文秘專業(yè)知識能力訓練

1、Word文檔 文秘專業(yè)知識能力訓練文秘是隨著科學經(jīng)濟高速進展，信息傳播急劇膨脹，社會競爭日趨激烈而產(chǎn)生的一門新興現(xiàn)代科學管理專業(yè)。我整理的專業(yè)學問力量訓練，供參考！專業(yè)素養(yǎng)基本要求1.身體素養(yǎng)：健康的身體應當是做好任何工作的一個重要前提。要有一個健康的體魄。身體狀況不佳的人是不能勝任秘書工作的。2.心理素養(yǎng)：要時刻保持良好的心態(tài)，心理狀態(tài)要正常，不要被心情所左右。每一天都應以平和的心態(tài)從事自己的工作。一個有著心理障礙的人，一個對社會布滿仇恨的人，一個喜怒無常的人是不行能做好秘書工作的。3.思想素養(yǎng)：這是更高的一項要求，作為現(xiàn)代社會的高級管理人員，在一個國際知名的機構里工作，應當具有愛崗敬業(yè)精神

2、、實事求是精神和開拓創(chuàng)新精神，此外，還應具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會責任感。在現(xiàn)代社會里，人們的工作生活的節(jié)奏加快，社會的變化日新月異，外邊的世界很精彩，幾乎每天都有令你感慨的事情發(fā)生，且不說每天的國內(nèi)形狀勢，就在我們身邊，就會常常有一些新穎事、突發(fā)事，你的一個親戚玩股票掙了大錢；你的一個伴侶倒房地產(chǎn)虧大發(fā)了；你的哥們當了大官，你的一個熟人因腐敗問題露餡，進去了。這些都會令你感慨，但不要受各種狀況的影響，不能看人家發(fā)財了，就想到，做人就得膽大；而一看到出問題的，立刻又一轉(zhuǎn)念，做人還是謹慎為好！業(yè)務力量1.理論學問：必需熟悉到理論學習的重要性，一方面要把握扎實的基礎學問，包括法律、外語

3、、經(jīng)貿(mào)以及對業(yè)務工作有關心的其它學問。另一方面也留意收集新的信息，關注的法學領域的新的進展動態(tài)。2.實踐閱歷：要留意總結(jié)工作中好的閱歷，盡量避開走彎路，要常常進行閱歷溝通，要多向有閱歷的人學習。3.辦事力量：秘書工作繁雜、瑣碎，這就要求我們必需具備較高的辦事力量，無論是辦案，辦會，還是處理日常事務，都要留意熬煉自己的辦事力量，提高辦事效率并應把握肯定的辦事方法與技巧。（詳見“四”）文化素養(yǎng)1.社會科學：學好專業(yè)學問應是起碼的要求，而懂得一點文史哲，具備肯定的文化素養(yǎng)，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可對工作有所裨益。相傳，在清朝某年間，皇帝派朝廷官員到南方招考官吏，但先后派了幾人均未能完成此任。

4、何故？只為南方的秀才們嫌這些官員文化素養(yǎng)低，寫詩做對皆不行。后皇帝派了一個叫王爾烈的人又去江南辦理此事。那些江南才子們以出對聯(lián)來試王的文化，上聯(lián)曰： 江南千山千水千秀才，王爾烈即刻以此下聯(lián)對之： 塞北一天一地一圣人。 語出驚人。江南秀才們進而問到，先生的學問畢竟有多大？王隨口吟到：天下文章屬三江三江文章屬吾鄉(xiāng) 吾鄉(xiāng)文章屬吾弟 吾為吾弟改文章。由此，一句對聯(lián)，一首詩完成了招考工作。2.自然科學：仲裁、調(diào)解案件五花八門，經(jīng)常要涉及自然科學的有關學問，如機械設備，建筑工程，醫(yī)藥化學等。一方面，我們平常要留意積累；另一方面，在辦理這方面的案子過程中，也要從中學一學這方面的學問。3.外語：我們辦理的案件

