南昌師范學(xué)院辦公自動化系統(tǒng)

1、南昌師范學(xué)院辦公自動化系統(tǒng)技術(shù)參數(shù)要求系統(tǒng)整體設(shè)計要求采用B/S結(jié)構(gòu)、客戶端支持IE9及以上版本、chrome、firefox、傲游、360、搜狗、Edge等主流瀏覽器，零安裝、操作簡潔、易于維護(hù)，支持遠(yuǎn)程訪問；基于“平臺+應(yīng)用”插件模式的結(jié)構(gòu)，以貝凱公司自主知識產(chǎn)權(quán)的貝凱協(xié)同辦公開發(fā)平臺為基礎(chǔ)運(yùn)行平臺，具有良好的穩(wěn)定性、安全性、擴(kuò)展性和可維護(hù)性；系統(tǒng)具有完善的二次開發(fā)接口，支持工作流自定義、表單自定義；提供多種方式對新郵件、待辦事宜進(jìn)行實時提醒，包括APP、微信、手機(jī)短信、在線消息、桌面辦公助手等，保證將信息及時準(zhǔn)確傳送到用戶的身邊；靈活的個性化設(shè)置，充分滿足用戶個性化需求；支持SSL協(xié)議傳

2、輸加密、支持多種級別的文件存儲加密；基于J2EE平臺，服務(wù)部署跨平臺，具有良好的穩(wěn)定性和安全性；工作流配置圖形化、配置時操作所見即所得，簡單、直觀、方便；系統(tǒng)功能設(shè)計適用、易用、易推廣；系支持智能手機(jī)、平板電腦（iOS、android平臺）移動辦公；支持電子簽章、手寫簽名；可與數(shù)字化校園的其它應(yīng)用系統(tǒng)有深入的集成。系統(tǒng)以辦公室業(yè)務(wù)為主，兼顧各部門辦公需求，功能涵蓋信息發(fā)布、公文處理、會務(wù)管理、請示報告、督查督辦、信訪管理、接待管理、電子郵件、日程安排、內(nèi)部資料共享、實時通信等功能。系統(tǒng)用戶終端覆蓋電腦 Web端、移動APP客戶端、企業(yè)微信。功能模塊要求2.1電腦Web版功能要求2.1.1系統(tǒng)登

3、錄、密碼找回支持賬號密碼登錄、APP掃碼登錄、微信掃碼登錄等多種登錄方式。忘記密碼可以通過綁定的手機(jī)號找回密碼。2.1.2首頁系統(tǒng)首頁支持多個版面布局、樣式，可根據(jù)用戶具體需求定制。2.1.3公共信息2.1.3.1通知公告發(fā)布、查看通知公告，通知公告支持欄目分類，不同欄目分類的可單獨指定相應(yīng)的人員進(jìn)行管理。支持在線富文本編輯器，可發(fā)布圖、表、文字、視頻、動畫等，并且可進(jìn)行各種樣式的排版，支持Word內(nèi)容直接粘貼，支持附件上傳。支持內(nèi)容模板，新建內(nèi)容時可選擇合適的內(nèi)容模板，編輯后再發(fā)布。支持?jǐn)M稿、審核、發(fā)布過程流程化管理。支持已閱人員統(tǒng)計功能，可篩選出未讀人員。未讀人員可通過APP、微信、手機(jī)短

4、信等方式發(fā)送閱讀提醒。2.1.3.2文件發(fā)布發(fā)布、查看學(xué)?；蚋鞑块T發(fā)布的文件，通知公告支持欄目分類，不同欄目分類的可單獨指定相應(yīng)的人員進(jìn)行管理。支持在線富文本編輯器，可發(fā)布圖、表、文字、視頻、動畫等，并且可進(jìn)行各種樣式的排版，支持Word內(nèi)容直接粘貼，支持附件上傳，PDF等格式文件支持在線查看。支持內(nèi)容模板，新建內(nèi)容時可選擇合適的內(nèi)容模板，編輯后再發(fā)布。支持已閱人員統(tǒng)計功能，可篩選出未讀人員。在發(fā)文管理模塊中，通過“發(fā)布”功能可將文件發(fā)布到本模塊中。2.1.3.3值班表各部門通過系統(tǒng)上報值班人員名單，辦公室在線收集、編排后發(fā)布。值班表包含值班日期、值班人、聯(lián)系方式、帶班領(lǐng)導(dǎo)等信息。值班表覆蓋日

