科技文件材料的完整性，成套性和不可分割性。(2)組成的保管單位必須符合技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，整齊、美觀，便于保管和利用。2、組織保管單位科學(xué)、規(guī)范。（1）組織保管單位，必須遵循科技文件材

16、料產(chǎn)生的自然規(guī)律及其特點(diǎn)，便于保管和利用。（2）組卷必須體現(xiàn)分類整理的原則，自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)、購置設(shè)備儀器等活動中產(chǎn)生的科技文件，應(yīng)按其專業(yè)性質(zhì)、部件、結(jié)構(gòu)、階段等分別組成保管單位。3、保管單位內(nèi)科技文件材料的排列及保管單位的排列應(yīng)保持科技文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和提供利用。（1）體現(xiàn)科技文件材料的形成過程。（2）保持科技文件材料所反映的對象在結(jié)構(gòu)上的隸屬關(guān)系或工作程序的銜接關(guān)系。（3）體現(xiàn)科技文件材料的重要程序和主次關(guān)系。（4）保管單位內(nèi)圖樣的排列，一般是總圖在前，組件、部件、零件或結(jié)構(gòu)詳圖再按裝配或結(jié)構(gòu)順序等排列，或者根據(jù)圖樣目錄和圖樣編號進(jìn)行排列。（5）保管單位的

17、文字材料，應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容和形成規(guī)律以及相互間的聯(lián)系，按重要程度，問題、地區(qū)等結(jié)合時(shí)間順序排列。（6）保管單位是文字和圖樣混合組成的，如果文字材料是對產(chǎn)品、工程項(xiàng)目、科研專題等作全面說明或指示性的文件，一般應(yīng)放在圖樣的前面，如果文字材料只是對圖樣的補(bǔ)充或一般說明，則可將文字材料排列在圖樣文件的后面。保管單位之間的排列也應(yīng)符合以上原則方法。4、排列一般要求：（1）產(chǎn)品按設(shè)計(jì)、試制、小批量生產(chǎn)、批量生產(chǎn)、產(chǎn)品創(chuàng)優(yōu)工作程序排列，也可按產(chǎn)品系列、結(jié)構(gòu)排列。（2）科研按課題準(zhǔn)備階段、研究實(shí)驗(yàn)階段、總結(jié)鑒定、成果申報(bào)獎勵和推廣應(yīng)用等時(shí)間階段排列。（3）工程項(xiàng)目按依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)、工程施工、工程

18、竣工驗(yàn)收等專業(yè)性質(zhì)程序排列。（4）設(shè)備儀器按依據(jù)性材料、設(shè)備開箱驗(yàn)收、設(shè)備安裝調(diào)試、運(yùn)行、維修、隨機(jī)圖樣等排列。（5）管理性文件按問題、時(shí)間或重要程序排列。5、保管單位的編目科學(xué)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。（1）保管單位頁號編寫準(zhǔn)確無誤。單面書寫的材料在右上角，雙面書寫的材料正面在右下角，背面在左下角編號。一個(gè)保管單位內(nèi)的科技文件材料如果印刷成冊的已有頁號的文件自成一卷時(shí)也可不重新編號。一律用鉛筆編寫頁號。卷內(nèi)目錄和備考表不編頁號。（2）保管單位的卷內(nèi)目錄填寫齊全、完整。卷內(nèi)目錄，一般以每份科技文件或圖樣為單位填寫，成套圖樣或科技文件，一般已有圖樣目錄或文件目錄的，應(yīng)當(dāng)盡量利用。（3）備考表內(nèi)容須填寫齊全。

19、注明保管單位內(nèi)文件材料的總頁數(shù)和各種文件材料的頁數(shù)以及在組織保管單位和案卷使用過程中需要說明的問題。（4）保管單位封面各個(gè)項(xiàng)目上均應(yīng)填寫清楚，特別是題名要簡明確切地反映出保管單位內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容與成份，格式準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)完整。（5）檔號編排科學(xué)、系統(tǒng)、結(jié)構(gòu)完整準(zhǔn)確。（6）保管單位封皮（盒）脊背按規(guī)定格式填寫題名和檔號。6、保管單位的包裝要求。 （1）可采用裝訂和不裝訂裝盒兩種形式。（2）保管單位的規(guī)格一般為210297MM(A4幅面圖紙大小)，厚度適宜。（3）保管單位內(nèi)圖紙應(yīng)按“手風(fēng)琴風(fēng)箱式折疊法”和“正面折疊法”折疊成A4幅面大小，圖標(biāo)露于外面，并無金屬物和有機(jī)物。（4）保管單位內(nèi)的科技文件