5、中，涉外案件占有很大的比例，常常涉及外國當事人，對外交往中，無論是書面的，還是口頭的，都要常常運用外語。我們要使自己成為既懂業(yè)務又懂外語的，“兩條腿走路”的人才。其他方面學會一些有益的技能，如電腦、開車，琴棋書畫等，也是很有好處的。俗話說，“藝不壓身”，假如你具備了肯定的素養(yǎng)，把握了某種技能，總會有你顯山露水那一天，同樣，假如你在那一方面尚存缺陷，則肯定會有你無地自容的那一刻。但有一點要明確，我們必需始終圍繞本職工作這個“重心”，在做好本職工作的前提下，才能再去充實自己的其它學問與技能，而絕不能沖淡“主題”，更不能“不務正業(yè)”。秘書人員要把握肯定的工作原則、方法和藝術工作原則：在工作中應遵循的

6、規(guī)律并使之作為我們行為的準則。 工作方法：為了達到工作目標而實行的手段和途徑。比如過河：你可以選擇游泳，劃船，架橋等，關鍵是要選擇切實 可行的方法。 工作藝術：通過運用超群的、奇妙的、具有制造性的工作方法，順當?shù)赝瓿晒ぷ魅蝿?，同時給人以美的感覺和享受。作為現(xiàn)代社會的秘書人員或管理人員，我們應當學會：堅持工作原則，運用工作方法，講究工作藝術。為此，我們要做到以下幾點：1、要協(xié)調(diào)好各種關系：包括與本部門的領導之間，同事之間；與仲裁員/調(diào)解員之間的關系；與當事人的關系，與律師的關系；與有關部門的關系等。在協(xié)調(diào)與本部門領導的關系時，要作到敬重領導，維護領導的威信，適應領導的工作習慣、工作方法、工作風格

7、以及工作特點。比如，有的領導規(guī)律性較強，凡是愛有個前因后果，對這樣的領導就要在談工作時要講事實，擺觀點，有分析有推理；而有的領導喜愛單刀直入、開門見山，對此就要言簡意賅，直中問題的要害；而有的領導幽默風趣，你也不妨與他（她）開開玩笑。了解領導的工作風格和特點，目的是為了更好地做好工作。當然，在敬重領導的前提下，要敢于提出自己的觀點，要有維護真理的精神。那種對領導一味迎合，無原則地聽從，則是不足取的。那樣，會使別人懷疑你的人格、人品，領導也不肯定會觀賞這種人。對待當事人要熱忱周到，莊重大方，言行得體，不卑不亢，樹立良好的部門形象。不要擺出官僚衙門的作風，也不要沾染市儈奸猾的習氣。把握的電腦技巧一

8、、紅頭文件的制作及標準1、進行頁面設置選擇“文件”“頁面設置”選擇“頁邊距”附簽，上：3.7厘米 下：3.5厘米 左：2.8厘米 右：2.6厘米。選擇“版式”附簽，將“頁眉和頁腳”設置成“奇偶頁不同”,在該選項前打“”。選擇“文檔網(wǎng)格”附簽，“字體設置”，“中文字體”設置為“仿宋”；“字號”設置成“三號”，單擊“確定”按鈕，選中“指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”；將“每行”設置成“28”個字符；“每頁”設置成“22”行。然后單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設置成了以三號字為標準、每頁22行、每行28個漢字的國家標準。2、插入頁號選擇“插入”“頁碼”，“位置”設置為“頁面底端（頁腳）”，“對齊方式”設置為“

9、外側(cè)”。然后單擊“格式”按鈕，“數(shù)字格式”設置為全角的顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁碼設置。雙擊頁碼，在頁碼兩邊各加上一條全角方式的短線；并將頁碼字號設置成“四號”；字體任意；奇數(shù)頁的頁碼設置成右空一個漢字，偶數(shù)頁的頁碼設置成左空一個漢字。3、發(fā)文機關標識制作選擇“插入”“文本框”“橫排”菜單項，鼠標將會變成“”，在Word 2021版面上單擊鼠標左鍵，消失一個文本框，在該文本框內(nèi)輸入發(fā)文機關標識，輸入完成后，選中該文本框，單擊鼠標右鍵“設置文本框格式”，在這里來設置紅頭的屬性。選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設置成“無填充顏色”。選擇“大小”附簽，“高度”設置成“2c