5、常值班、法定假日、寒暑假等。值班提示：提前APP、桌面辦公助手、微信、手機(jī)短信等方式提醒值班人、帶班領(lǐng)導(dǎo)。值班日志：值班人填寫值班日志，帶班領(lǐng)導(dǎo)或?qū)ｉT授權(quán)人員可查看。2.1.4公文處理2.1.4.1發(fā)文管理發(fā)文管理模塊用于管理學(xué)校發(fā)文工作，實現(xiàn)發(fā)文的起草、審核、簽發(fā)、編號、校對、簽章、打印、發(fā)布、歸檔等過程的流程化管理。發(fā)文文件內(nèi)容采用MS Office Word或WPS進(jìn)行編寫，支持手寫簽名、痕跡保留、定稿、套紅、電子簽章等。主要功能如下：模板定義：管理員根據(jù)不同的辦公內(nèi)容，可以任意定義各類模板，模板制作使用Word文檔，方便易用。同一工作流程可以定義、采用不同的模板。流程定義：管理員可以對

6、流程進(jìn)行定義，包括流程的名稱、流程序號、后續(xù)流程序號、涉及的用戶等。發(fā)文擬稿：擬稿人在線擬文，支持文件模板，文件保存時自動保存到服務(wù)器。發(fā)文審核：審稿人員審核并提出意見，修改文稿并保留修改痕跡。發(fā)文會簽：會簽部門領(lǐng)導(dǎo)批閱并提出修改意見，修改文稿并保留修改痕跡。會簽時支持并發(fā)串行的功能，即可同時選定多個部門進(jìn)行會簽，系統(tǒng)按照會簽部門的排列順序自動進(jìn)行發(fā)送。支持會簽過程中的部門內(nèi)部會簽，即單個部門會簽時可在部門內(nèi)部自由發(fā)送。發(fā)文核稿：核稿人員審核并提出意見，修改文稿并保留修改痕跡。發(fā)文簽發(fā)：領(lǐng)導(dǎo)提出修改意見并簽發(fā)，修改文稿并保留修改痕跡?？紤]到部分領(lǐng)導(dǎo)不習(xí)慣網(wǎng)上辦公，特別為領(lǐng)導(dǎo)添加了意見代簽功能，

7、由秘書打印出發(fā)文擬稿紙送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后再把領(lǐng)導(dǎo)的意見手工錄入。文件發(fā)送：將文件發(fā)送到各部門相關(guān)人員。收回功能：供發(fā)送人收回已經(jīng)發(fā)送的發(fā)文，避免由于接收人外出或有事的情況下延誤發(fā)文過程。返回功能：可以通過返回功能把該文返回到文件已流轉(zhuǎn)的任意一個節(jié)點。意見查閱：只要流轉(zhuǎn)過程中每一個用戶都可以查閱文件處理過程中別人簽署的意見。版本查閱：可以查閱發(fā)文正文的各個歷史版本。在何處形成歷史版本可進(jìn)行定制。文件查詢：通過各種條件組合，實現(xiàn)查詢。流程跟蹤：自動跟蹤并顯示文件的流轉(zhuǎn)過程，可以查看流轉(zhuǎn)的情況，文件流轉(zhuǎn)經(jīng)過哪些人，在每個人手中的時間。同時對應(yīng)記錄相應(yīng)的流轉(zhuǎn)過程中的審批意見。全文檢索：通過模糊查詢的方法在發(fā)

