福建省學(xué)生資助檔案管理培訓(xùn)

1、福建省學(xué)生資助檔案管理培訓(xùn)南平市教育局劉旭森2015年11月4日提綱3、如何做？具體操作流程2、做什么？主要工作內(nèi)容1、為何做？背景意義作用4、做如何？質(zhì)量要求一、為何做？什么是資助檔案在學(xué)生資助工作中形成的、反映歷史面貌的、對(duì)政府部門和社會(huì)具有保存、利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子、實(shí)物等不同形式和載體的歷史記錄。一、為何做？資助檔案包括文件(上級(jí)，本級(jí)（本校）)錄取花名冊(cè)（復(fù)印件）申請(qǐng)及佐證材料資格審查與公示表主管部門審批表學(xué)生流失（或異動(dòng)）管理資助資金發(fā)放與管理一、為何做？背景-意義-作用 黨的十八大從深入貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀、建設(shè)社會(huì)主義和諧社會(huì)和維護(hù)教育公平、促進(jìn)教育事業(yè)科學(xué)發(fā)展的

2、高度 提出要大力促進(jìn)教育公平，合理配置教育資源提高家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生資助水平，力求做到精準(zhǔn)資助讓每個(gè)孩子都能成為有用之才一、為何做？背景-意義-作用資助政策越來(lái)越惠民資助項(xiàng)目越來(lái)越多資助金額越來(lái)越大文件材料越積越多一、為何做？背景-意義-作用資助檔案（在工作過(guò)程中形成的全部材料）是從事學(xué)生資助工作實(shí)踐的真實(shí)記錄是對(duì)資助管理工作全面、客觀、歷史的反映資助檔案管理是資助管理工作的一部分是規(guī)范學(xué)生資助工作的一項(xiàng)必要措施 是檢查和考核學(xué)生資助工作的重要依據(jù) 是資助機(jī)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的主要指標(biāo)是提升資助工作內(nèi)涵的本質(zhì)要求一、為何做？背景-意義-作用最實(shí)在的是方便查找和利用?？梢跃S護(hù)歷史真實(shí)面貌，有憑證和參考作

3、用。可以準(zhǔn)確掌握經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生家庭情況。可以為決策人提供決策依據(jù)。可以衡量工作業(yè)績(jī)與管理水平，有利于提高工作效率。還是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富。三、做什么？文件依據(jù)福建省學(xué)生資助工作檔案管理辦法閩教學(xué)201419號(hào)教育部文書立卷、歸檔和檔案利用辦法(教廳檔20048號(hào)) 福建省教育廳檔案管理辦法 （試行）福建省歸檔文件整理細(xì)則（試行）二、做什么？工作內(nèi)容：制度-人員-管理-歸檔-移交建章立制：建立與健全平時(shí)文件材料的形成、積累和歸檔制度確定專管：專門負(fù)責(zé)（兼集中管理：對(duì)辦理完畢的應(yīng)歸檔的文件實(shí)行集中管理整理歸檔：及時(shí)移交：辦結(jié)文件不得長(zhǎng)期留在承辦人手里二、做什么？工作內(nèi)容：制度-人員-管理-歸檔-移交

4、隨時(shí)收集歸檔定時(shí)清理核對(duì)年終復(fù)查調(diào)整保證完整齊全 注意：收集歸檔無(wú)編號(hào)的：工作總結(jié)、年度計(jì)劃，會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、照片、錄音、錄像帶、光盤、電子文件二、做什么？工作內(nèi)容：制度-人員-管理-歸檔-移交 確定一名工作人員兼做檔案員工作（人手夠）認(rèn)真登記積極催辦及時(shí)清退仔細(xì)檢查離開移交二、做什么？工作內(nèi)容：制度-人員-管理-歸檔-移交本級(jí)主管單位的行政會(huì)議文件材料本級(jí)召開的工作會(huì)議、專業(yè)會(huì)議材料；本級(jí)發(fā)布的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿，重要文件的修改稿； (包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其他部門聯(lián)合發(fā)布的)本級(jí)請(qǐng)示與上級(jí)批復(fù)文件，下級(jí)請(qǐng)示與本級(jí)批復(fù)文件本級(jí)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；本級(jí)業(yè)務(wù)活動(dòng)的專業(yè)文件材料；本級(jí)檢查下級(jí)

