企業(yè)秘書的職業(yè)認(rèn)知新

1、企業(yè)秘書的職業(yè)認(rèn)知新第1頁(yè)，共33頁(yè)，2022年，5月20日，15點(diǎn)17分，星期日 導(dǎo)演張藝謀在陜北拍電影時(shí)見(jiàn)到一個(gè)孩童，夕陽(yáng)西下騎在牛背上哼著陜北小調(diào)，張問(wèn)：“娃，你在干啥？”孩童很悠閑的答：我在放牛！為啥放牛？放牛掙錢！為啥掙錢？掙錢娶媳婦！娶媳婦干嘛？娶媳婦生娃！生娃干嘛？生娃放牛！ 職業(yè)規(guī)劃第2頁(yè)，共33頁(yè)，2022年，5月20日，15點(diǎn)17分，星期日秘書職業(yè)規(guī)劃 社會(huì)的人可以分為四種： 第一類是人物 第二類是人才第三類是人手 最后一類是？秘書的發(fā)展前景，秘書人員的立志第3頁(yè)，共33頁(yè)，2022年，5月20日，15點(diǎn)17分，星期日秘書工作大致可分為abcd四個(gè)層次:a:主要是參與企業(yè)經(jīng)

2、營(yíng)決策、協(xié)調(diào)與各方面的關(guān)系、陪同上司出席各種商務(wù)活動(dòng)和負(fù)責(zé)秘書部門的管理等工作；b：主要工作包括上司辦公室的管理、負(fù)責(zé)文件起草、信息收集、日程管理、上司出差準(zhǔn)備等工作；c：主要工作包括為上司接打電話、接待客人、收發(fā)郵件等工作；d：主要工作主要足負(fù)責(zé)辦公用品管理、安檢、衛(wèi)生等行政后勤工作。 有志之士立長(zhǎng)志，無(wú)志之士常立志第4頁(yè)，共33頁(yè)，2022年，5月20日，15點(diǎn)17分，星期日秘書成長(zhǎng)的故事看起來(lái)舒心，帶在身邊放心，用起來(lái)省心 老板對(duì)秘書的要求秘書崗位的重要性了解自己秘書領(lǐng)導(dǎo)公司內(nèi)各部門外部客戶第5頁(yè)，共33頁(yè)，2022年，5月20日，15點(diǎn)17分，星期日秘書的五種美好的發(fā)展前景一、行政類：

3、這類秘書可以直接過(guò)渡到行政管理、辦公室主任、綜合管理部主任等職位，常見(jiàn)于政府部門、大型企業(yè)等。二、助理類：可以進(jìn)一步發(fā)展為總經(jīng)理秘書，總經(jīng)理助理。三、人事類：可以發(fā)展為人力資源主管。四、公關(guān)類：從接待、協(xié)調(diào)工作過(guò)渡到公關(guān)經(jīng)理、客戶經(jīng)理，這種在餐飲業(yè)比較常見(jiàn)。五、業(yè)務(wù)類：他們平時(shí)跟著老板抓業(yè)務(wù)，可以進(jìn)一步發(fā)展為商務(wù)主管，業(yè)務(wù)經(jīng)理等。第6頁(yè)，共33頁(yè)，2022年，5月20日，15點(diǎn)17分，星期日秘書的性格要求1、開(kāi)朗2、敏捷3、穩(wěn)健4、堅(jiān)毅5、幽默思維敏捷、動(dòng)作敏捷、易于接受新事物、辦事干練、下筆千言、倚馬可待 辦事穩(wěn)當(dāng)、觀察細(xì)致、考慮周詳、不貿(mào)然從事、不驚惶失措、待人穩(wěn)重做事百折不回、堅(jiān)持到底的

4、勇氣和毅力,正確對(duì)待理解與不理解、并自信自重是智慧、機(jī)敏、學(xué)識(shí)、風(fēng)趣的綜合表現(xiàn)，它能使自機(jī)智樂(lè)觀，也能給人帶來(lái)愉快樂(lè)觀、工作熱情、無(wú)抱怨牢騷、對(duì)人熱情、樂(lè)于助人、勇于挑戰(zhàn)、不懼困難6、自制能控制自己的情緒和行為，不為成功而沖動(dòng)、也不為挫折而喪氣，利誘不動(dòng)心第7頁(yè)，共33頁(yè)，2022年，5月20日，15點(diǎn)17分，星期日秘書的才能特點(diǎn) 敏銳的觀察能力良好的表達(dá)能力 出眾的記憶能力 自如的社交能力 良好的溝通能力 智能方面第8頁(yè)，共33頁(yè)，2022年，5月20日，15點(diǎn)17分，星期日 思維能力 組織能力 深刻的思考能力 全局的綜合能力 快速的分析能力 巧妙的應(yīng)變能力 八面玲瓏的協(xié)調(diào)能力 點(diǎn)面兼顧的計(jì)

