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1、緒論事務(wù)01事務(wù)02事務(wù)03事務(wù)04事務(wù)05事務(wù)06事務(wù)07事務(wù)08事務(wù)09事務(wù)10事務(wù)11事務(wù)12事務(wù)13事務(wù)14事務(wù)15事務(wù)16事務(wù)17事務(wù)18事務(wù)19事務(wù)20事務(wù)21事務(wù)22事務(wù)23事務(wù)24事務(wù)25事務(wù)26事務(wù)27事務(wù)28事務(wù)29事務(wù)30事務(wù)31事務(wù)32事務(wù)33事務(wù)34事務(wù)35事務(wù)36事務(wù)37事務(wù)38 事務(wù)39 事務(wù)16 郵件處理學(xué)習(xí)目標學(xué)習(xí)內(nèi)容課后練習(xí)學(xué)習(xí)目標掌握處理郵件的一般方法和步驟。學(xué)習(xí)內(nèi)容一、郵件的種類二、郵件的收取三、郵件的分揀四、郵件的拆封五、郵件的登記六、郵件的辦理和傳閱七、郵件的寄發(fā)一、郵件的種類(一)按照處理時限劃分(二)按照處理手續(xù)劃分(三)按照內(nèi)件性質(zhì)劃分(四)按

2、照賠償責(zé)任劃分(五)按照運輸方式劃分(一)按照處理時限劃分 1.普通郵件:按一般時限規(guī)定傳遞處理的郵件。2.郵政快件:一種優(yōu)先處理,具有明確的時限要求,限時到達的郵件。3.特快專遞郵件:以最快速度傳遞并通過專門組織收寄、處理、運輸和投遞的郵件。(二)按照處理手續(xù)劃分1.平常郵件:收寄時不出具收據(jù),處理時不登記,投遞時不要收件人簽收。2.給據(jù)郵件:收寄時出具收據(jù),處理時進行登記,投遞時要收件人簽收。(三)按照內(nèi)件性質(zhì)劃分1.函件:以傳遞信息為主要目的的郵件,主要包括信函、明信片、印刷品和盲人讀物等。其中在市屬區(qū)或者縣城城關(guān)范圍內(nèi)互寄的稱為本埠函件,在這個范圍以外互寄的稱為外埠函件。2.包裹:以轉(zhuǎn)

3、移實物為主要目的的郵件,主要包括民用包裹、紙質(zhì)品包裹和商品包裹等。(四)按照賠償責(zé)任劃分1.保價郵件:郵局承擔(dān)按照保價額賠償?shù)呢?zé)任;2.非保價郵件:郵局按郵電部規(guī)定的限額承擔(dān)賠償責(zé)任或不承擔(dān)賠償責(zé)任。掛號函件、快件都可以作保價郵件收寄。民用包裹、商品包裹必須作保價郵件收寄。(五)按照運輸方式劃分1.水陸路郵件:利用火車、汽車、輪船等交通工具運輸?shù)泥]件。2.航空郵件:全程或一段利用飛機運輸?shù)泥]件。二、郵件的收取(一)普通郵件的收取 1.坐收 2.自?。ǘ┨厥忄]件的收取1.坐收所謂坐收,就是指在設(shè)有傳達室或收發(fā)室的單位,由郵遞員把郵件投送到傳達室,再由傳達室送到辦公室。在這種情況下,秘書人員應(yīng)注

4、意郵件到達自己辦公室的時間規(guī)律,盡量不要在郵件到達時離開辦公室,如不能避免,應(yīng)請人代收。2.自取對于租用郵局的信箱對外聯(lián)系的單位,郵局只負責(zé)把郵件送到單位所租的郵箱,秘書人員需要親自到郵局開啟信箱取回郵件。自取郵件,需要注意以下三點:(1)開箱次數(shù)與投遞次數(shù)保持一致,并盡可能在時間上與送達時間合拍;(2)專事專辦,取出郵件后不再去辦其他事情;(3)準備包裝袋,方便攜帶,避免散落。(二)特殊郵件的收取如果公司使用電子郵件、傳真、電傳等郵件系統(tǒng),秘書人員每天到達辦公室的第一件事就應(yīng)該是檢查電腦里的電子信箱和傳真機、電傳打字機等設(shè)備,查看晚上是否有郵件傳過來。對于重要電子郵件,可以打印出來呈送上司;