5、工作、調(diào)研形成的文件材料；本級(jí)匯總統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料(包括計(jì)算機(jī)盤片等)；應(yīng)歸檔本級(jí)財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、賬簿、審計(jì)等文件材料；本級(jí)工作活動(dòng)中形成的重要文件材料；重要信件、電報(bào)、電話記錄本級(jí)從其它資助管理部門帶回的與本級(jí)有關(guān)的文件材料； 本級(jí)成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡(jiǎn)則、人員編制等文件材料本級(jí)歷史沿革、大事記、年鑒，反映本級(jí)資助管理部門重要活動(dòng)事件的剪報(bào)、聲像材料，榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書，有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；本級(jí)的人事及獎(jiǎng)懲等文件材料；本級(jí)財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊(cè)；二、做什么？工作內(nèi)容：制度-人員-管理-歸檔-移交應(yīng)歸檔本級(jí)編印的簡(jiǎn)報(bào)等刊

6、物定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本；本級(jí)與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料；本級(jí)與有關(guān)部門簽訂的（條約、）議定書、協(xié)定、合同、換文(正本、副本)本級(jí)外事活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、電話記錄、聲像材料、有參考價(jià)值的資料、互贈(zèng)禮品清單、工作來(lái)往文件等；本級(jí)各種督查檢查工作中形成的文件材料；二、做什么？工作內(nèi)容：制度-人員-管理-歸檔-移交應(yīng)歸檔二、做什么？工作內(nèi)容：制度-人員-管理-歸檔-移交同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)發(fā)布的非本級(jí)資助管理部門主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件；比如南財(cái)教201023號(hào)。有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)本級(jí)資助管理部門工作檢查形成的重要文件；如財(cái)政局、

7、審計(jì)局、監(jiān)察室。同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)與本級(jí)資助管理部門聯(lián)系、協(xié)商工作的重要的文件材料；（如和銀行協(xié)定的協(xié)議、合同等）應(yīng)歸檔二、做什么？工作內(nèi)容：制度-人員-管理-歸檔-移交下級(jí)報(bào)送的重要的工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算、決算等文件；下級(jí)報(bào)送的法規(guī)性備案文件。應(yīng)歸檔二、做什么？工作內(nèi)容：制度-人員-管理-歸檔-移交上級(jí)任免、獎(jiǎng)懲非本級(jí)的文件，普發(fā)供參閱、不辦的文件材料；上級(jí)發(fā)來(lái)供本級(jí)資助管理部門工作參考的抄件；上級(jí)征求意見未定稿的文件。 不歸檔二、做什么？工作內(nèi)容：制度-人員-管理-歸檔-移交重份文件;無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件；未經(jīng)會(huì)議討論文件；未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的

8、未生效文件；電報(bào)草稿，一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)性文件，定稿除外)；各次校對(duì)稿(主要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外)；從正式文件、電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非證明材料；無(wú)特殊保存價(jià)值的信封；一般性表態(tài)、詢問(wèn)一般性問(wèn)題、提出一般性建議或意見的人民來(lái)信。 不歸檔二、做什么？工作內(nèi)容：制度-人員-管理-歸檔-移交本級(jí)參加非主管機(jī)關(guān)召開的會(huì)議不需要貫徹執(zhí)行和無(wú)查考價(jià)值的文件材料；本級(jí)非隸屬機(jī)關(guān)抄送的無(wú)需辦理的文件材料。下級(jí)送來(lái)參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映、不應(yīng)抄報(bào)或不必備案的文件材料；越級(jí)抄送的一般的、不需要辦理的文件材料；下級(jí)抄報(bào)備案的一般性文件材料。不歸檔二、做什么？工作內(nèi)容：歸檔范圍二、做