5、劃能力 運(yùn)籌帷幄的調(diào)度能力 高效可靠的管理能力 第9頁(yè)，共33頁(yè)，2022年，5月20日，15點(diǎn)17分，星期日秘書的能力要求 耐心傾聽(tīng)并正確理解他人的發(fā)言 精通禮儀禮節(jié)，善于處理人際關(guān)系，獲取支持善于發(fā)現(xiàn)矛盾，及時(shí)協(xié)調(diào)關(guān)系 善于觀察、善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)做拾遺補(bǔ)缺工作善于閱讀，抓住精要，提煉濃縮，把握關(guān)鍵公文和事務(wù)應(yīng)用文的寫作能力 觀察分析能力 協(xié)調(diào)能力 社交活動(dòng)能力閱讀概括能力聽(tīng)知能力 口頭表達(dá)能力寫作能力 應(yīng)變能力 設(shè)備操作能力 面對(duì)突發(fā)事件要遇急不慌、臨危不懼，冷靜處理電話、錄音、擴(kuò)音、照相錄象、復(fù)印、傳真、通訊標(biāo)準(zhǔn)而流利的普通話，口齒清楚而又簡(jiǎn)明扼要第10頁(yè)，共33頁(yè)，2022年，5月2

6、0日，15點(diǎn)17分，星期日如何提高工作效益一、溝通合作 三、以領(lǐng)導(dǎo)為中心 四、養(yǎng)成好的職業(yè)習(xí)慣二、分清工作的輕重緩急 如何在工作簡(jiǎn)單、繁重、待遇較低、“清閑”的秘書工作中自我提升，提高工作的含金量。案例分析第11頁(yè)，共33頁(yè)，2022年，5月20日，15點(diǎn)17分，星期日案例分析： 于雪是一家大型企業(yè)的總裁辦公室秘書，一天，公司財(cái)務(wù)總監(jiān)打電話來(lái)，詢問(wèn)總裁這幾天是否抽得出時(shí)間，因?yàn)橛斜本┳C券公司的馬總想拜見(jiàn)他，并請(qǐng)總裁吃個(gè)飯，總裁開(kāi)完會(huì)后，于雪把財(cái)務(wù)總監(jiān)的話轉(zhuǎn)告了，總裁想了一會(huì)反問(wèn)于雪，“你看我有必要見(jiàn)一個(gè)馬總嗎?”于雪當(dāng)時(shí)一愣，不知道怎么回答？ 問(wèn)題出在那里？第12頁(yè)，共33頁(yè)，2022年，5月

7、20日，15點(diǎn)17分，星期日一、了解自己的溝通能力測(cè)一測(cè)你的溝通能力怎么樣。請(qǐng)仔細(xì)閱讀每一條，根據(jù)你的實(shí)際情況，在右側(cè)相對(duì)應(yīng)的適當(dāng)數(shù)字上劃上一個(gè)，A表示：沒(méi)有或很少時(shí)間是這樣；B表示：偶爾如此；C表示：常常是這樣。 第13頁(yè)，共33頁(yè)，2022年，5月20日，15點(diǎn)17分，星期日1、如果我發(fā)現(xiàn)了別人的優(yōu)點(diǎn)，我會(huì)稱贊他/她 A B C 2、別人樂(lè)于向我述說(shuō) A B C 3、我情緒不好的時(shí)候，根本不想理任何人 A B C 4、與人交談時(shí)，我會(huì)問(wèn)：為什么 A B C 5、與人發(fā)生沖突后，我會(huì)主動(dòng)言歸于好 A B C 6、我覺(jué)得人心難測(cè)不可交 A B C 7、我會(huì)主動(dòng)征求別人的意見(jiàn) A B C 8、與