20、材料，使用的是統(tǒng)一材料用紙，紙質(zhì)優(yōu)良、字跡工整，線條清晰、整潔，符合圖樣和科技文件材料管理制度的要求。、檢索工具必須齊全、完整，便于保管和利用。（1）移交的科技檔案必須編制科技檔案總目錄和分類目錄，分別隨同入館檔案移交檔案館一式兩份。（2）檢索工具必須準(zhǔn)確、系統(tǒng)與所移交的檔案相符。（三）聲像檔案進(jìn)館質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1、照片檔案的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。（1）分類準(zhǔn)確，在全宗內(nèi)一般采用年代-問題的分類方法，分類應(yīng)保持前后一致。（2）照片檔案的底片，單獨(dú)整理和存放。（3）照片檔案整理必須符合規(guī)范要求。A、底片在一個(gè)全宗內(nèi)應(yīng)流水排列，并在全宗內(nèi)編流水號，放入底片袋內(nèi)保管。底片號應(yīng)用鐵筆橫排刻寫在膠片乳劑面片邊處，底片袋或

21、襯紙包裝面上應(yīng)標(biāo)明底片號。B、照片要根據(jù)分類情況，隨同說明一起固定在芯頁上，組成案卷。（a）、說明格式正確，項(xiàng)目齊全能準(zhǔn)確地提示照片內(nèi)容。說明一般以照片的自然張為單位編寫，必要時(shí)，一組聯(lián)系密切的照片可加以說明。（b）、照片檔案題名應(yīng)概括案卷內(nèi)全部照片的基本主題。（c）、統(tǒng)一使用符合同家標(biāo)準(zhǔn)的照片檔案冊，要有卷內(nèi)目錄和卷內(nèi)備考表，填寫內(nèi)容齊全準(zhǔn)確。C、照片檔案的編目應(yīng)規(guī)范、準(zhǔn)確。（a）、底片的編號在全宗內(nèi)編流水號，格式是：全宗號-底片號。（b）、照片檔案的檔號應(yīng)包括全宗號、目錄號、案卷號。D、照片檔案應(yīng)編制案卷目錄一式兩份。E、底片內(nèi)容應(yīng)與案卷內(nèi)照片內(nèi)容相一致。F、大幅照片和底片在全宗內(nèi)統(tǒng)一分類

22、編號、單獨(dú)保存。(4)入館的照片檔案和底片的圖像要清晰，反差適中，無磨痕益于長期保存。(5)膠片檔案必須有與其相配的底片。2、錄音、錄像檔案進(jìn)館質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（1）錄音、錄像帶應(yīng)經(jīng)過剪輯整理，裝在特制的帶盒和盒套，并在盒面上，注明題名、時(shí)間、帶長或錄放時(shí)間，檔號等項(xiàng)目，盒套的脊背上應(yīng)填寫檔號和題目，檔號應(yīng)包括全宗號、目錄號和案卷號。（2）錄音、錄像的編號分別采用按時(shí)間順序編流水號的方法編寫。（3）錄音、錄像檔案的裝具應(yīng)宜于防潮、防塵。（4）錄音、錄像檔案應(yīng)不漏磁不丟色，音像清晰，利于長期保存。（5）聲像檔案進(jìn)館同時(shí)必須移交案卷目錄一式兩份。（四）電子檔案進(jìn)館質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1、歸檔內(nèi)容：凡是紙質(zhì)檔案或其他形

23、式載體的檔案均應(yīng)按照檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機(jī)載體上。2、歸檔范圍：電子文件的歸檔范圍應(yīng)參照國家紙質(zhì)文件材料或其他形式載體材料歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和電子文件產(chǎn)生及運(yùn)行過程中的元數(shù)據(jù)。3、保管期限和密級劃分：電子文件的保管期限和密級劃分應(yīng)參照國家紙質(zhì)文件材料或其他形式載體材料密級和保管期限的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)的保管期限應(yīng)當(dāng)與內(nèi)容信息的保管期限一致，應(yīng)當(dāng)在電子文件的機(jī)讀目錄上逐件標(biāo)注保管期限的標(biāo)識。4、質(zhì)量要求：要重點(diǎn)檢查其可生和完整性，刻錄的字節(jié)數(shù)，檢索拷貝在載體上的，還要看其介質(zhì)是否完好無損，必要時(shí)進(jìn)行全面檢查，確保測試無病毒