9、什么？歸檔范圍：上級(jí)文件材料。上級(jí)召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料；上級(jí)發(fā)布的屬于本級(jí)業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件，上級(jí)普發(fā)的、非本級(jí)業(yè)務(wù)但需貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件；上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查時(shí)的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像(以下簡(jiǎn)稱聲像材料)等材料；上級(jí)轉(zhuǎn)發(fā)文件(包括報(bào)紙、刊物轉(zhuǎn)載)。上級(jí)資助管理部門任免、獎(jiǎng)懲非本級(jí)資助管理部門的文件，普發(fā)供參閱、不辦的文件材料；上級(jí)資助管理部門發(fā)來(lái)供本級(jí)資助管理部門工作參考的抄件；上級(jí)資助管理部門征求意見未定稿的文件。二、做什么？保管期限：永久、有期 主要永久、30年和10年三種永久30年10年 專門檔案（如會(huì)計(jì)檔案）另有保管期限和銷毀規(guī)定的按

10、有關(guān)規(guī)定執(zhí)行二、做什么？保管期限：永久、30年和10年 凡是反映本級(jí)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本級(jí)、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如法規(guī)、政策性的文件如重要文件材料如上級(jí)重要文件如表冊(cè)類各教育階段的資助二、做什么？保管期限：永久、30年和10年 表冊(cè)類匯總表（資金測(cè)算表、支付通知、補(bǔ)助表、結(jié)算表）受助對(duì)象明細(xì)表申請(qǐng)表及佐證民主評(píng)議記錄單公示名單及公示結(jié)論發(fā)卡簽領(lǐng)單發(fā)放表和銀行回單二、做什么？保管期限：永久、30年和10年 凡是反映本級(jí)一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本級(jí)工作有查考價(jià)值的文件材料，列為30年。本級(jí)一般工作問(wèn)題文件材料本級(jí)一般會(huì)議的主要文件材料本級(jí)人事管理

11、工作形成的一般文件材料上級(jí)發(fā)布的屬于本級(jí)業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的一般文件材料下級(jí)報(bào)送的重要總結(jié)二、做什么？保管期限：永久、長(zhǎng)期和短期 凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本級(jí)資助管理部門有參考利用價(jià)值的文件材料，列為10年。本級(jí)一般事務(wù)性的文件材料上級(jí)發(fā)布的非本級(jí)業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料下級(jí)報(bào)送的工作總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。三、如何做？工作流程：2.分類7.裝盒3.裝訂4.排列1.整理8.說(shuō)明6.編號(hào)5.編目三、如何做？三、如何做？整理-分類-裝訂-排列-編號(hào)-編目-裝盒-說(shuō)明 1整理。以“件”為保管單位。正本與定稿為一件；正文與附件為一件；原件與復(fù)制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一

12、冊(cè)（本）為一件；來(lái)文與復(fù)文可為一件；重要文件的正本與歷次稿合為一件；三、如何做？整理-分類-裝訂-排列-編號(hào)-編目-裝盒-說(shuō)明 2分類：綜合類、表冊(cè)類、財(cái)務(wù)類、聲像類。(按年度、學(xué)年度（或?qū)W期）、內(nèi)容設(shè)類目，確定期限)綜合類：上級(jí)出臺(tái)的政策、意見、方案、細(xì)則、辦法等文件；表冊(cè)類：學(xué)校申請(qǐng)表、摸底評(píng)審表、受助名冊(cè)、異動(dòng)名冊(cè)；財(cái)務(wù)類：經(jīng)費(fèi)撥付臺(tái)賬、補(bǔ)助臺(tái)賬、貸款臺(tái)賬、實(shí)物臺(tái)帳；聲像類：政策宣傳、發(fā)放助學(xué)金等儀式的聲像，文字宣傳報(bào)道資料。三、如何做？整理-分類-裝訂-排列-編號(hào)-編目-裝盒-說(shuō)明 3裝訂。裝訂時(shí)應(yīng)將左、下側(cè)對(duì)齊。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前