8、別人看法不同時(shí)，我很想讓對(duì)方聽(tīng)我的 A B C 9、我認(rèn)為各人干各人的事，關(guān)系好壞無(wú)所謂 A B C 10、別人說(shuō)我說(shuō)話口氣咄咄逼人 A B C 11、我會(huì)打斷別人的話 A B C 12、我會(huì)換個(gè)角度將心比心來(lái)看別人的做法 A B C 13、我能委婉地表達(dá)我的建議或反對(duì)的觀點(diǎn) A B C 14、交談時(shí)，我會(huì)注視對(duì)方的眼睛 A B C 15、我很注意人們無(wú)意間身體姿態(tài)所流露的心情 A B C 16、別人跟我講話時(shí)，我會(huì)東張西望 A B C 17、別人說(shuō)我表情太嚴(yán)肅了 A B C 18、別人不聽(tīng)我的勸告，我并不生氣 A B C 第14頁(yè)，共33頁(yè)，2022年，5月20日，15點(diǎn)17分，星期日 評(píng)分

9、與評(píng)價(jià)：對(duì)于1、2、4、5、7、12、13、14、15、18題（共10題），如果選A則得1分，選B得2分，選C得3分。 對(duì)于3、6、8、9、10、11、16、17 題（共8題），如果選A則得3分，選B得2分，選C得1分。 將18道題的得分相加，即得到你的人際溝通得分X。你的人際溝通得分X是：X分在40分以上，說(shuō)明你的人際溝通能力較好。如果X分在30分以下，則說(shuō)明人際溝通存在一些問(wèn)題，需要改進(jìn)。第15頁(yè)，共33頁(yè)，2022年，5月20日，15點(diǎn)17分，星期日一個(gè)保持和諧人際關(guān)系的秘書一定會(huì)有這么一些表現(xiàn)：1、對(duì)所有的人都和藹可親2、不孤芳自賞，非常合群3、為人謙遜，不擺架子4、主動(dòng)肯干，任勞任怨

10、5、不為一些小事而發(fā)火、6、不與同事斤斤計(jì)較7、不念舊惡更不記新仇白領(lǐng)成功因素結(jié)構(gòu)圖膽識(shí)知識(shí)常識(shí)第16頁(yè)，共33頁(yè)，2022年，5月20日，15點(diǎn)17分，星期日二、分清事情的輕重緩急NTL分類法 第一類是NNow，即你現(xiàn)在必須馬上處理的工作；第二類是TToday，即你應(yīng)該今天完成的工作；第三類是LLater，即明天完成也可以的工作。 第17頁(yè)，共33頁(yè)，2022年，5月20日，15點(diǎn)17分，星期日案例分析 于雪是某集團(tuán)公司新來(lái)的秘書，這天早上一進(jìn)辦公室，辦公室主任就讓她整理一份材料，明天下班之前交給他，說(shuō)下個(gè)星期開(kāi)會(huì)要用。她估摸了一下，差不多3萬(wàn)字，有20多頁(yè)；剛從辦公室主任的辦公室出來(lái)，她還

11、沒(méi)來(lái)得及坐下，周總來(lái)電話，說(shuō)今下午2點(diǎn)他要與財(cái)務(wù)總監(jiān)、市場(chǎng)總監(jiān)和銷售總監(jiān)一起商量工作，讓她通知他們幾個(gè)；剛放下電話，機(jī)要室就送來(lái)一份傳真；傳真是一個(gè)代理商發(fā)來(lái)的，說(shuō)他們的一個(gè)副總過(guò)幾天要來(lái)本地辦事，請(qǐng)接待一下；她剛看完傳真，主任又來(lái)電話，說(shuō)田副總下個(gè)月初到電視臺(tái)為一周財(cái)經(jīng)觀察做嘉賓的事，由于時(shí)間關(guān)系他不去了，讓她給打個(gè)電話通知對(duì)方；她剛喘口氣，人力資源部門的人又過(guò)來(lái)通知她，讓她填寫參加存檔新方法講座的報(bào)名表，明天下班之前為報(bào)名的最后期限。 第18頁(yè)，共33頁(yè)，2022年，5月20日，15點(diǎn)17分，星期日結(jié)論：給主任寫報(bào)告是T 類工作；通知幾位總監(jiān)開(kāi)會(huì)是N類工作；把傳真交給具體經(jīng)辦人是T類工作；