10、m”；寬度設置成“15.5cm”。注：用戶可依據(jù)實際狀況調(diào)整尺寸。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設置成“居中”，“度量依據(jù)”設置成“頁面”；垂直對齊： “肯定位置”設置成“頁邊距”， “下側(cè)”設置成“2.5cm”平行文標準，“8.0cm”上行文標準，注：用戶可依據(jù)實際狀況調(diào)整尺寸。然后單擊“確定”。選擇“文本框”附簽，左、右、上、下都設置成“0cm”，單擊“確定”完成。文本框?qū)傩匀吭O置完成，單擊“確定”按鈕。選中文本框內(nèi)的全部文字，將顏色設置成“紅色”，字體設置成“小標宋簡體”，字號依據(jù)文本框的大小設置成相應字號，但要盡量布滿該文本框，這樣，寬為155mm、高為2

11、0mm、距上25mm的紅頭制作完成。4、紅線制作首先將“視圖”“工具欄”“繪圖”選中，單擊“繪圖”工具條的直線工具，鼠標會變成“十”字形，左手按住鍵盤上的Shift鍵，右手拖動鼠標從左到右劃一條水平線，然后選中直線單擊鼠標右鍵，選擇“設置自選圖形格式”，紅線的屬性在這里進行設置。選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設置為“紅色”；“虛實”設置為“實線”；“粗線”設置為“2.25磅”。選擇“大小”附簽，“寬度”設置為“15.5cm”。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設置成“中”，“度量依據(jù)”設置成“頁面”，垂直對齊：“肯定位置”設置成“頁邊距”，“下側(cè)”設置成“7cm” 平

12、行文標準，“13.5cm”上行文標準，注：用戶可依據(jù)實際狀況進行調(diào)整。單擊確定。5、文號制作平行文文號：文號三號仿宋、居中顯示。上行文文號：文號三號仿宋字體、左空一個字的距離；簽發(fā)人三號仿宋字體；簽發(fā)人姓名三號楷體、右空一個字的距離。 注：文號肯定要使用六角符號。六角符號插入方法：選擇“插入”“符號”“符號”附簽，找到六角符號后，將光標置于預備插入的地方，單擊“插入”按鈕即可。6、主題詞制作選擇“表格”“插入”“表格”，選中表格，單擊鼠標右鍵表格屬性“表格”附簽，“對齊方式”設置為“居中”；然后單擊“邊框和底紋”按鈕，在“預覽”窗口中將每行的下線選中，其它線取消，在表格中填寫詳細內(nèi)容：主題詞用

13、三號黑體；主題詞詞目用三號小標宋；抄送、抄送單位、印發(fā)單位及印發(fā)日期用三號仿宋。7、保存成模板文件單擊“文件”“保存”，“保存類型”：選擇“文檔模板（*.dot）”；“文件名”：給模板命名；“保存位置”：模板所在路徑（一般不做，默認即可）。 至此，模板制作完成。以后全部屬于此種類型的公文都可以調(diào)用該模板，直接進行公文正文的排版。 要對該模板進行修改，可以調(diào)出相應模板，方法是：選擇“文件”“打開”，找到相應的模板路徑，若模板保存時按系統(tǒng)默認設置的，然后單擊“打開”按鈕調(diào)出模板即可進行修改。二、公文正文排版1.依據(jù)模板建立新公文：選擇“文件”“新建”“常用”附簽，選中所需模板，單擊確定，調(diào)出模板。

14、2.制作公文正文內(nèi)容：正文內(nèi)容依據(jù)用戶的實際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟件中將文字復制進來，但必需遵循以下國家標準：標 題二號小標宋字體，居中顯示； 主送機關三號仿宋字體，頂格，冒號使用全角方式；正 文三號仿宋字體；成文日期三號仿宋字體，右空四個字的距離，“”和六角符號的輸入方法全都，不能使用“字母O”或“數(shù)字0”代替。文號、簽發(fā)人、主題詞根據(jù)模板定義的字體填寫完整。最終，將紅頭、紅線、文號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、成文日期、主題詞的相互位置調(diào)整好。三、用Word制作電子公章1、圖章輪廓選擇“插入圖片自選圖形”，在“繪圖”工具欄中選擇橢圓，按下Sfift鍵在文檔中拖出一個圓，設置為“無填充色”，線條寬度為2磅，顏色為紅色，“疊放次序”為“最底層”。2、編