5、對于一般電子郵件,則可以轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)部門或個人。電傳打字機用打字的方式直接拍發(fā)和自動收錄電文的電報通信用戶設(shè)備,簡稱電傳機。通常由鍵盤、收發(fā)報器和印字機構(gòu)等組成。電傳有如下特點: (1)方便迅速:可安裝在辦公室內(nèi); (2)操作簡單:只要會打字就能用; (3)自動收發(fā); (4)高效經(jīng)濟:每分鐘可打400個符點,每分鐘可傳送大約67個單詞。三、郵件的分揀郵件私人郵件公務(wù)郵件本部門郵件外部門郵件四、郵件的拆封對于收件人為本單位和本部門的郵件,秘書人員應(yīng)拆封閱讀后進行處理。拆封時要注意以下幾點:(一)明確權(quán)限;(二)先磕后拆;(三)清查核對;(四)重要郵件保留信封;【情景案例】細節(jié)與全局清查核對清查:確

6、保取出信封內(nèi)的所有東西。核對:信封與信紙上的地址、電話是否一致;信件正文中的附件說明與實有附件是否一致;細節(jié)與全局五、郵件的登記對于比較重要的郵件,秘書人員應(yīng)逐件在“收件登記簿”上登記,然后根據(jù)郵件內(nèi)容的要求進行進一步處理。收件登記簿收件編號收件日期郵件名稱(或主題)發(fā)件單位(人)備注六、郵件的辦理和傳閱(一)郵件的辦理(二)郵件的傳閱(三)呈送郵件的注意事項(四)上司不在時郵件處理(一)郵件的辦理1.職權(quán)內(nèi)及時辦理:對于辦公室職權(quán)范圍內(nèi)可以辦理的信件,辦公室人員應(yīng)馬上辦理,并及時答復(fù)對方。2.職權(quán)外先批后辦:對于辦公室職權(quán)范圍內(nèi)無法辦理的信件,秘書人員應(yīng)在信件前面加貼“郵件批辦單”,并填寫“

7、擬辦意見”后送領(lǐng)導(dǎo)批示,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示后迅速辦理或者轉(zhuǎn)送給其他承辦部門處理。郵件批辦單郵件批辦單郵件名稱發(fā)件單位收件時間領(lǐng)導(dǎo)批示: 年 月 日擬辦意見: 年 月 日辦理情況: 年 月 日(二)郵件的傳閱對于需要傳遞給多位領(lǐng)導(dǎo)或多個部門閱讀的郵件,秘書人員應(yīng)在信件前面加貼“郵件傳閱單”后,請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或者部門依次傳閱。郵件傳閱單郵件傳閱單郵件名稱發(fā)件單位傳閱順序閱讀人閱讀日期閱者簽名12345(三)呈送郵件的注意事項把郵件呈送給上司時,應(yīng)該注意以下事項:1.超前呈送:盡量趕在上司進辦公室之前把收到的郵件放在上司辦公桌上。2.關(guān)聯(lián)呈送:如果以前保存在檔案中的郵件與手頭上的郵件有很大關(guān)系,要把兩者放在一起

8、呈送。3.分級呈送:根據(jù)重要程度排列待呈送郵件,最重要的放在最上面。4.分類呈送:使用不同顏色的文件夾存放不同種類的郵件。(四)上司不在時郵件的處理1.復(fù)而不辦2.遵囑轉(zhuǎn)呈3.受權(quán)慎辦4.摘要匯報5.及時請示復(fù)而不辦把需要上司親自處理的信件先保存下來,并通知發(fā)信人信已收到,告訴對方何時可能得到答復(fù)。遵囑轉(zhuǎn)呈如果上司指明他不在時把需要他處理的信件交給某個部門或某個領(lǐng)導(dǎo)人處理,則遵照上司的安排把有關(guān)信件轉(zhuǎn)呈指定部門或領(lǐng)導(dǎo)人處理。受權(quán)慎辦上司授權(quán)秘書人員處理一些應(yīng)由他處理的郵件時,秘書人員應(yīng)在全面掌握情況的基礎(chǔ)上慎重辦理,并將辦理情況記錄下來,存檔備查。摘要匯報如果需要上司處理的郵件很多,秘書人員應(yīng)