8、文文檔中進(jìn)行全文檢索。催辦督辦：系統(tǒng)根據(jù)辦理期限自動判斷是否已經(jīng)延誤并自動給當(dāng)前用戶發(fā)送催辦通知或進(jìn)行手工催辦，辦公室秘書發(fā)現(xiàn)有需要及時辦理的公文通過該公文直接催辦當(dāng)前處理人員。秘書可以根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示對文件進(jìn)行督辦，打印督辦單，錄入督辦結(jié)果。2.1.4.2收文管理在收文管理中，管理外單位來文的簽收、擬辦、傳閱、承辦等工作，實現(xiàn)收文的登記、編號、擬辦、批示/批閱、傳閱、交付承辦、辦理反饋等功能。主要功能要求如下：流程定義：管理員可以對流程進(jìn)行定義，包括流程的名稱、流程序號、后續(xù)流程序號、涉及的用戶等。收文登錄：進(jìn)行收文基本信息和全息內(nèi)容的登錄和嵌入；可以進(jìn)行手工錄入、文件引入兩種手段。對于接收到

9、的文字材料，可以通過掃描儀先掃描成電子格式，然后通過文件引入的方式引入到系統(tǒng)中。登記內(nèi)容包括收文號（系統(tǒng)自動提供）、文件的發(fā)文年、發(fā)文字、發(fā)文號、密級、緩急程度、文件標(biāo)題、來文機(jī)關(guān)、主題詞、頁數(shù)、張數(shù)。收文擬辦：供領(lǐng)導(dǎo)填寫擬辦意見；同時輸入辦理期限；領(lǐng)導(dǎo)可以通過待辦事宜進(jìn)入收文系統(tǒng)。在領(lǐng)導(dǎo)的批示過程中可以有多種的批示方式可供選擇，包括鍵盤輸入、手寫筆輸入等等。另外考慮到部分領(lǐng)導(dǎo)不習(xí)慣網(wǎng)上辦公，特別為領(lǐng)導(dǎo)添加了意見代簽功能，由秘書打印出收文辦理單送領(lǐng)導(dǎo)審批后再把領(lǐng)導(dǎo)的意見手工錄入。收文辦理：供主辦部門和協(xié)辦部門相關(guān)人員填寫辦理意見。收文傳閱：接收人可以將收到的收文傳閱給本部門的相關(guān)人員。辦理查閱

10、：具有辦理查閱功能的人員將可以通過辦理查閱功能查閱收文在所有部門的辦理情況，包括流轉(zhuǎn)記錄、辦理意見等。文件查詢：通過各種條件組合，實現(xiàn)查詢。全文檢索：通過模糊查詢的方法在收文文檔中進(jìn)行全文檢索。打印功能：打印收文登記簿等。催辦督辦：系統(tǒng)根據(jù)辦理期限自動判斷是否已經(jīng)延誤并自動給當(dāng)前用戶發(fā)送催辦通知或進(jìn)行手工催辦，辦公室秘書發(fā)現(xiàn)有需要及時辦理的公文通過該公文直接催辦當(dāng)前處理人員。秘書可以根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示對文件進(jìn)行督辦，打印督辦單，錄入督辦結(jié)果。收回功能：供發(fā)送人收回已經(jīng)發(fā)送的收文，避免由于接收人外出或有事的情況下延誤收文的辦理過程。返回功能：管理員或收發(fā)員可以通過返回功能把該文返回到文件已流轉(zhuǎn)的任意

11、一個節(jié)點。撤銷收文：管理員或收發(fā)員可以隨時撤消該收文，除了自己以外，其他人將看不到該文。另外相應(yīng)的待辦事宜中所有人員有關(guān)該文的記錄將被系統(tǒng)自動刪除。流程跟蹤：自動跟蹤并顯示文件的流轉(zhuǎn)過程，可以查看流轉(zhuǎn)的情況，文件流轉(zhuǎn)經(jīng)過哪些人，在每個人手中的時間，同時對應(yīng)記錄相應(yīng)的流轉(zhuǎn)過程中的辦理意見。二次分辦：收文可以分發(fā)給下面的部門進(jìn)行辦理。每個部門的流轉(zhuǎn)辦理過程為獨立的，其他部門未經(jīng)授權(quán)將無法查閱本部門的辦理情況等相關(guān)信息。而上級可以通過辦理查閱功能查閱下面所有部門的辦理情況授權(quán)辦理：在二次分辦的時候，每個部門可以通過授權(quán)辦理功能進(jìn)行辦理情況的交互。打印收文登記表：可以將一段時間內(nèi)的收文打印成列表，內(nèi)容