12、給電視臺(tái)打電話是L 類工作，而參加檔案培訓(xùn)也是L類工作 首先到行政部門預(yù)訂4人開(kāi)會(huì)用的小會(huì)議室，之后與3位總監(jiān)聯(lián)系；周總下午開(kāi)會(huì)的事落實(shí)好之后，就去辦公室主任的辦公室，將傳真給主任過(guò)目，聽(tīng)取主任對(duì)這份傳真的指示，馬上把它轉(zhuǎn)給具體的經(jīng)辦人；把傳真的事辦妥了，就趕緊給主任寫報(bào)告，爭(zhēng)取在今天下班之前把報(bào)告寫出來(lái)；至于參加檔案培訓(xùn)報(bào)名和給電視臺(tái)打電話的事不急，記在本子上，明天什么時(shí)候有空再去辦也不遲。 第19頁(yè)，共33頁(yè)，2022年，5月20日，15點(diǎn)17分，星期日三、當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)助手的守則有些事要想到領(lǐng)導(dǎo)前邊 領(lǐng)導(dǎo)布置的工作要提前交卷 注意保密工作 負(fù)責(zé)做領(lǐng)導(dǎo)與他人的溝通工作 平時(shí)多給領(lǐng)導(dǎo)提供資料 插入

13、“郵件門事件”史上最牛女秘書 討 論第20頁(yè)，共33頁(yè)，2022年，5月20日，15點(diǎn)17分，星期日善于聽(tīng)取領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn) 不要輕易在領(lǐng)導(dǎo)面前告別人的狀 不向領(lǐng)導(dǎo)提過(guò)高的有利于自己的要求 多到群眾中去 要關(guān)心領(lǐng)導(dǎo)的生活 第21頁(yè)，共33頁(yè)，2022年，5月20日，15點(diǎn)17分，星期日服從老板六大守則1、老板絕對(duì)不會(huì)有錯(cuò)。2、如果發(fā)現(xiàn)老板有錯(cuò)，一定是我看錯(cuò)。3、如果我沒(méi)有看錯(cuò)，一定是因?yàn)槲业腻e(cuò)，才害老板犯錯(cuò)。4、如果是他自己的錯(cuò)，只要他不認(rèn)錯(cuò)，那就是我的錯(cuò)。5、如果老板不認(rèn)錯(cuò)，我還堅(jiān)持他有錯(cuò)，那還是我的錯(cuò)。6、總之，老板絕對(duì)不會(huì)有錯(cuò)。這句話絕對(duì)不會(huì)錯(cuò)。第22頁(yè)，共33頁(yè)，2022年，5月20日，15點(diǎn)

14、17分，星期日 老總悶悶不樂(lè) 這天早晨上班，平時(shí)和藹可親的老總眉頭緊鎖，一言不發(fā)地進(jìn)了自己的辦公室，秘書跟他打招呼“早上好！”他愛(ài)理不理。面對(duì)這種情況，秘書應(yīng)該怎么處理？案例分析第23頁(yè)，共33頁(yè)，2022年，5月20日，15點(diǎn)17分，星期日現(xiàn)在秘書有這么幾種選擇： a、既然老板總煩，他肯定需要一個(gè)人獨(dú)自呆一會(huì)， 所以先不去管他。b、心煩歸心煩，工作是工作。今天有一大堆事等 他決定，所以拿上文件夾去找老板簽字。c、翻出老總的日程表，取消老總今天的一切約會(huì)安排。 d、泡上一杯濃茶送給老總，問(wèn)他是不是要先休息一會(huì)。 e、馬上跟著老總進(jìn)去，問(wèn)老總出了什么事。 對(duì)于秘書以上幾種選擇，你認(rèn)為哪種選擇比較

15、合適，請(qǐng)說(shuō)明理由，并請(qǐng)對(duì)其他幾種選擇進(jìn)行評(píng)析。 第24頁(yè)，共33頁(yè)，2022年，5月20日，15點(diǎn)17分，星期日 秘書的忠告 這是美國(guó)辛辛那提大學(xué)喬治古納教授在講授秘書學(xué)時(shí)對(duì)學(xué)生提出的問(wèn)題，是秘書學(xué)中最經(jīng)典的案例。 一天，老板怒氣沖沖地把秘書叫到自己的辦公室，因?yàn)橐晃唤煌嗄甑拇砩探o他寄了一幫非常無(wú)禮的來(lái)信。他自己起草了一封簡(jiǎn)短的回信，讓秘書馬上把信寄走。信的內(nèi)容是這樣的：我沒(méi)有想到會(huì)收到你這樣的來(lái)信，盡管我們之間已有那么長(zhǎng)時(shí)間的往來(lái)，但事到如今，我不得不中止我們之間的一切交易，并且我要讓所有的同行知道你的行為！對(duì)于老板的這種命令，秘書該怎么辦？第25頁(yè)，共33頁(yè)，2022年，5月20日，1