9、制作“郵件辦理摘要表”,列出何時收到的什么郵件,怎么處理的等等。當(dāng)上司給辦公室打電話或者回到公司的時候,隨時根據(jù)“郵件辦理摘要表”向上司匯報。郵件辦理摘要表郵件辦理摘要表日期來件者內(nèi)容摘要采取的行動10月5日李德慨先生要求確定年度體檢的日期安排在11月12日上午9點整10月5日交通大學(xué)邀請演講安排在10月23日下午2點整10月6日富蘭克林討論銷售合同10月7日威爾遜先生要求確定訂購數(shù)量已交銷售部處理及時請示秘書人員在處理郵件時遇到棘手的事情,應(yīng)及時向上司請示。如有可能,可以把那些難以辦理而又急需回復(fù)的郵件用傳真、快件、電子郵件等形式發(fā)給上司,請上司定奪。七、郵件的寄發(fā)(一)檢查附件(二)簽字蓋

10、章(三)復(fù)印存檔(四)書寫封面(五)核對收件人信息(六)裝封登記(七)交郵(八)收據(jù)的保管【閱讀理解】電腦寄信(一)檢查附件如果郵件有附件,秘書應(yīng)認真檢查,防止遺漏,確保附件的準確和齊全。(二)簽字蓋章以公司名義寄出的信件,應(yīng)請上司審核后在信件的末尾簽名或者加蓋公章。(四)書寫封面1.國內(nèi)郵件封面的書寫2.國際郵件封面的書寫3.封面書寫小竅門【小貼士】 讀懂郵政編碼1.國內(nèi)郵件封面的書寫116025 遼寧省大連市黑石礁尖山街217號 東北財經(jīng)大學(xué)出版社 張曉丹 收 山東外貿(mào)職業(yè)學(xué)院經(jīng)濟管理系 山東省青島市李滄區(qū)中嶗路967號 2661002.國際郵件封面的書寫3.封面書寫小竅門根據(jù)國內(nèi)郵件處理

11、規(guī)則的規(guī)定,郵件(除保價信函和特掛外)的封面上可以粘貼收、寄件人名址簽條。簽條尺寸不小于毫米,最大不超過毫米,名址字體的大小以不小于號字為限。讀懂郵政編碼(六)裝封登記郵件裝封時,應(yīng)注意以下事項: 1.方便收件人拆閱; 2.整齊美觀; 3.順序折疊; 4.附件套疊;裝封結(jié)束,秘書還應(yīng)對待發(fā)郵件予以登記,以便工作的落實與跟蹤。1.方便收件人拆閱為了方便收件人拆閱,郵件裝封時應(yīng)將內(nèi)件的上下或左右邊緣與信封邊緣之間留出大約1厘米的距離。2.整齊美觀根據(jù)所使用信封的大小,信紙應(yīng)盡量平整地放入信封,可不折疊,也可采用二折法、三折法或四折法。3.順序折疊當(dāng)信紙有多頁時,應(yīng)首先根據(jù)信件內(nèi)容的邏輯順序排列好,

12、然后再折疊成一疊,而不能單頁折疊,形成多疊。4.附件套疊如果有附件,附件應(yīng)與信件正文分開折疊,并把折疊好的附件放在折疊正文的最外面一層中,使二者套疊在一起,這樣收件人取信時,就會很自然地把附件一同取出。郵件發(fā)出登記表郵件發(fā)出登記表序號郵件名稱寄出時間收件人及單位名稱郵件內(nèi)容或主題備注(七)交郵如果是大宗的一般郵件,只需數(shù)清件數(shù),一起交給郵局作為平信寄出。如果是給據(jù)郵件,則必須一件一據(jù),并做到收據(jù)號碼與郵件號碼相符合,以備萬一出差錯時,憑收據(jù)查詢郵件下落。【小帖士】 怎樣辦理“總付郵費”業(yè)務(wù)怎樣辦理“總付郵費”業(yè)務(wù)(八)收據(jù)的保管對于給據(jù)郵件的收據(jù),秘書人員一般應(yīng)把它粘貼在 “郵件發(fā)出登記表”的備注欄內(nèi),以利于保管和查詢。【閱讀理解】電腦寄信閱讀材料,回答下

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