12、包括收文號、來文單位、來文標(biāo)題、經(jīng)辦人等。收文歸檔后，由歸檔人員添加收文檔號。2.1.5會務(wù)管理2.1.5.1會議通知對于單獨的會議，辦公室發(fā)布會議通知，與會部門查看通知并反饋參會人員。辦公室可以查看、匯總與會部門反饋情況。未反饋的部門，辦公室或系統(tǒng)自動催辦，催辦通過APP、微信、手機(jī)短信等形式。會議提醒：提前以APP、桌面辦公助手、微信、手機(jī)短信等方式提醒與會人。2.1.5.2會議室管理會議室信息維護(hù)、查詢，會議室在線預(yù)訂，會議室使用評價、使用日志等。會議室信息：會議室信息主要包括：議室名稱、地點、容納人數(shù)、相關(guān)設(shè)施情況、展示圖片、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等。如果管理的會議室比較多，可以添加會議室分

13、類進(jìn)行管理。會議室在線預(yù)定：查詢指定時間段內(nèi)會議室的預(yù)定情況，已預(yù)定的會議室不可再申請，但可以與會議室管理員進(jìn)行協(xié)調(diào)。通過會議室管理員確認(rèn)后申請才有效。會議室使用評價、使用日志：會議結(jié)束后會議申請使用單位可對會議室的使用情況進(jìn)行評價，包括服務(wù)評價，設(shè)置設(shè)備評價、意見與建議等，同時生成會議室使用日志留存。2.1.6綜合辦公2.1.6.1請示報告請示報告用于內(nèi)部各類采購申請、工作匯報、文件呈批等。功能如下：流程定義：定義各類請示報告的工作流程。起草人擬稿：起草人在線填寫請示報告表單，可添加附件，然后提交負(fù)責(zé)任人審核。部門負(fù)責(zé)任人審核：部門負(fù)責(zé)任人審核簽署意見，記錄簽署人、意見、日期，負(fù)責(zé)任人送下一

14、人時決定是否會簽。若會簽，指定各會簽人并自動提交所有會簽人；若不會簽，直接提交到領(lǐng)導(dǎo)。會簽負(fù)責(zé)任人會簽：各會簽部門的負(fù)責(zé)任人簽署意見后記錄簽署人、意見、日期，自動判斷是否是最后會簽部門。若是，自動提交到擬稿人所在部門領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)審批：簽署意見，回執(zhí)擬稿人或發(fā)至相關(guān)部門辦理反饋。 部門辦理反饋：如需相關(guān)部門辦理反饋，則發(fā)送給相關(guān)部門辦理并反饋。上會討論：如果請示內(nèi)容需要上會討論，則標(biāo)記“需上會討論”，需上會討論的請示可作為會議議題關(guān)聯(lián)到會務(wù)管理模塊中。2.1.6.2信訪管理主要用于完成對教職工、學(xué)生等的來信來訪、投訴等內(nèi)容進(jìn)行登記、檢查、辦理跟蹤等功能。信訪信息由校辦信訪辦統(tǒng)一錄入，信訪信息包

15、括如下項目：收信日期、信訪編號、事由、來訪者姓名、來訪者地址、來訪者聯(lián)系方式、閱批者、轉(zhuǎn)信單位、復(fù)信情況、限辦日期、處理要求等。信訪管理流程及功能大致同收文，信訪單可以轉(zhuǎn)入督辦系統(tǒng)進(jìn)行督辦。2.1.6.3用印管理用印管理包括公章的刻制、使用、銷毀等審批流程，也包括機(jī)構(gòu)代碼證、法人身份等證件的使用申請流程。審批流程：按照內(nèi)部管理規(guī)定定義流程。用印登記：建立用印電子臺賬。證件水印：機(jī)構(gòu)代碼證、法人身份等證件申請，自動生成證件加水印復(fù)印件供打印，水印自動添加在線申請時填寫的用途。2.1.6.4干部出行管理主要針對中層領(lǐng)導(dǎo)干部因公外出行程報備。分管領(lǐng)導(dǎo)、主要領(lǐng)導(dǎo)在線審批，校領(lǐng)導(dǎo)、辦公室可以查詢所有中層