16、5點(diǎn)17分，星期日現(xiàn)在秘書有這么幾種選擇：a、“好，我馬上就辦！”說(shuō)完，秘書立即回到自己的辦公室，將信寄走了。b、如果將信寄走，對(duì)公司和老板本人都非常不利。秘書想到自己是老板 的助手，有責(zé)任提醒老板，為了公司的利益，得罪了老板也值得，于 是對(duì)老板這樣說(shuō)：“老板，這封信不能發(fā)，別發(fā)算啦！”c、秘書不僅沒(méi)有退下去寄信，反而前進(jìn)一步向老板提出忠告：“老板，請(qǐng) 您冷靜一點(diǎn)！給人家回一封這樣的信，后果會(huì)怎么樣呢？在這件事情 上，難道我們自己就沒(méi)有值得反省的地方嗎？”d、當(dāng)天快下班的時(shí)候，秘書對(duì)已經(jīng)心平氣和的老板說(shuō)：“老板，可以將信 寄走了嗎？” 對(duì)于秘書以上幾種選擇，你認(rèn)為哪種選擇比較合適，請(qǐng)說(shuō)明理由，

17、并對(duì)其他幾種選擇進(jìn)行評(píng)析。其中，你認(rèn)為哪種選擇最為惡劣。 第26頁(yè)，共33頁(yè)，2022年，5月20日，15點(diǎn)17分，星期日 客戶的牢騷 公司老板與供貨商劉經(jīng)理就進(jìn)貨問(wèn)題談了幾個(gè)回合了。這天劉經(jīng)理來(lái)公司準(zhǔn)備簽合同，但公司老板又提出了供貨中的問(wèn)題，一個(gè)上午又無(wú)果而終。劉經(jīng)理回去的時(shí)候，秘書送他到電梯口。在電梯口，劉經(jīng)理苦笑著對(duì)秘書說(shuō)：“你們老板今天怎么變得這么婆婆媽媽的，沒(méi)有一點(diǎn)男子漢大丈夫的氣魄？” 面對(duì)這種情況，秘書應(yīng)該如何處理？第27頁(yè)，共33頁(yè)，2022年，5月20日，15點(diǎn)17分，星期日現(xiàn)在秘書有這么幾種選擇：a、我們也經(jīng)常不太知道他是怎么想的。b、最近他確實(shí)有些婆婆媽媽，我們也有這樣的

18、感覺(jué)。 c、真的嗎？哈哈，劉經(jīng)理您說(shuō)的真有意思。d、劉經(jīng)理，看來(lái)你還是不了解我們老板！ e、劉經(jīng)理，這你不能怪我們老板，你們不也老是變來(lái)變?nèi)幔?對(duì)于秘書以上幾種選擇，你認(rèn)為哪種選擇比較合適，請(qǐng)說(shuō)明理由，并對(duì)其他幾種選擇進(jìn)行評(píng)析。 第28頁(yè)，共33頁(yè)，2022年，5月20日，15點(diǎn)17分，星期日四：高級(jí)秘書必須培養(yǎng)的“職業(yè)習(xí)慣” 1、養(yǎng)成不說(shuō)“不知道”和“與我無(wú)關(guān)”的習(xí)慣2、養(yǎng)成每天早晨第一個(gè)到辦公室的習(xí)慣3、養(yǎng)成請(qǐng)示之前做好腹案的習(xí)慣4、養(yǎng)成體諒上司的習(xí)慣5、養(yǎng)成做事留有余地的習(xí)慣6、養(yǎng)成自已積累資料的習(xí)慣第29頁(yè)，共33頁(yè)，2022年，5月20日，15點(diǎn)17分，星期日7、養(yǎng)成自已找事做的習(xí)慣8、養(yǎng)成失誤后馬上道歉的習(xí)慣9、養(yǎng)成記住客人的相貌和名字的習(xí)慣10、養(yǎng)成全面了解公司業(yè)務(wù)的習(xí)慣11、養(yǎng)成喜怒哀樂(lè)不形于色的習(xí)慣第30頁(yè)，共33頁(yè)，2022年，5月20日，15點(diǎn)17分，星期日如何接受任務(wù)？當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)叫您時(shí)：用有朝氣的聲音立刻回答；不要悶不作聲的走向主管；不要使用“干什么”，“什么事”等同級(jí)用語(yǔ)回答。帶上記事本，以便隨時(shí)記下領(lǐng)導(dǎo)的指示。記錄領(lǐng)導(dǎo)交代事項(xiàng)的重點(diǎn).使用6W、2H（why when where what who which how to do how much/many）。正確理解命令：不清楚就問(wèn)清楚，但切忌使用反問(wèn)句。盡量具體化地向領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)；讓領(lǐng)導(dǎo)