會議管理(半天版)

1、劉峰松會議管理為什么要開會為什么有人不喜歡開會為什么會議會拖沓、扯皮為什么開會時都喜歡坐在后面為什么開會時領(lǐng)導(dǎo)的座位都安排在前排我們有什么必須每時每刻都放不下的事我們?yōu)槭裁磿湃蝿e人議論自己的議題為什么我們心甘情愿地執(zhí)行自己不在場的決議課前導(dǎo)入會前因素明確會議目標(biāo)確定與會人員制訂會議議程選擇會議方式安排場地/設(shè)備會議/議程通知影響會議效率的因素會中因素準點開會營造氛圍合理控制節(jié)奏遵守會議守則遵守人員角色遵守議程總結(jié)會議成果準點結(jié)束會議會后因素分發(fā)會議紀要會議文件存檔跟進回憶決議高效會議的特征只有在必要時才召集好好籌劃擬定和分發(fā)議程表事先分發(fā)發(fā)言大綱遵守議題、議程、時間一切按部就班對相關(guān)議題有經(jīng)

2、驗的人出席有評論、有歸納記錄所有決定、建議和負責(zé)人會議流程通知開會準備會場、設(shè)備、資料簽到入座準點開會（誰都不等）宣布開會再次強調(diào)議題、議程進入議程總結(jié)會議成果散會整理會場會議規(guī)范一般紀律提前進場不擅自插嘴不跑題不糾纏不中途離場不接聽電話不走神不作其它事情不過分發(fā)泄情緒認真傾聽仔細記錄會議規(guī)范營造和諧氣氛按照議題、議程進行正確總結(jié)討論內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的言論、資料幫助與會者厘清不假思索的想法尊重少數(shù)人的意見，避免會中意見一邊倒的現(xiàn)象保持中立制止與議題無關(guān)的爭辯與討論制止糾纏與扯皮會議主持人守則發(fā)言內(nèi)容要有組織適時發(fā)言一次只討論一個重點口齒清晰，陳述有力一針見血音量適當(dāng)解釋方式讓人易懂口

3、吻自信在要點處加大音量與會者的責(zé)任會前確定議題與議程；議題與議程與與會各方協(xié)商；議題與議程必須明確；議題與議程易于執(zhí)行與監(jiān)控；與會各方提供發(fā)言提綱、時間；確立的議題與議程須正式通知與會方。 議題與議程的確立職責(zé)所在做事細致周到有一定誠信度對與會各方比較熟悉有能力組織會議資源會議組織者的確定主持人的確定有相當(dāng)高的地位與與會各方有領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系有較高的威望對議題有詳細的了解邏輯思維與辯證思維嚴謹處事客觀、公正能夠?qū)Q議能否達成負責(zé)有發(fā)表意見的意愿 能夠理解其他人的意見有立場、有原則有溝通與交流的技巧參加與自己有關(guān)的議題、議程（階段性與會）參會人員選擇上午8:009:00 發(fā)言的欲望尚未喚起，不宜讓與會者

4、對提議有太多回應(yīng)與分析 上午9:0010:00 適合一對一面談，也是進行業(yè)務(wù)會談的最佳時機上午10:0012：00 適宜集思廣益下午3：005:00 最好不要安排會議盡量少打攪與會者按照正常工作安排已經(jīng)安排好的工作會議的時間安排會議準備的5W1H WHY：會議目的WHAT：議題WHO：與會者WHEN：日期及開始/結(jié)束時間WHERE：地點、設(shè)施、設(shè)備HOW：規(guī)章制度邀請與會人員確認與會、請假、缺席的人員；提醒與會人員帶上與會資料；確認會場；檢查會議設(shè)備、設(shè)施準備背景資料準備會議發(fā)言大綱預(yù)先設(shè)定可能的沖突與應(yīng)對方案會前準備將會議資料發(fā)到參會人員手上。如果是公司網(wǎng)站、OA上公示或者發(fā)到郵箱、共享文檔

5、上的資料，必須要求每個人確認已經(jīng)看到確認參會者閱讀并且理解了資料會議資料會議準備工作核對單會議準備工作核對單了解會議的目的是否準備會議名簽是否一定要開會是否安排交通工具確定會議的形式是否安排與會者住宿安排會議的議程是否發(fā)出了會議通知決定會議的時間確定視聽教材確定會議的主持人確定輔助教材決定會議的地點準備會場周邊位置圖是否確認發(fā)言大綱是否要求與會者準備資料研究會場如何布置確定自己人的相關(guān)資料確定出席人數(shù)是否安排會后娛樂項目并做好事先通知安排出席者座位其它會議物料是否準備確認自己在會前收到的議程表對自己負責(zé)的議題充分了解，并有充分法資料提供給其它與會者除非已被指定對某議題發(fā)表演講，否則有義務(wù)在會中