16、領(lǐng)導(dǎo)干部的行程報備，獲取其去向。出行報備信息還可作為差旅費(fèi)報銷的依據(jù)。2.1.7個人辦公2.1.7.1電子郵件通過移動終端實現(xiàn)辦公郵件的接收、查看、發(fā)送等功能。郵件分為：收件箱、發(fā)件箱、草稿箱、垃圾箱、自定義郵箱幾個分欄。可以在移動終端上實現(xiàn)郵件的刪除、恢復(fù)、歸類、回復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)等操作。新郵件能夠主動推送到移動終端屏幕，實現(xiàn)主動提醒。郵件內(nèi)容可檢索，郵件附件大小無限制，郵件收件人可自動搜索。對方已讀未讀狀態(tài)顯示，郵件可撤回。郵件執(zhí)行定期超容量刪除功能。2.1.7.2待辦事宜待辦事宜是個人在公文處理流程和業(yè)務(wù)處理流程的各環(huán)節(jié)需要辦理的事宜，主要對發(fā)來的文檔進(jìn)行傳閱、審核、會簽、簽發(fā)、批示、辦理、督辦

17、等處理。具有提醒的機(jī)制，可自動與其他系統(tǒng)建立關(guān)聯(lián)，使用戶能夠集中處理個人承擔(dān)的所有的日常待辦工作。待辦事宜（未讀工作事宜）：未辦工作事宜列表，可點擊進(jìn)行詳情查詢與處理。在辦事宜（已讀工作事宜）：在辦工作事宜列表，可點擊進(jìn)行詳情查詢與處理。已辦事宜：已經(jīng)處理過的工作事宜列表，可點擊進(jìn)行詳情查詢。待辦收回：流程提交后，當(dāng)下一步處理人還未閱讀或處理之前，上一步驟處理人可以將流程收回，修改后重新提交。5、工作授權(quán)：當(dāng)由于出差、休假等原因不能處理工作事務(wù)時，用戶可以事先指定委托人。在設(shè)定的委托時間里，所有待處理文件將轉(zhuǎn)發(fā)給委托人，從而保證了文件的處理能夠及時、順利地進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。6、首頁顯示：待辦事宜和

18、在辦事宜在首頁醒目的位置顯示，方便用戶查看和處理。提醒功能：可通過APP、桌面辦公助手、微信、手機(jī)短信等方式實現(xiàn)待辦主動提醒。樣式區(qū)分：待辦事宜可根據(jù)緊急程度、辦理期限、業(yè)務(wù)類型等按不同樣式區(qū)分顯示。關(guān)注：需要特別留意關(guān)注的事項，用戶可設(shè)為“關(guān)注”將事項添加到關(guān)注一欄中，單獨收藏已便查閱后續(xù)辦理情況。閱讀標(biāo)識：待辦內(nèi)容當(dāng)前處理人是否已讀，在業(yè)務(wù)流程模板的在辦文件列表中直接用紅、綠色標(biāo)識區(qū)分。2.1.8日程安排用于安排工作、活動、計劃等事項，可定義多個日歷牌，日歷牌可自定義開放權(quán)限。支持按日、周、月、年等多種方式查看日程。日程包括私人日程和公務(wù)日程。私人日程由個人自行維護(hù)，公務(wù)日程授權(quán)專人進(jìn)行維