24、和檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確完整，合格率達(dá)到100%時(shí)方可進(jìn)行交接。凡檢查不合格的，由形成部門負(fù)責(zé)重新制作。5、移交方式：一般根據(jù)檔案進(jìn)館工作的實(shí)際情況與紙質(zhì)檔案或其他載體的檔案同時(shí)移交，移交形式可以是交接雙方之間進(jìn)行存儲載體傳遞，條件允許的情況下也可隨時(shí)接收現(xiàn)行文件的電子檔案。在已聯(lián)網(wǎng)的情況下，電子檔案的移交和接收工作可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，但仍需履行相應(yīng)的手續(xù)。二、接收檔案的手續(xù)及要求(一)檔案館接收單位自檔案形成之日起滿十年具有永久、30年保管價(jià)值的檔案。（二）檔案館接收每年一次，接收立檔單位到期應(yīng)進(jìn)館的檔案；撤銷單位的檔案隨時(shí)接收進(jìn)館；沒有主管機(jī)關(guān)的臨時(shí)性單位完成使命后的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)館。（三）接收工作在保

25、管利用科的指導(dǎo)下進(jìn)行時(shí)，移交前移交單位要按標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行收集整理、編目和消毒，對重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理；接收時(shí)保管利用科對移交單位應(yīng)進(jìn)館的檔案進(jìn)行檢查驗(yàn)收，移交檔案達(dá)到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)后憑借檔案資料移交清單一式三份，并出具移交檔案質(zhì)量確認(rèn)函。三、編制全宗介紹全宗介紹又稱全宗指南，是以文章敘述的方式，較為全面、概括地揭示檔案館（室）內(nèi)某一全宗的立檔前段時(shí)間歷史、全宗內(nèi)檔案的內(nèi)容和成份及其利用價(jià)值的一種檢索工具。檔案室應(yīng)在全面收集有關(guān)立檔單位歷史材料、充分熟悉全宗內(nèi)檔案材料情況，并在檔案材料經(jīng)過系統(tǒng)整理和編目后編寫全宗介紹，與檔案一起向檔案館移交。1、全宗介紹的編制原則(1)編制全宗介紹時(shí)必須堅(jiān)持歷史唯物

26、主義觀點(diǎn)，從歷史出發(fā)，實(shí)事求是，語言表述客觀、真實(shí)。(2)編制全宗介紹時(shí)主次分明，重點(diǎn)突出，做到文字簡練、敘述準(zhǔn)確、條理清晰、結(jié)構(gòu)分明。2、全宗介紹的結(jié)構(gòu)全宗介紹由封面、正文、備注三部分組成。（1）封面項(xiàng)目包括：全宗介紹名稱、時(shí)間、全宗號。A、全宗介紹名稱由全宗構(gòu)成者的名稱（全稱或通用簡稱）加“全宗介紹”構(gòu)成。B、時(shí)間：全宗內(nèi)檔案文件的起止年代，一般采用公元紀(jì)年表示，必要時(shí)可使用朝代年或其它特殊紀(jì)年方式表示，亦可以其一為主，另一為輔，為輔者加圓括號書于主者正下方。C、全宗號：本全宗指南所對應(yīng)的全宗的編號。（2）正文包括：全宗構(gòu)成者沿革、全宗內(nèi)檔案情況簡介、全 宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成份介紹。A、全宗構(gòu)成者沿革即立檔單位歷史概括，包括：立檔單位名稱、組建情況、成立時(shí)間；立檔單位名稱的變化，撤銷的時(shí)間和原因，繼承機(jī)關(guān)的名稱，辦事地點(diǎn)及遷移情況；立檔單位的性質(zhì)、任務(wù)、職權(quán)范圍和所轄區(qū)域，它在社會中的地位，與其他機(jī)關(guān)組織的關(guān)系；立檔單位活動的情況，如活動地點(diǎn)、范圍、經(jīng)歷的重大事件、執(zhí)行的特殊任務(wù)等立檔單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置及其職能，內(nèi)部機(jī)構(gòu)中重要部門的增設(shè)、調(diào)整、擴(kuò)大、合并、撤銷情況及其內(nèi)部一級機(jī)構(gòu)在各歷史階段的變化情況；立檔單位及其各組織機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人姓名；立檔單位文書處理和