步行街物業(yè)辦公用品管理規(guī)定

1、第 頁(yè) 共7頁(yè)步行街物業(yè)辦公用品管理規(guī)定目的為了加強(qiáng)公司辦公設(shè)備及用品的管理，提高設(shè)備的使用效率和使用壽命， 減少不必要的經(jīng)費(fèi)開支， 確保辦公設(shè)備安全、 可靠、穩(wěn)定的運(yùn)行，結(jié)合公司具體情況，制定本規(guī)定, 各相關(guān)使用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守執(zhí)行。適用范圍公司所轄各部門。辦公物品分類辦公設(shè)備：A、 復(fù)印機(jī) ;B 、 傳真機(jī) ;C、 電話 ;D、 辦公桌椅 ;E 、保險(xiǎn)柜；F、電腦及打印機(jī)；G、其他。辦公用品：A各種信簽；B、材料紙;C、各種表格；D、筆;E、 筆記本；F、計(jì)算器；G、其他。管理規(guī)定行政人事部是公司辦公設(shè)備及用品的歸口管理部門， 公司所有辦公用品的采購(gòu)、管理、維護(hù)、監(jiān)管等工作統(tǒng)一由行政人事部安

2、排專人負(fù)責(zé)。所有設(shè)備均設(shè)專人管理，發(fā)生丟失或損壞并且不能確定直接責(zé)任人的，由專管人員承擔(dān)責(zé)任。設(shè)備專管人員應(yīng)明確所負(fù)責(zé)設(shè)備的具體用途， 熟悉其操 作規(guī)程。操作人員應(yīng)嚴(yán)格按照使用說明書的要求進(jìn)行操作。辦公設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)， 應(yīng)立即知會(huì)專管人員。 若為簡(jiǎn)單故障，由專管人員及時(shí)處理，處理不了的，由行政人事部通知專業(yè)技術(shù)人員維修。因使用不當(dāng)或強(qiáng)行維修而造成設(shè)備損壞的，應(yīng)酌情予以賠償。辦公設(shè)備為工作而備， 未經(jīng)行政人事部允準(zhǔn)， 嚴(yán)禁用于與工作無關(guān)的事務(wù)。申購(gòu)：申購(gòu)原則： 滿足工作要求， 提高工作效率， 節(jié)約人工費(fèi)用，樹立企業(yè)公眾形象。部門因工作需要添置辦公設(shè)備的， 由部門負(fù)責(zé)人提出書面申請(qǐng)，交行政人事部審

3、核并組織進(jìn)行相關(guān)市場(chǎng)調(diào)查，選三家以上作報(bào)價(jià)分析，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)并由行政人事部統(tǒng)一購(gòu)買、分配。部門根據(jù)實(shí)際工作需要， 于每月二十五日前制定下月低值易耗品申購(gòu)計(jì)劃，報(bào)行政人事部匯總核查庫(kù)存，制訂月度辦公用品采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后由專人負(fù)責(zé)購(gòu)買。報(bào)廢：辦公設(shè)備達(dá)到一定條件可以按以下程序予以報(bào)廢;低值易耗的辦公文具無須報(bào)廢。報(bào)廢條件：1)使用超過規(guī)定年限，已無使用價(jià)值。損壞嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)、或修理費(fèi)昂貴、沒有修理價(jià)值。功能降低危及安全。技術(shù)落后、耗能高、效率很低、嚴(yán)重影響工作效率、屬于已被淘汰的。3.2 設(shè)備的報(bào)廢：由設(shè)備使用人填寫報(bào)廢申請(qǐng)表 ，詳細(xì)說明原因，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及復(fù)查、審核后，由行政人事部請(qǐng)技術(shù)