6、主動提出建設(shè)性的意見努力去了解其他與會者對議程上議題的觀點以及背景資料對于可能的反對者、疑問者事先溝通與會者的準備工作如何做開場白35分鐘發(fā)言，系統(tǒng)簡潔介紹會議目的等事項；內(nèi)容：會議目的、議題與議程、時間安排、議事方式、紀律規(guī)則、指定會議記錄者等可以寒暄，緩解與會者緊張情緒主持人的會議管理如何分配發(fā)言時間遵守議程依次發(fā)言提議、新觀點在前提議、闡述時間充裕附和、復(fù)述時間短主持人的會議管理如何掌握議事進度遵守議程不求每人一次性有結(jié)論觀點清楚了就行節(jié)奏緊湊不給跑題、扯皮以時間如何圓滿結(jié)束會議必須有結(jié)論必須有方案必須有責(zé)任人必須有跟蹤與監(jiān)督承認分歧就解決分歧有議案會議控制宣布會議紀律；手機靜音、震動、

7、關(guān)閉或不得使用手機；強調(diào)執(zhí)行議程；跑題時及時糾偏；議程外話題記錄在案。另選時機協(xié)商；不能決議的內(nèi)容不的糾纏。執(zhí)行完既定議程后再議；會議任務(wù)完成者可先行離開。意外情況處置非語言性暗示探詢、總結(jié)、測試了解程度提醒議程將別人的話題帶入議題非語言性打斷重復(fù)問題短暫沉默如何對待會議中的麻煩制造者跑題者跑題者強調(diào)議程重申會議紀律短暫沉默否定者反問打斷執(zhí)行會議紀律過敏者點名發(fā)言重復(fù)問題自賞者提示議程暗示結(jié)束及時總結(jié)革命者重申議程、議題必須有決議，必須有人負責(zé)；決意要明確、可行；如果會議上暫時無法形成具體的決議案，可以商定會后的議事方式、時間；與會各方須遵守決議；缺席者視為自然認可會議決議；會議決議行文并發(fā)到

8、每一個與會者、相關(guān)方；會議中有不一致的意見，可以記錄、存疑、再議。會議決議會議決策方式彼得 德魯克決議法用“足夠多”的時間檢視困難所在，并使與會者達成共識列舉或圖示各提案開始討論客觀比較各提案優(yōu)劣，避免意氣之爭估計各提案獲益評估有無采集更多參考資料的需要征求反對意見以中立角度檢視正反意見尋求與會者對各提案之認同對提案做適當(dāng)?shù)男拚c妥協(xié)確認議事結(jié)果組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位會議決策方式四種群體決策權(quán)威決策最高掌權(quán)者具有決策權(quán)和否決權(quán)，單方面作出決定適宜：組織授權(quán)團隊領(lǐng)導(dǎo)人作最終決策并全權(quán)負責(zé)不宜：當(dāng)團隊領(lǐng)導(dǎo)人希望團隊成員接納并支持決策時少數(shù)服從多數(shù)多數(shù)成員同意提案，以民主原則為基礎(chǔ)適宜：時間有

9、限，而決策結(jié)果不會對反對者造成消極影響時注意：投票容易導(dǎo)致輸贏之爭，輸方將難以盡職和投入共識決策所有成員都不同程度地支持某項決議，每個團隊成員都有否決權(quán)提供一種反映所有成員想法的全面解決辦法，能夠提高成員實施決策的積極性，體現(xiàn)平等注意：如果決策時間有限或團隊成員不具備決策技巧時，決策難以形成會議決策方式四種群體決策無異議決策所有成員對決策完全贊同當(dāng)提案非常重要，要求所有成員達成完全一致時，團隊?wèi)?yīng)作出無異議決策無論團隊具備怎樣的經(jīng)驗，無異議決策都很難到處。只有當(dāng)一項決策的結(jié)果對每個成員都至關(guān)重要時才有可能作出無異議決策。會議文字記錄資料重要的會議應(yīng)該進行錄音定期召開的會議不用錄音多數(shù)會議指定記錄

10、者記錄者的筆記流暢不失真會議記錄內(nèi)容全面而準確會議記錄應(yīng)有組織的整理將會議記錄發(fā)送給與會者會議記錄 記錄者重要性僅次于主持人記錄發(fā)言與決議維持議程觀察員探尋真實的意思表達詢問錯過的詞句引導(dǎo)面向議題與議程的討論確認記錄真實正確記錄過程中的話術(shù)技巧會議跟蹤主持者的跟蹤請大家填寫會議評估表針對意見做出改進措施詢問和聯(lián)絡(luò)缺席的同事制定跟進計劃，負責(zé)跟進如有需要找高層協(xié)助如計劃進行順利，取消下次會議會議之后檢討得失指定部門專職負責(zé)會議決議執(zhí)行情況的跟蹤；發(fā)現(xiàn)問題及時溝通、及時記錄、及時匯報；需要調(diào)整對決議的執(zhí)行方案時須征求相關(guān)方意見并知會跟蹤責(zé)任人；跟蹤必須閉環(huán)；跟蹤必須針對結(jié)果有處置措施；跟蹤結(jié)果、處置措施、處置結(jié)果在下次會議時公布。會后跟蹤會議低效的原因時間安排欠妥：比如周一上午與周五下午臨時會議太多，影響正常工