13、，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；不同文字的文本，無(wú)特殊規(guī)定的，中文本在前，其它文本在后。三、如何做？整理-分類-裝訂-排列-編號(hào)-編目-裝盒-說(shuō)明 4排列。在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)按時(shí)間順序排列；會(huì)議材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套文件可集中排列；表冊(cè)：按匯總統(tǒng)計(jì)表-發(fā)放名冊(cè)-申請(qǐng)表及佐證材料（按名冊(cè)序）-評(píng)議結(jié)果-公示結(jié)果-學(xué)生簽領(lǐng)表-學(xué)生異動(dòng)情況表。三、如何做？整理-分類-裝訂-排列-編號(hào)-編目-裝盒-說(shuō)明 6.編目 依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。 卷內(nèi)目錄設(shè)置： 件號(hào)（序號(hào)）、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)號(hào)（數(shù)）、備注。三、如何做？整理-分類-裝訂-排列-編號(hào)-編目-裝盒-說(shuō)明 6.編目件號(hào)（序號(hào)）

14、：與歸檔章內(nèi)容一致。責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人（發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者）文號(hào)：發(fā)文字號(hào)，填寫時(shí)應(yīng)照實(shí)抄錄，不能省略；題名：文件標(biāo)題，沒(méi)題名或不規(guī)范 應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充；日期：文件形成時(shí)間，如20010909。頁(yè)數(shù)（頁(yè)號(hào)）：每份文件的總頁(yè)數(shù)，有圖、文頁(yè)面為1頁(yè)，空白不計(jì)；與歸檔章內(nèi)容一致。備注：注釋文件需要說(shuō)明的情況，如來(lái)文與復(fù)文，在備注欄內(nèi)作注明。三、如何做？整理-分類-裝訂-排列-編號(hào)-編目-裝盒-說(shuō)明 5、編號(hào)；編寫全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)等7、裝盒；8、說(shuō)明。與中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法的要求相同。三、如何做？整理-分類-裝訂-排列-編號(hào)-編目-裝盒-說(shuō)明 7、裝盒；8、說(shuō)明。與中

15、華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法的要求相同。三、如何做？檔案移交 移交時(shí)間：第二年的八月份，最遲為第二年十月底。移交時(shí)：要嚴(yán)格辦理移交手續(xù)利用時(shí)：要須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。副本：常用的文件材料應(yīng)制作相應(yīng)的副本，供平時(shí)查閱和檢查時(shí)使用。 中心檔案未建立起來(lái)，暫由本級(jí)保管。三、如何做？檔案移交臨時(shí)機(jī)構(gòu)也應(yīng)按上述辦法歸檔，工作全部結(jié)束后完整地向檔案室移交。做好檔案的安全保密工作使用完畢應(yīng)及時(shí)退還，一般不得超過(guò)兩周調(diào)閱人出差時(shí)間較長(zhǎng)，應(yīng)將所借案卷歸還不得將學(xué)生信息交他人復(fù)制，以防泄露個(gè)人隱私干部調(diào)動(dòng)須經(jīng)檔案室出具證明后方可辦手續(xù)。移交注意事項(xiàng)四、做如何？南平市資助檔案工作目標(biāo)促進(jìn)全市學(xué)生資助工作檔案管理的規(guī)范化；強(qiáng)化各學(xué)生資助工作部門的檔案工作職責(zé)；理順文書處理和檔案管理之間的關(guān)系；簡(jiǎn)化文件整理歸檔工作及規(guī)范歸檔文件的整理方法；切實(shí)提高歸檔文件質(zhì)量和檔案管理與服務(wù)水平。四、做如何？南平市檔案工作要求健全各級(jí)資助管理部門的資助檔案歸檔工作制度力求保證應(yīng)歸檔文件的齊全完