4、專業(yè)人員鑒定并出具書面意見，經(jīng)質(zhì)量管理部核實(shí)后，報(bào)總經(jīng)理審批。3.3 報(bào)廢設(shè)備的處理： 報(bào)廢的設(shè)備先交由工程部鑒定， 由財(cái) 務(wù)部進(jìn)行登記、處置，行政人事部監(jiān)督。可以再利用的零配件應(yīng) 當(dāng)取出歸入公司辦公用品倉(cāng)待用 ; 報(bào)廢設(shè)備回收資金交財(cái)務(wù)入賬。辦公設(shè)備使用規(guī)定電腦： 電腦的使用及分配以部門為單位， 由行政人事部根據(jù)實(shí)際需求調(diào)配，并實(shí)行使用人負(fù)責(zé)制。使用者應(yīng)按規(guī)范要求正確操作使用 ; 服務(wù)器由行政人事部指定專人負(fù)責(zé)維護(hù)，發(fā)生故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)告，由行政人事部安排專業(yè)人員維修。原則上不能設(shè)置開機(jī)密碼， 因特殊情況需要設(shè)置的， 應(yīng) 將該密碼備存行政人事部。每星期至少一次查殺病毒、升級(jí)病毒庫(kù)、清理磁盤;

5、每月至少一次磁盤整理，以保證電腦系統(tǒng)的最佳運(yùn)作狀態(tài)。文件的保存首先以本地磁盤為主， 并對(duì)有關(guān)文件歸類保存，以便能在最短的時(shí)間內(nèi)查找所需資料。如確需在服務(wù)器上保存文件應(yīng)經(jīng)行政人事部書面同意， 并在服務(wù)器上設(shè)立個(gè)人文件夾，所有文件均保存于個(gè)人文件夾內(nèi) ; 否則，造成文件丟失自行負(fù)責(zé)。對(duì)保存的文件應(yīng)定期整理，不需要的文件應(yīng)及時(shí)刪除。對(duì)需要長(zhǎng)期保存的文件由部門提出申請(qǐng)，經(jīng)行政人事部審核后可以光盤方式保存，以保障電腦的使用空間。使用者不得擅自安裝軟件，如確需安裝部分輔助軟件，應(yīng)向行政人事部書面申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后由行政人事部安排專業(yè)人員安裝。第 頁(yè) 共7頁(yè)第 4頁(yè) 共 7頁(yè)未經(jīng)許可， 任何人不得自行打開機(jī)箱或

6、拆裝機(jī)器， 不得 擅自對(duì)電腦硬盤進(jìn)行格式化或重新安裝操作系統(tǒng)。如遇不懂或自己解決不了的技術(shù)問題，應(yīng)通知行政人事部，由行政人事部安排專業(yè)人員予以解決。因公司工作的特別需要或部門工作需要借用或征用專用責(zé)任人負(fù)責(zé)的電腦時(shí)，借用人應(yīng)保證電腦的使用安全，如因人為操作失誤或使用不善造成損環(huán)的，由借用人負(fù)責(zé);借用人需要將借用電腦搬離指定區(qū)域時(shí)，須經(jīng)行政人事部書面批準(zhǔn)同意。復(fù)印機(jī)： 公司復(fù)印機(jī)由行政人事部指定專人進(jìn)行管理和維護(hù)，并監(jiān)督其他部門的使用。公司復(fù)印機(jī)作為辦公設(shè)備僅供公司文件的復(fù)印使用， 使用前應(yīng)按規(guī)定程序辦理申請(qǐng)登記，經(jīng)批準(zhǔn)后交專管員執(zhí)行。復(fù)印資料、文件時(shí)，必須在前臺(tái)辦理登記、簽名手續(xù)，并注明復(fù)印紙