19、護(hù)。周會表、領(lǐng)導(dǎo)日程等信息自動同步到日程安排模塊中。查詢?nèi)粘蹋簩ψ约夯蚬蚕斫o自己的日程進(jìn)行查詢，找到關(guān)注的日程安排。共享日程：可以設(shè)定自己的日程共享給其他用戶，讓領(lǐng)導(dǎo)或工作相關(guān)人員了解自己的工作安排。日程提醒：對于各個日程可以設(shè)定提前提醒時間，到了時間，系統(tǒng)中會有提醒信息，也可以通過APP、桌面辦公助手、微信、手機(jī)短信等方式進(jìn)行提醒。2.1.9通訊錄通訊錄分為：名片夾（私人通訊錄）、單位名錄（公共通訊錄）和學(xué)校通錄（內(nèi)部教職工通訊錄，OA系統(tǒng)新增模塊）。通訊錄信息在OA系統(tǒng)后臺維護(hù)，名片夾（私人通訊錄）信息個人亦可在移動端維護(hù)，同時與手機(jī)通訊錄同步?？梢酝ㄟ^手機(jī)或平板電腦查詢聯(lián)系人信息，可以點

20、擊聯(lián)系人電話號碼，直接撥打電話、或發(fā)送手機(jī)短信。2.1.10個人配置提供個人的密碼修改、個性化界面定制、消息提醒設(shè)置、快捷欄目定義等。密碼修改：系統(tǒng)管理員在建立新用戶賬號時，會設(shè)一個初始化的密碼，新用戶在第一次登陸系統(tǒng)時，可以通過本功能來修改成自己設(shè)定的密碼。個性化界面定制：因為每個用戶的使用習(xí)慣或?qū)Ω鱾€功能模塊使用的頻率不同，所以每個用戶可以按自己習(xí)慣定義系統(tǒng)界面，此功能充分體現(xiàn)了人性化與易用性。消息提醒設(shè)置：系統(tǒng)內(nèi)的消息提醒相關(guān)個性化設(shè)置。快捷欄目定義：對于常用的功能模塊，不需要通過菜單導(dǎo)航一層層進(jìn)入到此功能模塊，只需將此功能模塊設(shè)定到快捷工具欄中，使用時直接點擊快捷工具欄中相應(yīng)圖標(biāo)就直接

21、進(jìn)入此模塊。常用聯(lián)系人：維護(hù)個人常用聯(lián)系人，方便在各業(yè)務(wù)模塊的地址簿中選取。2.1.11系統(tǒng)管理2.1.11.1用戶管理系統(tǒng)用戶的注冊、注銷、基本信息維護(hù)。支持用戶批量信息導(dǎo)入注冊。2.1.11.2部門管理部門劃分、用戶所屬部門分配。支持多級部門嵌套一個用戶可以兼職多個部門2.1.11.3群組管理群組劃分、用戶所屬群組分配。支持多級群組嵌套一個用戶可以屬于多個群組2.1.11.4角色管理角色劃分、用戶所屬角色分配。支持多級角色嵌套一個用戶可以屬于多個角色2.1.11.5權(quán)限分配指定系統(tǒng)管理員和和各模塊級管理員。2.1.11.6文書模板發(fā)文管理中用到的文書模板管理。可以設(shè)定多個文書模板。模板文件以Word格式存儲。2.1.11.7數(shù)據(jù)字典系統(tǒng)用到的相關(guān)關(guān)鍵字（數(shù)據(jù)字典）的內(nèi)容維護(hù)。2.1.11.8登錄日志對各用戶登錄系統(tǒng)的情況進(jìn)行日志，日后可以進(jìn)行查詢、審計和追溯。2.2移動版功能要求2.2.1登錄使用與PC web版相同的賬號、密碼登錄，登錄后系統(tǒng)首頁顯示待辦事宜、未讀郵件、通知等重要信息。2.2.2工作動態(tài)、通知公告實現(xiàn)PC Web版工作動態(tài)、通知公告的查看功能。2.2.3電子郵件實現(xiàn)PC Web版電子郵件所有功能。2.2.4待辦事宜實現(xiàn)PC Web版待辦事宜所有功能。2.2.5流程辦理