學(xué)院檔案管理辦法(暫行)

1、學(xué)院檔案管理方法（暫行）第一章總那么第一條為了加強(qiáng)對我院檔案的管理工作，更好的為學(xué)院 各項工作和社會服務(wù)。根據(jù)高等學(xué)校檔案管理方法，結(jié) 合我院實際情況，特制定本方法。第二條我院的各類檔案是指學(xué)院在從事招生、教學(xué)、科 研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)院和社會有保存價值 的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。第三條學(xué)院全部檔案必須實行集中統(tǒng)一管理，以確保檔 案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和平安，便于開發(fā)利用。第四條檔案工作是學(xué)院建設(shè)的重要基礎(chǔ)工作之一，是衡 量學(xué)院教育質(zhì)量和管理水平的一個重要標(biāo)志，也是學(xué)院評估 的重要內(nèi)容之一。學(xué)院要加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理，必 須把檔案工作納入開展規(guī)劃和工作

2、計劃，納入各部門的議事 日程和管理制度，納入有關(guān)人員的崗位職責(zé)范圍。第二章管理體制和基本任務(wù)第五條學(xué)院檔案工作受上級有關(guān)部門的指導(dǎo)、監(jiān)督與檢 查。學(xué)院由一名院級領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作。第六條學(xué)院設(shè)綜合檔案室，隸屬于綜合辦公室，由綜合 辦公室主任兼管。綜合檔案室既是學(xué)院檔案工作的職能管理 部門，又是保管和開展提供利用檔案的機(jī)構(gòu)。第七條學(xué)院各系、各部門的負(fù)責(zé)人作為本部門檔案工作 直接負(fù)責(zé)人，并配備一名兼職檔案人員具體負(fù)責(zé)檔案工作。 各歸檔單位的檔案工作在學(xué)院綜合檔案室的指導(dǎo)下進(jìn)行。第八條綜合檔案室的基本任務(wù)：（一）貫徹執(zhí)行國家檔案工作的政策、法規(guī)，負(fù)責(zé)全院 檔案工作規(guī)劃和建設(shè)。（二）結(jié)合學(xué)院實際情況，制

3、定學(xué)院的檔案工作計劃、 工作制度，定期做好總結(jié)。（三）負(fù)責(zé)收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計學(xué)院各類檔 案及有關(guān)資料。（四）健全學(xué)院檔案工作網(wǎng)絡(luò)，負(fù)責(zé)全院兼職檔案人員 的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和培訓(xùn)。（五）保守檔案秘密，確保檔案平安，維護(hù)檔案的完整、 準(zhǔn)確和系統(tǒng)。做好“防火、防盜、防蟲、防鼠、防強(qiáng)光及溫 濕度控制”等檔案實體的保護(hù)工作，最大限度地延長檔案壽 命。（六）積極開展檔案的開發(fā)利用工作，辦理檔案的借用 與閱覽，編輯檔案參考資料，編制檢索工具，開展檔案信息 化建設(shè)。（七）搞好檔案的統(tǒng)計工作。（A）完成學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。第三章文件材料的積累和歸檔第九條學(xué)院實行文件材料形成部門收集、整理歸檔制度。

4、各部門兼職檔案員應(yīng)當(dāng)按照*學(xué)院各部門文件材料歸檔范 圍及保管期限暫行規(guī)定和*學(xué)院文件材料立卷歸檔流程, 將本部門的文件材料進(jìn)行收集、整理、鑒定、排列，裝入袋、 盒內(nèi)，以便按規(guī)定編寫移交目錄向檔案室移交。在移交檔案 時，要填寫案卷移交目錄，一式兩份，交接雙方簽字備 查。第十條凡需歸檔的文件材料，必須遵循文件材料的形成 規(guī)律，保持彼此之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管利用的原那么，進(jìn) 行系統(tǒng)整理、編寫件號和頁號，填寫歸檔文件目錄表及備考 表。第十一條歸檔的文件材料應(yīng)質(zhì)地優(yōu)良，書繪工整，字跡、 圖樣清晰；一般采用鋼筆或碳素筆書寫，打印文件采用油墨 印刷，黑色激光打印字跡，不得用易褪色、易變質(zhì)的材料書 寫；不能

5、有金屬裝訂物。第十二條歸檔時間要求：各部門嚴(yán)格按照紙質(zhì)品檔案、電子檔案、聲像檔案、實 物檔案同時歸檔的要求，進(jìn)行集中歸檔。（一）黨政機(jī)關(guān)和能按年度歸檔的部門將文件材料在次 年4月底以前歸檔；（二）教學(xué)部門和能按學(xué)年度歸檔的部門將文件材料在 次學(xué)年開學(xué)后2個月內(nèi)歸檔。第十三條個人在其從事教學(xué)、科研和黨政管理等職務(wù)活 動中形成的各種載體形式的文件材料，必須按規(guī)定移交，集 中管理，任何個人不得據(jù)為己有。第十四條學(xué)院綜合檔案室要注意向社會征集與本院有 關(guān)的各種檔案和文獻(xiàn)資料。第四章檔案管理第十五條學(xué)院綜合檔案室對檔案進(jìn)行分類、編號和排列。 做到分類科學(xué)、整理系統(tǒng)、保管平安、統(tǒng)計準(zhǔn)確、利用方便、 管理手

6、段先進(jìn)。第十六條檔案室對保管期限已滿的檔案要按有關(guān)規(guī)定 進(jìn)行鑒定、處理，未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷毀任何檔案。第十七條綜合檔案室要健全各項規(guī)章制度，編制必要的 檢索工具為檔案利用者提供服務(wù)。第十八條學(xué)院綜合檔案室所保存的檔案，主要供本院利 用，如其他單位或個人需查閱時，應(yīng)持介紹信，經(jīng)綜合辦公 室主任同意后，方可查閱。如需利用的檔案涉及學(xué)院重大問 題或黨和國家秘密，須經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第十九條檔案室人員要熟悉庫藏，熱情、周到、細(xì)致、 耐心的提供利用、服務(wù)，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門的助手和參謀。 要發(fā)揮檔案的信息功能，提高其社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。第二十條加強(qiáng)檔案編研工作，根據(jù)學(xué)院和社會需要，有 計劃地對檔案資料進(jìn)

7、行研究整理，為教學(xué)、科研與領(lǐng)導(dǎo)決策提供有價值的參考資料。第二十一條開展檔案學(xué)術(shù)理論研究，積極參加各種檔案 學(xué)術(shù)團(tuán)體活動，努力提高學(xué)術(shù)水平。第二十二條學(xué)院綜合檔案室應(yīng)做到辦公室、閱覽室、庫 房三室分開。檔案管理人員做好檔案庫房平安工作。庫房應(yīng) 具有現(xiàn)代化管理設(shè)施，要切實做好防盜、防火、防潮、防塵、 防蟲、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等工作。第五章考核與獎懲第二十三條綜合檔案室應(yīng)建立檢查、考核和評估制度。 考評工作在主管院長領(lǐng)導(dǎo)下由檔案室負(fù)責(zé)實施。對于在檔案 工作中做出突出貢獻(xiàn)的專、兼職檔案工作人員，由學(xué)院給予 表彰和獎勵。對不按時歸檔的單位和個人，學(xué)院將提出批評。 對拖延時間較長，影響檔案室工作正常進(jìn)行的，通報全院, 年終不能評為先進(jìn)。第二十四條對于違反檔案法的行為，因玩忽職