7、張數(shù)、規(guī)格、申請(qǐng)人、文件名等交部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn) ;一次復(fù)印張數(shù)超過50 頁(yè)的，須報(bào)行政人事部批準(zhǔn)。特別情況需緊急復(fù)印的，可按上述程序先登記申請(qǐng)表，事后報(bào)批、審驗(yàn)。復(fù)印機(jī)專管人員每月底填報(bào)當(dāng)月復(fù)印機(jī)使用情況匯總表交行政人事部存查，匯總表中應(yīng)反映維修情況、零配件更換、違規(guī)使用等情況。復(fù)印機(jī)出現(xiàn)簡(jiǎn)單故障時(shí)，專管人員應(yīng)及時(shí)處理; 處理不了的，應(yīng)立即通知專業(yè)技術(shù)人員給予幫助。如強(qiáng)行操作，造成設(shè)備損壞的，應(yīng)酌情予以賠償。復(fù)印紙張的使用厲行節(jié)約， 反對(duì)浪費(fèi) ; 內(nèi)部存檔的資料，應(yīng)盡可能使用雙面復(fù)印或使用循環(huán)再用紙張復(fù)印。打印機(jī)：公司打印機(jī)設(shè)專人進(jìn)行管理及維護(hù)。公司提倡無紙化辦公，對(duì)需要上級(jí)審查、修改的文檔，可

8、先通過內(nèi)部局域網(wǎng)將文檔發(fā)送到指定的電腦中，審查修改完畢并確認(rèn)無誤后才能打印。對(duì)無需存檔、 不涉及公司秘密、 可以再使用的紙張， 應(yīng)提供給公眾打印、復(fù)印再利用。公司內(nèi)部使用的文件應(yīng)使用 循環(huán)再用紙 打印。使用公司函頭信紙打印正式文檔， 或者使用彩色打印機(jī)打印帶圖片資料的彩色文檔，必須在前臺(tái)辦理申請(qǐng)登記，并經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)。打印數(shù)量超過20 張的須報(bào)行政人事部批準(zhǔn) ; 特殊情況可先打印，事后應(yīng)補(bǔ)辦登記、審驗(yàn)手續(xù)。傳真機(jī)： 公司傳真機(jī)僅供傳真或撥打長(zhǎng)途電話， 非特殊情況，不能用以復(fù)印資料。行政人事部指定專人對(duì)傳真機(jī)進(jìn)行監(jiān)督管理。長(zhǎng)途傳真和利用傳真機(jī)撥打長(zhǎng)途電話的， 須向?qū)９苋藛T辦理登記手續(xù)，特殊緊急情

9、況的可先行使用，事后辦理登記。傳真文件上如使用了涂改液， 應(yīng)當(dāng)待涂改液完全干后方可傳真，以防止涂改液粘于傳真機(jī)的掃瞄頭上，影響傳真機(jī)使用效果。禁止將未拆除訂書針的文件直接放在傳真機(jī)上傳真; 否則造成損失由使用人負(fù)責(zé)。專管人員應(yīng)保障傳真機(jī)24 小時(shí)都有接收用傳真紙，以確保能隨時(shí)接收傳真。辦公文具及其他低值易耗品管理每月 25 日前由各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作需要，制定下月辦公用品采購(gòu)計(jì)劃匯總行政人事部。行政人事部查核庫(kù)存數(shù)量后擬出下月易耗品采購(gòu)總計(jì)劃及供應(yīng)商建議提交行政人事部審核，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理批準(zhǔn)后由行政人事部安排專人統(tǒng)一采購(gòu)。采購(gòu)回來的物品應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)， 經(jīng)辦人和保管人員當(dāng)面核對(duì)品名、規(guī)格、數(shù)量，辦理驗(yàn)收入庫(kù)手續(xù)，并通知相關(guān)部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。辦公用品的保管和發(fā)放由前臺(tái)負(fù)責(zé)。各部門接到領(lǐng)用通知后， 部門負(fù)責(zé)人安排人員到前臺(tái)辦理領(lǐng)用手續(xù)并簽字確認(rèn)，由部門統(tǒng)一安排、發(fā)放。辦公用品領(lǐng)用應(yīng)堅(jiān)持勤儉節(jié)約的原則， 用多少領(lǐng)